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Utilisation effective du fonds travaux pour une opération qui n’est pas liée à de la rénovation énergétique et qui répond à une clé spéciale
Question
Depuis le 1er janvier 2017, notre copropriété a constitué un fonds travaux prévu par la loi ALUR.
Nous souhaitons utiliser ce fonds pour financer en partie le changement du moteur de notre ascenseur.
Nous aimerions savoir si cela est possible sachant que notre syndic nous affirme que cela n’est pas légal, au motif qu’il ne s’agit pas de travaux de rénovation énergétique et que la clé utilisés pour les interventions sur l’ascenseur n’est pas la même que celle sur laquelle le fonds travaux a été appelé (clé générale).
Ces affirmations sont-elles exactes ?
Réponse
Votre question appelle plusieurs notions juridiques et comptables, auxquelles s’ajoute une réflexion, dirons-nous, psychologique.
Procédons par étapes.
L’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le fonds travaux peut être utilisé pour tout travaux prescrits par la loi et le règlement ou ceux décidés par l’assemblée générale.
Votre syndic est donc en tort en indiquant que le fonds travaux peut être utilisé uniquement pour des travaux de rénovation énergétique.
Par conséquent, le changement du moteur de l’ascenseur qui doit être voté en assemblée générale peut être financé en partie ou totalement par le fonds travaux.
En parallèle, votre syndic pose une véritable question juridico-comptable concernant l’utilisation du fonds travaux appelé sur la base de la clé générale pour des travaux qui relèvent de la clé « ascenseur ».
Néanmoins, ce problème est traité à l’article 204 de la récente loi ELAN qui a modifié l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, qui précise que le syndic doit respecter l’affectation du fonds travaux en fonction des parties communes spéciales ou clés de répartition.
Autrement dit, le fonds travaux peut être utilisé pour des opérations qui ne relèvent pas de la clé générale.
Il revient à votre syndic de s’organiser en internet pour être en mesure d’affecter le fonds travaux afin de financer le changement du moteur tout en respectant la clé spéciale de répartition.
Nous avons présenté sur notre site internet la méthode comptable à suivre ainsi que publié un guide dédié à cette question, intitulé Comment utiliser efficacement son fonds travaux.
Ensuite, il faut aborder l’aspect psychologique.
La création du fonds travaux trouve son origine dans le fait que les copropriétaires refusaient de voter les travaux de rénovation énergétique compte tenu de leur coût exorbitant, préférant ajourner le vote ?
Utiliser le fonds travaux pour des opérations qui obtiennent généralement le consentement unanime des copropriétaires, comme le changement du moteur de l’ascenseur, est contreproductif, sachant que les travaux de rénovation énergétique risqueraient alors de ne pas être votés par manque de finance.
Voilà pourquoi il est plus judicieux de ne pas utiliser le fonds travaux pour le changement du moteur de l’ascenseur.
Ceci étant, vous connaissez mieux que nous votre copropriété et serez plus à même de décider ce qui est le plus judicieux.
Comment contrôler le bon enregistrement comptable des loyers de la copropriété
Question
A la suite de la suppression du poste de gardien, nous avons loué le logement de fonction à un couple. En tant que président du conseil syndical, je dois contrôler les comptes de la copropriété, mais ne sais pas où chercher dans la comptabilité l’enregistrement des loyers perçus. Pouvez-vous m’éclairer ?
Réponse
Tout d’abord, je tiens à préciser que le contrôle des comptes n’est pas une prérogative propre du président du conseil syndical.
Par conséquent, conformément à l’article 26 du décret du 17 mars 1967, le conseil syndical peut habiliter un ou plusieurs membres pour assurer cette mission et avoir accès aux pièces détenues chez le syndic.
Les produits, qu’ils soient des loyers, des indemnités d’assurance, des subventions, ou des intérêts financiers, doivent être enregistrés dès qu’ils deviennent exigibles.
