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REPONSE :

I. Que dit la loi ?

L’article 27 du décret du 17 mars 1967 dispose que :

« Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.

Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic. »

Ainsi, il ressort de manière claire :

Que l’activité des conseillers est strictement bénévole.

Que n’étant pas composé de professionnels, le Conseil a la possibilité de se faire aider par un « spécialiste », qui pourra être un comptable, avocat, architecte, etc.

Le législateur a précisé « le Conseil Syndical », cela signifie donc qu’il l’envisage dans sa globalité et non chacun de ses membres. Ainsi, le Conseil doit parler et agir d’une seule voix, à travers celle de son Président et c’est lui qui met en œuvre les décisions prises au sein du Conseil.

Les frais engagés dans le cadre de sa mission, par un ou plusieurs conseillers syndicaux, sont répartis en charges générales.

Mais ces dépenses, même justifiées, doivent relever d’une décision de l’ensemble du conseil syndical. Ainsi, en cas de désaccord entre les membres, il faudra soumettre la décision à un vote qui devra être obtenu à la majorité des membres du conseil syndical pour être autorisée valablement.

Exemple : c’est le cas concret de l’adhésion à l’ARC pour laquelle le conseil syndical ne doit pas nécessairement disposer d’une décision d’assemblée générale, mais doit présenter une délibération du conseil syndical à la majorité de ses membres.

L’article 27 ne précise pas dans quel contexte les sommes allouées ou dépensées par le Conseil sont fixées, mais il est certain que :

• les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt collectif ;
• les frais exposés doivent respecter les éventuelles dispositions du règlement de copropriété ou peuvent avoir été autorisés par une décision d’assemblée générale ;

Il n’est évidemment pas possible pour le Conseil Syndical de commander sans autorisation des prestations qui relèveraient du seul pouvoir de l’assemblée générale : un diagnostic de l’immeuble ou le recours à un avocat pour engager une procédure judiciaire.

Il y a peu de jurisprudence dans ce domaine, mais des excès sont parfois constatés et les fautifs sont mis en cause.

Voici quelques faits à ne pas reproduire :

• Des Conseillers Syndicaux avaient pris l’habitude de faire un point devant un « pot amical » ou au restaurant. Ils passaient ensuite ces dépenses (très conséquentes) en frais de fonctionnement.

Ainsi, la Cour a considéré qu’était contraire à l’intérêt collectif de la copropriété le fait de financer, avec les fonds du syndicat, des frais de restauration exposés par un nombre limité de copropriétaires membres du Conseil Syndical et ce, dans leur propre intérêt et sans contrepartie pour ceux exclus de cet avantage (CA de Paris, 26 mai 1995 - n° 94/001390, 23ème Ch, sect. B).

• Le conseil syndical d’un Syndicat de forme coopérative avait voté une résolution en assemblée allouant une somme forfaire pour les frais du Conseil.

Un copropriétaire a assigné chacun des membres du conseil syndical au motif que le remboursement des frais exposés par les membres du conseil sur justificatifs suppose, dans le silence du règlement de copropriété, une décision de l'assemblée générale.

Or la  résolution de l'assemblée générale n'avait pas réuni la majorité exigée, et ne se prononçait que sur le principe et non sur le montant du remboursement. De ce fait, la décision était incomplète et pouvait être contestée.

C’est ce qu’a fait la Cour d’Appel qui a jugé qu’il s’agissait d'une anomalie comptable et qu’elle ne permettait pas aux copropriétaires de vérifier l'étendue de ces frais. Elle a donc annulé les délibérations relatives à l'approbation des comptes et du quitus (CA d’Aix en Provence, 26 décembre 2001 - RG n° 97/03152, 4ème Ch A).

II. Le conseil de l’ARC

Constat est que peu de règlements de copropriété énoncent des règles de fonctionnement du conseil syndical, il convient alors de rédiger un règlement, puis de le faire voter en Assemblée à la majorité de l’article 24 et bien sur de s’y conformer. L’ARC vous en propose un exemple de règlement de fonctionnement du conseil syndical sur ce lien : www.arc-copro.com/fqmm.

