Réponse :

Cette question fait appel à plusieurs notions juridiques.

Le décret du 26 mars 2015 définit de manière stricte et exhaustive les tâches pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire. La gestion des fonds placés n’en fait pas partie. Le syndic ne peut donc prétendre à des honoraires supplémentaires pour ce type de tâche, d’autant plus qu’il s’agit d’une opération extrêmement simple qui consiste à transférer une somme du compte courant de la copropriété vers un compte épargne.

De plus, le syndic ne peut pas se retrancher derrière le vote de l’assemblée générale et cela pour deux raisons essentielles :

• Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. A ce titre, il a une obligation de loyauté vis-à-vis de son mandant. Il ne peut donc pas inscrire  à l’ordre du jour de l’assemblée générale une question qui serait illégale et contraire aux intérêts de la copropriété.

• Par ailleurs, le Code de déontologie réglementaire des professionnels de l’immobilier prévoit dans son article 8-3^° une obligation faite au syndic de « communiquer à ses mandants (...) l’ensemble des informations qui leur seront utiles pour qu’ils prennent une décision de façon libre et éclairée ».

Le syndic a donc commis une double faute :   d’une part en insérant à l’ordre du jour une question illégale et d’autre part en n’informant pas les copropriétaires lors de l’assemblée générale que cette tâche est comprise dans le forfait de base ne pouvant pas faire l’objet de facturation supplémentaire.

Vous comprendrez à travers cette question pourquoi il est essentiel que la commission de contrôle chargée de sanctionner les manquements des syndics puisse rapidement voir le jour sans que la composition paritaire prévue dans la loi ne soit modifiée (voir à ce sujet notre action du jour et voir aussi notre abus n° 4113 :  www.arc-copro.com/2iyv ).

REPONSE :

I. Que dit la loi ?

L’article 27 du décret du 17 mars 1967 dispose que :

« Les fonctions de président et de membre du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération.

Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic. »

Ainsi, il ressort de manière claire :

Que l’activité des conseillers est strictement bénévole.

Que n’étant pas composé de professionnels, le Conseil a la possibilité de se faire aider par un « spécialiste », qui pourra être un comptable, avocat, architecte, etc.

Le législateur a précisé « le Conseil Syndical », cela signifie donc qu’il l’envisage dans sa globalité et non chacun de ses membres. Ainsi, le Conseil doit parler et agir d’une seule voix, à travers celle de son Président et c’est lui qui met en œuvre les décisions prises au sein du Conseil.

Les frais engagés dans le cadre de sa mission, par un ou plusieurs conseillers syndicaux, sont répartis en charges générales.

Mais ces dépenses, même justifiées, doivent relever d’une décision de l’ensemble du conseil syndical. Ainsi, en cas de désaccord entre les membres, il faudra soumettre la décision à un vote qui devra être obtenu à la majorité des membres du conseil syndical pour être autorisée valablement.

Exemple : c’est le cas concret de l’adhésion à l’ARC pour laquelle le conseil syndical ne doit pas nécessairement disposer d’une décision d’assemblée générale, mais doit présenter une délibération du conseil syndical à la majorité de ses membres.

L’article 27 ne précise pas dans quel contexte les sommes allouées ou dépensées par le Conseil sont fixées, mais il est certain que :

• les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt collectif ;
• les frais exposés doivent respecter les éventuelles dispositions du règlement de copropriété ou peuvent avoir été autorisés par une décision d’assemblée générale ;

Il n’est évidemment pas possible pour le Conseil Syndical de commander sans autorisation des prestations qui relèveraient du seul pouvoir de l’assemblée générale : un diagnostic de l’immeuble ou le recours à un avocat pour engager une procédure judiciaire.

Il y a peu de jurisprudence dans ce domaine, mais des excès sont parfois constatés et les fautifs sont mis en cause.

Voici quelques faits à ne pas reproduire :

• Des Conseillers Syndicaux avaient pris l’habitude de faire un point devant un « pot amical » ou au restaurant. Ils passaient ensuite ces dépenses (très conséquentes) en frais de fonctionnement.

