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En théorie, cela n’est pas vrai, car les appels de fonds des charges courantes de l’année en cours sont basés sur le budget prévisionnel approuvé lors de l’assemblée générale ordinaire du précédent exercice (ou de l’exercice en cours lorsque le budget prévisionnel est réactualisé).

En conséquence, ces charges sont exigibles (généralement au premier jour de chaque trimestre, sauf si l’assemblée générale ou le règlement de copropriété en a décidé autrement).

Les charges devenues exigibles doivent être réglées, à défaut de quoi une procédure judiciaire peut immédiatement être engagée.

La procédure de « déchéance du terme » en est le parfait exemple. Introduite par l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965, cette procédure permet de condamner, à l’avance, un débiteur au paiement de toutes les charges à venir de l’année en cours (charges approuvées dans le cadre du budget prévisionnel) dès la première échéance de retard. En effet ces charges sont connues suite à l’approbation du budget prévisionnel par l’assemblée générale. Cette procédure permet donc, si le juge le décide, de réclamer des charges déjà connues avant leur date d’exigibilité (déchéance du terme de l’exigibilité).

Or l’approbation ou non des comptes ne remet pas en question l’approbation du budget prévisionnel. L’approbation des comptes déterminera cependant si la régularisation des charges est ou non exigible.

Cet appel de régularisation (part résiduelle entre les charges prévisionnelles et réelles) ne sera pas exigible tant que l’assemblée générale n’aura pas approuvé les comptes. La quote-part de régularisation des charges ne pourra donc être ni appelée, ni recouvrée sans que les comptes de l’exercice clos n’aient été approuvés.  

Dans la réalité, la non-approbation des comptes par l’assemblée générale suscite la réflexion du juge, l’amenant parfois à conclure que la non-approbation des comptes est un problème de gestion qui impacte l’ensemble des charges, et bien que l’ensemble des charges prévisionnelles aient été approuvées en assemblée générale, certains juges hésitent parfois à condamner un débiteur à leur paiement en cas de non-approbation des comptes. C’est ainsi que le juge peut être amené à rejeter certaines demandes des syndicats de copropriétaires en cas de comptes non approuvés.

Ainsi, pour éviter que le juge ne rejette une partie des charges réclamées à un débiteur, le dossier d’assignation doit être particulièrement bien préparé avec l’avocat par le syndic, assisté du conseil syndical, en cas de comptes non approuvés.

Conclusions :

• Si les impayés sont importants, rien ne doit justifier que le syndic n’engage pas les actions de recouvrement adaptées.
• La présence d’impayés sur la copropriété ne doit pas non plus permettre à certains syndics de « forcer la main » aux copropriétaires pour approuver des comptes qui n’auraient pas été corrigés par le syndic conformément aux demandes du conseil syndical.

Réponse :

La loi du 10 juillet 1965 dispose dans son article 18-II :

 « II.-Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé : (…)

• d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. L'assemblée générale peut décider, à la majorité de l'article 25, que ce compte est ouvert dans un autre établissement bancaire de son choix (…). Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci. »

Le syndic n’a pas l’obligation de vous donner accès au site de la banque qui détient votre compte. Il a simplement l’obligation de mettre à la disposition du conseil syndical la copie des relevés dès qu’il les reçoit.

Il faudra ainsi vérifier à quelle date le syndic reçoit vos relevés de compte bancaire séparé et faire en sorte qu’un membre du conseil syndical passe au cabinet les chercher, si vous ne trouvez pas un autre arrangement (envoi régulier par email par exemple).

Afin de d’étudier les relevés de comptes communiqués par le syndic (ou mis à votre disposition à son cabinet), vous pouvez aussi lui demander la communication des bordereaux de remise de chèques ainsi que les ordres de virements.

Réponse :

Installer des répartiteurs de frais de chaleur (ou des compteurs individuels d'énergie thermique) donne droit à une réduction du taux de TVA mais uniquement sur une partie de la prestation de pose-location-entretien-relève :

• TVA à 5,5 % pour la partie pose et entretien ;
• TVA à 20 % pour la partie location et relève.

