Réponse :

 

Cela dépend des situations.

 

Lors de mutation de lots, le propriétaire vendeur reste propriétaire tant que la vente n’a pas été notifiée au syndic, en application de l’article 6 du décret du 17 mars 1967 qui est d’ordre public (c'est-à-dire qu’on ne peut pas y déroger).  Avant cette notification, le syndic doit donc adresser le procès-verbal de l'assemblée générale au vendeur.

 

En pratique, la vente intervient chez le notaire. Si la vente est signée chez le notaire par exemple le 30 octobre, elle n’est pas opposable au syndic à cette date. Elle ne concerne alors que les « parties » au contrat de vente : c'est-à-dire le vendeur et l’acquéreur.

 

Il faut attendre la notification par lettre recommandée avec accusé de réception (RAR) pour que cela devienne opposable au syndicat des copropriétaires. Cette notification intervient quelques jours après la vente.

A savoir :

• cette notification est faite par le notaire dans 99% des cas mais elle peut être faite aussi par le vendeur ou l’acquéreur ;
• elle est faite au syndic ;
• elle contient les indications suivantes :

• le lot ou fraction de lot concerné par la mutation ;
• le nom, prénom et domicile réel (ou domicile élu) de l’acquéreur.

 

• Pour une personne morale il faut par ailleurs préciser :
  • la forme juridique de la personne morale ;  
  • sa dénomination ;
  • son siège social ;
  • et l’organe qui la représente légalement ou statutairement (cf. article 32 du décret du 17 mars 1967)

 A compter de cette notification en lettre RAR, l’acquéreur est officiellement copropriétaire et fait partie ipso facto du syndicat des copropriétaires, avec toutes les conséquences  juridiques que cela implique. L’acquéreur devient notamment redevable de toutes les charges exigibles à partir de la date de la notification faite au syndic. 

 

Cette notification est enregistrée dans le registre des copropriétaires (article 32 du décret du 17 mars 1967) que le syndic doit tenir à jour de toutes les notifications qui lui sont faites notamment en cas de mutation, mais aussi en cas de changement de domicile des copropriétaires, etc. 

 

Qui a intérêt à faire cette notification ? Le vendeur (ou son notaire) car tant qu’il ne l’a pas faite, c’est lui est tenu du paiement de charges notamment. Dans notre exemple, si un appel travaux est fait pour une échéance au 1^er novembre et que la vente (intervenue le 30 octobre) n’a toujours pas été notifiée (selon les dispositions de l’article 6 du décret du 17 mars 1967), c’est auprès du vendeur que le syndic appellera la quote-part travaux. 

 

 

Réponse :

 

Cette question va se poser dans beaucoup de copropriétés, puisque de nombreux gardien(ne)s embauchés dans les années 80 atteignent actuellement un âge qui leur permet de demander à partir en retraite.

 

Prenons un exemple de calcul des indemnités en retraite pour fixer les idées :

 

• Date d’ancienneté : 01/09/1983
• Date de rupture du contrat : 31/03/2016
• Salaire brut mensuel retenu[1] : 2 600 €

 

Le calcul de l’indemnité de départ en retraite est le suivant :

 

 

 

 

 

 

Le salaire brut retenu est prévisionnel lorsque l’on se place à plusieurs mois de l’échéance, et il est donc prudent d’arrondir l’indemnité prévisionnelle.

 

Il sera ainsi retenu dans le cas présent (peu d’augmentations prévisibles d’ici mars 2016) une indemnité prévisionnelle de 29 500 €. Il s’agit du montant brut qui sera versé au gardien.

 

S’agissant d’un départ volontaire en retraite, l’indemnité supporte les charges sociales et taxes sur les salaires comme n’importe quel élément de salaire :

 

 

 

 

 

 

Il convient de ne pas omettre l’indemnité de congés payés non pris et le prorata de la gratification de treizième mois, indépendants de l’indemnité de rupture.

 

Au sujet des congés, nous vous renvoyons à notre dossier : « Quid des congés payés non pris lors du départ du salarié du syndicat de copropriétaires ? ».

