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Votre question est tout à fait légitime dans la mesure où un arrêt de la Cour de cassation a posé le principe suivant : tous les copropriétaires doivent être convoqués, si un seul d’entre eux est omis, la nullité de l’assemblée est encourue (civ.3. 17 juillet 1975 n°74-11.939).

Dans le cadre des époux, la question est donc essentielle. Il faut pourtant envisager deux cas successifs : le cas des époux communs en biens et le cas des époux séparés en biens.

Dans le cadre des époux communs en biens :

Nous sommes dans le cadre où les époux ont acheté en commun ce bien.

L’article 1421 du code civil dispose : « chacun des époux a le pouvoir d’administrer seul les biens communs et d’en disposer, sauf à répondre des fautes qu’il aurait commises dans sa gestion ».

Autrement dit, selon cet article un seul des époux a le pouvoir de représenter l’autre lors de l’assemblée générale. Ainsi, la pratique avait l’habitude de convoquer qu’un seul des époux.

Cependant, la Cour de cassation est venue mettre un terme à cette pratique dans un arrêt rendu par la troisième chambre civile en date du 23 mai 2007  n°06-14.974 : «  la convocation à une assemblée générale concernant des époux propriétaires d’un lot de copropriété dépendant de leur communité de biens doit être libellée au nom des deux ».

En conséquence, il est possible d’envoyer une seule des convocations si elle est libellée au nom de monsieur et de madame.

Dans le cadre des époux séparés en biens :

Les époux ont acheté un bien mais chacun n’est propriétaire que de sa quote-part.

Dans ce cas, il faut étudier plusieurs cas :

• Les époux ont désigné un mandataire commun : dans ce cas, le syndic doit envoyer la convocation uniquement au mandataire commun comme le rappelle un arrêt de la cour de cassation en date du 11 janvier 2012 n° 10-25.526
• Les époux n’ont pas désigné de mandataire commun lors de l’envoi de la convocation : dans ce cas, le syndic bénévole doit envoyer la convocation à chacun des époux (CA Versailles 23 octobre 2006).
• Les époux disposent chacun de lots distincts : dans ce cas, le syndic doit envoyer à chacun une convocation (CA COLMAR 14 mars 1997).

Dès lors, pour pouvoir répondre à votre question, vous avez besoin de connaitre le régime matrimonial des époux. En cas de doute, nous vous conseillons d’envoyer les convocations à chacun des époux.

A titre liminaire, rappelons que les fonctions de président du conseil syndical et de conseiller syndical s’exercent bénévolement.

Néanmoins, conformément à l’article 27 alinéa 3 du décret du 17 mars 1967 « les dépenses nécessitées pour l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic. ».

La mission du conseil syndical est d’assister et de contrôler la gestion du syndic.

Dès lors, les frais de lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au syndic pour solliciter l’inscription à l’ordre du jour d’une résolution peut donner lieu au remboursement du conseiller qui en a fait l’avance.

Rappelons, que le conseil syndical au titre de sa mission peut prendre conseil auprès de tout technicien ou expert de son choix.

Les frais résultant de cette consultation doivent donc être payés par le syndic, sans que ce dernier en juge l’opportunité.

Cependant, le conseil syndical doit apporter la preuve :

• Des justificatifs de paiement
• Que la dépense est effectuée dans l’intérêt du syndicat des copropriétaires

Par ailleurs, un arrêt de la Cour de cassation en date du 15 novembre 2018 (n°17-18.386) a jugé que le syndic devait rembourser le président du conseil syndical des frais avancés par lui dans le cadre d’une consultation par un avocat.

Bien évidemment, ce remboursement est effectué par le syndic et pour le compte du syndicat des copropriétaires et sur les fonds de celui-ci.

En conclusion, le syndic doit bien vous rembourser. En l’absence de remboursement, c’est le syndicat des copropriétaires qui est débiteur et qui doit être assigné.

L’ordonnance en date du 1^er juillet 2004 régissant les associations de syndicat des propriétaires, dispose en son article 5 : « Les associations syndicales de propriétaires peuvent agir en justice, acquérir, vendre, échanger, transiger, emprunter et hypothéquer sous réserve de l'accomplissement des formalités de publicité prévues selon le cas aux articles 8, 15 ou 43 ».

Pour les Associations Syndicales Libres (ASL), c’est l’article 8 qui régit les formalités de publicité pour qu’elle puisse avoir la possibilité d’ester en justice, c’est-à-dire de saisir la justice. Ainsi, « La déclaration de l'association syndicale libre est faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association a prévu d'avoir son siège. Deux exemplaires des statuts sont joints à la déclaration. Il est donné récépissé de celle-ci dans un délai de cinq jours.

