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En quoi consiste la mise à jour des données de l’immatriculation ? (émission vidéo)
Suite à la loi ALUR du 24 mars 2014, les copropriétés à usage total ou partiel d’habitation ont l'obligation d'être immatriculées quel que soit le nombre de lots ou le mode de gestion (professionnelle ou non).
Madame GUIHARD, responsable du Pôle Syndics Bénévoles de l’ARC, pouvez-vous nous rappeler l’origine de cette nouvelle obligation pour les syndics ?
Cette immatriculation a pour but de faciliter la connaissance de l'état des copropriétés et prévenir l’apparition de dysfonctionnements. Cela permet aussi d'accéder à des statistiques et à un annuaire des copropriétés.
L’ensemble des copropriétés devait être immatriculé avant le 31 décembre 2018 mais ces délais ont été reportés. Les syndics peuvent donc toujours procéder à cette immatriculation.
Pour immatriculer une copropriété, le syndic doit donner des informations administratives, financières et techniques sur la copropriété, ces informations doivent-elles être mises à jour ?
Oui, les obligations du syndic ne se résument pas à l’immatriculation initiale.
Chaque année, il doit actualiser les informations détenues dans le registre.
C’est l’article R711 du Code de la construction et de l’habitation qui le précise.
En pratique, comment le syndic doit-il procéder ?
C’est simple et cela prend cinq minutes.
Le syndic doit tout simplement aller sur son compte de télé déclarant et se rendre sur l’onglet mise à jour annuelle.
Il pourra alors procéder à toutes les modifications nécessaires et notamment actualiser les données financières. Pour le renouvellement ou le changement de syndic, une manipulation spécifique est nécessaire.
Y a-t-il des délais à respecter ?
La mise à jour des données financières doit être faite dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.
Par exemple, si l’assemblée générale approuvant les comptes arrêtés au 31 décembre 2018 se tient le 18 mai 2019, la mise à jour doit être effectuée avant le 18 juillet de la même année.
Les syndics facturent l’immatriculation, est-ce qu’ils peuvent facturer également cette mise à jour chaque année ?
Certains syndics professionnels ont exagéré sur la facturation de la prestation d’immatriculation. Heureusement, il est strictement interdit pour eux de facturer la prestation de mise à jour annuelle qui n’est d’ailleurs pas prévue au contrat type.
Que se passe-t-il si la copropriété n’est pas immatriculée ou si les données ne sont pas mises à jour ?
A l’heure actuelle, les pénalités initialement prévues (20 euros par lot de copropriété et par semaine de retard suite à une mise en demeure de l’ANAH ou d’un copropriétaire) ne sont pas encore en application. Par contre cela empêche le syndicat de bénéficier de subventions.
En cas de difficultés pour un syndic bénévole, est-ce que l’ARC propose une assistance ?
Bien entendu, nous sommes toujours là pour aider nos adhérents syndics non professionnels.
Ils ne doivent pas hésiter à contacter notre pôle qui leur est entièrement dédié.
En résumé :
- La mise à jour annuelle des données financières est obligatoire.
- Elle doit être faite dans les deux mois suivants l’approbation des comptes en assemblée générale.
- Elle est effectuée par le syndic qui ne peut facturer cette prestation.
Nos recommandations : - Vérifier que le syndic n’a pas facturé d’honoraires supplémentaires pour cette prestation.
- Réclamer la fiche synthétique de l’immeuble.
- Vérifier si les informations sont conformes à la réalité.
Pour aller plus loin :
https://arc-copro.fr/ouvrages/la-cle-du-syndic-benevole.html
https://arc-copro.fr/ouvrages/etre-syndic-de-sa-copropriete-avec-larc.html
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Syndics bénévoles : vos nouvelles obligations administratives à partir de 2017 (immatriculation et fiche synthétique)
https://arc-copro.fr/documentation/syndics-benevoles-vos-nouvelles-obligations-administratives-partir-de-2017
Syndics bénévoles attention ! Immatriculation de votre copropriété, n’oubliez pas la mise à jour annuelle !
https://arc-copro.fr/documentation/syndics-benevoles-attention-immatriculation-de-votre-copropriete-noubliez-pas-la-mise
La déclaration de changement de syndic sur le registre de l’immatriculation par le syndic sortant
https://arc-copro.fr/documentation/la-declaration-de-changement-de-syndic-sur-le-registre-de-limmatriculation-par-le
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Comment mettre en œuvre un prêt collectif en copropriété ? (émission vidéo)
Devant la difficulté à obtenir des prêts collectifs et pour répondre aux questions des copropriétaires à ce sujet, nous avons fait appel à Madame Noémie FITOUSSI de la société Energie Pulse, partenaire de l’ARC, consultante pour toutes les questions relevant de l’ingénierie financière.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un prêt collectif ?