Ainsi, la Cour a considéré qu’était contraire à l’intérêt collectif de la copropriété le fait de financer, avec les fonds du syndicat, des frais de restauration exposés par un nombre limité de copropriétaires membres du Conseil Syndical et ce, dans leur propre intérêt et sans contrepartie pour ceux exclus de cet avantage (CA de Paris, 26 mai 1995 - n° 94/001390, 23ème Ch, sect. B).

• Le conseil syndical d’un Syndicat de forme coopérative avait voté une résolution en assemblée allouant une somme forfaire pour les frais du Conseil.

Un copropriétaire a assigné chacun des membres du conseil syndical au motif que le remboursement des frais exposés par les membres du conseil sur justificatifs suppose, dans le silence du règlement de copropriété, une décision de l'assemblée générale.

Or la  résolution de l'assemblée générale n'avait pas réuni la majorité exigée, et ne se prononçait que sur le principe et non sur le montant du remboursement. De ce fait, la décision était incomplète et pouvait être contestée.

C’est ce qu’a fait la Cour d’Appel qui a jugé qu’il s’agissait d'une anomalie comptable et qu’elle ne permettait pas aux copropriétaires de vérifier l'étendue de ces frais. Elle a donc annulé les délibérations relatives à l'approbation des comptes et du quitus (CA d’Aix en Provence, 26 décembre 2001 - RG n° 97/03152, 4ème Ch A).

II. Le conseil de l’ARC

Constat est que peu de règlements de copropriété énoncent des règles de fonctionnement du conseil syndical, il convient alors de rédiger un règlement, puis de le faire voter en Assemblée à la majorité de l’article 24 et bien sur de s’y conformer. L’ARC vous en propose un exemple de règlement de fonctionnement du conseil syndical sur ce lien : www.arc-copro.com/fqmm.

Cela permet de clarifier le rôle de chacun et de préciser les limites à l’action individuelle ou collective.

Les décisions concernant les dépenses du conseil syndical devront être validées par une majorité de conseillers syndicaux et cela devra idéalement être consigné dans un registre des délibérations du conseil syndical (archivage des comptes-rendus de réunions).

Il peut être également souhaitable d’inclure une ligne budgétaire « frais de fonctionnement du conseil syndical » dans le budget prévisionnel à faire valider en assemblée générale. Cela permet de doter le conseil syndical d’un budget (certes de faible montant) pour régler des menues dépenses relevant de ses missions (frais d’avocat pour conseil, adhésion à l’ARC, etc.).

Réponse

1. Que dit le Code du travail lorsqu’il y a succession d’employeurs ?

Il faut analyser cette question en regard de l’article L.1224-1 du code du travail (ancien article L.122-12) qui prévoit le transfert des contrats de travail en cours en cas de changement d’employeur à la suite d‘une cession, fusion ou vente.

« Lorsque survient une modification dans la situation juridique de l'employeur, notamment par succession, vente, fusion, transformation du fonds, mise en société de l'entreprise, tous les contrats de travail en cours au jour de la modification subsistent entre le nouvel employeur et le personnel de l'entreprise. »

Mais la vente d’un immeuble avec mise en copropriété entre-t-elle dans le champ d’application de cet article L.1224-1 du Code du travail ?

1. Une réponse en trois temps apportée par la jurisprudence, notamment celle de la Cour de cassation.

1. Il a d’abord été considéré que ce transfert était impossible puisqu’il ne s’agissait pas de la cession d’une entreprise mais d’un immeuble ou d’une propriété immobilière. Le gardien ne pouvait ainsi pas revendiquer le transfert de son contrat de travail en l’absence d’une entité économique autonome (arrêt de la Cour de Cassation du 3 octobre 1989 N° 87-43.953 et 31 janvier 2001N 98-42.070).

