La validité d’une assemblée générale implique de se conformer à des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles concernant sa convocation et sa tenue.
Face à cette multitude de prescriptions, les nombreuses irrégularités susceptibles d’affecter les assemblées générales peuvent apparaître et faire l’objet d’action en nullité devant les tribunaux.
La capacité de contestation n’en demeure pas moins limitée, lorsqu’elle concerne la désignation du bureau, comme le rappelle la Cour de Cassation.
Voyons ensemble ce qui est imposé en matière de désignation des scrutateurs (I) avant d’en analyser les conséquences (II).
L’article 15 du décret du 17 mars 1967 dispose que l’assemblée générale doit désigner :
Il résulte de ce texte que si les deux premiers postes se révèlent impératifs, le scrutateur peut être facultatif.
Il est donc impératif de se reporter au règlement de copropriété, qui constitue la « loi des parties ».
Il organise le fonctionnement du syndicat des copropriétaires et peut imposer certaines dispositions lors de la tenue de l’assemblée générale.
Il convient donc de se reporter à cette convention, afin de déterminer si elle impose la présence d’un ou plusieurs scrutateurs lors de chaque assemblée générale.
Si le règlement de copropriété prévoit la présence de scrutateur(s) au bureau de l’assemblée générale et définit leur nombre exact ou minimum, cela doit être scrupuleusement respecté par le président de séance, faute de quoi l’assemblée générale expose la copropriété à une action judiciaire en annulation dans son ensemble.
Un immeuble en copropriété tient son assemblée générale au cours de laquelle un scrutateur est élu à l’unanimité des copropriétaires présents et représentés.
L’un des copropriétaires ayant voté favorablement cette question, mais s’apercevant a posteriori que le règlement de copropriété impose deux scrutateurs, assigne le syndicat de copropriétaires en nullité de l’assemblée générale.
La Cour de Cassation confirme la décision rendue par la juridiction inférieure dans l’arrêt n° 16 - 28651 du 12 avril 2018 :
« Mais attendu qu'ayant exactement retenu, par motifs propres et adoptés, qu'en application de l'article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965, les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants et relevé que la décision désignant un unique scrutateur, en contrariété avec le règlement de copropriété, avait été adoptée à l'unanimité des voix des copropriétaires présents ou représentés dont la SCI, la cour d'appel, qui n'était tenue ni de procéder à une recherche ni de répondre à des conclusions que ses constatations rendaient inopérantes, a légalement justifié sa décision ;»
Les juges font une application stricte de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 qui dispose que toute action contestant une décision d’assemblée générale, et se prescrivant dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale par le syndic, ne peut être introduite que par un copropriétaire opposant ou défaillant. Le copropriétaire qui a engagé l’action en nullité a voté pour la résolution désignant le seul scrutateur.
Si la nullité avait été reconnue, alors toute l’assemblée devait être annulée, et pas simplement la résolution.
Les juges de 1ère instance et d’appel n’ont pas suivi le copropriétaire demandeur qui considérait que « faute d’avoir proposé le vote d’un deuxième scrutateur, la notion d’opposant ou défaillant à une résolution proposée n’a pas de sens ».
Cette décision comporte un double intérêt, celui de souligner l’importance pour :
L’article 15, alinéa 1er du décret du 17 mars 1967 prévoit que le président est obligatoire dans toute assemblée générale et que c’est cette même assemblée qui a compétence exclusive pour le désigner.
Sa désignation, qui se fait à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance), n’a pas besoin d’être prévue à l’ordre du jour de l’assemblée.
Son rôle est stratégique, puisqu’il est chargé de veiller à la régularité de la tenue de l’AG, de diriger les débats, de donner la parole aux copropriétaires, de mettre au vote les résolutions inscrites à l’ordre du jour et de les reformuler si nécessaire (ce qui peut être le cas lorsque certaines résolutions sont amendées), d’interpréter les résultats de vote pour considérer une résolution adoptée ou rejetée et de signer le procès-verbal d’assemblée (de même que le secrétaire, voire le scrutateur s’il en a été désigné un).