Un extrait des statuts doit, dans un délai d'un mois à compter de la date de délivrance du récépissé, être publié au Journal officiel. »

Initialement, le texte imposait que les formalités soient accomplies dans un délai de deux ans suivant la publication du décret d’application de l’ordonnance. Le décret d’application a été publié le 05 mai 2006, donc les ASL devaient accomplir ses formalités jusqu’au 05 mai 2008.

Néanmoins, la loi ALUR est venue assouplir l’accomplissement de ces formalités. Depuis le 24 mars 2014, il est prévu que les formalités puissent être accomplies après cette date et qu’elles permettent alors de retrouver la capacité de saisir la justice.

Au vu de votre situation, vous évoquez que vous ne pouvez pas accomplir les formalités avant de saisir le juge et donc un risque de voir votre demande déclarée irrecevable.

Rassurez-vous ! La Cour de cassation a jugé dans un arrêt en date du 05 novembre 2014 (13-21.014) que le juge judiciaire ne peut pas opposer à l’ASL la perte de son droit s’il apparait que l’irrégularité a été couverte au moment où il statue.

Parallèlement, le Conseil d’Etat, la plus haute juridiction administrative, a également jugé dans un arrêt du 24 février 2021 (432417) que les formalités n’avaient pas besoin d’être accomplies avant la saisine du juge, dès lors, qu’elles sont accomplies avant que le juge statue.

Ainsi, au vu de la longueur des procédures, vous aurez certainement le temps d’accomplir les formalités avant que le juge statue. Votre demande ne sera alors pas déclarée irrecevable sur ce point.

La grille de répartition des charges est initialement définie par le règlement de copropriété. Cependant, cette grille n’est pas immuable et peut être amenée à évoluer au cours de la vie du syndicat des copropriétaires.

Le principe pour modifier une grille de répartition des charges, est comme vous l’avez souligné l’unanimité. À ce titre, pour pouvoir modifier la grille de répartition, il faut la participation de tous les copropriétaires à l’assemblée générale et que ces derniers votent favorablement pour la nouvelle répartition. Si un seul copropriétaire ne participe pas (n’a pas donné de pouvoir, ni renvoyé son formulaire de vote par correspondance), la résolution ne pourra pas être adoptée.

Toutefois, pour répondre à des évolutions de la copropriété, il est prévu des exceptions pour modifier la répartition des charges, afin d’adapter la répartition à la réalité de la copropriété.

Ainsi, l’article 11 de la loi du 10 juillet 1965 dispose : « (…) la répartition des charges ne peut être modifiée qu’à l’unanimité des copropriétaires. Toutefois, lorsque des travaux ou des actes d’acquisition ou de disposition sont décidés par l’assemblée générale statuant à la majorité des voix exigée par la loi, la modification de la répartition des charges rendue ainsi nécessaire peut être décidée par l’assemblée générale statuant à la même majorité. »

Ainsi, dans votre cas, la vente de partie commune est un acte de disposition qui se vote à la majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (soit la majorité des membres du syndicat des copropriétaires représentant les 2/3 des voix du syndicat), dès lors, la modification de la grille de répartition de charges se vote aussi à cette même majorité.

Il convient de noter, que depuis le 1^er juin 2020, si la résolution n’a pas atteint le seuil requis, mais a obtenu au moins l’approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins les tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée générale se prononce à la majorité des voix de tous les copropriétaires en procédant immédiatement à un second vote. 

Une fois cette résolution adoptée, la nouvelle grille de répartition des charges s’appliquera immédiatement pour les charges et provisions futures.

Toutefois, il faudra bien penser à voter en assemblée générale la publication au fichier immobilier et à faire publier cette modification pour qu’elle soit opposable aux futurs copropriétaires.

En effet, si les copropriétaires n’ont pas eu connaissance de cette nouvelle grille (notamment via la communication des trois derniers PV), alors ils pourront exiger la répartition des charges pour leur quote-part sur l’ancienne grille de répartition.

Conformément à l’article 9 alinéa 1^er de la loi du 10 juillet 1965 : chaque copropriétaire dispose des parties comprises dans son lot ; il use et jouit librement des parties privatives et des parties communes sous la condition de ne porter atteinte ni aux droits des autres copropriétaires ni à la destination de l’immeuble.

