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Réponse :

Avant de répondre à votre interrogation, il est nécessaire tirer au clair la question de  l’exigibilité des appels de fonds en distinguant ceux envoyés en cours d’année de celui de régularisation de charges de fin d’exercice.

Les appels de fonds en cours d’exercice trouvent leur validité légale par le vote du budget prévisionnel. Cela résulte de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise « pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration (...) le syndicat de copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel (...) les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté ».

Ainsi, au début de chaque trimestre (ou autre modalité convenue en assemblée générale) le copropriétaire est redevable de sa quote-part de charges trimestrielles.

En revanche, le syndic n’est pas habilité à appeler auprès des copropriétaires la différence entre le montant du budget prévisionnel voté et les dépenses réalisées.

Pour cela, il devra attendre l’approbation des comptes, qui devra être proposée au cours de l’assemblée générale postérieure à l’arrêté des comptes.

Concrètement, l’assemblée générale n’approuvera pas uniquement le résiduel, mais l’intégralité des dépenses de l’exercice, qui pourra alors être répartie sur les comptes des copropriétaires en fonction de leur quote-part.

Ainsi, le fait générateur qui permet de régulariser les charges de l’exercice est le vote de l’approbation des comptes.

Par conséquent, la grille de répartition à prendre en considération est uniquement celle valable à ce jour.

Autrement dit, dans votre cas, seule la nouvelle grille de répartition votée le 20 mars 2017 est à prendre en considération pour l’intégralité de la régularisation des charges de l’année.

Réponse :

Tout d’abord, il est important de rappeler que le contrôle des comptes doit se faire plusieurs fois au cours de l’exercice et non uniquement en fin d’année pour préparer l’assemblée générale.

En effet, cela permet justement d’identifier en cours d’année des anomalies et ainsi d’avoir le temps de les traiter ou de négocier avec le syndic leur suppression.

Pour répondre à votre question, l’approbation des comptes sous réserve n’est pas prévue dans les textes de lois.

Ainsi, bien souvent, les syndics considèrent l’approbation des comptes sous réserve comme une approbation « tout court ».

Et pour cause, les charges et plus généralement les comptes de l’exercice font un « bloc ». Ils sont donc soit acceptés en l’état, soit refusés.

Il faut donc être plus précis en procédant en deux temps :

1. identifier les factures ou écritures comptables qui posent problème ;

2. les sortir des charges pour les imputer sur un compte d’attente.

Par ce procédé, seules les factures validées seront présentées en charges, ce qui permettra ainsi d’approuver les comptes en l’état et de procéder à la régularisation des charges.

Grâce à ce système, l’approbation des comptes pourra se faire sans réserve. En revanche, les factures litigieuses devront être traitées sur l’exercice suivant.

Ce procédé permet d’éviter une approbation sous réserve mais attention car il ne règle pas le problème des factures litigieuses.

Il faudra donc que le conseil syndical négocie avec le syndic la suite à donner. Soit ce dernier les annule, soit il maintient sa position.

Dans ce dernier cas, il reviendra au conseil syndical de démontrer au syndic sa mauvaise foi afin qu’il prenne à sa charge les factures abusives voire illégales.

Réponse :

Le compte 102 présente les provisions travaux.

Au crédit, on retrouve les sommes appelées auprès des copropriétaires et au débit celles utilisées pour faire face aux factures réceptionnées concernant les travaux.

En fin d’exercice, ce compte doit impérativement être soldé en distinguant deux hypothèses :

1. Les travaux sont terminés : que la campagne travaux présente un solde « excédentaire » ou « déficitaire », ce montant doit être réparti auprès des copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges.Bien évidemment, avant de voter l’approbation des comptes, le conseil syndical devra vérifier l’origine de ce solde, surtout s’il est négatif.Et pour cause, le syndic aurait dû payer et appeler le montant convenu dans le devis par le prestataire pour réaliser les travaux, n’impliquant pas de solde déficitaire.

2. Les travaux ne sont pas terminés. Dans ce cas, le solde doit être basculé dans un compte « 120 » s’intitulant « solde en attente sur travaux ». Ce compte permet d’identifier les sommes qui n’ont pas à être rétrocédées auprès des copropriétaires du fait que justement les travaux ne sont pas clôturés.

Ceci étant, il faut savoir que certains syndics laissent délibérément des soldes créditeurs sur le compte « 102 » alors que les travaux sont terminés. L’intérêt pour eux est de conserver ces sommes plutôt que de les rétrocéder auprès des copropriétaires.

Il faut donc vérifier l’origine de ce montant et contrôler si l’intégralité des factures et appels de fonds concernant ces travaux ont été réalisés et réceptionnés.

Dans l’affirmative, le solde excédentaire doit être rétrocédé au crédit des copropriétaires !

Attention, il ne s’agit pas de vérifier si les travaux sont physiquement terminés, mais comptablement clôturés.

Il faut donc, comme indiqué précédemment, vérifier la réception de l’ensemble des factures et l’envoi des appels de fonds concernant ces travaux.

Dernier conseil : dans l’hypothèse où la copropriété réalise plusieurs campagnes de travaux au cours d’un même exercice, il est préconisé de prévoir des sous comptes pour chacun. Exemple : « compte 102-1 travaux de ravalement » ; « compte 102-2 travaux ascenseurs » ; « 102-3 travaux remplacement chaudière ».

Il sera ainsi plus simple de suivre cette comptabilité.

Réponse :

Avant de répondre à votre question, rappelons trois règles importantes et impératives prévues dans la loi du 10 juillet 1965 :

1. L’article 14-2 prévoit que le fonds travaux est obligatoire, avec une cotisation minimale de 5% du budget prévisionnel.
2. Il peut servir pour financer tous travaux exceptionnels prévus à l’article évoqué précédemment.
3. l’article 10-1 précise effectivement que ce fonds doit être appelé sur la base des millièmes généraux.

