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Réponse :

Avant d’entrer dans le détail, rappelons que les syndics étaient originellement favorables à la constitution du fonds travaux obligatoire.

Ils ont été moins enthousiastes lorsque la loi ALUR, qui a introduit cette nouvelle obligation, a prévu que ces fonds devaient impérativement être déposés sur un compte bancaire séparé et rémunéré au profit de la copropriété, ne permettant pas aux syndics de disposer des produits financiers de cette nouvelle trésorerie.

La seconde déception pour les syndics est que le contrat type réglementaire n’a évidemment pas prévu de rémunération supplémentaire pour la gestion du fonds travaux.

Cette obligation, qui est essentielle à la bonne gestion des copropriétés, s’avère n’apporter pour les syndics aucune plus-value, ce qui justifie aujourd’hui qu’ils essayent de ralentir sa mise en place ou de la détourner pour en tirer tout de même profit.

Ceci étant, peu importe leurs états d’âmes ! Les syndics sont des professionnels, détenteurs d’une carte professionnelle, qui doivent appliquer les lois et notamment celle du 10 juillet 1965 dont la plupart des articles sont d’ordre public.

La constitution du fonds travaux résulte des articles 14-2 et 18-II de cette loi obligeant par conséquent le syndic à procéder à des appels de fonds afin d’être en conformité avec la loi.

Mais encore, ce dernier article précise qu’à défaut de constituer ce fonds, le mandat du syndic peut être annulé.

Voici en effet l’extrait de l’article 18-II: « Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé : [...]d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il a choisi ou que l'assemblée générale a choisi [...], un compte séparé rémunéré au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai les cotisations au fonds de travaux prévu à l'article 14-2. Ce compte bancaire ne peut faire l'objet d'aucune convention de fusion, ni d'une compensation avec tout autre compte. [...] Les intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat. La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. »

Et oui, au grand dam de votre syndic, la loi a bien prévu une sanction.

Ainsi, à défaut de constitution de ce fonds aux conditions édictées par la loi (sans rémunération supplémentaire), le conseil syndical peut, conformément à l’article 8 du décret du 17 mars 1967, demander la convocation d’une assemblée générale extraordinaire. L’ordre du jour devra alors prévoir deux questions :

• la première concernera la révocation du syndic en place pour carence (défaut de mise en place du fonds travaux et non-respect de dispositions légales) ;
• la seconde concernera la nomination d’un nouveau syndic.

Vous savez à présent ce qu’il vous reste à faire....

Réponse

De nombreuses copropriétés en chauffage collective ont un contrat d’entretien comprenant une clause de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) » autrement appelée clause P3. Avec un contrat P3, la copropriété paye une participation spécifique dans le cadre du contrat en contrepartie de laquelle le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Ces contrats ont souvent une durée longue, généralement de 8 à 10 ans. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.arc-copro.com/ct1s.

D’un point de vue légal, ce type de contrat peut tout à fait contenir une clause de reconduction tacite, rien ne l’empêche… si ce n’est le bon sens : comme nous allons voir ci-dessous.

Pour chiffrer le montant du P3, le chauffagiste fait la liste du matériel en place et estime le taux d’usure du matériel afin d’évaluer le montant de la redevance P3. Ce montant est donc déterminé en fonction de l’usure du matériel au moment de la signature du contrat.

Si le contrat est reconduit dans les mêmes termes, cela voudrait dire que la chaufferie se trouve exactement dans le même état qu’au début du contrat : ce qui est impossible ! La redevance payée à partir du moment de la reconduction tacite n’a donc plus aucun sens et ne correspond plus à l’état du matériel présent en chaufferie. Si la copropriété souhaite renouveler son contrat, la redevance P3 doit donc être recalculée.

Afin d’éviter les mauvaises surprises, nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause de ce type dans un contrat P3. Nous conseillons d’ailleurs que la copropriété gère elle-même son propre P3.

Réponse :

Pour répondre, il faut s’en remettre à la convention collective. L’annexe I à la convention collective distingue trois niveaux de service :

1. Définition des trois types d’UV en matière de courrier

1. Courrier service réduit :

Réception et distribution des colis et plis volumineux non recommandés ne pouvant entrer dans les boîtes aux lettres. Les envois recommandés et contre remboursement sont exclus de cette distribution.

Nombre d'unités de valeur : 4 par local principal.

