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Peut-on donner un pouvoir par SMS afin d’être représenté à l’assemblée générale ?

Lors de notre dernière assemblée générale, des copropriétaires ont indiqué avoir reçu des pouvoirs sur leur téléphone, par SMS. Le syndic a accepté ces pouvoirs sans faire de difficulté.

Pourriez-vous nous dire si cette pratique est bien conforme aux dispositions de la loi de 1965 ou à son décret de 1967 ?

La loi du 10 juillet 1965, et notamment son article 22 qui traite des pouvoirs que peut donner un copropriétaire à toute personne afin d’être représenté en assemblée générale, que cette personne soit elle-même copropriétaire ou non, ne régit pas la forme que doit revêtir ce pouvoir.

Aussi, il est revenu à la jurisprudence de fixer certaines règles. Le juge a ainsi notamment exigé que le pouvoir soit établi par écrit (Cour de cassation, 3e chambre civile, 30 mars 2017, n° 16-13.249), ce qui exclut un mandat donné oralement par téléphone.

Dans votre situation, deux hypothèses doivent être envisagées :

1ère hypothèse : le pouvoir constitue une pièce jointe du SMS, correspondant à un document papier ayant été numérisé, et revêtant bien la signature du copropriétaire mandant. Dans ces conditions, il ne devrait pas y avoir de difficulté particulière quant à sa validité, dans la mesure où le SMS ne constitue que le « vecteur » du pouvoir en lui-même ; la Cour de cassation a en effet admis que les copropriétaires transmettent leur pouvoir par la voie électronique (Cour de cassation, 3eme chambre civile, 9 septembre 2014, n° 13-16.495).

2nde hypothèse : c'est le texte même du SMS qui constitue le pouvoir. Dans ces conditions, celui-ci ne devrait pas être reconnu comme étant valable par le juge dans la mesure où il ne comporte pas la signature du mandant, qu'il s'agisse d'une signature "manuscrite" ou bien d'une signature électronique mais « authentifiée ». Nous ne sommes toutefois pas en possession d’un jugement sur ce point particulier. Un arrêt de la Cour de cassation a simplement précisé que le mandat devait être signé (Cour de cassation, 3e chambre civile, 13 septembre 2018, n° 17-23.292). 

En conclusion, conférer un mandat par simple SMS doit être vivement déconseillé dans la mesure où sa validité n’est pas acquise, ce qui pourrait constituer un motif de recours judiciaire contre l’assemblée générale. Il convient ainsi plutôt d’établir un mandat sous format papier, signé par le copropriétaire mandant, et remis en main propre au copropriétaire mandataire, ou numérisé et transmis par courrier électronique. Il est à noter que le pouvoir peut aussi être confié au syndic, charge à ce dernier toutefois de le redistribuer au président du conseil syndical, à défaut à un membre du conseil syndical, et à défaut encore au président de séance afin qu’il le remette à un copropriétaire, cf. article 15-1 du décret de 1967.

Réponse de l'expert
Action

Quand doit être rédigé l’original du procès-verbal de l’assemblée ?

La rédaction de l’original du procès-verbal de l’assemblée suscite des interrogations. Les usages et interprétations douteuses de syndics professionnels expliquent en partie ces questionnements. A quel moment s’impose réglementairement l’établissement du compte-rendu de l’assemblée ?

I. La rédaction de l’original du procès-verbal s’effectue en fin de séance

L’article 17 du décret du 17 mars 1967 dispose, que l’établissement de l’original du procès-verbal de l’assemblée sans distinction (qu’il soit dactylographié ou manuscrit) s’opère :

- à l’achèvement de cette réunion du syndicat ;

- par le secrétaire, le syndic, sauf décision contraire des copropriétaires (art. 15 du même décret). 

En tant que garant de la régularité de l’assemblée, le président de séance (art. 15 du décret précité), possédant nécessairement un lot sur la résidence concernée (Cass. 3e civ. 6 mars 2002, n° 00 - 10406) supporte, à cette occasion, de contrôler de sa conformité au regard :

- des prescriptions réglementaires [décision sous chaque, question, avec indication du nom et du nombre de voix des opposants (mentionnant leurs éventuelles réserves sur la régularité de la résolution), des abstentionnistes, des assimilés aux défaillants (copropriétaires s’exprimant favorablement sur son formulaire de vote sur un projet amendé en cours de réunion)] ;

- des impératifs légaux et conventionnels (majorité licite, application de la bonne clé de répartition stipulée par le règlement de copropriété) ;

- de la teneur des débats.

