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Le syndic peut-il prévoir que son contrat aura une date d’effet rétroactive ?

Notre assemblée générale doit se tenir le 15 décembre 2025. Notre contrat de syndic avait en réalité expiré quelques semaines plus tôt, le 27 novembre 2025. En prenant connaissance de la convocation à l’assemblée générale, nous découvrons que le syndic a proposé un nouveau contrat comportant une date d’entrée en vigueur au 28 novembre 2025.

Nous nous interrogeons sur la légalité de ce procédé.

Nous relevons tout d’abord que votre syndic a convoqué une assemblée générale pendant la période de validité de son contrat, mais que celle-ci se tiendra postérieurement à la fin de son contrat. Dans ces conditions, l’assemblée générale n’est pas en elle-même irrégulière, car elle a bien été convoquée pendant la durée du contrat de syndic. Toutefois, le syndic ne pourra pas, lors de cette AG, être secrétaire de séance, car il ne sera plus, à ce moment-là, le représentant légal de votre copropriété. La fonction de secrétaire de séance devra donc être assumée par un copropriétaire, élu à la majorité simple de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

D’autre part, votre syndic a manifestement souhaité, par la fixation d’une date rétroactive du nouveau contrat qu’il vous propose, couvrir la période pendant laquelle son contrat précédent avait expiré ; période pendant laquelle il n’était que le « syndic de fait » de la copropriété, ce qui signifie qu’il avait perdu toute qualité pour administrer votre copropriété. En principe, il ne pouvait même pas s’occuper des affaires courantes, ni percevoir d’honoraires pour cette période (voir à ce sujet la précédente question à l’expert, en date du 31 octobre 2025 « Un syndic peut-il continuer à s’occuper des affaires courantes après l’expiration de son mandat ? »).

Au sujet plus spécifiquement de la prise d’effet rétroactive du contrat de syndic, la jurisprudence s’est prononcée clairement contre cette possibilité. On peut ainsi relever un arrêt de la Cour de cassation en date du 17 juillet 1996, troisième chambre civile, n° 94-15.140.

De la même façon, il faut également rappeler, en cas de résiliation anticipée du contrat de syndic, que celle-ci intervienne plus de trois mois ou moins de trois mois avant la fin initiale du contrat, que la date de prise d’effet du nouveau contrat ne peut intervenir au plus tôt qu’un jour franc après la tenue de l’assemblée générale (cf. article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

 

Réponse de l'expert
Action

Comment contrôler l’effectivité de la carte professionnelle et des assurances du syndic professionnel ?

En 2025, un conseiller syndical sollicite auprès d’un cabinet une proposition de mandat pour le présenter, en assemblée, à la fonction de syndic. Trois points l’interpellent dans ce projet de contrat, tous relatifs à des dates, à savoir une carte professionnelle de plus de trois ans et l’omission de la période de souscription de ses deux assurances. Comment peut-il vérifier la réalité de ces données ?

Plusieurs voies croisées sont envisageables pour obtenir ces réponses. 

Pour pouvoir administrer licitement une copropriété à titre professionnel, l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970, dite loi HOGUET, impose notamment à tout syndic de détenir : 

- une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie (C.C.I.) régionale, dont la durée de validité est de trois années (article 80 du décret du 20 juillet 1972) ;

- deux assurances : une assurance responsabilité civile (indemnisant la victime pour des fautes de gestion du syndic) et une garantie financière (protégeant le syndicat contre des versements indus de celui-ci depuis les comptes bancaires séparés de cette collectivité).

Le décret du 26 mars 2015 oblige par conséquent à faire figurer ces mentions sur tout projet de contrat de syndic, joint à la convocation de l’assemblée se prononçant sur cette nomination (article 11 alinéa 4 du décret du 17 mars 1967). Il s’agit ainsi, de permettre aux copropriétaires de délibérer en connaissance de cause, en disposant de ces informations essentielles.

Pourtant ces éléments font défaut dans la plupart des propositions de mandat de syndic, en raison principalement d’une trame non actualisée par leurs soins au jour de la demande et accessoirement de documents expirés lors de la requête.

Il convient tout d’abord de souligner cette carence auprès du prospect et d’exiger la correction immédiate.

