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Réponse :

Contexte réglementaire.

Concernant un parking qui ne relève pas d’un ERP (Établissement Recevant du Public), les prescriptions en vigueur sont les suivantes :

• Arrêté du 31 janvier 1986 relatif à la protection contre l’incendie des bâtiments d’habitation

• L’article 94 prescrit « que l'éclairage soit naturel ou artificiel, l'éclairement doit être suffisant pour permettre aux personnes de se déplacer et de repérer aisément les issues.
   
• De plus le parc de stationnement doit comporter un éclairage de sécurité permettant d'assurer un minimum d'éclairement pour repérer les issues en toutes circonstances et effectuer les opérations intéressant la sécurité. Pour ce faire, l'éclairage de sécurité doit être constitué par des couples de foyers lumineux, l'un en partie haute, l'autre en partie basse, assurant un éclairage d'une puissance d'au moins 0,5 watt par mètre carré de surface du local et un flux lumineux émis d'au moins cinq lumen par mètre carré.

• L'éclairage de sécurité doit permettre la visibilité des inscriptions ou signalisations visées à l'article 92 ci-dessus soit par éclairage direct, soit par des lampes conçues spécialement pour matérialiser de telles indications. Les foyers lumineux visés au deuxième alinéa ci-dessus doivent être placés le long des allées de circulation utilisable par les piétons et près des issues. Les foyers lumineux placés en partie basse doivent être situés au plus à 0,50 mètre du sol. Les sources d'électricité destinées à alimenter les foyers lumineux susvisés doivent être autonomes; elles peuvent être constituées soit par des blocs autonomes répondant aux dispositions de l'arrêté du 2 octobre 1978 du ministère de l'Intérieur, soit par un groupe électrogène.

• L'éclairage de sécurité doit pouvoir fonctionner pendant une heure ».

Points de vigilance

• D’après le guide sur « l’éclairage des parties communes » édité par l’ADEME : www.arc-copro.com/4n4h, il est rappelé que dans les parcs de stationnement, le copropriétaire qui utilise sa voiture doit pouvoir repérer facilement la place qui lui est attribuée et sortir du véhicule sans appréhension.

• De plus l’éclairage doit procurer une bonne uniformité afin d’éliminer les zones d’ombre.

• L’éclairage permanent n’est pas obligatoire à condition que le parking soit équipé de systèmes de gestion automatiques, de type détecteur de présence. Les espaces peuvent être découpés en plusieurs secteurs permettant aux capteurs de présence de déclencher la montée en puissance de l’éclairage jusqu’à 100%.

• Si le parking est utilisé par un ERP (Établissement Recevant du Public), il est obligatoire d’assurer l’accessibilité des PMR (Personnes à Mobilité Réduite), les normes règlementaires exigeant des valeurs d’éclairement de 50 lux en tout point des circulations piétonnes et de 20 lux en tout autre point. Par contre, aucune exigence ne s’applique aux box fermés.

• Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le guide de la Gestion Technique et des Services en Copropriété accessible pour les adhérents dans la rubrique librairie du site de l’ARC www.arc-copro.fr

Réponse :

Les modifications apportées par la loi ALUR concernant l’avance travaux ne seront applicables qu’à partir du 1^er janvier 2017. En effet, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 se verra « allégé » de son alinéa relatif à cette avance à savoir « Le syndic (…) est chargé (…) de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité mentionnée à l'article 25 de la présente loi. ».

C’est donc l’obligation pour le syndic de mettre à l’ordre du jour cette résolution tous les trois ans qui est supprimée à partir du 1^er janvier 2017 et non l’avance travaux en elle-même.

Par conséquent, les avances travaux déjà existantes dans la comptabilité des copropriétés existeront toujours après le 1^er janvier 2017 si elles n’ont pas été consommées ou remboursées aux copropriétaires, et pourront être conservées. Il sera également toujours possible de les alimenter via une décision d’assemblée générale (votée à la majorité 25) comme pour n’importe quelle avance (solidarité, avance de trésorerie, etc.).

En cas de vente d’un lot, le vendeur sera remboursé de sa quote-part sur l’avance travaux (ou toute autre avance) et la somme correspondante sera appelée au nouvel acquéreur.

En somme, la seule chose à retenir concernant l’avance travaux avant et après le 1^er janvier 2017, c’est que rien ne change si ce n’est que l’obligation de mettre la constitution de cette avance  à l’ordre du jour de l’assemblée générale tous les trois ans est supprimée. 

Rappelons toutefois que si l’avance travaux ne disparait pas, elle reste complémentaire du nouveau fonds travaux obligatoire et ne peut s’y substituer. En effet, l’alimentation du fonds travaux à hauteur minimum de 5 % du montant du budget prévisionnel sera obligatoire à partir du 1^er janvier 2017, pour les copropriétés de plus de 5 ans.

