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Quand doit être rédigé l’original du procès-verbal de l’assemblée ?

La rédaction de l’original du procès-verbal de l’assemblée suscite des interrogations. Les usages et interprétations douteuses de syndics professionnels expliquent en partie ces questionnements. A quel moment s’impose réglementairement l’établissement du compte-rendu de l’assemblée ?

I. La rédaction de l’original du procès-verbal s’effectue en fin de séance

L’article 17 du décret du 17 mars 1967 dispose, que l’établissement de l’original du procès-verbal de l’assemblée sans distinction (qu’il soit dactylographié ou manuscrit) s’opère :

- à l’achèvement de cette réunion du syndicat ;

- par le secrétaire, le syndic, sauf décision contraire des copropriétaires (art. 15 du même décret).

En tant que garant de la régularité de l’assemblée, le président de séance (art. 15 du décret précité), possédant nécessairement un lot sur la résidence concernée (Cass. 3e civ. 6 mars 2002, n° 00 - 10406) supporte, à cette occasion, de contrôler de sa conformité au regard :

- des prescriptions réglementaires [décision sous chaque, question, avec indication du nom et du nombre de voix des opposants (mentionnant leurs éventuelles réserves sur la régularité de la résolution), des abstentionnistes, des assimilés aux défaillants (copropriétaires s’exprimant favorablement sur son formulaire de vote sur un projet amendé en cours de réunion)] ;

- des impératifs légaux et conventionnels (majorité licite, application de la bonne clé de répartition stipulée par le règlement de copropriété) ;

- de la teneur des débats.

Pour ce faire, le président est assisté d’un ou plusieurs scrutateurs, si le règlement de copropriété impose cette fonction, Cass. 3e civ. 22 novembre 2006, n° 05 - 19042. Dans la négative, une telle nomination s’avère, certes recommandée, mais néanmoins strictement facultative.

En présence d’une irrégularité sur ce compte-rendu d’assemblée, le président de séance, devrait immédiatement exiger, du secrétaire de séance, les corrections appropriées, avant d’y apposer sa signature, tout comme celle des autres membres du bureau (art. 17 du décret susnommée).

De plus, le président de séance pourrait requérir, à cet instant, une copie (papier, voire photo, en l’absence d’imprimante disponible) de ce document, afin de se garantir contre la diffusion ultérieure d’une version divergente du syndic. En effet, si le syndic a la possibilité de notifier, aux copropriétaires opposants, défaillants ou assimilés une version dactylographiée du procès-verbal de l’assemblée (en cas d’original manuscrit), la jurisprudence requière une concomitance sur le fond entre ces deux supports, Cass. 3e civ. 22 octobre 2009, n° 08 - 22099.

II. La signature par le bureau de l’original du procès-verbal de l’assemblée peut être décalée

Dans la mesure où l’article 17 du décret du 17 mars 1967 est assez précis, d’où viennent les confusions en la matière. Cette disposition prévoit la rédaction du procès-verbal lors de l’assemblée, ainsi que sa signature ou le renvoi de cette dernière formalité dans les huit jours de sa tenue.

Dès lors, certains syndics prétendent que ce délai consenti permettrait :

- a minima d’apporter postérieurement toute modification souhaitée au compte-rendu initial ;

- a maxima de rédiger ultérieurement le document original, en se contentant lors de l’assemblée, de la signature des membres du bureau sur la dernière page précisant leur qualité et l’heure de clôture de cette réunion.

Cette interprétation se révèle juridiquement litigieuse, dans la mesure où :

- l’article 17 du décret suscité concède explicitement, comme seule option, le report des signatures ;

- l’absence d’établissement de l’original du procès-verbal au jour de l’assemblée, expose celle-ci à son annulation judiciaire dans son intégralité, Cass 3e civ. 20 décembre 2006, n° 05 - 20384 ;

- elle favorise ultérieurement des différends sur le sens des résolutions, voire la contestation judiciaire des copropriétaires.

Comment expliquer cette faculté de décaler la signature de l’original du procès-verbal ?

Cette prérogative relativement récente (modification de l’article 17 du décret du 17 mars 1967 par un article 18 d’un décret du 2 juillet 2020) se justifie essentiellement par la possibilité, du président, d’un ou plusieurs scrutateurs, de participer à distance à l’assemblée, via principalement la visioconférence (art. 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965). En conséquence, ce ou ces membres du bureau se trouvent dans l’incapacité de signer l’original du compte-rendu en fin de séance, puisqu’ils ne sont pas présents physiquement à cette réunion du syndicat des copropriétaires.

Lors de l’assemblée, il revient au président de séance, épaulé par un ou plusieurs scrutateurs, de vérifier la correspondance de l’original du procès-verbal de l’assemblée rédigé par le secrétaire. Dans l’hypothèse d’une ambiguïté ou d’une erreur, le président réclamera les rectifications adéquates du secrétaire, avant tout départ de celui-ci de la salle de réunion.

