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L’assemblée générale peut-elle refuser d’autoriser l’installation d’une plaque professionnelle sur la façade de la copropriété ?

Un cabinet d’avocats vient de s’installer au sein de notre copropriété, dans un appartement situé au 1er étage de notre immeuble.

Ce cabinet souhaite apposer une plaque sur la façade de notre immeuble, à côté du portail d’entrée, et a ainsi fait porter une résolution en ce sens à l’ordre du jour de notre prochaine assemblée générale. Certains copropriétaires se montrent réticents à cette idée, évoquant des nuisances d’ordre esthétique. L’assemblée générale pourrait-elle refuser d’accorder cette autorisation sans risque ?

Chère Madame, Cher Monsieur,

Pour répondre à votre interrogation, il convient en tout premier lieu d’examiner votre règlement de copropriété.

Dans un premier temps, il s’agira de s’assurer que la destination de votre immeuble n’interdit pas l’exercice d’une activité libérale. S’il s’agit d’une destination réservée exclusivement à l’habitation (destination dite « strictement bourgeoise »), l’exercice de cette activité n’est pas autorisé, et l’assemblée générale pourra, à plus forte raison, refuser l’installation d’une quelconque plaque professionnelle.

En revanche, si votre copropriété a une destination dite « simplement bourgeoise », c’est-à-dire autorisant l’exercice d’une activité libérale ou, plus généralement, d’une activité de bureau, alors vous ne pouvez pas, par principe, refuser l’installation d’une plaque professionnelle.

Il arrive assez fréquemment que les règlements de copropriété contiennent une clause encadrant l’apposition de plaques professionnelles, que ce soit en précisant leur dimension, leur couleur, ou encore leur emplacement, et ce dans un objectif de préservation de l’esthétique de l’immeuble. Dans ces conditions, la demande d’autorisation devra se conformer aux stipulations du règlement de copropriété. Il ne devrait pas être possible, en revanche, pour le copropriétaire, de se passer de toute autorisation d’assemblée générale, même si la plaque installée respecte en tous points la clause du règlement de copropriété (cf. sur ce point un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, 12 mars 1997, n° 95-15.953, ayant jugé que la clause autorisant un copropriétaire à effectuer sans autorisation de l’assemblée générale des travaux, même précisément définis, sur les parties communes de l’immeuble, doit être réputée non écrite ; les faits de l’espèce n’étaient toutefois pas relatifs à la pose d’un panonceau professionnel).

D’autre part, si le règlement de copropriété interdit purement et simplement l’installation de plaques professionnelles, cette clause pourrait également être réputée non écrite sur le fondement de l’article 8 de la loi du 10 juillet 1965 prévoyant que « Le règlement de copropriété ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires en dehors de celles qui seraient justifiées par la destination de l'immeuble, telle qu'elle est définie aux actes, par ses caractères ou sa situation. »

Dans le prolongement de ces développements, l’assemblée générale pourra-t-elle refuser sans motif particulier l’autorisation de cette plaque professionnelle ?

Suivant la même logique que pour les clauses du règlement de copropriété, l’assemblée générale ne peut pas, par ses décisions, empêcher une jouissance normale du lot eu égard à son affectation et à la destination de l’immeuble. Ainsi, l’éventuel refus opposé par l’assemblée générale devra pouvoir être suffisamment motivé par des désordres esthétiques ; on pourrait ainsi donner l’exemple d’une plaque qui s’avérerait surdimensionnée ou dont la couleur serait particulièrement criarde ou inadaptée à l’harmonie générale de l’immeuble… En revanche, un refus d’autorisation concernant une plaque de taille raisonnable et d’allure discrète pourrait tout à fait être sanctionné par le juge.

Réponse de l'expert

Action

Peut-on donner un pouvoir par SMS afin d’être représenté à l’assemblée générale ?

Lors de notre dernière assemblée générale, des copropriétaires ont indiqué avoir reçu des pouvoirs sur leur téléphone, par SMS. Le syndic a accepté ces pouvoirs sans faire de difficulté.

Pourriez-vous nous dire si cette pratique est bien conforme aux dispositions de la loi de 1965 ou à son décret de 1967 ?

La loi du 10 juillet 1965, et notamment son article 22 qui traite des pouvoirs que peut donner un copropriétaire à toute personne afin d’être représenté en assemblée générale, que cette personne soit elle-même copropriétaire ou non, ne régit pas la forme que doit revêtir ce pouvoir.