Cela résulte de l’article 3 du décret du 14 mars 2005 qui précise : « Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l'obligation leur incombant, enregistrées à la date d'exigibilité. Ils comprennent aussi les produits divers affectés aux opérations courantes suivant affectation décidée ou approuvée par l'assemblée générale des copropriétaires. »
Les loyers sont des produits de la copropriété et doivent par conséquent figurer en classe 7 dans le compte 714 qui s’intitule « produits divers ».
Ces produits doivent être affectés aux charges, permettant en fin d’exercice de réduire leur impact qui devra en définitive être supporté par les copropriétaires.
Il faudra néanmoins être vigilant car certains syndics camouflent les produits de la copropriété en compte d’attente (compte 47), permettant d’alimenter la trésorerie de la copropriété (qu’ils font souvent travailler à leur profit), sans pour autant affecter la recette au bénéfice des copropriétaires.
Ainsi, la préconisation à suivre est de vérifier chaque mois l’enregistrement des loyers dans le compte 714 « produits divers ».
Par conséquent, si vous contrôlez les comptes en fin d’exercice, le compte 714 devra présenter au moins 12 lignes comptables, représentant les douze mensualités de loyer, auxquelles peuvent s’ajouter d’autres produits.
Que contient l’annexe 1, état financier après répartition ? (émission vidéo)
Avant l’assemblée générale, le conseil syndical a une mission de contrôle en ce qui concerne la comptabilité.
Madame Laurence VILSALMON, experte en comptabilité de copropriété auprès des syndics bénévoles, pouvez-vous nous en dire plus sur l’annexe 1 ?
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L’annexe 1 est le bilan de la copropriété. C’est l’état financier établit au dernier jour de l’exercice comptable. Elle doit obligatoirement être présentée après répartition du résultat de l’exercice clos.
Pouvez-vous nous en dire plus sur cet état financier ?
On peut distinguer deux principales parties dans cette annexe comptable :
- En partie haute : l’état financier
- En partie basse : l’état des dettes et des créances
En premier lieu, pouvez-vous nous expliquer la partie haute de l’annexe 1 ?
En haut à gauche de l’annexe 1, vous retrouvez la trésorerie de l’immeuble, c’est-à-dire la disponibilité bancaire du syndicat des copropriétaires.
- En compte 50, « fonds placés ».
Cela regroupe tous les fonds placés sur un compte rémunéré par exemple sur un Livret A. Les sommes relatives au fonds travaux doivent ainsi y être obligatoirement placées.
- En compte 512, « banque ou fonds en banque ».
Nous trouvons les sommes disponibles sur le compte courant de la copropriété.
- Parfois, nous retrouvons un troisième compte, le compte 53 qui concerne la « caisse », des sommes liquides disponibles.
En haut à droite de l’annexe 1, vous retrouvez les provisions ou avances.
- En compte 102, « provisions pour travaux ».
Ce sont les provisions appelées auprès des copropriétaires pour financer des travaux. Ces travaux ont été votés en assemblée générale mais n’ont pas encore débuté.
- En compte 103 100, « avance de trésorerie ».
Elle pallie un éventuel défaut de trésorerie et permet au syndic d’avoir ponctuellement la trésorerie suffisante pour payer les fournisseurs en cas d’impayés de charges de la part d’un ou plusieurs copropriétaires.
Celle-ci ne peut légalement dépasser 1/6ème du budget prévisionnel de l’année en cours. Il est donc parfois nécessaire de la réajuster.
- En compte 103 200, « avance travaux ».
C’est une « cagnotte » pour des travaux futurs non déterminés. Elle pourra permettre de financer une partie des travaux votés en assemblée générale le moment venu.
- En compte 103 300, « autres avances ».
On y retrouve par exemple, l’avance de solidarité. Cette avance est mise en place en cas d’impayés de charges important.
- En compte 105, « fond de travaux ».
Le fond travaux est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour toutes les copropriétés de plus de 10 lots, tout usage confondu, c’est-à-dire appartement, cave, parking. En dessous de 10 lots, une dispense est possible si elle est décidée à l’unanimité.
Ce fonds travaux est obligatoirement constitué selon la clé générale à hauteur minimum de 5 % du budget prévisionnel.
