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Les règlements de copropriété, conformément à l’article 8 de la loi du 10 juillet 1965, doivent notamment fixer les règles relatives à l’administration des parties communes, et ils peuvent aussi comporter un certain nombre de règles sur la composition ou le fonctionnement du conseil syndical, conformément à l’article 22 du décret du 17 mars 1967.

La rédaction des règlements de copropriété est néanmoins encadrée par deux séries de règles.

D’une part, aux termes de l’article 8 précité, il est indiqué que le règlement ne peut imposer « aucune restriction aux droits des copropriétaires en dehors de celles qui seraient justifiées par la destination de l’immeuble, telle qu’elle est définie aux actes, par ses caractères ou sa situation ».

D’autre part, l’article 43 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que toutes clauses contraires aux dispositions des articles 1er, 1-1, 4, 6 à 37, 41-1 à 42-1 et 46 et celles du décret prises pour leur application sont réputées non écrites.

Par conséquent en pratique une grande majorité des dispositions de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967 sont d’ordre public. C’est pourquoi les règlements de copropriété ne peuvent pas comporter des clauses y dérogeant. 

Concernant la problématique énoncé aucun texte légal ou réglementaire ne prévoit pour  les copropriétaires d’être obligatoirement à jour de leurs charges pour pouvoir faire partie du conseil syndical.

La Cour de cassation (arrêt du 18 décembre 2002, 3 ch. civile, n° 01-12.269) a estimé que cette condition ajoutée par le règlement de copropriété n’était pas conforme aux dispositions d’ordre public de l’art. 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui détermine les personnes éligibles au conseil syndical. Le juge a estimé que cette clause qui ajoutait une condition d’éligibilité non prévue par la loi   devait être réputée non-écrite. 

Votre syndic peut donc légitimement indiquer que la clause n’est pas régulière. Cela étant, il nous faut également préciser que, par principe, le syndic doit faire application de la clause tant que celle-ci n’a pas été réputée non-écrite par le juge ou par l’assemblée générale elle-même, à la majorité simple de l’article 24. Nous vous invitons donc à la faire réputer non-écrite par l’assemblé générale, et, dans un second temps, à faire procéder à un audit de votre règlement de copropriété par un avocat ou un notaire afin de détecter les autres clauses potentiellement irrégulières contenues par votre règlement de copropriété, et de procéder à la rédaction d’un modificatif au règlement de copropriété.

Pour rappel, vous pouvez également solliciter l’ARC pour réaliser un audit de votre règlement de copropriété et la rédaction du modificatif.

Il s’agit au fond de déterminer si l’autorisation confiée par l’assemblée générale des copropriétaires a un caractère personnel.

C ’est-à-dire si cette autorisation est attachée au copropriétaire qui la sollicite ou bien si elle a un caractère dit « réel » c’est-à-dire quelle soit attachée au lot qui serait affecté par ces travaux.

La première vérification essentielle à réaliser consistera à lire attentivement la façon dont la résolution accordant l’autorisation a été rédigée. Il est possible, mais plutôt rare en pratique, qu’il ait été précisé que l’autorisation revêtait un caractère personnel et qu’elle ne pouvait donc pas être transférée.

En l’absence de précision particulière, il faut considérer que l’autorisation n’est pas attachée à la personne même du copropriétaire mais davantage au lot. La jurisprudence, en ce sens n’est pas très fournie mais l’on peut citer un arrêt de la Cour d’appel d’Aix-en-Provence du 1er avril 2004, qui a considéré que l’autorisation conférée par l’assemblée générale étant nécessairement attachée au lot considéré, elle se transmet à l’acquéreur.

D’autre part, cette autorisation ainsi conférée ne devrait pas davantage pouvoir être frappée de prescription faute d’avoir été exercée dans le délai de prescription de droit commun de 5 ans, applicable en matière de copropriété (article 42 de la loi du 10 juillet 1965, qui renvoie lui-même à l’article 2224 du Code civil). Autrement dit, l’autorisation confiée par l’AG ne s’éteint pas suite à  son « non-usage ».

Cela étant, sur ces deux problématiques, rien n’empêche l’assemblée générale de préciser aux termes de la résolution que l’autorisation ainsi confiée ne pourra être transmissible et qu’elle pourra être frappée de péremption passé un certain délai également à fixer en assemblée générale.

 Il est même vivement conseillé de prévoir ces garde-fous.

Préalablement à la tenue de l’assemblée générale amenée à approuver les comptes et conformément à l’article 9-1 du décret du 17 mars 1967, le syndic doit tenir à la disposition de chaque copropriétaire les « pièces justificatives de charges » ; ce qui renvoie aux pièces visées par l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965, à savoir notamment : les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, ainsi que, le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage, de refroidissement et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Ces pièces, article 9-1 précité, doivent être mises à la disposition des copropriétaires, en original ou en copie, classées par catégories, pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et qui dans tous les cas, doit être appropriée à la dimension de la copropriété.

Dans ce cadre, il est également prévu que le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l’accueil des copropriétaires, ainsi que le ou les jours et les heures auxquels elle s’effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation à l’assemblée générale.

