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Que regroupe le compte 102 sous l’intitulé « provisions sur travaux décidés » ?

Question :

« En contrôlant les comptes de fin d’année, notre conseil syndical a découvert que le compte 102 s’intitulant « provisions sur travaux décidés » présentait un solde créditeur de 32.400 euros. A quoi cela correspond-il ? »

Réponse :

Le compte 102 présente les provisions travaux.

Au crédit, on retrouve les sommes appelées auprès des copropriétaires et au débit celles utilisées pour faire face aux factures réceptionnées concernant les travaux.

En fin d’exercice, ce compte doit impérativement être soldé en distinguant deux hypothèses :

1. Les travaux sont terminés : que la campagne travaux présente un solde « excédentaire » ou « déficitaire », ce montant doit être réparti auprès des copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges.Bien évidemment, avant de voter l’approbation des comptes, le conseil syndical devra vérifier l’origine de ce solde, surtout s’il est négatif.Et pour cause, le syndic aurait dû payer et appeler le montant convenu dans le devis par le prestataire pour réaliser les travaux, n’impliquant pas de solde déficitaire.

2. Les travaux ne sont pas terminés. Dans ce cas, le solde doit être basculé dans un compte « 120 » s’intitulant « solde en attente sur travaux ». Ce compte permet d’identifier les sommes qui n’ont pas à être rétrocédées auprès des copropriétaires du fait que justement les travaux ne sont pas clôturés.

Ceci étant, il faut savoir que certains syndics laissent délibérément des soldes créditeurs sur le compte « 102 » alors que les travaux sont terminés. L’intérêt pour eux est de conserver ces sommes plutôt que de les rétrocéder auprès des copropriétaires.

Il faut donc vérifier l’origine de ce montant et contrôler si l’intégralité des factures et appels de fonds concernant ces travaux ont été réalisés et réceptionnés.

Dans l’affirmative, le solde excédentaire doit être rétrocédé au crédit des copropriétaires !

Attention, il ne s’agit pas de vérifier si les travaux sont physiquement terminés, mais comptablement clôturés.

Il faut donc, comme indiqué précédemment, vérifier la réception de l’ensemble des factures et l’envoi des appels de fonds concernant ces travaux.

Dernier conseil : dans l’hypothèse où la copropriété réalise plusieurs campagnes de travaux au cours d’un même exercice, il est préconisé de prévoir des sous comptes pour chacun. Exemple : « compte 102-1 travaux de ravalement » ; « compte 102-2 travaux ascenseurs » ; « 102-3 travaux remplacement chaudière ».

Il sera ainsi plus simple de suivre cette comptabilité.

Réponse de l'expert

Mots clés associés

compte 102
travaux - décidés

Utilisation du fonds travaux sur une clé speciale : est-ce possible?

Question :

« Mon syndic indique que compte tenu du fait que le fonds travaux est appelé sur la base de la clé générale, seuls les travaux qui relèvent de cette clé peuvent être financés par ce fonds. Cela est-il correct, sachant que nous devons réaliser de gros travaux sur un seul bâtiment ? »

Réponse :

Avant de répondre à votre question, rappelons trois règles importantes et impératives prévues dans la loi du 10 juillet 1965 :

  1. L’article 14-2 prévoit que le fonds travaux est obligatoire, avec une cotisation minimale de 5% du budget prévisionnel.
  2. Il peut servir pour financer tous travaux exceptionnels prévus à l’article évoqué précédemment.
  3. l’article 10-1 précise effectivement que ce fonds doit être appelé sur la base des millièmes généraux.

Ceci étant, la loi n’a jamais imposé ou interdit que le fonds travaux soit utilisé uniquement pour les travaux qui relèvent de la clé générale. Autrement dit, ce fonds peut financer tous travaux prévus à l’article 14-2, indépendamment de leur clé de répartition.

Néanmoins, une telle affectation des fonds impose au syndic de suivre une procédure comptable très stricte afin de s’assurer que des copropriétaires ne bénéficieraient pas d’un enrichissement sans cause ou, au contraire, seraient lésés.