1. Courrier service normal

Dès réception de l'ensemble du courrier, tri et répartition entre les boîtes des destinataires.

Nombre d'unités de valeur : 12 par local principal.

1. Courrier porté

Dès réception, tri et distribution à domicile du courrier des occupants.

Nombre d'unités de valeur : 30 par local principal.

Il faut comprendre que ces services ne sont pas exclusifs les uns par rapport aux autres mais qu’ils sont complémentaires : ainsi, par exemple, le service normal comprend le tri et la répartition du courrier dans les boîtes aux lettres ainsi que la distribution des colis et plis volumineux ne pouvant entrer dans ces boîtes. En aucun cas ne peuvent exister deux services dans un contrat de travail (par exemple, il ne peut être attribué 4 UV pour le courrier à service réduit et 12 UV pour le courrier à service complet : c’est l’un ou l’autre, le second intégrant le premier).

Toutefois, le terme de distribution s’entend en ce cas comme étant la garde des objets en question et leur mise à disposition des destinataires à la loge : seul le service du courrier porté comprend la distribution à domicile, c’est-à-dire le portage jusqu’à la porte de l’habitant  (Avenant n° 76 à la convention collective du 21 janvier 2010).

1. Définition du service normal du courrier

Le gardien trie et distribue dans les boîtes aux lettres le courrier que lui livre le facteur[1] d’une part et il garde les colis et plis volumineux à la loge d’autre part.

Le gardien n’a ni à signer les envois recommandés ni à accepter les envois contre remboursement. Par extension, il est considéré qu’il n’a pas non plus à accepter les envois contre signature. Les éventuelles procurations que pourraient lui donner des habitants sont d’ordre privé et hors du champ de la convention collective : ces procurations ne sont pas liées à sa fonction de gardien mais au fait qu’il est un simple voisin présent sur place et ne doivent pas impacter le travail pour lequel il est rémunéré par le syndicat de copropriétaires.

1. Litiges

Ainsi, les éventuels litiges relatifs à ces procurations ne concernent en rien le syndicat des copropriétaires et le gardien reste libre d’accepter ou non telle ou telle procuration.

Dès lors, le comportement discriminatoire d’un gardien par rapport aux habitants qui lui ont remis des procurations n’est pas constitutif d’une faute professionnelle, quand bien même ce comportement reste peu acceptable.

Il n’en est pas de même pour la garde des colis et plis volumineux remis sans signature, prévue pour le courrier à service réduit : ce service, contractuel, concerne tous les habitants et une discrimination entre habitants par un gardien serait une faute professionnelle.

Il est précisé que la prise d’un pli recommandé sans procuration s’apparente à un détournement de courrier (art. 226-15 du Code pénal), commis dans l’exercice des fonctions de gardien (faute professionnelle), tout comme la remise tardive[2] ou l’absence de remise d’un courrier.

Terminons en précisant qu’il ne peut pas être fait de distinction entre ce qui est livré par La Poste et ce qui est livré par un transporteur privé au principe de la libre concurrence imposée par la législation et la réglementation actuelles, tandis que la garde des colis volumineux s’entend comme étant des colis normalement manipulables par une personne seule : par exemple, un gardien n’est en rien astreint à garder un réfrigérateur en l’absence du destinataire de la livraison

[1] Les copropriétaires paient en ce cas le gardien pour faire le travail du facteur et cette situation doit faire l’objet d’un examen particulier afin que l’immeuble puisse être raccordé au service de distribution du courrier par La Poste.

[2] Le retard s’entend comme étant important et délibéré.

Réponse :

Contexte réglementaire.

Concernant un parking qui ne relève pas d’un ERP (Établissement Recevant du Public), les prescriptions en vigueur sont les suivantes :

• Arrêté du 31 janvier 1986 relatif à la protection contre l’incendie des bâtiments d’habitation

• L’article 94 prescrit « que l'éclairage soit naturel ou artificiel, l'éclairement doit être suffisant pour permettre aux personnes de se déplacer et de repérer aisément les issues.
   
• De plus le parc de stationnement doit comporter un éclairage de sécurité permettant d'assurer un minimum d'éclairement pour repérer les issues en toutes circonstances et effectuer les opérations intéressant la sécurité. Pour ce faire, l'éclairage de sécurité doit être constitué par des couples de foyers lumineux, l'un en partie haute, l'autre en partie basse, assurant un éclairage d'une puissance d'au moins 0,5 watt par mètre carré de surface du local et un flux lumineux émis d'au moins cinq lumen par mètre carré.