Ainsi, chaque copropriétaire est libre de disposer de ses parties privatives comme il l’entend. La Cour de cassation a d’ailleurs reconnu dans un arrêt en date du 08 juillet 1980 que les copropriétaires étaient libres de réunir leurs lots.

Toutefois, ce principe comporte deux exceptions :

• Il faut respecter les dispositions particulières du règlement de copropriété
• Il ne faut porter atteinte ni à la destination de l’immeuble, ni aux droits des autres copropriétaires

Vous n’avez donc pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale pour réunir vos lots (sauf disposition contraire dans votre règlement de copropriété, qu’il faudra respecter tant que cette clause ne sera pas réputée non-écrite par un juge ou par l’assemblée générale).

Néanmoins, vous devez impérativement modifier le règlement de copropriété ainsi que l’état descriptif de division (civ.3 06 février 2002).

En effet, il faut modifier le règlement de copropriété en raison de la modification des tantièmes liées à ce nouveau lot. Il n’est cependant pas nécessaire d’obtenir l’autorisation de l’assemblée générale dans la mesure où il s’agit simplement d’additionner les tantièmes des anciens lots pour obtenir ceux rattachés au nouveau lot.

Cependant, si la réunion des lots entraine un changement d’usage (par exemple un lot à usage commercial en habitation ou inversement), il est nécessaire d’obtenir l’autorisation de l’assemblée générale puisque cela entraine une réelle modification de la répartition (modification des charges communes entraînées par les services communs ou élément d’équipement commun), conformément à l’article 25 e) de la loi du 10 juillet 1965.

Pour l’état descriptif de division, conformément au décret du 14 octobre 1955 portant réforme de la publicité foncière. Dès lors qu’il y a réunion de lots et donc incorporation de divers lots en un seul, il est impératif que le copropriétaire concerné modifie l’état descriptif de division pour qu’il soit conforme à la réalité et pour en aviser la publicité foncière. Cette modification répond à des règles précises prévues par ce décret.

En conclusion, vous n’avez pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale, mais vous devez impérativement procéder à des formalités diverses.

A titre liminaire, si votre syndic vous menace de démissionner après un contrôle des comptes opéré et une demande de régularisation des comptes, c’est qu’il a certainement des choses à se reprocher.

La réforme du droit de la copropriété a effectué de forts bouleversements concernant les différentes possibilités de mettre fin au contrat de syndic.

Soyons vigilants, ce qui va suivre ne s’applique que pour les contrats conclus après le 1^er juin 2020.

Pour les contrats conclus avant cette date, l’ancienne rédaction de l’article 18 prévoyait que le syndic ne pouvait renoncer à son contrat sans respecter un délai de préavis de trois mois.

Ainsi, même avant la réforme, le syndic ne pouvait démission sans préavis, le cas échéant il commettait une faute.

Depuis la réforme, la notion de démission n’existe plus. L’article 18 prévoit deux cas de figure dans lesquels le syndic peut mettre fin à son contrat plus tôt que ce qui est prévu au contrat.

Ainsi, le syndic peut :

• En cas d’inexécution suffisamment grave du syndicat des copropriétaires, le syndic peut décider de mettre un terme à son contrat. Dans ce cas, le syndic doit notifier sa volonté au président du conseil syndical ou à défaut à l’ensemble des copropriétaires en précisant la ou les inexécutions reprochées au syndicat des copropriétaires. Il devra par ailleurs, dans un délai qui ne peut être inférieur à deux mois à compter de cette notification, convoquer une assemblée générale afin de désigner un nouveau syndic.
• Si le syndic ne souhaite pas conclure un nouveau contrat, il en informe le conseil syndical au plus tard trois mois avant la tenue de l’assemblée générale. Dans ce cas, si une assemblée générale est tenue dans les trois mois précédant le terme effectif de son contrat, la désignation du nouveau syndic mettra un terme au contrat actuel et ne permettra pas au syndic de réclamer des indemnités.

En conséquence, non, votre syndic ne peut pas démissionner sans préavis sans commettre de faute. Les nouveaux textes encadrent d’autant plus, la possibilité pour le syndic de mettre un terme à son contrat.

Vous avez raison, il appartient au syndic d’assurer la conservation des archives, conformément aux articles 18 de la loi du 10 juillet 1965 et 33 du décret du 17 mars 1967.

Néanmoins, la loi prévoit qu’il est possible pour le syndic de demander à l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 25, le cas échéant à l’article 25-1 la possibilité de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat.

Il est par ailleurs, précisé qu’une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic.