Autrement dit, le syndic devra tenir le fonds travaux en distinguant la quote-part rattachée à chacun des lots.

Cela permettra de n’utiliser que celles concernées par les travaux, qui ont été préalablement votés en assemblée générale.

À titre d’illustration, s’il s’agit de travaux qui concernent une clé spéciale bâtiment, seuls les lots de ce bâtiment seront débités de leur quote-part de fonds travaux et non les autres.

Pour vérifier si votre syndic gère bien le fonds travaux, demandez-lui s’il tient une comptabilité auxiliaire dans laquelle figure la quote-part de fonds travaux rattachée à chacun des lots.

En cas de réponse négative, il y a alors de fortes chances que l’utilisation du fonds travaux soit erronée.

Réponse de l'expert

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fonds travaux - affectation

Que vérifier dans l’annexe comptable n°5 "Etat des travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles non encore clotûrées.."

Question :

« Dans le cadre du contrôle de comptes annuel, le syndic a présenté une annexe comptable n°5 qui s’intitule « état des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votées non encore clôturées à la fin d’exercice » et qui ne cesse de s’allonger d’un exercice à l’autre.

A quoi cela correspond-il ? Que devons-nous contrôler ? »

Réponse :

L’annexe comptable n°5 est un document de fin d’exercice qui doit impérativement être joint à la convocation d’assemblée générale.

Cela résulte de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 qui précise que cette pièce est essentielle pour la validité des décisions qui relèvent des comptes.

Il s’agit d’un document extra-comptable qui présente les travaux non encore terminés ou pas encore commencés en fin d’exercice.

Par conséquent, comme ils ne sont pas achevés, les factures correspondantes aux travaux ainsi que les provisions appelées sont « figées » dans la comptabilité et donc non réparties.

Cette situation peut perdurer plusieurs années si le syndic laisse des travaux en état, ou bien s’il considère que tant qu’il n’a pas encaissé l’intégralité des travaux, il ne les engagera pas.

Pire, certains syndics laissent délibérément des travaux en annexe 5 alors qu’ils sont effectivement terminés.

L’intérêt sous-jacent pour eux est de garder un maximum de temps de la trésorerie, soit pour la faire travailler à leur profit, soit pour camoufler des impayés de charges.

Il faut donc lire de manière extrêmement attentive l’annexe 5 en distinguant les différents types de travaux enregistrés sur ce document :

  1. Les travaux terminés : dans ce cas, ils doivent sortir de l’annexe 5 pour être répartis dans le cadre de la régularisation des charges
  2. Les travaux non achevés : il faudra connaître les causes de l’éventuel retard afin de les traiter et de faire en sorte que lors du prochain exercice, ces travaux soient terminés et répartis
  3. Les travaux non commencés : dans ce cas, il faudra étudier leur situation et s’ils ne sont plus nécessaires, prévoir à l’ordre du jour une question pour voter leur annulation et le remboursement des provisions appelées

Attention, certains syndics imputent sans attendre leurs honoraires travaux pour considérer ces derniers comme débutés.

Il faudra alors leur expliquer que le conseil syndical est loin d’être idiot, et que le syndic n’a pas à prélever des honoraires travaux pour une opération qui n’a pas encore commencé.

Réponse de l'expert

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annexes comptables

Qui gère et qui paie les charges dans le cas où le syndicat des copropriétaires possède un lot privatif ?

Question :

Notre syndicat de copropriétaires ( SDC ) est propriétaire d’un lot privatif :

Qui représente notre SDC et comment se décomptent nos tantièmes lors des assemblées générales?

Qui paie les charges afférentes ?

Réponse de l’expert :

Concernant l’assemblée générale : l’article 16 de la loi du 10 juillet 1965 est très précis et prévoit que :

« Le syndicat peut acquérir lui-même, à titre onéreux ou gratuit, des parties privatives sans que celles-ci perdent pour autant leur caractère privatif. Il peut les aliéner dans les conditions prévues à l'alinéa précédent. Il ne dispose pas de voix, en assemblée générale, au titre des parties privatives acquises par lui. »

Le syndicat des copropriétaires ne disposant pas de voix, il ne participe pas à l’assemblée générale en qualité de copropriétaire. Il ne peut donc pas donner un pouvoir pour se faire représenter.

