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Réponse

Votre question est très intéressante car elle concerne l’ensemble des copropriétaires ainsi que les conseillers syndicaux qui sont souvent sollicités par ces derniers sur ce sujet.

Avant de répondre à votre question, rappelons que l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que les notifications et les mises en demeure peuvent effectivement être envoyées par voie électronique.

Ceci étant, cela impose au préalable le consentement exprès du copropriétaire, impliquant que ni le syndic, ni l’assemblée générale ne peuvent imposer cette solution à un ou à tous les copropriétaires.

Par ailleurs, les articles 11 et 13 du décret du 27 juin 2019 qui ont modifié les articles 35-2, 64-1 et 64-2 du décret du 17 mars 1967 prévoient que le copropriétaire peut décider de recevoir ses appels de fonds par voie électronique ou bien accepter que les pièces jointes à la convocation d’assemblée générale soient déposées sur son espace dématérialisé et sécurisé.

Là aussi, le consentement préalable du copropriétaire est obligatoire et peut à tout moment être retiré en respectant des délais réglementaires.

Après avoir précisé l’ensemble de ces points, la réponse à votre question se situe particulièrement dans l’article 11 du décret du 27 juin 2019 qui a modifié l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise clairement que le copropriétaire peut décider de l’étendue de son consentement qui peut se limiter soit à recevoir les notifications, soit les mises en demeure, soit les appels de fonds par voie électronique.

Ainsi, le syndic commet une faute grave en vous imposant de valider la réception de l’ensemble des documents par voie électronique.

Cette manœuvre s’explique par le fait que votre syndic souhaite réaliser des économies à son profit en réduisant la production de documents papier.

Par conséquent, vous êtes habilitée à préciser dans votre courrier que le consentement de recevoir les documents par voie électronique se limite aux notifications de la convocation de l’assemblée générale.

L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 autorise le copropriétaire absent à l’assemblée générale à s’y faire représenter par la personne de son choix (le mandataire peut parfaitement être un tiers au syndicat) à l’exception du syndic, son conjoint, ou de son partenaire pacsé, ainsi que leurs ascendants et descendants et les préposés du syndic, leur conjoint et partenaire pacsé.

Existe-t-il un formalisme quant à l’établissement et la diffusion du mandat de représentation ?

La loi du 10 juillet 1965 n’impose pas pour l’heure de formalisme. Il convient donc de se reporter au droit commun, à savoir en principe, un écrit précisant son objet, daté, paraphé et signé par le mandant (copropriétaire du lot représenté) et le mandataire (bénéficiaire du pouvoir).

Quelles sont les restrictions quant au nombre de mandats et de voix ?

L’article 22 de la loi du 22 juillet 1965 prévoit le dispositif suivant :

• Jusqu’à trois mandats, pas de limitation de voix.
• A compter du 4^ème mandat, le nombre de voix ne peut excéder 10 % des voix du syndicat, y compris celles attachées au lot, si le mandataire est copropriétaire sur la résidence concernée.

Chacun des époux copropriétaires en commun ou indivis peut recevoir des mandants dans les mêmes conditions précitées.

Un pouvoir peut être subdélégué si, sur celui-ci, il n’y a pas de contre-indication (si figure sur le pouvoir « uniquement »).

Les consignes de vote : obligation, respect, incidence sur l’assemblée générale en cas de manquement ?

Là encore le dispositif légal en vigueur n’impose nullement au mandant de préciser des consignes de vote.

Dans l’affirmative, il n’appartient pas au bureau de séance de contrôler que le mandataire respecte bien les recommandations du mandant.

Il en résulte, que les éventuelles libertés prises par le mandataire au regard des consignes formulées par le mandant n’invalident pas en principe la régularité du vote contraire et de l’assemblée générale, elles exposent le mandataire contrevenant à une action judiciaire du mandataire en réparation de son préjudice (ce qui suppose de démontrer le dommage subi).

Comment sont distribués les pouvoirs et par qui ?

Conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 : « Lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication de mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu'il choisit ».

Depuis le décret du 27 juin 2019, le syndic doit désormais remettre ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote. En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, il le remet aux mêmes fins au président de séance désigné par l'assemblée générale (article 15-1 du décret du 17 mars 1967).

En résumé, depuis la loi ELAN de novembre 2019 :

• Il est toujours possible de donner son pouvoir à un tiers si on ne peut être présent à l’assemblée générale, mais qu’on souhaite se faire représenter.
• Le mandataire n’a aucune obligation de respecter les consignes de votes du mandant.
• Certaines règles doivent être respectées en matière de nombre de mandats et de subdélégation.

Recommandations de l’ARC :

• Essayer pour le copropriétaire de se rendre à l’assemblée générale.
• Si c’est impossible, établir un mandat, avec des consignes de votes et remettre celui-ci à une personne de confiance. 

