Réponse :

OUI, un nombre (minimal ou impératif) de conseillers syndicaux peut être défini :

• soit (à titre principal) par une disposition du règlement de copropriété (Cour d’Appel de Paris 23^e ch. 7 octobre 1994) ;
• soit (à titre accessoire) par une disposition du « règlement de fonctionnement du conseil syndical » adopté en assemblée générale (article 22 du décret du 17 mars 1967).

C’est d’ailleurs une situation qui est trop souvent négligée et qui peut causer des torts au syndicat.

C’est ainsi qu’en l’absence du respect du nombre minimal ou exact de membres, la résolution d’assemblée générale désignant le conseil syndical peut être contestée (selon les dispositions de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965). Par décision de justice, le conseil syndical sera alors considéré comme « non constitué » (Cour d’Appel Paris 24 février 1999).

N.B : notons que cela concerne le cas où l’assemblée générale ne désigne pas le nombre de conseillers syndicaux prescrit par le règlement de copropriété ou par une précédente décision d’assemblée générale (et pas le cas particulier des démissions en cours de mandat, voir ci-après).

La conséquence immédiate, si le conseil syndical est considéré comme « non constitué » est que les conseillers ne peuvent pas se réunir officiellement ni exercer les droits dévolus à cet organe collégial, qui sont entre autres :

• la mise à disposition à tout moment, par le syndic ou via un accès extranet, de tout document intéressant le syndicat des copropriétaires (article 21 de la loi du 10 juillet 1965) ;
• l’établissement du budget prévisionnel (article 18-II de la loi du 10 juillet 1965) et de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle en concertation avec le syndic (art. 26 du décret du 17 mars 1967) ;
• la convocation d’une assemblée générale par le Président du conseil syndical en cas de carence du syndic (article 8 du décret du 17 mars 1967).

Conseils de l’ARC :

Il convient donc en assemblée générale de bien respecter les obligations énoncées ci-avant :

• de désigner  le nombre minimal ou exact de conseillers syndicaux ;
• de désigner en sus des suppléants destinés à siéger au conseil syndical, en cas de cessation définitive des fonctions des titulaires (démission, vente de leur lot, décès,…) conformément à l’article 25 du décret du 17 mars 1967.

Ce dernier point est très important, car dès lors que plus d’un quart des membres vient à disparaître, le conseil syndical est « mis en sommeil ».

Par ailleurs, l’absence de suppléant peut entraîner des frais conséquents liés à la convocation d’une assemblée générale supplémentaire dont le seul objet serait de nommer d’autres candidats pour les postes de conseillers devenus vacants.

Réponse :

NON, le syndic ne peut prélever aucun honoraire concernant la déclaration des sinistres. Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type gère à présent cette question. La déclaration des sinistres, sans distinction de leur source (parties privatives ou parties communes), doit être comprise dans le forfait de base.

Le syndic ne peut en effet percevoir des honoraires supplémentaires que pour les prestations visées au point 7.2.4. du contrat type réglementaire intitulé « prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres ».

Cela concerne quatre prestations précisément :

• déplacement sur les lieux ;
• prise de mesures conservatoires ;
• assistance aux mesures d’expertise ;
• suivi du dossier auprès de l’assureur.

Aucune autre prestation relative aux sinistres ne peut donc être facturée par le syndic en plus des honoraires forfaitaires du contrat, telle que la déclaration des sinistres.

Mais encore, le syndic ne peut prétendre à une facture d’honoraires supplémentaires pour ces prestations que dans le cas où l’assurance multirisque de l’immeuble ne prend pas en charge la totalité des honoraires de syndic.

En effet, le point 7.2.4 du décret du 26 mars 2015 précise également que : « toute somme versée par l’assureur au syndic au titre de la couverture de diligence effectuée par ce dernier dans le cadre du règlement d’un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article ».

Pour résumer :

• seules les quatre prestations citées peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire ;
• aucune facturation n’est possible si le contrat d’assurance de l’immeuble prend en charge les honoraires du syndic.

