Formations (149)

La réponse de l’expert.

Que faire concernant une facture vieille de 5 ans qui ne serait pas réglée ?

Le problème que nous recontrons concerne une facture de KONÉ en date du 21/11/2010, d’un montant de 1317,05 €, correspondant au contrat d'entretien des portes de parking.  KONE dit que cette facture n'a pas été payée par notre ancien syndic et en réclame le paiement. Or cette facture apparaît, dans le relevé des dépenses pour l'exercice comptable (1^er/7/2010-30/6/2011).

Nous avons depuis changé de syndic. Le comptable de notre syndic actuel (ADB Consulting) m'a fait la réponse suivante : "une facture apparaissant dans le relevé des dépenses n'est pas forcément réglée, ce qui est le cas pour cette facture."

• Questions :

- Pour quelle raison cette affaire ressort 5 ans après ? N'y a-t-il pas un délai ?

- Comment faire pour être certain que cette facture n'a pas déjà été réglée ?

- N'est-ce pas l’ancien syndic qui est responsable ?

- Et autre question : comment s'assurer, en contrôlant les comptes, que les factures ont réellement été réglées ?

Je vous remercie par avance de bien vouloir nous conseiller ».

• La réponse de l’expert

Il convient de bien comprendre que la comptabilité des copropriétés est une comptabilité d’engagement qui constate des charges et des produits, lesquels sont ensuite réglées ou reçues, et qui deviennent donc des dépenses et des recettes.

Autrement dit un relevé général de dépenses est en réalité (du point de vue comptable) un relevé général de charges : ce sont les factures qui sont portées sur ce relevé,

comptabilisées au moment de leur arrivée chez le syndic (ou comptabilisées par anticipation pour les factures de fin d’exercice non encore parvenues au dernier jour de l’exercice). On parle alors « d’engagement ».

Le paiement des factures est indépendant de leur engagement, aussi il faut bien comprendre que le relevé général des dépenses présente des factures, payées ou non.

Le paiement se constate dans le grand livre, quand le fournisseur est payé à travers le compte fournisseur et le compte bancaire de la Copropriété.

Il n’est pas rare de découvrir, notamment lors d’un changement de syndic, des factures restées impayées.  Leur paiement reste dû, indépendamment du syndic en place.

Il arrive aussi que des fournisseurs ressortent de « vieilles » factures, datant de plusieurs années, au motif qu’elles sont demeurées impayées. Il faut en ce cas être très vigilant et vérifier que ladite facture n’a pas déjà été comptabilisée. En effet, une facture impayée ne doit pas être engagée en charge une seconde fois (ce qui reviendrait in fine à la payer deux fois).

Attention, une relance n’est pas une facture et ne doit pas être considérée comme une charge, laquelle a déjà été comptabilisée : seul le paiement reste à effectuer.

Il existe toutefois un délai de prescription, qui est de cinq ans (articles 2224 du Code civil et L. 110-4 du Code de commerce) : passé ce délai, la facture n’est plus exigible et son paiement peut ne plus intervenir.

Ce délai est connu des fournisseurs qui vérifient juste à temps les factures restées impayées pour être dans le délai d’exigibilité. C’est la raison pour laquelle cette « affaire » ressort 5 ans après.

Pour savoir si une « vieille » facture qui ressort de l’oubli a été ou non payée, il faut regarder le compte du fournisseur dans le(s) grand(s) livre(s) à partir de la date de la facture : ses créances et les paiements apparaissent.

Il est rappelé que le conseil syndical a accès à tous les documents, y compris aux grands livres.

Si un syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et doit payer les factures exigibles, il doit aussi assumer les conséquences de ses erreurs éventuelles : ainsi des pénalités de retard de paiement éventuelles seraient à sa charge. Mais une facture impayée reste à payer par le client, à savoir le syndicat des copropriétaires, quand bien même elle aurait transité par plusieurs syndics : on ne peut pas demander à un syndic de payer à la place du syndicat des copropriétaires ce que ce dernier aurait dû payer.