Si vous souhaitez connaître plus précisément l’ensemble des réformes apportées par la loi ELAN, n’hésitez pas à vous procurer le guide de l’ARC dédié à cette nouvelle loi toujours dans l’attente de décrets d’application et de deux ordonnances :

Pour aller plus loin :

https://arc-copro.fr/ouvrages/la-loi-elan-et-ses-decrets-dapplication-en-pratique.html

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Loi ELAN : la gestion en assemblée générale des mandats sans indication de nom

https://arc-copro.fr/documentation/loi-elan-la-gestion-en-assemblee-generale-des-mandats-sans-indication-de-nom

Loi ELAN : les nouvelles règles en matière de mandat en assemblée générale

https://arc-copro.fr/documentation/loi-elan-les-nouvelles-regles-en-matiere-de-mandat-en-assemblee-generale

Le pouvoir donné par un copropriétaire absent à l’assemblée générale doit être signé

https://arc-copro.fr/documentation/le-pouvoir-donne-par-un-coproprietaire-absent-lassemblee-generale-doit-etre-signe

Les pouvoirs en assemblée l’envoi d’un pouvoir par mail, voire par télécopie, est-il valable?

https://arc-copro.fr/documentation/les-pouvoirs-en-assemblee-lenvoi-dun-pouvoir-par-mail-voire-par-telecopie-est-il

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Le Réseau Téléphonique Connecté est l’ancêtre du téléphone tel que nous le connaissons aujourd’hui et a été créé dans les années 70. Il permettait simplement et uniquement de téléphoner. Il s’agissait d’une offre téléphonique « mono-play »  avant les offres « triple-play » permettant l’accès à internet et au mobile qui sont arrivées dans les années 90.

Est-ce que l’arrivée de la Fibre Optique signifie la disparition du réseau cuivre ?

Non, pas tout de suite en tout cas. D’abord, il est nécessaire que le déploiement de la fibre se fasse sur l’ensemble du territoire avec des étapes clefs fixées par le gouvernement : 2020, 2022, 2025 où tout devrait être terminé afin que l’ensemble des services puissent être délivrés sur la fibre optique.

Quel est l’impact sur les particuliers ?

Pour les particuliers, les conséquences sont moindres. En effet, depuis les années 90, beaucoup de particuliers ont pris aussi une offre triple-play sur ADSL. Ils sont donc déjà habitués à avoir une box chez eux et donc à avoir un équipement qui fonctionne avec une prise électrique et un téléphone qui se branche aussi sur une prise électrique.

Il n’y aura donc pas beaucoup de changements pour les particuliers exceptés pour ceux qui ont gardé le traditionnel téléphone qui fonctionnait même s’il y avait une panne de courant puisque l’électricité arrivait par la ligne téléphonique. Ces personnes devront ainsi changer de téléphone pour se doter d’une box. Cela ne changera cependant pas grand-chose dans leur quotidien puisqu’au même prix leur sera offert le même type de services.

Pour une copropriété, quelles seront les conséquences ?

L’impact pour les copropriétés est beaucoup plus grand puisqu’en copropriété on parle de parties communes, voire de la loge du gardien. La copropriété est dotée de services sur le RTC. Il n’y a pas simplement que le téléphone. Il y a également les téléalarmes ascenseurs, les capteurs d’énergie, etc. Tous ces équipements qui sont à la charge de la copropriété. Selon un planning prenant en compte la fin du RTC, on va alors passer au « tout IP » (Internet Protocol).

Qui au sein de la copropriété doit faire les demandes de modification et d’évolution ? 

A la fois l’opérateur et la copropriété. La copropriété va être saisie par l’opérateur qui lui indiquera qu’à partir de telle date, le service RTC va disparaître et qu’il faudra trouver à intervenir auprès des différents opérateurs qui apportent les services pour faire le changement.

Rassurez-vous, cela ne se fera pas du jour au lendemain. La commercialisation du service RTC a été stoppée fin 2018. Les premières zones qui vont être définitivement arrêtées sur un plan technique le seront fin 2023. Chacun sera averti dans les délais pour effectuer le changement vers la fibre optique. 

En conclusion, si dans votre copropriété  vous avez internet, rien ne change. En revanche, si vous n’avez pas internet, il faut vous rapprocher de votre syndic puis de l’opérateur pour procéder à des changements.   

Recommandations de l’ARC :

• Bien identifier les services utilisant les lignes téléphoniques en cuivre ;
• Consulter les prestataires (ascensoristes, chauffagistes, etc.) pour connaître les solutions de remplacement qu’ils proposent ;
• Etudier les solutions de remplacement par la fibre optique ou le GSM en fonction des coûts ; 
• Sécuriser tous ces équipements.

Pour aller plus loin :

www.arc-copro.com/kqh3

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Réussissez l’installation de la fibre optique dans votre copropriété !

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Une nouvelle convention négociée avec orange pour la pose de la fibre optique dans les copropriétés

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Fibre optique : les nouveautés apportées par la loi Macron

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L’ADN de l’ARC est d’aider les copropriétés notamment dans le domaine technique. C’est pourquoi l’ARC a mis au point un audit appelé « Bilan Initial du Bâti » (BIB).

C’est une prestation de type audit qui s’adresse plus particulièrement aux copropriétés de moins de 50 lots principaux et dont l’immeuble a été construit avant 1974, date de la première réglementation thermique. Les immeubles de ce type représentent presque 80 % du bâti du Grand Paris.

Ce bilan a ainsi été imaginé et mis au point pour des bâtiments pour lesquels le Diagnostic Technique Global (DTG) n’est pas adapté.

En quoi consiste la réalisation d’un BIB ?

Le BIB est un diagnostic. Une inspection générale de l’ensemble de la structure est effectuée.

Les parties communes sont explorées : bâti, façades, toiture, espaces communs, parties en sous-sol (parkings, caves), état des menuiseries, volets, etc. Une évaluation est également effectuée sur les réseaux d’eaux pluviales et d’évacuation des eaux usées, les réseaux d’électricité, de gaz, etc.