Cela permet de clarifier le rôle de chacun et de préciser les limites à l’action individuelle ou collective.

Les décisions concernant les dépenses du conseil syndical devront être validées par une majorité de conseillers syndicaux et cela devra idéalement être consigné dans un registre des délibérations du conseil syndical (archivage des comptes-rendus de réunions).

Il peut être également souhaitable d’inclure une ligne budgétaire « frais de fonctionnement du conseil syndical » dans le budget prévisionnel à faire valider en assemblée générale. Cela permet de doter le conseil syndical d’un budget (certes de faible montant) pour régler des menues dépenses relevant de ses missions (frais d’avocat pour conseil, adhésion à l’ARC, etc.).

Réponse :

L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 dispose (3^ème alinéa) :

« Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut, à quelque titre que ce soit, recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 5% des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois délégations de vote s'il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire ».

Ce qui veut dire qu’un copropriétaire peut détenir jusqu’à 3 mandats, en, sus de ses voix, MÊME si avec ces trois mandats :

• il dépasse les 5 % des voix du syndicat (cas des copropriétés de petite taille ou avec des lots importants, comme des commerces ;
• il détient la majorité (simple ou absolue) ;
• il détient l’intégralité des voix (cas des très petites copropriétés : exemple 4 lots !

A contrario, il pourra détenir un plus grand nombre de mandats en sus de ses voix (cas des grandes copropriétés ou 1 lot pèse très peu en regard de l’ensemble), mais l’ensemble sera alors limité à 5 % de la totalité du syndicat !

• En conclusion, voici les réponses aux questions posées ci-avant :

1. « Un copropriétaire qui a 3 pouvoirs en sus de ses tantièmes, et dont l’ensemble  ne représente pas plus de 5% des tantièmes généraux peut-il voter avec l’ensemble de ses voix ? ».

Oui puisqu’on est au maximum des 3 pouvoirs et que dans ce cas la limite des 5 % n’entre pas en jeu.

1. « Un copropriétaire qui a 15 pouvoirs en sus de ses tantièmes, et dont l’ensemble  ne représente pas plus de 5% des tantièmes généraux peut-il voter avec l’ensemble de ses voix ? ».

        Oui, puisqu’on est inférieur ou égal à 5 % des voix du syndicat.

1. « Un copropriétaire qui a 3 pouvoirs en sus de ses tantièmes, et dont l’ensemble  représente plus de 5% des tantièmes généraux peut-il voter avec l’ensemble de ses voix ? ».

Oui puisqu’on est au maximum des 3 pouvoirs et que dans ce cas la limite des 5 % n’entre pas en jeu.

1. « Un copropriétaire qui a 15 pouvoirs en sus de ses tantièmes, et dont l’ensemble représente plus de 5% des tantièmes généraux peut-il voter avec l’ensemble de ses voix ? ».

Non puisqu’on est supérieur à 5 % des voix du syndicat, il devra céder le/les pouvoirs qui lui permettront de redescendre à 5 % au maximum.

Réponse :

1. Le courrier électronique (courriel) : l’état du droit

Dans un arrêt rendu le 28 décembre 2001, dit « arrêt Valette » le Conseil d'Etat a reconnu un courriel comme preuve pour la première fois lors d'un litige : les juges ont considéré qu'il était possible d'identifier l'auteur du courriel grâce aux autres documents papiers qu'il avait adressé à ses interlocuteurs.

Mais la valeur juridique d'un courriel dépend d’abord de l'identité des interlocuteurs.

Un courrier échangé entre deux commerçants, un consommateur et un professionnel,  ou un salarié et son employeur n'a pas le même effet.

Selon la législation, la preuve est libre dans les litiges qui opposent les professionnels (article 109 du code de commerce).

Le principe est différent lorsqu'il s'agit des relations entre particuliers et commerçants ce qui est le cas du syndicat de copropriétaires dans sa relation contractuelle avec le syndic, ou encore dans les relations des particuliers avec une administration.

Dans ces deux domaines, un courriel n'a pas encore la valeur d'une lettre écrite, mais il peut être présenté comme commencement de preuve.

