Réponse :

NON, le syndic ne peut prélever aucun honoraire concernant la déclaration des sinistres. Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type gère à présent cette question. La déclaration des sinistres, sans distinction de leur source (parties privatives ou parties communes), doit être comprise dans le forfait de base.

Le syndic ne peut en effet percevoir des honoraires supplémentaires que pour les prestations visées au point 7.2.4. du contrat type réglementaire intitulé « prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres ».

Cela concerne quatre prestations précisément :

• déplacement sur les lieux ;
• prise de mesures conservatoires ;
• assistance aux mesures d’expertise ;
• suivi du dossier auprès de l’assureur.

Aucune autre prestation relative aux sinistres ne peut donc être facturée par le syndic en plus des honoraires forfaitaires du contrat, telle que la déclaration des sinistres.

Mais encore, le syndic ne peut prétendre à une facture d’honoraires supplémentaires pour ces prestations que dans le cas où l’assurance multirisque de l’immeuble ne prend pas en charge la totalité des honoraires de syndic.

En effet, le point 7.2.4 du décret du 26 mars 2015 précise également que : « toute somme versée par l’assureur au syndic au titre de la couverture de diligence effectuée par ce dernier dans le cadre du règlement d’un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article ».

Pour résumer :

• seules les quatre prestations citées peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire ;
• aucune facturation n’est possible si le contrat d’assurance de l’immeuble prend en charge les honoraires du syndic.

Vérifiez donc cette information dans une clause s’intitulant généralement « honoraire de syndic » ou « perte indirecte » de votre contrat d’assurance.

Réponse :

Cette question fait appel à plusieurs notions juridiques.

Le décret du 26 mars 2015 définit de manière stricte et exhaustive les tâches pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire. La gestion des fonds placés n’en fait pas partie. Le syndic ne peut donc prétendre à des honoraires supplémentaires pour ce type de tâche, d’autant plus qu’il s’agit d’une opération extrêmement simple qui consiste à transférer une somme du compte courant de la copropriété vers un compte épargne.

De plus, le syndic ne peut pas se retrancher derrière le vote de l’assemblée générale et cela pour deux raisons essentielles :

• Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. A ce titre, il a une obligation de loyauté vis-à-vis de son mandant. Il ne peut donc pas inscrire  à l’ordre du jour de l’assemblée générale une question qui serait illégale et contraire aux intérêts de la copropriété.

• Par ailleurs, le Code de déontologie réglementaire des professionnels de l’immobilier prévoit dans son article 8-3^° une obligation faite au syndic de « communiquer à ses mandants (...) l’ensemble des informations qui leur seront utiles pour qu’ils prennent une décision de façon libre et éclairée ».

Le syndic a donc commis une double faute :   d’une part en insérant à l’ordre du jour une question illégale et d’autre part en n’informant pas les copropriétaires lors de l’assemblée générale que cette tâche est comprise dans le forfait de base ne pouvant pas faire l’objet de facturation supplémentaire.

Vous comprendrez à travers cette question pourquoi il est essentiel que la commission de contrôle chargée de sanctionner les manquements des syndics puisse rapidement voir le jour sans que la composition paritaire prévue dans la loi ne soit modifiée (voir à ce sujet notre action du jour et voir aussi notre abus n° 4113 :  www.arc-copro.com/2iyv ).

Réponse :

Votre question est intéressante car jusqu'à la parution du contrat type réglementaire, cette question n’était juridiquement traitée.

Ainsi, selon leur degré de « malhonnêteté » du cabinet de syndic, certains affirmaient que toute heure entamée était due, d’autre facturaient automatiquement à la demi-heure, ...

A présent le contrat type réglementaire prévoit une disposition claire sur ce sujet. Le point 7.2.1 du contrat type précise :

« La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : ... €/ heure hors taxes, soit ... €/ heure toutes taxes comprises » ;

Ainsi, lorsque le syndic intervient au temps passé pour des prestations supplémentaires, il doit facturer « au temps réel ».

Dans le cas énoncé, le syndic doit facturer 20 min supplémentaires, et non 1h ou même une demi-heure. Il s’agit donc de reprendre le tarif horaire et de calculer un tiers du montant pour savoir ce que peut légalement prélever le syndic.

CONSEIL : Le conseil syndical doit donc clairement préciser dans le procès-verbal de l’assemblée générale l’heure exacte de la fin de l’assemblée générale.

N’hésitez pas à être précis, par exemple : « L’assemblée générale est clôturée à 20h24 ».  Il suffit alors de faire un prorata du tarif horaire par un produit en croix.