Un reportage photographique est ainsi effectué et y sont apportés des commentaires signifiants.

Le BIB ne nécessite pas une décision d’assemblée générale en vertu de l’article 27 du décret du 17 mars 1967 qui permet au conseil syndical de faire appel à toute personne de son choix pour se faire assister dans le cadre de ses missions.

Il se présente sous la forme d’un contrat entre le syndicat des copropriétaires et  Copropriété-Services qui est facturé en fonction du nombre de lots.

C’est une solution pratique, adaptée aux adhérents et résolument pragmatique.

Concrètement, comment cela s’organise ?

L’ARC reçoit une demande d’un conseil syndical ou d’un syndic bénévole et la nature des besoins du syndicat des copropriétaires est estimée.

Un rendez-vous préalable est ensuite pris avec le conseil syndical ou le syndic bénévole et un certain nombre de documents demandés (plans, procès-verbal de la dernière assemblée générale).

Une visite sur place de la copropriété (de 3-4h) est ensuite organisée afin qu’un rapport avec photographies sur l’ensemble de la technique de l’immeuble puisse être établi.

Que se passe-t-il ensuite ? Comment est exploité ce bilan ?

Ce bilan est un véritable fil rouge pour l’ensemble des copropriétaires et notamment pour le conseil syndical et/ou le syndic bénévole.

C’est une véritable feuille de route qui va segmenter dans le temps les nécessités d’interventions des plus urgentes, en passant par celles qui sont majeures jusqu’à celles qui sont recommandées à moyen ou long terme.

Ce fil rouge va servir à faire la programmation des travaux sur l’immeuble.

Plus précisément, ce bilan se décompose en plusieurs parties :

• L’analyse des parties visitées.
• L’indication des travaux à réaliser en indiquant les travaux prioritaires à engager à court terme puis les autres travaux majeurs nécessaires et enfin les travaux moins urgents mais recommandés.
• Un avis général sur la copropriété qui indique les pistes de valorisation immobilière et architecturale possibles (cession de la loge, surélévation, ventes de terrasses ou création d’un ascenseur par exemple).

Est-ce que l’Arc et Copropriété-Services assurent d’autres prestations techniques pour les copropriétés ?

A l’issue de la réalisation d’un BIB ou d’un DTG, ou s’il n’a pas été jugé nécessaire d’en réaliser un parce que la copropriété a bien identifié et priorisé les travaux à réaliser, il peut lui être proposé de réaliser une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage technique (AMOT).

Il s’agit de demandes particulières et spécifiques où un diagnostic général ne se justifie pas : problèmes spécifiques de fissures ou d’infiltrations d’eau par exemple.

Intervention ponctuelle, elle permet d’identifier le problème et de proposer un certain nombre de ressources pour le résoudre.

Cette prestation est totalement modulable au sens où elle peut accompagner la copropriété tout au long d’un chantier, si cette dernière n’a pas retenu un maître d’œuvre ou pour certaines étapes comme l’expression des besoins ou la réception des travaux.

Il convient de souligner qu’il s’agit d’accompagner le maître d’ouvrage et non d’assurer une fonction de maître d’œuvre, ce qui supprime toute ambiguïté sur le bien-fondé des constats réalisés et sur les propositions énoncées.

Etes-vous sollicités par les copropriétés pour d’autres interventions ?

Oui l’ARC a désormais un nouveau service : l’inspection incendie. Cette prestation permet d’avoir un regard sur les mesures en termes de protection incendie dans les immeubles en copropriété relativement petits.

En effet les petits immeubles échappent à une partie de la réglementation faible sur le sujet. Cette prestation propose entre autres des formations aux conseillers syndicaux et aux syndics bénévoles (utilisation des extincteurs, utilisation de tout autre équipement nécessitant des manipulations particulières, etc.), formations aujourd’hui inexistantes dans ce domaine.

En Résumé :

• Les copropriétés peuvent être accompagnées par l’ARC et Copropriétés Services pour une meilleure connaissance de leur bâti et pour un accompagnement tout au long de la réalisation des travaux ;

En particulier, elles peuvent solliciter :

• la réalisation d’un Bilan Initial du Bâti (BIB) si elles comptent moins de 50 locaux principaux ;
• et/ou une prestation d’assistance à maitrise d’ouvrage technique à la carte pour l’accompagner tout au long d’un chantier. 

Recommandations de l’ARC :

• Pour les copropriétés de moins de 50 lots, l’ARC recommande de réaliser un BIB plutôt qu’un DTG (Diagnostic Technique Global) dont les dispositions actuelles ne sont pas adaptées aux petites copropriétés.
• A l’issue de la réalisation d’un BIB ou d’un DTG (pour les copropriétés de plus de 50 lots), la copropriété peut solliciter une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage technique pour se faire accompagner lors de l’engagement de travaux spécifiés.
• Elle peut aussi  se faire accompagner sur d’autres travaux à engager suite à des désordres techniques ou à des besoins impératifs de rénovation.

Pour aller plus loin, n’hésitez donc pas  contacter l’ARC ou Copropriété Services pour toutes questions relatives à un projet de réhabilitation de votre immeuble, une équipe spécialisée dans toutes les questions techniques et de bâtis saura au mieux vous accompagner dans vos démarches dès la genèse de votre projet.