Par la suite, de réclamer du syndic l’attestation en cours de validité de ses deux polices impératives, transmises annuellement par le ou les assureurs concernés. Il est recommandé d’appeler dans la foulée ces compagnies, afin qu’elles confirment la réalité de leur couverture. 

À partir de sa désignation par l’assemblée, le syndic professionnel supporte d’ailleurs l’obligation de mettre à disposition ces attestations sur l’espace de l’extranet du syndicat dédié au conseil syndical (article 3 alinéa 5 du décret du 23 mai 2019) ;

- également de se rendre sur la page du site internet de la C.C.I. régionale spécifique aux cartes professionnelles des syndics. Elle comporte un moteur de recherche présentant la dernière carte en vigueur éditée et sa date exacte d’échéance triennale ;

- enfin le conseil syndical a la capacité d’examiner, à tout moment, l’existence de ces documents, en sollicitant du syndic en exercice leur communication. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 concède un droit permanent de diffusion par le syndic, au conseil syndical, de toute pièce intéressant le syndicat. Et ce texte de préciser, que tout refus dans le mois de la pétition, entraîne, pour le cabinet fautif, une pénalité journalière fixée réglementairement à 15 € (article 2 du décret du 7 octobre 2020), qu’il lui faut défalquer de sa rémunération imputée dans les comptes clos du syndicat présentés pour approbation des copropriétaires à l’assemblée.

Le conseil syndical et/ou les copropriétaires ne doivent pas faire l’impasse sur la carte et les assurances d’un syndic professionnel. Cet examen s’opère aussi bien lors d’un  premier contact avec un potentiel cabinet, qu’au cours du mandat du syndic élu. En effet, ce cabinet peut se retrouver dépourvu de ses assurances impératives, perdant par la même occasion sa carte professionnelle qui en est indissociable, et donc sa capacité à gérer légitimement une résidence.

De plus, l’absence de carte professionnelle par un syndic constitue une infraction pénale passible de six mois d’emprisonnement et d’une amende de 7.500 € (article 14 de la loi du 2 janvier 1970).

Réponse de l'expert
Action

La transmission d’un contrat de syndic à la suite d’un rachat de cabinet doit-elle être autorisée en assemblée générale des copropriétaires ?

Notre copropriété était administrée jusqu’à présent par un petit cabinet de syndic familial.

La gérante de ce cabinet nous a annoncé dernièrement qu’elle allait vendre son cabinet à un grand groupe immobilier du type FONCIA ou CITYA.

Aussi, notre copropriété ayant signé il y a peu de temps un contrat de 3 ans avec ce cabinet familial dont nous étions fort satisfaits, nous souhaiterions savoir dans quelle mesure nous serions contraints de poursuivre ce contrat avec un syndic qui dépendrait désormais de l’un de ces grands groupes.

Pourriez-vous nous éclairer à ce sujet ?

Au titre de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est « seul responsable de sa gestion », et il ne peut se faire substituer. Cela étant, dans le cas des rachats de cabinet de syndic, deux hypothèses se présentent.

La première hypothèse correspond au cas où la structure juridique au sein de laquelle l’activité du cabinet était exercée fait l’objet d’une fusion-absorption avec une autre entité juridique, et disparaît.

Dans ce cadre, la jurisprudence estime que la société absorbante (le cabinet qui rachète) ne se trouve pas de plein droit substituée à la société absorbée (le cabinet qui est cédé), si bien que le contrat de syndic ne peut faire l’objet d’une transmission automatique à la nouvelle société : voir en ce sens un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, en date du 10 novembre 1998, n° 97-12.369.

En d’autres termes, il n’y a pas de transmission automatique des contrats de syndics qui étaient détenus par le cabinet de syndic absorbé, et l’assemblée générale des copropriétaires doit ainsi approuver le nouveau contrat avec la nouvelle entité.

En pratique, il appartiendra donc à la société absorbée de convoquer une assemblée générale avant sa dissolution, ce qui est rarement fait ! Dans cette situation, la copropriété devra être considérée comme dépourvue de tout mandat de syndic en cours de validité et tout copropriétaire pourra convoquer une AG afin de faire nommer un nouveau syndic (voir les développements à ce sujet en fin d’article).