Vérifiez donc cette information dans une clause s’intitulant généralement « honoraire de syndic » ou « perte indirecte » de votre contrat d’assurance.

Réponse

Sur l’instauration du « fonds travaux » obligatoire 

Sa mise en place est obligatoire dans toutes les copropriétés à destination d'habitation (totale ou partielle). Il est instauré par les dispositions de l’article 14-2, alinéa II de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi Alur du 24 mars 2014.

Seules les copropriétés neuves (voire celles issues d’une mise en copropriété après réhabilitation lourde) disposent d’un différé de 5 ans, à compter de la date de réception des travaux pour le mettre en œuvre.

La règle et les exceptions

À compter du 1^er janvier 2017, un fonds de travaux est obligatoirement mis en place, à deux exceptions près, à savoir :

• lorsque le syndicat comporte moins de 10 lots, l'assemblée générale peut décider de ne pas constituer ce fonds, mais il faut pour cela l'UNANIMITÉ des voix ;
• lorsqu’un diagnostic technique global (DTG) a été réalisé, conformément aux dispositions des articles L731-1 et suivants du CCH (Code de la Construction et de l’Habitation) et qu’il conclut à l’absence de besoin de travaux pour les 10 années à venir.

Montant et modalités d’appel des fonds 

Ce fonds est alimenté par une cotisation annuelle, à minima de 5 %, appelée selon les mêmes modalités que les provisions pour le budget prévisionnel.

Statut des fonds et modalités de placement

Le dernier alinéa du II de l’article 14-2 énonce que les fonds versés sont attachés au lot et comme tel, sont définitivement acquis au syndicat.

En contrepartie, les dispositions du II du nouvel article 18 de la même loi imposent au syndic d’ouvrir un second compte séparé et « rémunéré », destiné à recevoir les cotisations du fonds de travaux.

Conclusions et conseils

La question sur la fixation du montant de cette cotisation annuelle relève bien du pouvoir de l’assemblée générale.

En conséquence tout syndic qui n’aurait pas inscrit cette question à l’ordre du jour, serait redevable de convoquer une nouvelle assemblée en 2016 et à ses frais !

A défaut, le syndic devra appeler dès le 1^er janvier le minimum de 5 % du budget prévisionnel, conformément aux modalités visées par la loi, et faire porter la question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale ordinaire (de 2017).

Réponse :

Cette question fait appel à plusieurs notions juridiques.

Le décret du 26 mars 2015 définit de manière stricte et exhaustive les tâches pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire. La gestion des fonds placés n’en fait pas partie. Le syndic ne peut donc prétendre à des honoraires supplémentaires pour ce type de tâche, d’autant plus qu’il s’agit d’une opération extrêmement simple qui consiste à transférer une somme du compte courant de la copropriété vers un compte épargne.

De plus, le syndic ne peut pas se retrancher derrière le vote de l’assemblée générale et cela pour deux raisons essentielles :

• Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. A ce titre, il a une obligation de loyauté vis-à-vis de son mandant. Il ne peut donc pas inscrire  à l’ordre du jour de l’assemblée générale une question qui serait illégale et contraire aux intérêts de la copropriété.

• Par ailleurs, le Code de déontologie réglementaire des professionnels de l’immobilier prévoit dans son article 8-3^° une obligation faite au syndic de « communiquer à ses mandants (...) l’ensemble des informations qui leur seront utiles pour qu’ils prennent une décision de façon libre et éclairée ».

Le syndic a donc commis une double faute :   d’une part en insérant à l’ordre du jour une question illégale et d’autre part en n’informant pas les copropriétaires lors de l’assemblée générale que cette tâche est comprise dans le forfait de base ne pouvant pas faire l’objet de facturation supplémentaire.

Vous comprendrez à travers cette question pourquoi il est essentiel que la commission de contrôle chargée de sanctionner les manquements des syndics puisse rapidement voir le jour sans que la composition paritaire prévue dans la loi ne soit modifiée (voir à ce sujet notre action du jour et voir aussi notre abus n° 4113 :  www.arc-copro.com/2iyv ).