La nouvelle pratique de votre syndic est donc tout à fait contestable.

Nous vous invitons, par conséquent, à lui rappeler fermement les dispositions de l'article 9-1 du décret du 17 mars 1967, l'objectif de cet article est de faciliter les modalités du contrôle des comptes ainsi que les échanges avec le gestionnaire ou le comptable... 

Il faut rappeler que d'après l'article 9, la convocation à l'AG doit elle-même contenir "le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges."

Faute d'une telle indication, la nullité de la résolution d'approbation des comptes pourrait être sollicitée par tout copropriétaire opposant ou défaillant... 

Conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, l’assemblée générale doit déterminer un montant des marchés et contrats (autres que celui de syndic), à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire. Cette résolution figure en pratique à chaque assemblée générale, afin de pouvoir actualiser si besoin le seuil de mise en concurrence. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des conséquences très importantes, car il ouvre droit à un possible recours judiciaire, mené par un copropriétaire opposant ou défaillant, visant à annuler la résolution ayant approuvé le devis…

Cet article est complété par l’article 19-2 du décret du 17 mars 1967, qui vient préciser ses modalités d’application. Ainsi, il est indiqué par cet article que, lorsque l’assemblée générale n’a pas fixé les conditions de cette mise en concurrence, celle-ci résulte de la demande de plusieurs devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises.

Un arrêt de la Cour de cassation est également venu rappeler que l’exigence de mise en concurrence est réputée remplie dès lors que plusieurs devis ont été demandés, la circonstance tenant au fait qu’une seule d’entre elles ait répondu est indifférente (Cour de cassation, 3e chambre civile, 27 novembre 2013, n° 12-26.395, publié au Bulletin).

Un autre arrêt est également intéressant à citer, au sujet du choix de l’architecte. La Cour de cassation a ainsi estimé, dans le cadre de la réalisation de travaux, que le contrat de maîtrise d’œuvre de l’architecte habituel de la copropriété, ayant établi l’étude des offres pour des travaux, échappait à l’obligation de mise en concurrence (Cour de cassation, troisième chambre civile, 28 janvier 2021, n° 19-22.681, inédit).

Dans votre situation, dès lors que l’assemblée générale n’a pas fixé de modalités particulières à cette obligation de mise en concurrence, on peut donc estimer que celle-ci est satisfaite dès lors que des devis ont bien été demandés à au moins deux entreprises.

Rappelons enfin que, dans ces conditions, il pourrait aussi être envisageable que l’assemblée générale confie au conseil syndical, dans le cadre d’une délégation de pouvoir « simple », prévue par l’article 25, a), de la loi du 10 juillet 1965, de rechercher d’autres devis et d’en retenir un, postérieurement à l’assemblée générale. Cette délégation de pouvoir doit toutefois avoir été prévue dans la convocation, il n’est pas possible de l’ajouter en cours d’assemblée générale. Par précaution, certains syndics la font figurer de façon quasi-systématique.

Il nous faut répondre par la négative.

Le syndicat des copropriétaires peut renoncer au gardiennage par une décision de l’assemblée générale soumise :

- en 1ère lecture à la double majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965, si ce service collectif ne se révèle pas nécessaire à la destination de la résidence stipulée par le règlement de copropriété ;

- à l’unanimité des voix du syndicat des copropriétaires, si ce poste s’avère au contraire impérieux au standing fixé par le règlement de copropriété. Dans ce cas, la résolution de l’assemblée devra porter sur un projet d’avenant au règlement de copropriété adapté (effaçant toute référence à ce statut) joint à sa convocation (art. 11 al. 6 du décret du 17 mars 1967) et établi en principe par un notaire.

Si le syndicat adopte la suppression du gardiennage, l’article 26 de la loi permet, à cette même assemblée, de délibérer sur l’aliénation du logement de fonction, par une question additionnelle. L’article 26 de la loi n’exige donc pas, qu’une seule assemblée vote l’abandon de la fonction de gardien, ainsi qu’instantanément la cession de l’appartement associé.

Autrement dit, rien n’interdit au syndicat sur ce second point de se prononcer : 

- à une autre assemblée, et ce, d’autant plus que cette mutation implique de disposer d’un modificatif de règlement de copropriété proposant un lot issu de cette partie commune, avec sa numérotation, ses millièmes de propriété, ses tantièmes de charges communes, et son nombre de voix pour voter en assemblée. De plus, cette transaction nécessite l’offre d’achat de ce bien immobilier par un copropriétaire, inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée ;

- distinctement, telle que sa location moyennant un projet de bail joint à sa convocation, résolution relevant dans ce cas de la majorité relative de l’article 24 de la loi ;

- différemment, à savoir son affectation en local collectif (vélos, poussettes...) via un projet d’avenant au règlement de copropriété soumis alors en 1ère lecture à la double majorité de l’article 26 ;

- diversement en rétablissant le poste de gardien d’immeuble (si cette fonction apparait ultérieurement pertinente) par un vote en 1ère lecture à la double majorité de l’article 26 de la loi.

