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Réponse

Votre syndic a tout à fait raison !

Le point 2 du contrat type réglementaire impose, d’une part, de préciser la durée de contrat de mandat qui ne peut excéder 36 mois (3 ans) et, d’autre part, de mentionner la date de début et de fin de mandat.

Cette disposition a été prévue afin d’éviter des contrats de mandat qui s’allonge dans le temps, surtout lorsqu’il était précisé la formule suivante : « Jusqu’à la prochaine assemblée générale qui approuve les comptes ».

Ceci étant, plusieurs remarques sont à faire :

• Il est important que le syndic dispose d’un mandat en cours de validité non pas lorsque l’assemblée générale se tient mais lorsqu’il la convoque. Ainsi, si vous constatez que le mandat de syndic arrive bientôt à échéance, il faudra lui demander de convoquer une assemblée générale, ne serait-ce que pour valider un nouveau contrat qui peut être présenté soit par celui en place, soit par un concurrent.
• Prévoir une durée de mandat de 18 mois plutôt que de 12 mois, laissant ainsi au syndic le temps de gérer la copropriété pendant un exercice et convoquer dans la foulée une assemblée générale.
• Si c’est le même syndic qui présente un nouveau contrat de mandat, faites en sorte que le nouveau contrat débute à la date de la fin du premier contrat. Cela évitera un chevauchement de contrat qui peut être source d’abus tarifaires, notamment avec un doublement de facturation : une première fois sur la base du premier contrat et une seconde fois sur la base du second contrat.

Comme on dit, gérer s’est prévoir !

Réponse

Votre question est très intéressante car elle concerne la plupart des copropriétés.

Avant d’entrer dans les obligations du syndic, il faut tout d’abord préciser l’objet du compte d’attente créditeur.

Comme son nom l’indique, ce compte permet de mettre « en attente » d’affectation des sommes réceptionnées ou notifiées.

Ainsi, elles ne sont ni réparties sur les comptes des copropriétaires ni affectées sur un compte pour par exemple diminuer le montant d’un poste de charge.

Généralement, il s’agit d’indemnités d’assurance, d’excédents travaux ou de produits en tout genre (locations, produits financiers…) non répartis en fin d’exercice.

Certaines raisons peuvent justifier de maintenir des sommes en compte d’attente.

A titre d’exemple, le syndic peut considérer qu’il est plus judicieux que les indemnités d’assurance soient conservées en compte d’attente, le temps d’entamer la réalisation des travaux de réhabilitation.

Ceci étant, il peut s’agir tout simplement d’un abus du syndic qui, au lieu de répartir les sommes, les conserve indûment.

Et pourtant, l’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 est clair puisqu’il précise que « Le compte 47 "Compte d'attente" doit être soldé à la fin de l'exercice […] »

Cette même disposition précise que le syndic qui souhaite conserver les comptes d’attente en fin d’exercice devra alors les « […] justifier ligne à ligne ».

Attention, il s’agit bien d’une justification et non uniquement d’une explication.

Autrement dit, il devra justifier au conseil syndical de l’intérêt de maintenir en comptes d’attente certaines sommes.

Pour cela, il devra joindre aux documents comptables une pièce justifiant la décomposition du compte d’attente en identifiant l’origine et le montant correspondant.

Pour conclure et apporter une réponse claire, le syndic n’a pas à maintenir en fin d’exercice des sommes sur les comptes d’attente, sauf s’il justifie de leur intérêt.

Si le syndic ne veut pas se conformer à la réglementation, le conseil syndical devra exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour, conformément aux articles 10 et 26 du décret du 17 mars 1967, pour voter l’affectation des sommes, par exemple sur le fonds travaux.

Réponse

Cette affirmation est tout à fait erronée.

En effet, l’article 20 de la convention collective des gardiens et employés d’immeubles prévoit que c’est l’occupant du logement de fonction qui doit prendre directement à sa charge les frais de chauffage, d’eau chaude sanitaire, d’électricité et de gaz pour son usage personnel, à partir de compteurs posés aux frais du syndicat des copropriétaires.

L’eau froide est fournie gracieusement au gardien par le syndicat des copropriétaires.