Réponse :

OUI, au titre des nouvelles dispositions du Code des procédures civiles d’exécution (CPCE) qui sont entrées en vigueur au 1^er juin 2016.

Ainsi, l’huissier de justice qui sera saisi par un syndic, pour une action en reconnaissance d’une créance à l’encontre d’un copropriétaire défaillant, pourra délivrer ce que l’on appelle un « titre exécutoire ». Cette nouvelle procédure pourrait permettre une alternative à la voie contentieuse (tribunal de proximité, de 1^ère instance), plus longue et d’un coût supérieur en cas de recours à un avocat.

La mise en œuvre de cette procédure simplifiée de recouvrement d’une « petite » créance implique que :

• le syndic, en préalable, ait constitué un dossier devant permettre à l’huissier de reconnaître comme liquide et exigible la créance formulée par le syndicat ;
• la dette n’excède pas 4.000 € (art. R 125-1 du CPCE) ;
• l’huissier de justice fasse part au copropriétaire défaillant de l’existence de sa dette à l’égard du syndicat des copropriétaires.

Le moyen étant réalisé par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception, dans laquelle il propose au copropriétaire défaillant d’accepter, dans le délai d’un mois, cette procédure simplifiée de recouvrement (art. R 125-2 du CPCE) ;

• le copropriétaire débiteur donne son accord exprès, quant à la proposition de l’huissier de justice, sur le montant de sa dette et ses modalités de paiement (art. R 125-4 du CPCE).

Dans l’hypothèse où le copropriétaire a reconnu sa dette par l’acceptation de la procédure, l’huissier délivre alors au créancier, le syndicat des copropriétaires, un titre exécutoire à l’encontre du copropriétaire débiteur (art. R 125-6 du CPCE).

Ce titre, une fois obtenu, doit être respecté par le débiteur (échéancier de paiement). Dans le cas contraire, le créancier pourra aussitôt remettre son titre exécutoire à un autre huissier en le chargeant alors de recouvrer les sommes restantes par tous moyens (saisir sur loyer, sur salaire, immobilisation de véhicule, etc.)

Pour en savoir plus, consultez notre article suivant : « Nouveauté loi Macron : la procédure simplifiée de recouvrement des charges » : www.arc-copro.com/e6me.  Nous y reviendrons prochainement en détail dans un dossier complet.

Réponse :

L’entrée en vigueur de l’obligation du fonds travaux est fixée au 1^er janvier 2017.

Avant cette date, les copropriétaires sont donc libres de décider s’ils souhaitent ou non  constituer ce fonds.

En revanche, à partir du 1^er janvier 2017, les copropriétaires ne pourront plus s’exprimer sur sa mise en place (puisqu’elle sera obligatoire), mais uniquement sur sa dotation, qui ne pourra pas être inférieure à 5 % du budget prévisionnel.

Cette disposition résulte de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par l’article 58 (V) de la loi ALUR du 24 mars 2014.

Ainsi, indépendamment du fait que le syndicat des copropriétaires dispose ou non d’une « avance travaux », et même dans le cas où sa dotation s’avère importante, ce dernier devra toute de même constituer et alimenter un « fonds travaux ».

Ceci étant, deux possibilités s’offrent à vous pour financer ce fonds :

• soit par le biais d’un appel de fonds supplémentaire qui sera envoyé en même temps que les provisions pour les charges courantes ;
• soit en décidant d’utiliser le montant actuellement affecté à l’ « avance travaux » au profit de l’abondement du fonds travaux.  

Pour cette deuxième solution, concrètement, l’ordre du jour de l’assemblée générale devra prévoir trois questions :

• le remboursement (total ou partiel) de l’avance travaux qui sera répartie entre l’ensemble des copropriétaires selon la clé générale au prorata de leurs millièmes ;
• le montant de la dotation annuelle du fonds travaux qui, rappelons-le, ne pourra être inférieur à 5 % ;
• la décision d’abondement du fonds travaux par un appel de fonds spécifique à hauteur du montant de l’avance travaux venant d’être soldée (ou du montant du remboursement partiel).

