La validité d’une assemblée générale implique de se conformer à des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles concernant sa convocation et sa tenue.
Face à cette multitude de prescriptions, les nombreuses irrégularités susceptibles d’affecter les assemblées générales peuvent apparaître et faire l’objet d’action en nullité devant les tribunaux.
La capacité de contestation n’en demeure pas moins limitée, lorsqu’elle concerne la désignation du bureau, comme le rappelle la Cour de Cassation.
Voyons ensemble ce qui est imposé en matière de désignation des scrutateurs (I) avant d’en analyser les conséquences (II).
L’article 15 du décret du 17 mars 1967 dispose que l’assemblée générale doit désigner :
Il résulte de ce texte que si les deux premiers postes se révèlent impératifs, le scrutateur peut être facultatif.
Il est donc impératif de se reporter au règlement de copropriété, qui constitue la « loi des parties ».
Il organise le fonctionnement du syndicat des copropriétaires et peut imposer certaines dispositions lors de la tenue de l’assemblée générale.
Il convient donc de se reporter à cette convention, afin de déterminer si elle impose la présence d’un ou plusieurs scrutateurs lors de chaque assemblée générale.
Si le règlement de copropriété prévoit la présence de scrutateur(s) au bureau de l’assemblée générale et définit leur nombre exact ou minimum, cela doit être scrupuleusement respecté par le président de séance, faute de quoi l’assemblée générale expose la copropriété à une action judiciaire en annulation dans son ensemble.
Un immeuble en copropriété tient son assemblée générale au cours de laquelle un scrutateur est élu à l’unanimité des copropriétaires présents et représentés.
L’un des copropriétaires ayant voté favorablement cette question, mais s’apercevant a posteriori que le règlement de copropriété impose deux scrutateurs, assigne le syndicat de copropriétaires en nullité de l’assemblée générale.
La Cour de Cassation confirme la décision rendue par la juridiction inférieure dans l’arrêt n° 16 - 28651 du 12 avril 2018 :
« Mais attendu qu'ayant exactement retenu, par motifs propres et adoptés, qu'en application de l'article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965, les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants et relevé que la décision désignant un unique scrutateur, en contrariété avec le règlement de copropriété, avait été adoptée à l'unanimité des voix des copropriétaires présents ou représentés dont la SCI, la cour d'appel, qui n'était tenue ni de procéder à une recherche ni de répondre à des conclusions que ses constatations rendaient inopérantes, a légalement justifié sa décision ;»
Les juges font une application stricte de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 qui dispose que toute action contestant une décision d’assemblée générale, et se prescrivant dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale par le syndic, ne peut être introduite que par un copropriétaire opposant ou défaillant. Le copropriétaire qui a engagé l’action en nullité a voté pour la résolution désignant le seul scrutateur.
Si la nullité avait été reconnue, alors toute l’assemblée devait être annulée, et pas simplement la résolution.
Les juges de 1ère instance et d’appel n’ont pas suivi le copropriétaire demandeur qui considérait que « faute d’avoir proposé le vote d’un deuxième scrutateur, la notion d’opposant ou défaillant à une résolution proposée n’a pas de sens ».
Cette décision comporte un double intérêt, celui de souligner l’importance pour :
I - La communication de la feuille de présence.
Comment faire pour informer les copropriétaires bailleurs de ce qui se passe vraiment dans votre copropriété et surtout pour ceux qui ont confié la gestion de leur logement au syndic en place ?
Tout simplement en leur adressant un courrier. Oui, mais comment obtenir leurs adresses ? C’est (en principe) simple : en demandant copie de la feuille de présence (avec les adresses, ce qui est obligatoire) à votre syndic. Mais il est possible que votre syndic n’ait aucune envie d’une part que vous constatiez que sa feuille de présence est incomplète, d’autre part que vous contactiez ses clients « bailleurs ».
Dans ce cas il vous oppose 3 fois sur 4 la « confidentialité » à laquelle – soi-disant - il est astreint. Baliverne maintes fois dénoncée sur notre site. La cour d’appel de Rennes se joint une fois de plus à nous dans des termes très clairs.