A contrario, le vendeur ne pouvait pas non plus licencier le gardien pour une cause réelle et sérieuse, sa seule solution alors était d’imposer la reprise du contrat de travail au travers d’une convention tripartite (vendeur/employeur, acquéreur et salarié/gardien), avec obligation de l’accord exprès du gardien à ce transfert. Celle-ci pouvait prévoir :

• la rupture du contrat de travail et l’embauche immédiate par le syndicat ou bien le transfert du contrat de travail conventionnel ;
• la reprise de l’ancienneté par le syndicat à charge du vendeur ou le versement d’une somme par ce dernier, voire ne rien prévoir (cas le plus fréquent).

1. Il a ensuite été jugé qu’il y a transfert des contrats de travail si la vente d’immeuble s’accompagne d’un véritable transfert de l’activité économique poursuivant un objectif propre et que l’activité transférée conserve son identité. C’est ce qu’ont considéré la Cour de cassation, (arrêt du 14 février 2007 n° 4-47.110) et la cour d’appel de Versailles (arrêts du 20 février 2007et 27 février 2007).

La condition désormais pour qu’il y ait transfert des contrats de travail des gardiens en cas de vente d’immeuble et de mise en copropriété, est qu’il y ait une activité économique autonome.

Mais comment définir « une activité économique autonome poursuivant un objectif propre ». Cette définition est donnée par la cour de cassation dans un arrêt du 19 novembre 2008 N° 07-42188 « l'article L. 122-12, alinéa 2, devenu l'article L. 1224-1 du code du travail, n'est applicable qu'en cas de transfert d'une entité économique autonome qui conserve son identité et dont l'activité est poursuivie ou reprise ; que constitue une entité économique autonome un ensemble organisé de personnes et d'éléments corporels ou incorporels qui poursuit un objectif économique propre. »

En conséquence, si l’activité des gardiens existe en tant que telle avec une organisation et des moyens (local, matériel), elle constitue une activité économique autonome distincte de la vente de l’immeuble en elle-même. Il y a alors transfert automatique des contrats de travail des gardiens.

1. S’il n’y a pas de transmission d’activité autonome mais que le gardien continue son activité pour le compte du syndicat des copropriétaires, ce dernier est réputé avoir repris le contrat de travail initial et en continuant à employer le gardien, le syndicat s’est comporté de fait comme le nouvel employeur, Cour d’appel de Versailles (arrêt du 20 février 2007).

1. Conseils de l’ARC

1. Pour les situations actuelles :

• soit le contrat a été refait au moment de la vente de l’immeuble initial et est daté de la naissance de la copropriété (2004) ;
• soit il y a eu transfert du contrat en application de l’article L.1224-1 parce que le service assuré par le ou les gardiens constitue une activité économique autonome ;
• soit le gardien a été maintenu en poste dans la copropriété et le syndicat est devenu l’employeur.

En conséquence le syndicat doit reprendre l’ancienneté du gardien depuis son embauche  par le vendeur,  soit depuis 1981 dans le cas cité.

Il faut cependant bien vérifier dans l’acte de vente, voire dans le règlement de copropriété, s’il n’est pas fait état d’une convention tripartite et si celle-ci existe, s’il y est fait une mention concernant la reprise d’ancienneté des employés.

Si rien n’est indiqué, on applique l’une des deux solutions ci-dessus, ce qui revient dans les deux cas à une reprise de l’intégralité de l’ancienneté par le syndicat des copropriétaires.

1. Pour les  mises en copropriété à venir :

• Prévoir impérativement une négociation entre le propriétaire cédant et le syndicat de copropriétaires (en fait les différents acquéreurs) dans le cadre des conditions financières de la vente afin d’obtenir une indemnité venant compenser l’ancienneté acquise par le/les gardiens au service du cédant. Cette solution sera d’autant plus judicieuse lorsque l’ancienneté acquise sera importante.