Terminons en rappelant que l’ARC permet à ses adhérents collectifs (les conseils syndicaux) de rencontrer un contrôleur de comptes et de gestion sur rendez-vous afin de répondre précisément à ce genre de questions : l’adhérent apporte les documents comptables et obtient les réponses à ses questions lors de l’entretien qui se déroule au siège de l’ARC à Paris. Il s’agit du service d’aide à l’analyse des documents comptables : www.arc-copro.com/q5ge

En théorie, cela n’est pas vrai, car les appels de fonds des charges courantes de l’année en cours sont basés sur le budget prévisionnel approuvé lors de l’assemblée générale ordinaire du précédent exercice (ou de l’exercice en cours lorsque le budget prévisionnel est réactualisé).

En conséquence, ces charges sont exigibles (généralement au premier jour de chaque trimestre, sauf si l’assemblée générale ou le règlement de copropriété en a décidé autrement).

Les charges devenues exigibles doivent être réglées, à défaut de quoi une procédure judiciaire peut immédiatement être engagée.

La procédure de « déchéance du terme » en est le parfait exemple. Introduite par l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965, cette procédure permet de condamner, à l’avance, un débiteur au paiement de toutes les charges à venir de l’année en cours (charges approuvées dans le cadre du budget prévisionnel) dès la première échéance de retard. En effet ces charges sont connues suite à l’approbation du budget prévisionnel par l’assemblée générale. Cette procédure permet donc, si le juge le décide, de réclamer des charges déjà connues avant leur date d’exigibilité (déchéance du terme de l’exigibilité).

Or l’approbation ou non des comptes ne remet pas en question l’approbation du budget prévisionnel. L’approbation des comptes déterminera cependant si la régularisation des charges est ou non exigible.

Cet appel de régularisation (part résiduelle entre les charges prévisionnelles et réelles) ne sera pas exigible tant que l’assemblée générale n’aura pas approuvé les comptes. La quote-part de régularisation des charges ne pourra donc être ni appelée, ni recouvrée sans que les comptes de l’exercice clos n’aient été approuvés.  

Dans la réalité, la non-approbation des comptes par l’assemblée générale suscite la réflexion du juge, l’amenant parfois à conclure que la non-approbation des comptes est un problème de gestion qui impacte l’ensemble des charges, et bien que l’ensemble des charges prévisionnelles aient été approuvées en assemblée générale, certains juges hésitent parfois à condamner un débiteur à leur paiement en cas de non-approbation des comptes. C’est ainsi que le juge peut être amené à rejeter certaines demandes des syndicats de copropriétaires en cas de comptes non approuvés.

Ainsi, pour éviter que le juge ne rejette une partie des charges réclamées à un débiteur, le dossier d’assignation doit être particulièrement bien préparé avec l’avocat par le syndic, assisté du conseil syndical, en cas de comptes non approuvés.

Conclusions :

• Si les impayés sont importants, rien ne doit justifier que le syndic n’engage pas les actions de recouvrement adaptées.
• La présence d’impayés sur la copropriété ne doit pas non plus permettre à certains syndics de « forcer la main » aux copropriétaires pour approuver des comptes qui n’auraient pas été corrigés par le syndic conformément aux demandes du conseil syndical.

Réponse :

La loi du 10 juillet 1965 dispose dans son article 18-II :

 « II.-Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé : (…)

• d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut décider, à la majorité de l'article 25, que ce compte est ouvert dans un autre établissement bancaire de son choix (…). Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci. »

Le syndic n’a pas l’obligation de vous donner accès au site de la banque qui détient votre compte. Il a simplement l’obligation de mettre à la disposition du conseil syndical la copie des relevés dès qu’il les reçoit.

Il faudra ainsi vérifier à quelle date le syndic reçoit vos relevés de compte bancaire séparé et faire en sorte qu’un membre du conseil syndical passe au cabinet les chercher, si vous ne trouvez pas un autre arrangement (envoi régulier par email par exemple).

Afin de d’étudier les relevés de comptes communiqués par le syndic (ou mis à votre disposition à son cabinet), vous pouvez aussi lui demander la communication des bordereaux de remise de chèques ainsi que les ordres de virements.