Comme l’avance travaux, il s’agit d’une « épargne » pour des travaux futurs non déterminés qui pourra permettre de financer une partie des travaux votés en assemblée générale le moment venu.
Mais attention, à la différence de l’avance travaux, le fonds travaux n’est pas remboursable en cas de mutation, il est attaché aux lots. Il faudra donc le prendre en compte dans le cadre de la convention de vente établie par le notaire.
Les règlements du fonds travaux sont obligatoirement placés sur un compte rémunéré. On retrouve donc son montant dans le compte 50 « fonds placés ».
- En compte 12, « solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles ».
Le compte 12 reprend le solde des campagnes travaux ou opérations exceptionnelles (procédure par exemple) non terminées à la date de clôture de l’exercice comptable, donc qui n’a pas encore été réparti. On retrouve le détail de ces comptes en annexe 5. Le solde de l’annexe 5 devra être égal au solde du compte 12.
Qu’en est-il maintenant de la partie basse de l’annexe 1 que vous appelez « état des dettes et des créances » ?
En bas à droite de l’annexe 1, nous retrouvons toutes les dettes du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire toutes les sommes dues par le syndicat aux tiers (copropriétaires, fournisseurs, etc.)
Plus précisément, on y retrouve :
- En compte 450 « Copropriétaires, excédents versés ».
Il s’agit du solde des copropriétaires créditeurs après répartition.
- En compte 40 « Fournisseurs ».
C’est le montant des dettes que le syndicat des copropriétaires aurait vis-à-vis de ses fournisseurs à la date d’arrêté des comptes.
- En compte 42 à 44 « Organismes sociaux ».
Ce sont les organismes tels que l’URSSAF, les impôts, etc. Il s’agit également de dettes du syndicat.
- En compte 46 « Créditeurs divers ».
Il faut être vigilant sur ce compte. Ce compte peut effectivement « cacher » le solde de comptes de copropriétaires vendeurs créditeurs, copropriétaires partis « ayant vendu » et à qui la copropriété devrait toujours une somme qui normalement devrait être remboursée.
- En compte 47 « Comptes d’attente ».
Ce compte doit également retenir toute votre attention. En fin d’exercice, ces comptes doivent êtres soldés ou justifiés ligne par ligne par le syndic.
- En compte 48 « Comptes de régularisation ».
Nous pouvons y retrouver des produits qui ne concernent pas l’exercice.
En bas à gauche de l’annexe 1, nous retrouvons les créances du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire les sommes que doivent les tiers à ce dernier.
- En compte 450 « Copropriétaires – sommes exigibles restant à recevoir » et compte 459 « Copropriétaires – créances douteuses ».
Ce sont des sommes dues par les copropriétaires.
- En compte 46 « Débiteurs divers ».
Et nous retrouvons toujours les comptes 47 « compte d’attente » débiteurs et les comptes 48 « compte de régularisation », qui peut être par exemple une prime d’assurance qui ne concerne pas l’exercice considéré.
Avec l’annexe 1, sommes-nous capable de voir si une copropriété est en difficulté ?
Oui, en regardant le solde bancaire qui correspond à la trésorerie de l’immeuble, vous êtes à même de voir s’il y a des difficultés.
Il en va de même si des fournisseurs ne sont pas payés (en bas, à droite).
Bien entendu, le taux d’impayés (copropriétaires débiteurs) est également significatif de difficultés.
Cette analyse est donc facilement réalisable.
En conclusion, l’annexe 1 :
- est une pièce importante à exploiter ;
- permet de connaître la situation financière de sa copropriété ;
- doit être équilibrée (total des sommes au débit égal au total des sommes au crédit) ;
- doit être OBLIGATOIREMENT présentée après répartition et être accompagnée de la liste des soldes de tous les copropriétaires toujours après répartition.
