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Réponse :

L’article 21 du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019 impose au conseil syndical de réaliser une mise en concurrence des contrats de syndic en vue de l’information de l’assemblée générale à se prononcer sur la désignation d’un syndic.

Or, cette obligation ne s’applique que s’il est question de la désignation d’un syndic professionnel.

En effet, le troisième alinéa de l’article 21 précise bien qu’il s’agit « d’une assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel. »

A contrario, lorsqu’il s’agit de la désignation d’un syndic non professionnel (ou bénévole) le conseil syndical n’est pas tenu par l’obligation de mise en concurrence.

Ceci étant dit, le conseil syndical, ses membres ou un ou plusieurs copropriétaires restent tout à fait libres de proposer à l’ordre du jour un contrat de syndic concurrent.

D’ailleurs, de manière plus générale l’article 10 du décret du 17 mars 1967 précise qu’« à tout moment un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic la/les questions dont il demande qu’elle soit inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ».

Je profite de votre interrogation pour vous alerter sur le fait que de nouvelles sociétés ou start-up se sont développées en se présentant comme des syndics alors que dans les faits il s’agit de prestataires qui proposent des solutions d’assistance de gestion après que la copropriété ait désigné un syndic non professionnel.

En tant que président du conseil syndical vous avez intérêt à étudier les offres de contrats (de syndic ou de prestataire) proposées par les copropriétaires afin de bien comprendre les enjeux et surtout les risques pour la copropriété.

Nous relevons actuellement beaucoup de conseillers syndicaux déçus par ces prestataires « low cost » qui s’engagent à substituer le syndic dans ses fonctions en contrepartie d’un coût aguicheur de dix euros par lot et par mois.

Après quelques mois de gestion le résultat est plutôt décevant.

REPONSE :

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic professionnel doit fournir à la copropriété « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ».

Il doit mettre à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical différents documents dont la liste minimum a été fixée par le décret du 23 mai 2019.

L’article 18-2 de cette même loi définit les délais dans lequel le syndic sortant doit remettre au repreneur le type et les différents documents de la copropriété.

Celui-ci précise que  dans un délai d’un mois à compter de la nomination du nouveau syndic, le sortant doit notamment remettre l’ensemble des documents dématérialisés figurant dans l’extranet de la copropriété dans un format téléchargeable et imprimable.

Le législateur a donc voulu sécuriser le dispositif en imposant aux syndics de remettre les documents dématérialisés figurant dans l’extranet, indépendamment de leur production papier transmise au repreneur.

De plus, ces documents doivent être dans un format téléchargeable permettant au repreneur de pouvoir les réintégrer dans l’extranet qu’il mettra à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical de votre copropriété.

Cette exigence est d’ailleurs rappelée dans l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise que les documents figurant dans l’espace dématérialisé mis à la disposition du syndic sont téléchargeables et imprimables.

Ainsi, pour répondre à votre question, bien que l’espace dématérialisé soit la propriété du syndic, son contenu reste celle de la copropriété, qui est en droit de récupérer l’intégralité des informations et documents la concernant.

La transmission des documents dématérialisés doit se faire indépendamment de la remise papier et dans un format informatique « lisible » pouvant être exploité par le syndic repreneur. De manière générale, il s’agit d’un format PDF.

D’ailleurs, dans le cas où le syndic sortant refuse de remettre une partie ou la totalité des documents, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu’« après une mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ».

Il pourra également lui demander le versement des intérêts provisionnels dus, à compter de la mise en demeure, sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts.