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Le syndic est-il habilité à procéder à une régularisation de ses honoraires ?

Question : Lors du contrôle des comptes, nous avons constaté une régularisation des honoraires du forfait de base de notre syndic opérée au cours du 3ème trimestre de l’exercice à approuver.

Notre syndic nous a expliqué que cette régularisation était due au renouvellement de son mandat, opéré au cours de ce trimestre qui prévoyait dans son nouveau contrat des honoraires plus élevés que le précédent.

Cette revalorisation a conduit à la régularisation des honoraires calculés depuis le début de l’exercice, soit le 1er janvier de l’année représentant une somme de plus de 300 €. Cela est-il légal ?

Réponse :

Soyons clairs, cette pratique est illégale et résulte d’une autre pratique tout aussi illégale.

Et pour cause, le contrat de syndic ne peut pas prévoir une date de prise d’effet rétroactive. Plus que cela, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le contrat peut prendre effet au minimum un jour franc après l’assemblée générale élective.

Malgré cela, de nombreux syndics prévoient, dans la résolution concernant l’élection du syndic, la notion de renouvellement de mandat en précisant que le nouveau contrat prendra effet le premier jour de l’année civile, permettant de recalculer rétroactivement les honoraires sur la base du nouveau montant, ce qui est tout simplement illégal.

Ainsi, pour répondre à votre question, il faudra corriger les comptes en prenant en considération le montant des honoraires du contrat en cours jusqu’à l’assemblée générale élective, et seulement pour les trimestres suivants prendre en considération les honoraires forfait de base prévu dans le nouveau contrat. Aucune régularisation ne doit être appliquée.

Dernier mot, il faut comprendre qu’il ne s’agit pas d’une prolongation de son mandat mais bien d’un renouvellement avec la présentation et la validation d’un nouveau contrat qui peut prévoir de nouvelles conditions et montant d’honoraires de forfait de base et de prestations supplémentaires, complémentaires et privatives.

Ainsi, au même titre que le syndic n’avait pas à procéder à une régularisation des honoraires lorsqu’il suivait un autre syndic, il n’a pas à le faire lorsqu’il est renouvelé dans son mandat avec la validation d’un nouveau contrat.

Réponse de l'expert
Action

Puis-je affecter l’excédent de l’exercice sur le fonds de travaux ?

Nous sommes souvent interrogés par les membres du conseil syndical et les syndics bénévoles qui souhaitent que l’excédent de l’exercice comptable ne soit pas crédité aux copropriétaires, mais affecté directement au fonds travaux.  Alors est-il possible d’affecter automatiquement un excédent d’exercice comptable au fonds travaux,  compte 105000 ?

Après une période de réponses écrites, nous reprenons sous forme de vidéo les réponses de l’expert.

Bon visionnage.

Réponse de l'expert
Action

Question à l’expert : quelle est la conséquence comptable de la vente de parties communes ?

Question :

« À la suite de la vente des parties communes, le 20 mars 2017 a été votée en assemblée générale une nouvelle grille de répartition des charges. En fin d’exercice, lors de la régularisation des charges, le syndic devra-t-il prendre en considération uniquement la nouvelle grille ou bien se baser sur l’ancienne grille pour les charges constatées avant le 20 mars 2017 et la nouvelle grille pour les dépenses constatées après cette date ? »

Réponse :

Avant de répondre à votre interrogation, il est nécessaire tirer au clair la question de  l’exigibilité des appels de fonds en distinguant ceux envoyés en cours d’année de celui de régularisation de charges de fin d’exercice.

Les appels de fonds en cours d’exercice trouvent leur validité légale par le vote du budget prévisionnel. Cela résulte de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise « pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration (...) le syndicat de copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel (...) les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté ».

Ainsi, au début de chaque trimestre (ou autre modalité convenue en assemblée générale) le copropriétaire est redevable de sa quote-part de charges trimestrielles.

En revanche, le syndic n’est pas habilité à appeler auprès des copropriétaires la différence entre le montant du budget prévisionnel voté et les dépenses réalisées.

Pour cela, il devra attendre l’approbation des comptes, qui devra être proposée au cours de l’assemblée générale postérieure à l’arrêté des comptes.

Concrètement, l’assemblée générale n’approuvera pas uniquement le résiduel, mais l’intégralité des dépenses de l’exercice, qui pourra alors être répartie sur les comptes des copropriétaires en fonction de leur quote-part.

Ainsi, le fait générateur qui permet de régulariser les charges de l’exercice est le vote de l’approbation des comptes.

Par conséquent, la grille de répartition à prendre en considération est uniquement celle valable à ce jour.

Autrement dit, dans votre cas, seule la nouvelle grille de répartition votée le 20 mars 2017 est à prendre en considération pour l’intégralité de la régularisation des charges de l’année.

Réponse de l'expert

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vente de parties communes