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Un syndic « bénévole » ou « non-professionnel » doit-il être désigné sur la base d’un contrat de syndic?
QUESTION :
Depuis cinq ans j’occupe les fonctions de président du conseil syndical, je souhaite désormais présenter ma candidature pour assurer les fonctions de syndic non-professionnel.
Suis-je tenu de présenter à la prochaine assemblée générale un contrat de syndic au même titre qu’un professionnel, qui doit respecter celui défini par le décret du 26 mars 2015 modifié par le décret du 2 juillet 2020 ?
Un syndic non-professionnel (ou bénévole) est une unique personne (physique ou morale) devant être désignée par l’assemblée générale.
Cela peut être :
- une personne physique, à partir du moment où elle est copropriétaire dans la copropriété, et ce même si elle n’est propriétaire que d’une cave ou d’un parking.
- une personnalité morale (société commerciale, société civile immobilière, indivision) si celle-ci est aussi propriétaire dans l’immeuble. Ce sera le représentant légal de cette personne morale – gérant ou mandataire - qui exercera la fonction de syndic.
L’une des questions revenant régulièrement est de savoir si ce syndic, doit être désigné sur la base d’un contrat de syndic devant être joint à la convocation d’assemblée générale ou non.
Si auparavant des doutes pouvaient être émis, depuis l’ordonnance du 30 octobre 2019, les choses sont claires. Cette obligation est en fonction de l’indemnisation (et/ou rémunération) ou non du syndic copropriétaire.
- Cas du syndic non indemnisé : syndic bénévole
Si le copropriétaire exerce sa fonction de syndic « gratuitement », on parle alors véritablement de « syndic bénévole ».
Dans ce cas, l’ordonnance du 30 octobre 2019 est effectivement venue modifier la loi du 10 juillet 1965 en venant inclure à l’Article 18-1 A la clause suivante en point IV « Les dispositions du présent article ne s'appliquent pas lorsque le syndic n'est pas rémunéré. Celui-ci peut néanmoins proposer à l'assemblée générale un contrat de syndic conforme au contrat type. »
Ainsi en cas de gestion véritablement bénévole, la présentation du contrat est optionnelle, sachant que la durée du mandat, les dates de début et de fin de mandat sont de toute façon déterminées lors de l’assemblée générale et reprises dans le procès-verbal comme ci-après :
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Question : ÉLECTION DU SYNDIC ET DURÉE DE SON MANDAT (Article 25, le cas échéant 25-1) Projet de Résolution : L’Assemblée Générale, après avoir délibéré, désigne M. ou Mme X, copropriétaire du lot n°(…..) en tant que syndic non professionnel. L’Assemblée Générale fixe la durée de son mandat à xx mois, avec une date d’effet le xx/xx/20xx (date de la présente Assemblée Générale) pour se terminer le xx-1/xx/20xx, ou avant cette date, le jour de l’Assemblée Générale qui désignera à nouveau le syndic. L’assemblée générale mandate le président de séance pour signer le contrat de syndic. |
- Cas du syndic indemnisé et/ou rémunéré : syndic non professionnel
Par contre, si le copropriétaire exerçant la fonction de syndic est indemnisé ou rémunéré, on ne parle plus de syndic bénévole, mais plutôt de syndic non-professionnel.
Dans ce cas, il doit obligatoirement être élu sur la base d’un contrat de syndic-non professionnel devant être joint en annexe de la convocation d’assemblée générale.
Effectivement, l’article 29 du décret du 17 mars 1967 (modifié par le décret du 26 mars 2015) précise que « Le contrat de mandat du syndic fixe sa durée et précise ses dates calendaires de prise d'effet et d'échéance, ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic […]. »
En ce sens, seules les opérations identifiées dans le contrat comme facturables pourront l’être. Les autres ne pourront faire l’objet d’aucune facturation complémentaire. Ainsi, en cas de demande de rémunération (ou d’indemnisation), il est essentiel pour le copropriétaire postulant à la fonction de syndic de joindre à la convocation d’assemblée générale ce contrat type de syndic non professionnel, dûment complété.
