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Réponse :

• Non, rien de tout cela n’est conforme aux textes applicables.

Le dévouement de la salariée peut malheureusement s’analyser comme une faute, puisqu’elle ne respecte pas l’amplitude de travail de son contrat d’une part et dépasse la durée maximale du travail de dix heures par jour d’autre part, ce qui est une infraction pénale[1]. Il doit aussi être observé qu’entre 23H00 et la reprise du travail le lendemain, la salariée ne bénéficie pas du repos minimum de 11h00 prévu par la loi, sans parler du fait que le travail de nuit ne se décide pas à la légère.

Bien entendu, cette faute ne doit pas être sanctionnée à notre sens, s’agissant d’une salariée qui pense bien faire. Il convient cependant de lui faire prendre conscience des conséquences d’un accident qui surviendrait à 22H30 par exemple, après un début de travail à 09H00 pour la formation.

Mais il faut se poser la bonne question : pourquoi donc cette gardienne se croit obligée de faire son travail de la journée la nuit venue ?...

La réponse est évidente : c’est parce que l’employeur, représenté par le syndic, n’a pas prévu de la remplacer ou de lui aménager ses tâches sur la semaine pour tenir compte de son absence.

Il s’agit d’une faute mettant en jeu la responsabilité du syndic, puisque la carence de l’employeur a incité la salariée à se mettre en danger en travaillant dans des conditions illégales. Cette responsabilité reste entière, même si la gardienne et/ou le conseil syndical aurait demandé au syndic de ne pas procéder à un remplacement.

En matière d’indemnisation, les tribunaux, lorsqu’ils sont saisis, valorisent l’indemnisation d’heures de travail en plus des heures contractuelles comme des heures supplémentaires, même pour des gardiens, nonobstant la réparation du préjudice subi.

Cela donne une idée du montant de la « prime », sachant qu’il convient d’y ajouter les retenues sociales et fiscales. Il va de soi qu’un surcoût par rapport à un remplacement serait à prendre en charge par le syndic fautif et que cela ne doit plus jamais se reproduire.

Dans un article de fond à venir, il sera traité de la formation des gardiens et employés d’immeuble : qui décide, pour quoi faire, qui paie, que faire en cas de refus, etc. Suivez attentivement nos prochaines publi

[1] Article R. 3124-3 du Code du travail : contravention de 4^ème classe, soit 750 € par infraction à l’encontre de l’employeur

Réponse :

La réponse est OUI et NON. Tout dépend si la salle est mise à disposition par votre syndic ou si elle est louée à l’extérieur du cabinet.

NON : si la salle est mise à disposition par votre syndic, cela ne peut pas faire l’objet d’une facturation particulière, puisque la location d’une salle n’est pas prévue dans le cadre des prestations particulières définies par le décret du 26 mars 2015 relatif au contrat type. Ainsi, si lors du contrôle des comptes, vous identifiez une facture de location de salle chez votre syndic, il faudra la refuser.

OUI : si la salle est louée directement pour le compte du syndicat de copropriétaires (salle communale, salle paroissiale, etc.) la facture sera adressée au syndicat des copropriétaires.

Important : Que ce soit chez le syndic ou non, il est important de rappeler que l’assemblée générale ne peut pas être convoquée dans une salle située en dehors de la commune de votre copropriété, sauf si le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale l’autorise (article 9 du décret de 17 mars 1967).

Nos conseils : Il est souvent intéressant de louer une salle hors de chez le syndic afin de favoriser la participation des copropriétaires, puisque les salles louées sont, la plupart du temps, plus proches de l’immeuble que le cabinet de syndic.

Par ailleurs cela devient fortement conseillé en cas de changement de syndic :

• cela évite que le syndic « sortant » demande à l’assemblée générale de quitter la salle au milieu de l’AG, en cas de désignation de son confrère ;
• cela permet également plus de « neutralité » dans les échanges et permet d’éviter que le syndic « sortant », se sentant en difficulté, ne puisse mobiliser d’autres membres de son équipe pour convaincre l’assemblée générale de le réélire (intervention du directeur par exemple).

Réponse :

Depuis l’entrée en vigueur du décret comptable du 14 mars 2005, le syndic est tenu de joindre à la convocation d’assemblée générale cinq annexes comptables.