 

 

Un budget de 48 000 € paraît ainsi raisonnable dans le cas étudié pour un gardien de plus de 30 ans d’ancienneté.

 

Si une grosse copropriété avec un budget annuel de plusieurs centaines de milliers d’euros (et sans impayés) peut supporter une telle dépense, il n’en est pas du tout de même pour une copropriété plus petite ou pour une copropriété avec des difficultés de trésorerie.

 

Il convient donc, en effet, d’anticiper une telle dépense à l’avance.

 

Si les rapports avec le gardien sont normaux, le conseil syndical et/ou le syndic vont savoir bien à l’avance l’intention du gardien de partir en retraite, avant son courrier de signification pouvant intervenir à un mois seulement du départ[2].

 

Rappelons ici que l’employeur ne peut questionner « officiellement » le gardien sur ses intentions qu’à partir de l’âge de 65 ans, la mise à la retraite par l’employeur[3] ne pouvant pas intervenir avant l’âge de 70 ans.

 

Lorsque l’échéance est connue, il est donc conseillé de provisionner dès que possible la dépense liée au départ.

 

Pour reprendre notre exemple, l’assemblée générale pourrait décider à l’article 24 d’appeler les 48 000 € en une ou plusieurs fois en tant que provisions pour l’opération exceptionnelle du départ en retraite du gardien[4].

 

Terminons en précisant que le Conseil syndical peut demander le calcul prévisionnel ou réel de l’indemnité de départ en retraite à un contrôleur de comptes et de gestion spécialisé en gestion du personnel de copropriété[5].

 

 

 

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[1] Le salaire à prendre en considération est régi par les dispositions combinées des articles 16 et 17 de la convention collective.

[2] Délai de l’article 14 de la convention collective.

[3] Le cas de la mise à la retraite par l’employeur fera l’objet d’un autre article

[4] Il ne peut pas s’agir d’une dépense courante d’administration relevant de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965. Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ajoute les opérations exceptionnelles à la liste des travaux visés à l’article 44  du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

[5] Voir le II de : www.arc-copro.com/hers.

 

Réponse :

L’obligation dépend du nombre de lots constituant la copropriété.

 

Le principe est effectivement que toutes les copropriétés doivent bénéficier d’un compte bancaire séparé.

 

Mais, depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, il existe encore une exception à ce principe.

 

Les copropriétaires peuvent voter en assemblée générale une dispense d’ouverture de compte bancaire séparé lorsque le syndicat des copropriétaires comporte AU PLUS 15 LOTS à usage de logements, de bureaux ou de commerces. Le vote de la dispense se fait à la majorité de l’article 25 et le cas échéant 25-1. Cela est prévu par l’article 18-II de la loi du 10 juillet 1965.

 

Il est important de préciser que la loi ALUR a cadré cette dispense. L’article 18-II précise en effet qu’en cas de dispense accordée par l’assemblée générale :

 

• le syndicat de copropriétaires doit disposer d’un sous-compte individualisé ;
• le syndic doit transmettre au président du conseil syndical une copie des relevés bancaires périodiques dès réception ;
• le syndic ne peut pas proposer de rémunération différenciée en cas d’autorisation de dispense ou non.

 

Par ailleurs, lorsque l’assemblée générale vote une dispense de compte séparé, elle doit impérativement fixer la durée de cette dispense. Cela résulte de l’application de l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967 qui vient compléter l’article 18-II de la loi du 10 juillet 1965.

 

Ce même article 29-1 précise que la dispense est renouvelable et qu’elle prend fin de plein droit en cas de désignation d’un autre syndic. L’ancien syndic ne pourra donc conserver sur son compte bancaire les fonds du syndicat des copropriétaires, dont il n’est plus mandataire.

 

Il convient de noter qu’une nouvelle assemblée générale peut décider de mettre fin à la dispense, à tout moment.

 

REPONSE :

 

Oui le syndic peut percevoir des honoraires sur les travaux votés par l’assemblée générale, il s’agit des travaux définis par l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 (hors  budget prévisionnel).

