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Le syndic peut-il confier nos archives à un prestataire ?

En consultant la convocation de l’assemblée générale, je m’aperçois que le syndic a inscrit à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale une question relative à l’externalisation des archives. Or, il me semblait que la conservation des archives était une mission du syndic, a-t-il le droit de faire cela ?

Vous avez raison, il appartient au syndic d’assurer la conservation des archives, conformément aux articles 18 de la loi du 10 juillet 1965 et 33 du décret du 17 mars 1967.

Néanmoins, la loi prévoit qu’il est possible pour le syndic de demander à l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 25, le cas échéant à l’article 25-1 la possibilité de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat.

Il est par ailleurs, précisé qu’une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic.

Toutefois, accepter une telle décision c’est enlever des missions du syndic celle de la conservation des archives pour laquelle il obtient une rémunération via le forfait de base du syndic.

C’est la raison pour laquelle, le contrat de syndic a prévu au point 7.1.5 « modalités de rémunération » les dispositions suivantes :

« Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires, a en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives au syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :

- De la somme de € (que les parties conviennent dès à présent) ;

- De la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Hélas, force est de constater que la plupart des syndics choisissent la première option en mentionnant une somme de 1€ à déduire de sa rémunération forfaitaire, ce que les conseillers syndicaux ne relèvent pas faute de comprendre l’ampleur d’une telle décision. L’ARC préconise dans l’intérêt des syndicats des copropriétaires de choisir l’option n°2. Il appartient donc au conseil syndical d’être vigilant concernant ce point.

Si l’assemblée générale vote pour l’externalisation des archives, en cas de changement de syndic, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que dans un délai d’un mois suivant la cessation des fonctions, le syndic est tenu d’informer le prestataire de ce changement et de communiquer les coordonnées au nouveau syndic.

En conclusion, même s’il entre dans les missions du syndic de conserver les archives du syndicat des copropriétaires, ce dernier peut après décision d’assemblée générale les confier à un prestataire.

Nous ne saurons que vous conseillez d’opter pour cette décision que dans le cas où la facture du prestataire sera déduite de la rémunération forfaitaire du syndic.

Réponse de l'expert
Action

Comment mettre un terme au contrat de syndic pour lequel nous sommes insatisfaits de la gestion de notre copropriété ?

Nous avons conclu un contrat avec le syndic le 9 octobre 2020 pour une durée de deux ans, soit jusqu’au 09 octobre 2022. Cependant, au bout de 8 mois nous sommes très mécontents de sa gestion et nous souhaitons mettre un terme à son contrat : comment faire?

A titre liminaire, l’ordonnance « copropriété » a modifié le point concernant la résiliation du contrat de syndic. Les explications qui vont suivre ne sont applicables que pour les contrats conclus après le 1er juin 2020.

Conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, deux possibilités sont énoncées pour résilier le contrat de syndic :

  • Une résiliation dans les trois mois précédent l’échéance du contrat de syndic sans motif ;
  • une résiliation à tout moment en prouvant une inexécution suffisamment grave du syndic.

Au vu de votre situation, nous allons nous concentrer sur la deuxième hypothèse : la résiliation à tout moment en prouvant une inexécution suffisamment grave du syndic.

Conformément au point VIII de l’article 18 susmentionné : « Le contrat de syndic peut être résilié par une partie en cas d’inexécution suffisamment grave de l’autre partie ».

Dès lors, il faut reprocher au moins une inexécution suffisamment grave au syndic pour pouvoir résilier son contrat.

Cette faute doit avoir été commise dans le cadre de son mandat actuel, soit depuis le 09 octobre 2020. Il ne peut être reproché au syndic une faute antérieure à ce nouveau contrat, même si le syndic était avant cette date déjà votre mandant.