Le prêt collectif est un prêt souscrit par le syndicat des copropriétaires pour financer des travaux sur les parties communes et les parties privatives d’intérêt collectif.
Ce prêt est voté en assemblée générale.
Le dossier de demande est constitué par le syndic au nom des copropriétaires qui souhaitent y adhérer.
Toutes les banques proposent-elles ces prêts collectifs aux syndicats des copropriétaireaas ?
Les banques se positionnant sur le créneau des prêts collectifs sont peu nombreuses.
On compte Domofinances et la Caisse d’Epargne Ile-de-France qui a récemment absorbée l’activité du Crédit Foncier dans ce domaine.
Qui met en place le prêt collectif et comment cela se passe-t-il ?
C’est le syndic qui est en charge de la mise en place de ce prêt collectif. Il va proposer des résolutions spécifiques en fonction des banques en assemblée générale en même temps que le vote des travaux.
Les offres de prêt doivent être jointes en annexe de la convocation.
C’est le syndic qui va constituer le dossier administratif de demande de prêt, déposer la demande auprès de la banque et la signer.
Tous les copropriétaires sont-ils obligés de participer au prêt collectif ?
Non. Après le vote des travaux en assemblée générale, le syndic procède au recensement des copropriétaires intéressés par le prêt.
Un dossier simple doit être constitué : un bulletin d’adhésion, la photocopie d’une pièce d’identité et un mandat de prélèvement. Pour en bénéficier, le copropriétaire doit être à jour du paiement de ses charges et ne pas être inscrit au fichier de la Banque de France.
Le grand intérêt de ce prêt est sa facilité d’accès notamment sans condition d’âge.
Que se passe-t-il si un copropriétaire vend son lot une fois le prêt souscrit ?
En cas de mutation, le prêt doit être remboursé en totalité. Il peut éventuellement être repris par l’acquéreur mais cela nécessitera l’accord de la banque et de la caution.
Que se passe-t-il si un copropriétaire ne rembourse pas les sommes empruntées? Les autres copropriétaires doivent-ils payer à sa place ?
Non, la loi oblige les banques à mettre en place une caution lorsqu’elles proposent un prêt collectif.
Le rôle de la caution est de couvrir le risque d’un défaut de remboursement d’un copropriétaire.
Lorsqu’un copropriétaire cesse de payer ses échéances de remboursement, la caution va rembourser la banque à sa place et se retourner contre le copropriétaire défaillant.
En résumé :
- Obtenir un prêt collectif n’est pas si simple.
- Il est important de se renseigner en amont et de se faire accompagner.
- Il est possible d’adhérer de manière individuelle.
- Le projet de prêt collectif doit être soumis à la décision de l’assemblée générale.
- Il n’y a pas de solidarité collective en cas d’impayés, chaque copropriétaire est responsable.
Nos recommandations :
- Bien définir les besoins en travaux à financer par le prêt collectif.
- Consulter les sociétés bancaires afin de disposer des tarifs en vigueur et les plus compétitifs.
- Organiser des réunions d’information au sein de la copropriété.
Pour aller plus loin :
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Le décret sur le prêt collectif est (enfin) paru
https://arc-copro.fr/documentation/le-d-cret-sur-le-pr-t-collectif-est-enfin-paru
" Prêt Collectif "
https://arc-copro.fr/node/15921
Souscription Emprunt
https://arc-copro.fr/node/16265
Quels travaux portant sur les parties privatives sont considérés d’intérêt collectif pour la copropriété ?
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Copropriétaire acquéreur : dois-je supporter la régularisation des consommations d’eau de mon vendeur ?
Question
En tant que président du conseil syndical je suis interpellé par un nouveau copropriétaire qui refuse de payer sa régularisation de charges au motif que le syndic lui a imputé les consommations d’eau de son copropriétaire vendeur, alors qu’il a acheté son lot il y a moins de trois mois.
Sa contestation est-elle légalement justifiée ? Si oui, comment régulariser la situation ?
