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Réponse :

Il arrive encore trop souvent que des copropriétés se retrouvent dans des situations inextricables, du simple fait que leur syndic professionnel exerce ses fonctions en toute illégalité.

Il est donc important, pour tout conseil syndical de contrôler, lors de la recherche d’un nouveau syndic, ou en cours du mandat de celui en place, que ce dernier - et ses salariés - sont en mesure d’accomplir légalement leurs tâches.

1. Quels sont les documents obligatoires à détenir pour exercer la fonction de syndic professionnel ?

Le syndic ne peut exercer légalement sa mission, qu’aux conditions impératives suivantes

Détenir une carte professionnelle, pour le représentant légal (et une attestation de collaborateur pour chaque gestionnaire) selon l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970, dite loi HOGUET, pour l’activité de « syndic de copropriété ».

La carte professionnelle est délivrée, depuis juillet 2015, par le Président de la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) du lieu d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) elle remise sur présentation :

• d’une justification d'aptitude professionnelle (formation, expérience) ;
• de deux polices spécifiques obligatoires conformément à ce même article 3 de la loi du 10 juillet 1965, à savoir :

1. une assurance de responsabilité civile professionnelle indemnisant ses fautes civiles préjudiciables à l’égard des victimes, commises lors de son mandat ;
2. une garantie financière couvrant les versements indus à son profit sur les fonds du syndicat des copropriétaires.

• d’un extrait au casier judiciaire national, bulletin n° 2.

1. Que peut demander le conseil syndical au syndic ?

Dans le cadre de son mandat, le conseil syndical peut requérir du syndic que celui-ci lui présente une copie des pièces précitées en cours de validité.

Pour cela le conseil syndical peut s’appuyer sur deux dispositions réglementaires :

• l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, qui donne pouvoir à celui-ci d’avoir copie ou accès auprès du syndic à tout document intéressant le syndicat des copropriétaires, et ce, de manière permanente ;

Cette définition comprend donc, les documents propres du syndicat (factures, contrats, correspondances. ), mais également les documents qui « intéressent » le syndicat, ainsi la carte professionnelle et les attestations d’assurances en font partie !

• l’article 8 du Code de déontologie des professionnels de l’immobilier, institué par le décret du 28 août 2015, qui oblige ces derniers à communiquer à tout moment à toutes les parties, les informations qui leur seraient utiles.

Cela rejoint l’esprit de l’article 21.

Les copropriétaires peuvent par ailleurs désormais consulter le « fichier des professionnels de l’immobilier » : (www.professionnels-immobilier.cci.fr) pour consulter la validité des cartes professionnelles et attestations de collaborateurs (ou interroger directement la CCI du siège social du syndic en attendant que le fichier soit totalement à jour  dès le 1^er juillet 2018).

Ainsi, le conseil syndical, voire les copropriétaires à titre individuel, après contrôle de ces pièces peuvent conclurent que :

• leur syndic assure sa fonction en toute légalité ;
• leur syndicat est garanti en cas de gestion défaillante de leur syndic et qu’il pourra, si besoin était, appeler en la cause ses deux assurances professionnelles.

Réponse :

Il semble que cette nouvelle obligation va causer un nombre d’abus important, étant donné que la plupart des syndics sont dans l’incapacité de procéder à la pesée des postes des gardiens et employés d’immeuble sans faire appel à une assistance extérieure.

Dans la plupart des cas, ils vont faire appel à un prestataire de service qui va assurer cette mission en facturant soit directement le syndicat de copropriétaires soit le syndic qui va alors réimputer la facture à la copropriété.

Les syndics les moins honnêtes iront jusqu’à facturer eux-mêmes au tarif horaire cette prestation alors qu’ils ont fait appel à une société extérieure percevant ainsi une marge dans cette opération.

Néanmoins, pour répondre clairement à la question, il faut être pragmatique et revenir au contrat de mandat qui précise parfaitement les prestations pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

Or, que ce soit le contrat type réglementaire défini par le décret du 26 mars 2015 ou bien celui établi sous l’égide de l’arrêté Novelli du 19 mars 2010, le syndic ne peut pas facturer la pesée des postes.