Or, bien trop souvent – pour ne pas dire la plupart du temps – les syndics prennent l’initiative de se comporter comme présidents de séance en dirigeant les débats, en comptabilisant les votes et en les interprétant, lors des assemblées générales, alors que son rôle de secrétaire (par défaut) le place en principe au second plan.
La question de l’élection du président de séance peut donc être épineuse et susciter des débats au sein de la copropriété.
La difficulté juridique posée dans cet arrêt de la Cour d’appel de Paris de 1991 concerne la force obligatoire du règlement de copropriété, qui constitue le véritable contrat entre les copropriétaires.
Parfois, son application peut être préjudiciable aux copropriétaires, notamment dans le cas de règlements anciens, qui n’ont fait l’objet d’aucune refonte et dont les clauses, si elles étaient justifiées à l’égard des tous premiers copropriétaires, ne sont plus d’actualité pour les copropriétaires qui leur ont succédé.
Cet arrêt est donc très clair sur l’impossibilité, pour le règlement de copropriété d’imposer à l’avance un président de séance. De même, aucune assemblée générale ne peut l’imposer pour les assemblées ultérieures.
Conformément à l’article 29 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 26 mars 2015, le contrat du syndic doit expressément indiquer sa durée (qui ne peut pas excéder trois ans), ainsi que les dates calendaires de prise d’effet et d’échéance.
C’est un contrat à durée déterminée, qui est censé se poursuivre jusqu’à son terme.
Mais en pratique, les copropriétaires sont souvent confrontés à des difficultés plus ou moins graves, liées à la gestion de la copropriété faite par leur syndic.
Face à ces difficultés, qui paralysent parfois le fonctionnement de la copropriété, les copropriétaires peuvent vouloir remplacer rapidement le syndic en exercice, sans avoir à attendre la fin de son mandat.
La révocation n’est pas un non-renouvellement du contrat du syndic en cours, mais il s’agit d’une rupture anticipée de son contrat.
Cette révocation est décidée à la majorité absolue de l’article 25 et si un nouveau syndic est désigné en assemblée pour entrer en fonction avant la fin du contrat de son prédécesseur, ce dernier est automatiquement révoqué (article 18-V, alinéa 3, de la loi du 10 juillet 1965).
Mais parfois, les syndics vont jusqu’à saisir un juge, non pas pour contester leur révocation, mais pour demander à être indemnisés lorsque leur contrat a été rompu de manière anticipée.
Pour cela, ils font valoir que leur révocation par l’assemblée était abusive.
Dans ce cas, le syndic ne peut pas se faire justice lui-même en facturant des honoraires pour la période postérieure à sa révocation (Cour d’appel de Paris, 19e ch. A, 30 septembre1998, n° 1996/16113) ; mais il peut prétendre à une indemnité dans le cadre d’une action en justice.
La jurisprudence considère que seul un manquement du syndic à ses obligations peut justifier une révocation sans indemnité.
En l’absence d’un motif légitime, le syndic peut prétendre à être indemnisé par le syndicat.
Il est donc nécessaire pour le syndicat des copropriétaires, notamment à travers le conseil syndical, d’anticiper tout contentieux et de conserver toutes les preuves des manquements du syndic et de mentionner ces griefs dans la résolution d’assemblée relative à sa révocation.
Invoquer une simple rupture de confiance n’est pas suffisant.
Un arrêt de la Cour d’appel de Paris a même considéré abusive la révocation d’un syndic qui n’avait pas pu présenter sa défense devant l’assemblée générale (Cour d’appel de Paris, 12 janvier1990, Rev. Administrer, janv.1991, p.65).
En revanche, ont été retenus comme motifs légitimes, par exemple le fait que le syndic engage des travaux sans autorisation d’assemblée générale et en contradiction avec une résolution imposant la tenue d’une assemblée générale extraordinaire (Cour d’appel de Paris, 23e ch. A, 6 novembre 1996, n° 95/11679), ou encore le fait que l’un de ses préposés a reçu des mandats de vote (14 en tout) pour représenter des copropriétaires en assemblée générale alors que l’article 22 de la loi de 1965 l’interdit (Cass., 3e civ., 7 mai 2014, n° 12-26426).
