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LA COMPTABILITE N’EST PLUS UN SOUCI POUR LE SYNDIC BENEVOLE : LA SOLUTION ARC

De plus en plus de conseillers syndicaux sont tentés de devenir syndic bénévole ; ils s’aperçoivent que leur syndic professionnel en fait de moins en moins, ce qui les obligent à en faire de plus en plus. C’est donc légitimement, qu’ils envisagent la gestion directe.

Mais pour beaucoup d’entre eux, la comptabilité de leur copropriété reste un frein : n’étant pas comptables de formation, les obligations du décret comptable leur  paraissent insurmontables. L’ARC a donc mis en place un véritable « arsenal » permettant aux syndics  bénévoles d’aborder en toute quiétude cet obstacle.

A ce propos, vous pouvez contacter la coopérative de l’ARC : COPROPRIETE SERVICES au 01 40 30 42 82 afin d’être informés sur les services dédiés à l’assistance comptable des syndics non professionnels.

Néanmoins, nous souhaitons mettre en avant la solution du logiciel simply syndic,  développé par l’ARC, en partenariat avec une société d’édition de programmes spécialisés en copropriété.  Pourquoi ? : Car nous préférons mettre en avant les solutions qui rendent autonome l’adhèrent, plutôt que de promouvoir des solutions d’assistance.

Pour la réalisation du logiciel, l’ARC a pris en compte les éléments suivants :

• Les syndics bénévoles ont pour certains des connaissances limitées en comptabilité :
• Les syndics bénévoles ne savent pas reprendre les comptes de leur copropriété :
• Les syndics étant bénévoles veulent des solutions simples et automatiques leur dégageant du temps :
• Les syndics bénévoles ; ils ne sont pas hermétiques à se former si nécessaire :
• Les syndics bénévoles ont peur d’investir dans un logiciel coûteux alors qu’ils ne savent pas forcement s’ils pourront l’utiliser efficacement.

C’est donc en partant de ces questions et inquiétudes que  l’ARC a conçu un logiciel mais aussi « un service » adapté aux syndics bénévoles.

I. Un logiciel qui répond aux attentes du syndic non professionnel

Le logiciel a été conçu pour que l’utilisateur puisse passer des écritures comptables sans forcément maîtriser le concept de « nomenclature comptable » ou de « partie double ». Les principales écritures se génèrent automatiquement  grâce à un système didactique.

C’est le cas des :

•  enregistrements de factures et règlements ;
•  enregistrements des salaires et règlements ;
• appels de fonds et règlements ;
• virements bancaires de compte à compte ;
• écritures de loyers perçus, d’indemnités d’assurances ou des produits financiers ;
• enregistrements d’encaissement de recette ;
• gestions des compteurs d’eau ;
• gestion des travaux terminés et non terminés ;
• répartition des charges et des produits en fin d’exercice comptable ;
• édition des annexes comptables.

A tout moment, l’utilisateur peut revenir sur une écriture pour la corriger, la modifier ou encore l’annuler.

Grâce à ce système, le syndic est AU-TO-NOME. Il est en mesure de tenir une comptabilité à jour et d’éditer l’ensemble des documents comptables, y compris ceux à fournir obligatoirement avec la convocation d’assemblée générale.

II. Une offre sans surprise qui répond aux inquiétudes du syndic bénévole, ou au futur syndic non professionnel.

Pour les conseillers syndicaux, qui n’osent pas encore franchir le pas, ou les syndics bénévoles encore réticents, le logiciel est téléchargeable gratuitement  en version de démonstration pendant 30 jours sur le lien suivant : http://www.logia.fr/SIMPLYSYNDIC.EXE

Le prix du logiciel a été étudié pour que les petites copropriétés puissent avoir accès à ce produit. A titre d’information, pour dix lots, le coût du logiciel s’élève à 230 €. L’acquisition du logiciel est définitive. Il n’y a donc pas d’abonnement à repayer chaque année. L’utilisateur peut bénéficier d’une maintenance pour un coût étudié pour les petites copropriétés. A titre d’exemple, pour dix lots, le coût annuel est de  150 €.