Réponse :

Votre question est très intéressante, car elle concerne en réalité tous les copropriétaires.

Avant d’apporter une réponse à votre interrogation, il est important de préciser l’objet de l’annexe I.

Ce document s’intitule « bilan financier après répartition » et indique la situation de la copropriété en fin d’exercice en précisant notamment le solde des comptes banques ainsi que les dettes et créances de la copropriété vis-à-vis des tiers.

En l’occurrence, il y a les copropriétaires dont certains sont débiteurs et d’autres créditeurs.

Ce qu’il faut savoir, c’est que la situation des copropriétaires indiquée dans cette annexe est présentée après répartition des charges de l’exercice.

Ainsi, si le solde est excédentaire (plus de produits que de charges) ou déficitaire (plus de charges que de produits), ce dernier est d’ores et déjà réparti sur les comptes des copropriétaires à hauteur de leurs millièmes.

Dans votre cas, il est possible que l’exercice soit déficitaire expliquant que votre compte soit débiteur.

Ceci étant, la régularisation opérée sur votre compte de copropriétaire n’est exigible que si, et seulement si, les comptes de l’exercice sont approuvés au cours de l’assemblée générale.

Je vous conseille donc de vérifier dans l’annexe 2 qui présente le bilan des charges et produits de l’exercice si la situation est déficitaire.

Dans ce cas, il faudra alerter le conseil syndical pour qu’il procède à un contrôle des dépenses de l’année en identifiant d’éventuelles anomalies ou factures abusives, ou encore des produits non comptabilisés.

Réponse :

Sachez tout d’abord que plusieurs syndics professionnels bénéficient de manière anonyme de nos services ou de nos formations en souscrivant une adhésion individuelle en tant que copropriétaire, ce qu’ils peuvent être aussi, au demeurant.

Compte tenu du fait que vous n’êtes pas adhérent, c’est de manière exceptionnelle que nous traitons votre question compte tenu de l’honnêteté et de la transparence de votre démarche.

Pour traiter ce sujet, il faut tout d’abord partir de l’origine et donc des conséquences qu’a eu l’imputation de cette facture sur les comptes de la copropriété.

À partir du moment où le syndic a enregistré une facture, le compte du fournisseur a été crédité, ce qui a entraîné une charge à l’égard du syndicat de copropriétaires, augmentant les dépenses de l’exercice.

Si cette facture est annulée, il faut donc procéder à une écriture l’inverse : la créance qu’avait le fournisseur est supprimée, quant à la facture qui a été indûment supportée après coup par les copropriétaires, elle doit être remboursée.

Cette charge va ainsi se transformer en un produit exceptionnel et elle viendra réduire les dépenses de l’exercice.

Ce qui peut faire grincer quelques dents, mais demeure la stricte application de la loi est que ce sont uniquement ceux qui sont copropriétaires au jour de cette régularisation qui bénéficieront de l’annulation de la facture, alors même qu’à l’origine ils n’ont pas supporté cette charge, portée par le copropriétaire aux droits desquels ils viennent.

Cela résulte de l’article 8 du décret comptable du 14 mars 2005 qui précise que les excédents ou insuffisances de charges ou produits sur opération courante sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires à la suite de l’approbation des comptes.

Réponse :

Votre question est souvent posée par les syndics bénévoles qui ne savent pas forcément comment gérer le bulletin de salaire du gardien ou employé d’immeuble en cas d’arrêt maladie.

Voici donc les règles qui s’imposent conformément au Code du Travail et de la Convention Collective des gardiens et employés d’immeuble.

Une fois l’arrêt de travail du salarié communiqué à l’employeur, ce dernier doit :

• Payer 90 % du salaire brut au salarié dès le premier jour d’arrêt et pendant une période dépendant de l’ancienneté.
• Pratiquer la subrogation pour percevoir les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) directement de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) pendant la même période.
• Appliquer la technique de paie du traitement des IJSS chaque mois en diminuant le salaire brut des IJSS brutes (estimées) et en augmentant le salaire net des IJSS nettes (estimées). Il ne faut pas attendre le paiement effectif des IJSS pour traiter massivement celles-ci, au risque de se retrouver notamment avec des bruts négatifs, ce qui déclenche une alerte des contrôles automatisés mis en place par les Urssaf.