Si révoquer le syndic n’est pas suffisant et que le préjudice est important, la copropriété peut aller plus loin en agissant en responsabilité contre le syndic, en vue d’obtenir des dommages et intérêts.
Lorsqu’une copropriété mécontente souhaite se séparer rapidement de son syndic, elle ampute parfois la durée contractuelle initiale de son mandat lors de la mise en concurrence de son syndic.
En effet, il peut arriver que l’assemblée générale se déroule avant la fin initialement prévue du mandat du syndic sortant, qui ne mène alors pas son mandat jusqu’à son terme.
Dans un arrêt du 8 mars 2018, la Cour de Cassation rappelle le cadre légal applicable en pareil cas, si la révocation est possible (I) elle reste soumise à conditions (II).
L’assemblée générale désigne souverainement son syndic, selon la proposition de contrat annexée à sa convocation (art. 29 du décret du 17 mars 1967), qui doit notamment déterminer :
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, complété par la loi A.L.U.R. du 24 mars 2014, prévoit maintenant que la nomination d’un nouveau syndic en assemblée générale avec date de prise d’effet immédiate vaut révocation du mandat de syndic en cours, c’est-à-dire la rupture anticipée de son contrat.
Cette révocation est automatique et ne nécessite pas une résolution particulière.
Le point n°3 du contrat type de syndic dispose pour sa part que la révocation doit être fondée sur un motif légitime.
Si la nouvelle rédaction de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 autorise de facto la révocation d’un syndic, en cas d’élection en assemblée générale d’un nouveau syndic avec prise d’effet immédiate de son mandat, les principes généraux du droit des contrats doivent néanmoins être respectés.
L’article 1217 du Code Civil prévoit notamment qu’une partie lésée par l’inexécution de la convention qui les lie peut poursuivre son cocontractant défaillant en réparation de son dommage matériel, donc financier.
L’attribution de dommages et intérêts se fera alors par voie judiciaire, l’ancien syndic ne pouvant décider seul de la somme qui lui reviendrait pour une rupture du contrat qu’il considérerait comme abusive.
Ce principe a donc été repris dans le contrat type de syndic.
C’est ce que rappelle la 3ème chambre civile de la Cour de Cassation dans un arrêt n° 17 - 12506 du 8 mars 2018 :
« Attendu, selon le jugement attaqué (juridiction de proximité de Nice, 7 décembre 2016), rendu en dernier ressort, le Cabinet SAFI a assigné le syndicat des copropriétaires de l’immeuble C.M. en indemnisation de son préjudice du fait de la révocation anticipée de son contrat de syndic à durée déterminée ;
Attendu que, pour rejeter cette demande, le jugement retient qu’une mise en concurrence normale intervenant pendant l’exercice du mandat a entrainé le terme immédiat des fonctions du Cabinet SAFI, pour en déduire qu’il ne peut plus percevoir d’honoraires postérieurement à cette date ;
Qu’en statuant ainsi, sans rechercher, comme il lui était demandé, si le Cabinet SAFI avait commis un manquement à ses obligations de nature à justifier sa révocation sans indemnité, la juridiction de proximité n’a pas donné de base légale à sa décision ;
Par ces motifs Casse et annule… »
Le syndicat des copropriétaires - qui nomme en assemblée générale un nouveau syndic avec date de prise d’effet immédiate, révoquant donc le mandat en cours - doit donc constituer un dossier solide (courriels réitérés, télécopies, lettres recommandées, mises en demeure…) attestant des carences manifestes de son syndic.
Ainsi, il disposera, en cas d’action judiciaire, de preuves démontrant que la rupture anticipée de son contrat de syndic était parfaitement justifiée (caractère non abusif), et que celui-ci ne peut donc pas prétendre à la moindre indemnité pour cette révocation légitime.
Conseil :
Si la copropriété met fin au contrat de son ancien syndic quelques jours avant son échéance, les risques d’une action judiciaire pour rupture abusive du contrat sont faibles. C’est pourquoi nous préconisons de limiter le mandat à 12 mois et de refuser un contrat de 18 mois très engageant.
