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Réponse :

Décidément, avec les syndics professionnels, il n y a pas de petits profits.

Bien évidemment, les frais de notification de lettre de mise en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, c’est justement l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris ceux relatifs à sa notification qui  doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

À défaut, la loi aurait dû parler non pas de « frais » de recouvrement, mais uniquement de lettre de mise en demeure.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réception doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Comme on dit « échec et mat ».

Et dire que votre syndic réclame en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui lui coûte, tout compris, environ 5 euros...

Réponse :

Votre question est à la fois très intéressante et très inquiétante.

Avant d’y répondre, nous allons repréciser le contexte juridique.

1. Depuis le 1^er janvier 2017, la loi ALUR a modifié l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui a subi deux modifications :

• la suppression de la nécessité de prévoir tous les trois ans à l’ordre du jour une question relative à la constitution d’une avance travaux ;
• l’obligation de constituer un fonds travaux.

1. Alors que les sommes affectées à l’avance travaux sont remboursables, celles constituant le fonds travaux ne le sont pas. Cette distinction résulte de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui indique que « les avances sont remboursables » alors que l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que «Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires. Elles ne donnent pas lieu à un remboursement par le syndicat à l'occasion de la cession d'un lot. » Autrement dit, cette épargne est non remboursable aux copropriétaires vendeurs.

1.  Ces deux comptes répondent donc à une définition juridique différente, imposant  une vigilance du conseil syndical et en premier lieu du syndic pour ne pas les amalgamer.

Ainsi, l’avance travaux pourra toujours perdurer en parallèle du fonds travaux obligatoire, puisque la loi ALUR a supprimé uniquement l’obligation faite au syndic de mettre à l’ordre du jour tous les trois ans la constitution d’une avance travaux, et non son principe.

Mais encore, la loi n’a jamais prévu que le fonds travaux allait substituer l’avance travaux en absorbant les sommes affectées pour le constituer.

Par conséquent, il n’est pas question que le syndic décide, de sa propre initiative, que les sommes affectées à l’avance travaux se confondent avec celles du fonds travaux. Seule l’assemblée générale est souveraine pour voter cette résolution.

D’ailleurs, en pratique, les copropriétaires peuvent décider en assemblée générale de continuer à abonder l’avance travaux et en parallèle alimenter le fonds travaux qui lui, est obligatoire.

Nous vous invitons à faire preuve de vigilance, car nous avons eu connaissance de cas de syndics ayant retenu d’une main des sommes à rétrocéder aux copropriétaires vendeurs, alors même qu’ils appelaient de l’autre main ces mêmes montants aux copropriétaires acquéreurs.

Réponse :

Dans un réseau de chaleur, la facture d’énergie comporte souvent deux catégories principales (parfois découpées en sous-catégories) :

•          R1, qui correspond à la part variable liée à la consommation de la copropriété.

•          R2, qui correspond à la part fixe liée à l’entretien du réseau de chaleur (ce n’est pas l’entretien de la sous-station appartenant à la copropriété).

Concernant l’individualisation des frais de chauffage, le Code de l’énergie (article R241-12) distingue :

• les frais d’énergie ou de combustible, qui sont eux-mêmes de deux sortes (art. R241-13) :
  • les « frais individuels », qui représentent généralement 70% de la facture ; ils sont répartis en fonction des compteurs.
  • les « frais communs », qui représentent généralement 30% de la facture d’énergie ; ils sont répartis en fonction des tantièmes.
• les « autres frais » : entretien des installations de chauffage et les frais relatifs à l'utilisation d'énergie électrique (ou éventuellement d'autres formes d'énergie) pour le fonctionnement des appareillages, notamment les instruments de régulation, les pompes, les brûleurs et les ventilateurs.