Plusieurs guides et manuels sont également disponibles, notamment : « Comment rénover sa copropriété »

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LE BIB : BILAN INITIAL DU BATI

https://arc-copro.fr/outils-services/le-bib-bilan-initial-du-bati.html

Un nouveau service d’assistance pour faire un bilan de l’état du bâti

https://arc-copro.fr/bib

As-tu fait le BIB de ta copropriété ?

https://arc-copro.fr/documentation/tu-fait-le-bib-de-ta-copropriete

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La loi ELAN promulguée le 23 novembre 2018 a prescrit deux dispositions majeures par rapport à la loi de Transition Energétique :

• La hiérarchisation des solutions techniques ;
• L’ajustement du seuil d’éligibilité des copropriétés à l’individualisation des frais de chauffage.

Qu’entend-on par hiérarchisation des solutions techniques ?

Il existe trois solutions techniques permettant l’individualisation des frais de chauffage aujourd’hui :

1/ Les compteurs thermiques ;

2/ Les répartiteurs de frais de chauffage ;

3/ Les robinets thermostatiques connectés.

La hiérarchisation implique que l’on va d’abord étudier s’il est possible de poser un compteur thermique.

Si c’est impossible, on va étudier la possibilité d’installer des répartiteurs.

Il faut savoir qu’on installe un répartiteur par radiateur alors qu’il n’y a qu’un compteur thermique par appartement. En sachant qu’il y a cinq ou six radiateurs par appartement, on voit de suite que la pose de répartiteurs est plus compliquée.

Enfin, si ces deux solutions ne sont pas viables, la solution de pose de robinets thermostatiques connectés sera étudiée.

Comment appliquer cette disposition à la copropriété ? 

La première chose à faire est de réaliser une étude technique. Il faut voir s’il est possible d’installer un compteur et si cela n’est pas possible, voir s’il est possible de mettre un répartiteur. Si ces deux solutions ne sont pas possibles alors la pose de robinets thermostatiques connectés sera étudiée en dernier recours.

En second lieu, une étude économique est réalisée.

Si l’ensemble de cette étude technico-économique donne des résultats satisfaisants, il est possible de procéder à l’installation.

Qu’est-ce qu’il se passe si l’installation est réalisée sans avoir effectué ces études préalablement ?

Le risque est que la copropriété qui installe directement ses équipements se rende compte après que cela pose des problèmes techniques. Un certain nombre de copropriétés nous sollicite aujourd’hui car elles ont des répartiteurs de frais de chauffage.

Or, on sait que les répartiteurs ne sont pas fiables : il est possible de les « trafiquer » et en fonction de la disposition des appartements, les consommations relevées ne seront pas les mêmes.

Ainsi, si l’appartement est ensoleillé, le copropriétaire consommera très peu et à contrario, les appartements situés sur une façade froide consommeront plus. Il est donc indispensable de réaliser cette étude technico-économique.

En résumé :

• L’obligation d’individualiser les frais de chauffage a été renforcée par la loi ELAN et les décrets et arrêtés associés.
• Avant de faire quoi que ce soit, une étude technique et de rentabilité économique doit être absolument réalisée. Il ne faut surtout pas s’engager et voter cette opération sans avoir satisfait à ce préalable.

Recommandations de l’ARC :

• Il faut voter en assemblée générale cette étude technico-économique et ne surtout pas commencer par l’installation les yeux fermés. Aujourd’hui, c’est ce que les syndics tentent de faire : faire voter les travaux avant de procéder à une étude, mais NON !
• Concernant le positionnement de l’ARC vis-à-vis des solutions techniques, l’ARC est favorable à la pose de compteurs thermiques : un compteur par appartement avec une boucle locale, cela fonctionne aujourd’hui pour l’eau et ne pose pas de problème.
• A l’inverse, l’ARC est défavorable et contre la pose de répartiteurs de frais de chauffage qui ne sont pas fiables et peuvent être trafiqués. Il ne s’agit pas d’une solution économique.
• Etudier une solution alternative si ces deux solutions ne sont pas viables.

Cette question préoccupe beaucoup les copropriétaires. L’ARC a déjà sorti un guide en 2017 : « La répartition individuelle des frais de chauffage ». Ce guide va être mis à jour en fonction des dernières évolutions législatives.

N’hésitez pas à contacter le Pôle Energie de l’ARC ou Copropriété-Services (01 40 30 42 82),  un spécialiste pourra vous renseigner sur ce sujet.

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DOSSIER DU MOIS D'OCTOBRE 2019 : L’individualisation des frais de chauffage : le retour !

https://arc-copro.fr/documentation/dossier-du-mois-doctobre-2019-lindividualisation-des-frais-de-chauffage-le-retour

DOSSIER DU MOIS DE DECEMBRE 2019 : Les motifs du recours gracieux engagé par l’ARC concernant l’arrêté réglementant l’individualisation des frais de chauffage

https://arc-copro.fr/documentation/dossier-du-mois-de-decembre-2019-les-motifs-du-recours-gracieux-engage-par-larc

Communiqué de presse L’arrêté sur l’individualisation des frais de chauffage inutile, contreproductif et télécommandé

https://arc-copro.fr/documentation/communique-de-presse-larrete-sur-lindividualisation-des-frais-de-chauffage-inutile

Alerte aux prestations de services pour déterminer l’obligation d’individualisation de frais de chauffage

https://arc-copro.fr/documentation/alerte-aux-prestations-de-services-pour-determiner-lobligation-dindividualisation-de

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Conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical est habilité à réclamer l’intégralité des documents de la copropriété. Cette loi va même plus loin car elle précise même les correspondances que le syndic peut avoir avec des tiers de la copropriété.