Actions et Actus

Actualité juridique

Peut-on interdire à un restaurant l’utilisation du local poubelle de notre copropriété ?

Au rez-de-chaussée de notre copropriété se trouve un restaurant qui utilise les poubelles de notre copropriété dans le cadre de son activité. Cette utilisation engendre des salissures fréquentes et des débordements. Aussi, nous aurions souhaité interdire l’accès du local poubelle à ce restaurant, et lui imposer qu’il utilise ses propres poubelles, qu’il stockerait dans ses propres locaux, ou encore lui facturer l’accès à ce local. Est-ce possible ?

Par principe, le local poubelle constitue un élément d’équipement commun auquel tous les copropriétaires peuvent légitimement réclamer un accès. D’autre part, les déchets d’origine alimentaires issus d’une activité de restauration, d’après les règlements sanitaires départementaux, ne sont pas distingués des autres types de déchets alimentaires générés par un logement. Il est donc tout à fait fait possible pour le restaurant d’entreposer ses ordures ménagères dans les bacs communs.

A cet égard, la Cour de cassation a déjà pu juger, aux termes d’un arrêt en date du 11 mars 2009, troisième chambre civile, numéro 08-10.566, que le fait d’interdire l’accès à un restaurant de la copropriété au local poubelle commun pour y entreposer des conteneurs à ordure privatifs, était constitutif d’une rupture d’égalité fautive. Le fait de facturer l’accès à ce local serait également fautif et pourrait être sanctionné par le juge sur le même fondement de la rupture d’égalité.

Cela étant, le surcoût engendré par le nettoyage des éventuelles salissures engendrées par ce commerce devrait pouvoir être pris en charge par ce dernier, soit de façon amiable (hypothèse peu évidente en pratique), soit, au besoin, de façon judiciaire, ce qui supposera néanmoins d’avoir la preuve que les souillures sont bien le fait du restaurant, ce qui n’est pas toujours aisé à démontrer (plusieurs témoignages pourraient être sollicités à cet effet, aux termes d’attestations nominatives de copropriétaires ou d’occupants, signées).

Une précision doit toutefois être faite au sujet des éventuelles huiles de cuisson, qui ne peuvent être déversées dans l’évier (article R. 1331-2 du Code de la santé publique), ni confiées aux services de ramassage des ordures ménagères. Un contrat de ramassage est ainsi généralement souscrit par les restaurateurs auprès d’une société spécialisée.

Dans les cas où vous constateriez d’éventuels manquements, il est toujours envisageable de contacter les services d’hygiène de votre mairie afin qu’ils puissent se déplacer et procéder à leurs propres constatations…

Réponse de l'expert

Action

Peut-on interdire la cession isolée d'une cave ou d'une chambre de service à une personne qui n'est pas déjà copropriétaire ?

Question :

Nous nous trouvons dans une copropriété ancienne qui comporte, au dernier étage, plusieurs chambres de service. L’un des copropriétaires a souhaité vendre isolément l’une des chambres de service qu’il possède, ainsi qu’une cave, à une personne qui n’était pas déjà copropriétaire.

Nous avons bien examiné notre règlement de copropriété, qui ne comporte pas d’interdiction spécifique à ce sujet. Afin d’éviter que la tranquillité de notre immeuble, composé exclusivement de grands appartements familiaux, ne soit perturbée, nous aurions souhaité interdire, aux termes d’un modificatif au règlement de copropriété, la cession isolée d’une cave ou d’une chambre de service à une personne qui ne serait pas déjà copropriétaire elle-même d’un appartement au sein de notre immeuble.

Cette interdiction est-elle envisageable ? Le cas échéant, suivant quelle majorité ?

Réponse :

Pour pouvoir répondre à votre problématique, il convient d’examiner en premier lieu les dispositions de l’article 8 de la loi du 10 juillet 1965, dont nous reproduisons un extrait ci-après.

« […] Le règlement de copropriété ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires en dehors de celles qui seraient justifiées par la destination de l'immeuble, telle qu'elle est définie aux actes, par ses caractères ou sa situation. […] »

La destination de votre immeuble va ainsi être déterminante afin de savoir si une telle clause peut valablement être introduite dans votre règlement de copropriété. Mais qu’est-ce que la destination de l’immeuble ? Il s’agit en réalité d’une notion aux contours assez imprécis, qui n’est pas définie par la loi, mais dont l’importance pratique est cruciale.

Schématiquement, on peut définir la destination de l’immeuble comme étant l’usage pour lequel il a été édifié. Est-ce un immeuble d’habitation stricte ? D’habitation avec possibilité d’exercice d’une activité libérale ou d’une activité de bureau ? D’habitation et d’exercice d’une activité commerciale ou artisanale ?