La Cour de cassation a déduit de cet article que le total des tantièmes à prendre en compte pour apprécier si les conditions de majorité sont remplies doit exclure les voix attachées à la partie privative appartenant au syndicat (Cass. 3e civ. 21 juin 2006, n° 05-12.278).

Si ce principe n’est pas respecté c’est une cause de nullité des résolutions votées.

La neutralisation des voix du syndicat des copropriétaires  doit être consignée dans le procès-verbal pour permettre le décompte des voix et le contrôle du scrutin.

Concernant les charges : aucune disposition légale ne modifie la répartition des charges si le syndicat est propriétaire d’un lot privatif.

Les charges communes ou spéciales sont toujours rattachées au lot appartenant au syndicat des copropriétaires. Un compte afférent au lot est établi au nom du syndicat des copropriétaires.

Après une première répartition des charges conformément aux grilles de charges du règlement de copropriété, les charges de copropriété dues par le syndicat sont alors réparties entre les autres copropriétaires.

Pour cela le syndic doit utiliser une nouvelle grille de laquelle il aura retiré le lot et la quote-part du syndicat des copropriétaires.

Chaque copropriétaire conserve le même  nombre de tantièmes mais le total des tantièmes sera réduit de ceux se rattachant au lot du syndicat des copropriétaires.

Voici un exemple : s’il y a 100 tantièmes et que 20 sont rattachés au lot du syndicat, ce sont les 80 restant qui se répartiront les charges du lot du syndicat.

Cette règle s’appliquera pour chaque grille de charges qu’elles soient communes générales, communes spéciales ou par équipement (ascenseur…).

Réponse de l'expert

Mots clés associés

lot - syndicat des copropriétaires
charges - lot du syndicat des copropriétaires
lot - privatif
Cour de Cassation - répartition des charges
article 16 de la Loi du 10 Juillet 965
charges - répartition

Le syndic nouvellement élu est-il en droit de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours ?

QUESTION :

Lors de l’assemblée générale qui s’est tenue le 15 juin 2020, nous avons élu un nouveau syndic.

Ce dernier m’indique que conformément au point 7.2.7 du contrat type de syndic réglementé par le décret du 26 mars 2015 modifié par le décret du 2 juillet 2020, il est en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice qui va du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020.

Selon ses dires, il est tenu de reprendre l’ensemble des écritures comptables saisies par l’ancien syndic entre le 1er janvier 2020 et le 15 juin 2020 pour être en mesure de clôturer la comptabilité en fin d’année e répartir les comptes.

Il indique que cette prestation est facturée à la vacation horaire en nous annonçant un temps moyen de dix heures. Cela est-il légal ou non ?

REPONSE :

Le point 7.2.7 du contrat type défini par le décret du 26 mars 2015, qui n’a pas été modifié par le décret du 2 juillet 2020, donne effectivement au syndic la possibilité de facturer plusieurs types de prestations complémentaires.

Parmi elles, figurent la « reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non répartis ».

Par conséquent, le syndic n’est pas en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours, même s’il s’agit d’opérations qui ont été saisies par le précédent syndic.

Pour aller plus loin dans votre interrogation, se pose la question de la répartition des charges de l’exercice précédent qui a été approuvé au cours de l’assemblée générale.

Autrement dit, dans votre cas il s’agit de la répartition des charges de l’exercice 2019 qui est censée être approuvée au cours de l’assemblée générale qui s’est tenue le 15 juin 2020.

A priori, votre nouveau syndic serait en droit de facturer la reprise de la comptabilité s’il lui revenait la charge de répartir les comptes de l’exercice 2019.

Or, l’« ordonnance copropriété » du 30 octobre 2019  a prévu deux nouvelles dispositions qui imposent au syndic sortant de réaliser la répartition des charges de l’exercice antérieur, impliquant que cette tâche ne doit pas être exécutée par le syndic repreneur.