Si le tarif horaire est de 80 euros après 20h, le calcul sera le suivant : 80 € / 60 minutes x 24 minutes.  Dans cet exemple, les 24 minutes supplémentaires pourront être facturées 32 € au prorata temporis.

Un souvenir de notre classe de 5^ème qu’il ne faudra pas hésiter à rappeler au syndic...

Réponse :

Il semble que cette nouvelle obligation va causer un nombre d’abus important, étant donné que la plupart des syndics sont dans l’incapacité de procéder à la pesée des postes des gardiens et employés d’immeuble sans faire appel à une assistance extérieure.

Dans la plupart des cas, ils vont faire appel à un prestataire de service qui va assurer cette mission en facturant soit directement le syndicat de copropriétaires soit le syndic qui va alors réimputer la facture à la copropriété.

Les syndics les moins honnêtes iront jusqu’à facturer eux-mêmes au tarif horaire cette prestation alors qu’ils ont fait appel à une société extérieure percevant ainsi une marge dans cette opération.

Néanmoins, pour répondre clairement à la question, il faut être pragmatique et revenir au contrat de mandat qui précise parfaitement les prestations pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

Or, que ce soit le contrat type réglementaire défini par le décret du 26 mars 2015 ou bien celui établi sous l’égide de l’arrêté Novelli du 19 mars 2010, le syndic ne peut pas facturer la pesée des postes.

Et pour cause, le chapitre V de l’arrêté Novelli précise dans son point 5 que « l’établissement du contrat de travail et le cas échéant, de ses avenants entre dans la gestion courante. »

Quant au contrat type réglementaire, la pesée des postes n’étant pas citée comme une prestation supplémentaire pouvant faire l’objet d’une facturation, elle est donc par défaut  incluse dans les honoraires de base (article 6 de l’annexe du contrat type de syndic).

En l’occurrence, cette facture est dans tous les cas non pas seulement abusive, mais bien illégale. Le syndic est donc tenu de rembourser cette facture si la copropriété l’a déjà payée.

En effet, le syndicat de copropriétaires ne peut pas supporter l’incompétence de son syndic. 

Cette question étant récurrente, nous allons d’ailleurs prochainement y consacrer un conseil de l’ARC.

Réponse :

En qualité d’employeur, tout syndicat a en effet l’obligation de participer aux frais de transport de ses salariés, la seule particularité est que cela ne concerne que ceux de la catégorie A, c'est-à-dire les « employés d’immeubles ».

En sont exclu, les salariés de catégorie B, c'est-à-dire les « gardiens, concierges » qui sont obligatoirement logés par l’employeur et sur le lieu de travail et qui de ce fait n’ont pas à bénéficier de cette aide financière.

Cette obligation de participation aux frais de transport public ne vaut donc que pour les employés d’immeubles.

1. Le principe

Instituée par la loi du 4 août 1982, la prise en charge s’impose à tout employeur, vis-à-vis de ses salariés dès lors qu’ils utilisent des transports publics pour les nécessités de leurs déplacements quotidiens, entre leur domicile et leur lieu de travail (articles  R3261-1 et R3261-2 du Code du travail).

Les titres remboursables  sont :

• les abonnements : annuels, mensuels, hebdomadaires, pour des transports multimodaux à voyages illimités ;
• les abonnements à un service de vélos publics ;

En sont exclus le ou les billets individuels de transports, même si le salarié utilise quotidiennement un mode de transport public.

1. Le montant

Le montant minimal de prise en charge est de 50% du coût de l’abonnement du titre de transport, en appliquant la condition du temps de trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail (article R3261-3 du Code du travail).

Cette prime de transport est exonérée de charges sociales et n’est pas soumise à  l’impôt sur le revenu pour le salarié.

Le montant doit figurer  sur le bulletin de salaire (Code du travail article. R. 3243-1).

1. Spécificités pour les salariés à temps partiel

Deux cas sont possibles suivants que le nombre d’heures hebdomadaires est :

• égal ou supérieur à 50% de la durée légale hebdomadaire de travail, soit à minima, à 17h30 (35h / 2) ; c’est le même régime que pour les salariés à temps plein (Code du travail articles R. 3261-9 et R. 3261-14), le remboursement est égal à 50 % du coût de l’abonnement.
• inférieur à 50 % de la durée légale hebdomadaire de travail ; la participation de l’employeur est alors calculée au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps (17h30).

