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Réponse :

Voici une question très intéressante que plusieurs conseillers syndicaux et syndics bénévoles se posent, que ce soit pour alimenter directement le fonds travaux ou bien des comptes d’avance tels que ceux de trésorerie.

• Règles concernant l’affectation du solde de l’exercice

L’article 8 du décret du 14 mars 2005 précise dans son 6^ème alinéa que « Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.»

Ainsi, ce texte réglementaire rend obligatoire la répartition du solde de l’exercice. Son affectation automatique à un autre compte n’est donc pas possible.

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’excédent d’un exercice peut être la résultante de plusieurs excédents émanant de différentes clés de répartition, ou bien être un solde cumulé dont certaines clés présentent un excédent et d’autres un déficit.

Ainsi, voter l’affectation « aveugle » de l’excédent de l’exercice sur le fonds travaux ou sur un compte d’avance, reviendrait à favoriser certains copropriétaires – ce qui pourrait être assimilé à un enrichissement sans cause – et, au contraire, en pénaliser d’autres.

Pour expliquer concrètement ce raisonnement, prenons l’exemple d’un excédent global de 3000 euros qui se décompose de 4000 euros d’excédent sur la clé chauffage, et de 1000 euros de déficit sur la clé générale.

Affecter l’excédent cumulé de 3000 euros pénaliserait des copropriétaires concernés par la clé chauffage, tout en avantageant ceux concernés par la clé générale à hauteur de leurs millièmes.

La seule exception à cette règle concerne les syndicats de copropriétaires qui ne disposent que d’une seule clé de répartition.

• Comment procéder pour utiliser le bénéfice d’un solde excédentaire ?

Par définition, il est donc essentiel de procéder en deux temps, ce qui nécessite de porter deux questions différentes à l’ordre du jour.

- La première consiste à voter l’approbation des comptes et par conséquent la répartition de l’excédent de l’exercice ;

 - la seconde question doit autoriser le vote d’un appel de fonds supplémentaire pour alimenter le compte d’avance ou le fonds travaux qui pourrait être équivalent à l’excédent de l’exercice.

Rappelons qu’en procédant ainsi, même si les montants globaux remboursés et appelés sont identiques, certains copropriétaires se verront appeler un différentiel (leur quote-part d’appel sur le fonds travaux pouvant être plus ou moins élevée que leur quote-part de remboursement de l’excédent de l’exercice).

Pour éviter toute mauvaise surprise, l'assemblée générale peut décider que le montant de l’excédent lié à la clé générale soit celui appelé pour alimenter le fonds travaux ou le compte d’avance, également constitué en clé générale.

Cela permettra de garantir que la somme portée au crédit des copropriétaires sera identique à celle appelée pour constituer ou abonder le fonds travaux ou d’avance.

Dans l’exemple exposé ci-dessus, cette dernière solution n’est pas possible puisque le solde de charges sur la clé générale présente un déficit.

Réponse

De nombreuses copropriétés en chauffage collective ont un contrat d’entretien comprenant une clause de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) » autrement appelée clause P3. Avec un contrat P3, la copropriété paye une participation spécifique dans le cadre du contrat en contrepartie de laquelle le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Ces contrats ont souvent une durée longue, généralement de 8 à 10 ans. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.arc-copro.com/ct1s.

D’un point de vue légal, ce type de contrat peut tout à fait contenir une clause de reconduction tacite, rien ne l’empêche… si ce n’est le bon sens : comme nous allons voir ci-dessous.

Pour chiffrer le montant du P3, le chauffagiste fait la liste du matériel en place et estime le taux d’usure du matériel afin d’évaluer le montant de la redevance P3. Ce montant est donc déterminé en fonction de l’usure du matériel au moment de la signature du contrat.

Si le contrat est reconduit dans les mêmes termes, cela voudrait dire que la chaufferie se trouve exactement dans le même état qu’au début du contrat : ce qui est impossible ! La redevance payée à partir du moment de la reconduction tacite n’a donc plus aucun sens et ne correspond plus à l’état du matériel présent en chaufferie. Si la copropriété souhaite renouveler son contrat, la redevance P3 doit donc être recalculée.

Afin d’éviter les mauvaises surprises, nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause de ce type dans un contrat P3. Nous conseillons d’ailleurs que la copropriété gère elle-même son propre P3.

Réponse :

Cette interrogation va devenir de plus en plus pressante avec l’entrée en vigueur du fonds travaux et l’obligation associée de placer ce fonds sur un compte rémunéré au profit de la copropriété.

Pour aborder cette question, il faut traiter en parallèle le problème comptable et le problème financier qui se posent.

