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La suppression du poste de gardien (émission vidéo)
Dans un souci d’économie, de plus en plus de syndicats de copropriétaires se préoccupent de la restructuration du poste de gardiennage ou même de sa suppression, compte tenu du coût croissant que ce poste de charges engendre.
Madame Martine WAKIN, juriste à l’ARC spécialisé dans ce domaine spécifique,
Pouvez-vous tout d’abord nous indiquer dans quels cas un syndicat de copropriétaires peut envisager la suppression de ce poste ?
Il y a trois cas principaux :
- Le gardien est parti à la retraite récemment et n’est pas remplacé.
- La fonction a disparu de fait depuis des années et la loge n’existe plus en tant que telle. IL faudra passer d’une suppression de fait à une suppression juridique.
- De petites ou moyennes copropriétés ont un gardien dont l’emploi est surdimensionné par rapport à la taille de la copropriété ce qui représente un coût important 30, 40 voire 50% du budget prévisionnel et qui dans le même temps doivent faire face à des travaux de conservation de l’immeuble ou de rénovation énergétiques notamment pour les copropriétés des années 60 et 70.
Quelles sont les conditions nécessaires à la suppression du poste de gardien ? Quelles questions doit-on se poser au préalable pour assurer une bonne transition vers d’autres moyens de substitution ?
Cette suppression doit être obligatoirement votée en assemblée générale.
Il faut donc que les copropriétaires soient informés.
En conséquence, le conseil syndical doit travailler cette question en amont. Cette question doit faire d’objet d’une analyse en 5 points :
1. L’évolution des besoins de la copropriété à court et moyen terme pour 2 points
a. Entretien des parties communes de la copropriété, nettoyage des espaces libres, des espaces verts, gestion des ordures ménagères en fonction du passage des services de collectes
La surveillance de l’immeuble, le service courrier
b. Concernant les travaux de conservation et de rénovation énergétique à entreprendre, d’amélioration de mise en place de nouvelles technologies
2. Etude du poste de gardien à travers les documents existants : règlement de copropriété, contrats de travail et grille des UV, unités de valeur, et avenants et le coût de ce poste dans le cadre du budget prévisionnel
3. Les solutions alternatives, comme le recrutement d’un employé d’immeuble à temps partiel ou à une société de prestation de service extérieur
4. La maîtrise de charges de copropriété pour permettre le paiement des charges courantes et les travaux à faire
5. Analyse du règlement de copropriété ; si les tâches sont définies, il faudra prévoir des moyens de substitution pour ne pas modifier les conditions de jouissance des parties privatives ce qui entraîneraient la nécessité d’un vote à l’unanimité.
Et ensuite, en pratique, comment cela se passe-t-il ?
Il est nécessaire d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question de la suppression du poste de gardien avec joint à la convocation l’étude faite par le conseil syndical. Le Vote s’effectue à la majorité de l’article 26 de la loi.
Lors de cette même assemblée générale, il faudra également prévoir la question d’aliénation du logement de fonction qui se votera également à la majorité de l’article 26. Il y aura alors trois possibilités :
- vente ;
- mise en location ;
- changement d’affectation.
En résumé, lorsqu’un syndicat de copropriétaires envisagent la suppression du poste du gardien il est nécessaire de :
- bien vérifier ce que prévoit le règlement de copropriété et si il prévoit certaines tâches précises difficilement modifiables ;
- débattre en amont de l’assemblée générale des conséquences de la suppression de ce poste sans oublier le devenir de la loge appartenant au syndicat ;
- voter en assemblée générale la suppression effective du poste, la vente, la location ou le changement d’affectation de la loge.
Recommandations de l’ARC :
Avant de décider de la suppression de ce poste, il est essentiel de :
- Plusieurs mois en amont, il faut faire une étude des besoins actuels de la copropriété qui ont pu évoluer depuis sa mise en place.
- Réfléchir à l’adaptation des tâches liées à ce poste (nettoyage des parties communes, sorties des poubelles, etc.) une fois le poste supprimé.
- Prendre conseil auprès d’un juriste de l’ARC spécialisé qui sera vous accompagner dans toutes ces démarches en toute sécurité.