Réponse
Votre question a fait couler beaucoup d’encre car si la règle de droit est claire et sans équivoque, elle peut paraître injuste.
Précisons tout d’abord ce que prévoit la réglementation.
L’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 prévoit trois dispositions qui sont :
« 1° Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ;
2° Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l'exigibilité ;
3° Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l'approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l'approbation des comptes. »
Ainsi, comme le prévoit le 3°, il revient au copropriétaire titulaire du lot qui participe à l’assemblée générale qui approuve les comptes de supporter ou de bénéficier du solde de l’exercice.
Ainsi, si celui-ci est positif, c’est-à-dire qu’il y a plus de produits que de charges, l’excédent est à son profit.
En revanche, s’il y a plus de charges que de produits, le déficit doit alors être supporté par le propriétaire du lot.
La conséquence de cette règle est que si l’acquisition d’un lot se fait un mois avant la tenue de l’assemblée générale, c’est le propriétaire de ce lot qui devra supporter la régularisation des charges et notamment celles liées aux consommations d’eau du copropriétaire vendeur, à partir du moment où des compteurs divisionnaires sont installés dans les logements et que le relevé a été réalisé.
Par conséquent, même si cette mesure peut sembler injuste, elle reste néanmoins réglementaire, ne permettant pas au copropriétaire acquéreur de refuser le paiement.
A la limite, il faut lui conseiller de se tourner vers le vendeur afin de négocier une prise en charge de la régularisation des charges.
Cette négociation doit rester étrangère à la copropriété en rappelant au copropriétaire débiteur de payer le plus rapidement possible la dette qui lui est exigible.
A défaut, des poursuites judiciaires en recouvrement seront engagées.
Je suis membre du conseil syndical et mon syndic refuse de me remettre les comptes de la copropriété : comment dois-je agir ?
Question
Je suis membre du conseil syndical et mon syndic refuse de me remettre les comptes de la copropriété au motif que j’agis en mon nom personnel et non dans le cadre de mon mandat.
Comment dois-je agir pour obtenir les documents réclamés afin d’assurer ma mission de contrôle du syndic ?
Réponse
Votre question est essentielle car beaucoup de conseillers syndicaux rencontrent ces mêmes difficultés devant faire face aux arguties de leur syndic.
Pour éviter cela, il est essentiel que le conseil syndical soit organisé afin que le syndic ne puisse refuser ou retarder la remise des documents réclamés par le conseil syndical.
Tout d’abord, la demande du conseil syndical doit être écrite et non orale, voire même en courrier recommandé actant la date de la demande.
Sur ce courrier devra figurer de manière claire les documents réclamés, ne pouvant se contenter du terme générique « les comptes de la copropriété », mais par exemple « le grand livre comptable de l’exercice 2019 allant du 1er janvier au 1er septembre 2019 » ou bien « les relevés bancaires allant du 1er janvier 2019 au 1er septembre 2019 », etc.
Ceci évacuera toute ambiguïté sur l’objet de la demande.
Par ailleurs, conformément à l’article 26 du décret du 17 mars 1967, le conseil syndical peut désigner un des membres du conseil syndical pour assurer la mission de contrôle des comptes.
Le courrier devra préciser cette information en faisant figurer noir sur blanc votre nom comme ayant un mandat exprès du conseil syndical.
Enfin, le courrier devra préciser que depuis le 23 mai 2019, des pénalités de 15 euros par jour de retard s’appliquent au-delà d’un mois à compter de la demande du conseil syndical qui ne serait pas suivie d’effet.
Ces pénalités s’appliquent sur les honoraires de base du syndic. Cette disposition résulte de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ELAN.
Après avoir fait cette présentation il est probable que le syndic cède et remette les documents réclamés.
Si malgré tout papi fait de la résistance, saisissez-nous, on vous paiera l’action judiciaire pour que le syndic soit condamné à payer les pénalités et surtout à vous remettre les documents réclamés.
Bon courage !
Peut-on annuler une résolution votée en assemblée générale et devenue définitive ?
Question
Nous avions voté la pose de caméras de vidéosurveillance il y a deux ans en assemblée générale suite à des dégradations dans les parties communes. Aujourd’hui, ces travaux ne sont toujours pas exécutés et l’utilité de ces caméras est remise en cause au vu de la pose d’une porte d’entrée plus sécurisée entre-temps.
Comment puis-je annuler cette décision prise il y a deux ans et obtenir le remboursement des fonds appelés ?