S’il ne peut pas être installé de compteurs, ou si le titulaire des abonnements est le syndicat des copropriétaires, et si ce dernier fournit le chauffage, l’eau chaude sanitaire, l’électricité et/ou le gaz au gardien, alors ces fournitures constituent un salaire en nature qui est évalué forfaitairement selon l’article 23 de la convention collective, applicable chaque mois pendant toute l’année, que le gardien soit présent ou non dans le logement :

Avant l’embauche d’un nouveau gardien, il convient d’analyser la configuration de l’appartement de fonction afin de l’équiper le cas échéant des compteurs nécessaires.

En effet, pour ne donner qu’un exemple, payer les factures de l’électricité du logement revient entre 500 et 1 500 euros par an au syndicat des copropriétaires alors qu’il ne récupère que 98,40 € auprès du gardien.

Il convient donc de ne pas écouter votre syndic et de lui demander de bien vouloir faire son travail dans l’intérêt de son mandant qui est le syndicat des copropriétaires.

Réponse :

C’est la  circulaire du 9 Août 1978 relative à la révision du règlement sanitaire départemental type (RSD) qui stipule dans son article 119 que « Les propriétaires d’immeubles […] doivent prendre toutes mesures pour éviter l’introduction des rongeurs et tenir constamment en bon état d’entretien les dispositifs de protection ainsi mis en place. 

Ils doivent, conjointement avec les locataires ou occupants, vérifier périodiquement si les caves, cours, égouts particuliers, entrepôts, locaux commerciaux, locaux à poubelles, logements des animaux domestiques, cuisines et réserves alimentaires collectives, etc., ne sont pas envahis par ces nuisibles et faire procéder à l'enlèvement de tous dépôts de détritus et déchets susceptibles de les attirer. Ils doivent veiller particulièrement au bon état des joints hermétiques fixés sur les canalisations des eaux résiduaires ou pluviales.

Lorsque la présence de rongeurs est constatée, les personnes visées aux alinéas ci-dessus sont tenues de prendre sans délai les mesures prescrites par le Préfet de police en vue d'en assurer la destruction et l'éloignement. La même obligation s'impose lors de la démolition des immeubles ainsi que sur les chantiers de construction.»

Donc non, le syndicat des copropriétaires n’a pas obligation de souscrire un contrat de dératisation.

En revanche il se doit de mener les actions de préventions et de traitement nécessaires contre les rongeurs, en fonction de son environnement.

Le conseil syndical peut donc décider de supprimer le contrat de dératisation tant qu’il n’y pas de rongeurs dans la résidence et le quartier.

Il devra procéder à des contrôles réguliers des locaux communs afin de s’assurer qu’il n’y ait pas de présence de rongeurs (au moins une fois par an est conseillée).

Attention : si le conseil syndical décide de disposer à titre de prévention des produits de dératisation, il doit faire très attention aux risques d’empoisonnement et ne pas les disposer dans des endroits facilement accessibles.

Réponse

Pour que la réponse soit claire pour l’ensemble de nos lecteurs, la notification électronique est un dispositif légal qui permet au syndic d’envoyer aux copropriétaires les documents sous forme numérique.

Il ne s’agit pas d’envoyer un simple mail, mais bien de respecter une procédure règlementaire et drastique définie par le décret du 21 octobre 2015 permettant de certifier l’émetteur et le récepteur ainsi que le document n’a pas été altéré ou modifier.

De plus, précisons deux points importants :

• L’envoi électronique ne peut être utilisé uniquement pour les documents qui doivent être notifiés. Il s’agit principalement de la convocation d’assemblée générale ou des mises en demeure. En revanche, les appels de fonds qui doivent être envoyés en courrier simple ne peuvent bénéficier de ce dispositif même après avis favorable du copropriétaire.
• Cette solution ne peut être déployée que si le copropriétaire a donné son consentement exprès et préalable à l’envoi de la notification.

Ces deux exigences résultent de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise :

« Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique. »

Compte tenu du fait que l’envoi électronique dispense d’acheminement postal, les frais qu’il engendre produisent logiquement une économie aussi bien de photocopie que d’affranchissement.

Néanmoins, comme nous allons l’expliquer, ces économies seront au profit du syndicat des copropriétaires et du syndic.

En effet, indépendamment du choix retenu par les copropriétaires, les frais d’envoi qu’ils soient postaux ou électroniques seront imputés en charges générales dans le compte comptable « 6213 : frais postaux » pour ensuite être répartis sur les copropriétaires en fonction des millièmes de leur lot.