Pour ce faire, le président est assisté d’un ou plusieurs scrutateurs, si le règlement de copropriété impose cette fonction, Cass. 3e civ. 22 novembre 2006, n° 05 - 19042. Dans la négative, une telle nomination s’avère, certes recommandée, mais néanmoins strictement facultative.

En présence d’une irrégularité sur ce compte-rendu d’assemblée, le président de séance, devrait immédiatement exiger, du secrétaire de séance, les corrections appropriées, avant d’y apposer sa signature, tout comme celle des autres membres du bureau (art. 17 du décret susnommée).

De plus, le président de séance pourrait requérir, à cet instant, une copie (papier, voire photo, en l’absence d’imprimante disponible) de ce document, afin de se garantir contre la diffusion ultérieure d’une version divergente du syndic. En effet, si le syndic a la possibilité de notifier, aux copropriétaires opposants, défaillants ou assimilés une version dactylographiée du procès-verbal de l’assemblée (en cas d’original manuscrit), la jurisprudence requière une concomitance sur le fond entre ces deux supports, Cass. 3e civ. 22 octobre 2009, n° 08 - 22099. 

II. La signature par le bureau de l’original du procès-verbal de l’assemblée peut être décalée

Dans la mesure où l’article 17 du décret du 17 mars 1967 est assez précis, d’où viennent les confusions en la matière. Cette disposition prévoit la rédaction du procès-verbal lors de l’assemblée, ainsi que sa signature ou le renvoi de cette dernière formalité dans les huit jours de sa tenue.

Dès lors, certains syndics prétendent que ce délai consenti permettrait :

- a minima d’apporter postérieurement toute modification souhaitée au compte-rendu initial ;

- a maxima de rédiger ultérieurement le document original, en se contentant lors de l’assemblée, de la signature des membres du bureau sur la dernière page précisant leur qualité et l’heure de clôture de cette réunion.

Cette interprétation se révèle juridiquement litigieuse, dans la mesure où :

- l’article 17 du décret suscité concède explicitement, comme seule option, le report des signatures ;

- l’absence d’établissement de l’original du procès-verbal au jour de l’assemblée, expose celle-ci à son annulation judiciaire dans son intégralité, Cass 3e civ. 20 décembre 2006, n° 05 - 20384 ;

- elle favorise ultérieurement des différends sur le sens des résolutions, voire la contestation judiciaire des copropriétaires.

Comment expliquer cette faculté de décaler la signature de l’original du procès-verbal ?

Cette prérogative relativement récente (modification de l’article 17 du décret du 17 mars 1967 par un article 18 d’un décret du 2 juillet 2020) se justifie essentiellement par la possibilité, du président, d’un ou plusieurs scrutateurs, de participer à distance à l’assemblée, via principalement la visioconférence (art. 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965). En conséquence, ce ou ces membres du bureau se trouvent dans l’incapacité de signer l’original du compte-rendu en fin de séance, puisqu’ils ne sont pas présents physiquement à cette réunion du syndicat des copropriétaires.

Lors de l’assemblée, il revient au président de séance, épaulé par un ou plusieurs scrutateurs, de vérifier la correspondance de l’original du procès-verbal de l’assemblée rédigé par le secrétaire. Dans l’hypothèse d’une ambiguïté ou d’une erreur, le président réclamera les rectifications adéquates du secrétaire, avant tout départ de celui-ci de la salle de réunion.

Actions et Actus
Actualité juridique

Peut-on interdire à un restaurant l’utilisation du local poubelle de notre copropriété ?

Au rez-de-chaussée de notre copropriété se trouve un restaurant qui utilise les poubelles de notre copropriété dans le cadre de son activité. Cette utilisation engendre des salissures fréquentes et des débordements. Aussi, nous aurions souhaité interdire l’accès du local poubelle à ce restaurant, et lui imposer qu’il utilise ses propres poubelles, qu’il stockerait dans ses propres locaux, ou encore lui facturer l’accès à ce local. Est-ce possible ?