Merci Mme WAKIN et si vous souhaitez allez plus loin n’hésitez pas à vous procurer le guide de l’ARC : « Gardiens et employés d’immeubles : exécution et rupture du contrat de travail »
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Suppression du poste de gardien et aliénation (vente) du logement affecté au gardien lorsqu’il appartient au syndicat
Comment anticiper le départ en retraite du gardien d’immeuble ?
https://arc-copro.fr/documentation/comment-anticiper-le-depart-en-retraite-du-gardien-dimmeuble
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L’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale (émission vidéo)
L’article 13 du décret du 17 mars 1967 indique que l'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Il est donc essentiel d’être vigilant sur la préparation de celui-ci.
Bonjour Mme Laura LIPPMANN, vous êtes juriste à l’ARC, pouvez-vous nous dire tout d’abord qui prépare l’ordre du jour de l’assemblée générale ?
Au titre de l’article 7 du décret du 17 mars 1967, c’est le syndic qui convoque les assemblées générales. Il a donc la main sur l’ordre du jour. Il est toutefois tenu à certaines obligations.
L’article 26 du décret de 1967 énonce que le syndic doit consulter le conseil syndical pour établir cet ordre du jour. Cependant, s’il omet de le consulter, il n’y a pas de sanction prévue.
Heureusement, l’article 10 du décret de 1967 permet au conseil syndical ou à tout copropriétaire d’obliger le syndic à inscrire des questions à l’ordre du jour. Pour cela, cette demande doit impérativement être notifiée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Sur le fond, il faudra indiquer la question, le projet de résolution et joindre les documents obligatoires qui devront être annexés à la convocation d’assemblée. Le syndic n’aura alors aucun pouvoir de modification de cette demande.
Si le syndic n’inscrit pas la question à l’ordre du jour, le copropriétaire pourra engager sa responsabilité civile professionnelle s’il peut prouver que l’absence d’inscription lui cause un préjudice.
Attention si la demande arrive trop tardivement par rapport à l’envoi des convocations, le syndic ne pourra pas inscrire cette question à la prochaine assemblée générale, mais il devra l’inscrire à l’ordre du jour d’une assemblée ultérieure.
Comment doit se présenter un ordre du jour d’assemblée générale ? Quelles sont les formes à respecter ?
L’ordre du jour doit contenir des questions et les projets de résolutions afférents.
- La question fixe le thème et le débat proposé ;
- La résolution correspond à l’expression formelle de ce qui est voté.
Attention, chaque question et chaque résolution ne doit porter que sur un seul point. Impossible par exemple, de voter le budget prévisionnel de deux années consécutives en même temps.
De plus, en application de l’article 11 du décret de 1967, des documents doivent également être annexés à la convocation,
Certains doivent être notifiés pour validité de la décision : s’ils manquent à la convocation, la résolution peut être annulée en justice.
Certains sont annexés pour simple information, il n’y a ainsi aucune sanction s’ils sont absents.
Quelles questions doivent être mises à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle?
Le syndic a l’obligation de réunir une assemblée générale au moins une fois par an.
Certaines questions reviennent régulièrement dans l’ordre du jour : l’approbation des comptes de l’exercice clos, le réajustement du budget de l’année en cours (si nécessaire), le vote du budget prévisionnel de l’année suivante, l’élection du conseil syndical, la nomination du syndic, etc.
Ensuite, c’est selon les besoins de la copropriété.
Par exemple, en cas de nécessité de travaux, il faudra voter sur : le principe des travaux, le choix de l’entreprise selon des devis joints à la convocation, les honoraires de syndics pour le suivi des travaux et les modalités de financement (appels de fonds, utilisation du fonds travaux, etc.).
Egalement, si la copropriété est dans une situation de contentieux avec un prestataire, doit être votée une habilitation au syndic afin qu’il assigne ce tiers devant les tribunaux, en application de l’article 55 du décret du 17 mars 1967.
En résumé :
- L’ordre du jour de l’assemblée générale doit être établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical ;
- Il doit prendre en compte les demandes des copropriétaires et du conseil syndical faites par voie recommandé sans qu’elles soient modifiées ;
- En fonction des questions, un projet de résolution est précisé et certains documents doivent être annexés à la convocation.
