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Réponse :

Non.

L'article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu'en forme coopérative, l'assemblée générale désigne une ou plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes du syndicat.

Par conséquent, il n'est nullement imposé que ce soit un expert-comptable.

Le rôle du copropriétaire ou de la personnes qualifiée est de contrôler la bonne tenue des comptes et plus généralement qu'ils ne présentent pas d'anomalies.

En effet, lorsque le syndicat des copropriétaires est géré par un syndic professionnel ou un syndic « bénévole », c’est le conseil syndical - dont le syndic ne peut faire partie - qui est chargé de contrôler l’ensemble de sa gestion, la comptabilité en particulier.

Dans la gestion de forme coopérative, les membres du conseil syndical et son président, qui assure la fonction de syndic, sont associés dans la gestion de la copropriété.

Cette instance ne peut donc pas, en toute transparence et impartialité, contrôler sa propre gestion.

C’est pourquoi, une instance supplémentaire, distincte du conseil syndical, est nécessaire. La gestion et les comptes pourront ainsi être vérifiés en toute objectivité et impartialité.

Les contrôleurs sont élus en assemblée générale à la majorité des voix exprimées par les présents et représentés (majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965) pour une durée maximale de trois ans (renouvelable par l’assemblée générale).

En quelques mots, qu’est-ce que l’approbation des comptes ? 

Il y a un flou concernant l’approbation des comptes. Pourtant, les choses sont claires.  L’approbation de comptes ne concerne que l’approbation des dépenses et des recettes de la copropriété.

De ce fait, l’assemblée générale n’a pas à se prononcer sur la validation ou non des autres comptes : compte de bilan, comptes de banque, fournisseurs impayés, copropriétaires débiteurs, etc.

La raison est simple : les copropriétaires n’ont aucune visibilité sur ces comptes, ils ne peuvent donc se prononcer en toute objectivité.

Quelles sont les conséquences de l’approbation des comptes en assemblée générale ?

C’est à partir du moment où les comptes sont approuvés en assemblée générale que le résultat de l’exercice  (delta entre le réalisé et le budget prévisionnel) :

• excédentaire  (moins dépensé que provisionné) ;
• ou déficitaire (plus dépensé que provisionné) ;

est réparti sur les comptes des copropriétaires.

Doit-on approuver les comptes de chaque campagne travaux de manière distincte ?

Que ce soit la loi ou les textes réglementaires, rien n’impose à ce qu’il y ait une approbation des comptes distincte entre les charges courantes et les charges travaux.

Ceci étant, le conseil syndical peut, à la suite du contrôle des comptes, constater que certaines campagnes travaux posent problème et considérer qu’il faut approuver les comptes campagne travaux par campagne travaux. Cela permet à l’assemblée générale d’approuver certaines campagnes travaux et d’en refuser d’autres si elles posent problème.

Peut-on émettre des réserves ?

Cette question est souvent posée par les copropriétaires et les conseillers syndicaux.

Il faut savoir que la notion « d’approbation des comptes sous réserves »  n’existe pas.

Bien souvent, les syndics profitent de cette notion pour considérer que les comptes sont approuvés. Il faut donc être plus malin.

Dans le cas où le conseil syndical ou un copropriétaire a identifié des dépenses abusives, illégales ou non justifiées, en assemblée générale, il faudra profiter de la question d’approbation des comptes pour identifier clairement les sommes posant problème et les faire « sortir » du montant total des charges à approuver.

Ensuite, elles seront placées en comptes d’attente.

De cette manière, l’assemblée générale n’approuvera que les dépenses ne posant pas de difficulté.  

Les  préconisations de l’ARC :

• Le conseil syndical doit procéder à plusieurs contrôles des comptes au fur et à mesure de l’exercice.
• Il faut identifier en amont de l’assemblée générale les factures posant problème pour pouvoir les extraire des comptes à approuver.
• Il est nécessaire de voter des budgets prévisionnels qui ne soient pas trop larges incitant le syndic à mieux contrôler les dépenses au fur et à mesure de l’exercice et être vigilant avant de valider une dépense.

En conclusion :

• L’approbation des comptes concerne uniquement les charges et les produits de l’exercice et non l’ensemble des comptes.
• La régularisation des charges est exigible si les comptes sont approuvés.
• Attention, la notion d’approbation des comptes sous réserve n’est pas prévue par la loi et se traduit fréquemment par une approbation des comptes.
• Le défaut d’approbation des comptes n’empêche pas d’engager une action judiciaire à l’encontre des copropriétaires débiteurs.  

Pour aller plus loin :

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L’approbation des comptes se limite à valider les charges et les produits de l’exercice

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L’approbation de comptes avec réserves est-elle une bonne solution ?

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L’approbation des comptes ne vaut pas approbation des comptes individuels des copropriétaires

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Le syndic peut-il repartir l’excèdent budgétaire avant approbation des comptes par l’assemblée générale ?

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Oui, c’est exact et on peut rajouter consultant bénévole à l’ARC puisque, comme vous le savez, je viens un vendredi par mois pour répondre aux questions des adhérents.

Par ailleurs, je suis le concepteur d’un logiciel de comptabilité pour les copropriétés, utilisé par de nombreux syndics bénévoles.

Merci, concernant ces comptes d’attentes, que prévoit la loi sur leur utilisation ? Pouvez-vous nous préciser tout d’abord ce qu’est un compte d’attente ?

Un compte d’attente est un compte pour « attendre ». Son numéro commence normalement par 47 et, par définition, enregistre des écritures en attente d’une destination définitive.