Aussi, il est revenu à la jurisprudence de fixer certaines règles. Le juge a ainsi notamment exigé que le pouvoir soit établi par écrit (Cour de cassation, 3e chambre civile, 30 mars 2017, n° 16-13.249), ce qui exclut un mandat donné oralement par téléphone.

Dans votre situation, deux hypothèses doivent être envisagées :

1ère hypothèse : le pouvoir constitue une pièce jointe du SMS, correspondant à un document papier ayant été numérisé, et revêtant bien la signature du copropriétaire mandant. Dans ces conditions, il ne devrait pas y avoir de difficulté particulière quant à sa validité, dans la mesure où le SMS ne constitue que le « vecteur » du pouvoir en lui-même ; la Cour de cassation a en effet admis que les copropriétaires transmettent leur pouvoir par la voie électronique (Cour de cassation, 3eme chambre civile, 9 septembre 2014, n° 13-16.495).

2nde hypothèse : c'est le texte même du SMS qui constitue le pouvoir. Dans ces conditions, celui-ci ne devrait pas être reconnu comme étant valable par le juge dans la mesure où il ne comporte pas la signature du mandant, qu'il s'agisse d'une signature "manuscrite" ou bien d'une signature électronique mais « authentifiée ». Nous ne sommes toutefois pas en possession d’un jugement sur ce point particulier. Un arrêt de la Cour de cassation a simplement précisé que le mandat devait être signé (Cour de cassation, 3e chambre civile, 13 septembre 2018, n° 17-23.292).

En conclusion, conférer un mandat par simple SMS doit être vivement déconseillé dans la mesure où sa validité n’est pas acquise, ce qui pourrait constituer un motif de recours judiciaire contre l’assemblée générale. Il convient ainsi plutôt d’établir un mandat sous format papier, signé par le copropriétaire mandant, et remis en main propre au copropriétaire mandataire, ou numérisé et transmis par courrier électronique. Il est à noter que le pouvoir peut aussi être confié au syndic, charge à ce dernier toutefois de le redistribuer au président du conseil syndical, à défaut à un membre du conseil syndical, et à défaut encore au président de séance afin qu’il le remette à un copropriétaire, cf. article 15-1 du décret de 1967.

Réponse de l'expert

Action

Quand doit être rédigé l’original du procès-verbal de l’assemblée ?

La rédaction de l’original du procès-verbal de l’assemblée suscite des interrogations. Les usages et interprétations douteuses de syndics professionnels expliquent en partie ces questionnements. A quel moment s’impose réglementairement l’établissement du compte-rendu de l’assemblée ?

I. La rédaction de l’original du procès-verbal s’effectue en fin de séance

L’article 17 du décret du 17 mars 1967 dispose, que l’établissement de l’original du procès-verbal de l’assemblée sans distinction (qu’il soit dactylographié ou manuscrit) s’opère :

- à l’achèvement de cette réunion du syndicat ;

- par le secrétaire, le syndic, sauf décision contraire des copropriétaires (art. 15 du même décret).

En tant que garant de la régularité de l’assemblée, le président de séance (art. 15 du décret précité), possédant nécessairement un lot sur la résidence concernée (Cass. 3e civ. 6 mars 2002, n° 00 - 10406) supporte, à cette occasion, de contrôler de sa conformité au regard :

- des prescriptions réglementaires [décision sous chaque, question, avec indication du nom et du nombre de voix des opposants (mentionnant leurs éventuelles réserves sur la régularité de la résolution), des abstentionnistes, des assimilés aux défaillants (copropriétaires s’exprimant favorablement sur son formulaire de vote sur un projet amendé en cours de réunion)] ;

- des impératifs légaux et conventionnels (majorité licite, application de la bonne clé de répartition stipulée par le règlement de copropriété) ;

- de la teneur des débats.

Pour ce faire, le président est assisté d’un ou plusieurs scrutateurs, si le règlement de copropriété impose cette fonction, Cass. 3e civ. 22 novembre 2006, n° 05 - 19042. Dans la négative, une telle nomination s’avère, certes recommandée, mais néanmoins strictement facultative.

En présence d’une irrégularité sur ce compte-rendu d’assemblée, le président de séance, devrait immédiatement exiger, du secrétaire de séance, les corrections appropriées, avant d’y apposer sa signature, tout comme celle des autres membres du bureau (art. 17 du décret susnommée).

De plus, le président de séance pourrait requérir, à cet instant, une copie (papier, voire photo, en l’absence d’imprimante disponible) de ce document, afin de se garantir contre la diffusion ultérieure d’une version divergente du syndic. En effet, si le syndic a la possibilité de notifier, aux copropriétaires opposants, défaillants ou assimilés une version dactylographiée du procès-verbal de l’assemblée (en cas d’original manuscrit), la jurisprudence requière une concomitance sur le fond entre ces deux supports, Cass. 3e civ. 22 octobre 2009, n° 08 - 22099.