• Sur le contenu du contrat de travail, bien que celui-ci soit intangible, il faut prendre compte les modifications issues du passage d’un immeuble en mono-propriété (institutionnel bailleur) à une mise en copropriété (les locataires devenus copropriétaires), en effet, certaines tâches du gardien ne seront plus exécutées, ainsi, si on prend la grille des UV annexée au contrat  de travail ou à un avenant, notamment le  paragraphe « II   tâches administratives » défini de la façon suivante :

 b) « la perception des loyers et ou des charges ;

 c) les visites des logements ;

d) l’état des lieux d’entrée ou de sortie des locataires » ;

Cependant, si ces prestations ont disparu des tâches du gardien au sein de la copropriété, il n’est pas possible de diminuer d’autant le total des UV (Unités de Valeur) qui fait partie intégrante du contrat de travail et constitue le salaire. Mais ces UV peuvent être affectées à d’autres prestations correspondant à des besoins réels de la copropriété, le cas échéant après avoir suivi une formation.

Cette réaffectation d’UV vaut aussi dans le cas où le transfert est ancien. Il s’agit alors de corriger une situation anormale provenant de la carence du syndic dans la gestion des contrats de travail dont ce dernier a la charge exclusive en application de l’article 31 du décret du 17 mars 1967. Notons au passage que ce manque de compétence et de rigueur est intolérable de la part de professionnels qui ont une obligation de conseil et de loyauté  vis-à-vis du syndicat de copropriétaires.

Réponse :

Votre question est intéressante car jusqu'à la parution du contrat type réglementaire, cette question n’était juridiquement traitée.

Ainsi, selon leur degré de « malhonnêteté » du cabinet de syndic, certains affirmaient que toute heure entamée était due, d’autre facturaient automatiquement à la demi-heure, ...

A présent le contrat type réglementaire prévoit une disposition claire sur ce sujet. Le point 7.2.1 du contrat type précise :

« La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : ... €/ heure hors taxes, soit ... €/ heure toutes taxes comprises » ;

Ainsi, lorsque le syndic intervient au temps passé pour des prestations supplémentaires, il doit facturer « au temps réel ».

Dans le cas énoncé, le syndic doit facturer 20 min supplémentaires, et non 1h ou même une demi-heure. Il s’agit donc de reprendre le tarif horaire et de calculer un tiers du montant pour savoir ce que peut légalement prélever le syndic.

CONSEIL : Le conseil syndical doit donc clairement préciser dans le procès-verbal de l’assemblée générale l’heure exacte de la fin de l’assemblée générale.

N’hésitez pas à être précis, par exemple : « L’assemblée générale est clôturée à 20h24 ».  Il suffit alors de faire un prorata du tarif horaire par un produit en croix.

Si le tarif horaire est de 80 euros après 20h, le calcul sera le suivant : 80 € / 60 minutes x 24 minutes.  Dans cet exemple, les 24 minutes supplémentaires pourront être facturées 32 € au prorata temporis.

Un souvenir de notre classe de 5^ème qu’il ne faudra pas hésiter à rappeler au syndic...

Réponse :

Il semble que cette nouvelle obligation va causer un nombre d’abus important, étant donné que la plupart des syndics sont dans l’incapacité de procéder à la pesée des postes des gardiens et employés d’immeuble sans faire appel à une assistance extérieure.

Dans la plupart des cas, ils vont faire appel à un prestataire de service qui va assurer cette mission en facturant soit directement le syndicat de copropriétaires soit le syndic qui va alors réimputer la facture à la copropriété.

Les syndics les moins honnêtes iront jusqu’à facturer eux-mêmes au tarif horaire cette prestation alors qu’ils ont fait appel à une société extérieure percevant ainsi une marge dans cette opération.

Néanmoins, pour répondre clairement à la question, il faut être pragmatique et revenir au contrat de mandat qui précise parfaitement les prestations pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

Or, que ce soit le contrat type réglementaire défini par le décret du 26 mars 2015 ou bien celui établi sous l’égide de l’arrêté Novelli du 19 mars 2010, le syndic ne peut pas facturer la pesée des postes.

Et pour cause, le chapitre V de l’arrêté Novelli précise dans son point 5 que « l’établissement du contrat de travail et le cas échéant, de ses avenants entre dans la gestion courante. »

Quant au contrat type réglementaire, la pesée des postes n’étant pas citée comme une prestation supplémentaire pouvant faire l’objet d’une facturation, elle est donc par défaut  incluse dans les honoraires de base (article 6 de l’annexe du contrat type de syndic).