Il en va ainsi, par exemple, lorsqu’il a omis de mentionner des réserves sur une réception de travaux, lorsqu’il a réalisé des travaux votés en assemblée tardivement de sorte que les subventions notifiées ne soient plus attribuées ou encore lorsqu’il n’a pas souscrit les assurances obligatoires…

A défaut d’un tel motif « suffisamment grave », le syndic pourra poursuivre le syndicat des copropriétaires en justice pour obtenir une indemnité pour rupture abusive.

Néanmoins, si vous êtes en présence d’au moins une inexécution suffisamment grave, le conseil syndical doit notifier au syndic une demande motivée d’inscription de la question de la résiliation à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale en précisant la ou les inexécutions reprochées.

L’assemblée générale devra se prononcer sur la question de la résiliation à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 soit la majorité des voix des copropriétaires, le cas échéant, la majorité de l’article 25-1.

L’assemblée générale devra également fixer la date de la résiliation du contrat, qui ne pourra prendre effet qu’un jour franc après la tenue de l’assemblée générale.

Parallèlement, le conseil syndical devra demander l’inscription à l’ordre du jour de cette assemblée la désignation d’un nouveau syndic. En effet, il ne faudrait pas que le syndicat des copropriétaires se retrouve sans syndic. Ce qui signifie que préalablement à la demande d’inscription des questions de résiliation du contrat de syndic et de désignation d’un nouveau syndic, le conseil syndical ait travaillé pour chercher un nouveau syndic qui sera plus adapté aux besoins de la copropriété.

Réponse de l'expert
Action

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contrat du syndic

La délégation ponctuelle donnée au conseil syndical existe-t-elle encore?

Nous sommes membres du conseil syndical, nous ne voulons pas disposer d’une délégation « élargie » mais nous souhaitons choisir l’entreprise qui effectuera les travaux de ravalement, est-ce possible?

A titre liminaire, rappelons que le conseil syndical ne dispose d’aucun pouvoir décisionnaire, sauf s’il a obtenu une délégation de l’assemblée générale.

L’ordonnance copropriété a effectivement instauré la possibilité pour l’assemblée générale de déléguer au conseil syndical la possibilité de « prendre toute ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ». (article 21-1 et suivants de la loi du 10 juillet 1965).

A côté de cette délégation dite « élargie », il existe une autre délégation ponctuelle, laquelle n’a pas été supprimée par la réforme du droit de la copropriété.

Ainsi, à l’article 25a) de la loi du 10 juillet 1965 il est indiqué : «  toute délégation de pouvoir donnée au syndic, au conseil syndical, ou à toute personne de prendre l’une des décisions visées à l’article 24 ».

Pour exécuter cette délégation, il faut atteindre la majorité de l’article 25 soit la majorité des voix des copropriétaires, avec la possibilité d’utiliser la passerelle de l’article 25-1 de ladite loi.

Cette délégation ne peut porter que sur des décisions relevant de la majorité de l’article 24 (civ.3. 25 mai 1976) et en aucun cas porter sur l’approbation des comptes du syndic et lui donner quitus ou la désignation du syndic.

Par ailleurs, la délégation doit être expressément déterminée comme la désignation de l’entreprise. Une fois l’entreprise choisie, le rôle  du conseil syndical sera alors terminé.

Vous devez naturellement vous conformer à la délégation qui vous a été confiée et en aucun cas outrepasser vos droits.

Enfin, vous devrez rendre compte de la délégation accordée en assemblée générale

Réponse de l'expert
Action

En cas de vente, doit-on restituer les avances et les cotisations du fonds travaux au copropriétaire vendeur?

un copropriétaire va vendre son lot, il me dit que nous devons lui rembourser toutes les sommes versées au titre des avances, ainsi que celles sur le fonds travaux? Est-ce vrai? Peut-on en cas de réponse affirmative demander à l’acquéreur le versement des sommes?

Concomitamment à la mutation d’un lot, la question de la restitution des sommes se pose pour le copropriétaire vendeur. Il faut bien distinguer les avances des cotisations pour le fonds travaux.