II. La signature par le bureau de l’original du procès-verbal de l’assemblée peut être décalée

Dans la mesure où l’article 17 du décret du 17 mars 1967 est assez précis, d’où viennent les confusions en la matière. Cette disposition prévoit la rédaction du procès-verbal lors de l’assemblée, ainsi que sa signature ou le renvoi de cette dernière formalité dans les huit jours de sa tenue.

Dès lors, certains syndics prétendent que ce délai consenti permettrait :

- a minima d’apporter postérieurement toute modification souhaitée au compte-rendu initial ;

- a maxima de rédiger ultérieurement le document original, en se contentant lors de l’assemblée, de la signature des membres du bureau sur la dernière page précisant leur qualité et l’heure de clôture de cette réunion.

Cette interprétation se révèle juridiquement litigieuse, dans la mesure où :

- l’article 17 du décret suscité concède explicitement, comme seule option, le report des signatures ;

- l’absence d’établissement de l’original du procès-verbal au jour de l’assemblée, expose celle-ci à son annulation judiciaire dans son intégralité, Cass 3e civ. 20 décembre 2006, n° 05 - 20384 ;

- elle favorise ultérieurement des différends sur le sens des résolutions, voire la contestation judiciaire des copropriétaires.

Comment expliquer cette faculté de décaler la signature de l’original du procès-verbal ?

Cette prérogative relativement récente (modification de l’article 17 du décret du 17 mars 1967 par un article 18 d’un décret du 2 juillet 2020) se justifie essentiellement par la possibilité, du président, d’un ou plusieurs scrutateurs, de participer à distance à l’assemblée, via principalement la visioconférence (art. 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965). En conséquence, ce ou ces membres du bureau se trouvent dans l’incapacité de signer l’original du compte-rendu en fin de séance, puisqu’ils ne sont pas présents physiquement à cette réunion du syndicat des copropriétaires.

Lors de l’assemblée, il revient au président de séance, épaulé par un ou plusieurs scrutateurs, de vérifier la correspondance de l’original du procès-verbal de l’assemblée rédigé par le secrétaire. Dans l’hypothèse d’une ambiguïté ou d’une erreur, le président réclamera les rectifications adéquates du secrétaire, avant tout départ de celui-ci de la salle de réunion.

Actions et Actus

Actualité juridique

Peut-on interdire à un restaurant l’utilisation du local poubelle de notre copropriété ?

Au rez-de-chaussée de notre copropriété se trouve un restaurant qui utilise les poubelles de notre copropriété dans le cadre de son activité. Cette utilisation engendre des salissures fréquentes et des débordements. Aussi, nous aurions souhaité interdire l’accès du local poubelle à ce restaurant, et lui imposer qu’il utilise ses propres poubelles, qu’il stockerait dans ses propres locaux, ou encore lui facturer l’accès à ce local. Est-ce possible ?

Par principe, le local poubelle constitue un élément d’équipement commun auquel tous les copropriétaires peuvent légitimement réclamer un accès. D’autre part, les déchets d’origine alimentaires issus d’une activité de restauration, d’après les règlements sanitaires départementaux, ne sont pas distingués des autres types de déchets alimentaires générés par un logement. Il est donc tout à fait fait possible pour le restaurant d’entreposer ses ordures ménagères dans les bacs communs.

A cet égard, la Cour de cassation a déjà pu juger, aux termes d’un arrêt en date du 11 mars 2009, troisième chambre civile, numéro 08-10.566, que le fait d’interdire l’accès à un restaurant de la copropriété au local poubelle commun pour y entreposer des conteneurs à ordure privatifs, était constitutif d’une rupture d’égalité fautive. Le fait de facturer l’accès à ce local serait également fautif et pourrait être sanctionné par le juge sur le même fondement de la rupture d’égalité.

Cela étant, le surcoût engendré par le nettoyage des éventuelles salissures engendrées par ce commerce devrait pouvoir être pris en charge par ce dernier, soit de façon amiable (hypothèse peu évidente en pratique), soit, au besoin, de façon judiciaire, ce qui supposera néanmoins d’avoir la preuve que les souillures sont bien le fait du restaurant, ce qui n’est pas toujours aisé à démontrer (plusieurs témoignages pourraient être sollicités à cet effet, aux termes d’attestations nominatives de copropriétaires ou d’occupants, signées).

