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Réponse :

Contexte réglementaire.

Concernant un parking qui ne relève pas d’un ERP (Établissement Recevant du Public), les prescriptions en vigueur sont les suivantes :

• Arrêté du 31 janvier 1986 relatif à la protection contre l’incendie des bâtiments d’habitation

• L’article 94 prescrit « que l'éclairage soit naturel ou artificiel, l'éclairement doit être suffisant pour permettre aux personnes de se déplacer et de repérer aisément les issues.
   
• De plus le parc de stationnement doit comporter un éclairage de sécurité permettant d'assurer un minimum d'éclairement pour repérer les issues en toutes circonstances et effectuer les opérations intéressant la sécurité. Pour ce faire, l'éclairage de sécurité doit être constitué par des couples de foyers lumineux, l'un en partie haute, l'autre en partie basse, assurant un éclairage d'une puissance d'au moins 0,5 watt par mètre carré de surface du local et un flux lumineux émis d'au moins cinq lumen par mètre carré.

• L'éclairage de sécurité doit permettre la visibilité des inscriptions ou signalisations visées à l'article 92 ci-dessus soit par éclairage direct, soit par des lampes conçues spécialement pour matérialiser de telles indications. Les foyers lumineux visés au deuxième alinéa ci-dessus doivent être placés le long des allées de circulation utilisable par les piétons et près des issues. Les foyers lumineux placés en partie basse doivent être situés au plus à 0,50 mètre du sol. Les sources d'électricité destinées à alimenter les foyers lumineux susvisés doivent être autonomes; elles peuvent être constituées soit par des blocs autonomes répondant aux dispositions de l'arrêté du 2 octobre 1978 du ministère de l'Intérieur, soit par un groupe électrogène.

• L'éclairage de sécurité doit pouvoir fonctionner pendant une heure ».

Points de vigilance

• D’après le guide sur « l’éclairage des parties communes » édité par l’ADEME : www.arc-copro.com/4n4h, il est rappelé que dans les parcs de stationnement, le copropriétaire qui utilise sa voiture doit pouvoir repérer facilement la place qui lui est attribuée et sortir du véhicule sans appréhension.

• De plus l’éclairage doit procurer une bonne uniformité afin d’éliminer les zones d’ombre.

• L’éclairage permanent n’est pas obligatoire à condition que le parking soit équipé de systèmes de gestion automatiques, de type détecteur de présence. Les espaces peuvent être découpés en plusieurs secteurs permettant aux capteurs de présence de déclencher la montée en puissance de l’éclairage jusqu’à 100%.

• Si le parking est utilisé par un ERP (Établissement Recevant du Public), il est obligatoire d’assurer l’accessibilité des PMR (Personnes à Mobilité Réduite), les normes règlementaires exigeant des valeurs d’éclairement de 50 lux en tout point des circulations piétonnes et de 20 lux en tout autre point. Par contre, aucune exigence ne s’applique aux box fermés.

• Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le guide de la Gestion Technique et des Services en Copropriété accessible pour les adhérents dans la rubrique librairie du site de l’ARC www.arc-copro.fr

Réponse :

Votre interrogation est aussi vieille que le métier de syndic de copropriété. En effet, les frais de recouvrement ont toujours été une manne financière pour les syndics professionnels, ce qui explique que le législateur ait cadré progressivement les actes pouvant faire l’objet d’une facturation à la charge du copropriétaire débiteur.

En l’occurrence, l'article 10-1a) de la loi du 10 juillet 1965 liste les seuls frais que le syndic peut imputer aux copropriétaires défaillants au titre du recouvrement.

Il s’agit notamment de la mise en demeure et de la relance qui suit cette mise en demeure.

Voici donc ce que précise l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 :

« sont imputables au seul copropriétaire concerné :

a) Les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur (...) »

Ainsi, la lettre de relance envoyée avant la mise en demeure peut être envoyée par le syndic, mais doit être comprise dans le forfait de base et ne peut en aucun cas être facturée au copropriétaire.