• L'éclairage de sécurité doit permettre la visibilité des inscriptions ou signalisations visées à l'article 92 ci-dessus soit par éclairage direct, soit par des lampes conçues spécialement pour matérialiser de telles indications. Les foyers lumineux visés au deuxième alinéa ci-dessus doivent être placés le long des allées de circulation utilisable par les piétons et près des issues. Les foyers lumineux placés en partie basse doivent être situés au plus à 0,50 mètre du sol. Les sources d'électricité destinées à alimenter les foyers lumineux susvisés doivent être autonomes; elles peuvent être constituées soit par des blocs autonomes répondant aux dispositions de l'arrêté du 2 octobre 1978 du ministère de l'Intérieur, soit par un groupe électrogène.

• L'éclairage de sécurité doit pouvoir fonctionner pendant une heure ».

Points de vigilance

• D’après le guide sur « l’éclairage des parties communes » édité par l’ADEME : www.arc-copro.com/4n4h, il est rappelé que dans les parcs de stationnement, le copropriétaire qui utilise sa voiture doit pouvoir repérer facilement la place qui lui est attribuée et sortir du véhicule sans appréhension.

• De plus l’éclairage doit procurer une bonne uniformité afin d’éliminer les zones d’ombre.

• L’éclairage permanent n’est pas obligatoire à condition que le parking soit équipé de systèmes de gestion automatiques, de type détecteur de présence. Les espaces peuvent être découpés en plusieurs secteurs permettant aux capteurs de présence de déclencher la montée en puissance de l’éclairage jusqu’à 100%.

• Si le parking est utilisé par un ERP (Établissement Recevant du Public), il est obligatoire d’assurer l’accessibilité des PMR (Personnes à Mobilité Réduite), les normes règlementaires exigeant des valeurs d’éclairement de 50 lux en tout point des circulations piétonnes et de 20 lux en tout autre point. Par contre, aucune exigence ne s’applique aux box fermés.

• Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le guide de la Gestion Technique et des Services en Copropriété accessible pour les adhérents dans la rubrique librairie du site de l’ARC www.arc-copro.fr

Réponse :

Votre interrogation est aussi vieille que le métier de syndic de copropriété. En effet, les frais de recouvrement ont toujours été une manne financière pour les syndics professionnels, ce qui explique que le législateur ait cadré progressivement les actes pouvant faire l’objet d’une facturation à la charge du copropriétaire débiteur.

En l’occurrence, l'article 10-1a) de la loi du 10 juillet 1965 liste les seuls frais que le syndic peut imputer aux copropriétaires défaillants au titre du recouvrement.

Il s’agit notamment de la mise en demeure et de la relance qui suit cette mise en demeure.

Voici donc ce que précise l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 :

« sont imputables au seul copropriétaire concerné :

a) Les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur (...) »

Ainsi, la lettre de relance envoyée avant la mise en demeure peut être envoyée par le syndic, mais doit être comprise dans le forfait de base et ne peut en aucun cas être facturée au copropriétaire.

En revanche, celle envoyée après la mise en demeure peut effectivement être facturée au copropriétaire débiteur.

Ce tarif doit être conforme à celui indiqué dans le contrat de syndic voté par l’assemblée générale. Cette information est importante à rappeler, étant donné que nous avons relevé des facturations privatives qui n’étaient pas conformes au tarif indiqué sur le contrat.

Profitons de cette question pour préciser que certains syndics ont utilisé comme alibi l’entrée en vigueur du contrat type réglementaire, pour augmenter de manière indécente le tarif de la mise en demeure et de la lettre de relance, pouvant atteindre jusqu’à 180 euros.

Par ailleurs, rappelons aussi que la loi ALUR a prévu la publication d’un décret qui est toujours en attente et qui aura pour objet de plafonner aussi bien le coût de la mise en demeure, de la lettre de relance qui la suit, ainsi que de l’établissement de l’état daté.

D’ailleurs, l'article 33 BIS AD du projet de loi Égalité et Citoyenneté, a précisé clairement, confirmant ainsi une précédente réponse ministérielle, qu’il s’agira de plafonner ces trois actes et non uniquement l’état daté comme certains professionnels l’affirmaient.