Une précision doit toutefois être faite au sujet des éventuelles huiles de cuisson, qui ne peuvent être déversées dans l’évier (article R. 1331-2 du Code de la santé publique), ni confiées aux services de ramassage des ordures ménagères. Un contrat de ramassage est ainsi généralement souscrit par les restaurateurs auprès d’une société spécialisée.

Dans les cas où vous constateriez d’éventuels manquements, il est toujours envisageable de contacter les services d’hygiène de votre mairie afin qu’ils puissent se déplacer et procéder à leurs propres constatations…

Réponse de l'expert

Action

Peut-on interdire la cession isolée d'une cave ou d'une chambre de service à une personne qui n'est pas déjà copropriétaire ?

Question :

Nous nous trouvons dans une copropriété ancienne qui comporte, au dernier étage, plusieurs chambres de service. L’un des copropriétaires a souhaité vendre isolément l’une des chambres de service qu’il possède, ainsi qu’une cave, à une personne qui n’était pas déjà copropriétaire.

Nous avons bien examiné notre règlement de copropriété, qui ne comporte pas d’interdiction spécifique à ce sujet. Afin d’éviter que la tranquillité de notre immeuble, composé exclusivement de grands appartements familiaux, ne soit perturbée, nous aurions souhaité interdire, aux termes d’un modificatif au règlement de copropriété, la cession isolée d’une cave ou d’une chambre de service à une personne qui ne serait pas déjà copropriétaire elle-même d’un appartement au sein de notre immeuble.

Cette interdiction est-elle envisageable ? Le cas échéant, suivant quelle majorité ?

Réponse :

Pour pouvoir répondre à votre problématique, il convient d’examiner en premier lieu les dispositions de l’article 8 de la loi du 10 juillet 1965, dont nous reproduisons un extrait ci-après.

« […] Le règlement de copropriété ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires en dehors de celles qui seraient justifiées par la destination de l'immeuble, telle qu'elle est définie aux actes, par ses caractères ou sa situation. […] »

La destination de votre immeuble va ainsi être déterminante afin de savoir si une telle clause peut valablement être introduite dans votre règlement de copropriété. Mais qu’est-ce que la destination de l’immeuble ? Il s’agit en réalité d’une notion aux contours assez imprécis, qui n’est pas définie par la loi, mais dont l’importance pratique est cruciale.

Schématiquement, on peut définir la destination de l’immeuble comme étant l’usage pour lequel il a été édifié. Est-ce un immeuble d’habitation stricte ? D’habitation avec possibilité d’exercice d’une activité libérale ou d’une activité de bureau ? D’habitation et d’exercice d’une activité commerciale ou artisanale ?

Mais la destination va au-delà de ces questions ; l’article 8 précité parle en effet des « caractères » et de la « situation » de l’immeuble, ce qui renvoie notamment au type d’appartements composant l’immeuble. S’agit-il exclusivement d’appartements familiaux, ou alors de studio ou de deux pièces, plutôt destinés à des étudiants ou à des personnes seules ? On doit également tenir compte de l’environnement dans lequel se trouve l’immeuble. La destination d’un immeuble sera ainsi appréciée différemment selon que celui-ci se trouve dans une rue animée d’un quartier commerçant ou bien dans une venelle d’un quartier très calme et résidentiel.

Pour en venir plus spécifiquement à votre interrogation, la clause que vous envisagez porte une atteinte assez notable au droit de propriété, droit constitutionnellement protégé au titre de l’article 17 de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen, en ce qu’elle vient apporter une restriction importante à la libre cessibilité du bien.

Dans quelle mesure cette clause pourrait-elle être néanmoins admise ?

Tel qu’esquissé précédemment, tout va dépendre de la destination de votre immeuble ; il s’agit alors d’une appréciation au cas par cas.

Plusieurs arrêts, de la Cour de cassation, mais également des juridictions du fond, peuvent ainsi être cités à ce propos.

Un arrêt du 4 juin 1998, rendu par la Cour de cassation (troisième chambre civile, n° 96-16.452) constitue un premier exemple intéressant. Aux termes de cet arrêt, la Haute juridiction a ainsi déclaré valable la clause du règlement de copropriété n’autorisant la cession des caves et chambres de service qu’au profit de personnes déjà propriétaires d’un appartement dans l’immeuble. Il est à noter qu’aux termes de cet arrêt, on comprend que les chambres de service n’étaient pas constituées en lots distincts des appartements principaux, ce qui a pu influer sur sa décision. La Cour de cassation a ainsi motivé son arrêt en relevant que l’immeuble était « cossu et bien entretenu », « occupé seulement par huit copropriétaires », « situé dans un quartier résidentiel », relevant que « la volonté exprimée dans le règlement de copropriété était d'assurer à un petit nombre de personnes un mode de vie, caractérisé par un nombre réduit d'appartements spacieux, favorisant la tranquillité de chacun par la séparation des parties d'habitation de celles réservées au service dans un immeuble à vocation essentiellement bourgeoise ».