Tout d’abord, l’article 18 chapitre VII de la loi du 10 juillet 1965 précise que le nouveau contrat de syndic doit prévoir une date de prise d’effet un jour franc après la tenue de l’assemblée générale, afin justement de laisser le syndic sortant toujours en place au jour du vote de l’approbation des comptes.

Cette disposition permet de faire supporter au syndic sortant la responsabilité et l’obligation de répartir les comptes de l’exercice antérieur, puisque son exigibilité fait suite au vote de l’approbation des comptes, qui résulte d’une décision de l’assemblée générale.

De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que dans un délai de deux mois suivant l’expiration du contrat de l’ancien syndic, celui-ci est tenu de fournir au syndic repreneur l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat après épurement et clôture de l’exercice précédent.

Cet article confirme bien que la répartition des charges de l’exercice antérieur incombe au syndic sortant.

Par conséquent, avant que le syndic repreneur récupère les documents comptables de la copropriété, il doit s’assurer que le sortant a bien procédé à la régularisation des charges de l’exercice précédent, afin de ne pas facturer à la copropriété une tâche qui ne lui incombe pas.

Pour conclure, votre nouveau syndic n’est pas en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours ni de l’exercice antérieur.

Réponse de l'expert
Action

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Syndic
Changement de syndic
Reprise comptabilité
répartition des charges
Clôture des comptes

Mon syndic est-il limité dans les modalités de facturation des prestations particulières et privatives ?

QUESTION :

Mon syndic présente à la prochaine assemblée générale une nouvelle fois sa candidature pour être le mandataire de la copropriété.

Sur le nouveau contrat proposé qui répond à la nouvelle présentation fixée par le décret du 2 juillet 2020, je constate que certaines modalités de facturation des prestations complémentaires ont été modifiées.

Certaines prestations prévoient un forfait de base auquel s’ajoute des vacations horaires, tandis que d’autres prévoient une rémunération en pourcentage du montant de l’emprunt ou de la subvention qui serait demandé par le syndic au profit de la copropriété.

Enfin, certaines prestations privatives telles que l’établissement d’un protocole d’accord ou bien la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice est facturé au temps passé.

L’ensemble de ces modalités de facturation sont-elles légales ou à défaut abusives ?

REPONSE :

Pour répondre à votre interrogation il faut prendre comme référence le point 7.2.1 du contrat-type qui encadre les modalités de prestation particulière.

Celle-ci concerne les missions complémentaires ou supplémentaires que le syndic réalise et qui ne sont pas incluses dans le forfait de base.

Ce point précise que le syndic peut facturer sur la base d’une alternative qui est :

  • soit en application du seul coût horaire au prorata du temps passé
  • soit sur la base d’un tarif forfaitaire total convenu par les parties.

Par conséquent, le syndic ne peut pas prévoir pour une même prestation complémentaire un jumelage entre ces deux modes de facturation.

A titre d’exemple, il ne peut pas prévoir pour la tenue d’une assemblée générale supplémentaire un forfait de mille euros, auquel s’ajoute une facturation au temps passé ou en fonction du nombre de lots qui composent la copropriété en fixant un prix unitaire.

Profitons de votre question pour mettre en exergue le fait que le contrat-type impose de préciser « un seul coût horaire ».

Il ne peut donc pas y avoir un tarif différencié, ni en fonction du collaborateur (directeur, gestionnaire, comptable…) qui intervient pour assurer la prestation ni un coût différencié en fonction des créneaux horaires.

L’autre option de facturation repose sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être connu par les parties, impliquant qu’une rémunération proportionnelle au montant de la subvention ou de l’emprunt demandé n’est pas légale.

Ainsi, le syndic ne peut également pas prévoir une rémunération au pourcentage des sommes demandées.

Quant aux prestations privatives telles que la conclusion d’un protocole d’accord ou la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice ou même la délivrance de la copie d’un document, ces derniers ne dépendent pas du point 7, mais 9 du contrat-type.

Cela implique que l’ensemble de ces prestations peuvent être facturées uniquement sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être exprimé dans le contrat aussi bien en hors taxe qu’en toute taxe comprise.

