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Question : une assemblée générale du syndicat peut-elle se tenir sans la présence physique de copropriétaires

Réponse : NON.

Une assemblée générale implique forcément que des personnes soient présentes, bien que leur nombre se révèle réduit.

En effet, les articles 15 et 17 du décret du 17 mars 1967 disposent que l’assemblée générale désigne :

- un président, désigné parmi les copropriétaires, destiné à veiller au bon déroulement de cette réunion, à contrôler la conformité de l’original du procès-verbal en fin de séance et la régularité de la feuille de présence ;

- un ou plusieurs scrutateurs, mais uniquement si le règlement de copropriété les impose, dans le cas contraire, cette fonction s’avère strictement facultative.

Les scrutateurs, dont la mission consiste à assister le président de séance, sont élus parmi les copropriétaires présents ou représentés ;

- le secrétaire, chargé de la rédaction de l’original du procès-verbal en fin de séance, prestation assurée par le syndic, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Ce procès verbal doit obligatoirement être signé à la fin de la réunion.

Autrement dit, un bureau de séance, nommé au début de l’assemblée générale parmi les copropriétaires, leur mandataire ou le représentant légal du syndic, est impératif.

Question : l’intervention des copropriétaires à l’assemblée générale par visioconférence ou audioconférence peut être sollicitée à tout moment ?

Réponse : NON.

La participation des copropriétaires à l’assemblée générale par visioconférence ou audioconférence implique :

- non seulement qu’une assemblée générale antérieure ait adopté les solutions techniques selon les devis de prestataires annexés à sa convocation (art. 13-1 du décret du 17 mars 1967) ;

- de plus, que ceux qui souhaitent exercer ce droit manifeste leur décision au syndic au moins trois jours francs avant sa tenue (art. 13-2 du décret du 17 mars 1967).

Il faut donc que ce système de participation à l’assemblée générale soit validé par une assemblée précédente. Sous cette réserve, tout copropriétaire peut manifester sa volonté de suivre à distance l’assemblée générale, à condition de respecter les délais pour manifester sa volonté.

Question : tout copropriétaire peut dès à présent voter directement par correspondance les questions inscrites à l’ordre du jour et notifiées par le syndic ?

Réponse : NON.

Le vote par correspondance est un nouveau dispositif, qui vise à permettre à un copropriétaire d’exprimer directement et préalablement au syndic son vote selon l’ordre du jour et les projets de résolutions notifiés dans la convocation. 

A ce jour, ce type de vote n’est toujours pas entré en vigueur car le décret qui définit les mentions du formulaire réglementaire de vote par correspondance et ses modalités de remise au syndic n’a toujours pas été publié.

Un copropriétaire absent peut toujours donner son pouvoir à une personne pour le représenter à l’assemblée générale.

Cette question est très importante car on retrouve dans de nombreuses convocations d’assemblée générale, ce type de procédé qui n’a comme seul but pour le syndic en place d’augmenter ses chances d’être reconduit dans ses fonctions en ne laissant pas les copropriétaires s’exprimer sur les autres propositions.

Tout d’abord, je tiens à vous préciser qu’aucun texte de loi ou règlementaire oblige le président de séance à suivre l’ordre des questions inscrites à la convocation de l’assemblée générale.

Ainsi, sachant que le syndic ne peut pas être le président de séance conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, un copropriétaire ou le président du conseil syndical pourra être président de séance et intervertir les questions pour présenter en première proposition le contrat concurrent du syndic en place.

Pour répondre concrètement à votre question, peu importe comment le syndic a élaboré la convocation à l’assemblée générale, le président de séance est contraint de soumettre au vote l’ensemble des propositions à la majorité des voix du syndicat des copropriétaires et si et seulement si aucune proposition n’a obtenu la majorité requise alors dans ce cas on pourra resoumettre au vote les candidatures qui ont obtenu au moins un tiers des voix du syndicat des copropriétaires, à la majorité des voix des présents ou représentés.

Cela résulte de l’article 19 du décret du 17 mars 1967 qui précise :

« Lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder à un second vote à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 qu'après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité de l'article 25 de la même loi. »

Autre précision, à partir du moment où une candidature a obtenu la majorité des voix du syndicat alors elle est élue, impliquant que les autres propositions n’ont pas à faire l’objet d’un vote.

Cette disposition donne donc un avantage à la première proposition soumise à l’assemblée générale.