Par principe, le local poubelle constitue un élément d’équipement commun auquel tous les copropriétaires peuvent légitimement réclamer un accès. D’autre part, les déchets d’origine alimentaires issus d’une activité de restauration, d’après les règlements sanitaires départementaux, ne sont pas distingués des autres types de déchets alimentaires générés par un logement. Il est donc tout à fait fait possible pour le restaurant d’entreposer ses ordures ménagères dans les bacs communs.

A cet égard, la Cour de cassation a déjà pu juger, aux termes d’un arrêt en date du 11 mars 2009, troisième chambre civile, numéro 08-10.566, que le fait d’interdire l’accès à un restaurant de la copropriété au local poubelle commun pour y entreposer des conteneurs à ordure privatifs, était constitutif d’une rupture d’égalité fautive. Le fait de facturer l’accès à ce local serait également fautif et pourrait être sanctionné par le juge sur le même fondement de la rupture d’égalité.   

Cela étant, le surcoût engendré par le nettoyage des éventuelles salissures engendrées par ce commerce devrait pouvoir être pris en charge par ce dernier, soit de façon amiable (hypothèse peu évidente en pratique), soit, au besoin, de façon judiciaire, ce qui supposera néanmoins d’avoir la preuve que les souillures sont bien le fait du restaurant, ce qui n’est pas toujours aisé à démontrer (plusieurs témoignages pourraient être sollicités à cet effet, aux termes d’attestations nominatives de copropriétaires ou d’occupants, signées).

Une précision doit toutefois être faite au sujet des éventuelles huiles de cuisson, qui ne peuvent être déversées dans l’évier (article R. 1331-2 du Code de la santé publique), ni confiées aux services de ramassage des ordures ménagères. Un contrat de ramassage est ainsi généralement souscrit par les restaurateurs auprès d’une société spécialisée.

 Dans les cas où vous constateriez d’éventuels manquements, il est toujours envisageable de contacter les services d’hygiène de votre mairie afin qu’ils puissent se déplacer et procéder à leurs propres constatations…

Réponse de l'expert
Action

Peut-on interdire la cession isolée d'une cave ou d'une chambre de service à une personne qui n'est pas déjà copropriétaire ?

Question :

Nous nous trouvons dans une copropriété ancienne qui comporte, au dernier étage, plusieurs chambres de service. L’un des copropriétaires a souhaité vendre isolément l’une des chambres de service qu’il possède, ainsi qu’une cave, à une personne qui n’était pas déjà copropriétaire.

Nous avons bien examiné notre règlement de copropriété, qui ne comporte pas d’interdiction spécifique à ce sujet. Afin d’éviter que la tranquillité de notre immeuble, composé exclusivement de grands appartements familiaux, ne soit perturbée, nous aurions souhaité interdire, aux termes d’un modificatif au règlement de copropriété, la cession isolée d’une cave ou d’une chambre de service à une personne qui ne serait pas déjà copropriétaire elle-même d’un appartement au sein de notre immeuble.

Cette interdiction est-elle envisageable ? Le cas échéant, suivant quelle majorité ?

Réponse :

Pour pouvoir répondre à votre problématique, il convient d’examiner en premier lieu les dispositions de l’article 8 de la loi du 10 juillet 1965, dont nous reproduisons un extrait ci-après.

« […] Le règlement de copropriété ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires en dehors de celles qui seraient justifiées par la destination de l'immeuble, telle qu'elle est définie aux actes, par ses caractères ou sa situation. […] »

La destination de votre immeuble va ainsi être déterminante afin de savoir si une telle clause peut valablement être introduite dans votre règlement de copropriété. Mais qu’est-ce que la destination de l’immeuble ? Il s’agit en réalité d’une notion aux contours assez imprécis, qui n’est pas définie par la loi, mais dont l’importance pratique est cruciale.

Schématiquement, on peut définir la destination de l’immeuble comme étant l’usage pour lequel il a été édifié. Est-ce un immeuble d’habitation stricte ? D’habitation avec possibilité d’exercice d’une activité libérale ou d’une activité de bureau ? D’habitation et d’exercice d’une activité commerciale ou artisanale ?