Pour les cotisations du fonds travaux, la réponse est négative : le syndicat des copropriétaires n’a pas à rembourser les cotisations versées au titre du fonds travaux.

En effet, l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose, que les sommes versées au titre du fonds travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.

Aussi, le syndicat des copropriétaires n’a pas à restituer les sommes versées au titre du fonds travaux. Ceci étant dit, rien n’empêche le copropriétaire vendeur d’inclure dans le prix de vente le montant versé au fonds travaux.

Concernant les avances, l’article 45-1 du décret du 17 mars 1965 dispose que les avances sont remboursables. Une avance est une somme fixée par le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale pour constituer des réserves (ex : avance de trésorerie permanente).

Autrement dit, le syndicat des copropriétaires doit donc rembourser le copropriétaire vendeur des sommes versées et non utilisées au titre des avances.

Cependant, la jurisprudence notamment un arrêt du 27 mars 2013 (n°12-11.808) énonce que le syndic peut appeler auprès du copropriétaire acquéreur les sommes restituées au titre des avances du copropriétaire vendeur.

Ainsi, les avances resteront constituées malgré la vente du lot et la restitution des avances du copropriétaire vendeur.

En conséquence, en fonction de la nature des cotisations, le syndicat des copropriétaires devra ou non rembourser le copropriétaire vendeur.

 

 

Réponse de l'expert
Action

Peut-on se dispenser de constituer un fonds travaux si nous avons déjà une avance travaux conséquente ?

Peut-on se dispenser de constituer un fonds travaux si nous avons déjà une avance travaux conséquente ?

 

Question :

 

« Notre copropriété de 52 lots dispose actuellement d’un compte d’ «avance travaux » à hauteur de 52 384 euros.

 

Lors de l’assemblée générale qui est prévue le 28 septembre 2016, sommes-nous tout de même tenus de voter la constitution du fonds travaux ? »

 

Réponse :

 

L’entrée en vigueur de l’obligation du fonds travaux est fixée au 1er janvier 2017.

 

Avant cette date, les copropriétaires sont donc libres de décider s’ils souhaitent ou non  constituer ce fonds.

 

En revanche, à partir du 1er janvier 2017, les copropriétaires ne pourront plus s’exprimer sur sa mise en place (puisqu’elle sera obligatoire), mais uniquement sur sa dotation, qui ne pourra pas être inférieure à 5 % du budget prévisionnel.

 

Cette disposition résulte de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par l’article 58 (V) de la loi ALUR du 24 mars 2014.

 

Ainsi, indépendamment du fait que le syndicat des copropriétaires dispose ou non d’une « avance travaux », et même dans le cas où sa dotation s’avère importante, ce dernier devra toute de même constituer et alimenter un « fonds travaux ».

 

Ceci étant, deux possibilités s’offrent à vous pour financer ce fonds :

  • soit par le biais d’un appel de fonds supplémentaire qui sera envoyé en même temps que les provisions pour les charges courantes ;
  • soit en décidant d’utiliser le montant actuellement affecté à l’ « avance travaux » au profit de l’abondement du fonds travaux.  

Pour cette deuxième solution, concrètement, l’ordre du jour de l’assemblée générale devra prévoir trois questions :

  • le remboursement (total ou partiel) de l’avance travaux qui sera répartie entre l’ensemble des copropriétaires selon la clé générale au prorata de leurs millièmes ;
  • le montant de la dotation annuelle du fonds travaux qui, rappelons-le, ne pourra être inférieur à 5 % ;
  • la décision d’abondement du fonds travaux par un appel de fonds spécifique à hauteur du montant de l’avance travaux venant d’être soldée (ou du montant du remboursement partiel).

Il faudra être vigilant afin que la date effective du remboursement de l’avance travaux soit identique à celle de l’appel pour abonder le fonds travaux.