Et pour cause, le chapitre V de l’arrêté Novelli précise dans son point 5 que « l’établissement du contrat de travail et le cas échéant, de ses avenants entre dans la gestion courante. »

Quant au contrat type réglementaire, la pesée des postes n’étant pas citée comme une prestation supplémentaire pouvant faire l’objet d’une facturation, elle est donc par défaut  incluse dans les honoraires de base (article 6 de l’annexe du contrat type de syndic).

En l’occurrence, cette facture est dans tous les cas non pas seulement abusive, mais bien illégale. Le syndic est donc tenu de rembourser cette facture si la copropriété l’a déjà payée.

En effet, le syndicat de copropriétaires ne peut pas supporter l’incompétence de son syndic. 

Cette question étant récurrente, nous allons d’ailleurs prochainement y consacrer un conseil de l’ARC.

Réponse :

En qualité d’employeur, tout syndicat a en effet l’obligation de participer aux frais de transport de ses salariés, la seule particularité est que cela ne concerne que ceux de la catégorie A, c'est-à-dire les « employés d’immeubles ».

En sont exclu, les salariés de catégorie B, c'est-à-dire les « gardiens, concierges » qui sont obligatoirement logés par l’employeur et sur le lieu de travail et qui de ce fait n’ont pas à bénéficier de cette aide financière.

Cette obligation de participation aux frais de transport public ne vaut donc que pour les employés d’immeubles.

1. Le principe

Instituée par la loi du 4 août 1982, la prise en charge s’impose à tout employeur, vis-à-vis de ses salariés dès lors qu’ils utilisent des transports publics pour les nécessités de leurs déplacements quotidiens, entre leur domicile et leur lieu de travail (articles  R3261-1 et R3261-2 du Code du travail).

Les titres remboursables  sont :

• les abonnements : annuels, mensuels, hebdomadaires, pour des transports multimodaux à voyages illimités ;
• les abonnements à un service de vélos publics ;

En sont exclus le ou les billets individuels de transports, même si le salarié utilise quotidiennement un mode de transport public.

1. Le montant

Le montant minimal de prise en charge est de 50% du coût de l’abonnement du titre de transport, en appliquant la condition du temps de trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail (article R3261-3 du Code du travail).

Cette prime de transport est exonérée de charges sociales et n’est pas soumise à  l’impôt sur le revenu pour le salarié.

Le montant doit figurer  sur le bulletin de salaire (Code du travail article. R. 3243-1).

1. Spécificités pour les salariés à temps partiel

Deux cas sont possibles suivants que le nombre d’heures hebdomadaires est :

• égal ou supérieur à 50% de la durée légale hebdomadaire de travail, soit à minima, à 17h30 (35h / 2) ; c’est le même régime que pour les salariés à temps plein (Code du travail articles R. 3261-9 et R. 3261-14), le remboursement est égal à 50 % du coût de l’abonnement.
• inférieur à 50 % de la durée légale hebdomadaire de travail ; la participation de l’employeur est alors calculée au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps (17h30).

Soit par l’exemple avec un coût  d’abonnement mensuel de 70 € :

1^er cas : salarié à temps complet, ou à temps partiel avec durée de travail égale ou supérieure à 50% d’un temps complet, l’employeur rembourse 50 % du coût du titre de transport public soit 35€ ;

2^ème cas : salarié à temps partiel, de 10h par semaine, l’employeur rembourse alors (70 € x 50%) x 10 h / 17h30, soit 20 € ;

Remarque : les remboursements ne peuvent intervenir que sur justificatif(s) et il convient d’être attentif au forfait Navigo annuel en région parisienne qui n’est par exemple payé que onze mois sur douze par le salarié.