Il faut pour cela respecter les trois principes de "fiabilité" que doit présenter un courriel :

• identification claire de l'émetteur ;
• précision de la date ;
• assurance de l'intégrité du message.

Pour les messages importants ou susceptibles de faire l'objet d'un litige, il est conseillé d'utiliser une signature électronique (voir ci-après « authentification »  au point 3) qui garantira l'identité de l'émetteur et le contenu du message. Le courriel électronique ainsi envoyé prend alors une valeur juridique plus forte et sera difficilement contestable.

1. Comment rendre votre courriel fiable pour avoir un commencement de preuve ?

Nom de l’expéditeur : il doit être parfaitement compréhensible à la lecture de l’adresse électronique, évitez les fantaisies, les surnoms qui ne font pas apparaître le nom de l’expéditeur 

Préférez pierre.dupont@youyou.com à Conseilsyndical33@youyou.com

Dans la signature : rappelez votre nom et prénom et qualité :

 «  Pierre Dupont, Président du Conseil syndical de la Résidence des Alouettes »

Date d’expédition : elle s’insère automatiquement dans le courriel, mais il est malgré tout judicieux de dater votre courriel comme vous le feriez avec un courrier papier : Paris le, XX.

Coordonnées de l’expéditeur : il faut être précis afin qu’aucun doute n’existe sur votre identification. Comme avec un courrier classique prenez la peine de reproduire en entête :

Pierre Dupont

Résidence les alouettes

3 rue des fleurs

75006 Paris

L’erreur communément observée concernant les courriels est le manque de formalisme qui est accordé à leur rédaction (abréviations, ponctuations inexistantes, absence de formules de politesse), etc.

1. Quels sont les mentions ou moyens subsidiaires pouvant renforcer la  valeur juridique d’un courriel en cas de litige ?

• L’authentification : par une signature électronique, cryptage verrouillé par clé privée et déverrouillée par une clé publique (c’est là que le bât blesse, car cela n’est pas à la portée du simple particulier, alors que c’est une pratique courante dans le monde professionnel …).

• L’envoi via un site sécurisé : chargé de délivrer un certificat d’émission à l’expéditeur ainsi qu’un certificat de délivrance au destinataire. C’est par exemple le moyen mis en œuvre par les syndics pour les notifications par voie électronique (convocation d’assemblée générale et lettre RAR). Ces courriers électroniques ont la valeur d’un recommandé avec accusé de réception.

1. Qu’est-ce les tribunaux appellent intégrité du message ?

Pour renforcer encore la valeur juridique d’un courriel et atténuer le doute sur les communications électroniques, l’écrit doit :

• Être rédigé le plus clairement possible :

Soyez clair et le plus précis possible en avançant des données factuelles (dates, prix HT, TTC, échéances…).

Si vous émettez des demandes, elles doivent être parfaitement compréhensibles par le destinataire : listez les documents attendus, indiquez sous quel délai vous souhaitez qu’ils soient mis à votre disposition.

En d’autres termes, soyez aussi rigoureux dans la rédaction du courrier électronique que pour un courrier « classique ».

• Donnez l’assurance de son intégrité : 

Utilisez un format fonctionnel, facilement lisible par tous, inspiré du modèle écrit, donc une police de caractère normale avec une couleur standard.

Évitez la fonction « répondre » qui conduit à une accumulation des messages précédents qu’il est ensuite mal aisé de replacer dans l’ordre. Préférez dans le champ objet : «  Demande n°1 du Conseil Syndical faite en date du XX – Vérification des comptes »

Si besoin, citez directement dans votre texte les extraits des courriers/courriels précédents auxquels vous faites référence.

• Prenez des mesures de sécurité pour protéger le document :

Créez un dossier spécifique et sauvegardez sur clé USB / Disque dur une copie des échanges par courriel.

• Votre message doit être « clair et rassurant » tant par son origine (adresse électronique) que par la bonne forme des propos tenus : n’invectivez pas votre interlocuteur, posez vos demandes en termes courtois et précis.

 Il faut être vigilant pour donner un commencement de valeur juridique à votre courriel qui n’est pas encore le moyen le plus fiable de laisser une preuve irréfutable.

