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REPONSE :

Le point 7.2.7 du contrat type défini par le décret du 26 mars 2015, qui n’a pas été modifié par le décret du 2 juillet 2020, donne effectivement au syndic la possibilité de facturer plusieurs types de prestations complémentaires.

Parmi elles, figurent la « reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non répartis ».

Par conséquent, le syndic n’est pas en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours, même s’il s’agit d’opérations qui ont été saisies par le précédent syndic.

Pour aller plus loin dans votre interrogation, se pose la question de la répartition des charges de l’exercice précédent qui a été approuvé au cours de l’assemblée générale.

Autrement dit, dans votre cas il s’agit de la répartition des charges de l’exercice 2019 qui est censée être approuvée au cours de l’assemblée générale qui s’est tenue le 15 juin 2020.

A priori, votre nouveau syndic serait en droit de facturer la reprise de la comptabilité s’il lui revenait la charge de répartir les comptes de l’exercice 2019.

Or, l’« ordonnance copropriété » du 30 octobre 2019  a prévu deux nouvelles dispositions qui imposent au syndic sortant de réaliser la répartition des charges de l’exercice antérieur, impliquant que cette tâche ne doit pas être exécutée par le syndic repreneur.

Tout d’abord, l’article 18 chapitre VII de la loi du 10 juillet 1965 précise que le nouveau contrat de syndic doit prévoir une date de prise d’effet un jour franc après la tenue de l’assemblée générale, afin justement de laisser le syndic sortant toujours en place au jour du vote de l’approbation des comptes.

Cette disposition permet de faire supporter au syndic sortant la responsabilité et l’obligation de répartir les comptes de l’exercice antérieur, puisque son exigibilité fait suite au vote de l’approbation des comptes, qui résulte d’une décision de l’assemblée générale.

De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que dans un délai de deux mois suivant l’expiration du contrat de l’ancien syndic, celui-ci est tenu de fournir au syndic repreneur l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat après épurement et clôture de l’exercice précédent.

Cet article confirme bien que la répartition des charges de l’exercice antérieur incombe au syndic sortant.

Par conséquent, avant que le syndic repreneur récupère les documents comptables de la copropriété, il doit s’assurer que le sortant a bien procédé à la régularisation des charges de l’exercice précédent, afin de ne pas facturer à la copropriété une tâche qui ne lui incombe pas.

Pour conclure, votre nouveau syndic n’est pas en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours ni de l’exercice antérieur.

REPONSE :

Pour répondre à votre interrogation il faut prendre comme référence le point 7.2.1 du contrat-type qui encadre les modalités de prestation particulière.

Celle-ci concerne les missions complémentaires ou supplémentaires que le syndic réalise et qui ne sont pas incluses dans le forfait de base.

Ce point précise que le syndic peut facturer sur la base d’une alternative qui est :

• soit en application du seul coût horaire au prorata du temps passé
• soit sur la base d’un tarif forfaitaire total convenu par les parties.

Par conséquent, le syndic ne peut pas prévoir pour une même prestation complémentaire un jumelage entre ces deux modes de facturation.

A titre d’exemple, il ne peut pas prévoir pour la tenue d’une assemblée générale supplémentaire un forfait de mille euros, auquel s’ajoute une facturation au temps passé ou en fonction du nombre de lots qui composent la copropriété en fixant un prix unitaire.

Profitons de votre question pour mettre en exergue le fait que le contrat-type impose de préciser « un seul coût horaire ».

Il ne peut donc pas y avoir un tarif différencié, ni en fonction du collaborateur (directeur, gestionnaire, comptable…) qui intervient pour assurer la prestation ni un coût différencié en fonction des créneaux horaires.

L’autre option de facturation repose sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être connu par les parties, impliquant qu’une rémunération proportionnelle au montant de la subvention ou de l’emprunt demandé n’est pas légale.

Ainsi, le syndic ne peut également pas prévoir une rémunération au pourcentage des sommes demandées.

Quant aux prestations privatives telles que la conclusion d’un protocole d’accord ou la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice ou même la délivrance de la copie d’un document, ces derniers ne dépendent pas du point 7, mais 9 du contrat-type.

Cela implique que l’ensemble de ces prestations peuvent être facturées uniquement sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être exprimé dans le contrat aussi bien en hors taxe qu’en toute taxe comprise.