 

En application de l’article 18-1-A de la loi du 10 juillet 1965 « les travaux mentionnées à l’article 14-2 et votés par l’assemblée générale des copropriétaires en application des articles 24, 25, 26, 26-3 et 30 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic ». 

 

Par ailleurs, l’article 7.2.5. du décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic (applicable obligatoirement aux contrats de syndic conclus ou renouvelés après le 1^er juillet 2015) précise que ces honoraires complémentaires doivent être votés lors de la même assemblée générale qui vote les travaux.

 

Mais il faut respecter un certain nombre de règles :

 

• Les travaux sont votés dans une résolution spécifique.

 

• Puis, dans une résolution séparée, les honoraires complémentaires du syndic font l’objet d’un vote à la même majorité que celle des travaux. Donc cela veut dire 2 choses : d’une part le syndic doit inscrire  à l’ordre du jour une question sur  celle des honoraires avec un projet de résolution et d’autre part, comme tout prestataire il doit joindre une  proposition de prestation détaillée à la convocation.

 

• L’assiette de calcul est le montant des travaux votés hors taxes.

 

• Il ne faut pas confondre le montant des travaux et le budget global des travaux. Le budget des travaux correspond à l’enveloppe des travaux et comprend : le  montant des travaux eux-mêmes, les honoraires de l’architecte, les honoraires du coordonnateur des travaux, le montant de l’assurance de dommage ouvrage. L’assiette de calcul est limitée au seul montant des travaux votés.

 

• Prévoir aussi un échéancier de paiement des appels de charges concernant ces honoraires sur travaux du syndic.

 

Quant à savoir si le montant de 5 % réclamé est acceptable, il faut pour cela déterminer quelle est la prestation effectuée par le syndic et négocier le montant des honoraires.

 

Réponse :

Pour savoir si la rémunération du syndic semble acceptable, il faut avant tout se poser la question de la prestation réelle attendue du syndic sur le programme de travaux voté en assemblée générale.

 

La prestation effectuée par le syndic en cas de travaux décidés en assemblée générale peut concerner 3 tâches :

 

• la gestion financière des travaux : cela consiste à effectuer  les appels  de fonds travaux (selon l’échéancier voté)  et le paiement des factures des prestataires. Dans ce dernier cas, soit il y a un architecte et c’est lui qui vise les factures en fonction de l’avancement des travaux, soit il n’y a pas d’architecte et c’est le syndic qui doit effectuer cette vérification.

 

• La gestion administrative : cela  concerne la déclaration de travaux qui représente des formalités plutôt limitées pour le syndic ou qui sont assurées par l’architecte quand il a été désigné.

 

• Le suivi technique : s’il est prévu de confier les travaux à un maître d’œuvre (architecte), le suivi technique assuré par le syndic sera très limité (présence en réunions). Si aucun maître d’œuvre n’est désigné, le travail attendu du syndic sera plus important.

Mais attention : en aucun cas le syndic ne peut assumer les mêmes responsabilités qu’un maître d’œuvre, même s’il assure seul le suivi technique.

 

En résumé en cas de présence d’un architecte (maître d’œuvre), la mission du syndic se borne essentiellement à l’émission des appels de fonds et à leur suivi. Il faut donc tenir compte de la réalité de la prestation du syndic pour définir le pourcentage des honoraires.

 

Ce pourcentage devra être dégressif en fonction du montant des travaux défini préalablement  à leur exécution.

 

L’ARC vous recommande de toujours convertir le pourcentage affiché en montant TTC pour estimer ce que représente la rémunération du syndic. Ainsi, il ne faudra pas se contenter de parler de 5 ou 3 %, mais de 2 000 ou 5 000 € TTC selon le montant des travaux, ce qui représentera X jour de travail du syndic (selon tarif horaire présenté au contrat). Il est en effet plus simple pour le conseil syndical d’estimer une charge de travail en nombre de jours qu’en euro ou encore en pourcentage.

