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Réponse :

Votre question est essentielle, car elle est stratégique.

En effet, la plupart des syndics élaborent seuls l’ordre du jour et le budget prévisionnel pour ensuite placer le conseil syndical devant le fait accompli, affirmant qu’il ne dispose que d’un court délai pour procéder à des corrections, au motif que l’assemblée générale doit être rapidement convoquée.

C’est ainsi que l’on se retrouve avec des questions ou des résolutions inscrites à l’ordre du jour qui sont abusives ou illégales, contraires aux intérêts du syndicat des copropriétaires, ou avec d’autres questions qui n’ont pas eu le temps d’être inscrites.

Et pourtant, la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 17 mars 1967 prévoient une procédure très stricte, qui n’est pas en conformité avec ces pratiques.

Pourquoi ? Parce que l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi ALUR, confirmé par l’article 26 du décret du 17 mars 1967, prévoit que la convocation d’assemblée générale ainsi que l’élaboration du budget prévisionnel doivent se faire en concertation entre le syndic et le conseil syndical.

Autrement dit, le syndic ne peut pas établir seul l’ordre du jour, pour ensuite le soumettre au conseil syndical.

Ainsi, le conseil syndical, en la personne de son président, doit convenir avec le syndic d’une date de réunion afin d’établir l’ordre du jour de l’assemblée générale ainsi que le budget prévisionnel des exercices à venir.

Il faudra partir d’une page blanche et étudier la nécessité de chacune des questions et résolutions qui seront alors inscrites, au fur et à mesure, à l’ordre du jour.

Le conseil syndical devra procéder de la même manière en matière d’élaboration du budget prévisionnel.

Chaque poste de charges devra être contrôlé, afin de vérifier si le montant présenté lors de l’exercice précédent devra être maintenu, revu à la baisse, ou légèrement à la hausse, ou s’il faudra carrément la supprimer. C’est notamment le cas lors de la suppression du poste de gardien ou d’employé d’immeuble.

Avant d'effectuer une réunion avec le syndic, il est indispensable que le conseil syndical prépare « en privé » les questions et résolutions qu’il souhaite voir figurer dans la convocation d’assemblée générale, ainsi que les documents qu’il faudra joindre à l’ordre du jour.

Et maintenant… au travail !

Réponse :

Le législateur a prévu ce cas de figure avec l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 qui énonce :

« …..En cas d'indivision ou de démembrement du droit de propriété, les intéressés doivent être représentés par un mandataire commun qui est, à défaut d'accord, désigné par le président du tribunal de grande instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic. »

En votre qualité de syndic lorsque vous avez été notifié de cette situation d’indivision du lot vous auriez dû AUSSI être informé sur les modalités de représentation de cette indivision.

Si cela n’a pas été le cas, et que vous ne savez pas qui représente l’indivision, il convient maintenant d’écrire sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des indivisaires, en leur demandant qui représente cette indivision.

À défaut de retour sous quinzaine, vous devrez saisir le tribunal de grande instance pour faire désigner un mandataire commun qui aura la responsabilité des paiements.

Dans l’intervalle, nous vous conseillons de mettre en demeure CHACUN des indivisaires individuellement au sujet de ces impayés pour ne pas perdre de temps si ultérieurement le déclenchement d’une procédure contentieuse était nécessaire.

Réponse :

Votre question est souvent posée par les syndics bénévoles qui ne savent pas forcément comment gérer le bulletin de salaire du gardien ou employé d’immeuble en cas d’arrêt maladie.

Voici donc les règles qui s’imposent conformément au Code du Travail et de la Convention Collective des gardiens et employés d’immeuble.

Une fois l’arrêt de travail du salarié communiqué à l’employeur, ce dernier doit :

• Payer 90 % du salaire brut au salarié dès le premier jour d’arrêt et pendant une période dépendant de l’ancienneté.
• Pratiquer la subrogation pour percevoir les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) directement de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) pendant la même période.
• Appliquer la technique de paie du traitement des IJSS chaque mois en diminuant le salaire brut des IJSS brutes (estimées) et en augmentant le salaire net des IJSS nettes (estimées). Il ne faut pas attendre le paiement effectif des IJSS pour traiter massivement celles-ci, au risque de se retrouver notamment avec des bruts négatifs, ce qui déclenche une alerte des contrôles automatisés mis en place par les Urssaf.

Quelques (rares) copropriétés ont choisi d’adhérer à la garantie appelée arrêt de travail / maintien de salaire proposée par le groupe Humanis.

Celle-ci fait l’objet de publications avec une forme peu lisible pour un néophyte.

• Il s’agit d’une garantie patronale financée par le seul employeur.
• Humanis verse à l’employeur des indemnités destinées à compenser le maintien de salaire pendant la durée de ce maintien (le même que celui de la convention collective), avec un différé éventuel selon la franchise souscrite lors de la souscription de la garantie.
• Il existe une option visant à indemniser, dans les mêmes conditions, les cotisations patronales afférentes au salaire maintenu.
• Le salarié n’est pas concerné.
• Les indemnités ne passent pas en paie, et sont un produit pour la copropriété, les indemnités d’assurance réparant un préjudice et n’étant donc soumises ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt.