Par conséquent, les économies réalisées en optant pour l’envoi électronique ne vous seront pas directement attribuées mais bien réparties à l’ensemble du syndicat des copropriétaires (dont vous faite aussi partie).

Mais encore, il faut préciser que si l’envoi électronique permet de faire des économies d’affranchissement, le copropriétaire devra prendre aussi en considération l’impression des documents qu’il devra réaliser à partir de son imprimante qui peut s’avérer au final plus coûteuse que les économies générées au profit de la copropriété.

J’ajoute pour finir que le réel bénéficiaire de cette opération reste le syndic.

En effet, il économise des frais de photocopie des documents qui sont inclus dans son forfait puisqu’il se contente de les transmettre par voie électronique.

Ainsi, si le syndic veut réellement pousser les copropriétaires à opter pour l’envoi électronique pour des raisons économiques ou écologiques, il doit prévoir une décote de ses honoraires équivalente aux économies de papier qu’il réalise et qui peuvent être graduelles en fonction de l’adhésion des copropriétaires à cette solution.

Réponse :

Avant de répondre à votre question, je vous confirme que conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967 tout copropriétaire, et surtout le conseil syndical, est en droit d’inscrire à l’ordre du jour une question qui fera l’objet d’un débat en assemblée générale.

Par conséquent, il est habilité à proposer à l’ordre du jour un nouveau contrat de syndic concurrent.

Ceci étant, il devra respecter plusieurs obligations légales prévues à l’article 10 du décret du 17 mars 1967 pour contraindre le syndic à inscrire ce type de question.

La demande doit se faire par courrier et notifiée au syndic, impliquant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception (article 64 du décret du 17 mars 1967).

Dans ce courrier doivent être précisés :

• La question : élection du syndic (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965).
• Le projet de résolution correspondant : l’assemblée générale désigne M. ou Mme …ou le Cabinet …. syndic de la copropriété …. pour une durée de … mois. Le mandat prendra effet le XX/XX/XXXX pour se terminer le XX/XX/XXXX. L'assemblée générale approuve le contrat de syndic joint à la présente convocation.
• La proposition de contrat de syndic.

Cette notification peut intervenir à tout moment. Néanmoins, si la présentation se révèle tardive (pas de possibilité de respecter le délai minimal de 21 jours entre la notification de la convocation de l’assemblée générale par le syndic aux copropriétaires et la date de tenue de celle-ci), ne permettant pas de la porter à l’ordre du jour de l’assemblée générale, le syndic devra l’inscrire à la suivante.

Cette disposition relève également de l’article 10 du décret du 17 mars 1967.

Autrement dit, pour éviter les malentendus de bonne ou de mauvaise foi du syndic, il convient de lui notifier la question (projet de résolution et proposition de contrat compris), suffisamment tôt, au moins deux mois avant la date prévisionnelle de l’assemblée générale annuelle, afin d’imposer au syndic que la question soit inscrite à l’ordre du jour.

Pour finir, je précise qu’il n’est pas forcément bon d’avoir plusieurs propositions de contrat de syndic à l’ordre du jour, sachant que cela risque d’éparpiller les voix, ne permettant pas de dégager une majorité qualifiée sur une proposition de contrat.

Réponse : 

Soyons très clair. Votre syndic a tout faux, pouvant entraîner la nullité de son mandat de manière rétroactive.

Reprenons les différentes notions.

Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, le principe de droit est que la copropriété doit disposer d’un compte bancaire séparé dont il est le seul titulaire.

Cela concerne l’ensemble des copropriétés de plus ou de moins de 16 lots.

Par dérogation au principe, les syndicats des copropriétaires composés de moins de 16 lots principaux peuvent voter en assemblée générale une dérogation faite au syndic d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

Ceci étant, même dans ce cas, il ne s’agit pas de placer les fonds de la copropriété sur un sous-compte du syndic mais dans un compte individualisé présentant les opérations bancaires propres au syndicat des copropriétaires.

De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic doit transmettre au président du conseil syndical tous les mois les relevés bancaires.

Pour résumer, le principe est l’ouverture de compte bancaire séparé et l’exception, qui doit être votée par l’assemblée générale, est le compte bancaire individualisé.

