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Réponse :

Votre interrogation est pertinente, sachant qu’elle concernera un nombre important de copropriétés.

En effet, pour des raisons diverses, il n’est pas rare qu’un copropriétaire procède au paiement partiel de ses appels de fonds, pouvant alors poser un problème quant à l’imputation que va faire le syndic de cette somme insuffisante.

L’article 9 de l’arrêté du 14 mars 2005 renvoie à l’article 1256 du Code civil, qui est à présent repris dans l’article 1342-10 du nouveau Code civil.

Cet article prévoit plusieurs modalités d’imputation, en cas de règlement partiel.

Voici la disposition dans son intégralité :

« Le débiteur de plusieurs dettes peut indiquer, lorsqu'il paie, celle qu'il entend acquitter. 

À défaut d'indication par le débiteur, l'imputation a lieu comme suit : d'abord sur les dettes échues ; parmi celles-ci, sur les dettes que le débiteur avait le plus d'intérêt d'acquitter. À égalité d'intérêt, l'imputation se fait sur la plus ancienne ; toutes choses égales, elle se fait proportionnellement. »

Ainsi, il faut raisonner par étapes :

1. Si le copropriétaire précise expressément à quel type d’appel de fonds il souhaite imputer son règlement, alors le syndic est tenu de respecter son choix, même s’il s’agit d’une dette récente.

2. Si le copropriétaire ne précise pas à quel type d’appel de fonds il souhaite imputer son règlement, alors que plusieurs d’entre eux ne sont pas réglés, le syndic doit, dans ce cas, l’imputer à la dette qui présente pour tous les copropriétaires le plus d’intérêt.

Par conséquent, on peut considérer que les copropriétaires ont le plus d’intérêt à ce que les charges courantes comme le chauffage, l’électricité, l’eau… soient payées, à défaut de les voir suspendues plutôt que d’épargner pour constituer un « fonds travaux ».

Ainsi, en cas de règlement partiel du copropriétaire le syndic doit l’imputer en priorité pour  régler les dépenses courantes plutôt que pour alimenter le « fonds travaux ».

Précisons que cela n’est valable que dans le cas où le copropriétaire individuel procède à un paiement partiel.

Autrement dit, le syndic ne peut pas d’autorité imputer le règlement d’un copropriétaire à jour du paiement de ses charges au paiement des dépenses courantes, au motif d’une insuffisance de trésorerie due à des impayés.

Dans ce cas, il sera bien obligé de placer les sommes destinées au fonds travaux sur le compte bancaire séparé et rémunéré dédié à cet effet.

Réponse :

Décidemment, avec les syndics professionnels, il n’y a pas de petit profit.

Bien évidemment, les frais de notification des lettres de mises en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris les frais de notification qui caractérisent justement une mise en demeure doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

A défaut, le législateur aurait utilisé le terme précis de « lettre de mise en demeure » et non pas celui de « frais » de recouvrement.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réceptions doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Fin de la partie : « échec et mat ».

Et dire que certains syndics réclament en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui leur revient, tout frais compris, moins de 5 euros...

Quelle mesquinerie d’imputer de surcroît au syndicat de copropriétaires les frais de notifications !

Réponse :

Votre question est très pertinente car effectivement, en parallèle des honoraires de gestion courante, le syndic facture plusieurs prestations pour la réalisation de tâches supplémentaires, complémentaires ou privatives qui peuvent représenter jusqu’à 30% de leurs honoraires globaux.

Le contrôle est donc indispensable afin de vérifier qu’il n’a pas facturé des prestations abusives.

Tout d’abord, rappelons que l’article 11 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à joindre à la convocation d’assemblée générale « l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ».

Ainsi, le premier réflexe est de consulter cette pièce ou bien de la réclamer si le syndic ne la transmet pas. En effet, certains syndics essayent de se dédouaner au motif que son défaut de présentation à l’ordre du jour n’est pas susceptible d’entraîner une nullité des résolutions.

Ainsi, pour eux, l’absence de sanction implique une absence d’obligation.

Si vous êtes face à ce type de syndic « tordu », il faut alors pousser les investigations.

Pour cela, il faut que vous réclamiez le grand livre de la copropriété, conformément à vos droits prévus à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Ensuite, il faudra étudier spécifiquement deux types de comptes. En premier lieu, les comptes « 621 » et suivants, ils figurent dans le grand livre de manière chronologique.

Ces comptes présentent au débit l’ensemble des honoraires du syndic facturés pour la gestion de la copropriété.