Dans le cadre du chauffage urbain, les frais d’énergie comprennent donc l’ensemble des éléments de la facture (R1, R2, etc.) :

• Le R2 concerne l’entretien du réseau de chaleur mais pas l’entretien des installations de la copropriété (sous-station, radiateurs,…) ; cette quote-part ne rentre donc pas dans la catégorie des « autres frais »
• R1, R2, etc. sont deux parties indissociables d’une même facture dont l’objet est la fourniture d’énergie. Nous retrouvons donc le même découpage que pour les énergies « gaz » ou « électricité », qui comportent une part fixe (appelée plus souvent abonnement) et une part variable (l’abonnement). Le syndic d’une copropriété alimentée au gaz n’extrait pas la part « abonnement » d’une facture de gaz pour la répartir aux tantièmes, ou à répartir 70% de la seule consommation de gaz en fonction des compteurs

Dans le cadre d’un réseau de chaleur, c’est donc 70% de l’ensemble de la facture (R1, R2, etc.) qu’il convient de répartir en fonction des compteurs.

Plus d’informations sur l’individualisation des frais de chauffage, et nos conseils pour bien gérer les AG : arc-copro.com/wk4v.

Réponse de l’expert : la justification de votre syndic est vraie. Voici au travers de deux exemples, les mouvements enregistrés par la Banque d’un côté et par le Syndic d’un autre côté, lorsqu’un copropriétaire effectue un règlement, par chèque ou par virement, ou encore par prélèvement automatique.

1er cas, le règlement s’effectue par chèque :

Le copropriétaire envoie son chèque chez le syndic, il est alors enregistré par le service comptabilité qui le saisit sur un bordereau de remise de chèque, ou transmet l’ensemble des chèques en l’état à sa banque (qui effectuera cette tâche pour son compte).

Il doit juste indiquer pour chaque syndicat les références de comptes à créditer. Le service comptabilité doit en même temps enregistrer l’écriture dans la comptabilité du syndicat, débit du compte  512 (banque) par le crédit du compte 45 du copropriétaire et il doit adresser régulièrement les chèques aux banques concernées pour que les comptes des syndicats soient effectivement alimentés !

 Ce n’est qu’une fois que toutes ces opérations sont réalisées qu’il y a concordance entre les sommes versées et les sommes encaissées.

2éme cas, le règlement s’effectue par un virement automatique, ou ponctuel, à l’initiative du copropriétaire :

La banque reçoit alors automatiquement une somme X avec l’identifiant du copropriétaire et du compte du syndicat à créditer.

A cet instant, le syndic ne connaît officiellement pas l’effectivité du paiement par le copropriétaire. Il n’en sera réellement informé que lorsqu’il recevra, de la banque, un bordereau papier ou informatique, récapitulant tous les virements reçus depuis le dernier bordereau émis et le compte du copropriétaire ne sera effectivement crédité que lorsque l’opération énoncée sous le 1^er cas sera réalisée.

Dans cet exemple, on peut conclure que le syndic a reçu le bordereau de virement le 23 décembre, il disposait donc encore de quelques jours pour l’enregistrer sur l’exercice 2016 et ne pas faire apparaître « débiteur » un copropriétaire qui avait payé.

Pour mémoire dans le présent exemple, il est à noter que s’il s’agissait du règlement pour le dernier appel de fonds annuel exigible au 1^er octobre alors le copropriétaire était malgré tout en retard dans sa situation.

3éme cas, le règlement s’effectue par un prélèvement automatique sur le compte du copropriétaire :

La même démarche que sous le cas n°2 est effectuée.

Réponse :

Avant de répondre à votre interrogation, il est nécessaire tirer au clair la question de  l’exigibilité des appels de fonds en distinguant ceux envoyés en cours d’année de celui de régularisation de charges de fin d’exercice.

Les appels de fonds en cours d’exercice trouvent leur validité légale par le vote du budget prévisionnel. Cela résulte de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise « pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration (...) le syndicat de copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel (...) les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté ».

Ainsi, au début de chaque trimestre (ou autre modalité convenue en assemblée générale) le copropriétaire est redevable de sa quote-part de charges trimestrielles.

En revanche, le syndic n’est pas habilité à appeler auprès des copropriétaires la différence entre le montant du budget prévisionnel voté et les dépenses réalisées.

Pour cela, il devra attendre l’approbation des comptes, qui devra être proposée au cours de l’assemblée générale postérieure à l’arrêté des comptes.