 

Dans cette hypothèse, les copropriétaires n’auront pas d’effort financier supplémentaire à supporter. Il s’agira uniquement d’un jeu « d’écritures comptables ». Aucun appel de fonds complémentaire ne sera effectué, l’avance travaux sera en quelque sorte "déportée" vers le fonds travaux.

 

Pour plus de détails sur ce sujet, nous vous renvoyons à notre dossier « Que va devenir le fonds d’avance pour travaux non encore décidés à partir du 1er janvier 2017 ? » de la revue numéro 111 de janvier 2016 : www.arc-copro.com/wrei.

 

À noter : lorsque le montant provisionné sur le nouveau fonds travaux dépassera le montant du budget prévisionnel, l’assemblée générale pourra décider de suspendre les cotisations, selon les décisions prises au sujet du plan pluriannuel (article 14-2-II de la loi du 10 juillet 1965). À ce sujet, voir notre dossier « Tout sur le fonds travaux » page 29 de notre revue de juillet 2016 www.arc-copro.com/wrei.

 

Réponse de l'expert

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fonds travaux - constitution
travaux - avances

Un dépassement horaire de 20 minutes du syndic doit-il être facturé à l’heure ?

Un dépassement horaire de 20 minutes du syndic doit-il être facturé à l’heure ?

 

Question :

 

Le contrat de syndic prévoit une durée de l’assemblée générale de 2h dans une plage horaire allant de 18h à 20h. Nous avons commencé notre assemblée générale à 18h et avons fini à 20H20. Notre syndic nous a facturés 1h supplémentaire alors qu’il ne s’agit que de 20 min. supplémentaires. Est-ce normal ? Que dit la loi ?

 

Réponse :

 

 

Votre question est intéressante car jusqu'à la parution du contrat type réglementaire, cette question n’était juridiquement traitée.

 

Ainsi, selon leur degré de « malhonnêteté » du cabinet de syndic, certains affirmaient que toute heure entamée était due, d’autre facturaient automatiquement à la demi-heure, ...

 

A présent le contrat type réglementaire prévoit une disposition claire sur ce sujet. Le point 7.2.1 du contrat type précise :

 

« La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : ... €/ heure hors taxes, soit ... €/ heure toutes taxes comprises » ;

 

Ainsi, lorsque le syndic intervient au temps passé pour des prestations supplémentaires, il doit facturer « au temps réel ».

 

Dans le cas énoncé, le syndic doit facturer 20 min supplémentaires, et non 1h ou même une demi-heure. Il s’agit donc de reprendre le tarif horaire et de calculer un tiers du montant pour savoir ce que peut légalement prélever le syndic.

 

CONSEIL : Le conseil syndical doit donc clairement préciser dans le procès-verbal de l’assemblée générale l’heure exacte de la fin de l’assemblée générale.

 

N’hésitez pas à être précis, par exemple : « L’assemblée générale est clôturée à 20h24 ».  Il suffit alors de faire un prorata du tarif horaire par un produit en croix.

 

Si le tarif horaire est de 80 euros après 20h, le calcul sera le suivant : 80 € / 60 minutes x 24 minutes.  Dans cet exemple, les 24 minutes supplémentaires pourront être facturées 32 € au prorata temporis.

 

Un souvenir de notre classe de 5ème qu’il ne faudra pas hésiter à rappeler au syndic...

 

 

 

Réponse de l'expert

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mise en demeure
assemblée générale - procès-verbal
honoraires - complémentaires

Nous avons entendu dire que notre syndic n’avait peut-être plus de carte professionnelle… Comment vérifier ?

Nous avons entendu dire que notre syndic n’avait peut-être plus de carte professionnelle…

Comment vérifier ?

 

Question :

« Comment vérifier la validité de la carte professionnelle que mentionne notre syndic ? Y a-t-il des pièces à demander concernant le gestionnaire qui n’est pas le patron du cabinet ? ».