En revanche, celle envoyée après la mise en demeure peut effectivement être facturée au copropriétaire débiteur.

Ce tarif doit être conforme à celui indiqué dans le contrat de syndic voté par l’assemblée générale. Cette information est importante à rappeler, étant donné que nous avons relevé des facturations privatives qui n’étaient pas conformes au tarif indiqué sur le contrat.

Profitons de cette question pour préciser que certains syndics ont utilisé comme alibi l’entrée en vigueur du contrat type réglementaire, pour augmenter de manière indécente le tarif de la mise en demeure et de la lettre de relance, pouvant atteindre jusqu’à 180 euros.

Par ailleurs, rappelons aussi que la loi ALUR a prévu la publication d’un décret qui est toujours en attente et qui aura pour objet de plafonner aussi bien le coût de la mise en demeure, de la lettre de relance qui la suit, ainsi que de l’établissement de l’état daté.

D’ailleurs, l'article 33 BIS AD du projet de loi Égalité et Citoyenneté, a précisé clairement, confirmant ainsi une précédente réponse ministérielle, qu’il s’agira de plafonner ces trois actes et non uniquement l’état daté comme certains professionnels l’affirmaient.

Réponse :

De nombreuses copropriétés équipées d’un système de chauffage collectif se voient proposer un contrat d’entretien comprenant une clause dite P3 de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) ». Avec une clause P3, la copropriété paie une participation supplémentaire dans le cadre du contrat, qui vient alimenter un compte « P3 » ; en contrepartie, le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.copro.com/ct1s.

Pour chiffrer le montant de la redevance P3, le chauffagiste recense le matériel en place et estime son taux d’usure.

Il faut donc tout d’abord connaître la longévité des équipements en chaufferie.

Le tableau ci-dessous présente la durée de vie de ces équipements qui comme on le constate est généralement longue :

(Source : Fedene)

Donc, lorsque la chaufferie est neuve au démarrage du contrat, très peu de matériel aura besoin d’être renouvelé pendant la durée du contrat qui est généralement de 10 ans.

À la fin du contrat, le solde du compte P3 sera donc positif et le chauffagiste récupèrera une partie (voire la totalité) de ce solde sans avoir fait de travaux.

Nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause P3 dans le cas d’une chaufferie neuve. Nous conseillons plutôt que la copropriété gère elle-même son propre P3 et anticipe les travaux auxquels elle devra faire face dans le futur.

Pour toute question sur vos contrats d’entretien et sur la gestion du poste de chauffage de votre copropriété, n’hésitez pas à contacter notre pôle Chauffage-Rénovation-Eau au 01.40.30.42.82 ou adressez-nous un mail à energie-eau@arc-copro.fr.

Réponse :

Votre cas est extrêmement fréquent. En effet, la plupart des syndics prévoient dans leurs contrats une réduction symbolique d’un euro voire même, ils suppriment purement et simplement les clauses du contrat type, pour mettre fin au débat.

Nous avons publié une réponse de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) qui précise clairement que les syndics qui procèdent ainsi sont en infraction (voir abus 4178 : www.arc-copro.com/9cvp).

Le syndic est donc contraint de préciser un coût cohérent avec la nature de la tâche externalisée.

En effet, le point 7.1.5 du contrat type réglementaire traitant des modalités de rémunération prévoit deux possibilités de réduction des honoraires, selon qu’il s’agit de l’externalisation des archives ou bien en cas de dispense à la mise en place d’un espace sécurisé (extranet). Dans les deux cas, le montant de la réduction des honoraires se détermine :

• « soit de la somme de ... € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) »
  • c’est une somme forfaitaire ;
• « soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) » ;
  • c’est le montant facturé réellement (montant de la facture) par le tiers à qui est confié ou l’archivage, ou la mise en place de l’extranet.

Ainsi, en l’absence de réduction aux frais réels (montant de la facture), le syndic doit convenir d’un montant avec le syndicat de copropriétaires.