Précisons enfin que le fonds travaux constitue une épargne en vue de réaliser de gros travaux beaucoup plus sécurisante pour une copropriété que l’avance travaux, puisque ce fonds contrairement à l’avance n’a pas de caractère remboursable, il est « acquis au lot ».

Il est par ailleurs déposé sur un compte séparé et rémunéré au profit du syndicat de copropriétaires.

Réponse :

De nombreuses copropriétés équipées d’un système de chauffage collectif se voient proposer un contrat d’entretien comprenant une clause dite P3 de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) ». Avec une clause P3, la copropriété paie une participation supplémentaire dans le cadre du contrat, qui vient alimenter un compte « P3 » ; en contrepartie, le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.copro.com/ct1s.

Pour chiffrer le montant de la redevance P3, le chauffagiste recense le matériel en place et estime son taux d’usure.

Il faut donc tout d’abord connaître la longévité des équipements en chaufferie.

Le tableau ci-dessous présente la durée de vie de ces équipements qui comme on le constate est généralement longue :

(Source : Fedene)

Donc, lorsque la chaufferie est neuve au démarrage du contrat, très peu de matériel aura besoin d’être renouvelé pendant la durée du contrat qui est généralement de 10 ans.

À la fin du contrat, le solde du compte P3 sera donc positif et le chauffagiste récupèrera une partie (voire la totalité) de ce solde sans avoir fait de travaux.

Nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause P3 dans le cas d’une chaufferie neuve. Nous conseillons plutôt que la copropriété gère elle-même son propre P3 et anticipe les travaux auxquels elle devra faire face dans le futur.

Pour toute question sur vos contrats d’entretien et sur la gestion du poste de chauffage de votre copropriété, n’hésitez pas à contacter notre pôle Chauffage-Rénovation-Eau au 01.40.30.42.82 ou adressez-nous un mail à energie-eau@arc-copro.fr.

Réponse :

Votre interrogation est pertinente, sachant qu’elle concernera un nombre important de copropriétés.

En effet, pour des raisons diverses, il n’est pas rare qu’un copropriétaire procède au paiement partiel de ses appels de fonds, pouvant alors poser un problème quant à l’imputation que va faire le syndic de cette somme insuffisante.

L’article 9 de l’arrêté du 14 mars 2005 renvoie à l’article 1256 du Code civil, qui est à présent repris dans l’article 1342-10 du nouveau Code civil.

Cet article prévoit plusieurs modalités d’imputation, en cas de règlement partiel.

Voici la disposition dans son intégralité :

« Le débiteur de plusieurs dettes peut indiquer, lorsqu'il paie, celle qu'il entend acquitter. 

À défaut d'indication par le débiteur, l'imputation a lieu comme suit : d'abord sur les dettes échues ; parmi celles-ci, sur les dettes que le débiteur avait le plus d'intérêt d'acquitter. À égalité d'intérêt, l'imputation se fait sur la plus ancienne ; toutes choses égales, elle se fait proportionnellement. »

Ainsi, il faut raisonner par étapes :

1. Si le copropriétaire précise expressément à quel type d’appel de fonds il souhaite imputer son règlement, alors le syndic est tenu de respecter son choix, même s’il s’agit d’une dette récente.

2. Si le copropriétaire ne précise pas à quel type d’appel de fonds il souhaite imputer son règlement, alors que plusieurs d’entre eux ne sont pas réglés, le syndic doit, dans ce cas, l’imputer à la dette qui présente pour tous les copropriétaires le plus d’intérêt.

Par conséquent, on peut considérer que les copropriétaires ont le plus d’intérêt à ce que les charges courantes comme le chauffage, l’électricité, l’eau… soient payées, à défaut de les voir suspendues plutôt que d’épargner pour constituer un « fonds travaux ».

Ainsi, en cas de règlement partiel du copropriétaire le syndic doit l’imputer en priorité pour  régler les dépenses courantes plutôt que pour alimenter le « fonds travaux ».

Précisons que cela n’est valable que dans le cas où le copropriétaire individuel procède à un paiement partiel.

Autrement dit, le syndic ne peut pas d’autorité imputer le règlement d’un copropriétaire à jour du paiement de ses charges au paiement des dépenses courantes, au motif d’une insuffisance de trésorerie due à des impayés.

Dans ce cas, il sera bien obligé de placer les sommes destinées au fonds travaux sur le compte bancaire séparé et rémunéré dédié à cet effet.

Réponse :

Décidemment, avec les syndics professionnels, il n’y a pas de petit profit.

Bien évidemment, les frais de notification des lettres de mises en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris les frais de notification qui caractérisent justement une mise en demeure doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

A défaut, le législateur aurait utilisé le terme précis de « lettre de mise en demeure » et non pas celui de « frais » de recouvrement.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réceptions doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Fin de la partie : « échec et mat ».