II - Un arrêt très, très limpide
Rennes, comme on sait, est avec Grenoble la ville qui a « inventé » la copropriété. Autant dire que les magistrats de Rennes s’y connaissent et qu’on ne leur fait pas prendre la loi de 1965 pour un tract publicitaire. La cour d’appel de Rennes vient ainsi de confirmer ce que les dirigeants de Nexity (pour ne parler que d’eux - voir abus n° 3573 : www.unarc.fr/npp4) font mine de ne pas savoir que la feuille de présence doit être fournie AVEC les adresses.
Citons l’extrait de l’arrêt de la cour d’appel de Rennes à ce sujet, à diffuser à tous les syndics un peu durs d’oreille : « 4ème Chambre ARRÊT N° 279 R.G : 11/07662 COUR D’APPEL DE RENNES ARRÊT DU 06 JUIN 2013 » « Monsieur et Madame C…, copropriétaires, ont régulièrement sollicité de Mademoiselle P…, syndic, la communication de la feuille de présence de l’assemblée du … par lettre des … et par lettre du … ». Mademoiselle P…, qui est également agent immobilier soutient que la communication des adresses de copropriétaires constitue une divulgation des coordonnées des personnes qui constituent son fonds de commerce.
D’une part, il ne résulte pas des dispositions du décret susvisé que les copropriétaires doivent justifier des motifs de leur demande. D’autre part, la totalité des copropriétaires étant soumis aux dispositions qui prévoient que la feuille de présence comporte l’indication de leur domicile, il ne peut être utilement invoqué que cette communication porte atteinte à leur vie privée, nonobstant la circonstance qu’ils soient client du syndic, à l’occasion d’une autre activité de ce dernier.
En conséquence, le refus opposé par Mademoiselle P… ne se heurte à aucune contestation sérieuse il lui sera ordonné, dans un délai d’un mois à compter de la signification du présent arrêt, sous astreinte de 100 €uros par jour de retard passé ce délai d’un mois à communiquer aux consorts C… la copie conforme de la feuille de présence et des pouvoirs annexés au procès verbal de l’assemblée générale tenue le 20 août 2010 ».
Rappelez-vous : la feuille de présence doit comporter l’adresse des copropriétaires et non celles des syndics ou agents immobiliers qui gèrent leurs biens locatifs.
La tenue de l’assemblée générale et les mentions reprises dans le procès-verbal sont soumises à des règles édictées par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967.
Le non-respect de ces règles peut permettre d’obtenir, par voie judiciaire, la nullité de l’assemblée générale ou simplement de certaines résolutions. Les juges ont cependant la possibilité d’interpréter les textes et de ne pas les appliquer littéralement, comme le prouve un arrêt de la Cour de cassation du 11 juillet 2019.
L’article 17 du décret du 17 mars 1967 dispose, que la régularité du procès-verbal de l’assemblée générale suppose qu’il soit établi en fin de séance par le secrétaire de séance, paraphé et signé par ses soins, le président et les éventuels scrutateurs.
Il impose aussi certaines mentions : « Le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix. »
Sous la résolution doivent aussi être consignées les éventuelles réserves quant à la régularité de la résolution formulées par les opposants.
Préciser le nom des opposants à une résolution permet au juge d’identifier les copropriétaires qui peuvent agir en nullité contre une résolution de l’assemblée générale, conformément à l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.
Cette procédure judiciaire doit être engagée dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal par le syndic.
Nul ne doit cependant ignorer que la loi énonce quelque fois un principe, qui peut être suivi par des exceptions.
La première source peut être le texte légal lui-même, dont les conditions se trouvent souvent détaillées dans un décret d’application.
La seconde source est la jurisprudence civile, à savoir les décisions rendues par les juridictions (Cour d’appel et surtout Cour de cassation), qui peuvent préciser le sens de dispositions ambiguës ou dégager des règles pas forcément inscrites dans les textes, mais qui proviennent de leur interprétation.
Ainsi, des copropriétaires d’une résidence nîmoise contestent plusieurs points de l’assemblée générale du 3 septembre 2015, aux motifs que le nom des copropriétaires opposants n’étaient pas consigné sous les résolutions.