Recommandations de l’ARC :
- Le conseil syndical doit définir bien en amont avec le syndic une date de réunion pour élaborer l’ordre du jour ;
- Il faut prévoir deux réunions distinctes : une pour établir l’ordre du jour et une pour estimer le budget prévisionnel ;
- Le conseil syndical devra se réunir en amont afin de déterminer les questions et les projets de résolutions qu’il souhaite insérer à l’ordre du jour.
Pour terminer, n’oubliez pas le manuel VUIBERT de l’ARC : « La copropriété pratique en 300 questions », le manuel de référence régulièrement mis à jour.
https://arc-copro.fr/ouvrages/la-copropriete-en-300-questions.html
Et si vous vous posez des questions précises sur votre ordre du jour, contactez notre pôle juridique au 01.40.30.12.82., un juriste spécialisé saura vous répondre ou le Pôle Syndics Bénévoles au 01.40.30.42.82. si vous êtes adhérents à l’ARC à ce titre.
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Les obligations du syndic à l’égard du conseil syndical en matière d’élaboration de l’ordre du jour
La Cour de cassation rappelle la distinction entre amender et compléter un ordre du jour de l’assemblée générale
Une obligation d’affichage dans les parties communes de la date de la prochaine assemblée générale et du droit de proposer des questions à l’ordre du jour
Assemblée générale : un objet par question sauf caractère indissociable avéré
ABUS N° 4562 : SLJB-BRIDOU : une convocation d’assemblée générale 2019 entachée d’irrégularités et confusions 2/2
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Le syndic a-t-il le droit de modifier unilatéralement le procès-verbal d’assemblée générale suite à une demande de certains copropriétaires ?
Question :
Un copropriétaire a informé le syndic qu’il y avait une erreur concernant son vote d’une résolution lors de l’assemblée générale. Il avait voté contre, mais il est inscrit comme ayant avoir voté pour. Il a donc demandé au syndic de modifier le procès-verbal qui a été transmis aux copropriétaires.
Le syndic a-t-il le droit de modifier le procès-verbal d’assemblée générale à la demande d’un copropriétaire ?
Réponse :
L’article 17 de la loi du 17 mars 1967 énonce « Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l'article 1367 du code civil. »
Le procès-verbal doit donc être établi en cours de séance ou, tout au moins, à la fin de celle-ci. Le dépouillement des votes, la proclamation des résultats et la rédaction du compte rendu doivent donc s'effectuer avant que les copropriétaires ne se séparent et le procès-verbal doit être signé à la fin de chaque assemblée, à peine de nullité (CA Paris, 23e ch., sect. B, 5 févr. 2009, n° 08/19657).
La signature du procès-verbal a pour objet d'assurer la force probante du document. Son absence n'entraîne pas en soi la nullité de l'assemblée (Cass. 3e civ., 26 mars 2014, n° 13-10.693).
La jurisprudence a considéré qu'il n'appartient pas au syndic, même en accord avec le conseil syndical, de modifier le procès-verbal de l'assemblée générale.
En effet, seul le bureau en son entier a le pouvoir de modifier le procès-verbal pour erreur purement matérielle. Le syndic qui procède à la rectification d'une erreur matérielle dans un procès-verbal doit donc refaire signer le président et le ou les assesseurs. En cas de refus du bureau, seul le juge peut ordonner la rectification (CA Paris, 23e ch., sect. B, 3 juill. 2003, n° 2003/02020).
La jurisprudence précise la définition de l’erreur matérielle.
S’il s’agit d’une erreur, sans aucune incidence sur le résultat du vote - par exemple, Monsieur X est enregistré comme ayant approuvé une résolution alors qu’il a voté contre, mais cela ne change en rien le résultat du vote – l’erreur matérielle est constituée.
Par contre, si modifier le sens du vote de Monsieur X emporte changement du sens du vote – soit une résolution approuvée se retrouve rejetée – le bureau ne peut modifier le procès-verbal. Car nous sommes alors devant une erreur de droit.