Autrement dit s’il a des échanges avec le prestataire chargé de l’entretien ou avec un copropriétaire, le conseil syndical peut avoir copie de ces correspondances. Le conseil syndical peut avoir accès à tous les documents, c’est-à-dire le grand livre comptable, les contrats, les devis, les relevés bancaires et de manière générale à tous les documents relevant des archives de la copropriété.

Que se passe-t-il si un syndic refuse de remettre ces documents au conseil syndical ?

Avant la loi ELAN, rien ne l’y obligeait. Il y avait une obligation pour le syndic de remettre les documents au conseil syndical, mais s’il ne le faisait pas, c’était très difficile voire impossible de le contraindre.

Grâce à l’intervention de l’ARC, notamment dans le cadre de la loi ELAN, nous avons demandé la mise en place de pénalités de retard.

Ainsi, depuis le 24 mai 2019, un syndic qui ne remettrait pas les documents réclamés par le conseil syndical dans un délai d’un mois se verrait imputer sur ses honoraires de base 15 euros par jour de retard.

Ainsi, 10 jours de retard, 150 euros de pénalités qu’il faudra déduire de ses honoraires.

Comment cette disposition peut-elle être appliquée ? Comment la rendre opposable ?

Il s’agit d’une vraie problématique effectivement. Comment rendre opposable ces fameuses pénalités de retard ? Déjà, il sera nécessaire que le conseil syndical prouve que la demande a bien été faite dans les délais. Il faudra ainsi envoyer un courrier en recommandé au syndic le mettant en demeure de remettre les documents. Il faudra préciser deux éléments.

Premièrement, le courrier devra bien préciser qu’il s’agit bien d’une demande du conseil syndical conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Deuxièmement, il faudra préciser clairement les documents que le conseil syndical souhaite recevoir. Par exemple, si on veut avoir le grand livre des comptes de la copropriété, il faudra bien préciser dans le courrier « le grand livre des comptes de l’exercice comptable 2019 allant du 01 janvier au 31 décembre ». Cela sera ensuite au syndic de prouver qu’il a bien fourni les documents, c’est ce qu’on appelle « renverser la charge de la preuve ».

Le conseil syndical doit démontrer que la demande a bien eu lieu à une date précise, c’est ensuite au syndic démontrer qu’il a bien remis les documents.

Il reste cependant une difficulté. Lorsqu’on a constaté le montant des pénalités, il faudra pouvoir contraindre le syndic à les imputer sur le  montant de ses honoraires de base.

Information complémentaire à la vidéo

L’ordonnance copropriété d’octobre 2019 à régler cette difficulté avec des pouvoirs plus étendus donné au président du conseil syndical. L’ordonnance a précisé dans son article 20 qui a complété l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 que les pénalités doivent être comptabilisées en fin d’exercice comptable, lors de la clôture des comptes à approuver et à présenter à l’assemblée générale.

« Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. En cas d'absence de transmission de ces pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale pour approbation. […]»

De plus, si le syndic ne respecte pas cette obligation, le président du conseil syndical peut engager une action judiciaire à l’encontre de son syndic, comme en matière de référé pour réclamer la condamnation des pénalités.

Cette disposition est prévue à la suite de l’article cité précédemment qui précise :

« A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires. »

En Résumé :

• Depuis le 24 mai 2019, la loi prévoit des pénalités en cas de non transmission des documents au conseil syndical.
• Ces pénalités sont fixées à 15 euros par jour de retard, sans plafond, et s’appliquent au-delà d’un mois sans réponse du syndic.

Recommandations de l’ARC :

• Faire une première demande simple pour demander les documents que le conseil syndical souhaite disposer.
• Si au-delà de 10 jours la demande n’est pas satisfaite, le conseil syndical devra saisir en lettre recommandée avec accusé de réception le syndic ou au minima effectuer sa demande en main propre contre émargement afin d’attester de la demande.
• Il est possible d’aller plus loin en effectuant une sommation interpellative par huissier. Un huissier se rendra ainsi auprès du cabinet pour demander officiellement au syndic les documents et dresser un procès-verbal de la réponse du syndic qui sera soit affirmative, soit négative.
• Il faudra bien préciser que la demande émane bien du conseil syndical et non pas d’un unique membre du conseil syndical qui pourrait agir en son nom personnel et également préciser que cette demande est conforme à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Si un membre a été missionné à cet effet, il faudra préciser que c’est dans le cadre l’article 26 du décret du 17 mars 1967 que ce membre a été habilité pour faire la demande.
• Il faudra préciser dans le courrier qu’à défaut de transmission des documents au-delà d’un délai de 1 mois, des pénalités seront constatées afin que le syndic soit mis face à ses responsabilités.

Pour finir, le conseil syndical devra mettre en place des réunions avec le syndic pour bien vérifier que dans la comptabilité les pénalités ont bien été enregistrées et prendre des mesures si cela n’a pas été effectué.