La deuxième hypothèse, beaucoup plus fréquente, correspond au cas où la société au sein de laquelle l’activité du cabinet était exercée continue d’exister, mais est détenue par un actionnariat différent ; en d’autres termes, seule la propriété des actions (ou parts sociales) de la société a changé.

Aussi, la jurisprudence ainsi qu’une réponse ministérielle ont estimé que de tels rachats ne pouvaient pas être assimilés à une substitution. Voir ainsi un arrêt de la Cour de cassation en date du 28 avril 2011, troisième chambre civile, n° 10-14.298, ou encore la réponse ministérielle n° 16177 en date du 14 septembre 1998.

Il en va de même y compris en cas de changement de gérance du cabinet : cf. un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, 9 mai 2019, n° 18-14.360.

Enfin, il a été jugé qu’il n’y a pas de rupture de mandat lorsque la société syndic change seulement sa forme juridique (par exemple, une SARL qui se transformerait en SAS) et sa dénomination sociale (son appellation), l’entité juridique restant identique. On peut citer en ce sens un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, en date du 18 septembre 2012, n° 11-17.701.

En pratique, afin de savoir dans quelle situation vous vous trouvez, il convient d’examiner le numéro d’immatriculation à 9 chiffres au registre du commerce et des sociétés, qui doit figurer notamment sur les appels de provisions sur charges que vous recevez, et d’examiner ensuite sur le site Infogreffe ou le site du Bodacc si la société existe toujours ou si elle a été dissoute et liquidée.

De même, nous vous invitons à examiner le numéro d’immatriculation figurant sur les appels de fonds adressés par votre syndic postérieurement au rachat et de le comparer au numéro d’immatriculation figurant sur les appels de fonds antérieurs au rachat du cabinet.

S’il y a une concordance, cela signifie que seule la structure actionnariale a changé mais que la société est la même.

S’il n’y a pas de concordance, cela signifie que la société a changé et que cette substitution aurait dû être autorisée en assemblée générale.

Dans ce cas, rappelons que les mandats de syndic ne peuvent se former ou être reconduits tacitement, et il appartiendrait alors à tout copropriétaire de convoquer une assemblée générale afin de faire nommer un nouveau syndic, ce qui suppose d’avoir les coordonnées de l’ensemble des copropriétaires… ou, à défaut, de saisir le président du tribunal judiciaire afin qu’il désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui sera notamment chargé de convoquer l’assemblée générale des copropriétaires en vue de la désignation d’un syndic (article 17 de la loi du 10 juillet 1965).

Réponse de l'expert
Action

Comment se répartissent les provisions, les charges entre le vendeur et l’acquéreur d’un lot ?

Un conseiller syndical s’interroge sur la personne redevable des provisions et charges, notamment travaux, en cas de mutation d’un local privatif. Ce questionnement s’avère d’autant plus fréquent, que des agents, des notaires et/ou des syndics adoptent des interprétations divergentes et confuses en la matière. Qui doit, selon les dispositions  légales, ces sommes en cas de cession d’un lot ?

La réponse est juridiquement assez simple et imparable. Le critère requis, pour déterminer le débiteur de ces montants, est celui de leur exigibilité.

L’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 dispose qu’en cas d’aliénation d’un lot, la personne redevable des provisions ou charges (courantes et exceptionnelles) s’entend de celle qui possède le bien immobilier à leur date d’exigibilité, Cass. 3e civ. 20 mai 2021, n° 20 - 15633.

En ce qui concerne donc les provisions du budget prévisionnel :

- de fonctionnement pour charges communes courantes, l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise, que sauf décision de l’assemblée, ces sommes s’imposent au détenteur d’un lot par quart au 1er jour de chaque trimestre concerné (article 6-2 al. 1er du décret) ;

- exceptionnel (cela concerne essentiellement les travaux collectifs hors opérations de maintenance comprises dans le budget de fonctionnement). Elles sont exigibles selon les modalités fixées par l’assemblée (nombre, ratio et dates), art. 6-2 al. 2 du décret.

