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Réponse

Votre question est très intéressante car elle concerne l’ensemble des copropriétaires ainsi que les conseillers syndicaux qui sont souvent sollicités par ces derniers sur ce sujet.

Avant de répondre à votre question, rappelons que l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que les notifications et les mises en demeure peuvent effectivement être envoyées par voie électronique.

Ceci étant, cela impose au préalable le consentement exprès du copropriétaire, impliquant que ni le syndic, ni l’assemblée générale ne peuvent imposer cette solution à un ou à tous les copropriétaires.

Par ailleurs, les articles 11 et 13 du décret du 27 juin 2019 qui ont modifié les articles 35-2, 64-1 et 64-2 du décret du 17 mars 1967 prévoient que le copropriétaire peut décider de recevoir ses appels de fonds par voie électronique ou bien accepter que les pièces jointes à la convocation d’assemblée générale soient déposées sur son espace dématérialisé et sécurisé.

Là aussi, le consentement préalable du copropriétaire est obligatoire et peut à tout moment être retiré en respectant des délais réglementaires.

Après avoir précisé l’ensemble de ces points, la réponse à votre question se situe particulièrement dans l’article 11 du décret du 27 juin 2019 qui a modifié l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise clairement que le copropriétaire peut décider de l’étendue de son consentement qui peut se limiter soit à recevoir les notifications, soit les mises en demeure, soit les appels de fonds par voie électronique.

Ainsi, le syndic commet une faute grave en vous imposant de valider la réception de l’ensemble des documents par voie électronique.

Cette manœuvre s’explique par le fait que votre syndic souhaite réaliser des économies à son profit en réduisant la production de documents papier.

Par conséquent, vous êtes habilitée à préciser dans votre courrier que le consentement de recevoir les documents par voie électronique se limite aux notifications de la convocation de l’assemblée générale.

L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 autorise le copropriétaire absent à l’assemblée générale à s’y faire représenter par la personne de son choix (le mandataire peut parfaitement être un tiers au syndicat) à l’exception du syndic, son conjoint, ou de son partenaire pacsé, ainsi que leurs ascendants et descendants et les préposés du syndic, leur conjoint et partenaire pacsé.

Existe-t-il un formalisme quant à l’établissement et la diffusion du mandat de représentation ?

La loi du 10 juillet 1965 n’impose pas pour l’heure de formalisme. Il convient donc de se reporter au droit commun, à savoir en principe, un écrit précisant son objet, daté, paraphé et signé par le mandant (copropriétaire du lot représenté) et le mandataire (bénéficiaire du pouvoir).

Quelles sont les restrictions quant au nombre de mandats et de voix ?

L’article 22 de la loi du 22 juillet 1965 prévoit le dispositif suivant :

• Jusqu’à trois mandats, pas de limitation de voix.
• A compter du 4^ème mandat, le nombre de voix ne peut excéder 10 % des voix du syndicat, y compris celles attachées au lot, si le mandataire est copropriétaire sur la résidence concernée.

Chacun des époux copropriétaires en commun ou indivis peut recevoir des mandants dans les mêmes conditions précitées.

Un pouvoir peut être subdélégué si, sur celui-ci, il n’y a pas de contre-indication (si figure sur le pouvoir « uniquement »).

Les consignes de vote : obligation, respect, incidence sur l’assemblée générale en cas de manquement ?

Là encore le dispositif légal en vigueur n’impose nullement au mandant de préciser des consignes de vote.

Dans l’affirmative, il n’appartient pas au bureau de séance de contrôler que le mandataire respecte bien les recommandations du mandant.

Il en résulte, que les éventuelles libertés prises par le mandataire au regard des consignes formulées par le mandant n’invalident pas en principe la régularité du vote contraire et de l’assemblée générale, elles exposent le mandataire contrevenant à une action judiciaire du mandataire en réparation de son préjudice (ce qui suppose de démontrer le dommage subi).

Comment sont distribués les pouvoirs et par qui ?

Conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 : « Lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication de mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu'il choisit ».

Depuis le décret du 27 juin 2019, le syndic doit désormais remettre ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote. En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, il le remet aux mêmes fins au président de séance désigné par l'assemblée générale (article 15-1 du décret du 17 mars 1967).

