Réponse :

Le contenu et l’envoi des convocations d’assemblée générale doivent impérativement respecter un certain formalisme faute de quoi l’assemblée générale ou certaines résolutions pourront être contestées.

Sur le contenu, le 1^er alinéa de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 énonce au moins 3 obligations, à savoir :

• que « sont notifiés AU PLUS TARD en même temps que l’ordre du jour » ;
• « Pour la validité de la décision » ;
• « 3° ) Les conditions essentielles des contrats ….. , notamment pour la réalisation de travaux ».

Conséquence immédiate, aucun des documents cités ne peut être envoyé après l’envoi de la convocation.

Solution possible, seul un ordre du jour complémentaire à la seule initiative du syndic, pourrait venir modifier un ordre du jour originel, dès lors qu’il serait envoyé en respectant la période minimum des 21 jours francs (calendaires) pour la même assemblée générale.

Sur la forme, en sus du rappel du 1^er alinéa de l’article 11, ci-avant, ce sont les articles 64 et 65 qui définissent la nature des documents qui peuvent valablement être notifiés par courriel aux copropriétaires et sous quelle forme.

Ainsi, si l’on retrouve bien la convocation aux assemblées générales au nombre des documents concernés, il reste à en vérifier la forme.

Or, la notification par voie électronique impose plusieurs conditions :

• avoir obtenu, préalablement à tout envoi, l’accord exprès (c’est-à-dire écrit et sans ambigüité) de chaque copropriétaire sur sollicitation individuelle du syndic ou lors de la tenue d’une assemblée générale ;
• passer par un opérateur postal numérique, seul professionnels qui utilise un procédé garantissant l’intégrité du document notifié par voie électronique, la bonne remise du courriel, mais également la préservation des identités de l’expéditeur et du destinataire.

Conséquence immédiate, votre syndic ne peut pas vous envoyer ces documents depuis sa messagerie électronique, il doit faire appel à une société spécialisée, qui respectera, bien sûr, le délai légal des 21 jours et uniquement pour les copropriétaires ayant donné leur accord exprès.

Conséquences au niveau de l’assemblée générale ?

En premier lieu, il faut demander au Président de séance qu’il fasse inscrire dans le procès verbal d’assemblée générale, sous la/les questions concernées, la mention suivante : « les devis permettant de statuer régulièrement sur les questions et projets de résolutions portés à l'ordre du jour n’ont pas été notifiés avec la convocation et la transmission de ces documents par voie de courriel simple n’a aucune valeur. Il ressort que l’assemblée générale ne doit pas statuer sur ces questions ».

En second lieu, si ce qui précède n’est pas mis en œuvre, tout copropriétaire peut en faire état au cours de l’assemblée générale et faire inscrire ses remarques au procès-verbal d’assemblée générale en tant que « réserve sur cette illégalité ». Il devra bien sûr voter « contre » si l’assemblée décidait de voter, en majorité, favorablement sur les questions mises en cause. Il pourra ensuite, à réception du procès-verbal d’assemblée générale, mettre en œuvre ses droits de contestation (judiciaire) tels que prévus par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

Nos conseils :

Si vous constatez une irrégularité de cette nature, sachez que le fait d’envoyer une lettre recommandée à votre syndic n’a aucune valeur pour contester ou faire annuler une assemblée. Par ailleurs, l’absence des devis ne permet pas d’annuler toute l’assemblée générale. Seules les questions relatives à ces devis pourront faire l’objet d’une demande en annulation.

Ainsi :

• soit l’assemblée générale obtient du syndic qu’il s’engage à convoquer une nouvelle assemblée, comprenant les seules questions litigieuses, avec toutes les pièces nécessaires, et qu’il en assume l’intégralité du coût ;
• soit il vous faudra faire partie des copropriétaires, absents ou ayant voté « contre » pour pouvoir saisir le Tribunal de Grande Instance afin de faire reconnaître vos droits et faire annuler la/les décisions judiciairement.

Réponse :

Non, l’ouverture d’un compte bancaire séparé n’est pas obligatoire pour un administrateur provisoire désigné au titre de l’article 47. Cela est confirmé par l’arrêt de la Cour de Cassation du 14 janvier 2016 (n°14-25-898).

• Pour rappel : la procédure de mise sous administration provisoire via l’article 47 du décret du 17 mars 1967, intervient lorsqu’une copropriété est dépourvue de syndic (exemple : décès, démission, etc.) et que l’assemblée générale (éventuellement convoquée à cet effet) n’a pas été en mesure de désigner un syndic (absence de question à l’ordre du jour, défaut de majorité, etc.). La désignation de l’administrateur provisoire est faite par requête déposée au Tribunal de Grande Instance par « tout intéressé » (le syndic démissionnaire par exemple). L’ordonnance sur requête prise par le juge désigne l’administrateur provisoire, ses missions et les conditions annexes pour le bon déroulement de celles-ci.