Il faudra être vigilant afin que la date effective du remboursement de l’avance travaux soit identique à celle de l’appel pour abonder le fonds travaux.

Dans cette hypothèse, les copropriétaires n’auront pas d’effort financier supplémentaire à supporter. Il s’agira uniquement d’un jeu « d’écritures comptables ». Aucun appel de fonds complémentaire ne sera effectué, l’avance travaux sera en quelque sorte "déportée" vers le fonds travaux.

Pour plus de détails sur ce sujet, nous vous renvoyons à notre dossier « Que va devenir le fonds d’avance pour travaux non encore décidés à partir du 1^er janvier 2017 ? » de la revue numéro 111 de janvier 2016 : www.arc-copro.com/wrei.

À noter : lorsque le montant provisionné sur le nouveau fonds travaux dépassera le montant du budget prévisionnel, l’assemblée générale pourra décider de suspendre les cotisations, selon les décisions prises au sujet du plan pluriannuel (article 14-2-II de la loi du 10 juillet 1965). À ce sujet, voir notre dossier « Tout sur le fonds travaux » page 29 de notre revue de juillet 2016 www.arc-copro.com/wrei.

Réponse :

Votre question est intéressante car jusqu'à la parution du contrat type réglementaire, cette question n’était juridiquement traitée.

Ainsi, selon leur degré de « malhonnêteté » du cabinet de syndic, certains affirmaient que toute heure entamée était due, d’autre facturaient automatiquement à la demi-heure, ...

A présent le contrat type réglementaire prévoit une disposition claire sur ce sujet. Le point 7.2.1 du contrat type précise :

« La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : ... €/ heure hors taxes, soit ... €/ heure toutes taxes comprises » ;

Ainsi, lorsque le syndic intervient au temps passé pour des prestations supplémentaires, il doit facturer « au temps réel ».

Dans le cas énoncé, le syndic doit facturer 20 min supplémentaires, et non 1h ou même une demi-heure. Il s’agit donc de reprendre le tarif horaire et de calculer un tiers du montant pour savoir ce que peut légalement prélever le syndic.

CONSEIL : Le conseil syndical doit donc clairement préciser dans le procès-verbal de l’assemblée générale l’heure exacte de la fin de l’assemblée générale.

N’hésitez pas à être précis, par exemple : « L’assemblée générale est clôturée à 20h24 ».  Il suffit alors de faire un prorata du tarif horaire par un produit en croix.

Si le tarif horaire est de 80 euros après 20h, le calcul sera le suivant : 80 € / 60 minutes x 24 minutes.  Dans cet exemple, les 24 minutes supplémentaires pourront être facturées 32 € au prorata temporis.

Un souvenir de notre classe de 5^ème qu’il ne faudra pas hésiter à rappeler au syndic...

Réponse :

Il arrive encore trop souvent que des copropriétés se retrouvent dans des situations inextricables, du simple fait que leur syndic professionnel exerce ses fonctions en toute illégalité.

Il est donc important, pour tout conseil syndical de contrôler, lors de la recherche d’un nouveau syndic, ou en cours du mandat de celui en place, que ce dernier - et ses salariés - sont en mesure d’accomplir légalement leurs tâches.

1. Quels sont les documents obligatoires à détenir pour exercer la fonction de syndic professionnel ?

Le syndic ne peut exercer légalement sa mission, qu’aux conditions impératives suivantes

Détenir une carte professionnelle, pour le représentant légal (et une attestation de collaborateur pour chaque gestionnaire) selon l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970, dite loi HOGUET, pour l’activité de « syndic de copropriété ».