Mais la destination va au-delà de ces questions ; l’article 8 précité parle en effet des « caractères » et de la « situation » de l’immeuble, ce qui renvoie notamment au type d’appartements composant l’immeuble. S’agit-il exclusivement d’appartements familiaux, ou alors de studio ou de deux pièces, plutôt destinés à des étudiants ou à des personnes seules ? On doit également tenir compte de l’environnement dans lequel se trouve l’immeuble. La destination d’un immeuble sera ainsi appréciée différemment selon que celui-ci se trouve dans une rue animée d’un quartier commerçant ou bien dans une venelle d’un quartier très calme et résidentiel.

Pour en venir plus spécifiquement à votre interrogation, la clause que vous envisagez porte une atteinte assez notable au droit de propriété, droit constitutionnellement protégé au titre de l’article 17 de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen, en ce qu’elle vient apporter une restriction importante à la libre cessibilité du bien.

Dans quelle mesure cette clause pourrait-elle être néanmoins admise ?

Tel qu’esquissé précédemment, tout va dépendre de la destination de votre immeuble ; il s’agit alors d’une appréciation au cas par cas.

Plusieurs arrêts, de la Cour de cassation, mais également des juridictions du fond, peuvent ainsi être cités à ce propos.

Un arrêt du 4 juin 1998, rendu par la Cour de cassation (troisième chambre civile, n° 96-16.452) constitue un premier exemple intéressant. Aux termes de cet arrêt, la Haute juridiction a ainsi déclaré valable la clause du règlement de copropriété n’autorisant la cession des caves et chambres de service qu’au profit de personnes déjà propriétaires d’un appartement dans l’immeuble. Il est à noter qu’aux termes de cet arrêt, on comprend que les chambres de service n’étaient pas constituées en lots distincts des appartements principaux, ce qui a pu influer sur sa décision. La Cour de cassation a ainsi motivé son arrêt en relevant que l’immeuble était « cossu et bien entretenu », « occupé seulement par huit copropriétaires », « situé dans un quartier résidentiel », relevant que « la volonté exprimée dans le règlement de copropriété était d'assurer à un petit nombre de personnes un mode de vie, caractérisé par un nombre réduit d'appartements spacieux, favorisant la tranquillité de chacun par la séparation des parties d'habitation de celles réservées au service dans un immeuble à vocation essentiellement bourgeoise ».

Un autre arrêt, rendu cette fois par la Cour d’appel de Paris le 6 mai 2015, n° 12/23234, mérite d’être relevé en raison de sa motivation particulièrement détaillée. Les faits de l’espèce se rapportent à un immeuble « de type haussmannien », « de belle facture », « situé dans un secteur résidentiel du 16e arrondissement ». La Cour relève toutefois qu’il « ne présente aucun caractère historique, prestigieux, exceptionnel ou de standing particulier justifiant de restreindre les droits des copropriétaires de vendre les chambres de service à des personnes étrangères à l’immeuble ». Le juge relève que l’immeuble est doté de deux vestibules distincts, dont l’un est réservé aux occupants des chambres de service. Enfin, la Cour retient également que la plupart des chambres de service sont déjà actuellement occupées par des tiers « sans lien de subordination ou de parenté avec les propriétaires des appartements principaux », et, en outre que les propriétaires contestant l’application de cette clause restrictive n’étaient propriétaires que de deux chambres de service sans être propriétaires d’un appartement ; l’ensemble de ces éléments ayant ainsi conduit le juge à considérer la clause comme non justifiée par la destination de l’immeuble. 

La position du juge, dans cette affaire, aurait-elle été la même si l’un des éléments évoqués plus haut avait fait défaut ? Il est difficile de répondre de façon certaine, mais on peut relever que la destination d’un immeuble peut ainsi évoluer dans le temps, et est appréciée à un instant donné.

Citons enfin un arrêt de la Cour d’appel de Paris, rendu le 3 novembre 2005, 23eme chambre, à propos d’une problématique similaire. Dans cette affaire, le juge a validé l’existence de cette clause restrictive.