Parmi elles, figure l’annexe 1 qui doit, entre autres, être complétée par la présentation de la situation individualisée de chacun des copropriétaires en fin d’exercice, après répartition des comptes (appelée parfois Annexe 1bis).

Autrement dit, ce décret impose de présenter quelle serait la situation comptable du copropriétaire après approbation des comptes par l’assemblée générale.

Deux scénarios sont alors possibles :

• soit les dépenses sont supérieures au budget voté et dans ce cas, l’exercice est déficitaire impliquant une régularisation au débit des copropriétaires,

• soit  les dépenses sont inférieures au budget, entraînant une  régularisation au crédit des copropriétaires.

A cela peut s’ajouter l’éventuelle régularisation d’eau individuelle pour les copropriétés disposant de compteurs divisionnaires ou l'éventuelle régularisation du compte travaux à approuver lors de la même AG (compte présenté dans l'annexe 4).

Néanmoins, cette simulation comptable n’est en aucun cas exigible tant que les dépenses de l’exercice, ainsi que le solde de l’exercice, n’ont pas été validés par l’assemblée générale (approbation des comptes).

Pour résumer, votre syndic est bien contraint de présenter sur les documents comptables votre solde après répartition des charges (régularisation individuelle), néanmoins, il ne peut en aucun cas vous réclamer cette somme tant que l’assemblée générale n’a pas approuvé les comptes de l’exercice. Si l’assemblée générale n’approuve pas les comptes, le solde présenté dans les documents de la convocation ne sera pas exigible.

Réponse :

OUI et NON !

Oui, si l’on considère que les dispositions de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 sont impératives « Le conseil syndical élit son président parmi ses membres ».

Non, si l’on se réfère au 4^ème alinéa de l’article 26 du décret du 17 mars 1967 qui prévoit la possibilité d’une non-désignation d’un président : « Lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres. »

Rappelons par ailleurs que le mandat de conseil syndical est non rémunéré (article 27 du décret).

Question :

Pourquoi est-il, malgré tout, recommandé de nommer un président de conseil syndical ?

Réponse :

Parce que d’une part, le président du conseil syndical dispose de véritables pouvoirs, à savoir :

• convoquer une assemblée générale, si le syndic ne fait pas droit à une telle demande légitime du conseil syndical ou de copropriétaires réunissant 25 % (1/4) des voix du syndicat des copropriétaires (article 8 du décret du 17 mars 1967) ;
• récupérer judiciairement les archives du syndicat, en cas de changement de syndic, et de carence du syndic sortant à remettre celles-ci à son successeur (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965).

Et d’autre part, parce qu’il est nécessaire, comme dans toute organisation, même bénévole, qu’un « référant » soit désigné pour organiser et orchestrer une équipe, ainsi que pour être l’interlocuteur officiel auprès du syndic. C’est une véritable nécessité dans les copropriétés importantes.

Question :

En l’absence d’un président, comment alors les membres du conseil syndical peuvent-ils demander et obtenir du syndic la communication de documents intéressant le syndicat,  comme la loi le lui permet ?

Réponse :

Comme énoncé plus haut, ce sont les dispositions de l’article 26 du décret du 17 mars 1967 qui trouvent alors application, et le syndic doit donc selon la loi communiquer avec chacun des membres… Mais vous en conviendrez ce n’est pas la bonne solution !

Réponse

Les dispositions des alinéas 7 et 8 de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 fixent les pouvoirs et attributions du conseil syndical, qui sont : assister ET contrôler le syndic.

Ainsi, le conseil syndical :

• « peut prendre connaissance, et copie, à sa demande (…) de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété » ;
• « reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat ».

Le syndic n’a donc pas à juger de la pertinence de la demande et dès lors que celle-ci n’est pas abusive il doit communiquer toutes les pièces sollicitées. Ainsi, demander le grand livre tous les mois pour une grande copropriété ou tous les trimestres pour une plus petite, est tout à fait justifié et opportun, cela permet, d’une part, d’effectuer des contrôles réguliers et d’autre part, de déceler plus rapidement des anomalies et les faire remonter au syndic.

Enfin, dans cet exemple les comptes étant clos au 31 décembre, le syndic a dû, depuis fin janvier, recevoir la quasi-totalité des factures, celles-ci doivent donc figurer également dans le grand livre.

En conclusion : la demande de ce conseil syndical n’est absolument pas prématurée et s’avère en plus bien nécessaire !