Un autre arrêt, rendu cette fois par la Cour d’appel de Paris le 6 mai 2015, n° 12/23234, mérite d’être relevé en raison de sa motivation particulièrement détaillée. Les faits de l’espèce se rapportent à un immeuble « de type haussmannien », « de belle facture », « situé dans un secteur résidentiel du 16e arrondissement ». La Cour relève toutefois qu’il « ne présente aucun caractère historique, prestigieux, exceptionnel ou de standing particulier justifiant de restreindre les droits des copropriétaires de vendre les chambres de service à des personnes étrangères à l’immeuble ». Le juge relève que l’immeuble est doté de deux vestibules distincts, dont l’un est réservé aux occupants des chambres de service. Enfin, la Cour retient également que la plupart des chambres de service sont déjà actuellement occupées par des tiers « sans lien de subordination ou de parenté avec les propriétaires des appartements principaux », et, en outre que les propriétaires contestant l’application de cette clause restrictive n’étaient propriétaires que de deux chambres de service sans être propriétaires d’un appartement ; l’ensemble de ces éléments ayant ainsi conduit le juge à considérer la clause comme non justifiée par la destination de l’immeuble.

La position du juge, dans cette affaire, aurait-elle été la même si l’un des éléments évoqués plus haut avait fait défaut ? Il est difficile de répondre de façon certaine, mais on peut relever que la destination d’un immeuble peut ainsi évoluer dans le temps, et est appréciée à un instant donné.

Citons enfin un arrêt de la Cour d’appel de Paris, rendu le 3 novembre 2005, 23eme chambre, à propos d’une problématique similaire. Dans cette affaire, le juge a validé l’existence de cette clause restrictive.

L’immeuble en question était un immeuble implanté « vis-à-vis du Bois de Boulogne dans un des quartiers les plus résidentiels de Paris », construit au début des années 1960 par un architecte renommé, le juge ayant relevé en outre que « le parti pris de ses concepteurs a été d'en faire un immeuble d'exception permettant à ses occupants de préserver un cadre de vie recherché de haut standing ».

Ainsi, on peut relever dans l’ensemble que le juge apprécie avec beaucoup de rigueur la validité d’une telle clause, et que la destination de l’immeuble doit véritablement être « exceptionnelle » pour qu’elle soit justifiée. Cette clause doit par conséquent être maniée avec beaucoup de précautions. Une attention particulière doit également être portée sur la situation présente de l’immeuble ; tel qu’évoqué plus haut, si les chambres de service ou les caves sont déjà occupées par des personnes non-copropriétaires d’appartements, le juge pourra en tenir compte dans son appréciation de cette clause.

Si d’aventure vous estimiez que les caractéristiques de votre immeuble justifient une telle restriction, à quelle majorité faire approuver cette modification au règlement de copropriété ?

Dans la mesure où nous nous trouvons ici dans une modification du règlement visant à restreindre les droits des copropriétaires sur leurs lots, un vote à l’unanimité des voix de l’ensemble des copropriétaires (sans abstention ni absence) est ici nécessaire.

Réponse de l'expert

Action

Quel prix retenir pour la cession d'une partie commune ?

Question développée :

Un copropriétaire envisage d’annexer une portion de couloir commun qui ne présente d’intérêt que pour deux lots, dont il est propriétaire.

Celui-ci nous a alors fait part de son souhait de racheter cette portion de couloir commun, moyennant un prix d’un montant très faible, au motif qu’il est la seule personne pour laquelle ce couloir commun présente un intérêt.

Cet argumentaire nous semble tout à fait contestable, et nous souhaiterions ainsi avoir plus d’informations à ce sujet.

Réponse :

La détermination d’un prix de vente relève toujours d’une appréciation au cas par cas, et tient compte en tout premier lieu de critères économiques, qui ont une incidence sur sa validité juridique.