En résumé, depuis la loi ELAN de novembre 2019 :

• Il est toujours possible de donner son pouvoir à un tiers si on ne peut être présent à l’assemblée générale, mais qu’on souhaite se faire représenter.
• Le mandataire n’a aucune obligation de respecter les consignes de votes du mandant.
• Certaines règles doivent être respectées en matière de nombre de mandats et de subdélégation.

Recommandations de l’ARC :

• Essayer pour le copropriétaire de se rendre à l’assemblée générale.
• Si c’est impossible, établir un mandat, avec des consignes de votes et remettre celui-ci à une personne de confiance. 

Si vous souhaitez connaître plus précisément l’ensemble des réformes apportées par la loi ELAN, n’hésitez pas à vous procurer le guide de l’ARC dédié à cette nouvelle loi toujours dans l’attente de décrets d’application et de deux ordonnances :

Pour aller plus loin :

https://arc-copro.fr/ouvrages/la-loi-elan-et-ses-decrets-dapplication-en-pratique.html

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Loi ELAN : la gestion en assemblée générale des mandats sans indication de nom

https://arc-copro.fr/documentation/loi-elan-la-gestion-en-assemblee-generale-des-mandats-sans-indication-de-nom

Loi ELAN : les nouvelles règles en matière de mandat en assemblée générale

https://arc-copro.fr/documentation/loi-elan-les-nouvelles-regles-en-matiere-de-mandat-en-assemblee-generale

Le pouvoir donné par un copropriétaire absent à l’assemblée générale doit être signé

https://arc-copro.fr/documentation/le-pouvoir-donne-par-un-coproprietaire-absent-lassemblee-generale-doit-etre-signe

Les pouvoirs en assemblée l’envoi d’un pouvoir par mail, voire par télécopie, est-il valable?

https://arc-copro.fr/documentation/les-pouvoirs-en-assemblee-lenvoi-dun-pouvoir-par-mail-voire-par-telecopie-est-il

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Conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical est habilité à réclamer l’intégralité des documents de la copropriété. Cette loi va même plus loin car elle précise même les correspondances que le syndic peut avoir avec des tiers de la copropriété.

Autrement dit s’il a des échanges avec le prestataire chargé de l’entretien ou avec un copropriétaire, le conseil syndical peut avoir copie de ces correspondances. Le conseil syndical peut avoir accès à tous les documents, c’est-à-dire le grand livre comptable, les contrats, les devis, les relevés bancaires et de manière générale à tous les documents relevant des archives de la copropriété.

Que se passe-t-il si un syndic refuse de remettre ces documents au conseil syndical ?

Avant la loi ELAN, rien ne l’y obligeait. Il y avait une obligation pour le syndic de remettre les documents au conseil syndical, mais s’il ne le faisait pas, c’était très difficile voire impossible de le contraindre.

Grâce à l’intervention de l’ARC, notamment dans le cadre de la loi ELAN, nous avons demandé la mise en place de pénalités de retard.

Ainsi, depuis le 24 mai 2019, un syndic qui ne remettrait pas les documents réclamés par le conseil syndical dans un délai d’un mois se verrait imputer sur ses honoraires de base 15 euros par jour de retard.

Ainsi, 10 jours de retard, 150 euros de pénalités qu’il faudra déduire de ses honoraires.

Comment cette disposition peut-elle être appliquée ? Comment la rendre opposable ?

Il s’agit d’une vraie problématique effectivement. Comment rendre opposable ces fameuses pénalités de retard ? Déjà, il sera nécessaire que le conseil syndical prouve que la demande a bien été faite dans les délais. Il faudra ainsi envoyer un courrier en recommandé au syndic le mettant en demeure de remettre les documents. Il faudra préciser deux éléments.

Premièrement, le courrier devra bien préciser qu’il s’agit bien d’une demande du conseil syndical conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Deuxièmement, il faudra préciser clairement les documents que le conseil syndical souhaite recevoir. Par exemple, si on veut avoir le grand livre des comptes de la copropriété, il faudra bien préciser dans le courrier « le grand livre des comptes de l’exercice comptable 2019 allant du 01 janvier au 31 décembre ». Cela sera ensuite au syndic de prouver qu’il a bien fourni les documents, c’est ce qu’on appelle « renverser la charge de la preuve ».