Bon courage et n’oubliez pas que le syndic n’est qu’un prestataire et que vous êtes chez vous !

Chaque année, le syndic - unique représentant légal du syndicat des copropriétaires - doit actualiser les informations détenues dans le registre, dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Toutefois, avant de procéder à cette mise à jour annuelle, il doit au préalable renouveler son mandat de syndic ou déclarer le changement de représentant légal du syndicat dans les mêmes délais.

Précisions les procédures qui doivent avoir lieu annuellement pour les mises à jour des données financières, en cas de modifications techniques et administratives particulières ou en cas de modification concernant le mandat de syndic. A chaque modification déclarée, la fiche synthétique, que l’on trouve sur le site du registre, est actualisée :

- Déclaration de renouvellement de mandat de syndic ou de changement de représentant légal                                                                

• Déclaration de renouvellement de mandat

Pour le renouvellement du mandat de syndic, la procédure est simple.

Dans l'écran de recherche des copropriétés, il suffit au syndic de cliquer sur la roue dentée placée près du nom de la copropriété concernée.

Un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de «Renouveler mandat» en saisissant les dates de début et de fin du nouveau mandat. La seule vigilance à avoir ici, concerne la date de fin de mandat précédent qui doit être la veille de la date de début du nouveau mandat.

Le syndic reçoit, après validation, un courriel confirmant la prise en compte de sa déclaration de renouvellement.

A noter

Il est possible de mettre à jour les données de la copropriété lorsque le mandat est  expiré mais dans un délai maximum de 60 jours après la fin du mandat de gestion. Si cela n’est pas effectué durant ce délai, le nom de la copropriété n’apparaitra plus dans l’onglet « gérer mes copropriétés » et il sera nécessaire pour le syndic de rattacher à nouveau celle-ci à son compte de télédéclarant.

• La déclaration de changement de syndic

En cas de changement de représentant légal, c’est normalement au syndic sortant d’effectuer les démarches pour procéder à la déclaration de changement de syndic et indiquer l’identité du nouveau syndic. Il a un délai de 60 jours après expiration de son mandat pour effectuer cette déclaration. Au-delà de ce délai, le mandat est archivé et le syndic sortant n’aura plus accès à la copropriété, ce sera alors au nouveau syndic de procéder à cette déclaration.

Pour procéder à la déclaration de changement de syndic, dans l'écran de recherche des copropriétés, il suffit au syndic sortant de cliquer sur la roue dentée placée près du nom de la copropriété concernée. Un menu déroulant apparaît et donne la possibilité de déclarer le « changement de représentant légal ».

Il faut ensuite procéder à la saisie des informations de changement de syndic en précisant l’adresse mail du successeur s’il s’agit d’un syndic non-professionnel, et en complément le numéro de Siret s’il s’agit d’un syndic professionnel.

Le nouveau représentant légal reçoit ensuite par courriel :

• s'il est déjà inscrit au Registre : une invitation à confirmer le rattachement ainsi effectué ;
• s'il n'est pas encore inscrit au registre : une invitation à s'inscrire au registre.

A noter

En tant que représentant légal sortant, le syndic recevra le cas échéant un courriel lui rappelant l'obligation de saisir les données relatives à la copropriété pour son dernier exercice de représentation. Il a un délai de 2 mois suite à l’approbation des comptes pour l’effectuer.

Du côté du syndic entrant et avant de pouvoir procéder à la procédure de rattachement d’une copropriété, il devra s’identifier en tant que « télédéclarant » s’il ne l’a jamais effectué. Pour créer le compte, le syndic doit fournir des éléments d’identification sur la base desquels, l’ANAH créera un compte au nom du syndic qui est activé, grâce à un code envoyé à son adresse et à un mot de passe personnalisé.

Ensuite, pour se rattacher à la copropriété, il doit tout simplement indiquer le numéro d’immatriculation de la copropriété (transmis par le syndic sortant ou disponible dans l’annuaire des copropriétés).

Le syndic précise alors la date de début et de fin de son mandat comme indiqué dans le procès-verbal de l’assemblée et fournir une pièce justificative : soit son contrat de syndic, soit le procès-verbal de l’assemblée générale l’ayant désigné (en format PDF).

Après validation, le syndic reçoit immédiatement un courriel l’informant de la réussite de la demande de rattachement.

A noter

Dans le cas où le syndic sortant n’aurait pas effectué dans les délais la déclaration de changement de syndic, le nouveau syndic pourra procéder de lui-même à la procédure de rattachement de la copropriété avec son compte de télédéclarant.