Malgré cette offre sans surprise, l’ARC a voulu aller encore plus loin pour rassurer les habitants ! C’est donc en toute transparence qu’elle a négocié avec l’éditeur du logiciel, la possibilité pour l’utilisateur de rendre dans un délai de 6 mois le logiciel contre un remboursement de 50% du logiciel. Comme vous le voyez ; nous avons confiance en nous comme en vous.

III. Des aides complémentaires pour prendre en main le logiciel

Un des problèmes les plus importants que rencontrent les syndics bénévoles lorsqu’ils sont élus : est la reprise comptable. Cela est d’autant plus compliqué lorsque cela se passe en cours d’année. Voilà pourquoi, l’ARC propose à ceux qui le souhaitent la possibilité de configurer à leur place le logiciel :

• Inscription des copropriétaires ;
• Enregistrement des lots ;
• Enregistrement des millièmes et des  clés de répartitions ;
• Aide à la constitution des budgets prévisionnels ;
• Reprise des « à nouveaux »….

Le syndic bénévole aura donc à sa disposition un logiciel prêt à l’emploi dans lequel il suffira de rentrer les données comptables du quotidien.  

IV. Possibilités de suivre des sessions de formation

Au- delà de l’exploitation du logiciel se pose la question de la « lecture » des documents comptables générés par le logiciel (grand-livre, balance, annexes comptables) et la maîtrise  de certaines techniques comptables simples à connaître.

L’ARC propose donc aux utilisateurs de simply syndic la possibilité de suivre une formation. A travers cette information ils apprendront à utiliser de façon optimale le logiciel ainsi que l’ensemble des manipulations permettant d’être autonome dans la gestion comptable de leur copropriété.

Saviez-vous qu’il y avait 44 guides gratuits (et à jour) disponibles sur le site de l’ARC (zone accessible à tous ou zone adhérente) ?

Vous ne nous croyez pas et vous avez raison. Ces guides traitent de tous les sujets, à savoir :

1. Le droit de la copropriété

2. la  Maîtrise des charges et petits travaux

3. les gros travaux en copropriété

4. Le conseil syndical

5. Les comptes et le contrôle des comptes

6. LE  Syndic

7. LA GESTION DU PERSONNEL

8. LE Syndic bénévole – L’ASL

LES  Économies d’énergie, d’eau, d’électricité

10. LES AssuranceS

11. LES Équipements - sécurité

12. Divers

Sur ces 44 guides, 25 sont accessibles et 19 sont réservés aux adhérents. Nous vous en donnerons la liste complète la semaine prochaine avec les liens nécessaires.

En attendant, découvrez le guide 2013 de la « Gestion technique et des services en Copropriété ». ( gratuit, frais de port 4.00 € )

•  Vous êtes adhérents collectifs à l'ARC.

•      Vous avez un chauffage collectif et un gardien.

•      Vous et votre gardien voulez améliorer la gestion du chauffage (économie, contrôle),

Nous sommes donc heureux de vous informer que nous avons mis au point et négocié une formation entièrement prise en charge par l'organisme collecteur au niveau national pour les taxes de formation des gardiens (les AGEFOS-PME).

•        L'ARC a mis au point une formation totalement inédite (voir plus bas) de deux jours non consécutifs et a fait agréer cette formation auprès des AGEFOS-PME.

•        Dès lors, les AGEFOS-PME prendront intégralement en charge le coût de cette formation.

•        Cette formation porte sur :

o   la compréhension du fonctionnement d'une chaufferie ;

o   le contrôle du chauffagiste ;

o   l'analyse des consommations ;

o   les mesures d'économies simples à mettre en place ;

o   les relations avec les occupants concernant le chauffage ;

o   la connaissance des travaux nécessaires sur l'installation ou le bâti, etc. etc.