Soit par l’exemple avec un coût  d’abonnement mensuel de 70 € :

1^er cas : salarié à temps complet, ou à temps partiel avec durée de travail égale ou supérieure à 50% d’un temps complet, l’employeur rembourse 50 % du coût du titre de transport public soit 35€ ;

2^ème cas : salarié à temps partiel, de 10h par semaine, l’employeur rembourse alors (70 € x 50%) x 10 h / 17h30, soit 20 € ;

Remarque : les remboursements ne peuvent intervenir que sur justificatif(s) et il convient d’être attentif au forfait Navigo annuel en région parisienne qui n’est par exemple payé que onze mois sur douze par le salarié.

Réponse :

Voici une question très intéressante que plusieurs conseillers syndicaux et syndics bénévoles se posent, que ce soit pour alimenter directement le fonds travaux ou bien des comptes d’avance tels que ceux de trésorerie.

• Règles concernant l’affectation du solde de l’exercice

L’article 8 du décret du 14 mars 2005 précise dans son 6^ème alinéa que « Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.»

Ainsi, ce texte réglementaire rend obligatoire la répartition du solde de l’exercice. Son affectation automatique à un autre compte n’est donc pas possible.

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’excédent d’un exercice peut être la résultante de plusieurs excédents émanant de différentes clés de répartition, ou bien être un solde cumulé dont certaines clés présentent un excédent et d’autres un déficit.

Ainsi, voter l’affectation « aveugle » de l’excédent de l’exercice sur le fonds travaux ou sur un compte d’avance, reviendrait à favoriser certains copropriétaires – ce qui pourrait être assimilé à un enrichissement sans cause – et, au contraire, en pénaliser d’autres.

Pour expliquer concrètement ce raisonnement, prenons l’exemple d’un excédent global de 3000 euros qui se décompose de 4000 euros d’excédent sur la clé chauffage, et de 1000 euros de déficit sur la clé générale.

Affecter l’excédent cumulé de 3000 euros pénaliserait des copropriétaires concernés par la clé chauffage, tout en avantageant ceux concernés par la clé générale à hauteur de leurs millièmes.

La seule exception à cette règle concerne les syndicats de copropriétaires qui ne disposent que d’une seule clé de répartition.

• Comment procéder pour utiliser le bénéfice d’un solde excédentaire ?

Par définition, il est donc essentiel de procéder en deux temps, ce qui nécessite de porter deux questions différentes à l’ordre du jour.

- La première consiste à voter l’approbation des comptes et par conséquent la répartition de l’excédent de l’exercice ;

 - la seconde question doit autoriser le vote d’un appel de fonds supplémentaire pour alimenter le compte d’avance ou le fonds travaux qui pourrait être équivalent à l’excédent de l’exercice.

Rappelons qu’en procédant ainsi, même si les montants globaux remboursés et appelés sont identiques, certains copropriétaires se verront appeler un différentiel (leur quote-part d’appel sur le fonds travaux pouvant être plus ou moins élevée que leur quote-part de remboursement de l’excédent de l’exercice).

Pour éviter toute mauvaise surprise, l'assemblée générale peut décider que le montant de l’excédent lié à la clé générale soit celui appelé pour alimenter le fonds travaux ou le compte d’avance, également constitué en clé générale.

Cela permettra de garantir que la somme portée au crédit des copropriétaires sera identique à celle appelée pour constituer ou abonder le fonds travaux ou d’avance.

Dans l’exemple exposé ci-dessus, cette dernière solution n’est pas possible puisque le solde de charges sur la clé générale présente un déficit.

Réponse :

Le décret du 26 mars 2015 a défini le contrat type de syndic. Son innovation réside dans le fait que les seules prestations pouvant désormais faire l’objet d’une facturation supplémentaire sont précisées de façon exhaustive. On en compte une vingtaine.

Ainsi, à l’exception de celles expressément citées par le contrat type, les autres sont réputées être comprises dans les honoraires forfaitaires de base.

Les frais de photocopies ne font pas partie des prestations citées comme facturables, elles sont donc, par définition, intégrées dans le forfait.

D’ailleurs, pour éviter toute ambiguïté, le point 7.1.1 du décret du 26 mars 2015 précise que : « Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire ».

Par conséquent, on peut effectivement admettre une revalorisation des honoraires. Néanmoins, il faut rester vigilant et pragmatique et ne pas tout accepter. L’augmentation doit être estimée au plus juste.

Pour cela, il faut partir de la réalité du marché.

Le coût de la copie est estimé aujourd’hui entre 3 et 5 centimes d’euro. Pour plus de précisions, nous vous renvoyons à l’article suivant : www.arc-copro.com/ptcv.

Ainsi, il faut tout d’abord estimer le nombre moyen de photocopies produit au cours des trois dernières années pour déterminer le nombre de photocopies annuelles, et ensuite de multiplier ce nombre par le coût/copie. CQFD.

