La réponse de l’expert.

Que faire concernant une facture vieille de 5 ans qui ne serait pas réglée ?

 

Le problème que nous recontrons concerne une facture de KONÉ en date du 21/11/2010, d’un montant de 1317,05 €, correspondant au contrat d'entretien des portes de parking.  KONE dit que cette facture n'a pas été payée par notre ancien syndic et en réclame le paiement. Or cette facture apparaît, dans le relevé des dépenses pour l'exercice comptable (1^er/7/2010-30/6/2011).

Nous avons depuis changé de syndic. Le comptable de notre syndic actuel (ADB Consulting) m'a fait la réponse suivante : "une facture apparaissant dans le relevé des dépenses n'est pas forcément réglée, ce qui est le cas pour cette facture."

 

• Questions :

 

- Pour quelle raison cette affaire ressort 5 ans après ? N'y a-t-il pas un délai ?

- Comment faire pour être certain que cette facture n'a pas déjà été réglée ?

- N'est-ce pas l’ancien syndic qui est responsable ?

- Et autre question : comment s'assurer, en contrôlant les comptes, que les factures ont réellement été réglées ?

Je vous remercie par avance de bien vouloir nous conseiller ».

 

 

• La réponse de l’expert

 

Il convient de bien comprendre que la comptabilité des copropriétés est une comptabilité d’engagement qui constate des charges et des produits, lesquels sont ensuite réglées ou reçues, et qui deviennent donc des dépenses et des recettes.

 

Autrement dit un relevé général de dépenses est en réalité (du point de vue comptable) un relevé général de charges : ce sont les factures qui sont portées sur ce relevé,

 

comptabilisées au moment de leur arrivée chez le syndic (ou comptabilisées par anticipation pour les factures de fin d’exercice non encore parvenues au dernier jour de l’exercice). On parle alors « d’engagement ».

 

Le paiement des factures est indépendant de leur engagement, aussi il faut bien comprendre que le relevé général des dépenses présente des factures, payées ou non.

 

Le paiement se constate dans le grand livre, quand le fournisseur est payé à travers le compte fournisseur et le compte bancaire de la Copropriété.

 

Il n’est pas rare de découvrir, notamment lors d’un changement de syndic, des factures restées impayées.  Leur paiement reste dû, indépendamment du syndic en place.

 

Il arrive aussi que des fournisseurs ressortent de « vieilles » factures, datant de plusieurs années, au motif qu’elles sont demeurées impayées. Il faut en ce cas être très vigilant et vérifier que ladite facture n’a pas déjà été comptabilisée. En effet, une facture impayée ne doit pas être engagée en charge une seconde fois (ce qui reviendrait in fine à la payer deux fois).

 

Attention, une relance n’est pas une facture et ne doit pas être considérée comme une charge, laquelle a déjà été comptabilisée : seul le paiement reste à effectuer.

 

Il existe toutefois un délai de prescription, qui est de cinq ans (articles 2224 du Code civil et L. 110-4 du Code de commerce) : passé ce délai, la facture n’est plus exigible et son paiement peut ne plus intervenir.

 

Ce délai est connu des fournisseurs qui vérifient juste à temps les factures restées impayées pour être dans le délai d’exigibilité. C’est la raison pour laquelle cette « affaire » ressort 5 ans après.

 

Pour savoir si une « vieille » facture qui ressort de l’oubli a été ou non payée, il faut regarder le compte du fournisseur dans le(s) grand(s) livre(s) à partir de la date de la facture : ses créances et les paiements apparaissent.

 

Il est rappelé que le conseil syndical a accès à tous les documents, y compris aux grands livres.

 

Si un syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et doit payer les factures exigibles, il doit aussi assumer les conséquences de ses erreurs éventuelles : ainsi des pénalités de retard de paiement éventuelles seraient à sa charge. Mais une facture impayée reste à payer par le client, à savoir le syndicat des copropriétaires, quand bien même elle aurait transité par plusieurs syndics : on ne peut pas demander à un syndic de payer à la place du syndicat des copropriétaires ce que ce dernier aurait dû payer.

 

Terminons en rappelant que l’ARC permet à ses adhérents collectifs (les conseils syndicaux) de rencontrer un contrôleur de comptes et de gestion sur rendez-vous afin de répondre précisément à ce genre de questions : l’adhérent apporte les documents comptables et obtient les réponses à ses questions lors de l’entretien qui se déroule au siège de l’ARC à Paris. Il s’agit du service d’aide à l’analyse des documents comptables : www.arc-copro.com/q5ge

Question :

«  Mon syndic nous a présenté une facture semestrielle de 120 euros pour la gestion des déclarations liées à la mutuelle du gardien de notre copropriété. Cette facture est-elle légale ?»