L’administrateur provisoire ainsi désigné intervient pour assurer la continuité de la gestion de la copropriété, et surtout pour convoquer une assemblée générale aux fins de désignation d’un syndic.

Or il ressort de la décision de la Cour de Cassation du 14 janvier dernier que l’administrateur provisoire n’est pas le mandataire de la copropriété puisqu’il n’a pas été désigné par elle, mais par le tribunal (en qualité d’auxiliaire de justice au sens de l’article 719 du Code de procédure civile).

Le syndic, en tant que mandataire, a une responsabilité particulière : il doit respecter les décisions des copropriétaires approuvées en assemblée générale et est tenu de respecter la loi, et notamment la loi ALUR pour ce qui est de l’obligation d’ouvrir un compte séparé, au risque de voir son mandat annulé.

Or, ce n’est le cas de  l’administrateur provisoire : n’étant pas mandataire, il  échappe à l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. L’absence d’ouverture d’un compte séparé n’entraîne pas l’annulation de son mandat, dès lors qu’il est habilité par le juge à convoquer l’assemblée générale.

Réponse :

De manière générale,  la durée d’un mandat de syndic ne peut excéder 3 années.

Cependant, le mandat du syndic peut être renouvelé à chaque expiration de celui-ci, et ce par un vote en Assemblée Générale, sans limite du nombre de mandats.

Il faut se référer à l’article 28 du décret du 17 mars 1967 qui indique que « la durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années (…). Le syndic peut être de nouveau désigné par l'assemblée générale pour les durées prévues à l'alinéa précédent. »

Donc si la durée d’un mandat de syndic ne peut excéder trois années, le mandat est cependant reconductible sans limite par l’assemblée générale.

Dans le cas présent, le syndic bénévole peut donc à nouveau proposer sa candidature lors de la prochaine assemblée générale 2016 pour une nouvelle durée de 1 à 3 ans maximum.

Notre conseil

Soyez vigilant sur la rédaction de la résolution et évitez la clause - encore trop pratiquée (aussi chez les professionnels) -  prévoyant que le mandat est prorogé jusqu'à la prochaine assemblée générale appelée à statuer sur les comptes.

Une telle disposition n'est pas valable : la durée du contrat s'entend de façon strictement, « calendaire ». Dans le cas présent par exemple, si le syndic est élu lors d’une assemblée générale se tenant le 11 avril 2016, son contrat d’un an s'achèvera le 11 avril 2017 et l'assemblée générale devra donc être convoquée avant cette date, sous peine de nullité.

Ci-après, la résolution type que nous proposons pour éviter cette situation :

Attention : pour éviter que le mandat de syndic ne soit contesté devant les juridictions compétentes, le syndic doit être élu sur la base d’un contrat type de syndic (article 29 du décret du 17 mars 1967) disponible ici : www.arc-copro.com/pmfj. Celui-ci doit être joint à la convocation de l’assemblée générale appelée à mandater le copropriétaire (ou le syndic professionnel) comme syndic de l’immeuble.

Réponse :

OUI, un nombre (minimal ou impératif) de conseillers syndicaux peut être défini :

• soit (à titre principal) par une disposition du règlement de copropriété (Cour d’Appel de Paris 23^e ch. 7 octobre 1994) ;
• soit (à titre accessoire) par une disposition du « règlement de fonctionnement du conseil syndical » adopté en assemblée générale (article 22 du décret du 17 mars 1967).

C’est d’ailleurs une situation qui est trop souvent négligée et qui peut causer des torts au syndicat.

C’est ainsi qu’en l’absence du respect du nombre minimal ou exact de membres, la résolution d’assemblée générale désignant le conseil syndical peut être contestée (selon les dispositions de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965). Par décision de justice, le conseil syndical sera alors considéré comme « non constitué » (Cour d’Appel Paris 24 février 1999).

N.B : notons que cela concerne le cas où l’assemblée générale ne désigne pas le nombre de conseillers syndicaux prescrit par le règlement de copropriété ou par une précédente décision d’assemblée générale (et pas le cas particulier des démissions en cours de mandat, voir ci-après).