En tant qu’organe souverain décisionnaire du syndicat, l’assemblée a la faculté de renoncer au gardiennage d’immeuble, sans devoir, dans la foulée, s’attacher au devenir du logement associé. Cette seconde décision radicale peut parfaitement être reportée, afin d’apprécier la solution appropriée à l’habitation de cet ancien salarié.

La situation que vous décrivez correspond à celle d’un syndicat secondaire de fait. Autrement dit, votre copropriété comprend, dans les faits, au moins un syndicat secondaire, en l’occurrence votre bâtiment, sans que celui-ci ne dispose d’une existence juridique formalisée.

Cette situation peut entraîner des conséquences importantes, tant pour le syndic en place, dont la légitimité pourrait être contestée faute de base légale, que pour le syndicat des copropriétaires lui-même. En effet, en l’absence d’existence juridique reconnue, un copropriétaire pourrait refuser de s’acquitter de ses charges, rendant le recouvrement des impayés juridiquement fragile, ou bien contester des actions ou des décisions sans délai spécifique.

L’article 27 de la loi du 10 juillet 1965 (modifié par l’ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019 – article 31) nous indique la manière de procéder :

« Lorsque l'immeuble comporte plusieurs bâtiments ou plusieurs entités homogènes susceptibles d'une gestion autonome, les copropriétaires dont les lots composent l'un ou plusieurs de ces bâtiments ou entités homogènes peuvent, réunis en assemblée spéciale, décider, à la majorité des voix de tous les copropriétaires, la constitution entre eux d'un syndicat, dit secondaire.

Ce syndicat a pour objet d'assurer la gestion, l'entretien et l'amélioration interne de ce ou ces bâtiments ou entités homogènes, sous réserve des droits résultant pour les autres copropriétaires des dispositions du règlement de copropriété. Cet objet peut être étendu avec l'accord de l'assemblée générale de l'ensemble des copropriétaires statuant à la majorité prévue à l'article 24.

Le syndicat secondaire est doté de la personnalité civile. Il fonctionne dans les conditions prévues par la présente loi. Il est représenté au conseil syndical du syndicat principal, s'il en existe un. »

Cela signifie que si votre bâtiment peut être géré de façon autonome tant d’un point de vue technique que financier, la création d’un syndicat secondaire est possible.

Pour cela, la création du syndicat secondaire se fera en deux temps :

Dans un premier temps, les copropriétaires du bâtiment concerné doivent se réunir lors d’une assemblée générale spéciale réunissant l’ensemble des copropriétaires de ce bâtiment afin de voter :

• Le principe de la création du syndicat secondaire (vote selon les modalités de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 ou bien à la passerelle 25-1 si les conditions sont requises).
• La désignation d’un géomètre et d’un notaire afin de créer le règlement de copropriété du syndicat secondaire ainsi que le vote d’une provision pour financer ces intervenants (même majorité). Si le règlement est adopté ultérieurement, le notaire sera également chargé de le publier officiellement (au service de la publicité foncière).

Concernant ce second point, la création d’un règlement de copropriété distinct n’est pas nécessaire lorsque le règlement de copropriété principal prévoit déjà des parties communes spéciales ainsi que des charges spécifiques par bâtiment.

Cependant, en pratique, un modificatif est fréquemment adopté afin de définir formellement le périmètre du syndicat secondaire, de préciser la répartition des compétences entre le syndicat principal et le syndicat secondaire, d’organiser la distribution des charges entre les deux structures, et de clarifier la gestion des équipements ainsi que la réalisation des travaux.

Il est préférable que la convocation émane du syndicat principal afin d’éviter toute contestation juridique par la suite. La jurisprudence tolère toutefois que le syndic du secondaire régularise lui-même la situation sur les fondements de l’article susmentionné, c’est-à-dire en convoquant les copropriétaires du syndicat secondaire à une assemblée générale, avec pour résolution le vote de la création du syndicat secondaire.

Une fois le vote obtenu en assemblée générale et le délai de contestation de l’assemblée générale expiré, le syndic pourra, le cas échéant, entreprendre les démarches auprès d’un géomètre (si un nouveau calcul des tantièmes s’avère nécessaire) et d’un notaire afin d’établir les actes requis pour la création et l’organisation du syndicat secondaire.

Dans un second temps, le projet de règlement de copropriété devra être approuvé lors d’une nouvelle assemblée générale auprès des copropriétaires du syndicat secondaire (à la majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965). Une fois la résolution adoptée en assemblée générale et le délai légal de contestation écoulé, le notaire devra publier le règlement de copropriété aux services de la publicité foncière pour être opposable aux tiers.

Il est par conséquent préférable que le syndic du syndicat principal s’occupe de ces démarches afin d’éviter tout risque de contestation juridique d’une part, mais également afin de simplifier les démarches relatives à la création et à la modification des règlements de copropriété.

Nous précisons également qu’il ne s’agit en aucun cas d’une scission de la copropriété.
Le syndicat secondaire reste rattaché au syndicat principal et disposera par conséquent de deux organes de gestion distincts : l’un pour les charges propres au syndicat secondaire et l’autre pour les charges générales communes à l’ensemble des copropriétaires.