 

Il faut également veiller à bien faire noter dans la résolution inscrite au procès-verbal de l’AG le « résultat » en € TTC (toutes taxes comprises) des honoraires de syndic souvent présentés sous forme de pourcentage (en général calculé en HT sur du HT) pour éviter toute confusion entre le TTC  et le HT. En effet, le syndicat des copropriétaires étant un particulier, il ne récupère pas la TVA.

 

Par ailleurs, lorsqu’une enveloppe légèrement supérieure à l’estimation des travaux est votée, si ces travaux reviennent, au final, moins chers que ce qui avait été voté en assemblée générale, on peut s’interroger sur l’incidence que cela aura sur les honoraires du syndic.

 

L’article 18-1-A de la loi du 10 juillet 1965 indique bien que l’assiette de calcul de ces honoraires complémentaires de syndic est le montant des travaux votés : il s’agit du montant hors taxe des travaux votés.

 

Mais rien n’empêche l’assemblée générale de décider que le montant des honoraires du syndic devra tenir compte du montant réel des travaux réalisés hors taxes. Il faut alors le spécifier expressément dans la résolution. 

 

Par contre, en cas de dépassement du budget voté, l’assemblée générale devra être consultée, et prendre une nouvelle décision. Le syndic ne pourra donc pas « automatiquement » augmenter les honoraires votés en AG sans une nouvelle décision.

 

Réponse :

 

Sans entrer dans des développements complexes, précisons qu’un gardien à service complet a un taux d’emploi de 100 % ou davantage et doit donc consacrer tout son temps de travail (47,5 heures d’amplitude de travail par semaine) à la copropriété, selon son contrat de travail.

 

Le remplacement d’un gardien par un autre dans une copropriété est encadré par la convention collective (avenant n° 76 du 21 janvier 2010) : soit on diminue les propres tâches du gardien qui reste au travail dans la copropriété, d’une valeur équivalente à celle des tâches à réaliser dans le cadre du remplacement (avec un total égal) soit on détermine les tâches à ajouter au titre du remplacement, mais dans tous les cas le gardien ne peut pas dépasser 12 500 unités de valeur.

 

Les unités de valeur supplémentaires pour le remplacement doivent être valorisées spécialement : le supplément applicable était de 50 % jusqu’au 30/06/2015 et est un peu moins élevé depuis cette date

Pour le cas évoqué dans la question, il semblerait que le gardien qui reste prend en réalité la totalité de la charge de travail du gardien parti.

 

Il dépasse ainsi très largement 12 500 unités de valeur puisqu’il atteint entre 20 000 et 25 000 unités de valeur (il assure son travail en plus de celui de son collègue).

Sans parler du fait troublant que le gardien qui reste peut réaliser le travail de deux gardiens, il faut savoir qu’il va cumuler son salaire, le salaire du remplaçant (c’est lui-même) et près de la moitié de ce dernier salaire en indemnités de remplacement : il perçoit donc près de deux salaires et demi. Le gardien en congé reçoit normalement son salaire. Et on inverse le mois suivant. Cela coûte effectivement très cher à la copropriété et doit  être évité : un employé d’immeuble remplaçant ou une société de nettoyage coûte moins cher.

 

Ce genre de remplacement n’est en rien normal puisque c’est illicite (dépassement du seuil maximum possible d’unités de valeur de la convention collective) et même illégal puisque cela s’assimile au dépassement de la durée maximale du travail, ce qui constitue une infraction pénale[1]. La responsabilité du syndic est engagée, quand bien même tout le monde serait satisfait de cette solution (les gardiens qui perçoivent des salaires très importants et les copropriétaires qui trouvent toujours « leurs » gardiens qui connaissent les habitudes de la copropriété).

 

Cela ne doit donc plus se reproduire. Il est conseillé de faire appel à des remplaçants extérieurs (exemple : société de prestations de services).

 

 

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[1] Article R. 3124-13 du Code du travail : contravention de 5^ème classe, soit 1 500 € par infraction (3 000 € en cas de récidive)

 

Réponse :

La réponse est, juridiquement, NON. 

 

Il y a toujours un risque que la copropriété ne récupère pas l’ensemble de la dette du copropriétaire, même si dans les faits, en cas de vente amiable, la copropriété est très généralement intégralement remboursée.

