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La question de la cotisation du fonds travaux doit-elle être forcement inscrite dans l'ordre du jour ?

Question: Lors de l’élaboration de la convocation de l’assemblée générale, le syndic a informé que la question de la cotisation des fonds travaux ne sera pas inscrite à l’ordre du jour, du fait que le taux est défini par la loi, à savoir 5% du budget prévisionnel.

En tant que Président du conseil syndical, je souhaiterais que cette question soit inscrite à l’ordre du jour, afin que l’on puisse en débattre avec les copropriétaires.

Puis-je imposer que cette question soit inscrite à l’ordre du jour ?

Réponse :

Avant d’entamer le thème de votre question, il faut rappeler que, conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi que l’article 26 du décret du 17 mars 1967, l’ordre du jour de l’assemblée générale doit être élaboré en concertation entre le syndic et le conseil syndical.

Par conséquent, en tant que Président du conseil syndical, vous êtes tout à fait habilité a imposer l’inscription d’une question dans l’ordre du jour, sans que le syndic ne puisse s’y opposer.

Cela est d’autant plus opportun en matière de cotisation du fond travaux, et pour cause : l’article 18 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 encadre les modalités relatives aux fonds travaux.

L’article 18 précise que la cotisation minimale des fonds travaux, qui doit être constituée chaque année, est de 5% du budget prévisionnel.

Il s’agit d’un taux minimal, impliquant que la question de la fixation du taux doit être  voté en assemblée générale afin de déterminer si l’assemblée générale valide ce taux ou, au contraire, souhaite l’augmenter, par exemple, à 15 voire 20% du budget prévisionnel

La question doit être inscrite à chaque assemblée générale afin que celle-ci s’interroge chaque année sur la cotisation annuelle qui peut faire évoluer à la hausse ou à la baisse (avec un minimum de 5% du budget prévisionnel) en fonction des besoins des travaux planifiés.

Profitons de cette question pour rappeler que la loi « climat et résilience » du 24 août 2021 a prévu un nouveau dispositif en matière de détermination du fonds travaux qui n’est plus calculé à partir du budget prévisionnel mais du plan pluriannuel de travaux qui a été préalablement élaboré et voté par l’assemblée générale.

Ce nouveau dispositif entrera en vigueur de manière progressive en fonction du nombre de lots que propose la copropriété à partir du 1er janvier 2023.

Entre-temps, il est clair que pour la plupart des copropriétés, le taux de 5% du budget prévisionnel est largement sous dimensionné, au vu du défaut d’entretien et rénovation du bâti et des équipements collectifs qui nécessitent un financement important qui, tôt ou tard, devra être payé par les copropriétaires.

 

Réponse de l'expert
Action

Puis-je affecter l’excédent de l’exercice sur le fonds de travaux ?

Nous sommes souvent interrogés par les membres du conseil syndical et les syndics bénévoles qui souhaitent que l’excédent de l’exercice comptable ne soit pas crédité aux copropriétaires, mais affecté directement au fonds travaux.  Alors est-il possible d’affecter automatiquement un excédent d’exercice comptable au fonds travaux,  compte 105000 ?

Après une période de réponses écrites, nous reprenons sous forme de vidéo les réponses de l’expert.

Bon visionnage.

Réponse de l'expert
Action

Le syndic est-il habilité à procéder à une régularisation de ses honoraires ?

Question : Lors du contrôle des comptes, nous avons constaté une régularisation des honoraires du forfait de base de notre syndic opérée au cours du 3ème trimestre de l’exercice à approuver.

Notre syndic nous a expliqué que cette régularisation était due au renouvellement de son mandat, opéré au cours de ce trimestre qui prévoyait dans son nouveau contrat des honoraires plus élevés que le précédent.

Cette revalorisation a conduit à la régularisation des honoraires calculés depuis le début de l’exercice, soit le 1er janvier de l’année représentant une somme de plus de 300 €. Cela est-il légal ?

Réponse :

Soyons clairs, cette pratique est illégale et résulte d’une autre pratique tout aussi illégale.

Et pour cause, le contrat de syndic ne peut pas prévoir une date de prise d’effet rétroactive. Plus que cela, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le contrat peut prendre effet au minimum un jour franc après l’assemblée générale élective.

Malgré cela, de nombreux syndics prévoient, dans la résolution concernant l’élection du syndic, la notion de renouvellement de mandat en précisant que le nouveau contrat prendra effet le premier jour de l’année civile, permettant de recalculer rétroactivement les honoraires sur la base du nouveau montant, ce qui est tout simplement illégal.