Par exemple si je reçois un chèque émis par une personne qui n’est pas copropriétaire et qui ne dit pas pour qui elle a fait ce chèque, je suis contraint de créditer un compte d’attente jusqu’à ce que j’identifie le bénéficiaire.

Pouvez-vous nous donner un exemple d’utilisation inappropriée d’un compte d’attente ?

Malheureusement les syndics utilisent parfois un compte d’attente pour y loger une facture que l’assemblée générale a refusée. Ainsi la facture disparaît du relevé des dépenses mais ne quitte pas la comptabilité du syndicat.

Comment détecter l’existence d’un compte d’attente ?

Les comptes d’attente apparaissent sur l’annexe 1, dans un compte 47, en bas à gauche et/ou à droite, à condition que l’annexe 1 soit le reflet exact de la comptabilité, ce qui n’est pas toujours le cas.

L’annexe 1 présentée à l’assemblée générale ne correspondait pas à la réalité comptable.

Pour être assuré qu’il n’existe pas de compte 47, il faut demander la communication de la balance de clôture et rapprocher les soldes de l’annexe 1 aux soldes de la balance pour s’assurer que ce sont les mêmes.                

Que dit la réglementation comptable sur les comptes d’attente ?

L’article 10 du décret comptable du 14 mars 2005 dit ceci : « Le compte 47 « compte d’attente » doit être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut justifié ligne à ligne ».

Ceci signifie donc que si le syndic peut expliquer pourquoi il a utilisé un compte d’attente le solde peut y être conservé.

Justement, que doivent faire les copropriétaires lorsqu’ils détectent un compte d’attente non apuré et non justifié en fin d’exercice ?

• 1^er cas : si les montants en cause ne sont pas significatifs, l’assemblée générale va sagement décider d’apurer les comptes d’attente.

Un compte d’attente débiteur doit être apuré par la comptabilisation d’une perte exceptionnelle à répartir dans les charges de l’exercice entre les copropriétaires.

Un compte d’attente créditeur ne doit pas être apuré par le crédit des comptes des copropriétaires mais par le crédit d’un compte qui permet le maintien, dans la comptabilité du syndicat des copropriétaires, de la somme en cause pendant 5 ans, durée de prescription.

On peut par exemple créditer un compte d’avance.

A l’issue des 5 ans, si personne n’a fait de réclamation de créance au syndic, l’assemblée générale pourra décider d’annuler cette avance par le crédit des comptes des copropriétaires.

• 2^ème cas : si les montants en cause sont significatifs il faut tout d’abord chercher à identifier la responsabilité des syndics successifs.

• 1^er cas : si le compte d’attente n’existait pas au début du mandat du syndic c’est le syndic actuel qui en est l’origine et doit répondre.
• 2^ème cas : si le compte d’attente existait au début du mandat du syndic actuel, il convient de vérifier si ce dernier a mis en demeure l’ancien syndic (article 182) de justifier ce solde faute de quoi la responsabilité du syndic actuel peut également être engagée car il n’a pas fait son travail.

L’assemblée générale doit ensuite décider si elle veut poursuivre le syndic qu’elle juge responsable.

Mais attention, cette décision doit être prise avec prudence car une procédure judiciaire est longue et coûteuse.

En conclusion, qu’auriez-vous à dire ?

Je souhaite rappeler deux points :

• Tous les comptes d’attente peuvent être potentiellement dangereux, qu’ils soient débiteurs ou qu’ils soient créditeurs

Un compte d’attente débiteur est toujours dangereux car pour apurer son solde il faut passer une écriture de charge exceptionnelle qui se traduit par un appel de fonds auprès des copropriétaires.

Mais un compte d’attente créditeur peut également être dangereux car il peut représenter une dette à payer.

• La meilleure attitude des conseillers syndicaux est de vérifier tous les ans qu’il n’y a pas de compte d’attente ou que, s’il en existe, ils sont correctement justifiés. Cela évitera bien des difficultés au syndicat.

Recommandations de l’ARC :

• Si vous constatez des comptes d’attente, interrogez absolument le syndic PAR ECRIT et demandez-lui une réponse PAR ECRIT EGALEMENT.
• Si le syndic souhaite conserver les comptes d’attente en fin d’exercice il devra justifier au conseil syndical de l’intérêt de maintenir en comptes d’attente certaines sommes. Pour cela, il devra joindre aux documents comptables une pièce justifiant la décomposition du compte d’attente en identifiant l’origine et le montant correspondant.
• Si le syndic ne veut pas se conformer à la réglementation, le conseil syndical devra exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour, conformément aux articles 10 et 26 du décret du 17 mars 1967, pour voter l’affectation des sommes, par exemple sur le fonds travaux.

Si vous souhaitez allez plus loin n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec M. FALHUN qui tient des permanences mensuellement à l’ARC.

L’ARC propose également des contrôles de comptes plus approfondis avec le conseil syndical et chez le syndic, pour cela, contactez Copropriété-Services au 01 40 30 42 82.

Pour aller plus loin :

https://arc-copro.fr/librairie/les-comptes-de-copropriete

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Compte d’attente : peut-il être maintenu en fin d’exercice ?

https://arc-copro.fr/documentation/compte-dattente-peut-il-etre-maintenu-en-fin-dexercice-question

Des comptes d’attente qui peuvent être des « puits sans fond »

https://arc-copro.fr/documentation/des-comptes-dattente-qui-peuvent-etre-des-puits-sans-fond

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