Il résulte de ce qui précède, que la mutation d’un lot peut entrainer un partage de ces frais entre vendeur et acquéreur selon leur date exigibilité. Exemple : une cession intervient le 2 mai 2025, notifiée par le notaire au syndic le 10 mai 2025, le vendeur assumera les 2 premiers appels trimestriels du 1er janvier et 1er avril 2025 et l’acquéreur les deux appels suivants du 1er juillet et 1er octobre 2025.

En ce qui concerne les charges [différence entre le budget (estimation) et les dépenses effectives du même exercice], elles incombent (solde débiteur) ou bénéficient (solde créditeur) au copropriétaire du lot à la date de l’assemblée approuvant les comptes clos du syndicat (art. 6-2 al. 3 du décret), Cass 3e civ. 21 novembre 2006, n° 04 6 20473.

Bien évidemment, les parties peuvent en décider autrement dans l’acte authentique de vente. Cependant, un tel aménagement conventionnel n’est pas opposable au syndicat des copropriétaires représenté par son syndic (art. 6-3 du décret). Ce dernier s’adressera donc au propriétaire du lot à la date d’exigibilité de la somme, sans que l’acquéreur ne puisse invoquer l’accord convenu avec le vendeur.

S’agissant enfin de la quote-part du fonds travaux du syndicat réglée par le vendeur, l’article 14-2-1 de la loi précise que cette contribution demeure acquise à la collectivité. En conséquence, le syndic ne procède à aucun remboursement auprès du cédant, libre à lui de négocier cette restitution au vendeur, via son notaire.

Il convient d’écarter toute méprise sur la répartition des provisions, des charges lors de l’alinéation d’un lot.

Cette ventilation s’opère réglementairement par le syndic, entre le vendeur et l’acquéreur, selon leur date d’exigibilité.

Toute autre disposition contractuelle revêt un caractère strictement privatif, qui n’intéresse pas le syndicat  des copropriétaires  par l’intermédiaire de son syndic.

Réponse de l'expert
Action

Le syndic peut-il choisir seul l’établissement bancaire qui abritera les comptes de la copropriété ?

Notre nouveau syndic a, peu après sa prise de fonction, procédé à la clôture des comptes bancaires que nous avions au sein d’une banque et les a transférés au sein d’un autre établissement, sans consulter le conseil syndical ou solliciter d’accord en assemblée générale.

Pourriez-vous nous éclairer sur la validité de ce procédé ?

Pouvons-nous vérifier que les fonds de la copropriété ont bien été transférés vers ce nouvel établissement en contactant directement la banque ?

Il est fréquent qu'en cas de changement de syndic, ou de rachat de cabinet, un changement d'établissement bancaire intervienne également de façon concomitante.

Même si cela peut être assez contrariant, ce changement n'a pas besoin d'être autorisé en assemblée générale. En revanche, il demeure possible d’imposer à votre syndic un établissement bancaire en particulier, il convient pour ce faire de faire inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale une résolution à ce sujet, et de l’approuver à la majorité absolue des voix des copropriétaires (majorité dite de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965).

Ces principes résultent de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dont nous reproduisons un extrait ci-après.

Au sujet de votre deuxième interrogation : rien ne vous empêche de contacter l'ancien ou le nouvel établissement bancaire afin de s'assurer de la bonne transmission des fonds mais il est vraisemblable que la banque refuse de vous communiquer des informations à ce sujet au motif que, bien qu'étant copropriétaire ou membre du conseil syndical, vous n'êtes pas le représentant légal du syndicat (fonction dévolue au seul syndic). 

En revanche, au titre de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, vous pouvez demander à votre syndic qu'il vous transmette l'attestation d'ouverture des comptes bancaires, les conventions d'ouverture de ces comptes au sein de la nouvelle banque, ou encore les relevés bancaires correspondants. 

Sur ce dernier point vous pourrez utilement lui rappeler l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, qui précise que : 

"[...] II.-Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé :

[…]

-d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut décider, à la majorité de l'article 25, que ce compte est ouvert dans un autre établissement bancaire de son choix. Ce compte bancaire ne peut faire l'objet ni d'une convention de fusion, ni d'une compensation avec tout autre compte. Les éventuels intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat. La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il a passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables. Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci ;

-d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il a choisi ou que l'assemblée générale a choisi pour le compte mentionné au troisième alinéa du présent II, un compte séparé rémunéré au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai les cotisations au fonds de travaux prévu à l'article 14-2-1. Ce compte bancaire ne peut faire l'objet d'aucune convention de fusion, ni d'une compensation avec tout autre compte. Les virements en provenance du compte mentionné au troisième alinéa du présent II sont autorisés. Les intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat. La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. Toutefois, les actes qu'il a passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables. Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci. [...]" 