Mais la destination va au-delà de ces questions ; l’article 8 précité parle en effet des « caractères » et de la « situation » de l’immeuble, ce qui renvoie notamment au type d’appartements composant l’immeuble. S’agit-il exclusivement d’appartements familiaux, ou alors de studio ou de deux pièces, plutôt destinés à des étudiants ou à des personnes seules ? On doit également tenir compte de l’environnement dans lequel se trouve l’immeuble. La destination d’un immeuble sera ainsi appréciée différemment selon que celui-ci se trouve dans une rue animée d’un quartier commerçant ou bien dans une venelle d’un quartier très calme et résidentiel.

Pour en venir plus spécifiquement à votre interrogation, la clause que vous envisagez porte une atteinte assez notable au droit de propriété, droit constitutionnellement protégé au titre de l’article 17 de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen, en ce qu’elle vient apporter une restriction importante à la libre cessibilité du bien.

Dans quelle mesure cette clause pourrait-elle être néanmoins admise ?

Tel qu’esquissé précédemment, tout va dépendre de la destination de votre immeuble ; il s’agit alors d’une appréciation au cas par cas.

Plusieurs arrêts, de la Cour de cassation, mais également des juridictions du fond, peuvent ainsi être cités à ce propos.

Un arrêt du 4 juin 1998, rendu par la Cour de cassation (troisième chambre civile, n° 96-16.452) constitue un premier exemple intéressant. Aux termes de cet arrêt, la Haute juridiction a ainsi déclaré valable la clause du règlement de copropriété n’autorisant la cession des caves et chambres de service qu’au profit de personnes déjà propriétaires d’un appartement dans l’immeuble. Il est à noter qu’aux termes de cet arrêt, on comprend que les chambres de service n’étaient pas constituées en lots distincts des appartements principaux, ce qui a pu influer sur sa décision. La Cour de cassation a ainsi motivé son arrêt en relevant que l’immeuble était « cossu et bien entretenu », « occupé seulement par huit copropriétaires », « situé dans un quartier résidentiel », relevant que « la volonté exprimée dans le règlement de copropriété était d'assurer à un petit nombre de personnes un mode de vie, caractérisé par un nombre réduit d'appartements spacieux, favorisant la tranquillité de chacun par la séparation des parties d'habitation de celles réservées au service dans un immeuble à vocation essentiellement bourgeoise ».

Un autre arrêt, rendu cette fois par la Cour d’appel de Paris le 6 mai 2015, n° 12/23234, mérite d’être relevé en raison de sa motivation particulièrement détaillée. Les faits de l’espèce se rapportent à un immeuble « de type haussmannien », « de belle facture », « situé dans un secteur résidentiel du 16e arrondissement ». La Cour relève toutefois qu’il « ne présente aucun caractère historique, prestigieux, exceptionnel ou de standing particulier justifiant de restreindre les droits des copropriétaires de vendre les chambres de service à des personnes étrangères à l’immeuble ». Le juge relève que l’immeuble est doté de deux vestibules distincts, dont l’un est réservé aux occupants des chambres de service. Enfin, la Cour retient également que la plupart des chambres de service sont déjà actuellement occupées par des tiers « sans lien de subordination ou de parenté avec les propriétaires des appartements principaux », et, en outre que les propriétaires contestant l’application de cette clause restrictive n’étaient propriétaires que de deux chambres de service sans être propriétaires d’un appartement ; l’ensemble de ces éléments ayant ainsi conduit le juge à considérer la clause comme non justifiée par la destination de l’immeuble.

La position du juge, dans cette affaire, aurait-elle été la même si l’un des éléments évoqués plus haut avait fait défaut ? Il est difficile de répondre de façon certaine, mais on peut relever que la destination d’un immeuble peut ainsi évoluer dans le temps, et est appréciée à un instant donné.

Citons enfin un arrêt de la Cour d’appel de Paris, rendu le 3 novembre 2005, 23eme chambre, à propos d’une problématique similaire. Dans cette affaire, le juge a validé l’existence de cette clause restrictive.

L’immeuble en question était un immeuble implanté « vis-à-vis du Bois de Boulogne dans un des quartiers les plus résidentiels de Paris », construit au début des années 1960 par un architecte renommé, le juge ayant relevé en outre que « le parti pris de ses concepteurs a été d'en faire un immeuble d'exception permettant à ses occupants de préserver un cadre de vie recherché de haut standing ».

Ainsi, on peut relever dans l’ensemble que le juge apprécie avec beaucoup de rigueur la validité d’une telle clause, et que la destination de l’immeuble doit véritablement être « exceptionnelle » pour qu’elle soit justifiée. Cette clause doit par conséquent être maniée avec beaucoup de précautions. Une attention particulière doit également être portée sur la situation présente de l’immeuble ; tel qu’évoqué plus haut, si les chambres de service ou les caves sont déjà occupées par des personnes non-copropriétaires d’appartements, le juge pourra en tenir compte dans son appréciation de cette clause.