Le montant de son indemnisation devra également être indiqué dans la rédaction de la résolution inscrite au PV en plus de la durée de son mandat, de la date de début et de fin de mandat, comme ci-après :
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Question : ÉLECTION DU SYNDIC ET DURÉE DE SON MANDAT (Article 25, le cas échéant 25-1) [Selon contrat de syndic non professionnel joint.] Projet de Résolution : L’Assemblée Générale, après avoir délibéré, désigne M. ou Mme X, copropriétaire du lot n°(…..) en tant que syndic non professionnel selon le contrat joint à la convocation avec : - une indemnité de défraiement de xxx € pour l’année 20../20.. - une rémunération forfaitaire de xxx € pour l’année 20../20.. L’Assemblée Générale fixe la durée de son mandat à xx mois, avec une date d’effet le xx/xx/20xx (date de la présente Assemblée Générale) pour se terminer le xx/xx/20xx, ou avant cette date, le jour de l’Assemblée Générale qui désignera à nouveau le syndic. L’assemblée générale mandate le président de séance pour signer le contrat de syndic. |
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Notre conseil Malgré cette souplesse rendue par l’ordonnance du 30 octobre 2019, nous conseillons vivement qu’un contrat de syndic non professionnel soit présenté, même si le syndic bénévole n’est pas indemnisé. Détailler la mission du syndic non professionnel permet en effet de :
Par ailleurs, il faut savoir que dans le cadre de l’immatriculation de la copropriété, les services de l’ANAH demandent copie du contrat de syndic sur la base duquel il a été élu. Ne pas avoir de contrat peut ainsi bloquer ces démarches administratives obligatoires pour toutes les copropriétés depuis 31/12/2018. |
En annexe du présent article, vous trouverez le modèle de contrat de syndic non professionnel prévu par décret, ainsi qu’une fiche explicative pour vous aider à le compléter.
En cas de difficultés, n’hésitez pas à contacter notre Pôle syndics non-professionnels au 01.40.30.42.82. ou par mail à l’adresse suivante : syndicnonpro@arc-copro.fr .
Le conseil syndical est-il tenu d’élire un président en son sein ?
Question :
Afin d’éviter des conflits internes au sein du conseil syndical, la majorité des membres ont décidé de ne pas élire en assemblée générale un président. Considérez-vous notre approche judicieuse ?
Réponse :
Votre question suscite une analyse juridique, stratégique et sociale.
En effet, je tiens tout d’abord à vous indiquer que l’élection du président du conseil syndical ne se vote pas en assemblée générale des copropriétaires, mais bien dans le cadre d’une réunion spécifique du conseil syndical.
Et pour cause, le président représente le conseil syndical et non le syndicat des copropriétaires ni même l’assemblée générale.
Ce sont donc les seuls conseillers syndicaux élus qui doivent à leur tour élire un président en leur sein.
Conformément au parallélisme des formes, c’est également le conseil syndical qui peut révoquer le président de ses fonctions à tout moment.
Dans ce cas, il restera membre du conseil syndical, puisque son élection émane d’un vote de l’assemblée générale, mais perdra son statut de président du conseil syndical.
Ce point est important, car le conseil syndical n’est pas tenu de manière définitive par l’élection de son président.
Si ce dernier « ne fait pas l’affaire », il reste révocable à tout moment en procédant à l’élection d’un nouveau président du conseil syndical qui vaudra révocation de l’ancien.
Compte tenu du fait qu’il n’existe pas de règle légale, la révocation du président pourra également être validée par un vote lors d’une réunion du conseil syndical.
La règle à retenir est qu’il faudra réunir la même majorité pour la nomination et la révocation du président.
Par conséquent, l’élection du président du conseil syndical n’est pas risquée, puisqu’en cas d’abus de ce dernier, les membres peuvent « corriger le tir».
Par ailleurs, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le conseil syndical élit un président.
On peut donc considérer que la loi qui cite des dispositions impératives impose d’élire un président.