Voilà les éléments juridiques qui permettent de l’attester :

Extrait du Bulletin Officiel des Finances publiques :

« La taxe sur la valeur ajoutée est perçue au taux réduit de 5,5 % de TVA sur les travaux d'amélioration de la qualité énergétique portant sur des locaux à usage d'habitation achevés depuis plus de deux ans, ainsi que sur les travaux induits qui leur sont indissociablement liés  (…)

II. Équipements et prestations éligibles au taux réduit de 5,5 % :

Les travaux d'amélioration de la qualité énergétique portent sur la pose, l'installation, l'entretien et la fourniture des matériaux, appareils et équipements mentionnés au 1 de l'article 200 quater du CGI (Code Général des Impôts), sous réserve que ces matériaux, appareils et équipements respectent les caractéristiques techniques et les critères de performances minimales fixés par l'article 18 bis de l'annexe IV au CGI dans sa rédaction issue de l'arrêté du 29 décembre 2013 ».

Article 18 bis de l’annexe 4 du Code Général des impôts (CGI) :

« La liste des équipements, matériaux et appareils mentionnés au 1 de l'article 200 quater du code général des impôts est fixée comme suit : (…) 2° Appareils installés dans un immeuble collectif : (…), compteurs individuels d'énergie thermique et répartiteurs de frais de chauffage »

Cependant, avant de choisir un devis, pensez à bien relire nos articles sur ce sujet, notamment :

• « Répartiteurs de frais de chauffage : démêler le vrai du faux » www.arc-copro.com/51id ;
• « Enquête sur l’individualisation des frais de chauffage et répartiteurs » : www.arc-copro.com/s8w6.

Réponse :

• Non, rien de tout cela n’est conforme aux textes applicables.

Le dévouement de la salariée peut malheureusement s’analyser comme une faute, puisqu’elle ne respecte pas l’amplitude de travail de son contrat d’une part et dépasse la durée maximale du travail de dix heures par jour d’autre part, ce qui est une infraction pénale[1]. Il doit aussi être observé qu’entre 23H00 et la reprise du travail le lendemain, la salariée ne bénéficie pas du repos minimum de 11h00 prévu par la loi, sans parler du fait que le travail de nuit ne se décide pas à la légère.

Bien entendu, cette faute ne doit pas être sanctionnée à notre sens, s’agissant d’une salariée qui pense bien faire. Il convient cependant de lui faire prendre conscience des conséquences d’un accident qui surviendrait à 22H30 par exemple, après un début de travail à 09H00 pour la formation.

Mais il faut se poser la bonne question : pourquoi donc cette gardienne se croit obligée de faire son travail de la journée la nuit venue ?...

La réponse est évidente : c’est parce que l’employeur, représenté par le syndic, n’a pas prévu de la remplacer ou de lui aménager ses tâches sur la semaine pour tenir compte de son absence.

Il s’agit d’une faute mettant en jeu la responsabilité du syndic, puisque la carence de l’employeur a incité la salariée à se mettre en danger en travaillant dans des conditions illégales. Cette responsabilité reste entière, même si la gardienne et/ou le conseil syndical aurait demandé au syndic de ne pas procéder à un remplacement.

En matière d’indemnisation, les tribunaux, lorsqu’ils sont saisis, valorisent l’indemnisation d’heures de travail en plus des heures contractuelles comme des heures supplémentaires, même pour des gardiens, nonobstant la réparation du préjudice subi.

Cela donne une idée du montant de la « prime », sachant qu’il convient d’y ajouter les retenues sociales et fiscales. Il va de soi qu’un surcoût par rapport à un remplacement serait à prendre en charge par le syndic fautif et que cela ne doit plus jamais se reproduire.

Dans un article de fond à venir, il sera traité de la formation des gardiens et employés d’immeuble : qui décide, pour quoi faire, qui paie, que faire en cas de refus, etc. Suivez attentivement nos prochaines publi

[1] Article R. 3124-3 du Code du travail : contravention de 4^ème classe, soit 750 € par infraction à l’encontre de l’employeur

Réponse :

La réponse est OUI et NON. Tout dépend si la salle est mise à disposition par votre syndic ou si elle est louée à l’extérieur du cabinet.

NON : si la salle est mise à disposition par votre syndic, cela ne peut pas faire l’objet d’une facturation particulière, puisque la location d’une salle n’est pas prévue dans le cadre des prestations particulières définies par le décret du 26 mars 2015 relatif au contrat type. Ainsi, si lors du contrôle des comptes, vous identifiez une facture de location de salle chez votre syndic, il faudra la refuser.

OUI : si la salle est louée directement pour le compte du syndicat de copropriétaires (salle communale, salle paroissiale, etc.) la facture sera adressée au syndicat des copropriétaires.