Si d’aventure vous estimiez que les caractéristiques de votre immeuble justifient une telle restriction, à quelle majorité faire approuver cette modification au règlement de copropriété ?

Dans la mesure où nous nous trouvons ici dans une modification du règlement visant à restreindre les droits des copropriétaires sur leurs lots, un vote à l’unanimité des voix de l’ensemble des copropriétaires (sans abstention ni absence) est ici nécessaire.

Réponse de l'expert

Action

Quel prix retenir pour la cession d'une partie commune ?

Question développée :

Un copropriétaire envisage d’annexer une portion de couloir commun qui ne présente d’intérêt que pour deux lots, dont il est propriétaire.

Celui-ci nous a alors fait part de son souhait de racheter cette portion de couloir commun, moyennant un prix d’un montant très faible, au motif qu’il est la seule personne pour laquelle ce couloir commun présente un intérêt.

Cet argumentaire nous semble tout à fait contestable, et nous souhaiterions ainsi avoir plus d’informations à ce sujet.

Réponse :

La détermination d’un prix de vente relève toujours d’une appréciation au cas par cas, et tient compte en tout premier lieu de critères économiques, qui ont une incidence sur sa validité juridique.

L’article 1169 du Code civil dispose ainsi que :

« Un contrat à titre onéreux est nul lorsque, au moment de sa formation, la contrepartie convenue au profit de celui qui s'engage est illusoire ou dérisoire. »

Par conséquent, la vente d’une partie commune, au même titre que la vente d’un appartement ou d’une maison, ne peut être consentie moyennant un prix de vente qui serait totalement déconnecté de la valeur vénale réelle de ce bien. A ce titre, une cession moyennant le prix d’un euro symbolique, ou de quelques centaines d’euros, ne peut être envisageable, sauf, dans ce dernier cas, s’il s’agissait d’une portion extrêmement réduite de partie commune, de l’ordre de quelques centimètres carrés. Il est à noter en outre que le service de la publicité foncière serait également en mesure de s’opposer à un prix de vente dérisoire en raison du manque à gagner que cela entraîne au titre des frais de mutations afférents aux transactions immobilières, qui bénéficient en majeure partie aux départements, aux communes, et à l’État.

En pratique, il est toujours préférable, en cas de doute, de faire appel aux services d’une agence immobilière, ou, quand l’enjeu est d’importance, à ceux d’un expert en matière immobilière.

Indépendamment de ces conseils généraux, il est d’usage de retenir la valeur moyenne du mètre carré au titre de la rue ou du quartier concerné, à laquelle on appliquera une décote, généralement de l’ordre de 50 % ; cette décote vise à tenir compte du fait que la partie commune cédée ne présente d’intérêt que pour quelques copropriétaires seulement, qui sont susceptibles de l’annexer à leur logement – il en ira évidemment différemment pour la vente d’une loge de gardien, qui représente en principe un logement autonome.

Une décote peut également être appliquée afin de tenir compte de l’éventuel état de vétusté de la partie commune cédée.

Dans tous les cas, vous pouvez également tenir compte de la plus-value que cela apportera au copropriétaire acquéreur ; on peut ainsi donner en exemple le cas d’une annexion d’une portion de couloir commun qui aurait pour effet de rendre louable une chambre de service qui, dans son état initial, était dotée d’une superficie inférieure à 9 mètres carrés, et, à ce titre, ne respectait pas les critères du logement décent. Dans cette hypothèse, le syndicat disposera d’un levier assez important afin de négocier un prix de vente plus élevé…

Réponse de l'expert

Action

A quelle fréquence le syndic doit-il actualiser les documents figurant sur l'extranet?

Je suis membre du conseil syndical et je me suis rendu récemment sur l’espace extranet de notre copropriété, que notre syndic met à notre disposition. Je voulais notamment consulter les derniers relevés des comptes bancaires de notre copropriété. Je me suis rendu compte que ceux qui y figuraient dataient déjà de plus de 9 mois, ce qui m’a beaucoup surpris. Mon syndic m’a rétorqué avec aplomb qu’il n’était tenu d’actualiser l’extranet qu’une fois par an. Est-ce normal ?

Il nous faut d’abord rappeler qu’en vertu de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 le syndic professionnel, sauf dispense expresse de l’assemblée générale, est tenu de mettre à la disposition des copropriétaires un accès en ligne sécurisé (extranet) comportant un certain nombre de documents relatifs à la gestion de la copropriété. La liste minimale de ces documents est fixée par un décret du 23 mai 2019 (voir lien ci-dessous).

https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038501555/

Il est à noter en outre que l’article 18 et le décret précité prévoient que les membres du conseil syndical ont accès à un plus grand nombre de documents que les simples copropriétaires. Seuls ces derniers peuvent ainsi avoir accès aux relevés bancaires des comptes séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires (cf. article 3 du décret).