Réponse
L’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 énonce que l’assemblée générale est souveraine. En effet, « toutes les décisions concernant le syndicat sont prises en assemblée générales des copropriétaires ».
De plus, à partir du moment où une résolution n’a pas été annulée en justice sur le fondement de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, celle-ci fait force de loi au sein de la copropriété.
Cependant, il arrive qu’une copropriété vote des travaux, puis du fait de syndics peu diligents, rien n’est mis en exécution et les fonds appelés dorment sur des comptes qui ne profitent pas à la copropriété.
Au bout du compte, ces travaux peuvent se trouver obsolètes ou sont jugés moins importants face à une autre situation qui s’érige.
La jurisprudence a donc reconnu une possibilité de rétractation des résolutions déjà votées en assemblée générale.
Néanmoins, cette possibilité d’annulation est conditionnée.
D’abord, la résolution ne doit pas encore avoir été exécutée. Ainsi, les travaux ne doivent pas avoir connus un commencement d’exécution. La Cour de cassation a considéré que les simples appels de fonds ne constituaient pas un début d’exécution (Cass. 3e civ., 7 juill. 2010, n° 09-15.373). Ce n’est pas le cas par contre lorsqu’un ordre de service a été émis par le syndic à l’encontre de l’entreprise choisie.
De plus, aucun droit ne doit avoir été acquis en vertu de la décision initiale entre les deux assemblées générales.
Par exemple, si l’assemblée générale a donné une autorisation de faire des travaux sur des parties communes à un copropriétaire, elle ne peut se rétracter (CA Paris, 23e ch., sect. A, 29 nov. 1995, n° 94-889).
Enfin, la nouvelle décision doit être motivée par l'intérêt collectif des copropriétaires et non révéler une fraude ou un abus de majorité (CA Paris, 23e ch., sect. A, 17 déc. 1997, n° 95/24353)
Dans le cas qui nous occupe, la seule action du syndic a été l’appel de fond. Par ailleurs, la décision d’avoir recours à des caméras de vidéosurveillance n’a donné aucun droit particulier à un copropriétaire. L’assemblée générale peut donc revenir sur cette décision.
Il faudra donc demander au syndic par lettre recommandée (article 10 du décret du 17 mars 1967) de mettre à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale deux résolutions :
- Annulation de la résolution Pose de caméra de vidéosurveillance votée lors de l’assemblée générale du ../../20..
- Remboursement des appels de fonds réalisés au titre des travaux de pose des caméras.
Au titre du principe du parallélisme des formes, la résolution d’annulation doit être votée à la même majorité que la résolution initiale : soit pour la pose de caméra de vidéosurveillance, la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.
Syndicat coopératif : Est-il obligatoire de désigner un expert-comptable comme contrôleur aux comptes ?
Question :
Notre copropriété est composée de 30 lots principaux et est gérée de manière bénévole selon la forme coopérative.
Un conseil syndical a été désigné en assemblée générale avec en son sein un président-syndic qui gère la copropriété.
En fin d’exercice, les autres membres vérifient ces comptes.
L’un de nos copropriétaires vient de nous informer qu’il est obligatoire que les comptes soient contrôlés par un contrôleur aux comptes expert-comptable, est-ce vrai ?
Réponse :
Non.
L'article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu'en forme coopérative, l'assemblée générale désigne une ou plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes du syndicat.
Par conséquent, il n'est nullement imposé que ce soit un expert-comptable.
Le rôle du copropriétaire ou de la personnes qualifiée est de contrôler la bonne tenue des comptes et plus généralement qu'ils ne présentent pas d'anomalies.
En effet, lorsque le syndicat des copropriétaires est géré par un syndic professionnel ou un syndic « bénévole », c’est le conseil syndical - dont le syndic ne peut faire partie - qui est chargé de contrôler l’ensemble de sa gestion, la comptabilité en particulier.
Dans la gestion de forme coopérative, les membres du conseil syndical et son président, qui assure la fonction de syndic, sont associés dans la gestion de la copropriété.
Cette instance ne peut donc pas, en toute transparence et impartialité, contrôler sa propre gestion.
C’est pourquoi, une instance supplémentaire, distincte du conseil syndical, est nécessaire. La gestion et les comptes pourront ainsi être vérifiés en toute objectivité et impartialité.