L’immeuble en question était un immeuble implanté « vis-à-vis du Bois de Boulogne dans un des quartiers les plus résidentiels de Paris », construit au début des années 1960 par un architecte renommé, le juge ayant relevé en outre que « le parti pris de ses concepteurs a été d'en faire un immeuble d'exception permettant à ses occupants de préserver un cadre de vie recherché de haut standing ».

Ainsi, on peut relever dans l’ensemble que le juge apprécie avec beaucoup de rigueur la validité d’une telle clause, et que la destination de l’immeuble doit véritablement être « exceptionnelle » pour qu’elle soit justifiée. Cette clause doit par conséquent être maniée avec beaucoup de précautions. Une attention particulière doit également être portée sur la situation présente de l’immeuble ; tel qu’évoqué plus haut, si les chambres de service ou les caves sont déjà occupées par des personnes non-copropriétaires d’appartements, le juge pourra en tenir compte dans son appréciation de cette clause. 

Si d’aventure vous estimiez que les caractéristiques de votre immeuble justifient une telle restriction, à quelle majorité faire approuver cette modification au règlement de copropriété ?

Dans la mesure où nous nous trouvons ici dans une modification du règlement visant à restreindre les droits des copropriétaires sur leurs lots, un vote à l’unanimité des voix de l’ensemble des copropriétaires (sans abstention ni absence) est ici nécessaire.

Réponse de l'expert
Action

peut-on affecter les intérêts bancaires liés au placement des sommes afférentes aux travaux ?

Question : Lors du contrôle des comptes, j’ai relevé sur le livret A des intérêts bancaires d’un montant de 134,48 €.

Après interrogation auprès de notre syndic, il m’a indiqué qu’il s’agissait des intérêts bancaires générés par le placement des sommes afférentes aux fonds de travaux.

Selon le syndic, ces intérêts bancaires ne seront pas à repartir en fin d’exercice mais réaffectés au fonds de travaux.

Cela est-il exact ?

 

Réponse :

En matière d’affection de produits bancaires, il existe une règle et une exception.

L’article 35-1 du décret du 17 mars 1967 impose  à l’assemblée générale de décider du placement de fonds et de l’affectation des intérêts produits par ce placement.

Par principe, les articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005 précisent que ces produits financiers sont répartis en fin d’exercice auprès des copropriétaires sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Par conséquent, le syndic doit répartir les produits financiers générés en affectant celui-ci sur la clé de partition à laquelle ils appartiennent. Généralement, il s’agit de la « clé générale ».

En revanche, en matière de produits financiers générés par le placement de sommes afférentes au fonds de travaux, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit une exception à la régle qui est que, ces derniers sont définitivement acquis au syndicat des copropriétaires.

C’est donc à juste raison que votre syndic refuse de répartir les produits financiers générés par le placement des sommes afferentes au de fonds de travaux dans le cadre de la régularisation des charges.

Ce traitement différencié s’explique par le fait que les sommes afférentes au fonds de travaux sont définitivement acquises au syndicat des copropriétaires impliquant que les produits financiers générés sont portés au crédit de ce dernier.

En revanche, les produits financiers qui résultent de placements de sommes d’autres origines ne sont pas acquis définitivement au syndicat des copropriétaires, justifiant qu’ils soient répartis au crédit de chacun des copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges.

Réponse de l'expert
Action

Comment peut-on mettre fin au contrat de syndic sans indemnités ?

le conseil syndical souhaite mettre fin au contrat de syndic lors de la prochaine assemblée générale qui se tiendra le 19 mars 2025.

Le syndic nous a affirmé que dans cette hypothèse, il réclamera des indemnités compte tenu que la date d’échéance de son contrat est fixée au 16 juillet 2025.

Est-il dans son droit, et le cas échéant, quelles sont les voix de recours ?

Les chapitres VII et VIII de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoient deux régimes en matière de fin de contrat de syndic.

Le chapitre VII précise que si l’assemblée générale met fin au contrat de syndic dans les trois mois précédant sa date d’échéance, aucune indemnité est due compte tenu qu’il s’agit d’une opération qui s’inscrit dans le cadre d’une mise en concurrence.

En revanche, si l’assemblée générale décide de mettre fin au contrat au-delà des trois mois précédant sa date d’échéance, le syndic est en droit de demander une indemnité au motif d’une rupture abusive.