Ceci étant, la loi n’a jamais imposé ou interdit que le fonds travaux soit utilisé uniquement pour les travaux qui relèvent de la clé générale. Autrement dit, ce fonds peut financer tous travaux prévus à l’article 14-2, indépendamment de leur clé de répartition.

Néanmoins, une telle affectation des fonds impose au syndic de suivre une procédure comptable très stricte afin de s’assurer que des copropriétaires ne bénéficieraient pas d’un enrichissement sans cause ou, au contraire, seraient lésés.

Autrement dit, le syndic devra tenir le fonds travaux en distinguant la quote-part rattachée à chacun des lots.

Cela permettra de n’utiliser que celles concernées par les travaux, qui ont été préalablement votés en assemblée générale.

À titre d’illustration, s’il s’agit de travaux qui concernent une clé spéciale bâtiment, seuls les lots de ce bâtiment seront débités de leur quote-part de fonds travaux et non les autres.

Pour vérifier si votre syndic gère bien le fonds travaux, demandez-lui s’il tient une comptabilité auxiliaire dans laquelle figure la quote-part de fonds travaux rattachée à chacun des lots.

En cas de réponse négative, il y a alors de fortes chances que l’utilisation du fonds travaux soit erronée.

Réponse :

L’annexe comptable n°5 est un document de fin d’exercice qui doit impérativement être joint à la convocation d’assemblée générale.

Cela résulte de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 qui précise que cette pièce est essentielle pour la validité des décisions qui relèvent des comptes.

Il s’agit d’un document extra-comptable qui présente les travaux non encore terminés ou pas encore commencés en fin d’exercice.

Par conséquent, comme ils ne sont pas achevés, les factures correspondantes aux travaux ainsi que les provisions appelées sont « figées » dans la comptabilité et donc non réparties.

Cette situation peut perdurer plusieurs années si le syndic laisse des travaux en état, ou bien s’il considère que tant qu’il n’a pas encaissé l’intégralité des travaux, il ne les engagera pas.

Pire, certains syndics laissent délibérément des travaux en annexe 5 alors qu’ils sont effectivement terminés.

L’intérêt sous-jacent pour eux est de garder un maximum de temps de la trésorerie, soit pour la faire travailler à leur profit, soit pour camoufler des impayés de charges.

Il faut donc lire de manière extrêmement attentive l’annexe 5 en distinguant les différents types de travaux enregistrés sur ce document :

1. Les travaux terminés : dans ce cas, ils doivent sortir de l’annexe 5 pour être répartis dans le cadre de la régularisation des charges
2. Les travaux non achevés : il faudra connaître les causes de l’éventuel retard afin de les traiter et de faire en sorte que lors du prochain exercice, ces travaux soient terminés et répartis
3. Les travaux non commencés : dans ce cas, il faudra étudier leur situation et s’ils ne sont plus nécessaires, prévoir à l’ordre du jour une question pour voter leur annulation et le remboursement des provisions appelées

Attention, certains syndics imputent sans attendre leurs honoraires travaux pour considérer ces derniers comme débutés.

Il faudra alors leur expliquer que le conseil syndical est loin d’être idiot, et que le syndic n’a pas à prélever des honoraires travaux pour une opération qui n’a pas encore commencé.

Réponse de l’expert :

Concernant l’assemblée générale : l’article 16 de la loi du 10 juillet 1965 est très précis et prévoit que :

« Le syndicat peut acquérir lui-même, à titre onéreux ou gratuit, des parties privatives sans que celles-ci perdent pour autant leur caractère privatif. Il peut les aliéner dans les conditions prévues à l'alinéa précédent. Il ne dispose pas de voix, en assemblée générale, au titre des parties privatives acquises par lui. »

Le syndicat des copropriétaires ne disposant pas de voix, il ne participe pas à l’assemblée générale en qualité de copropriétaire. Il ne peut donc pas donner un pouvoir pour se faire représenter.

La Cour de cassation a déduit de cet article que le total des tantièmes à prendre en compte pour apprécier si les conditions de majorité sont remplies doit exclure les voix attachées à la partie privative appartenant au syndicat (Cass. 3e civ. 21 juin 2006, n° 05-12.278).

Si ce principe n’est pas respecté c’est une cause de nullité des résolutions votées.

La neutralisation des voix du syndicat des copropriétaires  doit être consignée dans le procès-verbal pour permettre le décompte des voix et le contrôle du scrutin.

Concernant les charges : aucune disposition légale ne modifie la répartition des charges si le syndicat est propriétaire d’un lot privatif.

Les charges communes ou spéciales sont toujours rattachées au lot appartenant au syndicat des copropriétaires. Un compte afférent au lot est établi au nom du syndicat des copropriétaires.

Après une première répartition des charges conformément aux grilles de charges du règlement de copropriété, les charges de copropriété dues par le syndicat sont alors réparties entre les autres copropriétaires.

Pour cela le syndic doit utiliser une nouvelle grille de laquelle il aura retiré le lot et la quote-part du syndicat des copropriétaires.

Chaque copropriétaire conserve le même  nombre de tantièmes mais le total des tantièmes sera réduit de ceux se rattachant au lot du syndicat des copropriétaires.

Voici un exemple : s’il y a 100 tantièmes et que 20 sont rattachés au lot du syndicat, ce sont les 80 restant qui se répartiront les charges du lot du syndicat.

Cette règle s’appliquera pour chaque grille de charges qu’elles soient communes générales, communes spéciales ou par équipement (ascenseur…).