Important : Que ce soit chez le syndic ou non, il est important de rappeler que l’assemblée générale ne peut pas être convoquée dans une salle située en dehors de la commune de votre copropriété, sauf si le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale l’autorise (article 9 du décret de 17 mars 1967).

Nos conseils : Il est souvent intéressant de louer une salle hors de chez le syndic afin de favoriser la participation des copropriétaires, puisque les salles louées sont, la plupart du temps, plus proches de l’immeuble que le cabinet de syndic.

Par ailleurs cela devient fortement conseillé en cas de changement de syndic :

• cela évite que le syndic « sortant » demande à l’assemblée générale de quitter la salle au milieu de l’AG, en cas de désignation de son confrère ;
• cela permet également plus de « neutralité » dans les échanges et permet d’éviter que le syndic « sortant », se sentant en difficulté, ne puisse mobiliser d’autres membres de son équipe pour convaincre l’assemblée générale de le réélire (intervention du directeur par exemple).

Réponse :

Depuis l’entrée en vigueur du décret comptable du 14 mars 2005, le syndic est tenu de joindre à la convocation d’assemblée générale cinq annexes comptables.

Parmi elles, figure l’annexe 1 qui doit, entre autres, être complétée par la présentation de la situation individualisée de chacun des copropriétaires en fin d’exercice, après répartition des comptes (appelée parfois Annexe 1bis).

Autrement dit, ce décret impose de présenter quelle serait la situation comptable du copropriétaire après approbation des comptes par l’assemblée générale.

Deux scénarios sont alors possibles :

• soit les dépenses sont supérieures au budget voté et dans ce cas, l’exercice est déficitaire impliquant une régularisation au débit des copropriétaires,

• soit  les dépenses sont inférieures au budget, entraînant une  régularisation au crédit des copropriétaires.

A cela peut s’ajouter l’éventuelle régularisation d’eau individuelle pour les copropriétés disposant de compteurs divisionnaires ou l'éventuelle régularisation du compte travaux à approuver lors de la même AG (compte présenté dans l'annexe 4).

Néanmoins, cette simulation comptable n’est en aucun cas exigible tant que les dépenses de l’exercice, ainsi que le solde de l’exercice, n’ont pas été validés par l’assemblée générale (approbation des comptes).

Pour résumer, votre syndic est bien contraint de présenter sur les documents comptables votre solde après répartition des charges (régularisation individuelle), néanmoins, il ne peut en aucun cas vous réclamer cette somme tant que l’assemblée générale n’a pas approuvé les comptes de l’exercice. Si l’assemblée générale n’approuve pas les comptes, le solde présenté dans les documents de la convocation ne sera pas exigible.

Réponse :

Cette question peut en réalité s’interpréter de deux façons :

• La première en traitant de la clause en elle-même « avance de trésorerie » parfois intitulée « avance de trésorerie permanente » ou encore « avance de réserve » dans le règlement de copropriété lorsqu’elle existe ;
• La seconde en ne s’intéressant qu’à son contenu, le montant qui constitue cette avance de trésorerie.

Cette avance est définie à l’article 35 du décret du 17 mars 1967 : « Le syndic peut exiger le versement :  1° De l'avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel ».

1. Ainsi dans un premier temps, on peut décider à la majorité simple de l’article 24 que, le montant de l'avance de trésorerie, mentionnée au règlement de copropriété (et énoncé sous l’article 35 du décret) est ramené à « zéro ». Comme le texte précité le rappelle, celle-ci ne peut excéder 1/6^ème du budget prévisionnel mais aucun minimum n’est fixé.

Nous vous renvoyons aussi à ce sujet à notre conseil du 26 février : « Avance de trésorerie : doit-elle obligatoirement atteindre 1/6^ème du budget prévisionnel ? »

1. En revanche, la suppression même de cette avance nécessite un vote en assemblée générale à la double majorité de l’article 26 (alinéa b) qui va avoir pour effet de venir modifier le  règlement de copropriété en supprimant la clause instaurant cette avance.

Pour cela, l’assemblée générale, devra approuver le projet de modificatif de règlement de copropriété, qui devra être publié au fichier immobilier via un acte authentique dressé par un notaire.

Réponse

C’est la personne qui est copropriétaire à la date d’exigibilité de l’appel de fonds qui devra en assumer le paiement, et non nécessairement celui qui a voté les travaux en assemblée générale. 

En effet, l’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 indique : « A l’occasion de la mutation à titre onéreux d'un lot, […] le paiement des provisions des dépenses non compris dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l'exigibilité ».