S’il est mis fin au contrat en plein milieu du mandat, il faut alors détenir des éléments tangibles et solides prouvant les fautes du syndic, il ne s’agit pas de procéder à une révocation pour bénéficier d’un tarif plus attractif, ou parce que le syndic n’a pas répondu à quelques emails.
Nous sommes régulièrement confrontés, lors des remontées d’informations concernant le déroulement des assemblées générales, à des situations particulières en raison de la méconnaissance et/ou des libertés prises par le bureau vis-à-vis du dispositif légal et réglementaire existant.
Dans le dossier que nous commentons ici, une assemblée générale a désigné simultanément plusieurs présidents de séance.
La Cour de Cassation confirme, dans un arrêt du 22 mars 2018, un principe essentiel concernant la tenue de l’assemblée générale et applique une sanction radicale en cas de manquement à celui-ci.
L’article 15 du décret du 17 mars 1967 dispose que l’assemblée générale doit nommer son président de séance.
Celui-ci est chargé de veiller au bon déroulement de l’assemblée générale, c’est-à-dire au vote des questions inscrites à l’ordre du jour et au prononcé des résultats dans le respect des prescriptions légales et réglementaires.
Cela implique de contrôler que :
- l’original du procès-verbal établi, en fin de séance par le secrétaire, est conforme à la réunion du syndicat (art. 17 du décret du 17 mars 1967) ;
- la feuille de présence (copropriétaires présents et représentés) n’enfreint pas les règles énoncées à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965.
Si cette feuille est régulière, il la certifie exacte et appose sa signature en bas du document (article 14 du décret du 17 mars 1967).
Pour mener à bien cette mission, il est assisté de scrutateurs, désignation impérative si le règlement de copropriété l’impose, facultative dans le cas contraire (art. 15 du décret du 17 mars 1967) et d’un secrétaire de séance.
Alors que les règles relatives à la désignation du bureau, notamment son président de séance, ont tendance à être minimisées, les conséquences juridiques se révèlent autrement plus lourdes pour le syndicat des copropriétaires.
Dans le cas cité, un immeuble en copropriété tient son assemblée générale annuelle qui nomme pas moins de 5 présidents de séance. Une des copropriétaires opposantes assigne le syndicat en nullité de cette assemblée générale, en raison notamment du nombre de présidents de séance.
Cette demande étant rejetée en première instance et en appel elle se pourvoit en cassation.
La 3ème chambre civile de la Cour de Cassation dans un arrêt n° 16 - 27481 du 22 mars 2018, fait droit à la requête de la copropriétaire opposante sur la nullité de l’assemblée générale dans son ensemble sur le seul motif du nombre de présidents de séance :
« Vu l’article 15 du décret du 17 mars 1967 ;
Attendu qu’au début de chaque réunion l’assemblée générale désigne son président ;
Attendu, selon l’arrêt attaqué (Grenoble, 20 septembre 2016), que Mme R., propriétaire de lots dans un immeuble soumis au statut de la copropriété, a assigné le syndicat des copropriétaires de la Résidence L.G. en annulation de plusieurs délibérations de l'assemblée générale des copropriétaires du 7 février 2012 ; qu’en appel, elle a sollicité l’annulation de l’assemblée générale ;
Attendu que, pour rejeter la demande d’annulation, l’arrêt retient que la désignation de plusieurs présidents de séance n’est pas interdite ;
Qu’en statuant ainsi, alors que l'assemblée générale ne peut désigner qu'un seul président, la cour d’appel a violé le texte susvisé ; »
Cet arrêt est précis et ne donne pas lieu à discussion. L’article 15 du décret est appliqué strictement : un seul président.
Et ce président est obligatoire : la jurisprudence considère que l’assemblée est nulle si un président n’a pas été désigné.
Si en cours d’assemblée, le président quitte sa fonction à son initiative ou à celle de l’assemblée, il doit immédiatement être remplacé par un nouveau président désigné par l’assemblée générale parmi les copropriétaires. Sinon toute résolution votée en l’absence d’un président pourrait être annulée.
On ne peut qu’être surpris que le syndic, qui était secrétaire de séance, n’ait pas voulu ou pas pu faire entendre raison aux autres membres du bureau de cette assemblée générale.