En effet, l’alternative qui permet de facturer soit à un tarif horaire soit à un forfait défini par les parties concerne uniquement les prestations particulières qui relèvent des points 7 et non de celles privatives qui dépendent du point 9 du contrat-type.

REPONSE :

Les annexes comptables ont été définies par l’arrêté du 14 mars 2005.

Conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, elles doivent impérativement être jointes à la convocation d’assemblée générale sous peine de pouvoir demander l’annulation judiciaire des questions relatives aux comptes tels que l’approbation des charges ou le/les votes du budget prévisionnel.

Les pouvoirs publics ont conçu ces annexes dans le but de permettre aux copropriétaires d’identifier l’évolution des divers montants y figurant en les présentant à travers plusieurs exercices.

Pour cela, les annexes 1, 2, 3 et 4 permettent de comparer les montants sur plusieurs années.

L’année N est l’exercice de référence sur lequel les copropriétaires sont censés approuver les comptes.

Par conséquent, si les copropriétaires sont censés approuver les comptes de l’exercice 2020, celui-ci sera considéré comme l’année N même si l’assemblée générale se tient en 2021.

Par conséquent, l’année N-1 est 2019, l’année N+1 est 2021 et l’année N+2 est 2022.

L’amalgame qui est souvent fait par les copropriétaires est de considérer que l’année N est celle en cours, ce qui est faux.

L’annexe 1 se contente de présenter un comparatif entre l’année N et l’année N-1.

D’ailleurs sur celle-ci sont clairement indiqués les libellés suivants : « exercice clos » qui représente l’année N et « exercice précédent à approuver » qui représente l’année N-1.

L’annexe 2 est plus complexe, car il existe deux colonnes pour l’année N, qui est pour rappel, l’exercice de référence :

• L’une représente le détail du budget prévisionnel par poste de charges
• Et l’autre présente les dépenses par poste de charges.

À cela s’ajoute une colonne N-1 qui présente les dépenses de l’exercice antérieur, une colonne N+1 qui indique le budget prévisionnel en cours et N+2 le budget prévisionnel de l’exercice suivant.

Grâce à cette présentation, le copropriétaire peut procéder à plusieurs contrôles, évaluer l’évolution des dépenses d’une année sur l’autre, comparer les sommes budgétisées par rapport aux dépenses réelles, suivre l’évolution de l’estimation du budget prévisionnel…

Cette présentation est identique en matière de produit, puisqu’effectivement à gauche de l’annexe on retrouve les charges et à droite les produits.

L’annexe 3 qui présente les charges courantes par clé de répartition, ainsi que l’annexe 4 qui présente les travaux clôturés en fin d’exercice par clé de répartition, fonctionnent de la même façon.

La lecture des cinq annexes comptables ne devrait plus vous poser de difficulté.

Réponse :

La crise sanitaire a bouleversé la tenue des assemblées générales tant dans sa forme que dans ses dates. En effet, suite aux ordonnances successives, des délais dérogatoires ont été accordés pour tenir les assemblées générales entrainant un chamboulement dans les dates de la tenue des assemblées générales.

Conformément à l’article 7 du décret du 1967, il est tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale.

En application de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, il est prévu que l’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.

En conséquence, ces textes prévoient une date limite pour la tenue de l’assemblée générale. Toutefois, un arrêt de la Cour d’appel du 05 décembre 2012 n° 10/23732  a  jugé que ce délai de six mois n’était pas prescrit à peine de nullité de votre assemblée générale.

Ainsi, si votre clôture des comptes est fixée au 31 décembre de chaque année, votre assemblée générale appelée à voter sur le budget prévisionnel devrait se tenir au plus tard au 30 juin de l’année suivante.

Ceci étant dit, il n’y a pas de sanction légale si vous tenez votre assemblée générale au 30 septembre. Cependant, dans ce cas, il faudra être vigilant sur deux points importants :

-La date d’échéance du contrat de votre syndic. En effet, c’est le syndic qui par principe convoque l’assemblée générale (article 7 du décret du 17 mars 1967), le syndic doit disposer d’un mandat en cours de validité pour être habilité à convoquer l’assemblée générale, à défaut l’assemblée générale encourt une annulation en justice (civ.3. 12 septembre 2006 n°05-15.987).

Ainsi, votre syndic peut être tenu par sa date d’échéance de son contrat

-La nécessité de voter le budget prévisionnel de l’année suivante.