Pour en venir plus spécifiquement à l’actualisation de ces documents il convient de se reporter à l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967, qui prévoit que :

« […] L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace, dont la liste minimale est définie par décret sont, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois suivant la dernière assemblée générale annuelle ayant été appelée à connaître des comptes. »

Ainsi, le syndic n’est donc pas tenu, règlementairement, d’actualiser plus d’une fois par an le contenu de l’extranet postérieurement à l’assemblée générale annuelle qui a vocation à approuver les comptes de l’exercice comptable écoulé.

Cela étant, au sujet spécifiquement des relevés bancaires, l’article 18. II. énonce que « Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci » ; cette obligation concerne le compte bancaire « courant » mais également le compte bancaire rémunéré qui doit être obligatoirement ouvert afin d’y recueillir les cotisations du fonds travaux. Il s’agit certes d’une obligation peu respectée en pratique par les syndics mais qu’il convient de rappeler !

D’autre part, rappelons également que de façon générale l’extranet doit notamment comporter, dans l’espace individuel de chaque copropriétaire, les avis d’appel de fonds qui leur ont été adressés sur les trois dernières années (article 2 du décret précité) ; ce qui contraint le syndic à une actualisation plus régulière qu’une simple mise à jour annuelle.

Réponse de l'expert

Action

L’élection d’un président du conseil syndical est-elle obligatoire ?

Question développée :

Cela fait des années que notre conseil syndical fonctionne de façon collégiale et en toute transparence. Toutefois, dernièrement, notre syndic nous a indiqué que nous étions dans l’illégalité au prétexte que nous n’avons pas de président du conseil syndical.

Nous avions toujours pensé que l’élection d’un président du conseil syndical n’était en rien obligatoire. Pourriez-vous nous éclairer à ce sujet ?

Réponse :

Quand on se réfère à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, il est indiqué que :

« […] Le conseil syndical élit son président parmi ses membres. […] »

Or, en droit, l’usage du présent de l’indicatif équivaut généralement à une obligation, ce qui suppose ici que l’élection du président est donc bien une formalité obligatoire. Cette position est d’ailleurs rappelée par la doctrine juridique (cf. ouvrage « Le conseil syndical » de P-E Lagraulet et G. Gil, éditions Edilaix, 2023).

Cela étant, en l’absence de désignation d’un tel président la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967 ne prévoient pas de sanction particulière. On peut également relever que (à la différence de l’hypothèse où l’assemblée générale ne parviendrait pas à désigner de membres du conseil syndical) il n’est pas prévu par ces mêmes textes légaux de pallier l’absence de président du conseil syndical par le recours au juge qui désignerait lui-même un président.

Il faut rappeler à cet égard que la désignation du président du conseil syndical relève de la compétence exclusive des membres du conseil syndical et non de l’ensemble des copropriétaires. L’article 21 précité le prévoit expressément car il indique que c’est bien le « conseil syndical » qui élit son président. Cette désignation peut intervenir à n’importe quel moment, donc indépendamment de toute assemblée générale.

Rappelons enfin que la désignation d’un président du conseil syndical peut revêtir en pratique une grande importance, car la loi du 10 juillet 1965 et le décret de 1967 lui octroient des pouvoirs propres parmi lesquels on peut notamment citer (liste non exhaustive) :

- La possibilité de convoquer une assemblée générale en lieu et place du syndic en cas de mise en demeure de convoquer une assemblée générale restée infructueuse pendant plus de 8 jours (cf. article 8 du décret du 17 mars 1967) ;

- La possibilité de faire une action judiciaire auprès du président du tribunal judiciaire afin d’obtenir la condamnation du syndic au paiement de pénalités de retard en cas de retard dans la transmission de documents de plus de 30 jours (cf. article 21 de la loi du 10 juillet 1965) ;

- La possibilité de se faire habiliter en assemblée générale, en cas de carence ou d’inaction du syndic, afin d’exercer une action contre ce dernier en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires (cf. article 15 de la loi du 10 juillet 1965) ;

- La possibilité de convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic en cas d’empêchement du syndic en place (article 18, V, de la loi du 10 juillet 1965) ;

- Dans le cadre de la transmission des archives par l’ancien syndic au profit du nouveau, la possibilité, en cas de retard dans la transmission des documents et après une mise en demeure restée infructueuse, d’agir auprès du président du tribunal judiciaire statuant en référé afin qu’il ordonne la remise des pièces sous astreinte (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965) ;

Comme on le voit, le président du conseil syndical dispose de prérogatives notables qui peuvent être mobilisées en période de « crise » dans les relations avec le syndic. Il est donc dommage de se priver de ces outils. Par ailleurs, il est toujours possible, le jour où des difficultés surviennent, de désigner à cette occasion un président du conseil syndical, mais il est préférable d’avoir anticipé cette situation en amont.