Le chapitre VIII prévoir une exception à cette règle lorsque l’assemblée générale met fin au contrat suite à une inexécution suffisamment grave du syndic. Néanmoins, cela implique de respecter une procédure clairement définie.

Ainsi, en fonction des dates indiquées dans votre question, le syndic est effectivement dans son droit de réclamer une indemnisation si le contrat est résilié à la date de la tenue de l’assemblée générale, autrement dit, le 19 mars 2025, puisque la date d’échéance est le 16 juillet 2025, soit plus de trois mois.

Néanmoins, l’assemblée générale n’est pas contrainte de mettre fin au contrat à la date de la tenue de l’assemblée générale pouvant valablement l’acter à une date qui se situe dans les trois mois précédant sa date d’échéance.

En effet, le chapitre VII de l’article 18 précise que « l’assemblée générale désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin de contrat en cours et de prise d’effet du nouveau contrat ».

Concrètement, compte tenu que la fin du contrat du syndic en place est fixée au 16 juillet, l’assemblée générale pourra acter qu’il prendra fin le 17 avril 2025 (un jour de sécurité) et que le contrat du nouveau syndic entrera en vigueur à cette même date.

Ainsi, le syndic restera en place un mois après la tenue de l’assemblée générale, permettant ainsi d’éviter toute possibilité de demande d’indemnisation.

De manière générale, la date de fin de mandat du syndic devra être cohérente avec la date de la tenue de l’assemblée générale pour ainsi permettre de mettre fin au contrat de syndic sans indemnités.

Réponse de l'expert
Action

Le syndic a oublié de joindre les devis à la convocation : quelle conséquence sur la validité de l’assemblée générale ?

Le syndic a oublié de joindre les devis à la convocation :

quelle conséquence sur la validité de l’assemblée générale ?

 

Question :

 

« Notre Syndic a oublié de joindre 35 pages (devis de travaux) à la convocation d’assemblée générale envoyée par lettre RAR. Il les a envoyées dans un second temps, par courriel, sans respecter le délai des 21 jours.

 

La tenue de l'AG sera-t-elle valable ou pourra-t-elle être contestée ? Comment préserver les droits du Syndicat des copropriétaires face à une telle situation ? ».

 

 

Réponse :

 

Le contenu et l’envoi des convocations d’assemblée générale doivent impérativement respecter un certain formalisme faute de quoi l’assemblée générale ou certaines résolutions pourront être contestées.

 

Sur le contenu, le 1er alinéa de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 énonce au moins 3 obligations, à savoir :

  • que « sont notifiés AU PLUS TARD en même temps que l’ordre du jour » ;
  • « Pour la validité de la décision » ;
  • « 3° ) Les conditions essentielles des contrats ….. , notamment pour la réalisation de travaux ».

 

Conséquence immédiate, aucun des documents cités ne peut être envoyé après l’envoi de la convocation.

 

Solution possible, seul un ordre du jour complémentaire à la seule initiative du syndic, pourrait venir modifier un ordre du jour originel, dès lors qu’il serait envoyé en respectant la période minimum des 21 jours francs (calendaires) pour la même assemblée générale.

 

Sur la forme, en sus du rappel du 1er alinéa de l’article 11, ci-avant, ce sont les articles 64 et 65 qui définissent la nature des documents qui peuvent valablement être notifiés par courriel aux copropriétaires et sous quelle forme.

Ainsi, si l’on retrouve bien la convocation aux assemblées générales au nombre des documents concernés, il reste à en vérifier la forme.

 

Or, la notification par voie électronique impose plusieurs conditions :

  • avoir obtenu, préalablement à tout envoi, l’accord exprès (c’est-à-dire écrit et sans ambigüité) de chaque copropriétaire sur sollicitation individuelle du syndic ou lors de la tenue d’une assemblée générale ;
  • passer par un opérateur postal numérique, seul professionnels qui utilise un procédé garantissant l’intégrité du document notifié par voie électronique, la bonne remise du courriel, mais également la préservation des identités de l’expéditeur et du destinataire.

 

Conséquence immédiate, votre syndic ne peut pas vous envoyer ces documents depuis sa messagerie électronique, il doit faire appel à une société spécialisée, qui respectera, bien sûr, le délai légal des 21 jours et uniquement pour les copropriétaires ayant donné leur accord exprès.

