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Il est assez courant, en pratique, que, préalablement à l’établissement de l’ordre du jour et à l’envoi des convocations de l’assemblée générale annuelle par le syndic, ce dernier invite les membres du conseil syndical à venir procéder, en ses locaux, à un contrôle des comptes de l’exercice comptable écoulé.

Il s’agit d’une bonne pratique des syndics et des conseillers syndicaux, même si nous invitons par ailleurs les conseillers syndicaux à ne pas se contenter d’un contrôle des comptes annuel mais plutôt à réaliser un contrôle deux ou trois fois par an, afin d’être régulièrement informé de la situation financière de la copropriété, et, de façon générale, du bon recouvrement des charges de copropriété par le syndic et s’assurer de sa bonne gestion. Il est à noter à ce titre que le conseil syndical, sur le fondement notamment de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, dispose d’un droit permanent de demande de communication de l’ensemble des documents afférents à la gestion de la copropriété par le syndic.

Cela étant posé, cette réunion préalable de contrôle des comptes chez le syndic ne constitue aucunement un préalable nécessaire pour qu’une résolution d’approbation des comptes soit soumise au vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle.

De la même manière, cela n’est pas parce que le conseil syndical émettrait un avis défavorable sur les comptes proposés par le syndic que ceux-ci seront rejetés en assemblée générale. Cela étant, le conseil syndical, que ce soit dans le cadre de son rapport d’activité qu’il peut faire annexer à la convocation ou dans le cadre de l’exposé oral qu’il peut faire lors de l’assemblée générale, devra faire preuve de clarté et de pédagogie afin d’expliquer à l’ensemble des copropriétaires pourquoi, de son point de vue, les comptes méritent d’être approuvés, rejetés, ou certaines sommes être placées en compte d’attente…

L’article 11 du décret du 17 mars 1967 prévoit simplement à ce titre que, dans le cadre de l’approbation des comptes, doivent être annexés à la convocation, pour la validité de la décision, « 1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ; 2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;

La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ; »

Cela correspond en pratique aux annexes comptables 1 à 5, dont la forme est fixée par le décret comptable du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

Rappelons aussi que le conseil syndical n’est pas le seul à pouvoir venir contrôler les comptes, même s’il dispose d’un droit d’accès à un ensemble de documents bien plus étendu que celui d’un simple copropriétaire. L’article 9 du décret du 17 mars 1967 prévoit à cet égard que la convocation doit indiquer le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges pour permettre à chaque copropriétaire d’examiner les factures soumises à leur approbation...

A cet égard, nous reproduisons ci-après les termes de l’article 9-1 du décret précité qui apporte des précisions intéressantes à ce sujet.

« Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges mentionnées à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, en original ou en copie, et classées par catégories à la disposition de chaque copropriétaire pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété.

Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s'effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation mentionnée à l'article 9.

Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

Le copropriétaire peut se faire assister par un membre du conseil syndical.

Pendant le délai mentionné au premier alinéa, il peut également se faire assister par son locataire ou autoriser ce dernier à consulter en ses lieu et place les pièces justificatives de charges récupérables mentionnées à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986.

Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais. »

Il nous faut répondre par la négative.

Tous les conseillers syndicaux sont élus en assemblée par un vote soumis en 1ère lecture à la majorité absolue des voix du syndicat des copropriétaires (art. 25 al. c de la loi du 10 juillet 1965). En revanche, il s’avère irrégulier de procéder, par une seule résolution, à des nominations indéterminées pour plusieurs raisons.

La première différenciation juridique majeure réside dans le fait, que la désignation de conseillers syndicaux titulaires s’avère en principe impérative (art. 21 de la loi), alors que celle des suppléants est facultative (art. 25 du décret du 17 mars 1967). La fonction de ces derniers consiste à se substituer à un membre titulaire à l’occasion de la cessation définitive du mandat de celui-ci, suite à sa démission, révocation, vente de son lot ou disparition.

Autrement dit, le suppléant :

- ne vise pas à remplacer un titulaire provisoirement absent.

- jouit, au moment de sa nomination, d’aucun pouvoir dévolu aux titulaires. Cette incapacité peut même se poursuivre durant tout son mandat, à défaut de départ d’un titulaire pendant cette période.

L’élection de suppléants garantit le maintien du fonctionnement du conseil syndical, malgré la défaillance avérée d’un ou plusieurs postes, sans devoir reconvoquer une assemblée destinée à la pallier. En effet, l’article 25 al. 3 du décret prévoit la suspension du conseil syndical, en cas de vacances irrévocable de plus d’un quart des titulaires et de l’absence de suppléants susceptibles de leur succéder.  

Secundo le recours à un projet de résolution unique, pour désigner les membres titulaires des suppléants, enfreint la prescription réglementaire selon laquelle, chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée ne doit comporter qu’un seul objet (art. 13 du décret).

Tertio, le conseiller syndical s’entend d’une personne nominativement élue en assemblée, et ce, en principe par vote spécifique sur chaque candidature manifestée. Autrement dit, l’usage d’une délibération groupée n’est admis, que si le nombre de postulants correspond expressément au seuil prévu par le règlement de copropriété, CA Paris, 1ère ch. G, 7 mai 2003, n° 2001 - 18208.

Quarto, le syndicat a parfaitement la capacité de convenir en assemblée, d’un nombre et d’une durée de mandat de conseillers syndicaux suppléants divergents de ceux des titulaires, ce qu’une seule décision d’assemblée proscrit. 

En ce qui concerne donc le conseil syndical, l’ordre du jour de l’assemblée :

- doit contenir une question sur l’élection de titulaires ;

- peut prévoir des suppléants.

Toute infraction par l’assemblée aux prescriptions légales, réglementaires, voire conventionnelles (clauses licites du règlement de copropriétaire) sur le conseil syndical expose le syndicat à se retrouver sans cet organe collégial essentiel, au contrôle et à l’assistance du syndic sur sa gestion (art. 21 de la loi) par l’annulation judiciaire de la résolution irrégulière le constituant (art. 42 al. 2 du même texte).