La Cour de cassation dans son arrêt n° 18-18615 du 11 juillet 2019 confirme une jurisprudence constante en la matière, à savoir que les carences du procès-verbal n’invalident pas de facto les résolutions litigieuses, voire l’assemblée générale dans son ensemble, si ces manquements peuvent être incontestablement complétés par sa principale annexe, la feuille de présence :
« […] Mais attendu qu'ayant retenu que l'absence de mention sur le procès-verbal du nom du copropriétaire ayant voté contre la résolution soumise au vote était sans incidence sur la régularité du vote, dès lors que ce copropriétaire était identifiable et constaté que le rapprochement, d'une part, du procès-verbal et de la feuille de présence, d'autre part, des votes émis contre les résolutions 4.1 et 4.2 permettait d'identifier le seul copropriétaire détenteur des 919 voix exprimées contre la résolution 4.1 et pour la résolution 4.2, la cour d'appel a pu en déduire qu'il n'y avait pas lieu à annulation de la décision n° 4 […] »
Les mentions de la feuille de présence doivent être non équivoques, et donc incontestables pour être retenues par les juges.
Si le droit de la copropriété apparaît fréquemment trop rigide, les copropriétaires ne doivent néanmoins pas minorer l’influence de la jurisprudence lorsqu’ils entendent contester judiciairement une résolution.
L’article 15, alinéa 1er du décret du 17 mars 1967 prévoit que le président est obligatoire dans toute assemblée générale et que c’est cette même assemblée qui a compétence exclusive pour le désigner.
Sa désignation, qui se fait à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance), n’a pas besoin d’être prévue à l’ordre du jour de l’assemblée.
Son rôle est stratégique, puisqu’il est chargé de veiller à la régularité de la tenue de l’AG, de diriger les débats, de donner la parole aux copropriétaires, de mettre au vote les résolutions inscrites à l’ordre du jour et de les reformuler si nécessaire (ce qui peut être le cas lorsque certaines résolutions sont amendées), d’interpréter les résultats de vote pour considérer une résolution adoptée ou rejetée et de signer le procès-verbal d’assemblée (de même que le secrétaire, voire le scrutateur s’il en a été désigné un).
Or, bien trop souvent – pour ne pas dire la plupart du temps – les syndics prennent l’initiative de se comporter comme présidents de séance en dirigeant les débats, en comptabilisant les votes et en les interprétant, lors des assemblées générales, alors que son rôle de secrétaire (par défaut) le place en principe au second plan.
La question de l’élection du président de séance peut donc être épineuse et susciter des débats au sein de la copropriété.
La difficulté juridique posée dans cet arrêt de la Cour d’appel de Paris de 1991 concerne la force obligatoire du règlement de copropriété, qui constitue le véritable contrat entre les copropriétaires.
Parfois, son application peut être préjudiciable aux copropriétaires, notamment dans le cas de règlements anciens, qui n’ont fait l’objet d’aucune refonte et dont les clauses, si elles étaient justifiées à l’égard des tous premiers copropriétaires, ne sont plus d’actualité pour les copropriétaires qui leur ont succédé.
Cet arrêt est donc très clair sur l’impossibilité, pour le règlement de copropriété d’imposer à l’avance un président de séance. De même, aucune assemblée générale ne peut l’imposer pour les assemblées ultérieures.
Lors de la tenue de l’AG, une feuille de présence doit être tenue et signée par chaque copropriétaire ou mandataire, en général en début de séance, et au départ (en cas de départ avant la fin de la réunion).
Ses mentions sont prévues par l’article 14 du décret de 1967, en particulier les nom et domicile de chaque copropriétaire présent ou représenté, de chaque mandataire, le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire, ainsi que le nombre de pouvoirs détenus par chaque mandataire…
Ce document important est annexé au PV d’assemblée (article 17).
Cette feuille doit être émargée par les copropriétaires ou leurs représentants (sauf participation à distance).
C’est le président de séance désigné lors de l’assemblée qui a la fonction de la contrôler et de la certifier exacte.
Cette vérification est précieuse car elle permet notamment de s’assurer que le nombre maximum de mandats de vote est respecté.
L’article 33 du décret permet à chaque copropriétaire d’en obtenir une copie intégrale (ainsi que celle du PV. Le syndic est alors tenu de s’exécuter, sans discuter.
Compte tenu du fait que la feuille de présence est un document impératif et qu’elle récapitule les informations essentielles permettant de s’assurer de la régularité de la tenue de l’assemblée et des conditions de vote, la Cour de cassation sanctionne sévèrement le non-respect de cette formalité.