 

Conséquences au niveau de l’assemblée générale ?

 

En premier lieu, il faut demander au Président de séance qu’il fasse inscrire dans le procès verbal d’assemblée générale, sous la/les questions concernées, la mention suivante : « les devis permettant de statuer régulièrement sur les questions et projets de résolutions portés à l'ordre du jour n’ont pas été notifiés avec la convocation et la transmission de ces documents par voie de courriel simple n’a aucune valeur. Il ressort que l’assemblée générale ne doit pas statuer sur ces questions ».

 

En second lieu, si ce qui précède n’est pas mis en œuvre, tout copropriétaire peut en faire état au cours de l’assemblée générale et faire inscrire ses remarques au procès-verbal d’assemblée générale en tant que « réserve sur cette illégalité ». Il devra bien sûr voter « contre » si l’assemblée décidait de voter, en majorité, favorablement sur les questions mises en cause. Il pourra ensuite, à réception du procès-verbal d’assemblée générale, mettre en œuvre ses droits de contestation (judiciaire) tels que prévus par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

 

Nos conseils :

 

Si vous constatez une irrégularité de cette nature, sachez que le fait d’envoyer une lettre recommandée à votre syndic n’a aucune valeur pour contester ou faire annuler une assemblée. Par ailleurs, l’absence des devis ne permet pas d’annuler toute l’assemblée générale. Seules les questions relatives à ces devis pourront faire l’objet d’une demande en annulation.

 

Ainsi :

 

  • soit l’assemblée générale obtient du syndic qu’il s’engage à convoquer une nouvelle assemblée, comprenant les seules questions litigieuses, avec toutes les pièces nécessaires, et qu’il en assume l’intégralité du coût ;
  • soit il vous faudra faire partie des copropriétaires, absents ou ayant voté « contre » pour pouvoir saisir le Tribunal de Grande Instance afin de faire reconnaître vos droits et faire annuler la/les décisions judiciairement.

 

 

Réponse de l'expert

Mots clés associés

travaux - devis
charges - pièces justificatives à joindre à la convocation assemblée générale
notification électronique
assemblée générale - tenue
validité des décisions
nullité de la résolution
assemblée générale - nullité

L’administrateur provisoire est-il soumis à l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé ?

L’administrateur provisoire est-il soumis à l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé ?

 

Question :

 

« Un administrateur provisoire désigné au titre de l’article 47 du décret du 17 mars 1967 a-t-il - comme un syndic - l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires ? ».

 

 

Réponse :

 

Non, l’ouverture d’un compte bancaire séparé n’est pas obligatoire pour un administrateur provisoire désigné au titre de l’article 47. Cela est confirmé par l’arrêt de la Cour de Cassation du 14 janvier 2016 (n°14-25-898).

 

  • Pour rappel : la procédure de mise sous administration provisoire via l’article 47 du décret du 17 mars 1967, intervient lorsqu’une copropriété est dépourvue de syndic (exemple : décès, démission, etc.) et que l’assemblée générale (éventuellement convoquée à cet effet) n’a pas été en mesure de désigner un syndic (absence de question à l’ordre du jour, défaut de majorité, etc.). La désignation de l’administrateur provisoire est faite par requête déposée au Tribunal de Grande Instance par « tout intéressé » (le syndic démissionnaire par exemple). L’ordonnance sur requête prise par le juge désigne l’administrateur provisoire, ses missions et les conditions annexes pour le bon déroulement de celles-ci.

 

L’administrateur provisoire ainsi désigné intervient pour assurer la continuité de la gestion de la copropriété, et surtout pour convoquer une assemblée générale aux fins de désignation d’un syndic.

 

Or il ressort de la décision de la Cour de Cassation du 14 janvier dernier que l’administrateur provisoire n’est pas le mandataire de la copropriété puisqu’il n’a pas été désigné par elle, mais par le tribunal (en qualité d’auxiliaire de justice au sens de l’article 719 du Code de procédure civile).

