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Réponse :

Votre question est essentielle, car elle est stratégique.

En effet, la plupart des syndics élaborent seuls l’ordre du jour et le budget prévisionnel pour ensuite placer le conseil syndical devant le fait accompli, affirmant qu’il ne dispose que d’un court délai pour procéder à des corrections, au motif que l’assemblée générale doit être rapidement convoquée.

C’est ainsi que l’on se retrouve avec des questions ou des résolutions inscrites à l’ordre du jour qui sont abusives ou illégales, contraires aux intérêts du syndicat des copropriétaires, ou avec d’autres questions qui n’ont pas eu le temps d’être inscrites.

Et pourtant, la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 17 mars 1967 prévoient une procédure très stricte, qui n’est pas en conformité avec ces pratiques.

Pourquoi ? Parce que l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi ALUR, confirmé par l’article 26 du décret du 17 mars 1967, prévoit que la convocation d’assemblée générale ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel doivent se faire en concertation entre le syndic et le conseil syndical.

Autrement dit, le syndic ne peut pas établir seul l’ordre du jour, pour ensuite le soumettre au conseil syndical.

Ainsi, le conseil syndical, en la personne de son président, doit convenir avec le syndic d’une date de réunion afin d’établir l’ordre du jour de l’assemblée générale ainsi que le budget prévisionnel des exercices à venir.

Il faudra partir d’une page blanche et étudier la nécessité de chacune des questions et résolutions qui seront alors inscrites, au fur et à mesure, à l’ordre du jour.

Le conseil syndical devra procéder de la même manière en matière d’élaboration du budget prévisionnel.

Chaque poste de charges devra être contrôlé, afin de vérifier si le montant présenté lors de l’exercice précédent devra être maintenu, revu à la baisse, ou légèrement à la hausse, ou s’il faudra carrément la supprimer. C’est notamment le cas lors de la suppression du poste de gardien ou d’employé d’immeuble.

Avant d'effectuer une réunion avec le syndic, il est indispensable que le conseil syndical prépare « en privé » les questions et résolutions qu’il souhaite voir figurer dans la convocation d’assemblée générale, ainsi que les documents qu’il faudra joindre à l’ordre du jour.

Et maintenant… au travail !

Réponse :

Le législateur a prévu ce cas de figure avec l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 qui énonce :

« …..En cas d'indivision ou de démembrement du droit de propriété, les intéressés doivent être représentés par un mandataire commun qui est, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic. »

En votre qualité de syndic lorsque vous avez été notifié de cette situation d’indivision du lot vous auriez dû AUSSI être informé sur les modalités de représentation de cette indivision.

Si cela n’a pas été le cas, et que vous ne savez pas qui représente l’indivision, il convient maintenant d’écrire sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des indivisaires, en leur demandant qui représente cette indivision.

À défaut de retour sous quinzaine, vous devrez saisir le tribunal de grande instance pour faire désigner un mandataire commun qui aura la responsabilité des paiements.

Dans l’intervalle, nous vous conseillons de mettre en demeure CHACUN des indivisaires individuellement au sujet de ces impayés pour ne pas perdre de temps si ultérieurement le déclenchement d’une procédure contentieuse était nécessaire.

Réponse :

Une délégation de pouvoir est régulièrement votée pour permettre au conseil syndical d’engager des dépenses indéfinies, dans la limite d’un plafond déterminé.

De plus en plus de formulations relatives à cette délégation, relevées dans nombre de convocations contrôlées, sont imprécises et de fait, irrégulières.

Voici deux exemples de projets de résolution fréquemment mis à l’ordre du jour des convocations d’assemblée générale (rédigées majoritairement par des syndics professionnels) :

• « Montant maximum des marchés et contrats accordé au conseil syndical pour la réalisation de travaux sans convocation d’assemblée générale extraordinaire »
•  « L’’assemblée générale autorise le conseil syndical à engager les dépenses à hauteur d’un montant maximum de […….] euros pour des travaux.»

Contraire à l’esprit de l’article 21 du décret du 17 mars 1967 précisant « qu’une délégation de pouvoir donné (...), ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminée », une délégation générale est tout simplement illégale.

Elle est aussi abusive, dépossédant l’assemblée générale de son pouvoir de décision, rappelé dans l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 : « Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical. »

Ce type de résolution encourt une action judiciaire en annulation par un copropriétaire opposant (qui s’oppose au vote de la majorité) ou défaillant (absent non représenté), dans le délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale par le syndic (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).

Réponse

Avant de répondre à votre question, il est important de rappeler qu’il n’existe pas de question relative au renouvellement du contrat, mais au vote d’un nouveau contrat.

Et pour cause, même s’il s’agit du syndic en place qui soumet son contrat, il s’agit bien d’un nouveau mandat qui peut présenter des clauses différentes par rapport au précédent contrat.

A présent, pour répondre à votre question il faut jumeler deux dispositions qui sont l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et l’article 33 du décret du 17 mars 1967.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le conseil syndical, et à plus forte raison son président, peut prendre connaissance de toute pièce, document, correspondance ou registre se rapportant à la gestion du syndic.

En parallèle, l’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise que le syndic détient en particulier, les registres « contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes (…). »

Ainsi, dans le registre doivent figurer les annexes du procès-verbal de l’assemblée générale dans lesquelles sont présents, entre autres, les pouvoirs remis et comptabilisés dans les votes.

Le conseil syndical, qui est en mesure de consulter les registres, est donc tout à fait en droit d’avoir accès aux pouvoirs, que ce soit pendant ou après l’assemblée.

Profitons de cette interrogation pour rappeler que conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, les éventuels employés ou gardiens de la copropriété, ou les salariés du syndic, ne peuvent en aucun cas détenir des pouvoirs.

De plus un copropriétaire ne peut pas avoir plus de trois mandats si la somme des voix que cela représente est supérieure à 5 % des voix de l’ensemble du syndicat des copropriétaires.

Par contre il peut détenir plus de trois pouvoirs tant qu’il reste en dessous de ce seuil de 5 %.

Vous avez à présent tous les éléments pour accéder aux pouvoirs et contrôler qu’ils ont été utilisés en conformité avec les exigences légales et réglementaires.