Enfin, nous pouvons également rappeler les dispositions de l’article 3 du décret du 23 mai 2019 en vertu duquel la partie de l’espace extranet réservée aux membres du conseil syndical doit notamment comprendre les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires. Cela étant, l’actualisation de ces documents au sein de l’extranet peut n’intervenir qu’une fois par an, au titre de l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967, qui prévoit notamment que : « […] L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace, dont la liste minimale est définie par décret sont, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois suivant la dernière assemblée générale annuelle ayant été appelée à connaître des comptes. »

Réponse de l'expert
Action

Puis-je demander l’annulation d’une résolution d’AG au motif que le copropriétaire auquel j’ai donné pouvoir n’a pas respecté mes consignes de vote ?

Je ne pouvais pas être présent lors de la dernière assemblée générale des copropriétaires. Par conséquent, comme il est d’usage, j’ai donné un pouvoir à un autre copropriétaire afin que celui-ci puisse me représenter. Sur ce pouvoir, j’avais expressément indiqué qu’il devait voter contre l’approbation des comptes car j’y avais décelé de nombreuses irrégularités. 

À ma grande surprise, sur le procès-verbal de l’assemblée générale, j’ai constaté que le copropriétaire que j’avais mandaté avait voté en mon nom en faveur de l’approbation des comptes. Il a reconnu avoir complètement oublié mes indications, pourtant écrites sur le pouvoir que je lui avais donné.

Dans ce cas, est-ce que je peux contester judiciairement la résolution d’approbation des comptes puisque le mandat que j’avais donné n’a pas été respecté et que cela a contribué à fausser le résultat du vote ?

Il est à noter tout d’abord que le mandat est défini par l’article 1984 du Code civil, qui dispose que :

« Le mandat ou procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom.

Le contrat ne se forme que par l'acceptation du mandataire. »

La jurisprudence a eu l’occasion de se prononcer sur une problématique similaire dans le cadre des assemblées générales des copropriétaires.

Ainsi, un arrêt rendu par la troisième chambre civile de la Cour de cassation en date du 8 septembre 2016, n° 15-20.860, publié au bulletin de la Cour de cassation, témoignant ainsi de la volonté de la haute juridiction de justice lui conférer une portée certaine, a jugé que le fait pour un mandataire de ne pas respecter la volonté de son mandant, même en présence d’un mandat dit « impératif », c’est-à-dire contenant des instructions de vote, ne pouvait être source de nullité pour la résolution en question.

La Cour de cassation a ainsi énoncé, d’une part, que « le caractère impératif du mandat est inopposable au syndicat des copropriétaires et que seul doit être pris en compte le vote exprimé par le mandataire » et d’autre part, « qu'un syndic n'a pas le pouvoir d'empêcher un mandataire d'émettre un vote contraire aux consignes exprimées dans un mandat ».

Par conséquent, il ressort de cet arrêt qu’on ne peut nullement exiger du syndic qu’il contrôle la conformité des votes exprimés par le mandataire avec le contenu du mandat.

Dans ces conditions, dans l’hypothèse où le mandataire ne respecterait pas les instructions qui lui ont  été données par son mandant, il reviendra à ce dernier d’engager la responsabilité civile dudit mandataire. Dans cette hypothèse, il faudra néanmoins prouver que le non-respect des consignes de vote du mandataire a causé un préjudice effectif au mandant ; la faute du mandataire n’étant pas suffisante à rendre possible une réparation par le versement de dommages-intérêts.

À ce titre, rappelons les dispositions de l’article 1992 du Code civil, qui prévoit que :

« Le mandataire répond non seulement du dol, mais encore des fautes qu'il commet dans sa gestion.

