Les frais engagés pour le recouvrement d’impayés sont-ils tous imputables au copropriétaire débiteur ?
Question :
« Notre syndic vient d’assigner devant le tribunal d’instance un copropriétaire débiteur pour 1.200 € de charges impayées, mais il réclame en plus 1.600€ de frais de recouvrement est- ce normal ?
Il indique que ces frais comprennent six mises en demeure, autant de lettres de relances après mises en demeures ; deux commandements de payer, une sommation de payer, ainsi que des frais de précontentieux, de transmission du dossier à l’huissier puis à l’avocat ».
Réponse :
Les frais de recouvrement qui sont à la charge du copropriétaire débiteur sont définis par l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 :
- La mise en demeure
- La relance après la mise en demeure
- Les frais de prise d’hypothèques
- Les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur.
Ce n’est qu’à compter de la mise en demeure que ces actes peuvent être mis à la charge du copropriétaire débiteur.
Cette lettre recommandée doit comporter certaines mentions, qui sont :
- le montant de la dette arrêtée au XX/XX/2018,
- les rappels effectués et le protocole de recouvrement proposé,
- la date d’échéance à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée à défaut de quoi une procédure judiciaire sera introduite.
- Que cette lettre fait courir les intérêts légaux.
Le syndic à l’issu du délai fixé dans la mise en demeure peut adresser une lettre de relance et ensuite saisir le tribunal. La mise en demeure est un acte précontentieux.
Par conséquent, les commandements de payer d’huissier, les sommations d’huissiers préalables à la procédure ne sont pas visées par la loi du 10 juillet 1965 ni par le décret du 17 mars 1967 comme étant des actes nécessaires au recouvrement. Ils ne doivent pas être mis à la charge du copropriétaire débiteur.
Les droits et émoluments des actes d’huissier concernent uniquement les significations ou l’exécution d’actes de procédure judiciaire ou de jugements (Arrêté du 26 février 2016 fixant les tarifs réglementés des huissiers de justice).
Le juge ne retiendra donc, en plus de la mise en demeure, de la lettre de relance et de la prise d’hypothèque que les frais de procédure imputables strictement au débiteur.
Le syndic va alors reporter ces frais refusés par le juge sur le compte de la copropriété alors qu’il devrait les prendre à sa charge puisqu’il les a illégalement générés.
Pour rappel : les montants de la mise en demeure et de la relance (après la mise en demeure) doivent être négociés dans le cadre du contrat de syndic (article 9.1).
Quant aux frais de constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice ou en cas de suivi du dossier transmis à l’avocat : leurs montants sont à définir aussi dans l’article 9.1 du contrat de syndic et ne sont dus, pour les recouvrements de charges, qu’en cas de circonstances exceptionnelles.
Autrement dit le principe est que ces frais font partie de la gestion courante du syndic déjà intégrés dans son forfait sauf une exception : en cas de « diligences exceptionnelles » ce qui sera le cas par exemple en cas de succession ou de débiteur résidant à l’étranger, ces situations complexes nécessitant des recherches et des démarches hors gestion courante.
Le syndic devra alors en justifier par une note d’honoraires précisant les prestations effectuées avec application du tarif prévu dans son contrat. Ces frais spécifiques sont alors à la charge du copropriétaire débiteur.