Abordons le deuxième point évoqué à savoir, les frais d’affranchissement.

Le contrat type précise dans son point 7.2.5 : « L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés ».

Cette disposition précise que le syndic doit refacturer « au franc le franc » (à l’euro près) les frais d’affranchissement qu’il avance au syndicat de copropriétaires.

Par conséquent, il ne peut pas l’introduire de façon forfaitisée dans ses honoraires de base.

D’ailleurs, nous vous renvoyons à l’abus 4156 concernant le cabinet Masson qui, justement, a voulu inclure dans son forfait de base les frais postaux (www.arc-copro.com/8vc4).

Réponse :

Pour répondre, il faut s’en remettre à la convention collective. L’annexe I à la convention collective distingue trois niveaux de service :

1. Définition des trois types d’UV en matière de courrier

1. Courrier service réduit :

Réception et distribution des colis et plis volumineux non recommandés ne pouvant entrer dans les boîtes aux lettres. Les envois recommandés et contre remboursement sont exclus de cette distribution.

Nombre d'unités de valeur : 4 par local principal.

1. Courrier service normal

Dès réception de l'ensemble du courrier, tri et répartition entre les boîtes des destinataires.

Nombre d'unités de valeur : 12 par local principal.

1. Courrier porté

Dès réception, tri et distribution à domicile du courrier des occupants.

Nombre d'unités de valeur : 30 par local principal.

Il faut comprendre que ces services ne sont pas exclusifs les uns par rapport aux autres mais qu’ils sont complémentaires : ainsi, par exemple, le service normal comprend le tri et la répartition du courrier dans les boîtes aux lettres ainsi que la distribution des colis et plis volumineux ne pouvant entrer dans ces boîtes. En aucun cas ne peuvent exister deux services dans un contrat de travail (par exemple, il ne peut être attribué 4 UV pour le courrier à service réduit et 12 UV pour le courrier à service complet : c’est l’un ou l’autre, le second intégrant le premier).

Toutefois, le terme de distribution s’entend en ce cas comme étant la garde des objets en question et leur mise à disposition des destinataires à la loge : seul le service du courrier porté comprend la distribution à domicile, c’est-à-dire le portage jusqu’à la porte de l’habitant  (Avenant n° 76 à la convention collective du 21 janvier 2010).

1. Définition du service normal du courrier

Le gardien trie et distribue dans les boîtes aux lettres le courrier que lui livre le facteur[1] d’une part et il garde les colis et plis volumineux à la loge d’autre part.

Le gardien n’a ni à signer les envois recommandés ni à accepter les envois contre remboursement. Par extension, il est considéré qu’il n’a pas non plus à accepter les envois contre signature. Les éventuelles procurations que pourraient lui donner des habitants sont d’ordre privé et hors du champ de la convention collective : ces procurations ne sont pas liées à sa fonction de gardien mais au fait qu’il est un simple voisin présent sur place et ne doivent pas impacter le travail pour lequel il est rémunéré par le syndicat de copropriétaires.

1. Litiges

Ainsi, les éventuels litiges relatifs à ces procurations ne concernent en rien le syndicat des copropriétaires et le gardien reste libre d’accepter ou non telle ou telle procuration.

Dès lors, le comportement discriminatoire d’un gardien par rapport aux habitants qui lui ont remis des procurations n’est pas constitutif d’une faute professionnelle, quand bien même ce comportement reste peu acceptable.

Il n’en est pas de même pour la garde des colis et plis volumineux remis sans signature, prévue pour le courrier à service réduit : ce service, contractuel, concerne tous les habitants et une discrimination entre habitants par un gardien serait une faute professionnelle.

Il est précisé que la prise d’un pli recommandé sans procuration s’apparente à un détournement de courrier (art. 226-15 du Code pénal), commis dans l’exercice des fonctions de gardien (faute professionnelle), tout comme la remise tardive[2] ou l’absence de remise d’un courrier.

Terminons en précisant qu’il ne peut pas être fait de distinction entre ce qui est livré par La Poste et ce qui est livré par un transporteur privé au principe de la libre concurrence imposée par la législation et la réglementation actuelles, tandis que la garde des colis volumineux s’entend comme étant des colis normalement manipulables par une personne seule : par exemple, un gardien n’est en rien astreint à garder un réfrigérateur en l’absence du destinataire de la livraison

[1] Les copropriétaires paient en ce cas le gardien pour faire le travail du facteur et cette situation doit faire l’objet d’un examen particulier afin que l’immeuble puisse être raccordé au service de distribution du courrier par La Poste.

[2] Le retard s’entend comme étant important et délibéré.