Néanmoins, la responsabilité relative aux fautes est appliquée moins rigoureusement à celui dont le mandat est gratuit qu'à celui qui reçoit un salaire. »

Au surplus, tel que nous l’évoquions précédemment, dans l’hypothèse où le mandataire a voté favorablement une résolution malgré les instructions écrites contraires du mandant, le mandant sera malgré tout réputé comme n’étant pas opposant à la résolution, et il sera par conséquent privé de son droit de contester judiciairement la résolution.

En conclusion, choisissez donc vos mandataires avec la plus grande attention !

Réponse de l'expert
Action

Le gardien de la copropriété peut-il être membre du conseil syndical ?

Notre copropriété emploie un couple de gardiens, qui y ont acquis un appartement. L’un des membres du couple a fait savoir à notre syndic qu’il allait proposer sa candidature afin d’être élu au conseil syndical.

Notre syndic n’a pas rejeté sa demande, ce qui nous étonne beaucoup. Nous pensions qu’il existait une incompatibilité à ce sujet. Pourriez-vous nous éclairer à ce titre ?

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version actuelle, fixe la liste des personnes pouvant faire partie du conseil syndical.

Il est prévu que les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires.

Il est également prévu que les ascendants ou descendants de ces copropriétaires peuvent être membres du conseil syndical, ou encore les accédants ou les acquéreurs à terme, ainsi que les conjoints des copropriétaires, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers, ainsi que les associés des sociétés civiles d’attribution (que l’on ne rencontre plus en pratique), où la détention d’une ou plusieurs parts sociales donnait droit à l’attribution d’un ou plusieurs lots de copropriété.

Cet article fixe une série d’incompatibilités interdisant l’accès au mandat de conseiller syndical. Il est expressément interdit au syndic, à ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu'au deuxième degré, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme. Ces exclusions ne sont pas applicables aux syndicats gérés par des syndics non professionnels.

Comme on le perçoit aisément, l’objectif est d’éviter que le conseil syndical ne soit composé de personnes en situation de possible conflit d’intérêts en raison de leur proximité supposée avec le syndic.

À cet égard, il est indiqué que les « préposés » du syndic, même copropriétaires, ne peuvent être admis au conseil syndical de la copropriété qu’il administre. Le terme de préposé ne fait pas l’objet d’une définition légale. Cela étant, on considère généralement que les salariés peuvent être considérés comme des préposés, et, concernant plus spécifiquement notre problématique, il nous faut souligner l’existence de deux réponses ministérielles (Rép. Min. n° 9423 du 6 avril 1998, JOAN page 1980, et du 11 novembre 1996, JOAN, p. 5922, n° 41978) ayant estimé que le gardien ne pouvait vraisemblablement pas se porter candidat au poste de conseiller syndical. Rappelons à cet égard, afin d’écarter toute ambiguïté, que l’incertitude pouvait naître du fait que le gardien n’est pas le salarié du syndic, mais bien le salarié du syndicat des copropriétaires…

Nous reproduisons ci-dessous la réponse en date du 11 novembre 1996 :

« L'article 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis exclut expressément les préposés du syndic, même s'ils sont copropriétaires, de l'appartenance au conseil syndical. Le gardien de l'immeuble n'est pas au sens juridique préposé du syndic, mais il est vrai que les pouvoirs propres du syndic sur le personnel du syndicat des copropriétaires, tels qu'ils sont fixés par l'article 31 du décret d'application de la même loi, comportent un pouvoir de congédiement, notamment, ce qui peut emporter certaines formes de pression sur le gardien. L'hypothèse où ce gardien est lui-même copropriétaire, ou conjoint d'un copropriétaire membre du conseil syndical, est sans doute assez rare. S'il apparaissait à l'assemblée des copropriétaires qu'un tel cumul au sein du même ménage de ces titres et fonctions est de nature à présenter un danger pour l'indépendance ou la sérénité du conseil syndical il conviendrait de ne pas réélire le conjoint du gardien pour retrouver le droit commun. »

Cela étant, même si le gardien ne peut pas être membre du conseil syndical, il peut être un interlocuteur et une source précieuse d’informations pour ledit conseil syndical, surtout s’il est dans la copropriété depuis de nombreuses années.

Dans une optique moins harmonieuse cependant, si un gardien venait malgré tout à se faire élire au conseil syndical, les copropriétaires opposants ou défaillants pourraient faire un recours devant le tribunal judiciaire dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée générale afin d’obtenir l’annulation de son élection, et, qui sait, vous feriez sans doute ainsi jurisprudence !

