Comprendre les mécanismes comptables et bancaires lors d’un règlement effectué par un copropriétaire
En contrôlant les comptes de la copropriété, je me suis aperçue d’une erreur dans le compte d’un copropriétaire, à savoir que le relevé bancaire du compte séparé du syndicat de copropriétaires fait bien mention du règlement effectué par ce copropriétaire en date du 13 décembre 2016 mais sont compte apparaît toujours débiteurs au 31 décembre 2016, date de clôture des comptes de l’exercice.
Question : Le syndic nous dit que c’est la banque qui a tardé à leur adresser le bordereau des virements, plus de dix jours pour ce faire, c’est pour cela que le compte du copropriétaire apparaît toujours débiteur en fin d’exercice, est-ce exact ?
Réponse de l’expert : la justification de votre syndic est vraie. Voici au travers de deux exemples, les mouvements enregistrés par la Banque d’un côté et par le Syndic d’un autre côté, lorsqu’un copropriétaire effectue un règlement, par chèque ou par virement, ou encore par prélèvement automatique.
1er cas, le règlement s’effectue par chèque :
Le copropriétaire envoie son chèque chez le syndic, il est alors enregistré par le service comptabilité qui le saisit sur un bordereau de remise de chèque, ou transmet l’ensemble des chèques en l’état à sa banque (qui effectuera cette tâche pour son compte).
Il doit juste indiquer pour chaque syndicat les références de comptes à créditer. Le service comptabilité doit en même temps enregistrer l’écriture dans la comptabilité du syndicat, débit du compte 512 (banque) par le crédit du compte 45 du copropriétaire et il doit adresser régulièrement les chèques aux banques concernées pour que les comptes des syndicats soient effectivement alimentés !
Ce n’est qu’une fois que toutes ces opérations sont réalisées qu’il y a concordance entre les sommes versées et les sommes encaissées.
2éme cas, le règlement s’effectue par un virement automatique, ou ponctuel, à l’initiative du copropriétaire :
La banque reçoit alors automatiquement une somme X avec l’identifiant du copropriétaire et du compte du syndicat à créditer.
A cet instant, le syndic ne connaît officiellement pas l’effectivité du paiement par le copropriétaire. Il n’en sera réellement informé que lorsqu’il recevra, de la banque, un bordereau papier ou informatique, récapitulant tous les virements reçus depuis le dernier bordereau émis et le compte du copropriétaire ne sera effectivement crédité que lorsque l’opération énoncée sous le 1er cas sera réalisée.
Dans cet exemple, on peut conclure que le syndic a reçu le bordereau de virement le 23 décembre, il disposait donc encore de quelques jours pour l’enregistrer sur l’exercice 2016 et ne pas faire apparaître « débiteur » un copropriétaire qui avait payé.
Pour mémoire dans le présent exemple, il est à noter que s’il s’agissait du règlement pour le dernier appel de fonds annuel exigible au 1er octobre alors le copropriétaire était malgré tout en retard dans sa situation.
3éme cas, le règlement s’effectue par un prélèvement automatique sur le compte du copropriétaire :
La même démarche que sous le cas n°2 est effectuée.