On retrouve six comptes spécifiques :

• « 6211 » Rémunération du syndic 
• « 6212 » Débours 
• « 6213 » Frais postaux 
• « 6221 » Honoraires travaux
• « 6222 » Prestations particulières
• « 6223 » Autres honoraires

Dans certains cas, cela n’est pas suffisant sachant que certains syndics n'inscrivent dans ces comptes que les honoraires qui concernent la gestion « directe » de la copropriété.

Autrement dit, les honoraires privatifs tels que les mises en demeure et lettres de relances n’y apparaissent  pas. Il faut alors vérifier les sommes portées au crédit du compte « 401 » appartenant au syndic.

Sur ce compte figurera l’intégralité des honoraires que le syndic a perçu.

Cette démarche peut a priori paraitre compliquée mais, en réalité, après avoir identifié les comptes cela reste techniquement abordable.

Si malgré tout vous rencontrez des difficultés, l’ARC est bien évidemment à votre service.

Réponse :

Le taux d’intérêt légal est un pourcentage fixé chaque semestre par la loi, que l’on va appliquer à une somme d’argent due par le débiteur à son créancier, dans le but de réparer le dommage déjà causé par ce retard de paiement.

Pour le calcul des intérêts de retard, l’article 36 du décret du 17 mars 1967 prévoit que les intérêts légaux sont imputés sur le compte du copropriétaire à partir de la mise en demeure.

« Sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, les sommes dues au titre de l'article 35 portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt, fixé au taux légal en matière civile, est dû à compter de la mise en demeure adressée par le syndic au copropriétaire défaillant. »

Pour mémoire, la mise en demeure doit indiquer le rappel détaillé des charges impayées, l’absence de réponse à la (ou les) lettre(s) de rappel et qu’à défaut de paiement sous X jours à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée, une procédure sera engagée.

Au 1^er trimestre 2017, le taux d’intérêt légal est de 0.90 %.

Pour mémoire,

Évolution du taux d’intérêts depuis 2011

Afin de retrouver aisément le taux d’intérêts légal applicable à la copropriété réévalué chaque semestre, une solution simple est disponible sur cet article mis à jour régulièrement : www.arc-copro.com/mjba.

Quel calcul effectuer ?

Pour estimer les intérêts de retard à imputer sur le compte du copropriétaire défaillant, il convient d’effectuer le calcul suivant :

Montant dû X taux annuel applicable pour le semestre X nombre de jours de retard considéré / 365 jours

Exemple, pour un copropriétaire ayant une dette de 1 000 € sur 30 jours de retard à partir de la mise en demeure : 1 000 x 0.90 % x 30 jours / 365 jours = 0.74 € d’intérêts légaux, qui seront ajoutés à la dette initiale.

Un problème d’impayés de charges ?

Pour aller plus loin, deux manuels indispensables:

Réponse :

Cette question est fréquemment posée par les conseillers syndicaux compte tenu du fait qu’il existe une confusion récurrente entre les documents comptables tenus par le syndic et les relevés bancaires édités par l’établissement bancaire.

Rappelons donc brièvement la différence entre ces deux documents.

Le syndic enregistre, dans la comptabilité des copropriétés qu’il gère, les opérations comptables les concernant et elles vont impacter ce compte 512 « banque » ainsi, lorsque le syndic paye un fournisseur 100 euros, le compte banque comptable de la copropriété fait apparaitre 100 euros au crédit.

En revanche, lorsque le syndic reçoit un remboursement d’un fournisseur de 100 euros il enregistre dans le compte banque de la copropriété la somme de 100 euros au débit.

Il faut se rappeler que les opérations de débit / crédit sont inversées entre le compte banque comptable 512 ET le compte bancaire ainsi, à tout moment, le syndic peut identifier quel est le solde figurant sur le compte banque 512 tenu dans les écritures comptable de la copropriété.

Quant au relevé bancaire, celui-ci est débité ou crédité par la banque elle-même en fonction des sommes réellement décaissées ou encaissées sur le compte bancaire de la copropriété.

Il peut donc exister un décalage entre le compte banque comptable qui est tenu par le syndic et le relevé bancaire qui est édité par la banque.

Prenons un exemple : le 2 février le syndic reçoit de Monsieur Laurent A. copropriétaire un chèque de 500 euros en paiement de ses charges trimestrielles.

Le compte banque comptable de la copropriété ( compte 512 )  sera débité de 500 euros. En revanche, cette somme figurera au crédit du relevé bancaire uniquement lorsqu’elle sera concrètement encaissée sur le compte bancaire de la copropriété.

Il est donc courant qu’il existe une différence entre le solde du compte bancaire par rapport à celui du relevé bancaire.

Néanmoins, il est essentiel que le syndic justifie cette différence. C’est d’ailleurs ce que l’on appelle le « rapprochement bancaire ».