Réponse :

 

Pour répondre à cette question, il est important de prendre en considération la date de signature du contrat de syndic.

• En effet, si le contrat a été signé avant le 1^er juillet 2015, le contrat est alors régi par l’arrêté Novelli datant du 19 mars 2010.

Cet arrêté liste les tâches rentrant dans la gestion courante qui, par conséquent, ne peuvent pas faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

On retrouve dans le point 5 s’intitulant « gestion du personnel » les déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux.

• Par contre, si votre contrat a été présenté en assemblée générale depuis le 2 juillet, il doit répondre aux nouvelles obligations réglementaires du contrat type. On retrouve dans la « liste non limitative des prestations incluses dans le forfait » au point VI-23° « Les déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux ».

La mutuelle étant bien un organisme social, le syndic ne peut donc en aucun cas facturer trimestriellement les déclarations liées à cet organisme. Cela doit faire partie de sa gestion courante.

Cette facture est donc tout simplement illégale.

 

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’obligation de mutuelle par les gardiens et employés d’immeuble émane d’un accord collectif du 6 décembre 2013 pour une mise en place obligatoire au plus tard le 6 juin 2015.

Le syndic était donc en parfaite connaissance de cette nouvelle obligation et devait donc prévoir si besoin dans ses honoraires de base s’il considère que cela entraîne une surcharge de travail.

 

 

Réponse :

 

Cette question va se poser dans beaucoup de copropriétés, puisque de nombreux gardien(ne)s embauchés dans les années 80 atteignent actuellement un âge qui leur permet de demander à partir en retraite.

 

Prenons un exemple de calcul des indemnités en retraite pour fixer les idées :

 

• Date d’ancienneté : 01/09/1983
• Date de rupture du contrat : 31/03/2016
• Salaire brut mensuel retenu[1] : 2 600 €

 

Le calcul de l’indemnité de départ en retraite est le suivant :

 

 

 

 

 

 

Le salaire brut retenu est prévisionnel lorsque l’on se place à plusieurs mois de l’échéance, et il est donc prudent d’arrondir l’indemnité prévisionnelle.

 

Il sera ainsi retenu dans le cas présent (peu d’augmentations prévisibles d’ici mars 2016) une indemnité prévisionnelle de 29 500 €. Il s’agit du montant brut qui sera versé au gardien.

 

S’agissant d’un départ volontaire en retraite, l’indemnité supporte les charges sociales et taxes sur les salaires comme n’importe quel élément de salaire :

 

 

 

 

 

 

Il convient de ne pas omettre l’indemnité de congés payés non pris et le prorata de la gratification de treizième mois, indépendants de l’indemnité de rupture.

 

Au sujet des congés, nous vous renvoyons à notre dossier : « Quid des congés payés non pris lors du départ du salarié du syndicat de copropriétaires ? ».

 

 

Un budget de 48 000 € paraît ainsi raisonnable dans le cas étudié pour un gardien de plus de 30 ans d’ancienneté.

 

Si une grosse copropriété avec un budget annuel de plusieurs centaines de milliers d’euros (et sans impayés) peut supporter une telle dépense, il n’en est pas du tout de même pour une copropriété plus petite ou pour une copropriété avec des difficultés de trésorerie.

 

Il convient donc, en effet, d’anticiper une telle dépense à l’avance.

 

Si les rapports avec le gardien sont normaux, le conseil syndical et/ou le syndic vont savoir bien à l’avance l’intention du gardien de partir en retraite, avant son courrier de signification pouvant intervenir à un mois seulement du départ[2].

 

Rappelons ici que l’employeur ne peut questionner « officiellement » le gardien sur ses intentions qu’à partir de l’âge de 65 ans, la mise à la retraite par l’employeur[3] ne pouvant pas intervenir avant l’âge de 70 ans.

 

Lorsque l’échéance est connue, il est donc conseillé de provisionner dès que possible la dépense liée au départ.

 

Pour reprendre notre exemple, l’assemblée générale pourrait décider à l’article 24 d’appeler les 48 000 € en une ou plusieurs fois en tant que provisions pour l’opération exceptionnelle du départ en retraite du gardien[4].