Ceci étant dit, aucune sanction n’est assortie, impliquant qu’il s’agit dans les faits plus d’une recommandation légale que d’une exigence.
La vraie sanction est que dans les faits la copropriété et le conseil syndical se privent de pouvoirs et de contrepouvoirs importants, notamment à l’égard du syndic en place.
Et pour cause, la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 donnent des prérogatives importantes au seul président du conseil syndical.
C’est lui qui peut engager une action à l’égard du syndic en place, c’est lui qui peut réclamer judiciairement les pénalités de retard en cas de refus à remettre les documents demandés par le conseil syndical, ou encore c’est lui qui peut convoquer une assemblée générale.
Ainsi, nous vous encourageons à nommer un président et à rester vigilant s’il abuse de ses fonctions.
Ceci étant dit, c’est votre copropriété, c’est donc à vous de décider !
En tant que bailleur, mon locataire souhaite consulter les charges de la copropriété imputées sur l’exercice. En a-t-il le droit ?
Question :
Nous venons de recevoir la convocation à notre prochaine assemblée générale. Mon locataire m’a demandé s’il pouvait consulter les justificatifs de charges de copropriété directement chez le syndic, dans le cadre de la régularisation annuelle des charges locatives récupérables. Est-ce possible ?
Réponse de l’expert :
La convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et à les approuver doit rappeler les modalités de consultation par les copropriétaires, des pièces justificatives des charges auprès du syndic (article 9 du décret 17 mars 1967). Les jours, lieu et heures de consultation de ces justificatifs doivent aussi être mentionnés sur la convocation à l’assemblée.
En effet, pendant la période s’écoulant entre la convocation à l’assemblée générale et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété (factures, contrats de maintenance, d’entretien, de fournitures et d’assurance ainsi que les justificatifs des indemnités assurance…) sont tenues à la disposition des copropriétaires par le syndic, au moins un jour ouvré (art 9-1 décret 17 mars 1967).
Le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges (art 18-1 loi 10 juillet 1965) doivent être tenus à disposition des copropriétaires.
Il peut s’agir de documents originaux ou de copies et le copropriétaire peut en obtenir une photocopie, à ses frais.
Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 qui a modifié l’article 9-1 du décret 17 mars 1967, permet dorénavant au copropriétaire d'être accompagné de son locataire ou d'autoriser celui-ci à consulter à sa place les pièces justificatives des charges récupérables. Ces charges récupérables sont précisées par le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui en fixe la liste, et concernent essentiellement les dépenses d’entretien courant, hors travaux.
Cette nouvelle faculté doit être rapprochée du fait qu’au moins une fois par an, les provisions pour charges payées par le locataire doivent faire l’objet d’une régularisation annuelle (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Le bailleur doit effectivement justifier auprès de son locataire le montant qu’il a réellement payé pour son compte durant l’année.
Avant cette possibilité faite au locataire de consulter les contrats et les factures, les pièces produites par le bailleur comme justificatifs étaient souvent le relevé général des dépenses de la copropriété et la régularisation des charges du bailleur, avec les sommes récupérables qui sont souvent précisées par le syndic.
En conséquence, votre locataire est en droit de consulter les pièces justifiant les charges qu’il a payées par provision sans aucune opposition possible du syndic, mais uniquement ces charges.
En tant que copropriétaire, ai-je le droit de demander l’inscription à l’ordre du jour d’une question ?
Question :
En tant que copropriétaire, je souhaite inscrire une question à l’ordre du jour de l’assemblée générale, toutefois le président du conseil syndical me dit que je ne dispose d’aucun droit car seuls les membres du conseil syndical ont ce pouvoir, est-ce vrai ?
Réponse :
A titre liminaire, rappelons que l’assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l’ordre du jour. Aussi, pour faire l’objet d’un vote la question doit préalablement être inscrite à l’ordre du jour.
Rentrons désormais dans le vif du sujet, en rappelant les termes de l’article 10 du décret du 17 mars 1967: « à tout moment un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale ».
Autrement dit, en tant que copropriétaire vous êtes en droit de demander au syndic l’inscription à l’ordre du jour d’une question.