Si vous souhaitez connaître plus précisément l’ensemble des réformes apportées par la loi ELAN n’hésitez pas à vous procurer le dernier guide de l’ARC sur ce sujet :

https://arc-copro.fr/ouvrages/la-loi-elan-et-ses-decrets-dapplication-en-pratique.html

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Des pénalités de retard en vigueur avec des zones d’ombre

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Les pénalités de retard en cas de défaut de remise par le syndic des documents du conseil syndical : où en est-on?

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Les professionnels sortent leur mouchoir pour mieux se faire entendre

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Ordonnance « Copropriété » : les pouvoirs renforcés du conseil syndical et de son président à l’égard du syndic

https://arc-copro.fr/documentation/ordonnance-copropriete-les-pouvoirs-renforces-du-conseil-syndical-et-de-son-president

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Il y a trois cas principaux :

1. Le gardien est parti à la retraite récemment et n’est pas remplacé.
2. La fonction a disparu de fait depuis des années et la loge n’existe plus en tant que telle. IL faudra passer d’une suppression de fait à une suppression juridique.
3. De petites ou moyennes copropriétés ont un gardien dont l’emploi est surdimensionné par rapport à la taille de la copropriété ce qui représente un coût important 30, 40 voire 50% du budget prévisionnel et qui dans le même temps doivent faire face à des travaux de conservation de l’immeuble ou de rénovation énergétiques notamment pour les  copropriétés des années 60 et 70.

Quelles sont les conditions nécessaires à la suppression du poste de gardien ? Quelles questions doit-on se poser au préalable pour assurer une bonne transition vers d’autres moyens de substitution ? 

Cette suppression doit être obligatoirement votée en assemblée générale.

Il faut donc que les copropriétaires soient informés.

En conséquence, le conseil syndical doit travailler cette question en amont. Cette question doit faire d’objet d’une analyse en 5 points :

1. L’évolution des besoins de la copropriété à court et moyen terme pour 2 points

a. Entretien des parties communes de la copropriété, nettoyage des espaces libres, des espaces verts, gestion des ordures ménagères en fonction du passage des services de collectes

La surveillance de l’immeuble, le service courrier

b. Concernant les travaux de conservation et de rénovation énergétique à entreprendre, d’amélioration de mise en place de nouvelles technologies

2. Etude du poste de gardien à travers les documents existants : règlement de copropriété, contrats de travail et grille des UV, unités de valeur, et avenants et le coût de ce poste dans le cadre du budget prévisionnel

3. Les solutions alternatives, comme le recrutement d’un employé d’immeuble à temps partiel ou à une société de prestation de service extérieur

4. La maîtrise de charges de copropriété pour permettre le paiement des charges courantes et les travaux à faire

5. Analyse du règlement de copropriété ; si les tâches sont définies, il faudra prévoir des moyens de substitution pour ne pas modifier les conditions de jouissance des parties privatives ce qui entraîneraient la nécessité d’un vote à l’unanimité.

Et ensuite, en pratique, comment cela se passe-t-il ? 

Il est nécessaire d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question de la suppression du poste de gardien avec joint à la convocation l’étude faite par le conseil syndical. Le Vote s’effectue à la majorité de l’article 26 de la loi.

Lors de cette même assemblée générale, il faudra également prévoir la question d’aliénation du logement de fonction qui se votera également à la majorité de l’article 26. Il y aura alors trois possibilités :

• vente ;
• mise en location ;
• changement d’affectation.

En résumé, lorsqu’un syndicat de copropriétaires envisagent la suppression du poste du gardien il est nécessaire de :

• bien vérifier ce que prévoit le règlement de copropriété et si il prévoit certaines tâches précises difficilement modifiables ;
• débattre en amont de l’assemblée générale des conséquences de la suppression de ce poste sans oublier le devenir de la loge appartenant au syndicat ;
• voter en assemblée générale la suppression effective du poste, la vente, la location ou le changement d’affectation de la loge.

Recommandations de l’ARC :

Avant de décider de la suppression de ce poste, il est essentiel de :

• Plusieurs mois en amont, il faut faire une étude des besoins actuels de la copropriété qui ont pu évoluer depuis sa mise en place.
• Réfléchir à l’adaptation des tâches liées à ce poste (nettoyage des parties communes, sorties des poubelles, etc.) une fois le poste supprimé.
• Prendre conseil auprès d’un juriste de l’ARC spécialisé qui sera vous accompagner dans toutes ces démarches en toute sécurité. 

Merci Mme WAKIN et si vous souhaitez allez plus loin n’hésitez pas à vous procurer le guide de l’ARC : « Gardiens et employés d’immeubles : exécution et rupture du contrat de travail »

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Vous êtes adhérent, ce sujet vous intéresse particulièrement, n’hésitez pas à consulter ces différents articles qui sauront au mieux vous éclairer et vous conseiller plus spécifiquement :

Suppression du poste de gardien et aliénation (vente) du logement affecté au gardien lorsqu’il appartient au syndicat

https://arc-copro.fr/documentation/suppression-du-poste-de-gardien-et-alienation-vente-du-logement-affecte-au-gardien

Comment anticiper le départ en retraite du gardien d’immeuble ?

https://arc-copro.fr/documentation/comment-anticiper-le-depart-en-retraite-du-gardien-dimmeuble

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Oui, dans la mesure où il y a des intervenants qui vont travailler sur le bâti, la copropriété est tenue d’effectuer un diagnostic amiante et diagnostic plomb appelé « diagnostic avant travaux ».