Toutefois, accepter une telle décision c’est enlever des missions du syndic celle de la conservation des archives pour laquelle il obtient une rémunération via le forfait de base du syndic.

C’est la raison pour laquelle, le contrat de syndic a prévu au point 7.1.5 « modalités de rémunération » les dispositions suivantes :

« Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires, a en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives au syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :

- De la somme de € (que les parties conviennent dès à présent) ;

- De la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Hélas, force est de constater que la plupart des syndics choisissent la première option en mentionnant une somme de 1€ à déduire de sa rémunération forfaitaire, ce que les conseillers syndicaux ne relèvent pas faute de comprendre l’ampleur d’une telle décision. L’ARC préconise dans l’intérêt des syndicats des copropriétaires de choisir l’option n°2. Il appartient donc au conseil syndical d’être vigilant concernant ce point.

Si l’assemblée générale vote pour l’externalisation des archives, en cas de changement de syndic, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que dans un délai d’un mois suivant la cessation des fonctions, le syndic est tenu d’informer le prestataire de ce changement et de communiquer les coordonnées au nouveau syndic.

En conclusion, même s’il entre dans les missions du syndic de conserver les archives du syndicat des copropriétaires, ce dernier peut après décision d’assemblée générale les confier à un prestataire.

Nous ne saurons que vous conseillez d’opter pour cette décision que dans le cas où la facture du prestataire sera déduite de la rémunération forfaitaire du syndic.

A titre liminaire, rappelons que le conseil syndical ne dispose d’aucun pouvoir décisionnaire, sauf s’il a obtenu une délégation de l’assemblée générale.

L’ordonnance copropriété a effectivement instauré la possibilité pour l’assemblée générale de déléguer au conseil syndical la possibilité de « prendre toute ou partie des décisions relevant de la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ». (article 21-1 et suivants de la loi du 10 juillet 1965).

A côté de cette délégation dite « élargie », il existe une autre délégation ponctuelle, laquelle n’a pas été supprimée par la réforme du droit de la copropriété.

Ainsi, à l’article 25a) de la loi du 10 juillet 1965 il est indiqué : «  toute délégation de pouvoir donnée au syndic, au conseil syndical, ou à toute personne de prendre l’une des décisions visées à l’article 24 ».

Pour exécuter cette délégation, il faut atteindre la majorité de l’article 25 soit la majorité des voix des copropriétaires, avec la possibilité d’utiliser la passerelle de l’article 25-1 de ladite loi.

Cette délégation ne peut porter que sur des décisions relevant de la majorité de l’article 24 (civ.3. 25 mai 1976) et en aucun cas porter sur l’approbation des comptes du syndic et lui donner quitus ou la désignation du syndic.

Par ailleurs, la délégation doit être expressément déterminée comme la désignation de l’entreprise. Une fois l’entreprise choisie, le rôle  du conseil syndical sera alors terminé.

Vous devez naturellement vous conformer à la délégation qui vous a été confiée et en aucun cas outrepasser vos droits.

Enfin, vous devrez rendre compte de la délégation accordée en assemblée générale

Concomitamment à la mutation d’un lot, la question de la restitution des sommes se pose pour le copropriétaire vendeur. Il faut bien distinguer les avances des cotisations pour le fonds travaux.

Pour les cotisations du fonds travaux, la réponse est négative : le syndicat des copropriétaires n’a pas à rembourser les cotisations versées au titre du fonds travaux.

En effet, l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose, que les sommes versées au titre du fonds travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.

Aussi, le syndicat des copropriétaires n’a pas à restituer les sommes versées au titre du fonds travaux. Ceci étant dit, rien n’empêche le copropriétaire vendeur d’inclure dans le prix de vente le montant versé au fonds travaux.

Concernant les avances, l’article 45-1 du décret du 17 mars 1965 dispose que les avances sont remboursables. Une avance est une somme fixée par le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale pour constituer des réserves (ex : avance de trésorerie permanente).

Autrement dit, le syndicat des copropriétaires doit donc rembourser le copropriétaire vendeur des sommes versées et non utilisées au titre des avances.

Cependant, la jurisprudence notamment un arrêt du 27 mars 2013 (n°12-11.808) énonce que le syndic peut appeler auprès du copropriétaire acquéreur les sommes restituées au titre des avances du copropriétaire vendeur.

Ainsi, les avances resteront constituées malgré la vente du lot et la restitution des avances du copropriétaire vendeur.

En conséquence, en fonction de la nature des cotisations, le syndicat des copropriétaires devra ou non rembourser le copropriétaire vendeur.