L’ARC ne recommande pas la souscription d’une telle garantie qui est coûteuse, imposant une décision d’assemblée générale pour y souscrire, sachant que le syndic se doit d’appliquer strictement les textes en vigueur.

Réponse

Votre syndic a tout à fait raison !

Le point 2 du contrat type réglementaire impose, d’une part, de préciser la durée de contrat de mandat qui ne peut excéder 36 mois (3 ans) et, d’autre part, de mentionner la date de début et de fin de mandat.

Cette disposition a été prévue afin d’éviter des contrats de mandat qui s’allonge dans le temps, surtout lorsqu’il était précisé la formule suivante : « Jusqu’à la prochaine assemblée générale qui approuve les comptes ».

Ceci étant, plusieurs remarques sont à faire :

• Il est important que le syndic dispose d’un mandat en cours de validité non pas lorsque l’assemblée générale se tient mais lorsqu’il la convoque. Ainsi, si vous constatez que le mandat de syndic arrive bientôt à échéance, il faudra lui demander de convoquer une assemblée générale, ne serait-ce que pour valider un nouveau contrat qui peut être présenté soit par celui en place, soit par un concurrent.
• Prévoir une durée de mandat de 18 mois plutôt que de 12 mois, laissant ainsi au syndic le temps de gérer la copropriété pendant un exercice et convoquer dans la foulée une assemblée générale.
• Si c’est le même syndic qui présente un nouveau contrat de mandat, faites en sorte que le nouveau contrat débute à la date de la fin du premier contrat. Cela évitera un chevauchement de contrat qui peut être source d’abus tarifaires, notamment avec un doublement de facturation : une première fois sur la base du premier contrat et une seconde fois sur la base du second contrat.

Comme on dit, gérer s’est prévoir !

Réponse

Cette affirmation est tout à fait erronée.

En effet, l’article 20 de la convention collective des gardiens et employés d’immeubles prévoit que c’est l’occupant du logement de fonction qui doit prendre directement à sa charge les frais de chauffage, d’eau chaude sanitaire, d’électricité et de gaz pour son usage personnel, à partir de compteurs posés aux frais du syndicat des copropriétaires.

L’eau froide est fournie gracieusement au gardien par le syndicat des copropriétaires.

S’il ne peut pas être installé de compteurs, ou si le titulaire des abonnements est le syndicat des copropriétaires, et si ce dernier fournit le chauffage, l’eau chaude sanitaire, l’électricité et/ou le gaz au gardien, alors ces fournitures constituent un salaire en nature qui est évalué forfaitairement selon l’article 23 de la convention collective, applicable chaque mois pendant toute l’année, que le gardien soit présent ou non dans le logement :

Avant l’embauche d’un nouveau gardien, il convient d’analyser la configuration de l’appartement de fonction afin de l’équiper le cas échéant des compteurs nécessaires.

En effet, pour ne donner qu’un exemple, payer les factures de l’électricité du logement revient entre 500 et 1 500 euros par an au syndicat des copropriétaires alors qu’il ne récupère que 98,40 € auprès du gardien.

Il convient donc de ne pas écouter votre syndic et de lui demander de bien vouloir faire son travail dans l’intérêt de son mandant qui est le syndicat des copropriétaires.

Réponse :

C’est la  circulaire du 9 Août 1978 relative à la révision du règlement sanitaire départemental type (RSD) qui stipule dans son article 119 que « Les propriétaires d’immeubles […] doivent prendre toutes mesures pour éviter l’introduction des rongeurs et tenir constamment en bon état d’entretien les dispositifs de protection ainsi mis en place. 

Ils doivent, conjointement avec les locataires ou occupants, vérifier périodiquement si les caves, cours, égouts particuliers, entrepôts, locaux commerciaux, locaux à poubelles, logements des animaux domestiques, cuisines et réserves alimentaires collectives, etc., ne sont pas envahis par ces nuisibles et faire procéder à l'enlèvement de tous dépôts de détritus et déchets susceptibles de les attirer. Ils doivent veiller particulièrement au bon état des joints hermétiques fixés sur les canalisations des eaux résiduaires ou pluviales.

Lorsque la présence de rongeurs est constatée, les personnes visées aux alinéas ci-dessus sont tenues de prendre sans délai les mesures prescrites par le Préfet de police en vue d'en assurer la destruction et l'éloignement. La même obligation s'impose lors de la démolition des immeubles ainsi que sur les chantiers de construction.»

Donc non, le syndicat des copropriétaires n’a pas obligation de souscrire un contrat de dératisation.

En revanche il se doit de mener les actions de préventions et de traitement nécessaires contre les rongeurs, en fonction de son environnement.

Le conseil syndical peut donc décider de supprimer le contrat de dératisation tant qu’il n’y pas de rongeurs dans la résidence et le quartier.

Il devra procéder à des contrôles réguliers des locaux communs afin de s’assurer qu’il n’y ait pas de présence de rongeurs (au moins une fois par an est conseillée).