A l’occasion de la tenue de l’assemblée générale, le seul et unique président de séance doit agir dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965, de son décret d’application du 17 mars 1967 et du règlement de copropriété, afin de respecter les principes généraux de ces textes et minimiser les risques de contestations judiciaires par les copropriétaires opposants ou défaillants.
Il peut s’appuyer pour cela sur les conseils prodigués par un syndic averti, ou ceux d’un copropriétaire compétent.
Pendant de longues années, les convocations d’assemblées générales faisaient seulement figurer, en matière de fixation du terme du contrat de syndic, la mention : « à la date de tenue de l’assemblée générale approuvant les comptes de l'exercice ».
Il en résultait un flou et une vraie incertitude quant à la durée du mandat, puisque la fin du contrat du syndic était subordonnée à la tenue de l’assemblée, dont on ne savait pas avec précision quand elle aurait lieu.
La 3ème Chambre civile de la Cour de Cassation a rendu son verdict le 31 mai dernier (Pourvoi 17-18-046), en cassant un arrêt, dans lequel une cour d’appel avait jugé que : « Le contrat du syndic a été consenti et accepté pour une durée minimal d’une année, … entrera en vigueur le 6 février 2014…et se terminera lors de l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice arrêtés au 31 décembre 2013 ».
Voyons ensemble l’analyse de la Cour de Cassation, et les conséquences en découlant.
L’article 29 du décret du 17 mars 1967 organise déjà que « le contrat de mandat du syndic fixe sa durée et précise ses dates calendaires de prise d'effet et d'échéance ».
Depuis le décret du 26 mars 2015, la mention des dates calendaires de début et de fin du mandat, a été intégrée au contrat type de syndic, ce qui devait à priori mettre un terme aux débats.
Malgré ces dispositions pourtant bien claires, nombre de contrats n’étaient toujours pas en conformité, comme l’illustre ce cas.
En l’espèce, la cour d’appel saisie du dossier ne prend pas en considération la mention faite d’un renouvellement du « mandat de syndic de la société Cabinet G jusqu’à l’assemblée générale appelée à approuver le compte de l’exercice arrêté au 31/12/2013 » mais se base sur le fait que la durée dudit mandat n’excédant pas trois années, pour juger qu’il n’a pas été dérogé aux dispositions des articles 28 et 29 du décret du 17 mars 1967.
Saisie de ce cas, la Cour de Cassation vient réaffirmer la portée du dispositif existant, tant via l’article 29 du décret de 1967, qu’avec le contrat type.
Elle le réaffirme avec force dans cet arrêt, il est indispensable que les dates de prise d’effet et de fin de contrat soient mentionnées et elle conclut que « commet une faute la cour d’appel qui n'avait pas recherché si la résolution renouvelant le syndic dans ses fonctions respectait cette exigence. »
Les juges du fond, qui avaient rejeté la demande de nullité de la décision par laquelle le syndic en place était reconduit jusqu'à la prochaine assemblée générale d'approbation des comptes, en prenant position sur le fait que son mandat n'avait pas une durée supérieure à 3 ans, n’ont pas eu une analyse appropriée et auraient dû vérifier la présence d’une date de prise d’effet ET de fin de contrat.
Nous espérons que les nombreux syndics attentifs à nos publications tiendront compte de cette dernière décision pour la rédaction de leurs contrats, mettant ainsi un terme à une période de jurisprudence abondante et fluctuante liée aux lacunes des contrats quant à leur date de début et de fin.
Face aux irrégularités des assemblées générales, les copropriétaires opposants ou défaillants décident parfois d’engager une action judiciaire en annulation de celles-ci.
Outre cette première procédure contentieuse, la poursuite des illégalités peut entrainer un nouveau contentieux en nullité fondé sur l’irrégularité initiale constatée par la juridiction judiciaire, comme le rappelle la cour d’appel de Basse-Terre dans un arrêt du 22 juin 2020.
Une copropriété sise dans les Antilles française tient deux assemblées générales le 3 juin et 30 juillet 2015 convoquées par un syndic professionnel I. D.