Le conseil syndical devra alors rappeler qu’un tel refus est une entrave à ses missions et aux droits visés à l’article 21 de la loi. Si le syndic persistait malgré tout dans son refus, le conseil syndical devra alors l’avertir qu’il sera tenu d’en informer l’assemblée générale dans le cadre de son rapport annuel afin d’éclairer les copropriétaires en vue du vote des questions relatives à la désignation du syndic et à l’approbation des comptes.

Par ailleurs, nos adhérents pourront toujours utilement rappeler à leur syndic qu’ils seront attentifs à dénoncer un tel abus à leur association préférée, qui ne manquera pas de dénoncer ces agissements inacceptables sur son site internet.

RÉPONSE :

1. Le copropriétaire doit faire établir par un notaire, à ses frais, un projet de modificatif de règlement de copropriété (nouvel état descriptif de division et grille de charges compris).
2. Le copropriétaire notifie au syndic, pour inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale, le projet de modificatif de règlement de copropriété établi, ainsi que sa proposition d’offre d’achat, qu’il fixe selon le prix du marché, pondéré des spécificités du bien immobilier (nature, surface, état…).
3. L'assemblée générale se prononce dans une même résolution sur cette cession et le modificatif de règlement de copropriété annexé, par un vote à la double majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965.

Le copropriétaire acquéreur s’engage dans la même résolution à supporter les autres frais liés à ce transfert de propriété (frais notariés et honoraires du syndic).

1. Le syndic, pour le compte du syndicat, et le copropriétaire acquéreur se retrouvent chez le notaire pour signer l’acte de vente et pour le versement par ce dernier du prix d’achat.

Le notaire enregistrera la vente et publiera le modificatif de règlement de copropriété, paraphé également par ses soins auprès du « fichier immobilier ».

1. Le syndic distribue immédiatement, dès encaissement, le prix de la vente auprès des copropriétaires « dans les lots desquels figuraient l’ancienne partie commune » (article 16-1 de la loi du 10 juillet 1965).
2. Le syndic adresse à chaque copropriétaire une copie de l’exemplaire du modificatif de règlement de copropriété publié auprès du fichier immobilier avec les signatures du notaire et du conservateur. 

« Pour aller plus loin, consultez notre article : www.arc-copro.com/y9f2, vous y trouverez le modèle type de questions et de résolutions communiquées à nos adhérents syndics bénévoles concernant de telles questions à soumettre au vote de l’assemblée générale. »

Et voilà toutes les étapes qu’il faut connaître.

Réponse :

Cette question peut en réalité s’interpréter de deux façons :

• La première en traitant de la clause en elle-même « avance de trésorerie » parfois intitulée « avance de trésorerie permanente » ou encore « avance de réserve » dans le règlement de copropriété lorsqu’elle existe ;
• La seconde en ne s’intéressant qu’à son contenu, le montant qui constitue cette avance de trésorerie.

Cette avance est définie à l’article 35 du décret du 17 mars 1967 : « Le syndic peut exiger le versement :  1° De l'avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel ».

1. Ainsi dans un premier temps, on peut décider à la majorité simple de l’article 24 que, le montant de l'avance de trésorerie, mentionnée au règlement de copropriété (et énoncé sous l’article 35 du décret) est ramené à « zéro ». Comme le texte précité le rappelle, celle-ci ne peut excéder 1/6^ème du budget prévisionnel mais aucun minimum n’est fixé.

Nous vous renvoyons aussi à ce sujet à notre conseil du 26 février : « Avance de trésorerie : doit-elle obligatoirement atteindre 1/6^ème du budget prévisionnel ? »

1. En revanche, la suppression même de cette avance nécessite un vote en assemblée générale à la double majorité de l’article 26 (alinéa b) qui va avoir pour effet de venir modifier le  règlement de copropriété en supprimant la clause instaurant cette avance.

Pour cela, l’assemblée générale, devra approuver le projet de modificatif de règlement de copropriété, qui devra être publié au fichier immobilier via un acte authentique dressé par un notaire.

Réponse

C’est la personne qui est copropriétaire à la date d’exigibilité de l’appel de fonds qui devra en assumer le paiement, et non nécessairement celui qui a voté les travaux en assemblée générale. 

