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Réponse :

Avant de répondre à votre question, rappelons trois règles importantes et impératives prévues dans la loi du 10 juillet 1965 :

1. L’article 14-2 prévoit que le fonds travaux est obligatoire, avec une cotisation minimale de 5% du budget prévisionnel.
2. Il peut servir pour financer tous travaux exceptionnels prévus à l’article évoqué précédemment.
3. l’article 10-1 précise effectivement que ce fonds doit être appelé sur la base des millièmes généraux.

Ceci étant, la loi n’a jamais imposé ou interdit que le fonds travaux soit utilisé uniquement pour les travaux qui relèvent de la clé générale. Autrement dit, ce fonds peut financer tous travaux prévus à l’article 14-2, indépendamment de leur clé de répartition.

Néanmoins, une telle affectation des fonds impose au syndic de suivre une procédure comptable très stricte afin de s’assurer que des copropriétaires ne bénéficieraient pas d’un enrichissement sans cause ou, au contraire, seraient lésés.

Autrement dit, le syndic devra tenir le fonds travaux en distinguant la quote-part rattachée à chacun des lots.

Cela permettra de n’utiliser que celles concernées par les travaux, qui ont été préalablement votés en assemblée générale.

À titre d’illustration, s’il s’agit de travaux qui concernent une clé spéciale bâtiment, seuls les lots de ce bâtiment seront débités de leur quote-part de fonds travaux et non les autres.

Pour vérifier si votre syndic gère bien le fonds travaux, demandez-lui s’il tient une comptabilité auxiliaire dans laquelle figure la quote-part de fonds travaux rattachée à chacun des lots.

En cas de réponse négative, il y a alors de fortes chances que l’utilisation du fonds travaux soit erronée.

Réponse :

L’annexe comptable n°5 est un document de fin d’exercice qui doit impérativement être joint à la convocation d’assemblée générale.

Cela résulte de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 qui précise que cette pièce est essentielle pour la validité des décisions qui relèvent des comptes.

Il s’agit d’un document extra-comptable qui présente les travaux non encore terminés ou pas encore commencés en fin d’exercice.

Par conséquent, comme ils ne sont pas achevés, les factures correspondantes aux travaux ainsi que les provisions appelées sont « figées » dans la comptabilité et donc non réparties.

Cette situation peut perdurer plusieurs années si le syndic laisse des travaux en état, ou bien s’il considère que tant qu’il n’a pas encaissé l’intégralité des travaux, il ne les engagera pas.

Pire, certains syndics laissent délibérément des travaux en annexe 5 alors qu’ils sont effectivement terminés.

L’intérêt sous-jacent pour eux est de garder un maximum de temps de la trésorerie, soit pour la faire travailler à leur profit, soit pour camoufler des impayés de charges.

Il faut donc lire de manière extrêmement attentive l’annexe 5 en distinguant les différents types de travaux enregistrés sur ce document :

1. Les travaux terminés : dans ce cas, ils doivent sortir de l’annexe 5 pour être répartis dans le cadre de la régularisation des charges
2. Les travaux non achevés : il faudra connaître les causes de l’éventuel retard afin de les traiter et de faire en sorte que lors du prochain exercice, ces travaux soient terminés et répartis
3. Les travaux non commencés : dans ce cas, il faudra étudier leur situation et s’ils ne sont plus nécessaires, prévoir à l’ordre du jour une question pour voter leur annulation et le remboursement des provisions appelées

Attention, certains syndics imputent sans attendre leurs honoraires travaux pour considérer ces derniers comme débutés.

Il faudra alors leur expliquer que le conseil syndical est loin d’être idiot, et que le syndic n’a pas à prélever des honoraires travaux pour une opération qui n’a pas encore commencé.

Réponse de l’expert :

Concernant l’assemblée générale : l’article 16 de la loi du 10 juillet 1965 est très précis et prévoit que :

« Le syndicat peut acquérir lui-même, à titre onéreux ou gratuit, des parties privatives sans que celles-ci perdent pour autant leur caractère privatif. Il peut les aliéner dans les conditions prévues à l'alinéa précédent. Il ne dispose pas de voix, en assemblée générale, au titre des parties privatives acquises par lui. »

Le syndicat des copropriétaires ne disposant pas de voix, il ne participe pas à l’assemblée générale en qualité de copropriétaire. Il ne peut donc pas donner un pouvoir pour se faire représenter.

La Cour de cassation a déduit de cet article que le total des tantièmes à prendre en compte pour apprécier si les conditions de majorité sont remplies doit exclure les voix attachées à la partie privative appartenant au syndicat (Cass. 3e civ. 21 juin 2006, n° 05-12.278).

Si ce principe n’est pas respecté c’est une cause de nullité des résolutions votées.

La neutralisation des voix du syndicat des copropriétaires  doit être consignée dans le procès-verbal pour permettre le décompte des voix et le contrôle du scrutin.

Concernant les charges : aucune disposition légale ne modifie la répartition des charges si le syndicat est propriétaire d’un lot privatif.

Les charges communes ou spéciales sont toujours rattachées au lot appartenant au syndicat des copropriétaires. Un compte afférent au lot est établi au nom du syndicat des copropriétaires.

Après une première répartition des charges conformément aux grilles de charges du règlement de copropriété, les charges de copropriété dues par le syndicat sont alors réparties entre les autres copropriétaires.

Pour cela le syndic doit utiliser une nouvelle grille de laquelle il aura retiré le lot et la quote-part du syndicat des copropriétaires.

Chaque copropriétaire conserve le même  nombre de tantièmes mais le total des tantièmes sera réduit de ceux se rattachant au lot du syndicat des copropriétaires.

Voici un exemple : s’il y a 100 tantièmes et que 20 sont rattachés au lot du syndicat, ce sont les 80 restant qui se répartiront les charges du lot du syndicat.

Cette règle s’appliquera pour chaque grille de charges qu’elles soient communes générales, communes spéciales ou par équipement (ascenseur…).