Au cours de ces assemblées générales, le syndicat désigne à nouveau I.D. pour un mandat d’un an, ayant pour échéance le 20 juin 2016.
Ces assemblées générales font l’objet d’une action judiciaire en annulation (pour diverses irrégularités) par des copropriétaires opposants dans le délai de deux mois suivant la notification de leur procès-verbal par le syndic selon l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.
Cette procédure contentieuse aboutit à l’annulation des assemblées générales dans leur ensemble par un arrêt de la cour d’appel de Basse-Terre du 26 novembre 2018.
Malgré l’invalidation des assemblées générales de 2015, comprenant notamment l’annulation de la résolution sur l’élection du syndic professionnel I.D, ce dernier poursuit néanmoins la gestion de la résidence, et décide de convoquer deux assemblées générales en 2016.
Sans attendre le résultat de l’action judiciaire en cours, tendant à la nullité des assemblées générales de 2015, deux personnes opposantes détenant des lots assignent, dès le 29 juillet 2016, le syndicat en annulation des assemblées générales de 2016 :
- afin, de ne pas se voir opposer une éventuelle prescription, en raison d’une action judiciaire introduite hors délai, autrement dit au-delà du délai légal de deux mois suivant la notification de leur procès-verbal par le syndic ;
- certains de l’illégalité de ces réunions du syndicat, si celles antérieures de 2015 se révélaient invalidées par la juridiction judiciaire civile.
Leur requête en première instance étant écartée par le T.G.I. de Basse-Terre dans un jugement n° 16 - 00925 du 5 octobre 2017, les deux propriétaires opposants interjettent appel, avec entre temps, l’arrêt rendu le 26 novembre 2018 par la cour d’appel annulant les assemblées générales de 2015, intégrant entre autre la nullité de la résolution sur la nomination du syndic professionnel I.D.
La cour d’appel de Basse-Terre dans son arrêt n° 17 - 016841 du 22 juin 2020 n’a pas d’autre choix que de faire droit au recours de ces deux propriétaires à l’encontre du syndicat, un syndic ne pouvant pas réglementairement administrer un immeuble (ce qui induit la convocation des assemblées générales), lorsqu’il se trouve dénué de tout mandat légitime : «…Sur le fond, il est constant que suivant arrêt infirmatif du 26 novembre 2018, la cour d'appel de Basse-Terre a contradictoirement annulé les assemblées générales des copropriétaires de cet ensemble immobilier des 03 juin et 30 juillet 2015 désignant l'EURL I. D. en qualité de syndic pour une durée d'un an soit jusqu'au 20 juin 2016.
Or, il est admis que l'annulation de la décision d'assemblée générale qui avait désigné le syndic rend annulable l'assemblée suivante convoquée par ce même syndic rétroactivement privé de pouvoir.
Aussi, faute de preuve d'une régularisation de la désignation du syndic l'EURL I. D., il est de juste appréciation d'annuler les assemblées générales des copropriétaires de l'ensemble immobilier [...] en date des 2 juin 2016 et 19 juillet 2016 et ce faisant, l'ensemble des résolutions y contenues.
Les demandes indemnitaires accordées par les premiers juges seront également écartées. En conséquence, le jugement querellé sera infirmé en toutes ses dispositions… »
Cet arrêt s’inscrit dans la jurisprudence judiciaire civile constante selon laquelle, l’annulation en cascade des assemblées générales s’avère encourue en cas de motif invalidant la première, affectant la régularité de la réunion postérieure du syndicat, et que cette dernière se voit contester dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal par un copropriétaire opposant ou défaillant (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965).
Si cette situation juridique peut paraitre inextricable et avoir pour seule solution judiciaire la désignation d’un administrateur provisoire, il n’en est rien.
En effet, une assemblée générale destinée à la seule fin d’élire un syndic, lorsque le syndicat s’en trouve dépourvu, peut être convoquée par tout copropriétaire (art. 17 de la loi du 10 juillet 1965).
La gestion de la copropriété par le syndic implique que celui-ci dispose entre autres de l’ensemble des documents du syndicat des copropriétaires (règlement de copropriété, contrats, listing des copropriétaires, pièces comptables…).