Le premier réflexe doit être de contrôler les relevés bancaires du compte de placement.

L’objectif est de vérifier, d’une part que les sommes effectivement virées sont conformes à la décision de l’assemblée générale et d’autre part que les produits financiers générés sont cohérents avec les sommes placées et le taux en vigueur.

Après avoir réalisé cette étape, il faut examiner la comptabilité de la copropriété en deux temps :

1. vérifier l’existence d’un compte « 502 » qui indique le montant des sommes placées. À défaut, c’est que le syndic n’a pas ouvert de compte de placement et garde l’intégralité des fonds de la copropriété sur le compte courant ;
2. vérifier l’existence d’un compte « 714 » qui précise les « produits financiers », générés par le placement des fonds.

Après avoir suivi ces deux étapes, il faudra s’assurer qu’en fin d’exercice comptable les produits financiers sont bien affectés au profit des copropriétaires.

Pour cela, il faudra contrôler que dans l’annexe comptable N° 2 qui présente le bilan de l’exercice figure bien, à droite du document, dans la rubrique « produits pour opérations courantes »  la somme du compte « 714 ».

Cela aura pour conséquence d’augmenter les produits de la copropriété et ainsi impacter positivement le solde de l’exercice.

Il faut être vigilant, car plusieurs syndics gardent les produits financiers de la copropriété dans un compte d’attente, ce qui n’apporte aucun profit direct aux copropriétaires.

Il peut évidemment aussi être décidé en assemblée générale d’affecter ces produits à un compte spécifique comme prévu par l’article 3

Réponse :

Contexte réglementaire.

Concernant un parking qui ne relève pas d’un ERP (Établissement Recevant du Public), les prescriptions en vigueur sont les suivantes :

• Arrêté du 31 janvier 1986 relatif à la protection contre l’incendie des bâtiments d’habitation

• L’article 94 prescrit « que l'éclairage soit naturel ou artificiel, l'éclairement doit être suffisant pour permettre aux personnes de se déplacer et de repérer aisément les issues.
   
• De plus le parc de stationnement doit comporter un éclairage de sécurité permettant d'assurer un minimum d'éclairement pour repérer les issues en toutes circonstances et effectuer les opérations intéressant la sécurité. Pour ce faire, l'éclairage de sécurité doit être constitué par des couples de foyers lumineux, l'un en partie haute, l'autre en partie basse, assurant un éclairage d'une puissance d'au moins 0,5 watt par mètre carré de surface du local et un flux lumineux émis d'au moins cinq lumen par mètre carré.

• L'éclairage de sécurité doit permettre la visibilité des inscriptions ou signalisations visées à l'article 92 ci-dessus soit par éclairage direct, soit par des lampes conçues spécialement pour matérialiser de telles indications. Les foyers lumineux visés au deuxième alinéa ci-dessus doivent être placés le long des allées de circulation utilisable par les piétons et près des issues. Les foyers lumineux placés en partie basse doivent être situés au plus à 0,50 mètre du sol. Les sources d'électricité destinées à alimenter les foyers lumineux susvisés doivent être autonomes; elles peuvent être constituées soit par des blocs autonomes répondant aux dispositions de l'arrêté du 2 octobre 1978 du ministère de l'Intérieur, soit par un groupe électrogène.

• L'éclairage de sécurité doit pouvoir fonctionner pendant une heure ».

Points de vigilance

• D’après le guide sur « l’éclairage des parties communes » édité par l’ADEME : www.arc-copro.com/4n4h, il est rappelé que dans les parcs de stationnement, le copropriétaire qui utilise sa voiture doit pouvoir repérer facilement la place qui lui est attribuée et sortir du véhicule sans appréhension.

• De plus l’éclairage doit procurer une bonne uniformité afin d’éliminer les zones d’ombre.

• L’éclairage permanent n’est pas obligatoire à condition que le parking soit équipé de systèmes de gestion automatiques, de type détecteur de présence. Les espaces peuvent être découpés en plusieurs secteurs permettant aux capteurs de présence de déclencher la montée en puissance de l’éclairage jusqu’à 100%.

• Si le parking est utilisé par un ERP (Établissement Recevant du Public), il est obligatoire d’assurer l’accessibilité des PMR (Personnes à Mobilité Réduite), les normes règlementaires exigeant des valeurs d’éclairement de 50 lux en tout point des circulations piétonnes et de 20 lux en tout autre point. Par contre, aucune exigence ne s’applique aux box fermés.

• Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le guide de la Gestion Technique et des Services en Copropriété accessible pour les adhérents dans la rubrique librairie du site de l’ARC www.arc-copro.fr

Réponse :

Les modifications apportées par la loi ALUR concernant l’avance travaux ne seront applicables qu’à partir du 1^er janvier 2017. En effet, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 se verra « allégé » de son alinéa relatif à cette avance à savoir « Le syndic (…) est chargé (…) de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité mentionnée à l'article 25 de la présente loi. ».

C’est donc l’obligation pour le syndic de mettre à l’ordre du jour cette résolution tous les trois ans qui est supprimée à partir du 1^er janvier 2017 et non l’avance travaux en elle-même.

Par conséquent, les avances travaux déjà existantes dans la comptabilité des copropriétés existeront toujours après le 1^er janvier 2017 si elles n’ont pas été consommées ou remboursées aux copropriétaires, et pourront être conservées. Il sera également toujours possible de les alimenter via une décision d’assemblée générale (votée à la majorité 25) comme pour n’importe quelle avance (solidarité, avance de trésorerie, etc.).

En cas de vente d’un lot, le vendeur sera remboursé de sa quote-part sur l’avance travaux (ou toute autre avance) et la somme correspondante sera appelée au nouvel acquéreur.

En somme, la seule chose à retenir concernant l’avance travaux avant et après le 1^er janvier 2017, c’est que rien ne change si ce n’est que l’obligation de mettre la constitution de cette avance  à l’ordre du jour de l’assemblée générale tous les trois ans est supprimée. 

Rappelons toutefois que si l’avance travaux ne disparait pas, elle reste complémentaire du nouveau fonds travaux obligatoire et ne peut s’y substituer. En effet, l’alimentation du fonds travaux à hauteur minimum de 5 % du montant du budget prévisionnel sera obligatoire à partir du 1^er janvier 2017, pour les copropriétés de plus de 5 ans.

Précisons enfin que le fonds travaux constitue une épargne en vue de réaliser de gros travaux beaucoup plus sécurisante pour une copropriété que l’avance travaux, puisque ce fonds contrairement à l’avance n’a pas de caractère remboursable, il est « acquis au lot ».

Il est par ailleurs déposé sur un compte séparé et rémunéré au profit du syndicat de copropriétaires.

Réponse :

De nombreuses copropriétés équipées d’un système de chauffage collectif se voient proposer un contrat d’entretien comprenant une clause dite P3 de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) ». Avec une clause P3, la copropriété paie une participation supplémentaire dans le cadre du contrat, qui vient alimenter un compte « P3 » ; en contrepartie, le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.copro.com/ct1s.

Pour chiffrer le montant de la redevance P3, le chauffagiste recense le matériel en place et estime son taux d’usure.

Il faut donc tout d’abord connaître la longévité des équipements en chaufferie.

Le tableau ci-dessous présente la durée de vie de ces équipements qui comme on le constate est généralement longue :

(Source : Fedene)

Donc, lorsque la chaufferie est neuve au démarrage du contrat, très peu de matériel aura besoin d’être renouvelé pendant la durée du contrat qui est généralement de 10 ans.

À la fin du contrat, le solde du compte P3 sera donc positif et le chauffagiste récupèrera une partie (voire la totalité) de ce solde sans avoir fait de travaux.

Nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause P3 dans le cas d’une chaufferie neuve. Nous conseillons plutôt que la copropriété gère elle-même son propre P3 et anticipe les travaux auxquels elle devra faire face dans le futur.

Pour toute question sur vos contrats d’entretien et sur la gestion du poste de chauffage de votre copropriété, n’hésitez pas à contacter notre pôle Chauffage-Rénovation-Eau au 01.40.30.42.82 ou adressez-nous un mail à energie-eau@arc-copro.fr.

Réponse :

Votre interrogation est pertinente, sachant qu’elle concernera un nombre important de copropriétés.

En effet, pour des raisons diverses, il n’est pas rare qu’un copropriétaire procède au paiement partiel de ses appels de fonds, pouvant alors poser un problème quant à l’imputation que va faire le syndic de cette somme insuffisante.

L’article 9 de l’arrêté du 14 mars 2005 renvoie à l’article 1256 du Code civil, qui est à présent repris dans l’article 1342-10 du nouveau Code civil.

Cet article prévoit plusieurs modalités d’imputation, en cas de règlement partiel.

Voici la disposition dans son intégralité :

« Le débiteur de plusieurs dettes peut indiquer, lorsqu'il paie, celle qu'il entend acquitter. 