 

Le syndic, en tant que mandataire, a une responsabilité particulière : il doit respecter les décisions des copropriétaires approuvées en assemblée générale et est tenu de respecter la loi, et notamment la loi ALUR pour ce qui est de l’obligation d’ouvrir un compte séparé, au risque de voir son mandat annulé.

 

Or, ce n’est le cas de  l’administrateur provisoire : n’étant pas mandataire, il  échappe à l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. L’absence d’ouverture d’un compte séparé n’entraîne pas l’annulation de son mandat, dès lors qu’il est habilité par le juge à convoquer l’assemblée générale.

 

Réponse de l'expert

Mots clés associés

syndics - absence
administrateur provisoire
article 47 du décret de 1967
Cour de Cassation - compte bancaire
compte bancaire séparé - dispense
assemblée générale - délai envoi convocation

Quelle est la durée maximale d’un mandat de syndic bénévole ? Peut-il être reconduit au-delà de trois années successives ?

Question :

« Je suis syndic bénévole depuis plusieurs années. Mon mandat est reconduit annuellement lors de l'assemblée générale. Actuellement, une copropriétaire me dit que je n'ai plus le droit de me représenter en 2016,  le mandat maximum étant de 3 ans seulement. Qu’en est-il vraiment ? Puis-je représenter ma candidature en tant que syndic lors de la prochaine assemblée générale ? ».

 

 

 

 

Réponse :

 

De manière générale,  la durée d’un mandat de syndic ne peut excéder 3 années.

 

Cependant, le mandat du syndic peut être renouvelé à chaque expiration de celui-ci, et ce par un vote en Assemblée Générale, sans limite du nombre de mandats.

 

Il faut se référer à l’article 28 du décret du 17 mars 1967 qui indique que « la durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années (…). Le syndic peut être de nouveau désigné par l'assemblée générale pour les durées prévues à l'alinéa précédent. »

 

Donc si la durée d’un mandat de syndic ne peut excéder trois années, le mandat est cependant reconductible sans limite par l’assemblée générale.

 

Dans le cas présent, le syndic bénévole peut donc à nouveau proposer sa candidature lors de la prochaine assemblée générale 2016 pour une nouvelle durée de 1 à 3 ans maximum.

 

Notre conseil

 

Soyez vigilant sur la rédaction de la résolution et évitez la clause - encore trop pratiquée (aussi chez les professionnels) -  prévoyant que le mandat est prorogé jusqu'à la prochaine assemblée générale appelée à statuer sur les comptes.

 

Une telle disposition n'est pas valable : la durée du contrat s'entend de façon strictement, « calendaire ». Dans le cas présent par exemple, si le syndic est élu lors d’une assemblée générale se tenant le 11 avril 2016, son contrat d’un an s'achèvera le 11 avril 2017 et l'assemblée générale devra donc être convoquée avant cette date, sous peine de nullité.

 

Ci-après, la résolution type que nous proposons pour éviter cette situation :

 

 

Question :

ELECTION DU SYNDIC  ET DUREE DE SON MANDAT (Article 25, le cas échéant 25-1)

[Selon contrat de syndic non professionnel joint.]

 

Projet de Résolution :

L’Assemblée Générale, après avoir délibéré, désigne M. ou Mme X, copropriétaire du lot n°(…..) en tant que syndic non professionnel selon le contrat joint à la convocation avec :

  • une indemnité de défraiement de xxx € pour l’année 20../20..
  • une rémunération forfaitaire de xxx € pour l’année 20../20..

 

L’Assemblée Générale fixe la durée de son mandat à xx (de 12 à 36) mois, avec une date d’effet le xx/xx/20xx (date de la présente Assemblée Générale) pour se terminer le xx/xx/20xx, ou avant cette date, le jour de l’Assemblée Générale qui désignera à nouveau le syndic.

 

L’assemblée générale mandate le président de séance pour signer le contrat de syndic.

 

 

 

Attention : pour éviter que le mandat de syndic ne soit contesté devant les juridictions compétentes, le syndic doit être élu sur la base d’un contrat type de syndic (article 29 du décret du 17 mars 1967) disponible ici : www.arc-copro.com/pmfj. Celui-ci doit être joint à la convocation de l’assemblée générale appelée à mandater le copropriétaire (ou le syndic professionnel) comme syndic de l’immeuble.

 

Réponse de l'expert

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