Il est nécessaire de procéder à un diagnostic dans les zones prédéfinies par le cahier des charges des travaux afin de prévenir les risques liés à l’amiante et au plomb sur la santé des personnes qui doivent réaliser ces travaux.

Cela entre dans le cadre du Code du travail et non de la Santé Publique. Ces diagnostics sont effectués pour protéger les travailleurs.

Cette obligation est prescrite par le Code du travail (article L. 4412-2) et les modalités de mise en œuvre ont été précisées par les décrets 2017-899 du 9 mai 2017 et 2019-251 du 27 mars 2019 dont l’arrêté d’application a été publié le 18 juillet 2019.

En quoi consiste la recherche d’éventuelles traces d’amiante ou de plomb ?

Ce sont généralement des investigations destructives où l’on va - dans le bâti (mur, carrelage, etc.) en fonction de la zone de travaux qui aura été bien déterminée – effectuer des prélèvements qui seront envoyés dans un laboratoire pour être analysés et vérifier la présence d’amiante (et de plomb) ou non.

Ce diagnostic est plus approfondi que celui qui a servi à l’élaboration du DTA et du CREP qui n’est basé que sur un constat visuel des éléments du bâti.

Vous avez abordé les travaux importants, en est-il de même pour les « petits travaux » dans une copropriété ?

Pour les petits travaux, c’est également obligatoire.

Par exemple un électricien qui doit changer les lumières de sécurité dans les couloirs de circulation, il devra percer le mur. Même dans ce cas, un diagnostic amiante et plomb devra être effectué pour être sûr que le technicien ne respirera pas de fibres d’amiante. 

Dans ce cas il doit vérifier si le DTA signale la présence ou non d’amiante dans sa zone d’intervention avant d’effectuer les travaux.

Si c’est le cas, un plan de retrait à transmettre un mois avant à l’Inspection du Travail devra être formalisé.

Qui doit payer le diagnostic ?

C’est la maîtrise d’ouvrage qui doit payer ces diagnostics et donc la copropriété.

Le diagnostic est valable combien de temps ? Doit-il être effectué chaque année ou est-il à refaire pour chaque chantier  réalisé dans la copropriété ?

Les diagnostics sont valables pour la zone de travaux déterminée. Un diagnostic de recherche d’amiante avant travaux  doit être disponible selon les zones concernées par la réalisation de travaux.

A chaque nouveau chantier, il est nécessaire de vérifier qu’un diagnostic de repérage a bien été réalisé dans les zones concernées. Si ce n’est pas le cas, il faudra en réaliser un.

Les mises à jour du DTA et du CREP sont-elles indispensables ?

Le DTA ou le CREP  doit être périodiquement actualisé afin de prendre en compte les modifications apportées sur les éléments amiantés ou contenant du plomb.

Un exemple, si des canalisations en fibrociment ont été retirées, il convient de ne plus faire figurer  dans le DTA la présence de ces canalisations amiantés.

Qui détient le DTA et qui doit le mettre à jour ?

En général, le DTA est détenu par le syndic qui doit en assurer la mise à jour du fait de sa fonction de mandataire du syndicat des copropriétaires pour l’entretien et la conservation de l’immeuble. La mise à jour est effectuée par un diagnostiqueur.

En résumé,

• la réalisation par la copropriété d’un diagnostic de repérage d’amiante ou de plomb sur des éléments du bâti qui vont faire l’objet de travaux est obligatoire.
• Ils permettent de garantir que l’intervention des personnes en charge des travaux se fera sans risque sanitaire.

Recommandations de l’ARC

1/ La copropriété doit au préalable vérifier qu’elle est concernée par cette obligation compte tenu de l’ancienneté de construction de l’immeuble (immeuble mis à jour avant 1947 pour le plomb et 1997 pour l’amiante).

2/ Elle doit ensuite vérifier si les éléments du bâti ont été inspectés ou non lors de la réalisation du DTA ou du CREP et s’il a été détecté de l’amiante et/ou du plomb.

3/ Vu le montant important d’un diagnostic de recherche d’amiante et de plomb, nous conseillons à la copropriété de procéder à la mise en concurrence de plusieurs prestataires.

Si vous souhaitez avoir plus de renseignements sur les différentes diagnostics obligatoires (ou non) en copropriété, n’hésitez pas à vous procurer le guide gratuit de Copropriété Services : « Le guide de l'assistance technique des responsables de copropriété 2020 ».

https://arc-copro.fr/librairie/le-guide-de-lassistance-technique-des-responsables-de-copropriete-2019

Pour avoir les contacts des différentes entreprises référencées par l’ARC dans ce domaine, une solution, le Portail de l’adhérent sur le site Copro-devis.

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ALERTE AUX COPROPRIETES ! Les diagnostics amiante restent une source d’abus inépuisable

https://arc-copro.fr/documentation/alerte-aux-coproprietes-les-diagnostics-amiante-restent-une-source-dabus-inepuisable

Organismes de lutte contre l'amiante

https://arc-copro.fr/node/15772

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Au titre de l’article 7 du décret du 17 mars 1967, c’est le syndic qui convoque les assemblées générales. Il a donc la main sur l’ordre du jour.  Il est toutefois tenu à certaines obligations.

L’article 26 du décret de 1967 énonce que le syndic doit consulter le conseil syndical pour établir cet ordre du jour. Cependant, s’il omet de le consulter, il n’y a pas de sanction prévue.