Plus encore, le syndic doit rappeler d’une part cette possibilité sur les appels de fonds qu’il adresse aux copropriétaires. Par ailleurs, il est fait obligation au syndic d’informer par voie d’affichage dans un délai raisonnable avant l’envoi de la convocation, la possibilité offerte à tout copropriétaire d’inscrire à l’ordre du jour une ou des questions pour la prochaine assemblée générale.
Cependant, pour que votre demande d’inscription soit prise en compte il faut respecter un formalisme édicté par ce même article.
En effet, il est mentionné à l’article 10 alinéa 3 « le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l’inscription d’une question à l’ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande, le projet de résolution lorsque cette notification est requise en application des 7° et 8° du I de l’article 11. Lorsque le projet de résolution porte sur l’application du e du II de l’article 24 et du b de l’article 25 de la loi, il est accompagné d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux ».
En d’autres termes, si vous souhaitez inscrire une question à l’ordre du jour, il faudra le faire par lettre recommandée avec accusé de réception.
En plus de la question, devra être mentionnée la résolution pour toutes les décisions notamment qui se prennent à la majorité de l’article 25 et 26 et celles mentionnées au 24II de la loi du 10 juillet 1965.
Ainsi, si toutes ces formalités sont remplies, le syndic aura l’obligation d’inscrire cette question à l’ordre du jour de l’assemblée générale, sans en juger l’utilité ni l’opportunité.
Il existe toutefois, une limite pour que votre question soit inscrite à l’ordre du jour, le syndic ne doit pas la recevoir tardivement. En effet, si le syndic reçoit votre question alors que les convocations sont sur le point d’être envoyées, votre demande sera alors prise en compte pour la prochaine assemblée générale.
N’oubliez pas de joindre les documents essentiels et nécessaires pour la prise de décision, sinon la question sera bien inscrite à l’ordre du jour, mais la résolution encourra la nullité. Il en va ainsi par exemple, si vous demandez l’inscription de la désignation d’un nouveau syndic vous devez joindre le contrat de ce candidat.
Devons-nous obligatoirement tenir l’assemblée générale dans les six mois de la clôture des comptes ?
Question :
Suite à la covid-19 nous avons tenu notre assemblée générale approuvant les comptes de 2019 en novembre 2020, habituellement notre assemblée générale se tient en mai-juin, sommes-nous obligés cette année de la tenir à cette date-là ?
Réponse :
La crise sanitaire a bouleversé la tenue des assemblées générales tant dans sa forme que dans ses dates. En effet, suite aux ordonnances successives, des délais dérogatoires ont été accordés pour tenir les assemblées générales entrainant un chamboulement dans les dates de la tenue des assemblées générales.
Conformément à l’article 7 du décret du 1967, il est tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale.
En application de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, il est prévu que l’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.
En conséquence, ces textes prévoient une date limite pour la tenue de l’assemblée générale. Toutefois, un arrêt de la Cour d’appel du 05 décembre 2012 n° 10/23732 a jugé que ce délai de six mois n’était pas prescrit à peine de nullité de votre assemblée générale.
Ainsi, si votre clôture des comptes est fixée au 31 décembre de chaque année, votre assemblée générale appelée à voter sur le budget prévisionnel devrait se tenir au plus tard au 30 juin de l’année suivante.
Ceci étant dit, il n’y a pas de sanction légale si vous tenez votre assemblée générale au 30 septembre. Cependant, dans ce cas, il faudra être vigilant sur deux points importants :
-La date d’échéance du contrat de votre syndic. En effet, c’est le syndic qui par principe convoque l’assemblée générale (article 7 du décret du 17 mars 1967), le syndic doit disposer d’un mandat en cours de validité pour être habilité à convoquer l’assemblée générale, à défaut l’assemblée générale encourt une annulation en justice (civ.3. 12 septembre 2006 n°05-15.987).
Ainsi, votre syndic peut être tenu par sa date d’échéance de son contrat
-La nécessité de voter le budget prévisionnel de l’année suivante.