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Peux t-on prevoir un contrat -type de syndic pour une gestion partagée entre le syndic et le conseil syndical?

Question : En tant que membre du conseil syndical actif, je souhaite cogérer la copropriété avec notre syndic professionnel.
Puis-je amender le contrat-type en supprimant certaines missions du syndic qui seront assurées directement par le conseil syndical, en contrepartie d’une réduction des honoraires ?  Il s’agit d’une gestion bicéphale où le conseil syndical et le syndic ont des missions distinctes.

Réponse : Tout d’abord il faut préciser de manière claire et sans équivoque, que le contrat-type de syndic défini initialement par le décret du 26 mars 2015, puis amendé pour figurer en annexe 1 du décret du 17 mars 1967, ne peut en aucun cas être modifié. Et pour cause, il est défini par voie réglementaire.

Le contrat-type de syndic permet de définir deux éléments qui sont :

les modalités de visite de l’immeuble, de réunions du conseil syndical et de tenue d’assemblée générale,
les prestations complémentaires supplémentaires ou privatives qui peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire.
A contrario, les prestations ne figurant pas dans le contrat-type sont considérées être comprises dans le forfait de base.

A partir du moment où le syndicat des copropriétaires désigne un syndic, qu’il soit professionnel ou non, il est par définition le seul gestionnaire et responsable de la gestion de la copropriété.

Il n’est donc pas possible de prévoir une gestion bicéphale entre le syndic et le conseil syndical, et encore moins amender un contrat type dans lequel certaines tâches ne seraient pas assurées par le syndic.

Il est  vrai que des groupes de syndics professionnels essaient de proposer ce type de gestion hybride en nommant au sein de la copropriété un référent qui est souvent un membre du conseil syndical et qui est sensé, entre autres, d’accueillir les entreprises qui interviennent au sein de la copropriété, ou carrément de tenir l’assemblée générale.

Ce type de gestion est tout simplement illégal.

Par conséquent, il est déconseillé, voire illégal, d’entrer dans un système de gestion qui ne serait pas conforme aux dispositions légales et réglementaires car en cas de litiges liés à des actes de gestion, les responsabilités seraient difficiles à définir.

Ceci étant dit, le conseil syndical dispose d’un champ d’action suffisamment large pour intervenir dans la gestion de la copropriété.

En effet, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, il contrôle et assiste le syndic pouvant, par conséquent, rechercher des entreprises, contrôler les factures, étudier les carnets d’entretien…

L’assemblée générale peut accorder au conseil syndical une délégation plus ou moins étendue pour prendre tout ou partie des décisions qui relèvent de l’article 24.

Ainsi, à travers la loi, le conseil syndical peut activement intervenir dans le fonctionnement de la copropriété sans pour autant substituer le syndic en place élu.

Réponse de l'expert
Action

Quels sont les différents modes de participation à l’assemblée générale de la copropriété

Question : Le syndic a décidé unilatéralement de tenir l’assemblée générale en milieu de journée ne me permettant pas d’y assister.

Puis-je remettre un mandat à un copropriétaire de l’immeuble ou à un tiers pour qu’il me représente lors de l’assemblée générale afin de voter en mon nom en fonction des consignes que je lui adresserai ?
 

Pour résumer, conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, un copropriétaire est habilité à donner un mandat de représentation à un copropriétaire de l’immeuble mais plus généralement à tout tiers y compris des personnes qui n’habitent pas au sein de l’immeuble.

Un mandataire ne peut avoir plus de trois pouvoirs si les voix qu’il représente, auxquelles s’ajoutent les siennes (s’il est copropriétaire au sein de l’immeuble), dépassent 10 % des voix du syndicat des copropriétaires.

Le président de séance n’a pas à contrôler que le mandataire a respecté les consignes de vote du copropriétaire.

Par conséquent, le copropriétaire ne pourra pas annuler l’assemblée générale ni même une résolution, au motif que le mandataire n’a pas respecté ses consignes de vote.

Réponse de l'expert
Action

En quoi consiste le document qui présente l’état des risques naturels et technologiques ?

Vous êtes copropriétaire bailleur et vous avez entendu parler de l’état des risques naturels et technologiques à réaliser sur votre logement.  De quoi s’agit-il et faut-il le transmettre au locataire?

Il ne s’agit pas ici de performance énergétique mais l’enjeu est malgré tout de taille : Passée inaperçue, mais non moins importante, une nouvelle condition de mise en location sera en vigueur au 1er janvier 2023, liée au contenu du dossier de diagnostic technique (DDT).

Ce dossier est une compilation de divers diagnostics jointe à un bail d’habitation au moment de sa signature (article 3-3 de la loi N°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs). Il a pour objectif d’informer le locataire sur les éventuels risques et nuisances auxquels celui-ci pourra être confronté en vivant dans les lieux.

A compter du 1er janvier 2023, ce dossier devra être complété par un nouveau document : si le logement se situe dans un périmètre connaissant des risques naturels, technologiques, ou exposé au bruit des avions, alors le DDT devra inclure un état de ces risques.

Presque tout le territoire français est considéré par les autorités comme pouvant être confronté à des risques dits « naturels ». Si l’on prend l’exemple de Paris, tous les arrondissements sont sectorisés en « risque inondation » mais également « mouvement de terrain »

Sans compter les communes situées dans ou à proximité des couloirs aériens!

A cette nouvelle obligation est associée une sanction : si le DDT ne comprend pas cet état des risques naturels et technologiques, alors qu’il le devrait au regard de la localisation du bien loué, le locataire pourra demander une diminution du montant du loyer, voire la résiliation du contrat de location.