Dans votre cas, la différence est tout de même importante. Le syndic doit donc être en capacité de justifier au centime près ce décalage. À défaut, c’est que sa comptabilité n’est pas tenue correctement.

Plusieurs hypothèses peuvent justifier cette situation.

Il peut d’agir d’une double écriture comptable, d’un chèque déposé qui est sans provision, de chèques perdus qui ont été enregistrés dans la comptabilité, mais n’ont pas été déposés à la banque.

Le syndic est donc tenu de présenter, en parallèle de l’annexe 1, le rapprochement bancaire qui permet justement d’expliquer ce décalage.

Pour aller plus loin sur le rapprochement bancaire : www.arc-copro.com/spmi. 

Réponse :

Lorsqu’un chantier important de rénovation, construction d’immeuble ou d’équipement va être mis en œuvre, le maître d’ouvrage, le promoteur en général, sollicite un référé préventif.

Ce dispositif est prévu par l’article 145 du nouveau code de procédure civile qui dispose :

« S'il existe un motif légitime de conserver ou d'établir avant tout procès la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d'un litige, les mesures d'instruction légalement admissibles peuvent être ordonnées à la demande de tout intéressé, sur requête ou en référé. »

En clair, il s’agit dans un délai bref de faire nommer un expert indépendant par le tribunal de grande instance du lieu de ce projet immobilier - ou le tribunal administratif si le projet est mené par un organisme public.

Ces frais d’expertise sont à la charge de la partie qui a demandé le référé.

L’expert fera un état des lieux complet des immeubles avoisinants afin d’être en mesure de prouver que le chantier n’a pas occasionné de dégât.

Les parties assignées sont nombreuses : tous les riverains immédiats du projet, les services de la voirie, mais également toutes les sociétés chargées des travaux de la démolition à la construction, leurs compagnies d’assurances respectives, et les assurances dommage-ouvrage.

L’expert est nommé suite à une audience au tribunal, à laquelle il est possible d’assister ou pas, ou bien de se faire représenter.

Il réalisera un premier rendez-vous d’expertise sur site durant lequel il visitera l’un après l’autre tous les immeubles concernés, parties privatives comprises.

Ce rendez-vous peut impressionner compte tenu du nombre de personnes qui y assistent : souvent toutes les parties convoquées.

L’expert établira alors un premier rapport d’expertise, avec photos des existants, qui comporte également des préconisations visant à limiter les nuisances comme les risques du chantier à venir.

Ce document servira de référence en cas de survenance de tout désordre.

Il est possible de saisir l’expert à tout moment pendant le déroulement des travaux pour lui signaler l’apparition de désordres, ou l’alerter si les recommandations qu’il a établies ne sont pas suivies en pratique.

L’expert a le pouvoir de faire stopper le chantier en cas de danger.

Nous vous recommandons de vous faire représenter par un avocat, et dans certains cas techniquement complexes, il est même nécessaire que le syndicat des copropriétaires s’assure les services d’un expert indépendant qui sera en capacité de contredire ou expliquer les avis de son confrère nommé par le tribunal.

Réponse :

La suppression des vide-ordures pour des considérations d’hygiène peut être adoptée à la majorité des voix du syndicat des copropriétaires (art. 25 alinéa g de la loi du 10 juillet 1965).

Si la  décision n’a pas réuni en première lecture la majorité absolue des voix syndicat, mais au moins le tiers de celles-ci, il est possible de procéder à un nouveau vote en seconde lecture à la majorité de l’article 24 de la loi précitée (majorité des présents et représentés).

Cependant, le texte n’impose pas expressément de joindre à la convocation un diagnostic sur l’état de délabrement de ces installations collectives.

Pour autant, il s’avère pertinent d’annexer tous les éléments essentiels à la convocation,  afin que les copropriétaires puissent délibérer en assemblée générale en connaissance de cause (Cass. 3^e civ. 15 mars 2006, n° 04 – 19919).

Cette mesure de précaution permet de minimiser les risques d’une annulation judiciaire de cette résolution par un copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal par le syndic (art. 42 de la loi susnommée).

Comme le souligne la 3^ème chambre civile de la Cour de Cassation dans un arrêt du 22 septembre 2009, n° 08 - 19411, les informations relatives au délabrement des vide-ordures peuvent prendre la forme d’attestations de l’entreprise chargée de la maintenance de ces équipements collectifs et/ou du personnel du syndicat des copropriétaires (employé catégorie A ou gardien catégorie B) effectuant l’entretien des parties communes.