Réponse :

Il est incroyable que nous soyons si régulièrement saisis sur ce genre de question de la part de nos adhérents. En effet, rappelons que nous avons déjà consacré deux réponses de l’expert  à des problèmes similaires:

• « Mon syndic professionnel refuse de mettre dans l’extranet de la copropriété, dans l’espace sécurisé destiné au conseil syndical, le grand livre actualisé ainsi que les relevés bancaires. En a-t-il le droit ? » : www.arc-copro.com/sgt3 ;
• « Le syndic refuse de nous communiquer le grand livre «  pour le moment » et nous demande d’attendre… Est-ce normal ? » : www.arc-copro.com/uw3a.

Rappelons avant tout chose que le grand-livre comptable est l’histoire détaillée d’un syndicat des copropriétaires sur une période donnée, avec toutes les écritures comptables enregistrées pour chacun des comptes ouverts dans la comptabilité. Il permet pratiquement de tout savoir pour qui sait le « lire ». Le grand livre est ainsi indispensable à un vrai contrôle des comptes et est réclamé par nos contrôleurs lorsqu’ils interviennent pour le compte des conseils syndicaux adhérents.

La réponse est NON, le syndic n’a en aucun cas le droit de refuser de communiquer le grand livre de la copropriété au conseil syndical : il s’agit d’une entrave aux droits donnés au conseil syndical par la loi d’ordre public du 10 juillet 1965.

Misère et désolation ! Nous sommes donc en 2016 et il se trouve encore quelques professionnels pour raconter n’importe quoi aux conseils syndicaux afin de soustraire à leurs obligations. Le pire est que nous pensons que – dans certains cas – il ne s’agit même pas de mauvaise foi…

Les vrais professionnels savent que la loi a donné pouvoir au conseil syndical d’assister et de contrôler le syndic (art. 21 de la loi du 10 juillet 1965). Ainsi, un conseiller syndical, agissant au nom du conseil, « peut prendre connaissance et copie […] de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété ».

Il n’y a donc aucun secret à opposer au conseil syndical, lequel doit avoir accès à TOUT document, donc évidemment au grand livre, y compris au détail des comptes des copropriétaires.

L’analyse des comptes des copropriétaires à travers le grand livre peut par exemple permettre au conseil syndical de mettre en place un suivi efficace des actions du syndic en cas de d’impayés de charges.

Le syndic dont il est question a donc tort et, au lieu de raconter n’importe quoi, devrait demander l’avis du service juridique de la FNAIM.

Naturellement, il ne tient sans doute pas vraiment à ce que le conseil syndical puisse analyser sa gestion au travers du grand livre.

Nos juristes ou nos contrôleurs de gestion peuvent assister les conseils syndicaux adhérents collectifs qui se trouveraient quelque peu démunis face à ce genre de refus : après un simple rappel à la loi, mise en demeure, rendez-vous en présence d’un huissier ou encore injonction de faire sous astreinte sont quelques armes qui peuvent être utilisées par les conseils syndicaux face à des syndics récalcitrants.

Terminons par un conseil : quand un syndic en est réduit à ce genre d’expédients, il est plus que temps de songer à aller voir ailleurs…

Réponse :

Voici une question très intéressante que plusieurs conseillers syndicaux et syndics bénévoles se posent, que ce soit pour alimenter directement le fonds travaux ou bien des comptes d’avance tels que ceux de trésorerie.

• Règles concernant l’affectation du solde de l’exercice

L’article 8 du décret du 14 mars 2005 précise dans son 6^ème alinéa que « Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.»

Ainsi, ce texte réglementaire rend obligatoire la répartition du solde de l’exercice. Son affectation automatique à un autre compte n’est donc pas possible.

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’excédent d’un exercice peut être la résultante de plusieurs excédents émanant de différentes clés de répartition, ou bien être un solde cumulé dont certaines clés présentent un excédent et d’autres un déficit.

Ainsi, voter l’affectation « aveugle » de l’excédent de l’exercice sur le fonds travaux ou sur un compte d’avance, reviendrait à favoriser certains copropriétaires – ce qui pourrait être assimilé à un enrichissement sans cause – et, au contraire, en pénaliser d’autres.