En cas de désignation d’un nouveau syndic, ce dernier doit donc requérir les archives, ainsi que la trésorerie du syndicat auprès de son prédécesseur selon l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.
Un arrêt de la cour d’appel de Bastia du 6 janvier 2021 détaille le cadre légal applicable dans ce domaine.
I. Archives du syndicat des copropriétaires : droits, obligations des divers syndics
Une résidence neuve (réceptionnée en octobre 2013) sise à Penta di Casinca (Haute-Corse) dispose entre octobre 2013 et avril 2014 d’un premier syndic professionnel provisoire en la personne du constructeur (M.C.), puis un second (C.P.) entre avril 2014 et mai 2016 nommé par une assemblée générale d’avril 2014, et enfin un troisième (D.I.) élu par une assemblée générale de mai 2016.
Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 (dans sa rédaction en vigueur à cette date), ce dernier sollicite de son prédécesseur les archives et la trésorerie disponible du syndicat des copropriétaires dans le délai d’un mois suivant la cessation de ses fonctions.
Cette demande amiable (courrier simple suivi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception) se révélant infructueuse, le syndic en exercice, au nom du syndicat des copropriétaires, poursuit en référé auprès du T.G.I. de Bastia, ses deux confrères antérieurs, en vue de leur condamnation sous astreinte journalière à lui remettre les documents manquants (assurance décennale du constructeur, déclaration d’achèvement des travaux, convocation de l’assemblée générale de 2014 et notification du procès-verbal, décomptes individuels des copropriétaires arrêtés à avril 2014…).
L’ordonnance n° 18 - 00341 du 27 mars 2019 du TGI de Bastia faisant droit à cette demande du syndicat, les deux anciens syndics la contestent.
La cour d’appel de Bastia dans un arrêt n° 19 - 00412 du 6 janvier 2021 rejette le recours, la carence de ces documents du syndicat, nécessaires à la collectivité, se révélant juridiquement incontestable : «…Or, le syndicat des copropriétaires est de droit le détenteur des archives de la copropriété et tout ce qui se rapporte à la construction de la copropriété doit lui revenir, documents dont C.P., alors qu'elle était le syndic de la copropriété a fait usage, si l'on en croit le bordereau de remise de pièces qu'elle produit et qui mentionne notamment, dans le carton n°1, un «dossier DO Parties communes du 23/11/2015» et dont elle ne peut, actuellement, prétendre qu'ils n'appartiennent pas au syndicat des copropriétaires…
L'ordonnance querellée doit être confirmée sur ce chef de demande.
En ce qui concerne M.C, celle-ci reconnaît avoir conservé les documents et archives réclamés malgré le changement de syndic de copropriété, les ayant remis par étapes tout au long de la procédure, en première instance, mais aussi en appel, se défendant en argumentant par le fait qu'elle n'a eu connaissance de la réclamation des dits documents que dans le cadre de la présente procédure initiée en novembre 2018 et qu'à partir de la demande elle a remis, en sollicitant des délais, les documents réclamés.
Cette version toute personnelle de la chronologie des rapports entre les parties ne résiste pas à l'analyse des pièces produites par le syndicat des copropriétaires qui, dès l'année 2017, par deux courriers adressés en recommandé avec accusé de réception datés des 28 juin et 6 novembre 2017, réclamait, par l'intermédiaire de son nouveau syndic, D.I., la production de plusieurs documents nécessaires dans le cadre de la mise en œuvre de l'assurance dommages ouvrage et de la garantie décennale.
De plus, alors que les documents réclamés étaient en sa possession, M.C. ne les a transmis que dans le cadre de la présente procédure et non pas spontanément, lors des premières demandes présentées en 2017 par D.I., au nom du syndicat des copropriétaires.
La décision querellée doit être aussi confirmée sur ce point… »
II. Archives du syndicat des copropriétaires : responsabilité d’un précédent syndic défaillant et conditions pour son exonération
Si un ancien syndic est en principe redevable à l’égard de son successeur de l’intégralité des archives du syndicat des copropriétaires, et pas uniquement de certains documents (puisque tout syndic en place est supposé récupérer l’ensemble auprès de son prédécesseur et les remettre à son successeur en cas de changement de représentant légal), cette obligation s’entend cependant des éléments qu’il a effectivement eus en sa possession.