Réponse de l'expert

Action

Un syndic peut-il continuer à s’occuper des « affaires courantes » après l’expiration de son mandat ?

Le contrat de notre syndic a expiré il y a un peu plus d’un mois, sans qu’il ait pris le soin de convoquer une assemblée générale afin de le renouveler.

Cela étant, il continue d’envoyer les appels de fonds trimestriels, de régler les factures et d’envoyer des ordres de service. Enfin, nous venons de recevoir des convocations à une assemblée générale, adressées par le syndic… Au sein du conseil syndical, nous nous interrogeons sur la validité de ces pratiques.

Le contrat de syndic n’est pas un contrat qui se renouvelle tacitement. Chaque contrat est ainsi indépendant du précédent, et il doit être expressément adopté à l’issue d’un vote en assemblée générale, à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, c’est-à-dire la majorité absolue des tantièmes de propriété), avec une possibilité d’un deuxième vote à la majorité simple de l’article 24 si la candidature du syndic a reçu au moins un tiers des voix en sa faveur lors du premier vote (cf. article 25-1, qui prévoit cette possibilité).

Cela étant posé, il faut rappeler que le syndic n’a pas la possibilité de continuer à administrer la copropriété une fois son mandat expiré. Quand bien même le ferait-il, il n’a pas davantage la possibilité de continuer à prélever des honoraires forfaitaires fondés sur le contrat expiré. Cette règle a été rappelée à de nombreuses reprises par la jurisprudence (voir en ce sens notamment un arrêt de la Cour de cassation, troisième chambre civile, 14 janvier 2016, n° 14-23.898, qui rappelle que « le syndic professionnel ne peut demander ni recevoir, directement ou indirectement, d'autres rémunérations, à l'occasion des opérations de gestion immobilière, que celles dont les conditions sont précisées dans sa désignation ou dans un mandat écrit préalable »).

Rappelons également que le syndic, agissant en dehors de tout cadre contractuel, ne sera plus couvert par son assurance de responsabilité civile professionnelle ni par sa garantie financière, qui garantit la bonne restitution des sommes versées par les copropriétaires sur les comptes bancaires de la copropriété.

De la même manière, il ne peut valablement convoquer une assemblée générale, faute d’être encore le représentant légal du syndicat des copropriétaires. S’il le faisait néanmoins, cette assemblée générale pourrait ainsi faire l’objet d’un recours judiciaire par un copropriétaire opposant ou défaillant, visant à obtenir son annulation intégrale.

Dans une telle hypothèse, où la copropriété se retrouve dépourvue de syndic à la suite de l’absence de convocation d’AG par ce dernier, l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que l’assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire aux fins de nommer un syndic ; cette démarche nécessite d’être en possession de la liste à jour des copropriétaires et de leurs adresses ; une telle liste doit en principe figurer sur l’espace extranet réservé aux membres du conseil syndical.

Si cette convocation n’est pas effectuée par un copropriétaire, il est également possible, pour tout intéressé, d’adresser une requête au président du tribunal judiciaire afin qu’il désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui sera notamment chargé de convoquer l’assemblée générale des copropriétaires en vue de la désignation d’un syndic. Il s’agit naturellement d’une solution plus complexe, plus longue, et plus coûteuse…

Réponse de l'expert

Action

Comment doivent être répartis les frais d'envoi des convocations ?

Au sein de notre copropriété, seuls quelques copropriétaires continuent à se faire adresser les convocations par recommandé postal classique, au format papier, tandis que de nombreux copropriétaires la reçoivent désormais par recommandé électronique.

Aussi, nous aurions souhaité que les frais d’envoi des recommandés « papiers » soient désormais facturés aux seuls copropriétaires concernés. Le syndic nous répond que cela n’est pas possible. Pourriez-vous nous éclairer ?

Il nous faut rappeler en préambule que depuis la loi du 9 avril 2024 dite « Habitat dégradé », les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique, sans que les copropriétaires aient à donner au préalable leur accord (article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa version actuelle), contrairement au précédent régime où il fallait nécessairement que les copropriétaires donnent leur accord. Dorénavant, le principe et l’exception ont été inversés et il revient aux copropriétaires de se manifester auprès du syndic s’ils souhaitent conserver un mode d’envoi classique, c’est-à-dire par voie postale, des notifications et mises en demeure. A cet égard, l’article 42-1 précité dispose que le syndic doit informer les copropriétaires qu’ils ont la possibilité de demander à continuer de recevoir par voie postale ces notifications et mises en demeure.

Ces précisions étant faites, il est tentant et légitime en effet de vouloir faire supporter les frais d’envoi postaux des recommandés papiers plus élevés que les frais de recommandés électroniques aux seuls copropriétaires qui ont fait le choix de vouloir conserver ce mode d’envoi.