Réponse :

Les modifications apportées par la loi ALUR concernant l’avance travaux ne seront applicables qu’à partir du 1^er janvier 2017. En effet, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 se verra « allégé » de son alinéa relatif à cette avance à savoir « Le syndic (…) est chargé (…) de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité mentionnée à l'article 25 de la présente loi. ».

C’est donc l’obligation pour le syndic de mettre à l’ordre du jour cette résolution tous les trois ans qui est supprimée à partir du 1^er janvier 2017 et non l’avance travaux en elle-même.

Par conséquent, les avances travaux déjà existantes dans la comptabilité des copropriétés existeront toujours après le 1^er janvier 2017 si elles n’ont pas été consommées ou remboursées aux copropriétaires, et pourront être conservées. Il sera également toujours possible de les alimenter via une décision d’assemblée générale (votée à la majorité 25) comme pour n’importe quelle avance (solidarité, avance de trésorerie, etc.).

En cas de vente d’un lot, le vendeur sera remboursé de sa quote-part sur l’avance travaux (ou toute autre avance) et la somme correspondante sera appelée au nouvel acquéreur.

En somme, la seule chose à retenir concernant l’avance travaux avant et après le 1^er janvier 2017, c’est que rien ne change si ce n’est que l’obligation de mettre la constitution de cette avance  à l’ordre du jour de l’assemblée générale tous les trois ans est supprimée. 

Rappelons toutefois que si l’avance travaux ne disparait pas, elle reste complémentaire du nouveau fonds travaux obligatoire et ne peut s’y substituer. En effet, l’alimentation du fonds travaux à hauteur minimum de 5 % du montant du budget prévisionnel sera obligatoire à partir du 1^er janvier 2017, pour les copropriétés de plus de 5 ans.

Précisons enfin que le fonds travaux constitue une épargne en vue de réaliser de gros travaux beaucoup plus sécurisante pour une copropriété que l’avance travaux, puisque ce fonds contrairement à l’avance n’a pas de caractère remboursable, il est « acquis au lot ».

Il est par ailleurs déposé sur un compte séparé et rémunéré au profit du syndicat de copropriétaires.

Réponse :

Tout d’abord, rappelons qu’il n’est jamais dans l’intérêt du syndicat de copropriétaires d’autoriser l’externalisation des archives à une société spécialisée.

Votre situation est une nouvelle démonstration des difficultés sous-jacentes que cela implique.

Néanmoins, la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi ALUR ainsi que le décret du 17 mars 1967 précisent clairement les obligations qui s’imposent au syndic, même en cas d’externalisation des archives.

En effet, l’article 18-2 (2^ème phrase du 1^er alinéa) de la loi du 10 juillet 1965 prévoit la possibilité de décharger le syndic de la gestion des archives pour les transférer à une société spécialisée.

Ceci étant, l'article 33-2 du décret du 17 mars 1967 précise : « L'obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l'obligation faite à l'ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, tel que prévu à la première phrase du même alinéa.».

Ainsi, peu importe le choix du syndicat de copropriétaires en matière de gestion des archives, le syndic cédant est contraint de se charger de la transmission des documents et archives de la copropriété au nouveau syndic.

Nous vous invitons à lire sur notre site Internet les multiples raisons qui justifient de ne pas céder la gestion des archives à une société spécialisée et de laisser cette charge au syndic en place.

Bonne lecture...

Réponse :

De nombreuses copropriétés équipées d’un système de chauffage collectif se voient proposer un contrat d’entretien comprenant une clause dite P3 de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) ». Avec une clause P3, la copropriété paie une participation supplémentaire dans le cadre du contrat, qui vient alimenter un compte « P3 » ; en contrepartie, le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.copro.com/ct1s.

Pour chiffrer le montant de la redevance P3, le chauffagiste recense le matériel en place et estime son taux d’usure.

Il faut donc tout d’abord connaître la longévité des équipements en chaufferie.

Le tableau ci-dessous présente la durée de vie de ces équipements qui comme on le constate est généralement longue :

(Source : Fedene)

Donc, lorsque la chaufferie est neuve au démarrage du contrat, très peu de matériel aura besoin d’être renouvelé pendant la durée du contrat qui est généralement de 10 ans.

À la fin du contrat, le solde du compte P3 sera donc positif et le chauffagiste récupèrera une partie (voire la totalité) de ce solde sans avoir fait de travaux.

Nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause P3 dans le cas d’une chaufferie neuve. Nous conseillons plutôt que la copropriété gère elle-même son propre P3 et anticipe les travaux auxquels elle devra faire face dans le futur.