La loi prévoit une sanction en cas de défaut d’ouverture de compte bancaire séparé qui est tout simplement la nullité rétroactive du contrat de syndic qui doit être prononcée par le juge.

J’ajoute qu’un récent arrêt de la Cour de cassation en date du 25 octobre 2018, n°17-19450, a précisé que l’absence de durée de la dispense entraîne la nullité de la décision prise en assemblée générale pouvant donc demander la nullité du contrat de syndic pour défaut d’ouverture de compte bancaire séparé.

Cela résulte de l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise que « la décision […] par laquelle l’assemblée générale dispense le syndic de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est donnée. »

Ainsi, je vous conseille d’envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception à votre syndic avec copies à son assurance de responsabilité civile et à sa garantie financière pour lui rappeler ses obligations légales et d’ordre public d’ouvrir un compte bancaire séparé et qu’à défaut de les respecter, une action judiciaire en nullité de son mandat sera dirigée à son encontre.

L’ARC pourra vous y aider !

Réponse

Cette question est très importante car il est clair que de nombreux syndics vont profiter de l’amalgame fait par la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié par l’article 71 de la loi ELAN, pour imposer l’installation de répartiteurs de frais de chaleur présentés par les sociétés spécialisées.

Procédons par étapes en présentant les obligations qui incombent aux copropriétaires en matière d’individualisation des frais de chauffage.

Les immeubles équipés en chauffage collectif doivent installer un équipement qui doit déterminer « la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé ».

Il s’agit là de la reproduction stricte du texte légal.

Les répartiteurs de frais de chaleur proposés par les différentes sociétés sont donc non conformes aux exigences légales puisqu’ils donnent un indice, ou un index, et non une consommation.

Voyons à présent la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié en matière d’individualisation de frais de chaleur :

« Tout immeuble collectif pourvu d'un chauffage commun doit comporter, quand la technique le permet, une installation permettant de déterminer la quantité de chaleur et d'eau chaude fournie à chaque local occupé à titre privatif.

Nonobstant toute disposition, convention ou usage contraires, les frais de chauffage et de fourniture d'eau chaude mis à la charge des occupants comprennent, en plus des frais fixes, le coût des quantités de chaleur calculées comme il est dit ci-dessus.

Un décret pris en Conseil d'Etat fixe les conditions d'application du présent article, et notamment la part des frais fixes visés au précédent alinéa, les délais d'exécution des travaux prescrits ainsi que les cas et conditions dans lesquels il peut être dérogé à l'obligation prévue au premier alinéa, en raison d'une impossibilité technique ou d'un coût excessif.

Lorsqu'il n'est pas rentable ou techniquement possible d'utiliser des compteurs individuels pour déterminer la quantité de chaleur, des répartiteurs des frais de chauffage individuels sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur à chaque radiateur, à moins que l'installation de tels répartiteurs ne soit ni rentable ni techniquement possible. Dans ces cas, d'autres méthodes rentables permettant de déterminer la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé à titre privatif sont envisagées. Un décret en Conseil d'Etat précise le cadre de mise en place de ces méthodes. »

Certains professionnels, de bonne ou de mauvaise foi, ont une interprétation rapide en indiquant que l’obligation de pose de répartiteurs de frais de chaleur est à présent clairement prescrite par la loi.

Or, il faut être vigilant, puisque cette disposition précise qu’il s’agit de «  répartiteurs de frais de chaleur qui sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur. »

Ainsi, il faut que l’équipement permette de mesurer une quantité de chaleur, ce qui n’est pas le cas des répartiteurs standards que proposent les installateurs, qui ne délivrent qu’un indice.

Aussi, le réflexe à avoir est de vérifier si l’équipement que souhaite proposer le syndic à l’ordre du jour a bien comme fonction de mesurer une quantité de chaleur, et dans ce cas il est recevable, ou bien uniquement un indice, entraînant qu’il soit disqualifié.

Si le syndic persiste à vouloir présenter cette solution à l’ordre du jour, il faut qu’il explique son acharnement qui met en difficulté le syndicat des copropriétaires et voter contre toute proposition ne démontrant pas la faisabilité technique et la rentabilité économique de l’opération.

En effet, il revient au syndic ou à l’installateur de démontrer que l’équipement qu’il souhaite installer, même dans le cas où il serait conforme à la législation, est rentable et techniquement possible.