En effet, l’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 indique : « A l’occasion de la mutation à titre onéreux d'un lot, […] le paiement des provisions des dépenses non compris dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l'exigibilité ».

Pour rappel : lorsque la copropriété vote des travaux, la résolution doit obligatoirement prévoir les modalités d’appels de fonds selon l’article 14-2 de la loi (date(s) du calendrier d’appel de fonds et montant(s)).

S’il s’agit de gros montants, la copropriété peut ainsi prévoir d’appeler les sommes en plusieurs fois (plusieurs appels de fonds) avec des montants qui peuvent être différents selon chaque appel de fonds.

Exemple : « 30% du montant voté sera appelé le 1^er mai 2016 », puis 30 % au 1^er juillet, 30 % au 1^er octobre et enfin le solde au 1^er décembre. 

Exemple : si une assemblée générale a voté le paiement des travaux en 3 fois (1^er mai, 1^er juillet, 1^er octobre) et que vous vendez le 15 juin, c’est l’acquéreur qui devra payer les 2 derniers appels de fonds au syndic (1^er juillet et 1^er octobre qui seront exigibles après la vente du 15 juin). Les sommes dues par l’acquéreur peuvent toutefois être négociées dans le prix de vente, mais cela concerne un accord « privé » entre les deux parties (vendeur/acquéreur) et ne regarde pas la copropriété ni le syndic qui devra appeler les fonds au nouveau copropriétaire.

Il est donc important de bien définir en AG les dates précises des appels de fonds pour ne pas se retrouver dans une situation délicate en cas de vente.

Exemple : « 30% du montant voté sera appelé le 1^er juillet 2016 » et non « au troisième trimestre ».

Attention ! Si, malgré l’obligation relative aux modalités d’appels de fonds, l’AG n’a pas voté de calendrier des appels de fonds, par défaut, les sommes sont à payer sans attendre en une seule fois dès la date de l‘assemblée générale ayant approuvé les travaux. Dans ce cas, c’est bien le copropriétaire qui a voté les travaux qui sera redevable de la totalité des sommes appelées…

À noter enfin que le syndic doit mentionner dans l’état daté les sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire, notamment au titre « des provisions non encore exigibles dans les dépenses non compris dans le budget prévisionnel» selon l’article 5 du décret du 17 mars 1967.

Cette information est par ailleurs désormais communiquée au futur acquéreur dès la signature de la promesse de vente. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article : www.arc-copro.com/wh61.

Réponse

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi ALUR, prévoit que le syndic est tenu de mettre à la disposition de la copropriété « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés [...] cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical ».

En revanche, la loi ne détermine pas les documents minimums que doit mettre à disposition le syndic professionnel dans cet extranet, ni ne renvoie à un décret pour le préciser.

En l’état actuel des textes, le syndic n’est donc légalement pas tenu de mettre le grand livre ou les relevés bancaires à disposition dans l’extranet.

Ceci étant, il est important de rappeler deux autres dispositions légales :

• conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est tenu de fournir au conseil syndical l’ensemble des documents dont il fait la demande ;
• l’article 18 modifié par la loi ALUR précise que le syndic est tenu, pour les copropriétés de plus de 15 lots, de mettre à la disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques des comptes dès réception de ceux-ci. Quant aux copropriétés de moins de 15 lots, il est tenu de transmettre au président du conseil syndical une copie des relevés bancaires dès réception de ceux-ci.

Le conseil syndical devra donc réclamer à son syndic les pièces qu’il n’arrive pas à obtenir dans l’extranet. Mais encore, il est important de rappeler que l’article 18 modifié par la loi ALUR précise que l’assemblée générale peut décider, à la majorité de l’article 25, de dispenser le syndic de mettre en place cet extranet.

Dans ce cas, conformément au décret du 26 mars 2015 relatif au contrat type, le syndic sera alors tenu de réduire ses honoraires d’un montant convenu entre les parties (d’où l’intérêt de négocier un montant dissuasif).

En résumé : il faut obtenir un « vrai » extranet (correctement alimenté et régulièrement mis à jour)… ou rien !

Pour finir, il faudra rappeler à son syndic qu’il n’est jamais « bon signe » d’avoir un mandataire qui refuse aux membres du conseil syndical qui ont une mission de « contrôle et d’assistance » l’accès aux documents stratégiques de la copropriété.