Alors, soyez clairs, corrects, prudents et prévoyants lorsque vous rédigez un courriel et redoublez d’attention dans vos relations écrites pouvant devenir litigieuses.

Rappelez-vous que la valeur probatoire de votre courriel sera le cas échéant soumise à l’appréciation du magistrat qui aura à statuer.

Et pour le moment, gardez à l’esprit que la lettre recommandée a toujours un impact plus fort et sera sans conteste une preuve irréfutable en cas de litige.

Réponse

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 définit le conseil syndical et liste les personnes pouvant être au conseil syndical (et ceux qui ne le peuvent pas) :

« Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l'article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet. » 

Mais en cas d’indivision, existe-t-il une possibilité d’occuper ou non plusieurs sièges au sein du conseil syndical ? Est-ce que les deux membres de ce couple peuvent être au conseil syndical ?

Eh bien, c’est au travers de la réponse ministérielle n°24604 du 10 juin 2008 que la Ministre du Logement et de la Ville a apporté une réponse claire à cette question :

« Lorsqu'ils sont propriétaires en indivision d'un ou plusieurs lots, seul un des conjoints peut être candidat au conseil syndical. »

Par ailleurs, cette même réponse précise que « lorsque deux conjoints sont chacun propriétaire d'un lot dans l'immeuble, ils peuvent l'un et l'autre poser leur candidature au conseil syndical ».

Ainsi, un seul membre d’une indivision peut-être élu au sein du conseil syndical. En effet, c’est l’indivision qui est représentée au travers l’un de ces indivisaires et non pas par les personnes individuellement propriétaires du bien.

Réponse

1. Que dit le Code du travail lorsqu’il y a succession d’employeurs ?

Il faut analyser cette question en regard de l’article L.1224-1 du code du travail (ancien article L.122-12) qui prévoit le transfert des contrats de travail en cours en cas de changement d’employeur à la suite d‘une cession, fusion ou vente.

« Lorsque survient une modification dans la situation juridique de l'employeur, notamment par succession, vente, fusion, transformation du fonds, mise en société de l'entreprise, tous les contrats de travail en cours au jour de la modification subsistent entre le nouvel employeur et le personnel de l'entreprise. »

Mais la vente d’un immeuble avec mise en copropriété entre-t-elle dans le champ d’application de cet article L.1224-1 du Code du travail ?

1. Une réponse en trois temps apportée par la jurisprudence, notamment celle de la Cour de cassation.

1. Il a d’abord été considéré que ce transfert était impossible puisqu’il ne s’agissait pas de la cession d’une entreprise mais d’un immeuble ou d’une propriété immobilière. Le gardien ne pouvait ainsi pas revendiquer le transfert de son contrat de travail en l’absence d’une entité économique autonome (arrêt de la Cour de Cassation du 3 octobre 1989 N° 87-43.953 et 31 janvier 2001N 98-42.070).

A contrario, le vendeur ne pouvait pas non plus licencier le gardien pour une cause réelle et sérieuse, sa seule solution alors était d’imposer la reprise du contrat de travail au travers d’une convention tripartite (vendeur/employeur, acquéreur et salarié/gardien), avec obligation de l’accord exprès du gardien à ce transfert. Celle-ci pouvait prévoir :

• la rupture du contrat de travail et l’embauche immédiate par le syndicat ou bien le transfert du contrat de travail conventionnel ;
• la reprise de l’ancienneté par le syndicat à charge du vendeur ou le versement d’une somme par ce dernier, voire ne rien prévoir (cas le plus fréquent).

1. Il a ensuite été jugé qu’il y a transfert des contrats de travail si la vente d’immeuble s’accompagne d’un véritable transfert de l’activité économique poursuivant un objectif propre et que l’activité transférée conserve son identité. C’est ce qu’ont considéré la Cour de cassation, (arrêt du 14 février 2007 n° 4-47.110) et la cour d’appel de Versailles (arrêts du 20 février 2007et 27 février 2007).

La condition désormais pour qu’il y ait transfert des contrats de travail des gardiens en cas de vente d’immeuble et de mise en copropriété, est qu’il y ait une activité économique autonome.