Pour rappel : lorsque la copropriété vote des travaux, la résolution doit obligatoirement prévoir les modalités d’appels de fonds selon l’article 14-2 de la loi (date(s) du calendrier d’appel de fonds et montant(s)).

S’il s’agit de gros montants, la copropriété peut ainsi prévoir d’appeler les sommes en plusieurs fois (plusieurs appels de fonds) avec des montants qui peuvent être différents selon chaque appel de fonds.

Exemple : « 30% du montant voté sera appelé le 1^er mai 2016 », puis 30 % au 1^er juillet, 30 % au 1^er octobre et enfin le solde au 1^er décembre. 

Exemple : si une assemblée générale a voté le paiement des travaux en 3 fois (1^er mai, 1^er juillet, 1^er octobre) et que vous vendez le 15 juin, c’est l’acquéreur qui devra payer les 2 derniers appels de fonds au syndic (1^er juillet et 1^er octobre qui seront exigibles après la vente du 15 juin). Les sommes dues par l’acquéreur peuvent toutefois être négociées dans le prix de vente, mais cela concerne un accord « privé » entre les deux parties (vendeur/acquéreur) et ne regarde pas la copropriété ni le syndic qui devra appeler les fonds au nouveau copropriétaire.

Il est donc important de bien définir en AG les dates précises des appels de fonds pour ne pas se retrouver dans une situation délicate en cas de vente.

Exemple : « 30% du montant voté sera appelé le 1^er juillet 2016 » et non « au troisième trimestre ».

Attention ! Si, malgré l’obligation relative aux modalités d’appels de fonds, l’AG n’a pas voté de calendrier des appels de fonds, par défaut, les sommes sont à payer sans attendre en une seule fois dès la date de l‘assemblée générale ayant approuvé les travaux. Dans ce cas, c’est bien le copropriétaire qui a voté les travaux qui sera redevable de la totalité des sommes appelées…

À noter enfin que le syndic doit mentionner dans l’état daté les sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire, notamment au titre « des provisions non encore exigibles dans les dépenses non compris dans le budget prévisionnel» selon l’article 5 du décret du 17 mars 1967.

Cette information est par ailleurs désormais communiquée au futur acquéreur dès la signature de la promesse de vente. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article : www.arc-copro.com/wh61.

Réponse :

Tous les ascenseurs sont dotés d’une liaison de téléalarme réalisée à partir d’une liaison filaire et d’un abonnement auprès d’un opérateur du fixe (Orange en règle générale). Certains disposent également d’une liaison de télésurveillance qui n’est pas obligatoire, mais qui peut être à l’origine de mauvaises surprises comme nous avons pu le relater dans nos articles vous alertant sur les surfacturations générées par les lignes ayant un numéro commençant par le préfixe 0811 :

• contrôlez le tarif des lignes de télésurveillance. Attention aux numéros surtaxés !
• alerte aux tarifs surtaxés des lignes téléphoniques de télésurveillance le cas Kone :

Le coût moyen annuel d’une liaison de téléalarme filaire est constaté actuellement autour de 300 € (abonnement plus communications), montant à multiplier éventuellement par le nombre d’ascenseurs équipant la copropriété.

La question que si pose souvent, porte en effet sur la possibilité de remplacer la ligne fixe par une liaison GSM, c’est-à-dire par onde radio à l’instar du réseau qui permet de communiquer avec les téléphones portables.

Sur le plan technique, cette solution consiste à installer une base d’appels dans le local technique de l’ascenseur (ou à proximité s’il est nécessaire de la dégager de tout obstacle de transmission) et de souscrire un abonnement auprès d’un fournisseur mobile.

Une base d’appels coûte en moyenne 700 € et un abonnement GSM est inférieur à 10 € par mois soit 120 € par an. Si la copropriété est dotée de plusieurs  ascenseurs, il peut même être envisagé de regrouper 2 ou 3 ascenseurs sur le même contrat.

Dans le cas d’une copropriété équipée d’un seul ascenseur, le retour sur investissement de cette solution de GSM se fait au bout de 4 ans. Dans le cas où plusieurs ascenseurs peuvent être regroupés sur un même investissement, il est évidemment plus court.

Pour toute demande d’informations complémentaires, vous pouvez vous adresser à Copropriété Services au 01 40 30 42 82 ou envoyer un mail à coproservices@arc-copro.fr.