Il est à noter, enfin, qu’il serait difficile pour le syndic de rejeter d’emblée la candidature du gardien mais que, tenu à un devoir de conseil, il devrait alerter les copropriétaires sur l’irrégularité d’une telle démarche et sur les conséquences possibles.

Réponse de l'expert
Action

Le conseil syndical doit-il nécessairement approuver les comptes avant leur présentation en assemblée générale ?

Un différend existe au sein de notre conseil syndical relatif à la question de la « pré-validation » des comptes de la copropriété par ce dernier.

L’un des membres du conseil syndical soutient en effet que le syndic ne peut pas présenter les comptes à soumettre lors de notre assemblée générale annuelle au motif que le conseil syndical ne les aurait pas préalablement approuvés lors du contrôle des comptes ayant été effectué chez le syndic, quelques semaines avant l’envoi des convocations.

Nous sommes assez surpris par cette assertion, pourriez-vous nous éclairer à ce sujet ?

Il est assez courant, en pratique, que, préalablement à l’établissement de l’ordre du jour et à l’envoi des convocations de l’assemblée générale annuelle par le syndic, ce dernier invite les membres du conseil syndical à venir procéder, en ses locaux, à un contrôle des comptes de l’exercice comptable écoulé.

Il s’agit d’une bonne pratique des syndics et des conseillers syndicaux, même si nous invitons par ailleurs les conseillers syndicaux à ne pas se contenter d’un contrôle des comptes annuel mais plutôt à réaliser un contrôle deux ou trois fois par an, afin d’être régulièrement informé de la situation financière de la copropriété, et, de façon générale, du bon recouvrement des charges de copropriété par le syndic et s’assurer de sa bonne gestion. Il est à noter à ce titre que le conseil syndical, sur le fondement notamment de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, dispose d’un droit permanent de demande de communication de l’ensemble des documents afférents à la gestion de la copropriété par le syndic.

Cela étant posé, cette réunion préalable de contrôle des comptes chez le syndic ne constitue aucunement un préalable nécessaire pour qu’une résolution d’approbation des comptes soit soumise au vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle.

De la même manière, cela n’est pas parce que le conseil syndical émettrait un avis défavorable sur les comptes proposés par le syndic que ceux-ci seront rejetés en assemblée générale. Cela étant, le conseil syndical, que ce soit dans le cadre de son rapport d’activité qu’il peut faire annexer à la convocation ou dans le cadre de l’exposé oral qu’il peut faire lors de l’assemblée générale, devra faire preuve de clarté et de pédagogie afin d’expliquer à l’ensemble des copropriétaires pourquoi, de son point de vue, les comptes méritent d’être approuvés, rejetés, ou certaines sommes être placées en compte d’attente…

L’article 11 du décret du 17 mars 1967 prévoit simplement à ce titre que, dans le cadre de l’approbation des comptes, doivent être annexés à la convocation, pour la validité de la décision, « 1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ; 2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;

La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ; »

Cela correspond en pratique aux annexes comptables 1 à 5, dont la forme est fixée par le décret comptable du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

Rappelons aussi que le conseil syndical n’est pas le seul à pouvoir venir contrôler les comptes, même s’il dispose d’un droit d’accès à un ensemble de documents bien plus étendu que celui d’un simple copropriétaire. L’article 9 du décret du 17 mars 1967 prévoit à cet égard que la convocation doit indiquer le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges pour permettre à chaque copropriétaire d’examiner les factures soumises à leur approbation...

A cet égard, nous reproduisons ci-après les termes de l’article 9-1 du décret précité qui apporte des précisions intéressantes à ce sujet.

« Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges mentionnées à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, en original ou en copie, et classées par catégories à la disposition de chaque copropriétaire pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété.

Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s'effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation mentionnée à l'article 9.

Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

Le copropriétaire peut se faire assister par un membre du conseil syndical.

Pendant le délai mentionné au premier alinéa, il peut également se faire assister par son locataire ou autoriser ce dernier à consulter en ses lieu et place les pièces justificatives de charges récupérables mentionnées à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986.

Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais. »

Réponse de l'expert
Action