Dans ce dernier cas, deux solutions s’ouvrent alors :
- saisir le juge afin qu’il constate l’erreur substantielle et modifie le procès-verbal. La preuve de l'inexactitude de ces énonciations peut être rapportée par tout moyen, par exemple par témoignage des autres copropriétaires présents (CA Paris, 23e ch. A, 15 janvier 1997, n° 94-10.545) ;
- porter de nouveau la question et la résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
En l’espèce, il faudra donc que le syndic vérifie si changer le sens du vote du copropriétaire demandeur relève d’une erreur matérielle ou substantielle.
En fonction, il contactera le bureau ou renverra le copropriétaire vers la juridiction compétente.
Aussi paradoxale que cela puisse paraître, c’est le copropriétaire qui devrait alors avancer les fonds pour corriger une erreur qu’il n’a pas commise.
A quoi sert l’état descriptif de division mentionné dans le règlement de copropriété ?
William HOUVENAGEL, géomètre au sein du Cabinet TT Géomètres Expert mais également consultant à l’ARC, va nous expliquer dans cette vidéo :
- Ce qu’est un état descriptif de division ;
- Ce à quoi il sert ;
- S’il est nécessaire de le mettre à jour et si oui dans quelles circonstances.
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Comment bien mettre à profit L’extranet de la copropriété ? (émission vidéo)
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi ALUR, a introduit une obligation faite au syndic de mettre à la disposition de la copropriété un extranet au 1er janvier 2015.
Monsieur Emile HAGEGE, directeur de l’ARC, va tout d’abord nous indiquer à quoi sert cet extranet de la copropriété et s’il y a une liste minimale de documents à mettre à disposition dans cet espace.
Il nous éclairera également sur les modalités d’actualisation des documents.
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Les régles en matière de tenue d'assemblée générale par voie électronique (émission vidéo)
L’une des grandes innovations réglementaires de la loi ELAN et de ses décrets associés porte sur les évolutions en matière de dématérialisation des assemblées générales.
Ces points présentent des aspects juridiques et stratégiques lourds de conséquences, surtout pour le syndic.
Monsieur Christophe GRAND, juriste à l’ARC vas nous indiquer :
- l’objet de ce dispositif ;
- Qui décide de l’utilisation de celui-ci ;
- Qui prend en charge les frais ;
- Et comment cela se passe en pratique.
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Qui peut être syndic bénévole et qui peut le substituer dans ses fonctions en cas de caducité de son mandat?
Au sein d’une copropriété de 18 lots, je suis propriétaire uniquement d’une place de parking. Puis-je proposer ma candidature en tant que syndic non professionnel, sachant que je compte vendre ma place de parking d’ici un an ?
Votre question est clairement traitée à travers l’article 17-2 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance copropriété 29 octobre 2019 qui entrera en vigueur au 1er juin 2020.
Cet article précise que tous copropriétaires d’un ou de plusieurs lots au sein de la copropriété peut candidater pour être syndic non professionnel.
Ainsi, vous n’êtes pas obligé d’être propriétaire d’un lot principal comme un logement ou un commerce pour présenter votre candidature autant que syndic non professionnel de votre copropriété.
Votre statut de propriétaire de place de parking vous ouvre le droit d’être syndic au sein de votre immeuble.
Néanmoins, ce même article prévoit qu’à compter de la vente de votre place de parking votre mandat devient caduc, mais uniquement à l’expiration d’un délai de trois mois.
Pendant ce délai vous êtes tenu de convoquer l’assemblée générale afin de nommer un nouveau syndic qui peut être un professionnel, ou bien un copropriétaire d’un lot de l’immeuble qui vous substituera dans vos fonctions de syndic non professionnel.
Si la copropriété souhaite opter pour cette deuxième option, il est préférable que vous n'attendiez pas les trois mois pour « former » votre successeur, mais de l’impliquer le plus rapidement possible dans les tâches administratives, comptables et stratégiques de la copropriété.
Dans l’idéal, si vous savez que d’ici un an, vous ne pourrez plus être syndic de la copropriété, il est préférable que d’ores et déjà la copropriété élise votre successeur.
Ainsi il ou elle sera déjà en fonction et prendra ses marques en sachant qu’entre temps rien ne vous interdit d’être membre du conseil syndical.
Mais comme toujours, c’est au final aux copropriétaires de décider et non à l’ARC.
Bon courage... !