Formations (351)

Identification des copropriétés fragiles et en difficulté : quelques indicateurs

 

Introduction

 

Malgré des avancées indéniables dans l’identification et le repérage des copropriétés fragiles - avec notamment la mise en place des premières immatriculations des copropriétés au 01/01/2017 -, l’intégration des copropriétés dans des dispositifs curatifs (OPAH, PDS, etc…) ou préventifs  (POPAC) se fait surtout via l’analyse des facteurs du bâti et des données socio-économiques des occupants et copropriétaires.

 

L’analyse de la gestion et de la situation financière est pourtant essentielle pour repérer les dysfonctionnements de la copropriété et leur origine et surtout évaluer la faisabilité d’un assainissement de la situation financière et les conditions pour assurer la réussite de l’opération.

 

L’ARC a ainsi développé une palette d’indicateurs financiers et de gestion. Ces indicateurs, inclut dans une analyse globale permettent de dresser un portrait fiable des difficultés de la copropriété en matière de gestion. Nous donnerons, à titre d’exemple, trois indicateurs quantitatifs relevant de la gouvernance, de la gestion et de la situation financière.

1. Un indicateur de gouvernance : le taux de participation aux assemblées générales

Cet indicateur permet de détecter le degré d’implication et de mobilisation des copropriétaires dans la vie de leur copropriété, mais aussi d’identifier d’éventuels blocages existants au sein du processus décisionnel de la copropriété (des opposants systématiques par exemple).

 

Il est important de calculer ce taux sur les trois dernières années : une faible mobilisation ponctuelle peut être liée à une période particulière dans l’année type vacances d’été par exemple.

 

Comment le calculer ?   (Nombre de millièmes de copropriétaires présents et représentés lors de l’AG / Nombre total de millièmes de la copropriété) x 100 Source : PV d’assemblées générales ou liste de présence

 

Le seuil d’alerte : les décisions prises à la majorité de l’article 26 (deux tiers des tantièmes de la copropriété et la moitié des copropriétaires présents et représentés – par exemple la vente de la loge du gardien -  ne peuvent être votées.

 

Difficultés avérées : les décisions relevant de la majorité 25-1 ne peuvent pas non plus être prises (le 1/3 des tantièmes de la copropriété n’est pas acquis, empêchant la passerelle vers un vote à la majorité 24). À titre d’exemple, dans ce cas, le contrat de syndic ou la désignation des membres du conseil syndical ne peuvent être votés.

2. Un indicateur de gestion : le taux du montant des régularisations

Pour rappel, le budget prévisionnel est voté chaque année en assemblée générale. En fin d’exercice, le syndic présente le solde d’exploitation de la copropriété. Deux options : il peut être soit déficitaire (si les charges sont plus importantes que le budget prévisionnel), soit excédentaire (si le budget prévisionnel est plus élevé que les charges). L’approbation des comptes par l’assemblée générale permettra de faire supporter (ou bénéficier) aux copropriétaires ce solde (négatif ou positif) en fonction de leur quote-part : c’est ce qu’on appelle la régularisation.

 

Ainsi, un budget mal calibré risque de fragiliser la copropriété : un budget trop serré peut conduire à des régularisations négatives qui risquent de fragiliser certains copropriétaires ne l’ayant pas anticipé ; à l’inverse, un budget surestimé oblige les ménages à réaliser un effort plus important durant l’exercice que nécessaire pour payer leurs charges. L’analyse sur trois années permet d’identifier si la régularisation est liée à un aléa (hiver plus rigoureux par exemple) ou si le phénomène se reproduit systématiquement et traduit effectivement des difficultés de gestion.

 

Comment le calculer ?   [Total « exercice clos réalisé à approuver » (ou solde annexe 2) – (« Provisions sur opérations courantes » + « produits divers »)]/budget voté X 100   Source : Annexe 2

 

Le seuil d’alerte : au-delà de 10% de régularisation, le budget peut être considéré comme mal calibré et risque de fragiliser la copropriété.

 

Difficultés avérées : au-delà de 20%.

3. Un indicateur de la situation financière : le taux d’impayés

Seul indicateur prévu dans le cadre de la loi (art. 29-1 A, B et C depuis la loi ALUR), le taux d’impayés permet de connaître la capacité de financement d’une copropriété (rapport entre les appels de fonds effectués auprès des copropriétaires et les entrées d’argent).