L’article 1169 du Code civil dispose ainsi que :

« Un contrat à titre onéreux est nul lorsque, au moment de sa formation, la contrepartie convenue au profit de celui qui s'engage est illusoire ou dérisoire. »

Par conséquent, la vente d’une partie commune, au même titre que la vente d’un appartement ou d’une maison, ne peut être consentie moyennant un prix de vente qui serait totalement déconnecté de la valeur vénale réelle de ce bien. A ce titre, une cession moyennant le prix d’un euro symbolique, ou de quelques centaines d’euros, ne peut être envisageable, sauf, dans ce dernier cas, s’il s’agissait d’une portion extrêmement réduite de partie commune, de l’ordre de quelques centimètres carrés. Il est à noter en outre que le service de la publicité foncière serait également en mesure de s’opposer à un prix de vente dérisoire en raison du manque à gagner que cela entraîne au titre des frais de mutations afférents aux transactions immobilières, qui bénéficient en majeure partie aux départements, aux communes, et à l’État.

En pratique, il est toujours préférable, en cas de doute, de faire appel aux services d’une agence immobilière, ou, quand l’enjeu est d’importance, à ceux d’un expert en matière immobilière.

Indépendamment de ces conseils généraux, il est d’usage de retenir la valeur moyenne du mètre carré au titre de la rue ou du quartier concerné, à laquelle on appliquera une décote, généralement de l’ordre de 50 % ; cette décote vise à tenir compte du fait que la partie commune cédée ne présente d’intérêt que pour quelques copropriétaires seulement, qui sont susceptibles de l’annexer à leur logement – il en ira évidemment différemment pour la vente d’une loge de gardien, qui représente en principe un logement autonome.

Une décote peut également être appliquée afin de tenir compte de l’éventuel état de vétusté de la partie commune cédée.

Dans tous les cas, vous pouvez également tenir compte de la plus-value que cela apportera au copropriétaire acquéreur ; on peut ainsi donner en exemple le cas d’une annexion d’une portion de couloir commun qui aurait pour effet de rendre louable une chambre de service qui, dans son état initial, était dotée d’une superficie inférieure à 9 mètres carrés, et, à ce titre, ne respectait pas les critères du logement décent. Dans cette hypothèse, le syndicat disposera d’un levier assez important afin de négocier un prix de vente plus élevé…

Réponse de l'expert

Action

A quelle fréquence le syndic doit-il actualiser les documents figurant sur l'extranet?

Je suis membre du conseil syndical et je me suis rendu récemment sur l’espace extranet de notre copropriété, que notre syndic met à notre disposition. Je voulais notamment consulter les derniers relevés des comptes bancaires de notre copropriété. Je me suis rendu compte que ceux qui y figuraient dataient déjà de plus de 9 mois, ce qui m’a beaucoup surpris. Mon syndic m’a rétorqué avec aplomb qu’il n’était tenu d’actualiser l’extranet qu’une fois par an. Est-ce normal ?

Il nous faut d’abord rappeler qu’en vertu de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 le syndic professionnel, sauf dispense expresse de l’assemblée générale, est tenu de mettre à la disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé (extranet) comportant un certain nombre de documents relatifs à la gestion de la copropriété. La liste minimale de ces documents est fixée par un décret du 23 mai 2019 (voir lien ci-dessous).

https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038501555/

Il est à noter en outre que l’article 18 et le décret précité prévoient que les membres du conseil syndical ont accès à un plus grand nombre de documents que les simples copropriétaires. Seuls ces derniers peuvent ainsi avoir accès aux relevés bancaires des comptes séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires (cf. article 3 du décret).

Pour en venir plus spécifiquement à l’actualisation de ces documents il convient de se reporter à l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967, qui prévoit que :

« […] L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace, dont la liste minimale est définie par décret sont, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois suivant la dernière assemblée générale annuelle ayant été appelée à connaître des comptes. »

Ainsi, le syndic n’est donc pas tenu, règlementairement, d’actualiser plus d’une fois par an le contenu de l’extranet postérieurement à l’assemblée générale annuelle qui a vocation à approuver les comptes de l’exercice comptable écoulé.

Cela étant, au sujet spécifiquement des relevés bancaires, l’article 18. II. énonce que « Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci » ; cette obligation concerne le compte bancaire « courant » mais également le compte bancaire rémunéré qui doit être obligatoirement ouvert afin d’y recueillir les cotisations du fonds travaux. Il s’agit certes d’une obligation peu respectée en pratique par les syndics mais qu’il convient de rappeler !

D’autre part, rappelons également que de façon générale l’extranet doit notamment comporter, dans l’espace individuel de chaque copropriétaire, les avis d’appel de fonds qui leur ont été adressés sur les trois dernières années (article 2 du décret précité) ; ce qui contraint le syndic à une actualisation plus régulière qu’une simple mise à jour annuelle.