Pour aller plus loin
https://arc-copro.fr/ouvrages/savoir-lire-et-exploiter-les-cinq-annexes-comptables.html
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Avez-vous pris la température de votre copropriété ?
https://arc-copro.fr/documentation/avez-vous-pris-la-temperature-de-votre-copropriete
A quoi correspondent les pièces jointes aux cinq annexes comptables ?
https://arc-copro.fr/documentation/quoi-correspondent-les-pieces-jointes-aux-cinq-annexes-comptables
ABUS N° 4438 : Nexity Paris Nation des annexes comptables encore non conformes
DOSSIER DU MOIS DE NOVEMBRE 2018 : Le premier observatoire sur l’état patrimonial des copropriétés développé par l’ARC qui fait froid dans le dos
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Les obligations en matière de compte séparé (émission vidéo)
Les syndics ont l’obligation de mettre en place des comptes bancaires séparés au nom des syndicats des copropriétaires. Monsieur Emile HAGEGE, Directeur de l’ARC, va nous donner quelques précisions.
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Les obligations du syndic sont prévues clairement dans l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui impose l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
La loi ALUR est venue renforcée cette obligation en limitant les possibilités de dérogation à ce principe pour les copropriétés de moins de 16 lots.
Autrement dit, celles qui ont plus de 16 lots sont dans l’obligation d’ouvrir et de disposer d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, sans possibilité de vote dérogatoire en assemblée générale.
Pourquoi les syndics n’ouvrent-ils pas toujours de compte séparé malgré cette obligation ?
En réalité, nous sommes devant le « nerf de la guerre » : l’argent !
La question est la suivante : est-ce que les fonds de la copropriété vont au profit exclusif du syndicat des copropriétaires ou est-ce que les fonds vont au profit du syndic qui les fait « travailler » d’une manière ou d’une autre ?
Y a-t-il des sanctions pour les syndics qui ne respectent pas cette obligation ?
C’est l’une des rares dispositions qui prévoient des sanctions.
Le même article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise ainsi que : « La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation ».
Qui dit nullité, dit rétroactivité et donc il sera considéré que le syndic n’a jamais eu de mandat.
Comment pouvons-nous nous assurer de disposer d’un compte bancaire séparé ?
Plusieurs choses doivent être effectuées pour vous assurer que le compte bancaire dont vous disposez est bien un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
Il est nécessaire de vérifier :
- la convention de compte et en premier lieu le libellé du compte.
Il faut impérativement que le seul titulaire du compte soit le syndicat des copropriétaires. - l’attestation de la banque justifiant ou affirmant que le syndicat des copropriétaires dispose bien d’un compte bancaire séparé.
Le numéro de compte doit bien y figurer. Par ailleurs, il doit être clairement indiqué qu’il ne pourra y avoir ni de fusion, ni de compensation avec tout autre compte. Ce compte devra perdurer indépendamment du syndic en place. - le numéro ICS (Identifiant Créancier Sepa).
Il doit être celui du syndicat des copropriétaires et non celui du syndic. - le libellé de l’ordre des paiements.
Dans les appels de fonds, il est parfois indiqué à quel ordre effectuer ses règlements. Il faudra bien contrôler que c’est à l’ordre du syndicat des copropriétaires et non du syndic que les paiements sont effectués. - la symétrie entre la date de décaissement effectué par un copropriétaire et la date d’enregistrement dans le relevé bancaire du compte du syndicat.
Le délai est au maximum de deux jours, si c’est plus long, c’est qu’il y a un problème.
En résumé :
- Vérifier les délais de paiement des fournisseurs.
- Effectuer un chèque au syndic et vérifier s’il y a un encaissement.
- Refuser de faire des paiements en ligne si vous n’avez pas l’assurance du compte du bénéficiaire.
Pour aller plus loin :
Rubrique dédiée aux adhérents :
Vous êtes adhérent, ce sujet vous intéresse particulièrement, n’hésitez pas à consulter ces différents articles qui sauront au mieux vous éclairer et vous conseiller plus spécifiquement :
Compte bancaire séparé du syndicat des copropriétaires : la convention d’ouverture de compte devrait comporter des mentions obligatoires à respecter
Même en cas de dispense de compte bancaire séparé le syndicat des copropriétaires doit disposer d’un compte individualisé
ABUS DE LA SEMAINE N°4509 : Cabinets Nexity Lamy, syndicat des copropriétaires, même compte bancaire séparé!
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