Et dire que certains syndics réclament en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui leur revient, tout frais compris, moins de 5 euros...

Quelle mesquinerie d’imputer de surcroît au syndicat de copropriétaires les frais de notifications !

Réponse :

Votre question est très pertinente car effectivement, en parallèle des honoraires de gestion courante, le syndic facture plusieurs prestations pour la réalisation de tâches supplémentaires, complémentaires ou privatives qui peuvent représenter jusqu’à 30% de leurs honoraires globaux.

Le contrôle est donc indispensable afin de vérifier qu’il n’a pas facturé des prestations abusives.

Tout d’abord, rappelons que l’article 11 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à joindre à la convocation d’assemblée générale « l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ».

Ainsi, le premier réflexe est de consulter cette pièce ou bien de la réclamer si le syndic ne la transmet pas. En effet, certains syndics essayent de se dédouaner au motif que son défaut de présentation à l’ordre du jour n’est pas susceptible d’entraîner une nullité des résolutions.

Ainsi, pour eux, l’absence de sanction implique une absence d’obligation.

Si vous êtes face à ce type de syndic « tordu », il faut alors pousser les investigations.

Pour cela, il faut que vous réclamiez le grand livre de la copropriété, conformément à vos droits prévus à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Ensuite, il faudra étudier spécifiquement deux types de comptes. En premier lieu, les comptes « 621 » et suivants, ils figurent dans le grand livre de manière chronologique.

Ces comptes présentent au débit l’ensemble des honoraires du syndic facturés pour la gestion de la copropriété.

On retrouve six comptes spécifiques :

• « 6211 » Rémunération du syndic 
• « 6212 » Débours 
• « 6213 » Frais postaux 
• « 6221 » Honoraires travaux
• « 6222 » Prestations particulières
• « 6223 » Autres honoraires

Dans certains cas, cela n’est pas suffisant sachant que certains syndics n'inscrivent dans ces comptes que les honoraires qui concernent la gestion « directe » de la copropriété.

Autrement dit, les honoraires privatifs tels que les mises en demeure et lettres de relances n’y apparaissent  pas. Il faut alors vérifier les sommes portées au crédit du compte « 401 » appartenant au syndic.

Sur ce compte figurera l’intégralité des honoraires que le syndic a perçu.

Cette démarche peut a priori paraitre compliquée mais, en réalité, après avoir identifié les comptes cela reste techniquement abordable.

Si malgré tout vous rencontrez des difficultés, l’ARC est bien évidemment à votre service.

Réponse :

Le taux d’intérêt légal est un pourcentage fixé chaque semestre par la loi, que l’on va appliquer à une somme d’argent due par le débiteur à son créancier, dans le but de réparer le dommage déjà causé par ce retard de paiement.

Pour le calcul des intérêts de retard, l’article 36 du décret du 17 mars 1967 prévoit que les intérêts légaux sont imputés sur le compte du copropriétaire à partir de la mise en demeure.

« Sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, les sommes dues au titre de l'article 35 portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt, fixé au taux légal en matière civile, est dû à compter de la mise en demeure adressée par le syndic au copropriétaire défaillant. »

Pour mémoire, la mise en demeure doit indiquer le rappel détaillé des charges impayées, l’absence de réponse à la (ou les) lettre(s) de rappel et qu’à défaut de paiement sous X jours à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée, une procédure sera engagée.

Au 1^er trimestre 2017, le taux d’intérêt légal est de 0.90 %.

Pour mémoire,

Évolution du taux d’intérêts depuis 2011

Afin de retrouver aisément le taux d’intérêts légal applicable à la copropriété réévalué chaque semestre, une solution simple est disponible sur cet article mis à jour régulièrement : www.arc-copro.com/mjba.

Quel calcul effectuer ?

Pour estimer les intérêts de retard à imputer sur le compte du copropriétaire défaillant, il convient d’effectuer le calcul suivant :

Montant dû X taux annuel applicable pour le semestre X nombre de jours de retard considéré / 365 jours

Exemple, pour un copropriétaire ayant une dette de 1 000 € sur 30 jours de retard à partir de la mise en demeure : 1 000 x 0.90 % x 30 jours / 365 jours = 0.74 € d’intérêts légaux, qui seront ajoutés à la dette initiale.

Un problème d’impayés de charges ?

Pour aller plus loin, deux manuels indispensables:

Réponse :

Cette question est fréquemment posée par les conseillers syndicaux compte tenu du fait qu’il existe une confusion récurrente entre les documents comptables tenus par le syndic et les relevés bancaires édités par l’établissement bancaire.

Rappelons donc brièvement la différence entre ces deux documents.