Heureusement, l’article 10 du décret de 1967 permet au conseil syndical ou à tout copropriétaire d’obliger le syndic à inscrire des questions à l’ordre du jour.  Pour cela, cette demande doit impérativement être notifiée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Sur le fond, il faudra indiquer la question, le projet de  résolution et joindre les documents obligatoires qui devront être annexés à la convocation d’assemblée. Le syndic n’aura alors aucun pouvoir de modification de cette demande.

Si le syndic n’inscrit pas la question à l’ordre du jour, le copropriétaire pourra engager sa responsabilité civile professionnelle s’il peut prouver que l’absence d’inscription lui cause un préjudice.

Attention si la demande arrive trop tardivement par rapport à l’envoi des convocations, le syndic ne pourra pas inscrire cette question à la prochaine assemblée générale, mais il devra l’inscrire à l’ordre du jour d’une assemblée ultérieure.

Comment doit se présenter un ordre du jour d’assemblée générale ? Quelles sont les formes à respecter ?

L’ordre du jour doit contenir des questions et les projets de résolutions afférents.

• La question fixe le thème et le débat proposé ;
• La résolution correspond à l’expression formelle de ce qui est voté.

Attention, chaque question et chaque résolution ne doit porter que sur un seul point. Impossible par exemple, de voter le budget prévisionnel de deux années consécutives en même temps.

De plus, en application de l’article 11 du décret de 1967, des documents doivent également être annexés à la convocation,

Certains doivent être notifiés pour validité de la décision : s’ils manquent à la convocation, la résolution peut être annulée en justice.

Certains sont annexés pour simple information, il n’y a ainsi aucune sanction s’ils sont absents.

Quelles questions doivent être mises à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle?

Le syndic a l’obligation de réunir une assemblée générale au moins une fois par an.

Certaines questions reviennent régulièrement dans l’ordre du jour : l’approbation des comptes de l’exercice clos, le réajustement du budget de l’année en cours (si nécessaire), le vote du budget prévisionnel de l’année suivante, l’élection du conseil syndical, la nomination du syndic, etc.

Ensuite, c’est selon les besoins de la copropriété.

Par exemple, en cas de nécessité de travaux, il faudra voter sur : le principe des travaux, le choix de l’entreprise selon des devis joints à la convocation, les honoraires de syndics pour le suivi des travaux et les modalités de financement (appels de fonds, utilisation du fonds travaux, etc.).

Egalement, si la copropriété est dans une situation de contentieux avec un prestataire, doit être votée une habilitation au syndic afin qu’il assigne ce tiers devant les tribunaux, en application de l’article 55 du décret du 17 mars 1967.

En résumé :

• L’ordre du jour de l’assemblée générale doit être établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical ;
• Il doit prendre en compte les demandes des copropriétaires et du conseil syndical faites par voie recommandé sans qu’elles soient modifiées ;
• En fonction des questions, un projet de résolution est précisé et certains documents doivent être annexés à la convocation.

Recommandations de l’ARC :

• Le conseil syndical doit définir bien en amont avec le syndic une date de réunion pour élaborer l’ordre du jour ;
• Il faut prévoir deux réunions distinctes : une pour établir l’ordre du jour et une pour estimer le budget prévisionnel ;
• Le conseil syndical devra se réunir en amont afin de déterminer les questions et les projets de résolutions qu’il souhaite insérer à l’ordre du jour.

Pour terminer, n’oubliez pas le manuel VUIBERT de l’ARC : « La copropriété pratique en 300 questions », le manuel de référence régulièrement mis à jour.

https://arc-copro.fr/ouvrages/la-copropriete-en-300-questions.html

Et si vous vous posez des questions précises sur votre ordre du jour, contactez notre pôle juridique au 01.40.30.12.82., un juriste spécialisé saura vous répondre ou le Pôle Syndics Bénévoles au 01.40.30.42.82. si vous êtes adhérents à l’ARC à ce titre.

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Vous êtes adhérent, ce sujet vous intéresse particulièrement, n’hésitez pas à consulter ces différents articles qui sauront au mieux vous éclairer et vous conseiller plus spécifiquement :

Les obligations du syndic à l’égard du conseil syndical en matière d’élaboration de l’ordre du jour

https://arc-copro.fr/documentation/les-obligations-du-syndic-legard-du-conseil-syndical-en-matiere-delaboration-de

La Cour de cassation rappelle la distinction entre amender et compléter un ordre du jour de l’assemblée générale

https://arc-copro.fr/documentation/la-cour-de-cassation-rappelle-la-distinction-entre-amender-et-completer-un-ordre-du

Une obligation d’affichage dans les parties communes de la date de la prochaine assemblée générale et du droit de proposer des questions à l’ordre du jour

https://arc-copro.fr/documentation/une-obligation-daffichage-dans-les-parties-communes-de-la-date-de-la-prochaine

Assemblée générale : un objet par question sauf caractère indissociable avéré

https://arc-copro.fr/documentation/assemblee-generale-un-objet-par-question-sauf-caractere-indissociable-avere

ABUS N° 4562 : SLJB-BRIDOU : une convocation d’assemblée générale 2019 entachée d’irrégularités et confusions 2/2

https://arc-copro.fr/documentation/abus-ndeg-4562-sljb-bridou-une-convocation-dassemblee-generale-2019-entachee

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