Le conseil syndical doit démontrer que la demande a bien eu lieu à une date précise, c’est ensuite au syndic démontrer qu’il a bien remis les documents.

Il reste cependant une difficulté. Lorsqu’on a constaté le montant des pénalités, il faudra pouvoir contraindre le syndic à les imputer sur le  montant de ses honoraires de base.

Information complémentaire à la vidéo

L’ordonnance copropriété d’octobre 2019 à régler cette difficulté avec des pouvoirs plus étendus donné au président du conseil syndical. L’ordonnance a précisé dans son article 20 qui a complété l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 que les pénalités doivent être comptabilisées en fin d’exercice comptable, lors de la clôture des comptes à approuver et à présenter à l’assemblée générale.

« Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. En cas d'absence de transmission de ces pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale pour approbation. […]»

De plus, si le syndic ne respecte pas cette obligation, le président du conseil syndical peut engager une action judiciaire à l’encontre de son syndic, comme en matière de référé pour réclamer la condamnation des pénalités.

Cette disposition est prévue à la suite de l’article cité précédemment qui précise :

« A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires. »

En Résumé :

• Depuis le 24 mai 2019, la loi prévoit des pénalités en cas de non transmission des documents au conseil syndical.
• Ces pénalités sont fixées à 15 euros par jour de retard, sans plafond, et s’appliquent au-delà d’un mois sans réponse du syndic.

Recommandations de l’ARC :

• Faire une première demande simple pour demander les documents que le conseil syndical souhaite disposer.
• Si au-delà de 10 jours la demande n’est pas satisfaite, le conseil syndical devra saisir en lettre recommandée avec accusé de réception le syndic ou au minima effectuer sa demande en main propre contre émargement afin d’attester de la demande.
• Il est possible d’aller plus loin en effectuant une sommation interpellative par huissier. Un huissier se rendra ainsi auprès du cabinet pour demander officiellement au syndic les documents et dresser un procès-verbal de la réponse du syndic qui sera soit affirmative, soit négative.
• Il faudra bien préciser que la demande émane bien du conseil syndical et non pas d’un unique membre du conseil syndical qui pourrait agir en son nom personnel et également préciser que cette demande est conforme à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Si un membre a été missionné à cet effet, il faudra préciser que c’est dans le cadre l’article 26 du décret du 17 mars 1967 que ce membre a été habilité pour faire la demande.
• Il faudra préciser dans le courrier qu’à défaut de transmission des documents au-delà d’un délai de 1 mois, des pénalités seront constatées afin que le syndic soit mis face à ses responsabilités.

Pour finir, le conseil syndical devra mettre en place des réunions avec le syndic pour bien vérifier que dans la comptabilité les pénalités ont bien été enregistrées et prendre des mesures si cela n’a pas été effectué.

Si vous souhaitez connaître plus précisément l’ensemble des réformes apportées par la loi ELAN n’hésitez pas à vous procurer le dernier guide de l’ARC sur ce sujet :

https://arc-copro.fr/ouvrages/la-loi-elan-et-ses-decrets-dapplication-en-pratique.html

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Des pénalités de retard en vigueur avec des zones d’ombre

https://arc-copro.fr/documentation/des-penalites-de-retard-en-vigueur-avec-des-zones-dombre

Les pénalités de retard en cas de défaut de remise par le syndic des documents du conseil syndical : où en est-on?

https://arc-copro.fr/documentation/les-penalites-de-retard-en-cas-de-defaut-de-remise-par-le-syndic-des-documents-du

Les professionnels sortent leur mouchoir pour mieux se faire entendre

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Ordonnance « Copropriété » : les pouvoirs renforcés du conseil syndical et de son président à l’égard du syndic

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Il y a trois cas principaux :

1. Le gardien est parti à la retraite récemment et n’est pas remplacé.
2. La fonction a disparu de fait depuis des années et la loge n’existe plus en tant que telle. IL faudra passer d’une suppression de fait à une suppression juridique.
3. De petites ou moyennes copropriétés ont un gardien dont l’emploi est surdimensionné par rapport à la taille de la copropriété ce qui représente un coût important 30, 40 voire 50% du budget prévisionnel et qui dans le même temps doivent faire face à des travaux de conservation de l’immeuble ou de rénovation énergétiques notamment pour les  copropriétés des années 60 et 70.