Pour expliquer concrètement ce raisonnement, prenons l’exemple d’un excédent global de 3000 euros qui se décompose de 4000 euros d’excédent sur la clé chauffage, et de 1000 euros de déficit sur la clé générale.

Affecter l’excédent cumulé de 3000 euros pénaliserait des copropriétaires concernés par la clé chauffage, tout en avantageant ceux concernés par la clé générale à hauteur de leurs millièmes.

La seule exception à cette règle concerne les syndicats de copropriétaires qui ne disposent que d’une seule clé de répartition.

• Comment procéder pour utiliser le bénéfice d’un solde excédentaire ?

Par définition, il est donc essentiel de procéder en deux temps, ce qui nécessite de porter deux questions différentes à l’ordre du jour.

- La première consiste à voter l’approbation des comptes et par conséquent la répartition de l’excédent de l’exercice ;

 - la seconde question doit autoriser le vote d’un appel de fonds supplémentaire pour alimenter le compte d’avance ou le fonds travaux qui pourrait être équivalent à l’excédent de l’exercice.

Rappelons qu’en procédant ainsi, même si les montants globaux remboursés et appelés sont identiques, certains copropriétaires se verront appeler un différentiel (leur quote-part d’appel sur le fonds travaux pouvant être plus ou moins élevée que leur quote-part de remboursement de l’excédent de l’exercice).

Pour éviter toute mauvaise surprise, l'assemblée générale peut décider que le montant de l’excédent lié à la clé générale soit celui appelé pour alimenter le fonds travaux ou le compte d’avance, également constitué en clé générale.

Cela permettra de garantir que la somme portée au crédit des copropriétaires sera identique à celle appelée pour constituer ou abonder le fonds travaux ou d’avance.

Dans l’exemple exposé ci-dessus, cette dernière solution n’est pas possible puisque le solde de charges sur la clé générale présente un déficit.

Réponse :

Le décret du 26 mars 2015 a défini le contrat type de syndic. Son innovation réside dans le fait que les seules prestations pouvant désormais faire l’objet d’une facturation supplémentaire sont précisées de façon exhaustive. On en compte une vingtaine.

Ainsi, à l’exception de celles expressément citées par le contrat type, les autres sont réputées être comprises dans les honoraires forfaitaires de base.

Les frais de photocopies ne font pas partie des prestations citées comme facturables, elles sont donc, par définition, intégrées dans le forfait.

D’ailleurs, pour éviter toute ambiguïté, le point 7.1.1 du décret du 26 mars 2015 précise que : « Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire ».

Par conséquent, on peut effectivement admettre une revalorisation des honoraires. Néanmoins, il faut rester vigilant et pragmatique et ne pas tout accepter. L’augmentation doit être estimée au plus juste.

Pour cela, il faut partir de la réalité du marché.

Le coût de la copie est estimé aujourd’hui entre 3 et 5 centimes d’euro. Pour plus de précisions, nous vous renvoyons à l’article suivant : www.arc-copro.com/ptcv.

Ainsi, il faut tout d’abord estimer le nombre moyen de photocopies produit au cours des trois dernières années pour déterminer le nombre de photocopies annuelles, et ensuite de multiplier ce nombre par le coût/copie. CQFD.

Abordons le deuxième point évoqué à savoir, les frais d’affranchissement.

Le contrat type précise dans son point 7.2.5 : « L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés ».

Cette disposition précise que le syndic doit refacturer « au franc le franc » (à l’euro près) les frais d’affranchissement qu’il avance au syndicat de copropriétaires.

Par conséquent, il ne peut pas l’introduire de façon forfaitisée dans ses honoraires de base.

D’ailleurs, nous vous renvoyons à l’abus 4156 concernant le cabinet Masson qui, justement, a voulu inclure dans son forfait de base les frais postaux (www.arc-copro.com/8vc4).