 

 

Réponse :

 

Il arrive encore trop souvent que des copropriétés se retrouvent dans des situations inextricables, du simple fait que leur syndic professionnel exerce ses fonctions en toute illégalité.

Il est donc important, pour tout conseil syndical de contrôler, lors de la recherche d’un nouveau syndic, ou en cours du mandat de celui en place, que ce dernier - et ses salariés - sont en mesure d’accomplir légalement leurs tâches.

 

  1. Quels sont les documents obligatoires à détenir pour exercer la fonction de syndic professionnel ?

 

Le syndic ne peut exercer légalement sa mission, qu’aux conditions impératives suivantes

 

Détenir une carte professionnelle, pour le représentant légal (et une attestation de collaborateur pour chaque gestionnaire) selon l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970, dite loi HOGUET, pour l’activité de « syndic de copropriété ».

La carte professionnelle est délivrée, depuis juillet 2015, par le Président de la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) du lieu d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) elle remise sur présentation :

  • d’une justification d'aptitude professionnelle (formation, expérience) ;
  • de deux polices spécifiques obligatoires conformément à ce même article 3 de la loi du 10 juillet 1965, à savoir :
  1. une assurance de responsabilité civile professionnelle indemnisant ses fautes civiles préjudiciables à l’égard des victimes, commises lors de son mandat ;
  2. une garantie financière couvrant les versements indus à son profit sur les fonds du syndicat des copropriétaires.
  • d’un extrait au casier judiciaire national, bulletin n° 2.

 

  1. Que peut demander le conseil syndical au syndic ?

 

Dans le cadre de son mandat, le conseil syndical peut requérir du syndic que celui-ci lui présente une copie des pièces précitées en cours de validité.

Pour cela le conseil syndical peut s’appuyer sur deux dispositions réglementaires :

  • l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, qui donne pouvoir à celui-ci d’avoir copie ou accès auprès du syndic à tout document intéressant le syndicat des copropriétaires, et ce, de manière permanente ;

Cette définition comprend donc, les documents propres du syndicat (factures, contrats, correspondances. ), mais également les documents qui « intéressent » le syndicat, ainsi la carte professionnelle et les attestations d’assurances en font partie !

  • l’article 8 du Code de déontologie des professionnels de l’immobilier, institué par le décret du 28 août 2015, qui oblige ces derniers à communiquer à tout moment à toutes les parties, les informations qui leur seraient utiles.

Cela rejoint l’esprit de l’article 21.

 

Les copropriétaires peuvent par ailleurs désormais consulter le « fichier des professionnels de l’immobilier » : (www.professionnels-immobilier.cci.fr) pour consulter la validité des cartes professionnelles et attestations de collaborateurs (ou interroger directement la CCI du siège social du syndic en attendant que le fichier soit totalement à jour  dès le 1er juillet 2018).

Ainsi, le conseil syndical, voire les copropriétaires à titre individuel, après contrôle de ces pièces peuvent conclurent que :

 

  • leur syndic assure sa fonction en toute légalité ;
  • leur syndicat est garanti en cas de gestion défaillante de leur syndic et qu’il pourra, si besoin était, appeler en la cause ses deux assurances professionnelles.

 

 

Réponse de l'expert

Mots clés associés

Chambre du Commerce et de l'Industrie (CCI)
syndics - carte professionnelle

peut-on affecter les intérêts bancaires liés au placement des sommes afférentes aux travaux ?

Question : Lors du contrôle des comptes, j’ai relevé sur le livret A des intérêts bancaires d’un montant de 134,48 €.

Après interrogation auprès de notre syndic, il m’a indiqué qu’il s’agissait des intérêts bancaires générés par le placement des sommes afférentes aux fonds de travaux.

Selon le syndic, ces intérêts bancaires ne seront pas à repartir en fin d’exercice mais réaffectés au fonds de travaux.

Cela est-il exact ?

 

Réponse :

En matière d’affection de produits bancaires, il existe une règle et une exception.