La conséquence immédiate, si le conseil syndical est considéré comme « non constitué » est que les conseillers ne peuvent pas se réunir officiellement ni exercer les droits dévolus à cet organe collégial, qui sont entre autres :

• la mise à disposition à tout moment, par le syndic ou via un accès extranet, de tout document intéressant le syndicat des copropriétaires (article 21 de la loi du 10 juillet 1965) ;
• l’établissement du budget prévisionnel (article 18-II de la loi du 10 juillet 1965) et de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle en concertation avec le syndic (art. 26 du décret du 17 mars 1967) ;
• la convocation d’une assemblée générale par le Président du conseil syndical en cas de carence du syndic (article 8 du décret du 17 mars 1967).

Conseils de l’ARC :

Il convient donc en assemblée générale de bien respecter les obligations énoncées ci-avant :

• de désigner  le nombre minimal ou exact de conseillers syndicaux ;
• de désigner en sus des suppléants destinés à siéger au conseil syndical, en cas de cessation définitive des fonctions des titulaires (démission, vente de leur lot, décès,…) conformément à l’article 25 du décret du 17 mars 1967.

Ce dernier point est très important, car dès lors que plus d’un quart des membres vient à disparaître, le conseil syndical est « mis en sommeil ».

Par ailleurs, l’absence de suppléant peut entraîner des frais conséquents liés à la convocation d’une assemblée générale supplémentaire dont le seul objet serait de nommer d’autres candidats pour les postes de conseillers devenus vacants.

Réponse :

NON, le syndic ne peut prélever aucun honoraire concernant la déclaration des sinistres. Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type gère à présent cette question. La déclaration des sinistres, sans distinction de leur source (parties privatives ou parties communes), doit être comprise dans le forfait de base.

Le syndic ne peut en effet percevoir des honoraires supplémentaires que pour les prestations visées au point 7.2.4. du contrat type réglementaire intitulé « prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres ».

Cela concerne quatre prestations précisément :

• déplacement sur les lieux ;
• prise de mesures conservatoires ;
• assistance aux mesures d’expertise ;
• suivi du dossier auprès de l’assureur.

Aucune autre prestation relative aux sinistres ne peut donc être facturée par le syndic en plus des honoraires forfaitaires du contrat, telle que la déclaration des sinistres.

Mais encore, le syndic ne peut prétendre à une facture d’honoraires supplémentaires pour ces prestations que dans le cas où l’assurance multirisque de l’immeuble ne prend pas en charge la totalité des honoraires de syndic.

En effet, le point 7.2.4 du décret du 26 mars 2015 précise également que : « toute somme versée par l’assureur au syndic au titre de la couverture de diligence effectuée par ce dernier dans le cadre du règlement d’un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article ».

Pour résumer :

• seules les quatre prestations citées peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire ;
• aucune facturation n’est possible si le contrat d’assurance de l’immeuble prend en charge les honoraires du syndic.

Vérifiez donc cette information dans une clause s’intitulant généralement « honoraire de syndic » ou « perte indirecte » de votre contrat d’assurance.

Réponse

Sur l’instauration du « fonds travaux » obligatoire 

Sa mise en place est obligatoire dans toutes les copropriétés à destination d'habitation (totale ou partielle). Il est instauré par les dispositions de l’article 14-2, alinéa II de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi Alur du 24 mars 2014.

Seules les copropriétés neuves (voire celles issues d’une mise en copropriété après réhabilitation lourde) disposent d’un différé de 5 ans, à compter de la date de réception des travaux pour le mettre en œuvre.

La règle et les exceptions

À compter du 1^er janvier 2017, un fonds de travaux est obligatoirement mis en place, à deux exceptions près, à savoir :

• lorsque le syndicat comporte moins de 10 lots, l'assemblée générale peut décider de ne pas constituer ce fonds, mais il faut pour cela l'UNANIMITÉ des voix ;
• lorsqu’un diagnostic technique global (DTG) a été réalisé, conformément aux dispositions des articles L731-1 et suivants du CCH (Code de la Construction et de l’Habitation) et qu’il conclut à l’absence de besoin de travaux pour les 10 années à venir.

Montant et modalités d’appel des fonds 

Ce fonds est alimenté par une cotisation annuelle, à minima de 5 %, appelée selon les mêmes modalités que les provisions pour le budget prévisionnel.

Statut des fonds et modalités de placement

Le dernier alinéa du II de l’article 14-2 énonce que les fonds versés sont attachés au lot et comme tel, sont définitivement acquis au syndicat.

En contrepartie, les dispositions du II du nouvel article 18 de la même loi imposent au syndic d’ouvrir un second compte séparé et « rémunéré », destiné à recevoir les cotisations du fonds de travaux.

Conclusions et conseils

La question sur la fixation du montant de cette cotisation annuelle relève bien du pouvoir de l’assemblée générale.