Le syndic enregistre, dans la comptabilité des copropriétés qu’il gère, les opérations comptables les concernant et elles vont impacter ce compte 512 « banque » ainsi, lorsque le syndic paye un fournisseur 100 euros, le compte banque comptable de la copropriété fait apparaitre 100 euros au crédit.

En revanche, lorsque le syndic reçoit un remboursement d’un fournisseur de 100 euros il enregistre dans le compte banque de la copropriété la somme de 100 euros au débit.

Il faut se rappeler que les opérations de débit / crédit sont inversées entre le compte banque comptable 512 ET le compte bancaire ainsi, à tout moment, le syndic peut identifier quel est le solde figurant sur le compte banque 512 tenu dans les écritures comptable de la copropriété.

Quant au relevé bancaire, celui-ci est débité ou crédité par la banque elle-même en fonction des sommes réellement décaissées ou encaissées sur le compte bancaire de la copropriété.

Il peut donc exister un décalage entre le compte banque comptable qui est tenu par le syndic et le relevé bancaire qui est édité par la banque.

Prenons un exemple : le 2 février le syndic reçoit de Monsieur Laurent A. copropriétaire un chèque de 500 euros en paiement de ses charges trimestrielles.

Le compte banque comptable de la copropriété ( compte 512 )  sera débité de 500 euros. En revanche, cette somme figurera au crédit du relevé bancaire uniquement lorsqu’elle sera concrètement encaissée sur le compte bancaire de la copropriété.

Il est donc courant qu’il existe une différence entre le solde du compte bancaire par rapport à celui du relevé bancaire.

Néanmoins, il est essentiel que le syndic justifie cette différence. C’est d’ailleurs ce que l’on appelle le « rapprochement bancaire ».

Dans votre cas, la différence est tout de même importante. Le syndic doit donc être en capacité de justifier au centime près ce décalage. À défaut, c’est que sa comptabilité n’est pas tenue correctement.

Plusieurs hypothèses peuvent justifier cette situation.

Il peut d’agir d’une double écriture comptable, d’un chèque déposé qui est sans provision, de chèques perdus qui ont été enregistrés dans la comptabilité, mais n’ont pas été déposés à la banque.

Le syndic est donc tenu de présenter, en parallèle de l’annexe 1, le rapprochement bancaire qui permet justement d’expliquer ce décalage.

Pour aller plus loin sur le rapprochement bancaire : www.arc-copro.com/spmi. 

Réponse :

Lorsqu’un chantier important de rénovation, construction d’immeuble ou d’équipement va être mis en œuvre, le maître d’ouvrage, le promoteur en général, sollicite un référé préventif.

Ce dispositif est prévu par l’article 145 du nouveau code de procédure civile qui dispose :

« S'il existe un motif légitime de conserver ou d'établir avant tout procès la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d'un litige, les mesures d'instruction légalement admissibles peuvent être ordonnées à la demande de tout intéressé, sur requête ou en référé. »

En clair, il s’agit dans un délai bref de faire nommer un expert indépendant par le tribunal de grande instance du lieu de ce projet immobilier - ou le tribunal administratif si le projet est mené par un organisme public.

Ces frais d’expertise sont à la charge de la partie qui a demandé le référé.

L’expert fera un état des lieux complet des immeubles avoisinants afin d’être en mesure de prouver que le chantier n’a pas occasionné de dégât.

Les parties assignées sont nombreuses : tous les riverains immédiats du projet, les services de la voirie, mais également toutes les sociétés chargées des travaux de la démolition à la construction, leurs compagnies d’assurances respectives, et les assurances dommage-ouvrage.

L’expert est nommé suite à une audience au tribunal, à laquelle il est possible d’assister ou pas, ou bien de se faire représenter.

Il réalisera un premier rendez-vous d’expertise sur site durant lequel il visitera l’un après l’autre tous les immeubles concernés, parties privatives comprises.

Ce rendez-vous peut impressionner compte tenu du nombre de personnes qui y assistent : souvent toutes les parties convoquées.

L’expert établira alors un premier rapport d’expertise, avec photos des existants, qui comporte également des préconisations visant à limiter les nuisances comme les risques du chantier à venir.

Ce document servira de référence en cas de survenance de tout désordre.

Il est possible de saisir l’expert à tout moment pendant le déroulement des travaux pour lui signaler l’apparition de désordres, ou l’alerter si les recommandations qu’il a établies ne sont pas suivies en pratique.

L’expert a le pouvoir de faire stopper le chantier en cas de danger.

Nous vous recommandons de vous faire représenter par un avocat, et dans certains cas techniquement complexes, il est même nécessaire que le syndicat des copropriétaires s’assure les services d’un expert indépendant qui sera en capacité de contredire ou expliquer les avis de son confrère nommé par le tribunal.