Dans le cas où le syndic n’est pas en mesure de justifier l’état de dégradation des vide-ordures et que le syndicat de copropriétaires souhaite procéder à cette suppression, l’unanimité des voix est alors requise dans la mesure où il s’agit de porter atteinte à un équipement collectif sans dispositif équivalent, Cass. 3^e civ. 31 mai 1995, n° 93 - 15867.

Réponse :

Décidément, avec les syndics professionnels, il n y a pas de petits profits.

Bien évidemment, les frais de notification de lettre de mise en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, c’est justement l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris ceux relatifs à sa notification qui  doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

À défaut, la loi aurait dû parler non pas de « frais » de recouvrement, mais uniquement de lettre de mise en demeure.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réception doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Comme on dit « échec et mat ».

Et dire que votre syndic réclame en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui lui coûte, tout compris, environ 5 euros...

RÉPONSE :

En ce qui concerne l’audit énergétique : il est obligatoire pour les immeubles qui répondent aux trois caractéristiques suivantes :

• Chauffage collectif ;
• 50 lots ou plus (compter tous les lots : logements, commerces, annexes, caves, parkings, etc.) ;
• Le permis de construire a été déposé avant le 1^er juin 2001.

La loi précise que cet audit devait être réalisé avant le 1^er janvier 2017. Cette obligation court toujours pour les copropriétés qui ne l’ont pas encore réalisé.

En ce qui concerne le DTG, seule son inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale est obligatoire. Par contre, sa réalisation est facultative dans la plupart des cas ; en effet, la loi précise que ce diagnostic est uniquement obligatoire pour les copropriétés suivantes :

• Bâtiments de plus de 10 ans ET qui font l'objet d'une mise en copropriété (par vente à la découpe) ;
• Copropriétés qui font l'objet d'une procédure pour insalubrité ET pour lesquelles l'administration demande au syndic de produire un DTG.

En conclusion, avant d’engager toute démarche d’audit ou de DTG, l’ARC conseille vivement de réaliser en premier lieu le Bilan initial de copropriété (BIC : voir cet article) et de consulter à la suite le pôle énergie pour un accompagnement personnalisé, chaque copropriété ayant ses spécificités une analyse sur mesure est indispensable.

À noter :

• le DTG comprend l’audit énergétique.

Références réglementaires :

• Pour l’audit énergétique : loi Grenelle 2 du 12 juillet 2010, décret du 17 janvier 2012 et arrêté du 28 février 2013 - articles R.134-14 à 18 du code de la construction et de l’habitation ;
• Pour le DTG : loi ALUR du 24 mars 2014 et décret du 28 décembre 2016 - articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.
• Articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.

Réponse :

Votre question est à la fois très intéressante et très inquiétante.

Avant d’y répondre, nous allons repréciser le contexte juridique.

1. Depuis le 1^er janvier 2017, la loi ALUR a modifié l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui a subi deux modifications :

• la suppression de la nécessité de prévoir tous les trois ans à l’ordre du jour une question relative à la constitution d’une avance travaux ;
• l’obligation de constituer un fonds travaux.

1. Alors que les sommes affectées à l’avance travaux sont remboursables, celles constituant le fonds travaux ne le sont pas. Cette distinction résulte de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui indique que « les avances sont remboursables » alors que l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que «Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires. Elles ne donnent pas lieu à un remboursement par le syndicat à l'occasion de la cession d'un lot. » Autrement dit, cette épargne est non remboursable aux copropriétaires vendeurs.

1.  Ces deux comptes répondent donc à une définition juridique différente, imposant  une vigilance du conseil syndical et en premier lieu du syndic pour ne pas les amalgamer.

Ainsi, l’avance travaux pourra toujours perdurer en parallèle du fonds travaux obligatoire, puisque la loi ALUR a supprimé uniquement l’obligation faite au syndic de mettre à l’ordre du jour tous les trois ans la constitution d’une avance travaux, et non son principe.

Mais encore, la loi n’a jamais prévu que le fonds travaux allait substituer l’avance travaux en absorbant les sommes affectées pour le constituer.

Par conséquent, il n’est pas question que le syndic décide, de sa propre initiative, que les sommes affectées à l’avance travaux se confondent avec celles du fonds travaux. Seule l’assemblée générale est souveraine pour voter cette résolution.

D’ailleurs, en pratique, les copropriétaires peuvent décider en assemblée générale de continuer à abonder l’avance travaux et en parallèle alimenter le fonds travaux qui lui, est obligatoire.

Nous vous invitons à faire preuve de vigilance, car nous avons eu connaissance de cas de syndics ayant retenu d’une main des sommes à rétrocéder aux copropriétaires vendeurs, alors même qu’ils appelaient de l’autre main ces mêmes montants aux copropriétaires acquéreurs.