 

Terminons en précisant que le Conseil syndical peut demander le calcul prévisionnel ou réel de l’indemnité de départ en retraite à un contrôleur de comptes et de gestion spécialisé en gestion du personnel de copropriété[5].

 

 

 

---

[1] Le salaire à prendre en considération est régi par les dispositions combinées des articles 16 et 17 de la convention collective.

[2] Délai de l’article 14 de la convention collective.

[3] Le cas de la mise à la retraite par l’employeur fera l’objet d’un autre article

[4] Il ne peut pas s’agir d’une dépense courante d’administration relevant de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965. Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ajoute les opérations exceptionnelles à la liste des travaux visés à l’article 44  du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

[5] Voir le II de : www.arc-copro.com/hers.

 

REPONSE :

 

Oui le syndic peut percevoir des honoraires sur les travaux votés par l’assemblée générale, il s’agit des travaux définis par l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 (hors  budget prévisionnel).

 

En application de l’article 18-1-A de la loi du 10 juillet 1965 « les travaux mentionnées à l’article 14-2 et votés par l’assemblée générale des copropriétaires en application des articles 24, 25, 26, 26-3 et 30 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic ». 

 

Par ailleurs, l’article 7.2.5. du décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic (applicable obligatoirement aux contrats de syndic conclus ou renouvelés après le 1^er juillet 2015) précise que ces honoraires complémentaires doivent être votés lors de la même assemblée générale qui vote les travaux.

 

Mais il faut respecter un certain nombre de règles :

 

• Les travaux sont votés dans une résolution spécifique.

 

• Puis, dans une résolution séparée, les honoraires complémentaires du syndic font l’objet d’un vote à la même majorité que celle des travaux. Donc cela veut dire 2 choses : d’une part le syndic doit inscrire  à l’ordre du jour une question sur  celle des honoraires avec un projet de résolution et d’autre part, comme tout prestataire il doit joindre une  proposition de prestation détaillée à la convocation.

 

• L’assiette de calcul est le montant des travaux votés hors taxes.

 

• Il ne faut pas confondre le montant des travaux et le budget global des travaux. Le budget des travaux correspond à l’enveloppe des travaux et comprend : le  montant des travaux eux-mêmes, les honoraires de l’architecte, les honoraires du coordonnateur des travaux, le montant de l’assurance de dommage ouvrage. L’assiette de calcul est limitée au seul montant des travaux votés.

 

• Prévoir aussi un échéancier de paiement des appels de charges concernant ces honoraires sur travaux du syndic.

 

Quant à savoir si le montant de 5 % réclamé est acceptable, il faut pour cela déterminer quelle est la prestation effectuée par le syndic et négocier le montant des honoraires.

 

Réponse :

Pour savoir si la rémunération du syndic semble acceptable, il faut avant tout se poser la question de la prestation réelle attendue du syndic sur le programme de travaux voté en assemblée générale.

 

La prestation effectuée par le syndic en cas de travaux décidés en assemblée générale peut concerner 3 tâches :

 

• la gestion financière des travaux : cela consiste à effectuer  les appels  de fonds travaux (selon l’échéancier voté)  et le paiement des factures des prestataires. Dans ce dernier cas, soit il y a un architecte et c’est lui qui vise les factures en fonction de l’avancement des travaux, soit il n’y a pas d’architecte et c’est le syndic qui doit effectuer cette vérification.

 

• La gestion administrative : cela  concerne la déclaration de travaux qui représente des formalités plutôt limitées pour le syndic ou qui sont assurées par l’architecte quand il a été désigné.

 

• Le suivi technique : s’il est prévu de confier les travaux à un maître d’œuvre (architecte), le suivi technique assuré par le syndic sera très limité (présence en réunions). Si aucun maître d’œuvre n’est désigné, le travail attendu du syndic sera plus important.

Mais attention : en aucun cas le syndic ne peut assumer les mêmes responsabilités qu’un maître d’œuvre, même s’il assure seul le suivi technique.

 

En résumé en cas de présence d’un architecte (maître d’œuvre), la mission du syndic se borne essentiellement à l’émission des appels de fonds et à leur suivi. Il faut donc tenir compte de la réalité de la prestation du syndic pour définir le pourcentage des honoraires.

 

Ce pourcentage devra être dégressif en fonction du montant des travaux défini préalablement  à leur exécution.