En effet, l’alternative qui permet de facturer soit à un tarif horaire soit à un forfait défini par les parties concerne uniquement les prestations particulières qui relèvent des points 7 et non de celles privatives qui dépendent du point 9 du contrat-type.

Réponse de l'expert
Action

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Modalité de facturation
Prestations privatives
prestations particulières
contrats de syndics

À quoi correspond la notion de « N » dans les annexes comptables

QUESTION :

Je viens de recevoir ma convocation d’assemblée générale dans laquelle les cinq annexes comptables sont jointes. Sur celles-ci figure la notion d’année N-1, N, N+1 et N+2.

Afin de mieux pouvoir exploiter et comprendre les documents qui nous ont été remis, puis-je savoir à quoi cela correspond ?

REPONSE :

Les annexes comptables ont été définies par l’arrêté du 14 mars 2005.

Conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, elles doivent impérativement être jointes à la convocation d’assemblée générale sous peine de pouvoir demander l’annulation judiciaire des questions relatives aux comptes tels que l’approbation des charges ou le/les votes du budget prévisionnel.

Les pouvoirs publics ont conçu ces annexes dans le but de permettre aux copropriétaires d’identifier l’évolution des divers montants y figurant en les présentant à travers plusieurs exercices.

Pour cela, les annexes 1, 2, 3 et 4 permettent de comparer les montants sur plusieurs années.

L’année N est l’exercice de référence sur lequel les copropriétaires sont censés approuver les comptes.

Par conséquent, si les copropriétaires sont censés approuver les comptes de l’exercice 2020, celui-ci sera considéré comme l’année N même si l’assemblée générale se tient en 2021.

Par conséquent, l’année N-1 est 2019, l’année N+1 est 2021 et l’année N+2 est 2022.

L’amalgame qui est souvent fait par les copropriétaires est de considérer que l’année N est celle en cours, ce qui est faux.

L’annexe 1 se contente de présenter un comparatif entre l’année N et l’année N-1.

D’ailleurs sur celle-ci sont clairement indiqués les libellés suivants : « exercice clos » qui représente l’année N et « exercice précédent à approuver » qui représente l’année N-1.

L’annexe 2 est plus complexe, car il existe deux colonnes pour l’année N, qui est pour rappel, l’exercice de référence :

  • L’une représente le détail du budget prévisionnel par poste de charges
  • Et l’autre présente les dépenses par poste de charges.

À cela s’ajoute une colonne N-1 qui présente les dépenses de l’exercice antérieur, une colonne N+1 qui indique le budget prévisionnel en cours et N+2 le budget prévisionnel de l’exercice suivant.

Grâce à cette présentation, le copropriétaire peut procéder à plusieurs contrôles, évaluer l’évolution des dépenses d’une année sur l’autre, comparer les sommes budgétisées par rapport aux dépenses réelles, suivre l’évolution de l’estimation du budget prévisionnel…

Cette présentation est identique en matière de produit, puisqu’effectivement à gauche de l’annexe on retrouve les charges et à droite les produits.

L’annexe 3 qui présente les charges courantes par clé de répartition, ainsi que l’annexe 4 qui présente les travaux clôturés en fin d’exercice par clé de répartition, fonctionnent de la même façon.

La lecture des cinq annexes comptables ne devrait plus vous poser de difficulté.

Réponse de l'expert
Action

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annexes comptables
Approbation des comptes
Budget prévisionnel

Devons-nous obligatoirement tenir l’assemblée générale dans les six mois de la clôture des comptes ?

Question :

Suite à la covid-19 nous avons tenu notre assemblée générale approuvant les comptes de 2019 en novembre 2020, habituellement notre assemblée générale se tient en mai-juin, sommes-nous obligés cette année de la tenir à cette date-là ?

Réponse :

La crise sanitaire a bouleversé la tenue des assemblées générales tant dans sa forme que dans ses dates. En effet, suite aux ordonnances successives, des délais dérogatoires ont été accordés pour tenir les assemblées générales entrainant un chamboulement dans les dates de la tenue des assemblées générales.