Il ne peut pas unilatéralement déterminer dans son contrat le montant à déduire de ses honoraires. Il ne peut même pas le convenir avec le seul conseil syndical puisque ce dernier ne représente pas le syndicat de copropriétaires. Les syndics professionnels nous le rappellent régulièrement.

C’est bien pour cela qu’ils sont tenus d’inscrire une question spécifique à l’ordre du jour pour que soit voté le montant de réduction des honoraires, qui devra être conjointement accepté par le syndic et le syndicat de copropriétaires.

La résolution du vote du contrat de syndic n’est pas suffisante, étant donné que les pouvoirs publics ont exigé une négociation spécifique entre les parties sur ces points, en précisant expressément dans le contrat type qu’il s’agit de « la somme de … € que les parties conviennent de fixer ».

En conclusion : l’ARC conseille, en matière d’externalisation des archives, de réduire les honoraires du montant de la facture du prestataire. Quant à la dispense d’extranet, si l’on veut éviter que le syndic ne soit encouragé à demander une dispense ou à mettre en place un extranet « coquille vide », un coût de réduction pénalisant doit être négocié à hauteur de 30 euros par lot.

Pour aller plus loin : notre guide sur l’extranet « Copropriété et Extranet obligatoire au 1er janvier 2015 : Comment éviter les effets « pervers » et obtenir un VRAl Extranet » www.arc-copro.com/1g8f

Réponse :

I. Définition de l’aide juridictionnelle

L’aide juridictionnelle est régie par la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique, elle permet à toute personne physique ayant peu ou pas de ressources financières, de bénéficier d’une prise charge totale ou partielle (par l’État) des frais de justice (huissier, avocat, etc.) dans le cadre d’une procédure.

Il est possible d’accorder l’aide juridictionnelle à une personne morale à but non lucratif (association ou encore syndicat de copropriétaires), les critères de sélection restant basés, dans ce cas, sur la faiblesse des ressources financières de cette personne morale. Une copropriété dite « en difficulté » qui se trouve sous administration provisoire (art. 29-1 de la loi du10 juillet 1965) ou bénéficiant d’un dispositif public de plan de sauvegarde peut solliciter l’aide juridictionnelle au titre de l’article 2 de la loi du 10 juillet 1991 précisée. La demande se fait auprès du bureau de l’aide juridictionnelle du TGI (Tribunal de Grande Instance) du lieu de situation de l’immeuble, avant l’engagement d’une procédure de recouvrement des impayés auprès d’un copropriétaire débiteur.

Pour aller plus loin, vous trouverez ci-après un lien renvoyant vers un dossier de l’ARC sur l’aide juridictionnelle (mise à jour en 2015) : www.arc-copro.com/hx64.

II. Les limites à l’utilisation de l’aide juridictionnelle

Lorsque le syndicat de copropriétaires a obtenu l’octroi de l’aide juridictionnelle, son emploi est-il limité à la première étape d’une procédure judiciaire, ou peut-elle être utilisée aussi en cas d’appel de la décision rendue en première instance ?

L’article 26 de loi du 10 juillet 1991 prévoit : « En cas d'appel, le bénéficiaire de l'aide juridictionnelle est assisté ou représenté par l'avocat qui lui avait prêté son concours en première instance au titre de cette aide, sauf choix contraire de la partie ou refus de l'avocat. »

Le bénéficiaire de l’aide juridictionnelle peut donc utiliser la demande initiale d’aide juridictionnelle déjà accordée si le débiteur condamné fait appel de la décision rendue en première instance.

En cas de refus de l’avocat ou du bénéficiaire, en l’occurrence le syndicat de copropriétaires, il est possible de déposer une nouvelle demande d’aide juridictionnelle, pour obtenir un réexamen du dossier auprès du bureau de l’aide juridictionnelle (qui est aussi compétent pour l’examen des affaires portées devant la Cour d'Appel), afin d’obtenir par exemple la désignation d’un nouvel avocat.