Attention : si le conseil syndical décide de disposer à titre de prévention des produits de dératisation, il doit faire très attention aux risques d’empoisonnement et ne pas les disposer dans des endroits facilement accessibles.

Réponse

Pour que la réponse soit claire pour l’ensemble de nos lecteurs, la notification électronique est un dispositif légal qui permet au syndic d’envoyer aux copropriétaires les documents sous forme numérique.

Il ne s’agit pas d’envoyer un simple mail, mais bien de respecter une procédure règlementaire et drastique définie par le décret du 21 octobre 2015 permettant de certifier l’émetteur et le récepteur ainsi que le document n’a pas été altéré ou modifier.

De plus, précisons deux points importants :

• L’envoi électronique ne peut être utilisé uniquement pour les documents qui doivent être notifiés. Il s’agit principalement de la convocation d’assemblée générale ou des mises en demeure. En revanche, les appels de fonds qui doivent être envoyés en courrier simple ne peuvent bénéficier de ce dispositif même après avis favorable du copropriétaire.
• Cette solution ne peut être déployée que si le copropriétaire a donné son consentement exprès et préalable à l’envoi de la notification.

Ces deux exigences résultent de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise :

« Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique. »

Compte tenu du fait que l’envoi électronique dispense d’acheminement postal, les frais qu’il engendre produisent logiquement une économie aussi bien de photocopie que d’affranchissement.

Néanmoins, comme nous allons l’expliquer, ces économies seront au profit du syndicat des copropriétaires et du syndic.

En effet, indépendamment du choix retenu par les copropriétaires, les frais d’envoi qu’ils soient postaux ou électroniques seront imputés en charges générales dans le compte comptable « 6213 : frais postaux » pour ensuite être répartis sur les copropriétaires en fonction des millièmes de leur lot.

Par conséquent, les économies réalisées en optant pour l’envoi électronique ne vous seront pas directement attribuées mais bien réparties à l’ensemble du syndicat des copropriétaires (dont vous faite aussi partie).

Mais encore, il faut préciser que si l’envoi électronique permet de faire des économies d’affranchissement, le copropriétaire devra prendre aussi en considération l’impression des documents qu’il devra réaliser à partir de son imprimante qui peut s’avérer au final plus coûteuse que les économies générées au profit de la copropriété.

J’ajoute pour finir que le réel bénéficiaire de cette opération reste le syndic.

En effet, il économise des frais de photocopie des documents qui sont inclus dans son forfait puisqu’il se contente de les transmettre par voie électronique.

Ainsi, si le syndic veut réellement pousser les copropriétaires à opter pour l’envoi électronique pour des raisons économiques ou écologiques, il doit prévoir une décote de ses honoraires équivalente aux économies de papier qu’il réalise et qui peuvent être graduelles en fonction de l’adhésion des copropriétaires à cette solution.

Réponse :

Avant de répondre à votre question, je vous confirme que conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967 tout copropriétaire, et surtout le conseil syndical, est en droit d’inscrire à l’ordre du jour une question qui fera l’objet d’un débat en assemblée générale.

Par conséquent, il est habilité à proposer à l’ordre du jour un nouveau contrat de syndic concurrent.

Ceci étant, il devra respecter plusieurs obligations légales prévues à l’article 10 du décret du 17 mars 1967 pour contraindre le syndic à inscrire ce type de question.

La demande doit se faire par courrier et notifiée au syndic, impliquant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception (article 64 du décret du 17 mars 1967).

Dans ce courrier doivent être précisés :

• La question : élection du syndic (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965).
• Le projet de résolution correspondant : l’assemblée générale désigne M. ou Mme …ou le Cabinet …. syndic de la copropriété …. pour une durée de … mois. Le mandat prendra effet le XX/XX/XXXX pour se terminer le XX/XX/XXXX. L'assemblée générale approuve le contrat de syndic joint à la présente convocation.
• La proposition de contrat de syndic.

Cette notification peut intervenir à tout moment. Néanmoins, si la présentation se révèle tardive (pas de possibilité de respecter le délai minimal de 21 jours entre la notification de la convocation de l’assemblée générale par le syndic aux copropriétaires et la date de tenue de celle-ci), ne permettant pas de la porter à l’ordre du jour de l’assemblée générale, le syndic devra l’inscrire à la suivante.

Cette disposition relève également de l’article 10 du décret du 17 mars 1967.

Autrement dit, pour éviter les malentendus de bonne ou de mauvaise foi du syndic, il convient de lui notifier la question (projet de résolution et proposition de contrat compris), suffisamment tôt, au moins deux mois avant la date prévisionnelle de l’assemblée générale annuelle, afin d’imposer au syndic que la question soit inscrite à l’ordre du jour.

Pour finir, je précise qu’il n’est pas forcément bon d’avoir plusieurs propositions de contrat de syndic à l’ordre du jour, sachant que cela risque d’éparpiller les voix, ne permettant pas de dégager une majorité qualifiée sur une proposition de contrat.