Ainsi, pour répondre à votre question, il faudra corriger les comptes en prenant en considération le montant des honoraires du contrat en cours jusqu’à l’assemblée générale élective, et seulement pour les trimestres suivants prendre en considération les honoraires forfait de base prévu dans le nouveau contrat. Aucune régularisation ne doit être appliquée.

Dernier mot, il faut comprendre qu’il ne s’agit pas d’une prolongation de son mandat mais bien d’un renouvellement avec la présentation et la validation d’un nouveau contrat qui peut prévoir de nouvelles conditions et montant d’honoraires de forfait de base et de prestations supplémentaires, complémentaires et privatives.

Ainsi, au même titre que le syndic n’avait pas à procéder à une régularisation des honoraires lorsqu’il suivait un autre syndic, il n’a pas à le faire lorsqu’il est renouvelé dans son mandat avec la validation d’un nouveau contrat.

Réponse de l'expert
Action

La réponse de l’expert. Que faire concernant une facture vieille de 5 ans qui ne serait pas réglée ?

 

La réponse de l’expert.

Que faire concernant une facture vieille de 5 ans qui ne serait pas réglée ?

 

Le problème que nous recontrons concerne une facture de KONÉ en date du 21/11/2010, d’un montant de 1317,05 €, correspondant au contrat d'entretien des portes de parking.  KONE dit que cette facture n'a pas été payée par notre ancien syndic et en réclame le paiement. Or cette facture apparaît, dans le relevé des dépenses pour l'exercice comptable (1er/7/2010-30/6/2011).

Nous avons depuis changé de syndic. Le comptable de notre syndic actuel (ADB Consulting) m'a fait la réponse suivante : "une facture apparaissant dans le relevé des dépenses n'est pas forcément réglée, ce qui est le cas pour cette facture."

 

  • Questions :

 

- Pour quelle raison cette affaire ressort 5 ans après ? N'y a-t-il pas un délai ?

- Comment faire pour être certain que cette facture n'a pas déjà été réglée ?

- N'est-ce pas l’ancien syndic qui est responsable ?

- Et autre question : comment s'assurer, en contrôlant les comptes, que les factures ont réellement été réglées ?

Je vous remercie par avance de bien vouloir nous conseiller ».

 

 

  • La réponse de l’expert

 

Il convient de bien comprendre que la comptabilité des copropriétés est une comptabilité d’engagement qui constate des charges et des produits, lesquels sont ensuite réglées ou reçues, et qui deviennent donc des dépenses et des recettes.

 

Autrement dit un relevé général de dépenses est en réalité (du point de vue comptable) un relevé général de charges : ce sont les factures qui sont portées sur ce relevé,

 

comptabilisées au moment de leur arrivée chez le syndic (ou comptabilisées par anticipation pour les factures de fin d’exercice non encore parvenues au dernier jour de l’exercice). On parle alors « d’engagement ».

 

Le paiement des factures est indépendant de leur engagement, aussi il faut bien comprendre que le relevé général des dépenses présente des factures, payées ou non.

 

Le paiement se constate dans le grand livre, quand le fournisseur est payé à travers le compte fournisseur et le compte bancaire de la Copropriété.

 

Il n’est pas rare de découvrir, notamment lors d’un changement de syndic, des factures restées impayées.  Leur paiement reste dû, indépendamment du syndic en place.

 

Il arrive aussi que des fournisseurs ressortent de « vieilles » factures, datant de plusieurs années, au motif qu’elles sont demeurées impayées. Il faut en ce cas être très vigilant et vérifier que ladite facture n’a pas déjà été comptabilisée. En effet, une facture impayée ne doit pas être engagée en charge une seconde fois (ce qui reviendrait in fine à la payer deux fois).

 

Attention, une relance n’est pas une facture et ne doit pas être considérée comme une charge, laquelle a déjà été comptabilisée : seul le paiement reste à effectuer.

 

Il existe toutefois un délai de prescription, qui est de cinq ans (articles 2224 du Code civil et L. 110-4 du Code de commerce) : passé ce délai, la facture n’est plus exigible et son paiement peut ne plus intervenir.

 

Ce délai est connu des fournisseurs qui vérifient juste à temps les factures restées impayées pour être dans le délai d’exigibilité. C’est la raison pour laquelle cette « affaire » ressort 5 ans après.

 

Pour savoir si une « vieille » facture qui ressort de l’oubli a été ou non payée, il faut regarder le compte du fournisseur dans le(s) grand(s) livre(s) à partir de la date de la facture : ses créances et les paiements apparaissent.