Réponse :

Avant d’entrer dans le détail, rappelons que les syndics étaient originellement favorables à la constitution du fonds travaux obligatoire.

Ils ont été moins enthousiastes lorsque la loi ALUR, qui a introduit cette nouvelle obligation, a prévu que ces fonds devaient impérativement être déposés sur un compte bancaire séparé et rémunéré au profit de la copropriété, ne permettant pas aux syndics de disposer des produits financiers de cette nouvelle trésorerie.

La seconde déception pour les syndics est que le contrat type réglementaire n’a évidemment pas prévu de rémunération supplémentaire pour la gestion du fonds travaux.

Cette obligation, qui est essentielle à la bonne gestion des copropriétés, s’avère n’apporter pour les syndics aucune plus-value, ce qui justifie aujourd’hui qu’ils essayent de ralentir sa mise en place ou de la détourner pour en tirer tout de même profit.

Ceci étant, peu importe leurs états d’âmes ! Les syndics sont des professionnels, détenteurs d’une carte professionnelle, qui doivent appliquer les lois et notamment celle du 10 juillet 1965 dont la plupart des articles sont d’ordre public.

La constitution du fonds travaux résulte des articles 14-2 et 18-II de cette loi obligeant par conséquent le syndic à procéder à des appels de fonds afin d’être en conformité avec la loi.

Mais encore, ce dernier article précise qu’à défaut de constituer ce fonds, le mandat du syndic peut être annulé.

Voici en effet l’extrait de l’article 18-II: « Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé : [...]d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il a choisi ou que l'assemblée générale a choisi [...], un compte séparé rémunéré au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai les cotisations au fonds de travaux prévu à l'article 14-2. Ce compte bancaire ne peut faire l'objet d'aucune convention de fusion, ni d'une compensation avec tout autre compte. [...] Les intérêts produits par ce compte sont définitivement acquis au syndicat. La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation. »

Et oui, au grand dam de votre syndic, la loi a bien prévu une sanction.

Ainsi, à défaut de constitution de ce fonds aux conditions édictées par la loi (sans rémunération supplémentaire), le conseil syndical peut, conformément à l’article 8 du décret du 17 mars 1967, demander la convocation d’une assemblée générale extraordinaire. L’ordre du jour devra alors prévoir deux questions :

• la première concernera la révocation du syndic en place pour carence (défaut de mise en place du fonds travaux et non-respect de dispositions légales) ;
• la seconde concernera la nomination d’un nouveau syndic.

Vous savez à présent ce qu’il vous reste à faire....

Réponse

De nombreuses copropriétés en chauffage collective ont un contrat d’entretien comprenant une clause de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) » autrement appelée clause P3. Avec un contrat P3, la copropriété paye une participation spécifique dans le cadre du contrat en contrepartie de laquelle le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Ces contrats ont souvent une durée longue, généralement de 8 à 10 ans. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.arc-copro.com/ct1s.

D’un point de vue légal, ce type de contrat peut tout à fait contenir une clause de reconduction tacite, rien ne l’empêche… si ce n’est le bon sens : comme nous allons voir ci-dessous.

Pour chiffrer le montant du P3, le chauffagiste fait la liste du matériel en place et estime le taux d’usure du matériel afin d’évaluer le montant de la redevance P3. Ce montant est donc déterminé en fonction de l’usure du matériel au moment de la signature du contrat.

Si le contrat est reconduit dans les mêmes termes, cela voudrait dire que la chaufferie se trouve exactement dans le même état qu’au début du contrat : ce qui est impossible ! La redevance payée à partir du moment de la reconduction tacite n’a donc plus aucun sens et ne correspond plus à l’état du matériel présent en chaufferie. Si la copropriété souhaite renouveler son contrat, la redevance P3 doit donc être recalculée.

Afin d’éviter les mauvaises surprises, nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause de ce type dans un contrat P3. Nous conseillons d’ailleurs que la copropriété gère elle-même son propre P3.