L’article 35-1 du décret du 17 mars 1967 impose  à l’assemblée générale de décider du placement de fonds et de l’affectation des intérêts produits par ce placement.

Par principe, les articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005 précisent que ces produits financiers sont répartis en fin d’exercice auprès des copropriétaires sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Par conséquent, le syndic doit répartir les produits financiers générés en affectant celui-ci sur la clé de partition à laquelle ils appartiennent. Généralement, il s’agit de la « clé générale ».

En revanche, en matière de produits financiers générés par le placement de sommes afférentes au fonds de travaux, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit une exception à la régle qui est que, ces derniers sont définitivement acquis au syndicat des copropriétaires.

C’est donc à juste raison que votre syndic refuse de répartir les produits financiers générés par le placement des sommes afferentes au de fonds de travaux dans le cadre de la régularisation des charges.

Ce traitement différencié s’explique par le fait que les sommes afférentes au fonds de travaux sont définitivement acquises au syndicat des copropriétaires impliquant que les produits financiers générés sont portés au crédit de ce dernier.

En revanche, les produits financiers qui résultent de placements de sommes d’autres origines ne sont pas acquis définitivement au syndicat des copropriétaires, justifiant qu’ils soient répartis au crédit de chacun des copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges.

Réponse de l'expert
Action

Comment peut-on mettre fin au contrat de syndic sans indemnités ?

le conseil syndical souhaite mettre fin au contrat de syndic lors de la prochaine assemblée générale qui se tiendra le 19 mars 2025.

Le syndic nous a affirmé que dans cette hypothèse, il réclamera des indemnités compte tenu que la date d’échéance de son contrat est fixée au 16 juillet 2025.

Est-il dans son droit, et le cas échéant, quelles sont les voix de recours ?

Les chapitres VII et VIII de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoient deux régimes en matière de fin de contrat de syndic.

Le chapitre VII précise que si l’assemblée générale met fin au contrat de syndic dans les trois mois précédant sa date d’échéance, aucune indemnité est due compte tenu qu’il s’agit d’une opération qui s’inscrit dans le cadre d’une mise en concurrence.

En revanche, si l’assemblée générale décide de mettre fin au contrat au-delà des trois mois précédant sa date d’échéance, le syndic est en droit de demander une indemnité au motif d’une rupture abusive.

Le chapitre VIII prévoir une exception à cette règle lorsque l’assemblée générale met fin au contrat suite à une inexécution suffisamment grave du syndic. Néanmoins, cela implique de respecter une procédure clairement définie.

Ainsi, en fonction des dates indiquées dans votre question, le syndic est effectivement dans son droit de réclamer une indemnisation si le contrat est résilié à la date de la tenue de l’assemblée générale, autrement dit, le 19 mars 2025, puisque la date d’échéance est le 16 juillet 2025, soit plus de trois mois.

Néanmoins, l’assemblée générale n’est pas contrainte de mettre fin au contrat à la date de la tenue de l’assemblée générale pouvant valablement l’acter à une date qui se situe dans les trois mois précédant sa date d’échéance.

En effet, le chapitre VII de l’article 18 précise que « l’assemblée générale désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin de contrat en cours et de prise d’effet du nouveau contrat ».

Concrètement, compte tenu que la fin du contrat du syndic en place est fixée au 16 juillet, l’assemblée générale pourra acter qu’il prendra fin le 17 avril 2025 (un jour de sécurité) et que le contrat du nouveau syndic entrera en vigueur à cette même date.

Ainsi, le syndic restera en place un mois après la tenue de l’assemblée générale, permettant ainsi d’éviter toute possibilité de demande d’indemnisation.

De manière générale, la date de fin de mandat du syndic devra être cohérente avec la date de la tenue de l’assemblée générale pour ainsi permettre de mettre fin au contrat de syndic sans indemnités.

Réponse de l'expert
Action