La carte professionnelle est délivrée, depuis juillet 2015, par le Président de la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) du lieu d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) elle remise sur présentation :

• d’une justification d'aptitude professionnelle (formation, expérience) ;
• de deux polices spécifiques obligatoires conformément à ce même article 3 de la loi du 10 juillet 1965, à savoir :

1. une assurance de responsabilité civile professionnelle indemnisant ses fautes civiles préjudiciables à l’égard des victimes, commises lors de son mandat ;
2. une garantie financière couvrant les versements indus à son profit sur les fonds du syndicat des copropriétaires.

• d’un extrait au casier judiciaire national, bulletin n° 2.

1. Que peut demander le conseil syndical au syndic ?

Dans le cadre de son mandat, le conseil syndical peut requérir du syndic que celui-ci lui présente une copie des pièces précitées en cours de validité.

Pour cela le conseil syndical peut s’appuyer sur deux dispositions réglementaires :

• l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, qui donne pouvoir à celui-ci d’avoir copie ou accès auprès du syndic à tout document intéressant le syndicat des copropriétaires, et ce, de manière permanente ;

Cette définition comprend donc, les documents propres du syndicat (factures, contrats, correspondances. ), mais également les documents qui « intéressent » le syndicat, ainsi la carte professionnelle et les attestations d’assurances en font partie !

• l’article 8 du Code de déontologie des professionnels de l’immobilier, institué par le décret du 28 août 2015, qui oblige ces derniers à communiquer à tout moment à toutes les parties, les informations qui leur seraient utiles.

Cela rejoint l’esprit de l’article 21.

Les copropriétaires peuvent par ailleurs désormais consulter le « fichier des professionnels de l’immobilier » : (www.professionnels-immobilier.cci.fr) pour consulter la validité des cartes professionnelles et attestations de collaborateurs (ou interroger directement la CCI du siège social du syndic en attendant que le fichier soit totalement à jour  dès le 1^er juillet 2018).

Ainsi, le conseil syndical, voire les copropriétaires à titre individuel, après contrôle de ces pièces peuvent conclurent que :

• leur syndic assure sa fonction en toute légalité ;
• leur syndicat est garanti en cas de gestion défaillante de leur syndic et qu’il pourra, si besoin était, appeler en la cause ses deux assurances professionnelles.

Réponse :

Il semble que cette nouvelle obligation va causer un nombre d’abus important, étant donné que la plupart des syndics sont dans l’incapacité de procéder à la pesée des postes des gardiens et employés d’immeuble sans faire appel à une assistance extérieure.

Dans la plupart des cas, ils vont faire appel à un prestataire de service qui va assurer cette mission en facturant soit directement le syndicat de copropriétaires soit le syndic qui va alors réimputer la facture à la copropriété.

Les syndics les moins honnêtes iront jusqu’à facturer eux-mêmes au tarif horaire cette prestation alors qu’ils ont fait appel à une société extérieure percevant ainsi une marge dans cette opération.

Néanmoins, pour répondre clairement à la question, il faut être pragmatique et revenir au contrat de mandat qui précise parfaitement les prestations pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

Or, que ce soit le contrat type réglementaire défini par le décret du 26 mars 2015 ou bien celui établi sous l’égide de l’arrêté Novelli du 19 mars 2010, le syndic ne peut pas facturer la pesée des postes.

Et pour cause, le chapitre V de l’arrêté Novelli précise dans son point 5 que « l’établissement du contrat de travail et le cas échéant, de ses avenants entre dans la gestion courante. »

Quant au contrat type réglementaire, la pesée des postes n’étant pas citée comme une prestation supplémentaire pouvant faire l’objet d’une facturation, elle est donc par défaut  incluse dans les honoraires de base (article 6 de l’annexe du contrat type de syndic).

En l’occurrence, cette facture est dans tous les cas non pas seulement abusive, mais bien illégale. Le syndic est donc tenu de rembourser cette facture si la copropriété l’a déjà payée.

En effet, le syndicat de copropriétaires ne peut pas supporter l’incompétence de son syndic. 

Cette question étant récurrente, nous allons d’ailleurs prochainement y consacrer un conseil de l’ARC.