 

L’ARC vous recommande de toujours convertir le pourcentage affiché en montant TTC pour estimer ce que représente la rémunération du syndic. Ainsi, il ne faudra pas se contenter de parler de 5 ou 3 %, mais de 2 000 ou 5 000 € TTC selon le montant des travaux, ce qui représentera X jour de travail du syndic (selon tarif horaire présenté au contrat). Il est en effet plus simple pour le conseil syndical d’estimer une charge de travail en nombre de jours qu’en euro ou encore en pourcentage.

 

Il faut également veiller à bien faire noter dans la résolution inscrite au procès-verbal de l’AG le « résultat » en € TTC (toutes taxes comprises) des honoraires de syndic souvent présentés sous forme de pourcentage (en général calculé en HT sur du HT) pour éviter toute confusion entre le TTC  et le HT. En effet, le syndicat des copropriétaires étant un particulier, il ne récupère pas la TVA.

 

Par ailleurs, lorsqu’une enveloppe légèrement supérieure à l’estimation des travaux est votée, si ces travaux reviennent, au final, moins chers que ce qui avait été voté en assemblée générale, on peut s’interroger sur l’incidence que cela aura sur les honoraires du syndic.

 

L’article 18-1-A de la loi du 10 juillet 1965 indique bien que l’assiette de calcul de ces honoraires complémentaires de syndic est le montant des travaux votés : il s’agit du montant hors taxe des travaux votés.

 

Mais rien n’empêche l’assemblée générale de décider que le montant des honoraires du syndic devra tenir compte du montant réel des travaux réalisés hors taxes. Il faut alors le spécifier expressément dans la résolution. 

 

Par contre, en cas de dépassement du budget voté, l’assemblée générale devra être consultée, et prendre une nouvelle décision. Le syndic ne pourra donc pas « automatiquement » augmenter les honoraires votés en AG sans une nouvelle décision.

 

Réponse :

 

Sans entrer dans des développements complexes, précisons qu’un gardien à service complet a un taux d’emploi de 100 % ou davantage et doit donc consacrer tout son temps de travail (47,5 heures d’amplitude de travail par semaine) à la copropriété, selon son contrat de travail.

 

Le remplacement d’un gardien par un autre dans une copropriété est encadré par la convention collective (avenant n° 76 du 21 janvier 2010) : soit on diminue les propres tâches du gardien qui reste au travail dans la copropriété, d’une valeur équivalente à celle des tâches à réaliser dans le cadre du remplacement (avec un total égal) soit on détermine les tâches à ajouter au titre du remplacement, mais dans tous les cas le gardien ne peut pas dépasser 12 500 unités de valeur.

 

Les unités de valeur supplémentaires pour le remplacement doivent être valorisées spécialement : le supplément applicable était de 50 % jusqu’au 30/06/2015 et est un peu moins élevé depuis cette date

Pour le cas évoqué dans la question, il semblerait que le gardien qui reste prend en réalité la totalité de la charge de travail du gardien parti.

 

Il dépasse ainsi très largement 12 500 unités de valeur puisqu’il atteint entre 20 000 et 25 000 unités de valeur (il assure son travail en plus de celui de son collègue).

Sans parler du fait troublant que le gardien qui reste peut réaliser le travail de deux gardiens, il faut savoir qu’il va cumuler son salaire, le salaire du remplaçant (c’est lui-même) et près de la moitié de ce dernier salaire en indemnités de remplacement : il perçoit donc près de deux salaires et demi. Le gardien en congé reçoit normalement son salaire. Et on inverse le mois suivant. Cela coûte effectivement très cher à la copropriété et doit  être évité : un employé d’immeuble remplaçant ou une société de nettoyage coûte moins cher.

 

Ce genre de remplacement n’est en rien normal puisque c’est illicite (dépassement du seuil maximum possible d’unités de valeur de la convention collective) et même illégal puisque cela s’assimile au dépassement de la durée maximale du travail, ce qui constitue une infraction pénale[1]. La responsabilité du syndic est engagée, quand bien même tout le monde serait satisfait de cette solution (les gardiens qui perçoivent des salaires très importants et les copropriétaires qui trouvent toujours « leurs » gardiens qui connaissent les habitudes de la copropriété).

 

Cela ne doit donc plus se reproduire. Il est conseillé de faire appel à des remplaçants extérieurs (exemple : société de prestations de services).

 

 

---

[1] Article R. 3124-13 du Code du travail : contravention de 5^ème classe, soit 1 500 € par infraction (3 000 € en cas de récidive)