Concrètement, l’assemblée générale n’approuvera pas uniquement le résiduel, mais l’intégralité des dépenses de l’exercice, qui pourra alors être répartie sur les comptes des copropriétaires en fonction de leur quote-part.

Ainsi, le fait générateur qui permet de régulariser les charges de l’exercice est le vote de l’approbation des comptes.

Par conséquent, la grille de répartition à prendre en considération est uniquement celle valable à ce jour.

Autrement dit, dans votre cas, seule la nouvelle grille de répartition votée le 20 mars 2017 est à prendre en considération pour l’intégralité de la régularisation des charges de l’année.

Réponse :

Tout d’abord, il est important de rappeler que le contrôle des comptes doit se faire plusieurs fois au cours de l’exercice et non uniquement en fin d’année pour préparer l’assemblée générale.

En effet, cela permet justement d’identifier en cours d’année des anomalies et ainsi d’avoir le temps de les traiter ou de négocier avec le syndic leur suppression.

Pour répondre à votre question, l’approbation des comptes sous réserve n’est pas prévue dans les textes de lois.

Ainsi, bien souvent, les syndics considèrent l’approbation des comptes sous réserve comme une approbation « tout court ».

Et pour cause, les charges et plus généralement les comptes de l’exercice font un « bloc ». Ils sont donc soit acceptés en l’état, soit refusés.

Il faut donc être plus précis en procédant en deux temps :

1. identifier les factures ou écritures comptables qui posent problème ;

2. les sortir des charges pour les imputer sur un compte d’attente.

Par ce procédé, seules les factures validées seront présentées en charges, ce qui permettra ainsi d’approuver les comptes en l’état et de procéder à la régularisation des charges.

Grâce à ce système, l’approbation des comptes pourra se faire sans réserve. En revanche, les factures litigieuses devront être traitées sur l’exercice suivant.

Ce procédé permet d’éviter une approbation sous réserve mais attention car il ne règle pas le problème des factures litigieuses.

Il faudra donc que le conseil syndical négocie avec le syndic la suite à donner. Soit ce dernier les annule, soit il maintient sa position.

Dans ce dernier cas, il reviendra au conseil syndical de démontrer au syndic sa mauvaise foi afin qu’il prenne à sa charge les factures abusives voire illégales.

Réponse :

Le compte 102 présente les provisions travaux.

Au crédit, on retrouve les sommes appelées auprès des copropriétaires et au débit celles utilisées pour faire face aux factures réceptionnées concernant les travaux.

En fin d’exercice, ce compte doit impérativement être soldé en distinguant deux hypothèses :

1. Les travaux sont terminés : que la campagne travaux présente un solde « excédentaire » ou « déficitaire », ce montant doit être réparti auprès des copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges.Bien évidemment, avant de voter l’approbation des comptes, le conseil syndical devra vérifier l’origine de ce solde, surtout s’il est négatif.Et pour cause, le syndic aurait dû payer et appeler le montant convenu dans le devis par le prestataire pour réaliser les travaux, n’impliquant pas de solde déficitaire.

2. Les travaux ne sont pas terminés. Dans ce cas, le solde doit être basculé dans un compte « 120 » s’intitulant « solde en attente sur travaux ». Ce compte permet d’identifier les sommes qui n’ont pas à être rétrocédées auprès des copropriétaires du fait que justement les travaux ne sont pas clôturés.

Ceci étant, il faut savoir que certains syndics laissent délibérément des soldes créditeurs sur le compte « 102 » alors que les travaux sont terminés. L’intérêt pour eux est de conserver ces sommes plutôt que de les rétrocéder auprès des copropriétaires.

Il faut donc vérifier l’origine de ce montant et contrôler si l’intégralité des factures et appels de fonds concernant ces travaux ont été réalisés et réceptionnés.

Dans l’affirmative, le solde excédentaire doit être rétrocédé au crédit des copropriétaires !

Attention, il ne s’agit pas de vérifier si les travaux sont physiquement terminés, mais comptablement clôturés.

Il faut donc, comme indiqué précédemment, vérifier la réception de l’ensemble des factures et l’envoi des appels de fonds concernant ces travaux.