Pour toute question sur vos contrats d’entretien et sur la gestion du poste de chauffage de votre copropriété, n’hésitez pas à contacter notre pôle Chauffage-Rénovation-Eau au 01.40.30.42.82 ou adressez-nous un mail à energie-eau@arc-copro.fr.

Réponse :

Votre cas est extrêmement fréquent. En effet, la plupart des syndics prévoient dans leurs contrats une réduction symbolique d’un euro voire même, ils suppriment purement et simplement les clauses du contrat type, pour mettre fin au débat.

Nous avons publié une réponse de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) qui précise clairement que les syndics qui procèdent ainsi sont en infraction (voir abus 4178 : www.arc-copro.com/9cvp).

Le syndic est donc contraint de préciser un coût cohérent avec la nature de la tâche externalisée.

En effet, le point 7.1.5 du contrat type réglementaire traitant des modalités de rémunération prévoit deux possibilités de réduction des honoraires, selon qu’il s’agit de l’externalisation des archives ou bien en cas de dispense à la mise en place d’un espace sécurisé (extranet). Dans les deux cas, le montant de la réduction des honoraires se détermine :

• « soit de la somme de ... € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) »
  • c’est une somme forfaitaire ;
• « soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) » ;
  • c’est le montant facturé réellement (montant de la facture) par le tiers à qui est confié ou l’archivage, ou la mise en place de l’extranet.

Ainsi, en l’absence de réduction aux frais réels (montant de la facture), le syndic doit convenir d’un montant avec le syndicat de copropriétaires.

Il ne peut pas unilatéralement déterminer dans son contrat le montant à déduire de ses honoraires. Il ne peut même pas le convenir avec le seul conseil syndical puisque ce dernier ne représente pas le syndicat de copropriétaires. Les syndics professionnels nous le rappellent régulièrement.

C’est bien pour cela qu’ils sont tenus d’inscrire une question spécifique à l’ordre du jour pour que soit voté le montant de réduction des honoraires, qui devra être conjointement accepté par le syndic et le syndicat de copropriétaires.

La résolution du vote du contrat de syndic n’est pas suffisante, étant donné que les pouvoirs publics ont exigé une négociation spécifique entre les parties sur ces points, en précisant expressément dans le contrat type qu’il s’agit de « la somme de … € que les parties conviennent de fixer ».

En conclusion : l’ARC conseille, en matière d’externalisation des archives, de réduire les honoraires du montant de la facture du prestataire. Quant à la dispense d’extranet, si l’on veut éviter que le syndic ne soit encouragé à demander une dispense ou à mettre en place un extranet « coquille vide », un coût de réduction pénalisant doit être négocié à hauteur de 30 euros par lot.

Pour aller plus loin : notre guide sur l’extranet « Copropriété et Extranet obligatoire au 1er janvier 2015 : Comment éviter les effets « pervers » et obtenir un VRAl Extranet » www.arc-copro.com/1g8f

Réponse :

Votre question est très intéressante, car elle met en exergue les subtilités du droit et plus précisément celui de la copropriété. Les syndics ont effectivement souvent tendance à rétorquer qu’ils n’ont pas à remettre au président du conseil syndical des informations personnelles concernant les copropriétaires.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le conseil syndical peut réclamer les documents ou registres « se rapportant à la gestion du syndic et d’une manière générale à l’administration de la copropriété ». Les noms et adresses personnelles des copropriétaires peuvent donc être sujets à interprétation sur le fait qu’ils rentrent ou non dans le cadre de la gestion de la copropriété.

Néanmoins, il existe un montage juridique implacable qui oblige le syndic à remettre au conseil syndical (et à plus forte raison à son président) les noms et adresses des copropriétaires.

Attention, on décolle.

L’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise qu’« il détient en particulier les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires ».

Par ailleurs, l’article 14 de ce même décret indique que le syndic tient « une feuille de présence, [...] qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire. ».

Cet article précise que «  la feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée ».

Le syndic doit donc réglementairement conserver les annexes de la convocation d’assemblée générale dans lesquelles figure la feuille d’émargement où l’on retrouve les noms et adresses des copropriétaires.

Il suffit alors pour le président du conseil syndical de réclamer, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, la copie des documents annexée au procès-verbal lui permettant de récupérer les adresses postales des copropriétaires. CQFD.

Merci qui ?