Conformément à l’article 7 du décret du 1967, il est tenu, au moins une fois chaque année, une assemblée générale.

En application de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, il est prévu que l’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.

En conséquence, ces textes prévoient une date limite pour la tenue de l’assemblée générale. Toutefois, un arrêt de la Cour d’appel du 05 décembre 2012 n° 10/23732  a  jugé que ce délai de six mois n’était pas prescrit à peine de nullité de votre assemblée générale.

Ainsi, si votre clôture des comptes est fixée au 31 décembre de chaque année, votre assemblée générale appelée à voter sur le budget prévisionnel devrait se tenir au plus tard au 30 juin de l’année suivante.

Ceci étant dit, il n’y a pas de sanction légale si vous tenez votre assemblée générale au 30 septembre. Cependant, dans ce cas, il faudra être vigilant sur deux points importants :

-La date d’échéance du contrat de votre syndic. En effet, c’est le syndic qui par principe convoque l’assemblée générale (article 7 du décret du 17 mars 1967), le syndic doit disposer d’un mandat en cours de validité pour être habilité à convoquer l’assemblée générale, à défaut l’assemblée générale encourt une annulation en justice (civ.3. 12 septembre 2006 n°05-15.987).

Ainsi, votre syndic peut être tenu par sa date d’échéance de son contrat

-La nécessité de voter le budget prévisionnel de l’année suivante.

Réponse de l'expert
Action

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Assemblée générale
Budget prévisionnel
Tenue de l’assemblée générale

Les honoraires de mutations doivent ils transiter par la comptabilité du syndicat des copropriétaires ?

Question :  Je suis syndic non professionnel, j’ai perçu aux titres des honoraires de  mutation (rédaction d’un état daté) un chèque de 150,00 € de la part du notaire.  Faut-il que je l’enregistre dans la comptabilité du syndicat des copropriétaires, ou puis-je directement l’encaisser sur mon compte bancaire personnel ?  Dans l’éventualité où ces honoraires doivent figurer dans la comptabilité du syndicat des copropriétaires, comment s’effectue l’enregistrement ?

Réponse :

Avez-vous présenté un contrat de syndic dans lequel figure une rémunération pour les états datés ?

En effet, rappelons que tout syndic (qu’ils soient professionnels, non professionnels, bénévoles) doit être détenteur d’un contrat de syndic type, défini par le décret du 26 mars 2015 modifiant l’article  18 -1 A de la loi 10 juillet 1965.

Celui-ci est signé entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, il  doit obligatoirement être joint  à la convocation d’assemblée générale, pour y être voté. Ce dernier mentionne dans son article 9-2  les frais et honoraires liés aux mutations  imputables au seul copropriétaire concerné (art.10 de la loi du 10 juillet 1965).

Par ailleurs l’article 11 du décret du 17 mars 1967 prévoit que soit notifié au plus tard en même temps que l'ordre du jour, « L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération. » Cet état n’est pas à confondre avec le relevé général des dépenses, c’est un document extracomptable que le syndic doit fournir. Ces frais sont par ailleurs visibles dans un grand livre que le conseil syndical peut se procurer auprès du syndic.

Dans l’hypothèse où ce contrat ait été validé en assemblée générale, ce mécanisme répond à un système hybride, d’une part il s’agit d’une charge du syndicat des copropriétaires puisqu’elle découle du contrat de syndic et d’autre part il s’agit d’une charge privative à la charge du copropriétaire vendeur.

Vous ne pouvez donc pas encaisser directement ce chèque sur votre compte bancaire personnel. La comptabilité doit retranscrire cette réalité juridique et faire apparaître dans la comptabilité du syndicat des copropriétaires ces  honoraires de la façon suivante:

1ére écriture : enregistrement de la facture du syndic :

 

azerty

2éme écriture : La facturation de l’état daté au copropriétaire vendeur :   

azerty

3éme écriture : Réception du règlement de l’état daté

azerty

4éme écriture : le règlement des honoraires au syndic 

azerty

 

Réponse de l'expert
Action