Dernier conseil : dans l’hypothèse où la copropriété réalise plusieurs campagnes de travaux au cours d’un même exercice, il est préconisé de prévoir des sous comptes pour chacun. Exemple : « compte 102-1 travaux de ravalement » ; « compte 102-2 travaux ascenseurs » ; « 102-3 travaux remplacement chaudière ».

Il sera ainsi plus simple de suivre cette comptabilité.

Réponse :

Avant de répondre à votre question, rappelons trois règles importantes et impératives prévues dans la loi du 10 juillet 1965 :

1. L’article 14-2 prévoit que le fonds travaux est obligatoire, avec une cotisation minimale de 5% du budget prévisionnel.
2. Il peut servir pour financer tous travaux exceptionnels prévus à l’article évoqué précédemment.
3. l’article 10-1 précise effectivement que ce fonds doit être appelé sur la base des millièmes généraux.

Ceci étant, la loi n’a jamais imposé ou interdit que le fonds travaux soit utilisé uniquement pour les travaux qui relèvent de la clé générale. Autrement dit, ce fonds peut financer tous travaux prévus à l’article 14-2, indépendamment de leur clé de répartition.

Néanmoins, une telle affectation des fonds impose au syndic de suivre une procédure comptable très stricte afin de s’assurer que des copropriétaires ne bénéficieraient pas d’un enrichissement sans cause ou, au contraire, seraient lésés.

Autrement dit, le syndic devra tenir le fonds travaux en distinguant la quote-part rattachée à chacun des lots.

Cela permettra de n’utiliser que celles concernées par les travaux, qui ont été préalablement votés en assemblée générale.

À titre d’illustration, s’il s’agit de travaux qui concernent une clé spéciale bâtiment, seuls les lots de ce bâtiment seront débités de leur quote-part de fonds travaux et non les autres.

Pour vérifier si votre syndic gère bien le fonds travaux, demandez-lui s’il tient une comptabilité auxiliaire dans laquelle figure la quote-part de fonds travaux rattachée à chacun des lots.

En cas de réponse négative, il y a alors de fortes chances que l’utilisation du fonds travaux soit erronée.

Réponse :

L’annexe comptable n°5 est un document de fin d’exercice qui doit impérativement être joint à la convocation d’assemblée générale.

Cela résulte de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 qui précise que cette pièce est essentielle pour la validité des décisions qui relèvent des comptes.

Il s’agit d’un document extra-comptable qui présente les travaux non encore terminés ou pas encore commencés en fin d’exercice.

Par conséquent, comme ils ne sont pas achevés, les factures correspondantes aux travaux ainsi que les provisions appelées sont « figées » dans la comptabilité et donc non réparties.

Cette situation peut perdurer plusieurs années si le syndic laisse des travaux en état, ou bien s’il considère que tant qu’il n’a pas encaissé l’intégralité des travaux, il ne les engagera pas.

Pire, certains syndics laissent délibérément des travaux en annexe 5 alors qu’ils sont effectivement terminés.

L’intérêt sous-jacent pour eux est de garder un maximum de temps de la trésorerie, soit pour la faire travailler à leur profit, soit pour camoufler des impayés de charges.

Il faut donc lire de manière extrêmement attentive l’annexe 5 en distinguant les différents types de travaux enregistrés sur ce document :

1. Les travaux terminés : dans ce cas, ils doivent sortir de l’annexe 5 pour être répartis dans le cadre de la régularisation des charges
2. Les travaux non achevés : il faudra connaître les causes de l’éventuel retard afin de les traiter et de faire en sorte que lors du prochain exercice, ces travaux soient terminés et répartis
3. Les travaux non commencés : dans ce cas, il faudra étudier leur situation et s’ils ne sont plus nécessaires, prévoir à l’ordre du jour une question pour voter leur annulation et le remboursement des provisions appelées

Attention, certains syndics imputent sans attendre leurs honoraires travaux pour considérer ces derniers comme débutés.

Il faudra alors leur expliquer que le conseil syndical est loin d’être idiot, et que le syndic n’a pas à prélever des honoraires travaux pour une opération qui n’a pas encore commencé.