En l’occurrence, cette facture est dans tous les cas non pas seulement abusive, mais bien illégale. Le syndic est donc tenu de rembourser cette facture si la copropriété l’a déjà payée.

En effet, le syndicat de copropriétaires ne peut pas supporter l’incompétence de son syndic. 

Cette question étant récurrente, nous allons d’ailleurs prochainement y consacrer un conseil de l’ARC.

Réponse :

En qualité d’employeur, tout syndicat a en effet l’obligation de participer aux frais de transport de ses salariés, la seule particularité est que cela ne concerne que ceux de la catégorie A, c'est-à-dire les « employés d’immeubles ».

En sont exclu, les salariés de catégorie B, c'est-à-dire les « gardiens, concierges » qui sont obligatoirement logés par l’employeur et sur le lieu de travail et qui de ce fait n’ont pas à bénéficier de cette aide financière.

Cette obligation de participation aux frais de transport public ne vaut donc que pour les employés d’immeubles.

1. Le principe

Instituée par la loi du 4 août 1982, la prise en charge s’impose à tout employeur, vis-à-vis de ses salariés dès lors qu’ils utilisent des transports publics pour les nécessités de leurs déplacements quotidiens, entre leur domicile et leur lieu de travail (articles  R3261-1 et R3261-2 du Code du travail).

Les titres remboursables  sont :

• les abonnements : annuels, mensuels, hebdomadaires, pour des transports multimodaux à voyages illimités ;
• les abonnements à un service de vélos publics ;

En sont exclus le ou les billets individuels de transports, même si le salarié utilise quotidiennement un mode de transport public.

1. Le montant

Le montant minimal de prise en charge est de 50% du coût de l’abonnement du titre de transport, en appliquant la condition du temps de trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail (article R3261-3 du Code du travail).

Cette prime de transport est exonérée de charges sociales et n’est pas soumise à  l’impôt sur le revenu pour le salarié.

Le montant doit figurer  sur le bulletin de salaire (Code du travail article. R. 3243-1).

1. Spécificités pour les salariés à temps partiel

Deux cas sont possibles suivants que le nombre d’heures hebdomadaires est :

• égal ou supérieur à 50% de la durée légale hebdomadaire de travail, soit à minima, à 17h30 (35h / 2) ; c’est le même régime que pour les salariés à temps plein (Code du travail articles R. 3261-9 et R. 3261-14), le remboursement est égal à 50 % du coût de l’abonnement.
• inférieur à 50 % de la durée légale hebdomadaire de travail ; la participation de l’employeur est alors calculée au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps (17h30).

Soit par l’exemple avec un coût  d’abonnement mensuel de 70 € :

1^er cas : salarié à temps complet, ou à temps partiel avec durée de travail égale ou supérieure à 50% d’un temps complet, l’employeur rembourse 50 % du coût du titre de transport public soit 35€ ;

2^ème cas : salarié à temps partiel, de 10h par semaine, l’employeur rembourse alors (70 € x 50%) x 10 h / 17h30, soit 20 € ;

Remarque : les remboursements ne peuvent intervenir que sur justificatif(s) et il convient d’être attentif au forfait Navigo annuel en région parisienne qui n’est par exemple payé que onze mois sur douze par le salarié.

Réponse :

Voici une question très intéressante que plusieurs conseillers syndicaux et syndics bénévoles se posent, que ce soit pour alimenter directement le fonds travaux ou bien des comptes d’avance tels que ceux de trésorerie.

• Règles concernant l’affectation du solde de l’exercice

L’article 8 du décret du 14 mars 2005 précise dans son 6^ème alinéa que « Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.»

Ainsi, ce texte réglementaire rend obligatoire la répartition du solde de l’exercice. Son affectation automatique à un autre compte n’est donc pas possible.

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’excédent d’un exercice peut être la résultante de plusieurs excédents émanant de différentes clés de répartition, ou bien être un solde cumulé dont certaines clés présentent un excédent et d’autres un déficit.