En conséquence tout syndic qui n’aurait pas inscrit cette question à l’ordre du jour, serait redevable de convoquer une nouvelle assemblée en 2016 et à ses frais !

A défaut, le syndic devra appeler dès le 1^er janvier le minimum de 5 % du budget prévisionnel, conformément aux modalités visées par la loi, et faire porter la question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale ordinaire (de 2017).

Réponse :

Cette question fait appel à plusieurs notions juridiques.

Le décret du 26 mars 2015 définit de manière stricte et exhaustive les tâches pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire. La gestion des fonds placés n’en fait pas partie. Le syndic ne peut donc prétendre à des honoraires supplémentaires pour ce type de tâche, d’autant plus qu’il s’agit d’une opération extrêmement simple qui consiste à transférer une somme du compte courant de la copropriété vers un compte épargne.

De plus, le syndic ne peut pas se retrancher derrière le vote de l’assemblée générale et cela pour deux raisons essentielles :

• Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. A ce titre, il a une obligation de loyauté vis-à-vis de son mandant. Il ne peut donc pas inscrire  à l’ordre du jour de l’assemblée générale une question qui serait illégale et contraire aux intérêts de la copropriété.

• Par ailleurs, le Code de déontologie réglementaire des professionnels de l’immobilier prévoit dans son article 8-3^° une obligation faite au syndic de « communiquer à ses mandants (...) l’ensemble des informations qui leur seront utiles pour qu’ils prennent une décision de façon libre et éclairée ».

Le syndic a donc commis une double faute :   d’une part en insérant à l’ordre du jour une question illégale et d’autre part en n’informant pas les copropriétaires lors de l’assemblée générale que cette tâche est comprise dans le forfait de base ne pouvant pas faire l’objet de facturation supplémentaire.

Vous comprendrez à travers cette question pourquoi il est essentiel que la commission de contrôle chargée de sanctionner les manquements des syndics puisse rapidement voir le jour sans que la composition paritaire prévue dans la loi ne soit modifiée (voir à ce sujet notre action du jour et voir aussi notre abus n° 4113 :  www.arc-copro.com/2iyv ).

Réponse :

OUI, au titre des nouvelles dispositions du Code des procédures civiles d’exécution (CPCE) qui sont entrées en vigueur au 1^er juin 2016.

Ainsi, l’huissier de justice qui sera saisi par un syndic, pour une action en reconnaissance d’une créance à l’encontre d’un copropriétaire défaillant, pourra délivrer ce que l’on appelle un « titre exécutoire ». Cette nouvelle procédure pourrait permettre une alternative à la voie contentieuse (tribunal de proximité, de 1^ère instance), plus longue et d’un coût supérieur en cas de recours à un avocat.

La mise en œuvre de cette procédure simplifiée de recouvrement d’une « petite » créance implique que :

• le syndic, en préalable, ait constitué un dossier devant permettre à l’huissier de reconnaître comme liquide et exigible la créance formulée par le syndicat ;
• la dette n’excède pas 4.000 € (art. R 125-1 du CPCE) ;
• l’huissier de justice fasse part au copropriétaire défaillant de l’existence de sa dette à l’égard du syndicat des copropriétaires.

Le moyen étant réalisé par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception, dans laquelle il propose au copropriétaire défaillant d’accepter, dans le délai d’un mois, cette procédure simplifiée de recouvrement (art. R 125-2 du CPCE) ;

• le copropriétaire débiteur donne son accord exprès, quant à la proposition de l’huissier de justice, sur le montant de sa dette et ses modalités de paiement (art. R 125-4 du CPCE).

Dans l’hypothèse où le copropriétaire a reconnu sa dette par l’acceptation de la procédure, l’huissier délivre alors au créancier, le syndicat des copropriétaires, un titre exécutoire à l’encontre du copropriétaire débiteur (art. R 125-6 du CPCE).

Ce titre, une fois obtenu, doit être respecté par le débiteur (échéancier de paiement). Dans le cas contraire, le créancier pourra aussitôt remettre son titre exécutoire à un autre huissier en le chargeant alors de recouvrer les sommes restantes par tous moyens (saisir sur loyer, sur salaire, immobilisation de véhicule, etc.)

Pour en savoir plus, consultez notre article suivant : « Nouveauté loi Macron : la procédure simplifiée de recouvrement des charges » : www.arc-copro.com/e6me.  Nous y reviendrons prochainement en détail dans un dossier complet.

REPONSE :

I. Que dit la loi ?

L’article 27 du décret du 17 mars 1967 dispose que :

« Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.

Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic. »

Ainsi, il ressort de manière claire :

Que l’activité des conseillers est strictement bénévole.

Que n’étant pas composé de professionnels, le Conseil a la possibilité de se faire aider par un « spécialiste », qui pourra être un comptable, avocat, architecte, etc.

Le législateur a précisé « le Conseil Syndical », cela signifie donc qu’il l’envisage dans sa globalité et non chacun de ses membres. Ainsi, le Conseil doit parler et agir d’une seule voix, à travers celle de son Président et c’est lui qui met en œuvre les décisions prises au sein du Conseil.

Les frais engagés dans le cadre de sa mission, par un ou plusieurs conseillers syndicaux, sont répartis en charges générales.

Mais ces dépenses, même justifiées, doivent relever d’une décision de l’ensemble du conseil syndical. Ainsi, en cas de désaccord entre les membres, il faudra soumettre la décision à un vote qui devra être obtenu à la majorité des membres du conseil syndical pour être autorisée valablement.

Exemple : c’est le cas concret de l’adhésion à l’ARC pour laquelle le conseil syndical ne doit pas nécessairement disposer d’une décision d’assemblée générale, mais doit présenter une délibération du conseil syndical à la majorité de ses membres.

L’article 27 ne précise pas dans quel contexte les sommes allouées ou dépensées par le Conseil sont fixées, mais il est certain que :

• les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt collectif ;
• les frais exposés doivent respecter les éventuelles dispositions du règlement de copropriété ou peuvent avoir été autorisés par une décision d’assemblée générale ;

Il n’est évidemment pas possible pour le Conseil Syndical de commander sans autorisation des prestations qui relèveraient du seul pouvoir de l’assemblée générale : un diagnostic de l’immeuble ou le recours à un avocat pour engager une procédure judiciaire.

Il y a peu de jurisprudence dans ce domaine, mais des excès sont parfois constatés et les fautifs sont mis en cause.

Voici quelques faits à ne pas reproduire :

• Des Conseillers Syndicaux avaient pris l’habitude de faire un point devant un « pot amical » ou au restaurant. Ils passaient ensuite ces dépenses (très conséquentes) en frais de fonctionnement.

Ainsi, la Cour a considéré qu’était contraire à l’intérêt collectif de la copropriété le fait de financer, avec les fonds du syndicat, des frais de restauration exposés par un nombre limité de copropriétaires membres du Conseil Syndical et ce, dans leur propre intérêt et sans contrepartie pour ceux exclus de cet avantage (CA de Paris, 26 mai 1995 - n° 94/001390, 23ème Ch, sect. B).

• Le conseil syndical d’un Syndicat de forme coopérative avait voté une résolution en assemblée allouant une somme forfaire pour les frais du Conseil.

Un copropriétaire a assigné chacun des membres du conseil syndical au motif que le remboursement des frais exposés par les membres du conseil sur justificatifs suppose, dans le silence du règlement de copropriété, une décision de l'assemblée générale.

Or la  résolution de l'assemblée générale n'avait pas réuni la majorité exigée, et ne se prononçait que sur le principe et non sur le montant du remboursement. De ce fait, la décision était incomplète et pouvait être contestée.

C’est ce qu’a fait la Cour d’Appel qui a jugé qu’il s’agissait d'une anomalie comptable et qu’elle ne permettait pas aux copropriétaires de vérifier l'étendue de ces frais. Elle a donc annulé les délibérations relatives à l'approbation des comptes et du quitus (CA d’Aix en Provence, 26 décembre 2001 - RG n° 97/03152, 4ème Ch A).

II. Le conseil de l’ARC

Constat est que peu de règlements de copropriété énoncent des règles de fonctionnement du conseil syndical, il convient alors de rédiger un règlement, puis de le faire voter en Assemblée à la majorité de l’article 24 et bien sur de s’y conformer. L’ARC vous en propose un exemple de règlement de fonctionnement du conseil syndical sur ce lien : www.arc-copro.com/fqmm.

Cela permet de clarifier le rôle de chacun et de préciser les limites à l’action individuelle ou collective.

Les décisions concernant les dépenses du conseil syndical devront être validées par une majorité de conseillers syndicaux et cela devra idéalement être consigné dans un registre des délibérations du conseil syndical (archivage des comptes-rendus de réunions).

Il peut être également souhaitable d’inclure une ligne budgétaire « frais de fonctionnement du conseil syndical » dans le budget prévisionnel à faire valider en assemblée générale. Cela permet de doter le conseil syndical d’un budget (certes de faible montant) pour régler des menues dépenses relevant de ses missions (frais d’avocat pour conseil, adhésion à l’ARC, etc.).