Réponse :

Votre question est très pertinente car effectivement, en parallèle des honoraires de gestion courante, le syndic facture plusieurs prestations pour la réalisation de tâches supplémentaires, complémentaires ou privatives qui peuvent représenter jusqu’à 30% de leurs honoraires globaux.

Le contrôle est donc indispensable afin de vérifier qu’il n’a pas facturé des prestations abusives.

Tout d’abord, rappelons que l’article 11 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à joindre à la convocation d’assemblée générale « l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ».

Ainsi, le premier réflexe est de consulter cette pièce ou bien de la réclamer si le syndic ne la transmet pas. En effet, certains syndics essayent de se dédouaner au motif que son défaut de présentation à l’ordre du jour n’est pas susceptible d’entraîner une nullité des résolutions.

Ainsi, pour eux, l’absence de sanction implique une absence d’obligation.

Si vous êtes face à ce type de syndic « tordu », il faut alors pousser les investigations.

Pour cela, il faut que vous réclamiez le grand livre de la copropriété, conformément à vos droits prévus à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Ensuite, il faudra étudier spécifiquement deux types de comptes. En premier lieu, les comptes « 621 » et suivants, ils figurent dans le grand livre de manière chronologique.

Ces comptes présentent au débit l’ensemble des honoraires du syndic facturés pour la gestion de la copropriété.

On retrouve six comptes spécifiques :

• « 6211 » Rémunération du syndic 
• « 6212 » Débours 
• « 6213 » Frais postaux 
• « 6221 » Honoraires travaux
• « 6222 » Prestations particulières
• « 6223 » Autres honoraires

Dans certains cas, cela n’est pas suffisant sachant que certains syndics n'inscrivent dans ces comptes que les honoraires qui concernent la gestion « directe » de la copropriété.

Autrement dit, les honoraires privatifs tels que les mises en demeure et lettres de relances n’y apparaissent  pas. Il faut alors vérifier les sommes portées au crédit du compte « 401 » appartenant au syndic.

Sur ce compte figurera l’intégralité des honoraires que le syndic a perçu.

Cette démarche peut a priori paraitre compliquée mais, en réalité, après avoir identifié les comptes cela reste techniquement abordable.

Si malgré tout vous rencontrez des difficultés, l’ARC est bien évidemment à votre service.

Réponse :

Lorsqu’un chantier important de rénovation, construction d’immeuble ou d’équipement va être mis en œuvre, le maître d’ouvrage, le promoteur en général, sollicite un référé préventif.

Ce dispositif est prévu par l’article 145 du nouveau code de procédure civile qui dispose :

« S'il existe un motif légitime de conserver ou d'établir avant tout procès la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d'un litige, les mesures d'instruction légalement admissibles peuvent être ordonnées à la demande de tout intéressé, sur requête ou en référé. »

En clair, il s’agit dans un délai bref de faire nommer un expert indépendant par le tribunal de grande instance du lieu de ce projet immobilier - ou le tribunal administratif si le projet est mené par un organisme public.

Ces frais d’expertise sont à la charge de la partie qui a demandé le référé.

L’expert fera un état des lieux complet des immeubles avoisinants afin d’être en mesure de prouver que le chantier n’a pas occasionné de dégât.

Les parties assignées sont nombreuses : tous les riverains immédiats du projet, les services de la voirie, mais également toutes les sociétés chargées des travaux de la démolition à la construction, leurs compagnies d’assurances respectives, et les assurances dommage-ouvrage.

L’expert est nommé suite à une audience au tribunal, à laquelle il est possible d’assister ou pas, ou bien de se faire représenter.

Il réalisera un premier rendez-vous d’expertise sur site durant lequel il visitera l’un après l’autre tous les immeubles concernés, parties privatives comprises.

Ce rendez-vous peut impressionner compte tenu du nombre de personnes qui y assistent : souvent toutes les parties convoquées.