À défaut d'indication par le débiteur, l'imputation a lieu comme suit : d'abord sur les dettes échues ; parmi celles-ci, sur les dettes que le débiteur avait le plus d'intérêt d'acquitter. À égalité d'intérêt, l'imputation se fait sur la plus ancienne ; toutes choses égales, elle se fait proportionnellement. »

Ainsi, il faut raisonner par étapes :

1. Si le copropriétaire précise expressément à quel type d’appel de fonds il souhaite imputer son règlement, alors le syndic est tenu de respecter son choix, même s’il s’agit d’une dette récente.

2. Si le copropriétaire ne précise pas à quel type d’appel de fonds il souhaite imputer son règlement, alors que plusieurs d’entre eux ne sont pas réglés, le syndic doit, dans ce cas, l’imputer à la dette qui présente pour tous les copropriétaires le plus d’intérêt.

Par conséquent, on peut considérer que les copropriétaires ont le plus d’intérêt à ce que les charges courantes comme le chauffage, l’électricité, l’eau… soient payées, à défaut de les voir suspendues plutôt que d’épargner pour constituer un « fonds travaux ».

Ainsi, en cas de règlement partiel du copropriétaire le syndic doit l’imputer en priorité pour  régler les dépenses courantes plutôt que pour alimenter le « fonds travaux ».

Précisons que cela n’est valable que dans le cas où le copropriétaire individuel procède à un paiement partiel.

Autrement dit, le syndic ne peut pas d’autorité imputer le règlement d’un copropriétaire à jour du paiement de ses charges au paiement des dépenses courantes, au motif d’une insuffisance de trésorerie due à des impayés.

Dans ce cas, il sera bien obligé de placer les sommes destinées au fonds travaux sur le compte bancaire séparé et rémunéré dédié à cet effet.

Réponse :

Décidemment, avec les syndics professionnels, il n’y a pas de petit profit.

Bien évidemment, les frais de notification des lettres de mises en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris les frais de notification qui caractérisent justement une mise en demeure doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

A défaut, le législateur aurait utilisé le terme précis de « lettre de mise en demeure » et non pas celui de « frais » de recouvrement.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réceptions doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Fin de la partie : « échec et mat ».

Et dire que certains syndics réclament en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui leur revient, tout frais compris, moins de 5 euros...

Quelle mesquinerie d’imputer de surcroît au syndicat de copropriétaires les frais de notifications !

Réponse :

Votre question est très pertinente car effectivement, en parallèle des honoraires de gestion courante, le syndic facture plusieurs prestations pour la réalisation de tâches supplémentaires, complémentaires ou privatives qui peuvent représenter jusqu’à 30% de leurs honoraires globaux.

Le contrôle est donc indispensable afin de vérifier qu’il n’a pas facturé des prestations abusives.

Tout d’abord, rappelons que l’article 11 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à joindre à la convocation d’assemblée générale « l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ».

Ainsi, le premier réflexe est de consulter cette pièce ou bien de la réclamer si le syndic ne la transmet pas. En effet, certains syndics essayent de se dédouaner au motif que son défaut de présentation à l’ordre du jour n’est pas susceptible d’entraîner une nullité des résolutions.

Ainsi, pour eux, l’absence de sanction implique une absence d’obligation.

Si vous êtes face à ce type de syndic « tordu », il faut alors pousser les investigations.

Pour cela, il faut que vous réclamiez le grand livre de la copropriété, conformément à vos droits prévus à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Ensuite, il faudra étudier spécifiquement deux types de comptes. En premier lieu, les comptes « 621 » et suivants, ils figurent dans le grand livre de manière chronologique.

Ces comptes présentent au débit l’ensemble des honoraires du syndic facturés pour la gestion de la copropriété.

On retrouve six comptes spécifiques :

• « 6211 » Rémunération du syndic 
• « 6212 » Débours 
• « 6213 » Frais postaux 
• « 6221 » Honoraires travaux
• « 6222 » Prestations particulières
• « 6223 » Autres honoraires

Dans certains cas, cela n’est pas suffisant sachant que certains syndics n'inscrivent dans ces comptes que les honoraires qui concernent la gestion « directe » de la copropriété.

Autrement dit, les honoraires privatifs tels que les mises en demeure et lettres de relances n’y apparaissent  pas. Il faut alors vérifier les sommes portées au crédit du compte « 401 » appartenant au syndic.

Sur ce compte figurera l’intégralité des honoraires que le syndic a perçu.

Cette démarche peut a priori paraitre compliquée mais, en réalité, après avoir identifié les comptes cela reste techniquement abordable.

Si malgré tout vous rencontrez des difficultés, l’ARC est bien évidemment à votre service.