Que contient l’annexe 1, état financier après répartition ? (émission vidéo)
Avant l’assemblée générale, le conseil syndical a une mission de contrôle en ce qui concerne la comptabilité.
Madame Laurence VILSALMON, experte en comptabilité de copropriété auprès des syndics bénévoles, pouvez-vous nous en dire plus sur l’annexe 1 ?
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L’annexe 1 est le bilan de la copropriété. C’est l’état financier établit au dernier jour de l’exercice comptable. Elle doit obligatoirement être présentée après répartition du résultat de l’exercice clos.
Pouvez-vous nous en dire plus sur cet état financier ?
On peut distinguer deux principales parties dans cette annexe comptable :
- En partie haute : l’état financier
- En partie basse : l’état des dettes et des créances
En premier lieu, pouvez-vous nous expliquer la partie haute de l’annexe 1 ?
En haut à gauche de l’annexe 1, vous retrouvez la trésorerie de l’immeuble, c’est-à-dire la disponibilité bancaire du syndicat des copropriétaires.
- En compte 50, « fonds placés ».
Cela regroupe tous les fonds placés sur un compte rémunéré par exemple sur un Livret A. Les sommes relatives au fonds travaux doivent ainsi y être obligatoirement placées.
- En compte 512, « banque ou fonds en banque ».
Nous trouvons les sommes disponibles sur le compte courant de la copropriété.
- Parfois, nous retrouvons un troisième compte, le compte 53 qui concerne la « caisse », des sommes liquides disponibles.
En haut à droite de l’annexe 1, vous retrouvez les provisions ou avances.
- En compte 102, « provisions pour travaux ».
Ce sont les provisions appelées auprès des copropriétaires pour financer des travaux. Ces travaux ont été votés en assemblée générale mais n’ont pas encore débuté.
- En compte 103 100, « avance de trésorerie ».
Elle pallie un éventuel défaut de trésorerie et permet au syndic d’avoir ponctuellement la trésorerie suffisante pour payer les fournisseurs en cas d’impayés de charges de la part d’un ou plusieurs copropriétaires.
Celle-ci ne peut légalement dépasser 1/6ème du budget prévisionnel de l’année en cours. Il est donc parfois nécessaire de la réajuster.
- En compte 103 200, « avance travaux ».
C’est une « cagnotte » pour des travaux futurs non déterminés. Elle pourra permettre de financer une partie des travaux votés en assemblée générale le moment venu.
- En compte 103 300, « autres avances ».
On y retrouve par exemple, l’avance de solidarité. Cette avance est mise en place en cas d’impayés de charges important.
- En compte 105, « fond de travaux ».
Le fond travaux est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour toutes les copropriétés de plus de 10 lots, tout usage confondu, c’est-à-dire appartement, cave, parking. En dessous de 10 lots, une dispense est possible si elle est décidée à l’unanimité.
Ce fonds travaux est obligatoirement constitué selon la clé générale à hauteur minimum de 5 % du budget prévisionnel.
Comme l’avance travaux, il s’agit d’une « épargne » pour des travaux futurs non déterminés qui pourra permettre de financer une partie des travaux votés en assemblée générale le moment venu.
Mais attention, à la différence de l’avance travaux, le fonds travaux n’est pas remboursable en cas de mutation, il est attaché aux lots. Il faudra donc le prendre en compte dans le cadre de la convention de vente établie par le notaire.
Les règlements du fonds travaux sont obligatoirement placés sur un compte rémunéré. On retrouve donc son montant dans le compte 50 « fonds placés ».
- En compte 12, « solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles ».
Le compte 12 reprend le solde des campagnes travaux ou opérations exceptionnelles (procédure par exemple) non terminées à la date de clôture de l’exercice comptable, donc qui n’a pas encore été réparti. On retrouve le détail de ces comptes en annexe 5. Le solde de l’annexe 5 devra être égal au solde du compte 12.
Qu’en est-il maintenant de la partie basse de l’annexe 1 que vous appelez « état des dettes et des créances » ?
En bas à droite de l’annexe 1, nous retrouvons toutes les dettes du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire toutes les sommes dues par le syndicat aux tiers (copropriétaires, fournisseurs, etc.)
Plus précisément, on y retrouve :
- En compte 450 « Copropriétaires, excédents versés ».
Il s’agit du solde des copropriétaires créditeurs après répartition.
- En compte 40 « Fournisseurs ».
C’est le montant des dettes que le syndicat des copropriétaires aurait vis-à-vis de ses fournisseurs à la date d’arrêté des comptes.
- En compte 42 à 44 « Organismes sociaux ».
Ce sont les organismes tels que l’URSSAF, les impôts, etc. Il s’agit également de dettes du syndicat.
- En compte 46 « Créditeurs divers ».
Il faut être vigilant sur ce compte. Ce compte peut effectivement « cacher » le solde de comptes de copropriétaires vendeurs créditeurs, copropriétaires partis « ayant vendu » et à qui la copropriété devrait toujours une somme qui normalement devrait être remboursée.
- En compte 47 « Comptes d’attente ».
Ce compte doit également retenir toute votre attention. En fin d’exercice, ces comptes doivent êtres soldés ou justifiés ligne par ligne par le syndic.
- En compte 48 « Comptes de régularisation ».
Nous pouvons y retrouver des produits qui ne concernent pas l’exercice.
En bas à gauche de l’annexe 1, nous retrouvons les créances du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire les sommes que doivent les tiers à ce dernier.
- En compte 450 « Copropriétaires – sommes exigibles restant à recevoir » et compte 459 « Copropriétaires – créances douteuses ».
Ce sont des sommes dues par les copropriétaires.
- En compte 46 « Débiteurs divers ».
Et nous retrouvons toujours les comptes 47 « compte d’attente » débiteurs et les comptes 48 « compte de régularisation », qui peut être par exemple une prime d’assurance qui ne concerne pas l’exercice considéré.
Avec l’annexe 1, sommes-nous capable de voir si une copropriété est en difficulté ?
Oui, en regardant le solde bancaire qui correspond à la trésorerie de l’immeuble, vous êtes à même de voir s’il y a des difficultés.
Il en va de même si des fournisseurs ne sont pas payés (en bas, à droite).
Bien entendu, le taux d’impayés (copropriétaires débiteurs) est également significatif de difficultés.
Cette analyse est donc facilement réalisable.
En conclusion, l’annexe 1 :
- est une pièce importante à exploiter ;
- permet de connaître la situation financière de sa copropriété ;
- doit être équilibrée (total des sommes au débit égal au total des sommes au crédit) ;
- doit être OBLIGATOIREMENT présentée après répartition et être accompagnée de la liste des soldes de tous les copropriétaires toujours après répartition.
Pour aller plus loin
https://arc-copro.fr/ouvrages/savoir-lire-et-exploiter-les-cinq-annexes-comptables.html
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https://arc-copro.fr/documentation/quoi-correspondent-les-pieces-jointes-aux-cinq-annexes-comptables
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