Quelques (rares) copropriétés ont choisi d’adhérer à la garantie appelée arrêt de travail / maintien de salaire proposée par le groupe Humanis.

Celle-ci fait l’objet de publications avec une forme peu lisible pour un néophyte.

• Il s’agit d’une garantie patronale financée par le seul employeur.
• Humanis verse à l’employeur des indemnités destinées à compenser le maintien de salaire pendant la durée de ce maintien (le même que celui de la convention collective), avec un différé éventuel selon la franchise souscrite lors de la souscription de la garantie.
• Il existe une option visant à indemniser, dans les mêmes conditions, les cotisations patronales afférentes au salaire maintenu.
• Le salarié n’est pas concerné.
• Les indemnités ne passent pas en paie, et sont un produit pour la copropriété, les indemnités d’assurance réparant un préjudice et n’étant donc soumises ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt.

L’ARC ne recommande pas la souscription d’une telle garantie qui est coûteuse, imposant une décision d’assemblée générale pour y souscrire, sachant que le syndic se doit d’appliquer strictement les textes en vigueur.

Réponse :

Oui, les charges « gardien et employé d’immeuble » sont récupérables, mais sous certaines limites et conditions.

La liste des charges récupérables est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987 modifié par le décret n°2008-1411 du 19 décembre 2008.

Les dépenses correspondant à la rémunération, charges comprises (charges sociales et fiscales) du personnel de l’immeuble, sont récupérables sur le locataire dans les conditions suivantes (art. 2 c et d du décret du 26 août 1987) :

• En présence d’un gardien ou concierge : si la copropriété emploie un gardien qui assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets (ordures ménagères), la rémunération charges comprises du gardien est récupérable auprès du locataire à concurrence de 75 % de son montant. Lorsque le gardien n’effectue que l’une ou l’autre de ces deux tâches, sa rémunération est récupérable à hauteur de 40 %.

Il faut préciser que si ces tâches sont assurées par un couple de gardien dans le cadre d’un contrat de travail commun, ce couple est assimilé à un personnel unique (Cass. civ 3^ème - 06/02/2013 n°11-27113). Le bailleur pourra imputer au locataire les charges correspondantes à 75 % ou 40 % du salaire des deux gardiens.

La rémunération du gardien est également récupérable même en cas de remplacement de ce dernier durant ses périodes des congés, ou les repos hebdomadaires, lors d’un arrêt maladie, en cas de force majeure ou en raison d’une impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien d’effectuer seul les deux tâches.

• En présence d’employés d’immeubles : si la copropriété avait eu recours à un employé d’immeuble qui assure l’entretien des parties communes ou l’élimination des déchets, les salaires et charges auraient été récupérables à 100 %.

Dans les grosses structures, le bailleur peut également demander le remboursement au locataire des dépenses de personnel d’encadrement technique à concurrence de 10 % de leur montant, lorsque ce personnel est chargé du contrôle direct du gardien.

En revanche, le salaire en nature, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise, la participation de l’employeur au comité d’entreprise, la participation de l’employeur à l’effort de construction, la cotisation à la médecine du travail, l’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise, ne sont pas récupérables que l’on soit en présence d’un gardien, ou d’un employé d’immeuble.

REPONSE :

Le syndic se trompe. En effet, si il doit bien constituer l’annexe 1 ET les autres annexes en vue de l’assemblée, de manière à ce que chacun soit en capacité d’appréhender les conséquences de l’approbation des comptes qu’il présente justement pendant cette assemblée, c’est uniquement APRES avoir obtenu une approbation du syndicat des copropriétaires que le syndic peut procéder au remboursement (ou à l’appel de fonds complémentaires si le budget était déficitaire).

C’est bien ce que prévoit le décret comptable, dans son article 8 qui énonce :

« Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice […] »

Votre syndic commet donc une faute de gestion en remboursant chaque copropriétaire AVANT le vote par l’assemblée, puisqu’il n’a pas encore d’autorisation pour le faire.