Nous sommes régulièrement confrontés, lors des remontées d’informations concernant le déroulement des assemblées générales, à des situations particulières en raison de la méconnaissance et/ou des libertés prises par le bureau vis-à-vis du dispositif légal et réglementaire existant.
Dans le dossier que nous commentons ici, une assemblée générale a désigné simultanément plusieurs présidents de séance.
La Cour de Cassation confirme, dans un arrêt du 22 mars 2018, un principe essentiel concernant la tenue de l’assemblée générale et applique une sanction radicale en cas de manquement à celui-ci.
L’article 15 du décret du 17 mars 1967 dispose que l’assemblée générale doit nommer son président de séance.
Celui-ci est chargé de veiller au bon déroulement de l’assemblée générale, c’est-à-dire au vote des questions inscrites à l’ordre du jour et au prononcé des résultats dans le respect des prescriptions légales et réglementaires.
Cela implique de contrôler que :
- l’original du procès-verbal établi, en fin de séance par le secrétaire, est conforme à la réunion du syndicat (art. 17 du décret du 17 mars 1967) ;
- la feuille de présence (copropriétaires présents et représentés) n’enfreint pas les règles énoncées à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965.
Si cette feuille est régulière, il la certifie exacte et appose sa signature en bas du document (article 14 du décret du 17 mars 1967).
Pour mener à bien cette mission, il est assisté de scrutateurs, désignation impérative si le règlement de copropriété l’impose, facultative dans le cas contraire (art. 15 du décret du 17 mars 1967) et d’un secrétaire de séance.
Alors que les règles relatives à la désignation du bureau, notamment son président de séance, ont tendance à être minimisées, les conséquences juridiques se révèlent autrement plus lourdes pour le syndicat des copropriétaires.
Dans le cas cité, un immeuble en copropriété tient son assemblée générale annuelle qui nomme pas moins de 5 présidents de séance. Une des copropriétaires opposantes assigne le syndicat en nullité de cette assemblée générale, en raison notamment du nombre de présidents de séance.
Cette demande étant rejetée en première instance et en appel elle se pourvoit en cassation.
La 3ème chambre civile de la Cour de Cassation dans un arrêt n° 16 - 27481 du 22 mars 2018, fait droit à la requête de la copropriétaire opposante sur la nullité de l’assemblée générale dans son ensemble sur le seul motif du nombre de présidents de séance :
« Vu l’article 15 du décret du 17 mars 1967 ;
Attendu qu’au début de chaque réunion l’assemblée générale désigne son président ;
Attendu, selon l’arrêt attaqué (Grenoble, 20 septembre 2016), que Mme R., propriétaire de lots dans un immeuble soumis au statut de la copropriété, a assigné le syndicat des copropriétaires de la Résidence L.G. en annulation de plusieurs délibérations de l'assemblée générale des copropriétaires du 7 février 2012 ; qu’en appel, elle a sollicité l’annulation de l’assemblée générale ;
Attendu que, pour rejeter la demande d’annulation, l’arrêt retient que la désignation de plusieurs présidents de séance n’est pas interdite ;
Qu’en statuant ainsi, alors que l'assemblée générale ne peut désigner qu'un seul président, la cour d’appel a violé le texte susvisé ; »
Cet arrêt est précis et ne donne pas lieu à discussion. L’article 15 du décret est appliqué strictement : un seul président.
Et ce président est obligatoire : la jurisprudence considère que l’assemblée est nulle si un président n’a pas été désigné.
Si en cours d’assemblée, le président quitte sa fonction à son initiative ou à celle de l’assemblée, il doit immédiatement être remplacé par un nouveau président désigné par l’assemblée générale parmi les copropriétaires. Sinon toute résolution votée en l’absence d’un président pourrait être annulée.
On ne peut qu’être surpris que le syndic, qui était secrétaire de séance, n’ait pas voulu ou pas pu faire entendre raison aux autres membres du bureau de cette assemblée générale.
A l’occasion de la tenue de l’assemblée générale, le seul et unique président de séance doit agir dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965, de son décret d’application du 17 mars 1967 et du règlement de copropriété, afin de respecter les principes généraux de ces textes et minimiser les risques de contestations judiciaires par les copropriétaires opposants ou défaillants.
Il peut s’appuyer pour cela sur les conseils prodigués par un syndic averti, ou ceux d’un copropriétaire compétent.