L’enjeu est donc de taille!

Vous êtes bailleur et souhaitez être accompagné au quotidien? En souscrivant à une adhésion « bailleur », L’ARC sera là pour vous informer, vous aiguiller. Tous les détails sont disponibles sur le lien suivant : http://arc-adhesion.fr/inscription/bailleurs/?PHPSESSID=2b5817516b9b37574071123d3172ecfb

 

Réponse de l'expert
Action

Puis-je imposer à mon syndic de faire figurer dans l’espace sécurisé et dématérialisé du conseil syndical différents documents ?

Question : Afin de mieux suivre les dépenses de ma copropriété, en tant que président du conseil syndical, j’ai demandé à mon syndic que les factures soient téléchargées dans l’espace sécurisé et dématérialisé du conseil syndical.

Celui-ci m’a répondu que le décret du 23 mai 2019 ne prévoit pas le téléchargement de ce type de documents dans l’espace dématérialisé du conseil syndical. Qu’en est-il ?

Réponse : l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose aux syndics professionnels de mettre à la disposition de chacune de ses copropriétés mandantes un espace dématérialisé dit « extranet ».

Sur cet extranet doivent figurer trois espaces :

  • le premier est ouvert à l’ensemble des copropriétaires ;
  • le deuxième doit être sécurisé et réservé uniquement aux membres du conseil syndical ;
  • et le troisième doit permettre un accès sécurisé à chacun des copropriétaires.

Compte tenu du fait que les syndics ne mettaient aucun document stratégique dans l’extranet de la copropriété, à la demande de l’ARC, un décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 a été publié précisant les documents minimum devant figurer dans chacun de ces trois espaces

Ainsi, à titre d’exemple, doivent être téléchargées dans l’espace du conseil syndical, la liste de tous les copropriétaires ou encore les balances générales de la copropriété.

En revanche, les factures de la copropriété ne figurent pas dans la liste des documents à télécharger dans l’espace du conseil syndical.

Ceci étant, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu’il s’agit d’une « liste minimale de documents » définie par voie réglementaire.

Par conséquent, le conseil syndical, ou encore mieux l’assemblée générale, peut exiger du syndic d’étoffer les documents devant figurer dans chacun des trois espaces.

Concrètement, le conseil syndical dispose de deux moyens légaux pour imposer au syndic de télécharger dans son espace dématérialisé des factures :

  • soit, il s’appuie sur le fait qu’il s’agit d’une liste minimale pour exiger du syndic que les factures figurent dans l’espace dématérialisé du conseil syndical.

Si le syndic refuse, il faudra alors de faire voter en assemblée générale le principe, en inscrivant dans l’ordre du jour une question et une résolution, obligeant le syndic mandataire à respecter les consignes décidées par le syndicat des copropriétaires mandant.

  • soit, il évoque l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui permet au conseil syndical d’avoir accès à tous documents de la copropriété, en précisant au syndic qu’en l’occurrence les factures doivent être disposées dans son espace dématérialisé.
Réponse de l'expert
Action

Comment peut-on mettre fin au contrat de syndic sans indemnités ?

le conseil syndical souhaite mettre fin au contrat de syndic lors de la prochaine assemblée générale qui se tiendra le 19 mars 2025.

Le syndic nous a affirmé que dans cette hypothèse, il réclamera des indemnités compte tenu que la date d’échéance de son contrat est fixée au 16 juillet 2025.

Est-il dans son droit, et le cas échéant, quelles sont les voix de recours ?

Les chapitres VII et VIII de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoient deux régimes en matière de fin de contrat de syndic.

Le chapitre VII précise que si l’assemblée générale met fin au contrat de syndic dans les trois mois précédant sa date d’échéance, aucune indemnité est due compte tenu qu’il s’agit d’une opération qui s’inscrit dans le cadre d’une mise en concurrence.

En revanche, si l’assemblée générale décide de mettre fin au contrat au-delà des trois mois précédant sa date d’échéance, le syndic est en droit de demander une indemnité au motif d’une rupture abusive.

Le chapitre VIII prévoir une exception à cette règle lorsque l’assemblée générale met fin au contrat suite à une inexécution suffisamment grave du syndic. Néanmoins, cela implique de respecter une procédure clairement définie.

Ainsi, en fonction des dates indiquées dans votre question, le syndic est effectivement dans son droit de réclamer une indemnisation si le contrat est résilié à la date de la tenue de l’assemblée générale, autrement dit, le 19 mars 2025, puisque la date d’échéance est le 16 juillet 2025, soit plus de trois mois.

Néanmoins, l’assemblée générale n’est pas contrainte de mettre fin au contrat à la date de la tenue de l’assemblée générale pouvant valablement l’acter à une date qui se situe dans les trois mois précédant sa date d’échéance.

En effet, le chapitre VII de l’article 18 précise que « l’assemblée générale désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin de contrat en cours et de prise d’effet du nouveau contrat ».

Concrètement, compte tenu que la fin du contrat du syndic en place est fixée au 16 juillet, l’assemblée générale pourra acter qu’il prendra fin le 17 avril 2025 (un jour de sécurité) et que le contrat du nouveau syndic entrera en vigueur à cette même date.

Ainsi, le syndic restera en place un mois après la tenue de l’assemblée générale, permettant ainsi d’éviter toute possibilité de demande d’indemnisation.

De manière générale, la date de fin de mandat du syndic devra être cohérente avec la date de la tenue de l’assemblée générale pour ainsi permettre de mettre fin au contrat de syndic sans indemnités.

Réponse de l'expert
Action