- Mise à jour annuelle des données

Conformément à l’article R711 du Code de la construction et de l’habitation : « Le syndic ou l'administrateur provisoire procède à la déclaration annuelle des informations mentionnées au II de l'article R. 711- 9 dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les compte de l'exercice clos ont été approuvés. Les autres informations mentionnées à l'article R. 711-9 sont actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change. ».

Le syndic doit donc actualiser les informations détenues dans le registre et ceci, dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Par exemple, si l’assemblée générale approuvant les comptes arrêtés au 31/12/2019 se tient le 1er juin 2020, le syndic aura jusqu’au 1er août 2020 pour effectuer cette mise à jour qui actualisera également la fiche synthétique directement éditable du site.

Afin de procéder à la mise à jour annuelle des données, il faut cliquer sur la liste déroulante « Mes copropriétés » et sélectionner l’onglet « Gérer mes copropriétés ».

Sur la page « Gestion des copropriétés », un tableau indique le nom de la copropriété. En sélectionnant la roue dentée qui permet d’avoir accès à une liste déroulante, le syndic peut procéder à la « Mise à jour annuelle ». Il accède alors à l’interface composé de 5 onglets qui permet de saisir toutes les modifications nécessaires notamment celles concernant les données financières. Si d'autres informations changent concernant l’identification de la copropriété (modifications de lots, vente de parties communes, etc.), la mise en place de procédures administratives (arrêté de péril par exemple) ou de données techniques (réalisation du DTG), elles doivent également être mises à jour à cette occasion.

Une attestation de mise à jour accompagnée de la fiche récapitulative des données déclarées sont rapidement envoyées par mail au syndic.

La solution de l’ARC pour l’immatriculation initiale et les mises à jour annuelles

Vous ne souhaitez pas effectuer cette mise à jour seul ou vous n’y arrivez pas ?

L’ARC reste au service de ses adhérents et propose ainsi depuis juillet 2018 un nouveau service d’assistance à l’immatriculation et à la mise à jour des données.

L’immatriculation initiale est au coût de 50 euros et la mise à jour de 30 euros.

En cas de difficultés, n’hésitez pas à faire appel à nos services (01.40.30.42.82. ou par mail à contact@copropriete-services.com).

Bon d’inscription disponible ici : https://arc-copro.fr/sites/default/files/pieces-jointes/2019/12/AssistanceImmatriculation.pdf

Et dans cette période particulière et si vous avez un peu de temps, n’hésitez pas à visionner  notre vidéo sur le sujet disponible ici

https://arc-copro.fr/documentation/en-quoi-consiste-la-mise-jour-des-donnees-de-limmatriculation-emission-video

Réponse :

La loi précise à l’article 13 du décret du 17 mars 1967 : « L'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I »  

L’ordre du jour doit donc contenir des questions, les projets de résolutions afférents et un certain nombre de documents obligatoires.

Il y a un grand absent dans ces textes : les majorités de vote.

Il faut donc aller chercher une réponse ministérielle n°30070 JOAN du 11/12/1995 qui expose « qu’aucune disposition n’interdit de faire figurer dans la convocation aux assemblée générales la règle de majorité applicable pour chaque résolution qui sera soumise au vote ».

A contrario, aucun texte ne prescrit d’indiquer les majorités de vote. Il y a une certaine liberté en ce domaine.

La jurisprudence va même plus loin, la nullité d’une résolution n’est pas encourue lorsque la majorité indiquée dans la convocation n’est pas la bonne mais que le vote est acquis en application de la majorité légale (CA Orléans, 23 janvier 2012, n°10/03575).

Il ressort donc de tout cela que les copropriétaires ne sont pas liés par les majorités indiquées par le syndic dans la convocation.

Lors de l’assemblée générale, le président de séance doit veiller à ce que le syndicat vote sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour, il doit indiquer si la résolution est adoptée ou non et a quelle majorité.

C’est donc le président de séance qui naturellement a le pouvoir de modifier les majorités indiquées dans la convocation.

Dans votre cas, la majorité légale pour des travaux affectant les parties communes est la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

Lors de votre assemblée générale, il suffira donc que le président de séance corrige la majorité, en expliquant aux copropriétaires l’erreur qui a été faite.

La résolution ne risquera alors pas la nullité en justice pour erreur sur la majorité de vote.