Réponse :

Pour répondre, il faut s’en remettre à la convention collective. L’annexe I à la convention collective distingue trois niveaux de service :

1. Définition des trois types d’UV en matière de courrier

1. Courrier service réduit :

Réception et distribution des colis et plis volumineux non recommandés ne pouvant entrer dans les boîtes aux lettres. Les envois recommandés et contre remboursement sont exclus de cette distribution.

Nombre d'unités de valeur : 4 par local principal.

1. Courrier service normal

Dès réception de l'ensemble du courrier, tri et répartition entre les boîtes des destinataires.

Nombre d'unités de valeur : 12 par local principal.

1. Courrier porté

Dès réception, tri et distribution à domicile du courrier des occupants.

Nombre d'unités de valeur : 30 par local principal.

Il faut comprendre que ces services ne sont pas exclusifs les uns par rapport aux autres mais qu’ils sont complémentaires : ainsi, par exemple, le service normal comprend le tri et la répartition du courrier dans les boîtes aux lettres ainsi que la distribution des colis et plis volumineux ne pouvant entrer dans ces boîtes. En aucun cas ne peuvent exister deux services dans un contrat de travail (par exemple, il ne peut être attribué 4 UV pour le courrier à service réduit et 12 UV pour le courrier à service complet : c’est l’un ou l’autre, le second intégrant le premier).

Toutefois, le terme de distribution s’entend en ce cas comme étant la garde des objets en question et leur mise à disposition des destinataires à la loge : seul le service du courrier porté comprend la distribution à domicile, c’est-à-dire le portage jusqu’à la porte de l’habitant  (Avenant n° 76 à la convention collective du 21 janvier 2010).

1. Définition du service normal du courrier

Le gardien trie et distribue dans les boîtes aux lettres le courrier que lui livre le facteur[1] d’une part et il garde les colis et plis volumineux à la loge d’autre part.

Le gardien n’a ni à signer les envois recommandés ni à accepter les envois contre remboursement. Par extension, il est considéré qu’il n’a pas non plus à accepter les envois contre signature. Les éventuelles procurations que pourraient lui donner des habitants sont d’ordre privé et hors du champ de la convention collective : ces procurations ne sont pas liées à sa fonction de gardien mais au fait qu’il est un simple voisin présent sur place et ne doivent pas impacter le travail pour lequel il est rémunéré par le syndicat de copropriétaires.

1. Litiges

Ainsi, les éventuels litiges relatifs à ces procurations ne concernent en rien le syndicat des copropriétaires et le gardien reste libre d’accepter ou non telle ou telle procuration.

Dès lors, le comportement discriminatoire d’un gardien par rapport aux habitants qui lui ont remis des procurations n’est pas constitutif d’une faute professionnelle, quand bien même ce comportement reste peu acceptable.

Il n’en est pas de même pour la garde des colis et plis volumineux remis sans signature, prévue pour le courrier à service réduit : ce service, contractuel, concerne tous les habitants et une discrimination entre habitants par un gardien serait une faute professionnelle.

Il est précisé que la prise d’un pli recommandé sans procuration s’apparente à un détournement de courrier (art. 226-15 du Code pénal), commis dans l’exercice des fonctions de gardien (faute professionnelle), tout comme la remise tardive[2] ou l’absence de remise d’un courrier.

Terminons en précisant qu’il ne peut pas être fait de distinction entre ce qui est livré par La Poste et ce qui est livré par un transporteur privé au principe de la libre concurrence imposée par la législation et la réglementation actuelles, tandis que la garde des colis volumineux s’entend comme étant des colis normalement manipulables par une personne seule : par exemple, un gardien n’est en rien astreint à garder un réfrigérateur en l’absence du destinataire de la livraison

[1] Les copropriétaires paient en ce cas le gardien pour faire le travail du facteur et cette situation doit faire l’objet d’un examen particulier afin que l’immeuble puisse être raccordé au service de distribution du courrier par La Poste.

[2] Le retard s’entend comme étant important et délibéré.