 

En effet, en cas de vente, la copropriété bénéficie d’un privilège spécial, appelé « superprivilège » défini par l’article 2103 du Code civil. Ce superprivilège permet à la copropriété d’être prioritaire sur les éventuels autres créanciers pour récupérer les dettes de charges et travaux de l’année en cours (N) et des 2 dernières années échues (N-1 et N-2). Au-delà de ce délai, la copropriété est en concurrence avec le prêteur de deniers (la banque) pour les deux exercices antérieurs (N-3 et N-4).

 

De ce fait, ce « superprivilège » accorde à la copropriété la certitude de récupérer jusqu’à 3 ans de charges impayées (aussi bien les charges courantes que les travaux et éventuellement les frais de procédures pour lesquels le copropriétaire aurait été condamné), mais ne garantit pas le recouvrement au-delà de ce superprivilège, si d’autres créanciers comme la banque réclament aussi le remboursement d’une dette.

 

Pour se prévaloir du privilège spécial, en cas de vente amiable, il est nécessaire que le syndic, conformément à l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965 (que nous citons ci-dessous), fasse opposition au versement des fonds pour obtenir le paiement des sommes dues par le copropriétaire vendeur.

 

« Lors de la mutation à titre onéreux d'un lot, et si le vendeur n'a pas présenté au notaire un certificat du syndic ayant moins d'un mois de date, attestant qu'il est libre de toute obligation à l'égard du syndicat, avis de la mutation doit être donné par le notaire au syndic de l'immeuble par lettre recommandée avec avis de réception dans un délai de quinze jours à compter de la date du transfert de propriété. Avant l'expiration d'un délai de quinze jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former au domicile élu, par acte extrajudiciaire (exploit d’huissier), opposition au versement des fonds […] pour obtenir le paiement des sommes restantes dues par l'ancien propriétaire. Cette opposition […], à peine de nullité, énonce le montant et les causes de la créance. Le notaire libère les fonds dès l'accord entre le syndic et le vendeur sur les sommes restant dues. »

 

Il faut comprendre que le privilège ne vaut que si l’opposition est régulière (faite dans les formes), c’est d’ailleurs cette opposition qui vaut mise en œuvre du « superprivilège ». A défaut, la copropriété ne pourra y prétendre.

 

En ce qui concerne les dettes au-delà du superprivilège, si le prix de vente ne permet pas de « désintéresser » la copropriété pour la totalité des dettes, c’est aux autres copropriétaires de devoir supporter ce qu’on appelle « les créances irrécouvrables ».

 

Cela peut arriver si, par exemple, ce que réclament la banque et la copropriété est supérieur au montant du prix de vente.

 

Mais, dans les faits, en cas de vente amiable, le prix de vente permet presque systématiquement de désintéresser tous les potentiels créanciers et la copropriété récupère toutes les sommes dues (au-delà du superprivilège).

 

Les risques sont plus grands pour la copropriété en cas de vente judiciaire (saisie immobilière) car le prix de vente est beaucoup plus faible qu’en cas de vente amiable.

 

Cependant, il est très important de retenir qu’il existe un risque de ne pas récupérer toutes les sommes dues. Cela peut exister dans les cas de dette sur des biens de faible valeur (parkings, etc.).

 

Il est donc nécessaire d’avoir un regard permanent sur l’évolution des impayés de la copropriété et sur leur suivi par le syndic. Laisser une situation s’aggraver, c’est augmenter le risque de créance irrécouvrable.

 

Il ne faut jamais laisser une dette dériver, même si le débiteur « promet » une vente amiable : il faut « sécuriser » la dette et la limiter. Vous retrouverez tous nos conseils à ce sujet dans les ouvrages suivants : « savoir traiter les impayés en copropriété » : www.arc-copro.com/61eh et: « copropriété les impayés en 25 questions » www.arc-copro.com/bt7w.

 

www.arc-copro.com/61eh

www.arc-copro.com/61eh

 

Réponse :

• Non, rien de tout cela n’est conforme aux textes applicables.