Cela étant, d’après un arrêt de la Cour de cassation en date du 21 mai 2003, troisième chambre civile, n° 02-11.221, publié au Bulletin de la Cour de cassation, les frais d’envoi des convocations et le coût des notifications des décisions prises (concrètement, cela fait référence au procès-verbal de l’assemblée générale) font partie des charges relatives à l’administration des parties communes. Le syndic ne peut donc pas procéder à une répartition différente de celle prévue par la loi.

Par conséquent, en l’état actuel de la législation et de la jurisprudence, il n’est pas possible de faire individualiser ces frais liés aux envois postaux. Ces frais doivent être répartis en charges communes générales.

Réponse de l'expert

Action

L’assurance multirisques de notre copropriété peut-elle être résiliée par l’assureur pour cause de défaut de paiement des primes par notre syndic ?

Nous avons découvert il y a plusieurs mois que notre syndic avait oublié de payer la prime de notre contrat d’assurance multirisques immeuble. Quelles sont les conséquences de cette grave négligence sur notre contrat d’assurance ?

L’article L. 113-3 du Code des assurances régit cette problématique.

Tout d’abord, à défaut de paiement de la prime ou d’une partie de cette prime dans les 10 jours qui suivent son échéance l’assureur adresse à l’assuré une mise en demeure de payer, sous un délai de 30 jours.

De là, plusieurs situations se présentent :

Si la cotisation est finalement réglée dans le délai de 30 jours à compter de l’envoi de la mise en demeure, il n’y a pas de conséquence préjudiciable et le contrat d’assurance ne fera pas l’objet d’une suspension quelconque.

Si la cotisation n’a pas été payée dans ce délai de 30 jours à compter de la mise en demeure : le contrat peut faire l’objet d’une suspension de garantie et l’assureur a la possibilité de le résilier 10 jours plus tard. Il est à noter que, dans cette hypothèse, lorsque le contrat a été résilié à la suite du non-paiement de la prime, cette dernière reste intégralement due à l’assureur.

Si la cotisation finit malgré tout par être payée dans le délai de 10 jours qui suivent ce délai de 30 jours à compter de la mise en demeure, le contrat d’assurance aura été suspendu, mais entrera de nouveau en vigueur à midi le lendemain du jour du paiement de la cotisation. Il est ainsi à noter, dans cette hypothèse, que l’assurance ne garantira pas les sinistres éventuellement survenus entre la date de suspension du contrat et celle de sa remise en vigueur.

Par conséquent, dans votre situation, si le retard de paiement date de plusieurs mois, il est à craindre que votre contrat d’assurance ait été résilié par l’assurance, dès lors qu’un courrier recommandé contenant mise en demeure de payer a bien été adressé à votre syndic. Il convient dès lors de faire souscrire au plus tôt un nouveau contrat par votre syndic !

Il faut également rappeler à ce titre que la seule assurance obligatoire pour le syndicat des copropriétaires est une assurance de responsabilité civile, conformément à l’article 9-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Cela étant, indépendamment de ces dispositions, si votre copropriété avait souscrit un contrat multirisques immeuble aux garanties plus étendues, les conséquences préjudiciables résultant de cette absence de paiement de la prime d’assurance pourraient justifier l’engagement de la responsabilité civile du syndic, ou, au préalable, une tentative de saisine de son assurance de responsabilité civile professionnelle, sur le fondement de l’article L. 124-3 du Code des assurances.

Réponse de l'expert

Action

Qu’est-ce qu’une « inexécution suffisamment grave » permettant de résilier le contrat de syndic plus de trois mois avant son terme ?

Nous ne sommes pas satisfaits, pour diverses raisons, de la gestion de notre syndic actuel, dont le contrat ne prendra pas fin avant plus d’un an toutefois. Certains membres du conseil syndical ont suggéré de changer de syndic et de soumettre à l’assemblée générale prochaine une résolution ayant pour objet la résiliation anticipée du contrat de syndic, au titre d’une inexécution suffisamment grave, conformément à l’article 18, VIII, de la loi du 10 juillet 1965.

Nous nous interrogeons toutefois sur les contours de cette notion et sur les manquements du syndic qui pourraient caractériser une telle inexécution.

Il est exact en effet que le contrat de syndic peut être résilié plus de trois mois avant son terme pour cause d’inexécution suffisamment grave, à l’issue d’un vote en assemblée générale, à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965, correspondant à la majorité absolue des tantièmes de copropriété. Dans l’hypothèse où cette majorité ne serait pas atteinte lors du vote, il est possible toutefois de procéder à un deuxième vote à la majorité simple de l’article 24, où l’on tient compte uniquement des voix exprimées, sans tenir compte des abstentions et des absents non représentés ; il suffit donc que le total des voix « pour » soit supérieur au total des voix « contre » pour que la résolution soit adoptée. Cette possibilité de passerelle permettant ce deuxième vote est envisageable dès lors qu’à l’issue du premier vote la résolution a recueilli au moins un tiers du total des tantièmes de copropriété en sa faveur (cf. article 25-1).