Mais comment définir « une activité économique autonome poursuivant un objectif propre ». Cette définition est donnée par la cour de cassation dans un arrêt du 19 novembre 2008 N° 07-42188 « l'article L. 122-12, alinéa 2, devenu l'article L. 1224-1 du code du travail, n'est applicable qu'en cas de transfert d'une entité économique autonome qui conserve son identité et dont l'activité est poursuivie ou reprise ; que constitue une entité économique autonome un ensemble organisé de personnes et d'éléments corporels ou incorporels qui poursuit un objectif économique propre. »

En conséquence, si l’activité des gardiens existe en tant que telle avec une organisation et des moyens (local, matériel), elle constitue une activité économique autonome distincte de la vente de l’immeuble en elle-même. Il y a alors transfert automatique des contrats de travail des gardiens.

1. S’il n’y a pas de transmission d’activité autonome mais que le gardien continue son activité pour le compte du syndicat des copropriétaires, ce dernier est réputé avoir repris le contrat de travail initial et en continuant à employer le gardien, le syndicat s’est comporté de fait comme le nouvel employeur, Cour d’appel de Versailles (arrêt du 20 février 2007).

1. Conseils de l’ARC

1. Pour les situations actuelles :

• soit le contrat a été refait au moment de la vente de l’immeuble initial et est daté de la naissance de la copropriété (2004) ;
• soit il y a eu transfert du contrat en application de l’article L.1224-1 parce que le service assuré par le ou les gardiens constitue une activité économique autonome ;
• soit le gardien a été maintenu en poste dans la copropriété et le syndicat est devenu l’employeur.

En conséquence le syndicat doit reprendre l’ancienneté du gardien depuis son embauche  par le vendeur,  soit depuis 1981 dans le cas cité.

Il faut cependant bien vérifier dans l’acte de vente, voire dans le règlement de copropriété, s’il n’est pas fait état d’une convention tripartite et si celle-ci existe, s’il y est fait une mention concernant la reprise d’ancienneté des employés.

Si rien n’est indiqué, on applique l’une des deux solutions ci-dessus, ce qui revient dans les deux cas à une reprise de l’intégralité de l’ancienneté par le syndicat des copropriétaires.

1. Pour les  mises en copropriété à venir :

• Prévoir impérativement une négociation entre le propriétaire cédant et le syndicat de copropriétaires (en fait les différents acquéreurs) dans le cadre des conditions financières de la vente afin d’obtenir une indemnité venant compenser l’ancienneté acquise par le/les gardiens au service du cédant. Cette solution sera d’autant plus judicieuse lorsque l’ancienneté acquise sera importante.

• Sur le contenu du contrat de travail, bien que celui-ci soit intangible, il faut prendre compte les modifications issues du passage d’un immeuble en mono-propriété (institutionnel bailleur) à une mise en copropriété (les locataires devenus copropriétaires), en effet, certaines tâches du gardien ne seront plus exécutées, ainsi, si on prend la grille des UV annexée au contrat  de travail ou à un avenant, notamment le  paragraphe « II   tâches administratives » défini de la façon suivante :

 b) « la perception des loyers et ou des charges ;

 c) les visites des logements ;

d) l’état des lieux d’entrée ou de sortie des locataires » ;

Cependant, si ces prestations ont disparu des tâches du gardien au sein de la copropriété, il n’est pas possible de diminuer d’autant le total des UV (Unités de Valeur) qui fait partie intégrante du contrat de travail et constitue le salaire. Mais ces UV peuvent être affectées à d’autres prestations correspondant à des besoins réels de la copropriété, le cas échéant après avoir suivi une formation.

Cette réaffectation d’UV vaut aussi dans le cas où le transfert est ancien. Il s’agit alors de corriger une situation anormale provenant de la carence du syndic dans la gestion des contrats de travail dont ce dernier a la charge exclusive en application de l’article 31 du décret du 17 mars 1967. Notons au passage que ce manque de compétence et de rigueur est intolérable de la part de professionnels qui ont une obligation de conseil et de loyauté  vis-à-vis du syndicat de copropriétaires.