Quelles sont les conditions nécessaires à la suppression du poste de gardien ? Quelles questions doit-on se poser au préalable pour assurer une bonne transition vers d’autres moyens de substitution ? 

Cette suppression doit être obligatoirement votée en assemblée générale.

Il faut donc que les copropriétaires soient informés.

En conséquence, le conseil syndical doit travailler cette question en amont. Cette question doit faire d’objet d’une analyse en 5 points :

1. L’évolution des besoins de la copropriété à court et moyen terme pour 2 points

a. Entretien des parties communes de la copropriété, nettoyage des espaces libres, des espaces verts, gestion des ordures ménagères en fonction du passage des services de collectes

La surveillance de l’immeuble, le service courrier

b. Concernant les travaux de conservation et de rénovation énergétique à entreprendre, d’amélioration de mise en place de nouvelles technologies

2. Etude du poste de gardien à travers les documents existants : règlement de copropriété, contrats de travail et grille des UV, unités de valeur, et avenants et le coût de ce poste dans le cadre du budget prévisionnel

3. Les solutions alternatives, comme le recrutement d’un employé d’immeuble à temps partiel ou à une société de prestation de service extérieur

4. La maîtrise de charges de copropriété pour permettre le paiement des charges courantes et les travaux à faire

5. Analyse du règlement de copropriété ; si les tâches sont définies, il faudra prévoir des moyens de substitution pour ne pas modifier les conditions de jouissance des parties privatives ce qui entraîneraient la nécessité d’un vote à l’unanimité.

Et ensuite, en pratique, comment cela se passe-t-il ? 

Il est nécessaire d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question de la suppression du poste de gardien avec joint à la convocation l’étude faite par le conseil syndical. Le Vote s’effectue à la majorité de l’article 26 de la loi.

Lors de cette même assemblée générale, il faudra également prévoir la question d’aliénation du logement de fonction qui se votera également à la majorité de l’article 26. Il y aura alors trois possibilités :

• vente ;
• mise en location ;
• changement d’affectation.

En résumé, lorsqu’un syndicat de copropriétaires envisagent la suppression du poste du gardien il est nécessaire de :

• bien vérifier ce que prévoit le règlement de copropriété et si il prévoit certaines tâches précises difficilement modifiables ;
• débattre en amont de l’assemblée générale des conséquences de la suppression de ce poste sans oublier le devenir de la loge appartenant au syndicat ;
• voter en assemblée générale la suppression effective du poste, la vente, la location ou le changement d’affectation de la loge.

Recommandations de l’ARC :

Avant de décider de la suppression de ce poste, il est essentiel de :

• Plusieurs mois en amont, il faut faire une étude des besoins actuels de la copropriété qui ont pu évoluer depuis sa mise en place.
• Réfléchir à l’adaptation des tâches liées à ce poste (nettoyage des parties communes, sorties des poubelles, etc.) une fois le poste supprimé.
• Prendre conseil auprès d’un juriste de l’ARC spécialisé qui sera vous accompagner dans toutes ces démarches en toute sécurité. 

Merci Mme WAKIN et si vous souhaitez allez plus loin n’hésitez pas à vous procurer le guide de l’ARC : « Gardiens et employés d’immeubles : exécution et rupture du contrat de travail »

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Suppression du poste de gardien et aliénation (vente) du logement affecté au gardien lorsqu’il appartient au syndicat

https://arc-copro.fr/documentation/suppression-du-poste-de-gardien-et-alienation-vente-du-logement-affecte-au-gardien

Comment anticiper le départ en retraite du gardien d’immeuble ?

https://arc-copro.fr/documentation/comment-anticiper-le-depart-en-retraite-du-gardien-dimmeuble

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