 

Le dévouement de la salariée peut malheureusement s’analyser comme une faute, puisqu’elle ne respecte pas l’amplitude de travail de son contrat d’une part et dépasse la durée maximale du travail de dix heures par jour d’autre part, ce qui est une infraction pénale[1]. Il doit aussi être observé qu’entre 23H00 et la reprise du travail le lendemain, la salariée ne bénéficie pas du repos minimum de 11h00 prévu par la loi, sans parler du fait que le travail de nuit ne se décide pas à la légère.

 

Bien entendu, cette faute ne doit pas être sanctionnée à notre sens, s’agissant d’une salariée qui pense bien faire. Il convient cependant de lui faire prendre conscience des conséquences d’un accident qui surviendrait à 22H30 par exemple, après un début de travail à 09H00 pour la formation.

 

Mais il faut se poser la bonne question : pourquoi donc cette gardienne se croit obligée de faire son travail de la journée la nuit venue ?...

 

La réponse est évidente : c’est parce que l’employeur, représenté par le syndic, n’a pas prévu de la remplacer ou de lui aménager ses tâches sur la semaine pour tenir compte de son absence.

 

Il s’agit d’une faute mettant en jeu la responsabilité du syndic, puisque la carence de l’employeur a incité la salariée à se mettre en danger en travaillant dans des conditions illégales. Cette responsabilité reste entière, même si la gardienne et/ou le conseil syndical aurait demandé au syndic de ne pas procéder à un remplacement.

 

En matière d’indemnisation, les tribunaux, lorsqu’ils sont saisis, valorisent l’indemnisation d’heures de travail en plus des heures contractuelles comme des heures supplémentaires, même pour des gardiens, nonobstant la réparation du préjudice subi.

 

Cela donne une idée du montant de la « prime », sachant qu’il convient d’y ajouter les retenues sociales et fiscales. Il va de soi qu’un surcoût par rapport à un remplacement serait à prendre en charge par le syndic fautif et que cela ne doit plus jamais se reproduire.

 

Dans un article de fond à venir, il sera traité de la formation des gardiens et employés d’immeuble : qui décide, pour quoi faire, qui paie, que faire en cas de refus, etc. Suivez attentivement nos prochaines publi

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[1] Article R. 3124-3 du Code du travail : contravention de 4^ème classe, soit 750 € par infraction à l’encontre de l’employeur

 

 

 

Réponse :

 

La réponse est OUI et NON. Tout dépend si la salle est mise à disposition par votre syndic ou si elle est louée à l’extérieur du cabinet.

 

NON : si la salle est mise à disposition par votre syndic, cela ne peut pas faire l’objet d’une facturation particulière, puisque la location d’une salle n’est pas prévue dans le cadre des prestations particulières définies par le décret du 26 mars 2015 relatif au contrat type. Ainsi, si lors du contrôle des comptes, vous identifiez une facture de location de salle chez votre syndic, il faudra la refuser.

 

OUI : si la salle est louée directement pour le compte du syndicat de copropriétaires (salle communale, salle paroissiale, etc.) la facture sera adressée au syndicat des copropriétaires.

 

Important : Que ce soit chez le syndic ou non, il est important de rappeler que l’assemblée générale ne peut pas être convoquée dans une salle située en dehors de la commune de votre copropriété, sauf si le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale l’autorise (article 9 du décret de 17 mars 1967).

 

Nos conseils : Il est souvent intéressant de louer une salle hors de chez le syndic afin de favoriser la participation des copropriétaires, puisque les salles louées sont, la plupart du temps, plus proches de l’immeuble que le cabinet de syndic.

 

Par ailleurs cela devient fortement conseillé en cas de changement de syndic :

 

• cela évite que le syndic « sortant » demande à l’assemblée générale de quitter la salle au milieu de l’AG, en cas de désignation de son confrère ;
• cela permet également plus de « neutralité » dans les échanges et permet d’éviter que le syndic « sortant », se sentant en difficulté, ne puisse mobiliser d’autres membres de son équipe pour convaincre l’assemblée générale de le réélire (intervention du directeur par exemple).