Les contrôleurs sont élus en assemblée générale à la majorité des voix exprimées par les présents et représentés (majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965) pour une durée maximale de trois ans (renouvelable par l’assemblée générale).
| Pour rappel, l’ARC propose un service de contrôle des comptes afin de répondre aux exigences de la loi. |
Pourquoi et comment mettre à jour son règlement de copropriété? (Emission vidéo)
Pour parler du règlement de copropriété, Madame Nadia GUEBLI, juriste à l’ARC. Pourquoi mettre à jour son règlement de copropriété ?
Le règlement de copropriété constitue la référence pour connaître les obligations et les droits de chacun : copropriétaires, syndic et conseil syndical. A l’origine, il est publié par le notaire mais il est très vite obsolète de par les nouvelles réglementations.
Qui peut demander la mise à jour du règlement de copropriété ?
Tout copropriétaire peut demander l’inscription de cette question à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
En pratique, nous sommes cependant très souvent sollicités par le conseil syndical. Dans ce cadre, nous l’accompagnons et nous préparons alors avec lui la question et le projet de résolution à mettre à l’ordre du jour et le devis d’adaptation.
Quelles sont les modifications possibles ?
Cela peut être :
- des clauses d’amélioration qui sont essentiellement relatives au fonctionnement du conseil syndical ;
- des clauses de charges lorsqu’elles sont contraires à l’article 10 du 10 juillet 1965. Pour mémoire : « Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d'équipement commun en fonction de l'utilité que ces services et éléments présentent à l'égard de chaque lot. »
Par exemple, une grille de charges « ascenseur » qui impute une quote-part de charges « ascenseur » au lot du rez-de-chaussée.
Cette clause sera réputée non écrite. Elle devra être régularisée dans le cadre de l’adaptation.
Même situation concernant la grille de charges « chauffage » lorsque l’on a une clé de charges « chauffage » qui impute une quote-part de charges « chauffage » aux lots de parking. Cette clause est également contraire à l’article 10 de la loi et donc réputée non écrite.
Quand et comment présenté la modification à ce règlement ?
Quand ?
C’est de la décision souveraine de l’assemblée générale sauf si le conseil syndical dispose d’une délégation de dépenses.
Comment ?
Après analyse du règlement de copropriété, il faudra nous demander un devis d’adaptation qui devra être joint à la convocation de l’assemblée générale sur la base de l’article 11 du décret du 17 mars 1967.
En assemblée générale, la prestation sera ensuite votée.
L’année suivante, l’assemblée générale devra se prononcer sur le texte d’adaptation.
Y a-t-il un coût et de quel ordre ?
Dans le cadre de l’adaptation du règlement de copropriété, il y a deux prestations.
Il y a la prestation d’adaptation pure, c’est-à-dire l’intervention – en l’occurrence de l’ARC – d’un notaire ou d’un géomètre-expert. Pour se faire, nous prenons en compte le nombre de lots, le nombre de modificatifs, la date du règlement de copropriété d’origine.
Par exemple, pour une copropriété de 50 lots, il faut compter entre 2000 et 2500 €uros.
Ensuite, il y a les frais de publication du règlement de copropriété aux hypothèques pour qu’il soit opposable aux tiers. Il faut donc compter les frais de publication et les honoraires de notaire.
En résumé :
- Il est obligatoire d’intégrer au règlement de copropriété la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 ;
- L’impact est la suppression des clauses illégales ;
- Le vote en assemblée générale est indispensable et une publication devant le notaire également.
Nos recommandations :
- Prévoir quelques réunions du conseil syndical pour construire votre projet ;
- Profiter de la mise à jour du règlement de copropriété pour intégrer de nouvelles clauses ;
- Faites-vous aider par les juristes de l’ARC qui sont compétentes dans le domaine.
Pour aller plus loin :
https://arc-copro.fr/librairie/6-savoir-mettre-jour-son-reglement-de-copropriete
Rubrique dédiée aux adhérents :
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Adaptation du règlement de copropriété : pour quoi faire ?
https://arc-copro.fr/documentation/adaptation-du-reglement-de-copropriete-pour-quoi-faire
Analysez votre règlement de copropriété dix fois plutôt qu’une
https://arc-copro.fr/documentation/analysez-votre-reglement-de-copropriete-dix-fois-plutot-quune
Faut-il remettre aux copropriétaires la copie d’un acte modificatif au règlement de copropriété après son approbation par l’assemblée générale ?
La publication des modifications et mises à jour du règlement de copropriété : la solution de l’ARC
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