A défaut, il faudra attendre les autres méthodes alternatives qui doivent être fixées par un décret en attente de publication.

Pour résumer, votre syndic a tout faux. Il faut donc vérifier s’il n’a pas d’intérêt direct ou indirect avec les sociétés d’individualisation de fluides et d’énergie…

Réponse :

L’article 52 de la loi ALUR du 24 mars 2014 a imposé une immatriculation des copropriétés.

C’est une mesure administrative consistant à permettre aux pouvoirs publics de disposer d’un nombre précis d’informations sur celles-ci, notamment sa localisation, son nombre de lots, l’état de son bâti, les éventuelles procédures la concernant, son syndic, ainsi que ses principales données financières.

Cette immatriculation permet l’enregistrement de ces éléments sur un registre détenu par l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat).

Seul le syndic en sa qualité de représentant légal du syndicat, peut procéder à cette formalité.

Un échéancier était prévu selon le nombre de lots composant l’ensemble immobilier.

Les plus petites copropriétés devaient être immatriculées avant le 31 décembre 2018.

Le syndic était fondé à facturer au syndicat des copropriétaires des honoraires supplémentaires au titre de cette immatriculation initiale, conformément au montant stipulé dans son contrat de syndic (point 7.2.7) adopté en assemblée générale.

Cette prestation ne relève pas du forfait de base (décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic).

Chaque année, le syndic doit actualiser les informations détenues dans le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Si d'autres informations ont changé, elles doivent être actualisées au même moment que pour les données financières (article R711-10 du Code de la construction et de l’habitation).

Certains syndics professionnels profitent de cette actualisation des informations pour facturer à nouveau au syndicat des honoraires de plusieurs centaines d’euros, au titre de « l’immatriculation initiale », pourtant déjà facturée à la copropriété l’année précédente.

Ces honoraires complémentaires du syndic s’avèrent totalement irréguliers, puisque le contrat type autorise uniquement la facturation de l’immatriculation initiale.

Autrement dit, seul le premier enregistrement de la copropriété sur le registre conservé par l’ANAH peut être facturé, sans rémunération possible pour les mises à jour.

Cela rentre dans la gestion courante du syndicat des copropriétaires.

Les copropriétaires doivent donc refuser les honoraires complémentaires illicites du syndic pour l’actualisation des informations de la copropriété sur le registre détenu par l’ANAH.

Réponse

Tout d’abord, je tiens à vous préciser que le contrôle des annexes comptables et plus généralement des comptes ne se fait pas entre la convocation de l’assemblée générale et sa tenue, mais bien en amont de l’envoi des convocations.

En pratique, vous devez valider les documents avant que le syndic ne se permette d’envoyer la convocation d’assemblée générale aux copropriétaires.

Effectivement l’annexe 4 présente les travaux terminés au cours de l’exercice que les copropriétaires doivent approuver au cours de l’assemblée générale.

Sur cette annexe plusieurs travaux peuvent être présentés, distinguant pour chacun d’eux si les appels de fonds sont supérieurs ou inférieurs aux factures réceptionnées.

Ainsi, est présenté pour chaque campagne de travaux soit un solde nul, soit un solde excédentaire ou déficitaire, qui, si les comptes sont approuvés, sera répartir sur les comptes des copropriétaires.

En revanche, l’annexe 5 présente les travaux non terminés ou n’ayant pas commencé.

La conséquence directe est que les excédents ou insuffisances d’appels de fonds ne seront pas répartis puisque la réalisation des travaux se prolonge sur l’année suivante.

Le conseil syndical devra être particulièrement vigilant en contrôlant si le syndic n’a pas volontairement présenté des travaux achevés comme non terminés.

Son objectif est simple : ne pas rétrocéder les excédents aux copropriétaires, préférant séquestrer les sommes.

Ainsi, en tant que conseil syndical je vous suggère de vérifier scrupuleusement les travaux présentés comme non terminés, voire non commencés.

Si en réalité ils sont terminés, il faudra alors demander au syndic de les affecter dans l’annexe 4 afin de répartir les éventuels excédants.

Compte tenu du fait que dans votre cas la convocation d’assemblée générale a été envoyée, il faudra acter l’ensemble de ces décisions dans la résolution de l’assemblée générale qui concerne l’approbation des comptes.