 

Comment le calculer ?   Montant des impayés des copropriétaires/ total des sommes exigibles (budget prévisionnel et autres appels exceptionnels)   Source : annexes 1 (« copropriétaires sommes exigibles ») et 2 (« budget voté » + « opérations exceptionnelles »)

 

La loi prévoit que le montant des impayés soit pris à la clôture des comptes avant répartition (avant que la régularisation ne soit imputée sur les comptes). Il est recommandé d’analyser le taux d’impayé en le comparant sur deux à trois exercices consécutifs.

 

Le seuil d’alerte : La loi considère un montant de 15% pour les copropriétés de 200 lots et plus et 25% pour les copropriétés de moins de 200 lots.

 

Difficultés avérées : À partir de notre retour d’expérience, à partir de 50% de taux d’impayés, la situation de la copropriété est fortement préoccupante.

 

Conclusion

 

Ces indicateurs, que l’ARC utilise depuis de nombreuses années, participent à la mise en place d’une stratégie globale et adaptée au contexte de la copropriété. Dans cette logique, ils doivent être analysés de manière globale, systémique et non séquencée afin d’apporter la réponse la plus complète.

 

Ils constituent ainsi une base de connaissance pour les collectivités, préalable indispensable à la constitution d’une stratégie adaptée, basée sur la mobilisation et le renforcement des organes de la copropriété.

 

Nous avons diffusé sur notre site internet un article très instructif concernant le temps nécessaire pour immatriculer une copropriété, voir : www.arc-copro.com/qbg7.

Cette information n’émane pas de l’ARC, mais bien de la société leader en logiciels spécialisée dans le métier de l’administration de biens qui, par définition, connaît parfaitement la technique et les usages en la matière.

Ainsi, cette société a affirmé que grâce à son interface cette tâche se réalisait en moins d’une minute et, en tout état de cause, en un quart d’heure et non en plusieurs heures comme le prétendent les syndics professionnels, mobilisant un nombre important de personnel.

Voyons à présent ce qu’indique une autre société de logiciels spécialisée dans le métier de syndic professionnel, il s’agit de « COPROMATIC », au sujet du temps nécessaire pour qu’un syndic réalise un « pré-état daté » et un état daté qui, rappelons-le, sont facturés unitairement entre 300 et 800 euros.

I. Des documents qui se réalisent en deux minutes

Voici quelques extraits des articles que l’on peut lire sur le site de COPROMATIC :

« Le pré-état daté : 2 min et quelques clics !

 Depuis Copromatic, la mutation d’un lot dans le cadre d’une vente est automatisée à chaque étape : du changement de copropriétaire suite à la vente ou la donation, au calcul des sommes dues par le copropriétaire cédant pour les lots objets de la mutation, sans oublier la génération des documents de mutation

Tout se fait en quelques clics depuis l’espace syndic Copromatic. »

Et oui, avec un logiciel professionnel, le syndic établit un pré-état daté en deux minutes. Encore une fois, ce n’est pas l’ARC qui le dit, mais la société elle-même.

On peut donc supposer que si cette dernière a prévu ce module, l’ensemble des prestataires qui vendent des logiciels proposent une interface similaire impliquant une rentabilité record pour établir un pré-état daté, qui est donc de 150 euros à 300 euros la minute.

Et l’état daté ?

II. Un état daté généré automatiquement

Voici la suite de l’article diffusé sur le site de COPROMATIC :

« Toutes ces informations ne sont pas à renseigner au moment de la création du document : elles sont déjà présentes dans Copromatic.

Ainsi, à cette étape, le syndic n’a besoin que d’indiquer la date supposée de la vente pour générer l’état daté de la mutation. »

Eh oui, pour générer l’état daté il suffit tout simplement d’indiquer la date supposée de la vente !

III. La moralité de l’abus

Encore une fois, nous avons la démonstration de la mauvaise foi épatante des syndics qui profitent de leur monopole pour réclamer des sommes exorbitantes pour générer un document qui se réalise, allons, soyons généreux, en une quinzaine de minutes.

Nous comprenons mieux pourquoi la loi ALUR a prévu de plafonner le prix de l’état daté et pourquoi les syndics professionnels font pression pour que ce décret ne voie jamais le jour.

Après avoir fait tomber les masques en matière d’immatriculation initiale des copropriétés et de l’état daté, il ne reste plus qu’aux sociétés de logiciels à nous indiquer combien de temps prend réellement la réalisation d’une mise en demeure, qui est facturée entre 40 et 100 euros.

Nous attendons donc...

 

P.-S. précisons à la société COPROMATIC que nous avons imprimé la page indiquant ces affirmations, dissuadant de la supprimer de son site, comme l’a fait la société SEIITRA avec sa page au sujet du temps requis pour immatriculer une copropriété.