Ainsi, voter l’affectation « aveugle » de l’excédent de l’exercice sur le fonds travaux ou sur un compte d’avance, reviendrait à favoriser certains copropriétaires – ce qui pourrait être assimilé à un enrichissement sans cause – et, au contraire, en pénaliser d’autres.

Pour expliquer concrètement ce raisonnement, prenons l’exemple d’un excédent global de 3000 euros qui se décompose de 4000 euros d’excédent sur la clé chauffage, et de 1000 euros de déficit sur la clé générale.

Affecter l’excédent cumulé de 3000 euros pénaliserait des copropriétaires concernés par la clé chauffage, tout en avantageant ceux concernés par la clé générale à hauteur de leurs millièmes.

La seule exception à cette règle concerne les syndicats de copropriétaires qui ne disposent que d’une seule clé de répartition.

• Comment procéder pour utiliser le bénéfice d’un solde excédentaire ?

Par définition, il est donc essentiel de procéder en deux temps, ce qui nécessite de porter deux questions différentes à l’ordre du jour.

- La première consiste à voter l’approbation des comptes et par conséquent la répartition de l’excédent de l’exercice ;

 - la seconde question doit autoriser le vote d’un appel de fonds supplémentaire pour alimenter le compte d’avance ou le fonds travaux qui pourrait être équivalent à l’excédent de l’exercice.

Rappelons qu’en procédant ainsi, même si les montants globaux remboursés et appelés sont identiques, certains copropriétaires se verront appeler un différentiel (leur quote-part d’appel sur le fonds travaux pouvant être plus ou moins élevée que leur quote-part de remboursement de l’excédent de l’exercice).

Pour éviter toute mauvaise surprise, l'assemblée générale peut décider que le montant de l’excédent lié à la clé générale soit celui appelé pour alimenter le fonds travaux ou le compte d’avance, également constitué en clé générale.

Cela permettra de garantir que la somme portée au crédit des copropriétaires sera identique à celle appelée pour constituer ou abonder le fonds travaux ou d’avance.

Dans l’exemple exposé ci-dessus, cette dernière solution n’est pas possible puisque le solde de charges sur la clé générale présente un déficit.

Réponse :

Le décret du 26 mars 2015 a défini le contrat type de syndic. Son innovation réside dans le fait que les seules prestations pouvant désormais faire l’objet d’une facturation supplémentaire sont précisées de façon exhaustive. On en compte une vingtaine.

Ainsi, à l’exception de celles expressément citées par le contrat type, les autres sont réputées être comprises dans les honoraires forfaitaires de base.

Les frais de photocopies ne font pas partie des prestations citées comme facturables, elles sont donc, par définition, intégrées dans le forfait.

D’ailleurs, pour éviter toute ambiguïté, le point 7.1.1 du décret du 26 mars 2015 précise que : « Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire ».

Par conséquent, on peut effectivement admettre une revalorisation des honoraires. Néanmoins, il faut rester vigilant et pragmatique et ne pas tout accepter. L’augmentation doit être estimée au plus juste.

Pour cela, il faut partir de la réalité du marché.

Le coût de la copie est estimé aujourd’hui entre 3 et 5 centimes d’euro. Pour plus de précisions, nous vous renvoyons à l’article suivant : www.arc-copro.com/ptcv.

Ainsi, il faut tout d’abord estimer le nombre moyen de photocopies produit au cours des trois dernières années pour déterminer le nombre de photocopies annuelles, et ensuite de multiplier ce nombre par le coût/copie. CQFD.

Abordons le deuxième point évoqué à savoir, les frais d’affranchissement.

Le contrat type précise dans son point 7.2.5 : « L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés ».

Cette disposition précise que le syndic doit refacturer « au franc le franc » (à l’euro près) les frais d’affranchissement qu’il avance au syndicat de copropriétaires.

Par conséquent, il ne peut pas l’introduire de façon forfaitisée dans ses honoraires de base.

D’ailleurs, nous vous renvoyons à l’abus 4156 concernant le cabinet Masson qui, justement, a voulu inclure dans son forfait de base les frais postaux (www.arc-copro.com/8vc4).