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Réponse :

Avez-vous présenté un contrat de syndic dans lequel figure une rémunération pour les états datés ?

En effet, rappelons que tout syndic (qu’ils soient professionnels, non professionnels, bénévoles) doit être détenteur d’un contrat de syndic type, défini par le décret du 26 mars 2015 modifiant l’article  18 -1 A de la loi 10 juillet 1965.

Celui-ci est signé entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, il  doit obligatoirement être joint  à la convocation d’assemblée générale, pour y être voté. Ce dernier mentionne dans son article 9-2  les frais et honoraires liés aux mutations  imputables au seul copropriétaire concerné (art.10 de la loi du 10 juillet 1965).

Par ailleurs l’article 11 du décret du 17 mars 1967 prévoit que soit notifié au plus tard en même temps que l'ordre du jour, « L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération. » Cet état n’est pas à confondre avec le relevé général des dépenses, c’est un document extracomptable que le syndic doit fournir. Ces frais sont par ailleurs visibles dans un grand livre que le conseil syndical peut se procurer auprès du syndic.

Dans l’hypothèse où ce contrat ait été validé en assemblée générale, ce mécanisme répond à un système hybride, d’une part il s’agit d’une charge du syndicat des copropriétaires puisqu’elle découle du contrat de syndic et d’autre part il s’agit d’une charge privative à la charge du copropriétaire vendeur.

Vous ne pouvez donc pas encaisser directement ce chèque sur votre compte bancaire personnel. La comptabilité doit retranscrire cette réalité juridique et faire apparaître dans la comptabilité du syndicat des copropriétaires ces  honoraires de la façon suivante:

1ére écriture : enregistrement de la facture du syndic :

2éme écriture : La facturation de l’état daté au copropriétaire vendeur :   

3éme écriture : Réception du règlement de l’état daté

4éme écriture : le règlement des honoraires au syndic 

Cette situation se retrouve le plus souvent dans deux cas complétement différents :

• dans le cadre d’une gestion professionnelle ou non  avec un mandat de syndic légalement terminé car le syndic a tardé à convoquer l’assemblée générale annuelle ;
• dans le cadre d’une copropriété ne fonctionnant pas conformément à la législation notamment sans la tenue d’assemble générale annuelle seule habilitée à désigner le syndic.

Si une copropriété se retrouve dans l’une de ces deux situations quelles solutions ont les copropriétaires ?

Auparavant, il n’y avait pas le choix.

L’unique solution était la saisine du Président du Tribunal de Grande Instance pour la mise sous administration provisoire (éventuellement judiciaire) de la copropriété pour pouvoir convoquer légalement une assemblée générale appelée à désigner un syndic.

Depuis la loi du 3 août 2015 qui a complété l'article 17 du 10 juillet 1965, s’il n’y a pas de syndic « légalement mandaté », un « simple » copropriétaire est désormais habilité à convoquer lui-même une assemblée générale appelée à désigner le syndic de l’immeuble (professionnel ou bénévole).

Attention cependant, il existe une exception à la convocation d’une telle assemblée générale par un copropriétaire : cette disposition n’est effectivement pas applicable dans le cas où une assemblée générale appelée à désigner le syndic se serait tenue et n’aurait pas (ou pu) statuer sur la désignation du syndic.

Y-a-t-il des règles importantes à respecter dans le cadre de cette assemblée générale amenée à désigner le syndic ?

Pour que l’assemblée générale soit incontestable, l’ordre du jour de cette première assemblée générale ne doit porter que sur la question de désignation du syndic dont la proposition de contrat de syndic doit être jointe en annexe de la convocation. 

Bien entendu, l’assemblée générale doit respecter certains points, communs à la tenue de toutes les assemblées générales (ou presque) :

• En matière de convocation : délai légal de convocation (21 jours), modalités de notification (LRAR ou remise en main propre), convocation de l’ensemble des copropriétaires en respectant leur statut juridique ;
• En matière de tenue et d’animation : élection d’un bureau (le futur syndic ne pouvant être président de séance), le futur syndic ne doit pas détenir de mandat d’un copropriétaire absent souhaitant se faire représenter ;
• En matière de retranscription : rédaction et modalité de communication du procès-verbal avec retranscription et respect de l’article 42 alinéa 2 de la loi de 1965.

Que se passe-t-il suite à cette désignation ?

Une fois cette première assemblée générale tenue, le cas échéant, il conviendra au syndic nouvellement désigné de convoquer une seconde assemblée générale amenée à statuer sur toutes les questions essentielles au bon fonctionnement du syndicat des copropriétaires (vote d’un budget prévisionnel, élection des membres du conseil syndical, etc.), sur les questions obligatoires (montant du fonds travaux, assurance responsabilité civile du syndicat des copropriétaires, etc.) et bien entendu sur les autres questions particulières au syndicat (vote de travaux, etc.)

En résumé :

1. Un copropriétaire peut convoquer lui-même une assemblée générale amenée à élire le syndic de l’immeuble ;
2. L’ordre du jour ne peut porter que sur la question de désignation du syndic ;
3. Cette assemblée générale doit respecter les mêmes règles qu’une assemblée générale ordinaire, l’urgence ne peut être invoquée. 

Recommandations de l’ARC :

1. Respecter bien les modalités de convocations et de tenue de cette assemblée générale et de notification du procès-verbal ;
2. Convoquer une seconde assemblée générale pour valider les résolutions nécessaires au bon fonctionnement de l’immeuble rapidement ;
3. Dans certains cas, et notamment quand la mobilisation des copropriétaires est nulle, la mise sous administration judiciaire reste l’unique solution à la remise en fonctionnement de la copropriété.

Si vous souhaitez être accompagné dans cette démarche, n’hésitez pas à contacter le Pôle Syndics Bénévoles au 01.40.30.42.82. et ce même si la solution de syndic non professionnel n’est pas envisagée.

Et si justement vous l’envisagez, avant de vous faire désigner, lisez le guide indispensable « Devenir syndic bénévole avec l’ARC »

https://arc-copro.fr/librairie/devenir-syndic-benevole-avec-larc

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L’annexe  2 permet de visualiser l'ensemble des charges et des produits  de la copropriété au dernier jour de l'exercice comptable.

Cette annexe est scindée en 2 parties, la partie haute en bleu pour les opérations courantes et la partie basse en vert pour les  opérations exceptionnelles et les travaux. 

1. Partie haute 

Imaginons que ces annexes sont fournies à l’assemblée générale de 2020 approuvant les comptes 2019, validant le budget 2021, et  réajustant éventuellement le budget 2020.

a) A gauche,  nous retrouvons l’ensemble des postes de charges courantes groupées par nature (et non ventilées par clé de répartition comme sur l’annexe 3) :

• La colonne  N-1, en jaune, nous informe sur le montant des charges (dépenses) de l’année dernière 2018
• La colonne N, en vert, détaille le budget 2019 qui a du être voté en assemblée générale en 2018 et éventuellement réajusté en 2019
• L’autre colonne N en rouge, détaille pour sa part les charges réelles de l’année 2019 devant être approuvées.
• En ce qui concerne les colonnes N+1 et N+2 en bleu et orange, elles détaillent les budgets de l’année 2020 et 2021, avec une possibilité de réajustement sur celui de 2020. C’est sur cette base que le syndic effectuera les appels de fonds.

b) A droite de l’annexe, dans la colonne grise, nous avons l’ensemble des produits de la copropriété pour chaque année.

Il existe différents types de produits en copropriété :

• Les appels de fonds effectués auprès des copropriétaires en compte 701000
• Les indemnités d’assurance en compte 713000
• Les produits divers en compte 714000, ou encore les produits financiers   en compte 716000.

Ne prenons que la colonne qui nous intéresse et plus particulièrement la colonne rouge N. C’est celle-ci qui concerne l’approbation des comptes. Nous y retrouvons le total des appels de fonds effectués réellement auprès des copropriétaires et le montant précis des autres produits. Ce sont ces produits qui seront approuvés dans le cadre de l’approbation des comptes.

Pour terminer, nous retrouvons la solde de l’exercice comptable à approuver calculé sur la base des montants indiqués au niveau des colonnes N rouges.

• Si l’exercice est excédentaire (produits plus importants que les charges), le solde de l’exercice se retrouve dans la case de gauche en vert
• Si l’exercice est déficitaire  (charges plus importantes que les produits), le solde de l’exercice se retrouve dans la case de droite en rose. Excédentaire ou bien  déficitaire, le solde de l’exercice est toujours réparti auprès des copropriétaires lorsque les comptes seront approuvés, mais pas avant.

2. Partie basse

Celle-ci est constituée sur les mêmes principes que la partie haute, mais elle concerne  les charges de travaux ou d’opérations exceptionnelles terminées à la date de clôture des comptes.

Comme pour les charges courantes, il s’agit de la colonne rouge N qui nous intéresse plus particulièrement.

• A gauche, colonne N en rouge, nous retrouvons, les charges réelles des travaux ou opérations exceptionnelles terminées de l’année 2019 devant être approuvées.
• A droite, colonne N toujours en rouge, nous retrouvons le total des appels de fonds effectués réellement aux copropriétaires et éventuellement l’utilisation du fonds travaux, ou bien d’autres  produits.

Toujours comme pour les charges courantes,  on retrouvera le solde des travaux dans la case rose, à gauche s’il est excédentaire. En revanche s’il est déficitaire on le retrouvera à droite dans la case bleue.

On retrouvera le détail  de ces travaux et opérations exceptionnelles terminés  sur l’exercice par campagne dans une autre annexe, l’annexe 4. 

En résumé :

• L’annexe 2 permet de visualiser  l’ensemble des charges et des produits de la copropriété au dernier jour de l’exercice comptable.
• Elle est scindée en 2 parties, la partie haute pour les opérations courantes et la partie basse pour les travaux et  opérations exceptionnelles terminés  sur l’exercice.  
• Elle permet de faire des comparaisons entre exercices.
• Elle est nécessaire pour l’approbation des comptes qui engendrera la répartition du solde de l’exercice sur les comptes des copropriétaires (mais jamais avant !).

Préconisations :

1. Le déficit ou l’excédent sur charges courantes doit être identique à celui indiqué dans l’annexe 3
2. Le déficit ou l’excédent des travaux ou opérations exceptionnelles doit être identique à celui indiqué dans l’annexe 4
3. Il faut bien vérifier que les travaux soumis à l’approbation des comptes et présentés dans l’annexe 2  sont terminés c’est-à-dire que tous les appels ont été effectués et que toutes les factures sont enregistrées. 

Si vous souhaitez avoir plus de renseignements sur cette annexe mais également les 5 annexes comptables réglementaires, procurez-vous notre guide « Savoir Lire et exploiter les 5 annexes

Mais vous pouvez également contactez Mme VILSALMON à Copropriété-Services au 01.40.30.42.82. . Elle vous répondra par mail, téléphone ou sur rendez-vous.  

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