Conséquences :

1.            vous pouvez proposer une formation intéressante à votre gardien,

2.            le coût = pris en charge par les AGEFOS-PME,

3.            le gardien deviendra un auxiliaire de bonne gestion du chauffage et d'économie d'énergie (vous pouvez d'ailleurs, en cas de travail efficace supplémentaire, augmenter son salaire, ce qui fait que tout le monde sera gagnant),

La première formation aura lieu à Paris. Faites-vous vite connaître si vous êtes intéressés en nous joignant votre numéro d'adhérent à unarcasso@claranet.fr (NB : il y aura plusieurs sessions de formations).

I.                   Prise en charge totale du coût de la formation grâce à un partenariat ARC – Agefos/PME

Comment les gardiens peuvent-ils efficacement participer à la réalisation d’économies d’énergie ? Comment peuvent-ils à la fois renforcer leur fonction, et valoriser leur poste ?

Pour répondre à ces questions, l’ARC développe un partenariat avec les AGEFOS pour la formation de vos gardiens d’immeubles sur le thème du Grenelle de l’environnement et de la maîtrise du poste chauffage en copropriété.

L’ARC a donc négocié, pour les copropriétés adhérentes à l’ARC, avec les Agefos-PME une formation de deux jours, dont le coût est entièrement pris en charge par les Agefos-PME. Cette formation - est organisée par notre institut formation professionnelle Copropriété Formation - aura lieu les mardi 22 mai et mardi 5 juin.

II.                 Ce que cette formation destinée aux gardiens apportera aux copropriétés

Après ces deux jours de formation (non consécutifs), votre gardien :

1. saura faciliter les relations entre les occupants : on sait en effet que celles-ci sont souvent conflictuelles dès qu’il s’agit de températures des logements ou de dates des périodes de chauffage ;
2. saura vous aider à maintenir un bon niveau de performance de vos installations : il saura en effet repérer et alerter la présence de certaines anomalies, il pourra aider à suivre et contrôler l’entretien et les travaux réalisés par le chauffagiste ;
3. sera capable d’être un vrai relai du Conseil Syndical auprès des copropriétaires vis-à-vis des nouvelles dispositions, issues du Grenelle de l’Environnement, applicables aux copropriétés.

Cette formation pratique comprendra une visite approfondie d’une chaufferie (ou sous-station de chauffage urbain), et abordera les thèmes suivants :

ü      fonctionnement des installations,

ü      chauffage collectif : rôle du gardien,

ü      suivi des consommations (Bilan énergétique simplifié),

ü      nouvelles dispositions issues du Grenelle de l’Environnement applicables aux copropriétés,

ü      améliorations possibles (avec et sans travaux).

III.              Organisation pratique

-          Sur inscription

-          Mardi 22 mai et mardi 5 juin

-          Lieu : Copropriété Services 25 rue Joseph Python 75020 Paris

-          Horaires :

o       accueil 9h15

o       début de formation 9h30

o       fin de formation 17h00

-          Restauration : non prise en charge, plusieurs possibilités à proximité

IV.             Comment inscrire votre gardien

Pour inscrire votre gardien et si vous êtes adhérent collectif, il faut que vous complétiez le bulletin d’inscription ci-dessous.

Bulletin d’inscription : Formation Gardien – Grenelle – Chauffage collectif

N° d’adhérent :

Adresse :

Nombre de lots principaux :

Contact dans la copropriété

Nom

Téléphone                                         E-mail

      Fonction :      ¨ Président du Conseil Syndical  ¨ Membre du Conseil Syndical

¨ Syndic bénévole

Nom du syndic professionnel :

Nombre de gardiens de la copropriété à former :

Installations de chauffage :

Energie :        ¨ gaz             ¨ fioul            ¨ chauffage urbain

Production d’eau chaude : ¨ collective    ¨ individuelle

Demande particulière :

Comment nous retourner votre bulletin d’inscription :

·        par mail à contact@copropriete-services.fr

·        par fax au 01 40 30 07 57

·        ou par courrier :

Copropriété Services

25 rue Joseph Python

75020 PARIS