 

Il est rappelé que le conseil syndical a accès à tous les documents, y compris aux grands livres.

 

Si un syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et doit payer les factures exigibles, il doit aussi assumer les conséquences de ses erreurs éventuelles : ainsi des pénalités de retard de paiement éventuelles seraient à sa charge. Mais une facture impayée reste à payer par le client, à savoir le syndicat des copropriétaires, quand bien même elle aurait transité par plusieurs syndics : on ne peut pas demander à un syndic de payer à la place du syndicat des copropriétaires ce que ce dernier aurait dû payer.

 

Terminons en rappelant que l’ARC permet à ses adhérents collectifs (les conseils syndicaux) de rencontrer un contrôleur de comptes et de gestion sur rendez-vous afin de répondre précisément à ce genre de questions : l’adhérent apporte les documents comptables et obtient les réponses à ses questions lors de l’entretien qui se déroule au siège de l’ARC à Paris. Il s’agit du service d’aide à l’analyse des documents comptables : www.arc-copro.com/q5ge

Réponse de l'expert

Mots clés associés

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Est-ce que le recouvrement des impayés sera bloqué si l’assemblée générale n’approuve pas les comptes ?

Est-ce que le recouvrement des impayés sera bloqué si l’assemblée générale n’approuve pas les comptes ?

 

Question : en cas de comptes non approuvés, mon syndic me dit que le recouvrement des impayés n’est pas possible, est-ce vrai ?

 

 

 

En théorie, cela n’est pas vrai, car les appels de fonds des charges courantes de l’année en cours sont basés sur le budget prévisionnel approuvé lors de l’assemblée générale ordinaire du précédent exercice (ou de l’exercice en cours lorsque le budget prévisionnel est réactualisé).

 

En conséquence, ces charges sont exigibles (généralement au premier jour de chaque trimestre, sauf si l’assemblée générale ou le règlement de copropriété en a décidé autrement).

 

Les charges devenues exigibles doivent être réglées, à défaut de quoi une procédure judiciaire peut immédiatement être engagée.

 

La procédure de « déchéance du terme » en est le parfait exemple. Introduite par l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965, cette procédure permet de condamner, à l’avance, un débiteur au paiement de toutes les charges à venir de l’année en cours (charges approuvées dans le cadre du budget prévisionnel) dès la première échéance de retard. En effet ces charges sont connues suite à l’approbation du budget prévisionnel par l’assemblée générale. Cette procédure permet donc, si le juge le décide, de réclamer des charges déjà connues avant leur date d’exigibilité (déchéance du terme de l’exigibilité).

 

Or l’approbation ou non des comptes ne remet pas en question l’approbation du budget prévisionnel. L’approbation des comptes déterminera cependant si la régularisation des charges est ou non exigible.

 

Cet appel de régularisation (part résiduelle entre les charges prévisionnelles et réelles) ne sera pas exigible tant que l’assemblée générale n’aura pas approuvé les comptes. La quote-part de régularisation des charges ne pourra donc être ni appelée, ni recouvrée sans que les comptes de l’exercice clos n’aient été approuvés.  

 

Dans la réalité, la non-approbation des comptes par l’assemblée générale suscite la réflexion du juge, l’amenant parfois à conclure que la non-approbation des comptes est un problème de gestion qui impacte l’ensemble des charges, et bien que l’ensemble des charges prévisionnelles aient été approuvées en assemblée générale, certains juges hésitent parfois à condamner un débiteur à leur paiement en cas de non-approbation des comptes. C’est ainsi que le juge peut être amené à rejeter certaines demandes des syndicats de copropriétaires en cas de comptes non approuvés.

Ainsi, pour éviter que le juge ne rejette une partie des charges réclamées à un débiteur, le dossier d’assignation doit être particulièrement bien préparé avec l’avocat par le syndic, assisté du conseil syndical, en cas de comptes non approuvés.

 

Conclusions :

  • Si les impayés sont importants, rien ne doit justifier que le syndic n’engage pas les actions de recouvrement adaptées.
  • La présence d’impayés sur la copropriété ne doit pas non plus permettre à certains syndics de « forcer la main » aux copropriétaires pour approuver des comptes qui n’auraient pas été corrigés par le syndic conformément aux demandes du conseil syndical.

 

 

 

Réponse de l'expert

Mots clés associés

charges - recouvrement
compte - approbation
charges - impayés
déchéance du terme
charges - régularisation
traitement des impayés