Cette possibilité de résiliation anticipée est ainsi prévue expressément par l’article 18, VIII, précité dont nous reproduisons un extrait ci-dessous :

« VIII.-Le contrat de syndic peut être résilié par une partie en cas d'inexécution suffisamment grave de l'autre partie. […]

Lorsque le conseil syndical est à l'initiative de la résiliation du contrat, il notifie au syndic une demande motivée d'inscription de cette question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, en précisant la ou les inexécutions qui lui sont reprochées.

Le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale dans un délai de deux mois à compter de la première présentation d'une lettre recommandée, lorsque le président du conseil syndical en fait la demande. A défaut, le président du conseil syndical est habilité à la convoquer.

L'assemblée générale se prononce sur la question de la résiliation du contrat et, le cas échéant, fixe sa date de prise d'effet au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée.

Lorsqu'au cours de la même assemblée le syndicat des copropriétaires désigne un nouveau syndic, il fixe la date de prise d'effet du contrat. »

Cela étant, la notion d’inexécution suffisamment grave, qui est directement reprise de l’article 1224 du Code civil, n’est pas définie par une loi ou un décret, et il revient ainsi au juge, en fonction de chaque cas, d’estimer si les manquements imputés au syndic constituent une inexécution suffisamment grave.

Il est à noter en outre que dans l’hypothèse où le juge estimerait cette résiliation non justifiée, il pourrait octroyer au syndic la perception des honoraires dont ce dernier a été indument privé à la suite de cette résiliation anticipée, sans toutefois que cela ne remette en question la résiliation du contrat de syndic. Il existe même certains cas où le syndic prélève d’office, sur le compte du syndicat des copropriétaires, les honoraires auxquels il pouvait prétendre jusqu’à la fin de son contrat, charge ensuite à la copropriété de saisir le juge afin qu’il tranche ce litige…

Afin de cerner davantage les contours de cette notion, plusieurs décisions de justice peuvent être citées.

En premier lieu, la Cour d’appel d’Amiens, aux termes d’un arrêt en date du 11 juin 2024, 1re chambre civile, n° 22/00659, a estimé qu’était justifiée la résiliation d’un contrat de syndic, même en l’absence de préjudice financier pour la copropriété, dans une affaire où le syndic avait payé avec retard des factures d’ENGIE, ainsi que diverses autres factures. Le syndic avait également fait preuve de défaillance dans le recouvrement des charges, le juge a relevé que les relances, portant sur des sommes nettement inférieures à celles figurant sur les appels de fonds communiqués, étaient « redondantes et truffées d’erreurs », démontrant la « désorganisation structurelle du syndic ». Enfin, il était reproché au syndic un défaut de réalisation des comptes rendus de ses visites annuelles, une défaillance dans le suivi des travaux et la reprise de désordres, ou encore un prélèvement injustifié d’honoraires d’établissement d’un état daté dus par un copropriétaire vendeur sur le compte du syndicat des copropriétaires.

En deuxième lieu, aux termes d’un jugement rendu par le tribunal judiciaire de Béziers, chambre 1 section 8, en date du 7 juillet 2025, n° 23/00597, la résiliation anticipée du contrat de syndic a été estimée fondée dans une affaire où le syndic s’était montré défaillant dans la mise en œuvre de la garantie de parfait achèvement et dans la déclaration de sinistre relative à un dégât des eaux ; le juge relevant alors, dans le premier cas, que ces manquements ont abouti à une perte de chance pour le syndicat des copropriétaires de bénéficier de la garantie de parfait achèvement.

En troisième lieu, on peut relever un intéressant jugement du tribunal judiciaire de Toulouse en date du 5 mars 2025, n° 23/01349, dans une affaire où le syndicat des copropriétaires avait résilié de façon anticipée le contrat du syndic pour des faits reprochés qui étaient antérieurs à la date de souscription du contrat objet de la résiliation ; les manquements s’étaient produits au cours d’un précédent contrat avec le même syndic. Dans ce contexte, le juge a alors estimé que les manquements invoqués « […] ne sauraient être regardés comme des inexécutions suffisamment graves à ce contrat justifiant sa résiliation. Il appartenait seulement au syndicat des copropriétaires, compte tenu des griefs qu’il formulait à l’encontre de [la société X], de ne pas renouveler le moment venu son contrat de syndic. »

Ce jugement incite donc à la prudence quand vous décidez de renouveler le contrat d’un syndic dont vous êtes déjà insatisfaits en raison de sa mauvaise gestion…

Dans tous les cas, nous vous incitons à toujours garder des traces écrites de vos échanges avec le syndic et, en cas de besoin, à lui adresser vos demandes par courrier recommandé avec accusé de réception contenant mise en demeure, afin de prouver ultérieurement, en cas de contentieux, les différents manquements que vous lui reprochez.

Réponse de l'expert

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