Réponse de l'expert

Action

L’élection d’un président du conseil syndical est-elle obligatoire ?

Question développée :

Cela fait des années que notre conseil syndical fonctionne de façon collégiale et en toute transparence. Toutefois, dernièrement, notre syndic nous a indiqué que nous étions dans l’illégalité au prétexte que nous n’avons pas de président du conseil syndical.

Nous avions toujours pensé que l’élection d’un président du conseil syndical n’était en rien obligatoire. Pourriez-vous nous éclairer à ce sujet ?

Réponse :

Quand on se réfère à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, il est indiqué que :

« […] Le conseil syndical élit son président parmi ses membres. […] »

Or, en droit, l’usage du présent de l’indicatif équivaut généralement à une obligation, ce qui suppose ici que l’élection du président est donc bien une formalité obligatoire. Cette position est d’ailleurs rappelée par la doctrine juridique (cf. ouvrage « Le conseil syndical » de P-E Lagraulet et G. Gil, éditions Edilaix, 2023).

Cela étant, en l’absence de désignation d’un tel président la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967 ne prévoient pas de sanction particulière. On peut également relever que (à la différence de l’hypothèse où l’assemblée générale ne parviendrait pas à désigner de membres du conseil syndical) il n’est pas prévu par ces mêmes textes légaux de pallier l’absence de président du conseil syndical par le recours au juge qui désignerait lui-même un président.

Il faut rappeler à cet égard que la désignation du président du conseil syndical relève de la compétence exclusive des membres du conseil syndical et non de l’ensemble des copropriétaires. L’article 21 précité le prévoit expressément car il indique que c’est bien le « conseil syndical » qui élit son président. Cette désignation peut intervenir à n’importe quel moment, donc indépendamment de toute assemblée générale.

Rappelons enfin que la désignation d’un président du conseil syndical peut revêtir en pratique une grande importance, car la loi du 10 juillet 1965 et le décret de 1967 lui octroient des pouvoirs propres parmi lesquels on peut notamment citer (liste non exhaustive) :

- La possibilité de convoquer une assemblée générale en lieu et place du syndic en cas de mise en demeure de convoquer une assemblée générale restée infructueuse pendant plus de 8 jours (cf. article 8 du décret du 17 mars 1967) ;

- La possibilité de faire une action judiciaire auprès du président du tribunal judiciaire afin d’obtenir la condamnation du syndic au paiement de pénalités de retard en cas de retard dans la transmission de documents de plus de 30 jours (cf. article 21 de la loi du 10 juillet 1965) ;

- La possibilité de se faire habiliter en assemblée générale, en cas de carence ou d’inaction du syndic, afin d’exercer une action contre ce dernier en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires (cf. article 15 de la loi du 10 juillet 1965) ;

- La possibilité de convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic en cas d’empêchement du syndic en place (article 18, V, de la loi du 10 juillet 1965) ;

- Dans le cadre de la transmission des archives par l’ancien syndic au profit du nouveau, la possibilité, en cas de retard dans la transmission des documents et après une mise en demeure restée infructueuse, d’agir auprès du président du tribunal judiciaire statuant en référé afin qu’il ordonne la remise des pièces sous astreinte (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965) ;

Comme on le voit, le président du conseil syndical dispose de prérogatives notables qui peuvent être mobilisées en période de « crise » dans les relations avec le syndic. Il est donc dommage de se priver de ces outils. Par ailleurs, il est toujours possible, le jour où des difficultés surviennent, de désigner à cette occasion un président du conseil syndical, mais il est préférable d’avoir anticipé cette situation en amont.

Réponse de l'expert

Action

Un syndic peut-il continuer à s’occuper des « affaires courantes » après l’expiration de son mandat ?

Le contrat de notre syndic a expiré il y a un peu plus d’un mois, sans qu’il ait pris le soin de convoquer une assemblée générale afin de le renouveler.

Cela étant, il continue d’envoyer les appels de fonds trimestriels, de régler les factures et d’envoyer des ordres de service. Enfin, nous venons de recevoir des convocations à une assemblée générale, adressées par le syndic… Au sein du conseil syndical, nous nous interrogeons sur la validité de ces pratiques.

Le contrat de syndic n’est pas un contrat qui se renouvelle tacitement. Chaque contrat est ainsi indépendant du précédent, et il doit être expressément adopté à l’issue d’un vote en assemblée générale, à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, c’est-à-dire la majorité absolue des tantièmes de propriété), avec une possibilité d’un deuxième vote à la majorité simple de l’article 24 si la candidature du syndic a reçu au moins un tiers des voix en sa faveur lors du premier vote (cf. article 25-1, qui prévoit cette possibilité).