L’expert établira alors un premier rapport d’expertise, avec photos des existants, qui comporte également des préconisations visant à limiter les nuisances comme les risques du chantier à venir.

Ce document servira de référence en cas de survenance de tout désordre.

Il est possible de saisir l’expert à tout moment pendant le déroulement des travaux pour lui signaler l’apparition de désordres, ou l’alerter si les recommandations qu’il a établies ne sont pas suivies en pratique.

L’expert a le pouvoir de faire stopper le chantier en cas de danger.

Nous vous recommandons de vous faire représenter par un avocat, et dans certains cas techniquement complexes, il est même nécessaire que le syndicat des copropriétaires s’assure les services d’un expert indépendant qui sera en capacité de contredire ou expliquer les avis de son confrère nommé par le tribunal.

Réponse :

Tout d’abord, il y a de quoi se poser de sérieuses questions si votre syndic réclame d’ores et déjà de facturer à deux reprises la même période.

Le nœud du problème résulte du fait que vous partez du postulat qu’il s’agit d’un renouvellement de contrat et non du vote d’un nouveau contrat. Et pourtant…

Même s’il s’agit du syndic en place qui se représente pour administrer votre copropriété sur une nouvelle période, le vote en faveur de son nouveau contrat équivaut à l’élection d’un nouveau contrat de syndic mettant de facto fin à l’ancien.

D’ailleurs, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise dans son dernier alinéa : « quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonctions du nouveau syndic. »

Cela confirme bien que le premier mandat prend fin dès qu’un nouveau contrat entre en vigueur.

Par conséquent, le syndic ne pourra pas percevoir l’intégralité de ses honoraires relatifs au premier contrat qui s’est arrêté le jour de l’assemblée et devra donc bien les proratiser en fonction de la durée réelle de son mandat effectif jusqu’à la tenue de l’assemblée.

Pour anticiper, il faudra, lors de l’assemblée du 31 juillet et de la rédaction du procès-verbal, préciser que le contrat voté prendra effet à partir du 1^er août pour une période d’un an à compter de cette date.

Cela mettra fin à toute polémique.

Réponse :

La suppression des vide-ordures pour des considérations d’hygiène peut être adoptée à la majorité des voix du syndicat des copropriétaires (art. 25 alinéa g de la loi du 10 juillet 1965).

Si la  décision n’a pas réuni en première lecture la majorité absolue des voix syndicat, mais au moins le tiers de celles-ci, il est possible de procéder à un nouveau vote en seconde lecture à la majorité de l’article 24 de la loi précitée (majorité des présents et représentés).

Cependant, le texte n’impose pas expressément de joindre à la convocation un diagnostic sur l’état de délabrement de ces installations collectives.

Pour autant, il s’avère pertinent d’annexer tous les éléments essentiels à la convocation,  afin que les copropriétaires puissent délibérer en assemblée générale en connaissance de cause (Cass. 3^e civ. 15 mars 2006, n° 04 – 19919).

Cette mesure de précaution permet de minimiser les risques d’une annulation judiciaire de cette résolution par un copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal par le syndic (art. 42 de la loi susnommée).

Comme le souligne la 3^ème chambre civile de la Cour de Cassation dans un arrêt du 22 septembre 2009, n° 08 - 19411, les informations relatives au délabrement des vide-ordures peuvent prendre la forme d’attestations de l’entreprise chargée de la maintenance de ces équipements collectifs et/ou du personnel du syndicat des copropriétaires (employé catégorie A ou gardien catégorie B) effectuant l’entretien des parties communes.

Dans le cas où le syndic n’est pas en mesure de justifier l’état de dégradation des vide-ordures et que le syndicat de copropriétaires souhaite procéder à cette suppression, l’unanimité des voix est alors requise dans la mesure où il s’agit de porter atteinte à un équipement collectif sans dispositif équivalent, Cass. 3^e civ. 31 mai 1995, n° 93 - 15867.