Autrement dit, un précédent syndic peut voir sa responsabilité civile écartée, s’il parvient à attester, avoir soit transmis ces documents ou ne les avoir jamais détenus. Encore faut-il que cette preuve s’avère juridiquement incontestable.
En effet, elle ne peut résulter du bordereau de remise de pièces réglementaire établi en deux exemplaires par l’ancien syndic, et dont le conseil syndical doit recevoir une copie à titre informatif selon l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967, si celui-ci est privé de la signature des deux syndics, lui ôtant ainsi toute opposabilité.
Dans son arrêt du 6 janvier 2021, la cour d’appel de Bastia confirme la condamnation de première instance du précédent syndic professionnel fautif, celui-ci n’apportant pas la preuve contraire excluant sa responsabilité à l’égard du syndicat des copropriétaires lésé : «…Il n'est nullement contesté que les deux syndics se sont succédé et à ce titre, l'une comme l'autre de ces sociétés se devaient, notamment, de transférer lors de ces changements les documents et archives du syndicat.
C.P. prétend avoir remis l'intégralité de ses archives relatives au dit syndicat et ne plus rien avoir en sa possession.
Pour justifier de cela elle produit un bordereau de pièces transmises deux cartons avec leur contenu listé le 26 août 2016, soit largement hors les délais légaux, mais de plus sans pouvoir produire le moindre bon de réception signé par le nouveau syndic, et ce alors que D.I. conteste la moindre remise.
D'ailleurs, alors que dans ce bordereau, qui ne comporte aucune signature, il est indiqué la persistance d'une créance à son profit de 126,10 euros, et dont elle demande le paiement par chèque, C.P. ne justifie d'un tel paiement alors que celui-ci devait être envoyé «à réception des documents», et pas la moindre lettre de rappel, ce qui interroge fortement, et renforce le positionnement des intimés.
En effet, il appartient à l'appelante de justifier d'une telle remise, ce qu'elle ne fait pas, la production d'un procès-verbal d'huissier de justice daté du 7 janvier 2019 attestant de l'absence de tout document relatif à la résidence L. n'étant en rien probant et ne permet de constater uniquement que, dans le lieu dans lequel l'huissier de justice a procédé à des vérifications, il n'y avait, ce jour-là , aucun document en lien avec le syndicat des copropriétaires et pas plus !
Pour satisfaire à son obligation légale de remise C.P. se doit de produire un document comportant la signature du nouveau syndic de copropriété et attestant la remise effective des archives et documents appartenant au syndicat des copropriétaires qu'elle avait sous sa garde en sa qualité de syndic.
À défaut d'un tel élément, il n'est pas possible de considérer que C.P. a rempli ses obligations.
Pour sa défense, elle fait aussi valoir que plusieurs des documents sollicités ne relèvent pas des archives et des documents du syndicat et qu'ils sont restés en possession de M.C. en sa qualité de promotrice et non de syndic de copropriété.
Or, le syndicat des copropriétaires est de droit le détenteur des archives de la copropriété et tout ce qui se rapporte à la construction de la copropriété doit lui revenir, documents dont C.P., alors qu'elle était le syndic de la copropriété a fait usage, si l'on en croit le bordereau de remise de pièces qu'elle produit et qui mentionne notamment, dans le carton n°1, un «dossier DO Parties communes du 23/11/2015» et dont elle ne peut, actuellement, prétendre qu'ils n'appartiennent pas au syndicat des copropriétaires.
L'ordonnance querellée doit être confirmée sur ce chef de demande… »
Le nouveau syndic a l’obligation de solliciter amiablement, voire judiciairement de son prédécesseur toutes les archives du syndicat, ainsi que sa trésorerie.
Dans le cas contraire, il s’expose à devoir répondre du préjudice des copropriétaires, représenté par son dernier syndic en exercice, y compris pour des documents du syndicat antérieurs à sa prise de fonction.