Cela étant posé, il faut rappeler que le syndic n’a pas la possibilité de continuer à administrer la copropriété une fois son mandat expiré. Quand bien même le ferait-il, il n’a pas davantage la possibilité de continuer à prélever des honoraires forfaitaires fondés sur le contrat expiré. Cette règle a été rappelée à de nombreuses reprises par la jurisprudence (voir en ce sens notamment un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, 14 janvier 2016, n° 14-23.898, qui rappelle que « le syndic professionnel ne peut demander ni recevoir, directement ou indirectement, d'autres rémunérations, à l'occasion des opérations de gestion immobilière, que celles dont les conditions sont précisées dans sa désignation ou dans un mandat écrit préalable »).

Rappelons également que le syndic, agissant en dehors de tout cadre contractuel, ne sera plus couvert par son assurance de responsabilité civile professionnelle ni par sa garantie financière, qui garantit la bonne restitution des sommes versées par les copropriétaires sur les comptes bancaires de la copropriété.

De la même manière, il ne peut valablement convoquer une assemblée générale, faute d’être encore le représentant légal du syndicat des copropriétaires. S’il le faisait néanmoins, cette assemblée générale pourrait ainsi faire l’objet d’un recours judiciaire par un copropriétaire opposant ou défaillant, visant à obtenir son annulation intégrale.

Dans une telle hypothèse, où la copropriété se retrouve dépourvue de syndic à la suite de l’absence de convocation d’AG par ce dernier, l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que l’assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire aux fins de nommer un syndic ; cette démarche nécessite d’être en possession de la liste à jour des copropriétaires et de leurs adresses ; une telle liste doit en principe figurer sur l’espace extranet réservé aux membres du conseil syndical.

Si cette convocation n’est pas effectuée par un copropriétaire, il est également possible, pour tout intéressé, d’adresser une requête au président du tribunal judiciaire afin qu’il désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui sera notamment chargé de convoquer l’assemblée générale des copropriétaires en vue de la désignation d’un syndic. Il s’agit naturellement d’une solution plus complexe, plus longue, et plus coûteuse…

Réponse de l'expert

Action

Comment doivent être répartis les frais d'envoi des convocations ?

Au sein de notre copropriété, seuls quelques copropriétaires continuent à se faire adresser les convocations par recommandé postal classique, au format papier, tandis que de nombreux copropriétaires la reçoivent désormais par recommandé électronique.

Aussi, nous aurions souhaité que les frais d’envoi des recommandés « papiers » soient désormais facturés aux seuls copropriétaires concernés. Le syndic nous répond que cela n’est pas possible. Pourriez-vous nous éclairer ?

Il nous faut rappeler en préambule que depuis la loi du 9 avril 2024 dite « Habitat dégradé », les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique, sans que les copropriétaires aient à donner au préalable leur accord (article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version actuelle), contrairement au précédent régime où il fallait nécessairement que les copropriétaires donnent leur accord. Dorénavant, le principe et l’exception ont été inversés et il revient aux copropriétaires de se manifester auprès du syndic s’ils souhaitent conserver un mode d’envoi classique, c’est-à-dire par voie postale, des notifications et mises en demeure. A cet égard, l’article 42-1 précité dispose que le syndic doit informer les copropriétaires qu’ils ont la possibilité de demander à continuer de recevoir par voie postale ces notifications et mises en demeure.

Ces précisions étant faites, il est tentant et légitime en effet de vouloir faire supporter les frais d’envoi postaux des recommandés papiers plus élevés que les frais de recommandés électroniques aux seuls copropriétaires qui ont fait le choix de vouloir conserver ce mode d’envoi.

Cela étant, d’après un arrêt de la Cour de cassation en date du 21 mai 2003, troisième chambre civile, n° 02-11.221, publié au Bulletin de la Cour de cassation, les frais d’envoi des convocations et le coût des notifications des décisions prises (concrètement, cela fait référence au procès-verbal de l’assemblée générale) font partie des charges relatives à l’administration des parties communes. Le syndic ne peut donc pas procéder à une répartition différente de celle prévue par la loi.

Par conséquent, en l’état actuel de la législation et de la jurisprudence, il n’est pas possible de faire individualiser ces frais liés aux envois postaux. Ces frais doivent être répartis en charges communes générales.

Réponse de l'expert

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